公务接待管理标准.docx

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1、公务接待管理标准目 次前言21 范围32规范性引用文件33术语与定义34职责34.1 控股董事会办公室34.2 控股各部室、煤业集团、各大区总经理34.3 各部室、煤业集团、各大区管理部门34.4 煤业集团、各大区下属工程公司45管理活动的内容与方法45.1 本标准依据的流程45.2 公务接待原那么及定位45.3 公务接待操作流程46重要风险识别与控制77检查与考核88报告与记录8附录A （规范性附录） 流程图9附录B （规范性附录） 电力公务接待审批单10公务接待管理标准1范围本标准规定了电力控股（以下简称“电力”）公务接待管理的职责、管理活动的内容与方 法、重要风险识别与控制、检查与考核、

2、报告与记录等要求。本标准适用于电力总部的公务接待的管理，各大区、煤业集团及相关单位参考执行。2规范性引用文件以下文件对于本标准的应用是必不可少的。但凡注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标 准。但凡不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。Q/YHK-GE-206. 001行政开支及费用报销管理标准中办发201322号 党政机关国内公务接待管理规定3术语与定义无4职责4.1 控股董事会办公室负责审批及统筹安排公司高层管理人员出席的公司层面公务接待申请；4.1.1 协助各部室、大区、煤业集团主导的公务接待相关工作；拟定接待计划、会议通知、接待议程，准备来访单位相关资料

3、4.1.2 统筹安排接待现场布置、餐饮住宿、接送车辆等相关工作；拟写新闻稿，并上报控股审批后发布；完成重要接待会议纪要；4.1.3 对各项接待相关影音及文件资料进行存档备案；承当控股公司层面接待各项费用。4.2 控股各部室、煤业集团、各大区总经理负责审核各部室、煤业集团、各大区及下属工程公司主导的政府、企业到访控股公司或领导的公务接 待申请。4.3 各部室、煤业集团 各大区管理部门4. 3.1负责审核及统筹安排各部室、各大区、煤业集团及下属工程公司主导的政府、企业到访控股公 司或领导的公务接待申请；拟定本部主导的接待计划、会议通知、接待议程，准备来访单位相关资料；4. 3.3统筹安排本部主导的

4、接待现场布置、餐饮住宿、接送车辆等相关工作；4. 3.4拟写本部主导的新闻稿，并上报控股审批后发布；完成重要接待会议纪要；4. 3. 5对本部主导的各项接待相关影音及文件资料进行存档备案；承当本部主导接待发生的各项费用；承当公司管理团队成员出面协调业务发生的费用。4.4煤业集团、各大区下属工程公司4. 4.1负责审核及统筹本单位主导的政府、企业到访控股公司或领导的公务接待申请；拟定本单位主导的接待计划、会议通知、接待议程，准备来访单位相关资料；4. 4.3统筹安排本单位主导的接待现场布置、餐饮住宿、接送车辆等相关工作；4. 4.4拟写本单位主导的新闻稿，并上报控股审批后发布；完成重要接待会议纪

5、要；4. 4. 5对本单位主导的各项接待相关影音及文件资料进行存档备案；4. 4.6承当本单位主导接待发生的各项费用；承当公司管理团队成员出面协调业务发生的费用。5管理活动的内容与方法本标准依据的流程公务接待管理流程（见附录A图A.1）。4.1 公务接待原那么及定位2.1接待原那么a）接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原那么；b）平等原那么：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，应级别与 权限对等，同级别出面，特殊情况高规格接待。c）对口原那么：各职能部门对口接待。公司高层领导出席接待时，董事会办公室予以协助相关事宜。d）节约原那么：招待来宾从简，不铺张浪

6、费，不重复；e）周到原那么：接待应衔接周密，以礼相待，使客人感到热情、周到。f）保密原那么：向来宾介绍情况时，应注意保守公司机密，巧妙回避不宜回答的问题。5. 2.2规格定位a）对等接待：最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客方领导的职务、级别大体相同而采取 的一种接待形式，适用于一般性接待。b）高规格接待：指我方出面接待的领导比客方领导职务高而采取的一种接待形式。适用于上级机关 来访、其他企事业单位洽谈商讨重要业务、下属企业领导来访汇报等情况。c）常规性接待:指我方出面接待的领导比客方领导职务低而采取的一种接待形式。适用于经常性 业务往来。5.3公务接待操作流程5. 3.1前期工作5.3

7、. 1.1客方情况包括客方公司全称、人数、主要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无 特殊要求和风俗习惯）、随行人员及联系方式等。5. 3.1.2来访计划包括来访目的、来访时间、离开时间、来访期间其他特殊安排、交通方式及班次、是否需要订房、 订票、接送等。此外，还应将我方负责接待人员的姓名、联系方式等信息告知客方，便于双方的沟通和信息 的及时更新。5.3. 1.3补充相关信息接待人员需根据情况扩展信息，如：来访单位的基本情况、重要客方的个人简历等，将信息摘录、 整理，视情况发送给领导秘书及相关参会人员或摆放在会场会签纸内。制定方案重要接待制定方案需召开小组会议，在车辆调度

8、、陪同人员、经费开支、接待方式、日程安排、接待 规格、接待地点、会议内容、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，报批后实施。5. 3.1.5 礼品根据来访客户性质，一般分为国内政府、企业客户及外宾。根据客户特点，优先选购集团内部产品作 为礼品赠送；严格按照电力控股行政开支及费用报销管理标准中赠送纪念品标准执行。接机接站A 车辆调度应尽早落实，车辆座位数原那么上应略大于总乘坐人数。当公司车辆情况无法满足接待需 求时，可以采用租车形式。接待用车在保证清洁、平安的基础上，应兼顾乘车者舒适度和临时增 加人员乘车等问题。在接待重要客户时，一般应为其单独安排一辆小车，由主要人员陪同，其余人 员乘坐

9、商务车。方 客方如需接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人 。接待人员要提 前落实航班到达时间，及时更新航班信息，安排好接机车辆，根据需要制作接站牌。接到客方后, 应热情主动地自我介绍，协助客方拿行李，待客方到齐，行李件数确认后，接待人员应尽快带 领客方人员前往目的地。R 客方自行驾车来到公司，接待人员要提前与客方联系人约定好时间和下车地点，向客方清晰介绍 公司的地理位置和行车路线。当日，接待人员应提前致电客方联系人，询问对方位置，再次确认下 车地点并说明自己将在那里等候。如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。住宿安排3 客方如需住宿，如无特殊情况，一般就近安排内部酒

10、店或协议酒店；5 根据工作需要可在房间里准备欢迎卡等；M 接待人员将客方送到酒店后，应清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点；以 如有需要，接待人员可要求酒店提供“早上叫醒”服务，以免延误时间，如果客方迟到，接待人 员应拨打房间 ，向客方询问情况。切忌直接到客方房间外敲门。5. 3, 1.8会场检查准备机 接待活动通知：接待人员应提前一天以邮件形式发送接待活动通知至我方参会人员，邮件包含接 待时间、地点，着装要求、参会名单等重要信息，以方便参会人员提前做好工作安排。 假设较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置，其具体工作内容有：在餐厅门口设立指示牌，调 试灯光、空调、音响等设备。重

11、要宴请，提前联系领导秘书准备致辞稿、确定席位的分配和摆放、 领导桌座位排位、向重要领导提供参加宴请人员情况，现场布置应庄重大方。以 会场布置：提前准备好座位牌（座位排序见附录B表B.1）、双方参会名单、议程，会签纸、 支装水、茶水；如需要可提前准备会谈材料、视频、宣传片、客方主要领导简介等；检查会场照明、 空调、多媒体设备、相机是否正常，如有问题及时处理。保证会场整齐、干净、有序、座椅充足； 重要接待，可视情况安排新闻媒体进行报道，为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿，安排专人做 会议记录。以 准备工作完成后，应对照公务接待审批单梳理接待计划，重点关注接待流程安排合理性， 重点环节连贯性，再次落

12、实各项细节的准备情况。5. 3,1.9 迎接今 客方步行前往会见地点，应有接待人员陪同，出发时接待人员应联系相关出席领导在适当地 点等候，并适时汇报进程；b 客方乘车前往会见地点，原那么上也应安排接待人员陪同，出发后应通知相关出席领导；即将到达 前10分钟应通知出席接待的领导在一楼大厅等候或者电梯门口迎接。以 迎接工作应参考党政机关国内公务接待管理规定相关要求执行。5. 3. 2中期工作5. 3. 2.1会谈期间接待负责人应提前检查会场的布置情况，将客方引领到会谈地点后，主客之间进行相互介绍，交换 名片。按照礼仪，应先由客方做自我介绍，再由我方做自我介绍。会谈期间，接待负责人应坐在出入方便的

13、位置，根据我方和客方的需要提供协助，接待负责人应注意会谈的节奏，如需要，应注意提醒相关人员把 握时间。5. 3. 2. 2 签约如举办签约仪式，一般应以主席台为签约台，面对观众席，制作对方单位名称和我方名称牌，分别放 在签约台左侧和右侧（面对签约台）。签约台后只摆放两张椅子，见证嘉宾一般安排站立在签约人背后；台上应 事先放好即将签署的文件和签字笔，并安排工作人员为双方签约代表翻开协议书和交换协议，签约期间安排人员 拍照留念。5. 3. 2. 3 参观根据客方的要求及实际接待性质，可安排一些与公务活动相关的参观考察活动。接待人员应提前安排 好参观考察路线及车辆，并提前通知陪同人员，做好相关准备。

14、如客方要求进行工程公司参观时，接待 人员可根据客方参观的目地确定参观路线，并请专业人员讲解，准备好工作服、平安帽等。5. 3. 2. 4宴请方式及要求a）餐饮接待的主要原那么为：节俭、特色、兼顾双方饮食习惯，严格控制接待活动参加人数，防止铺 张浪费；b）宴请的规格和形式确实定以主要客方的职务身份、饮食习惯、宴请缘由而定；可采用中餐、西 餐、围餐、自助、酒会、茶会等方式。C）具体标准参照电力控股行政开支和费用报销管理标准执行。5. 3. 2. 5宴请地点应遵循原那么a）与目的、性质和客方的职务身份相适应；b）能够充分表达对客方的尊重；遵守公司宴请接待标准；C）交通便利、环境优雅、物美价廉、服务到

15、位。d）举行正式宴请应发请柬，假设是级别高低不同，e）还应制作用餐座位牌，考虑座次安排、领导排位等工作。f）宴请一般控制在一个半小时左右为宜，最多不超过两个小时。5. 3. 2. 6围餐宴请a）点菜:接待负责人应提前联系餐厅，确定菜单，菜式一般以清淡为宜，突出地方风味及餐厅特 色，同时充分考虑客方，尤其是主宾的饮食习惯、品味好恶、宗教禁忌、健康状况等情况，切忌 奇巧怪异的食品。b）点菜应量力而行，适当控制，略有盈余，在宴请重要客户或一桌多人就餐时，可以采用分餐上菜 的形式。c）宴请前，接待负责人应提前到达宴会地点迎接客方；如果客方之间不认识或不熟悉，应热情地为 其介绍；有一定社会地位的客方到达

16、后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相同的人员陪同, 待客人到齐后，再陪同客方一同进入宴会厅。接待负责人坐在餐桌最靠外的位置，并在自己身旁 略腾出空间以方便上菜。d）接待负责人应关注上菜的进度，适时提醒服务员上茶水、饮料、饭菜和水果，如饭菜数量不够，应 及时增点菜品。5. 3. 2. 7自助餐宴请自助餐，有时亦称冷餐会，是目前国际上一种非正式的西式宴会，自助餐具有如下几条明显特点： a）可以免排座次。自助餐，往往不固定用餐者的座次，便于用餐者自由地进行交际。b）可以节省费用，自助餐多以冷食为主，不提供正餐，不提供高档的菜肴、酒水，故可节约主办者 开支，并防止浪费。c）可以招待多人，自助餐不仅

17、可用以接待数量较多的客方，而且还可以较好的处理众口难调的问题。 依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式的公务活动之后，作为其附属的环节，是招待客方的项 目之一，极少独立出来，因此自助餐的具体时间要受到正式活动的限制。d）如有司机另外进餐，接待负责人应在进餐即将结束时及时通知司机到位。宴请结束后，将客方 送到下榻酒店。5. 3. 3后续工作a）应提前询问对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客方送行，可适时安 排相关领导陪同送至机场，必耍时应提前安排机场贵宾通道。b）会谈结束，安排人员清理会场，回收座位牌，会谈中涉及机要事务、商业机密、秘密电文等资料 要特别注意保密，及时请示相关领

18、导处理意见。c）会后应将与本次接待相关的拜访函、影像资料、会议记录、签约合同等及时整理存档，根据需 要在相关媒体及内部网站上发布。d）如需要，接待负责人应及时与相关媒体联系，撰写新闻稿，跟进报道等最后将接待相关资料、照片 等存档。e）各单位应当加强对国内公务接待经费的预算管理，合理限定接待费预算总额。公务接待费用应 当全部纳入预算管理，单独列示。6重要风险识别与控制无7检查与考核无8报告与记录表1给出了执行本标准形成的报告和记录。表1 报告与记录序号名称填写部门保存地点保存期限1公务接待申请相关材 料公务接待管理部门各部室、煤业集团、各大区及 下属工程根据档案管理标准执行2客户信息材料公务接待管理部门各部室、煤业集团、各大区及 下属工程根据档案管理标准执行3公务接待影音材料公务接待管理部门各部室、煤业集团、各大区及 卜属工程根据档案管理标准执行附录A（规范性附录）流程图图A.1公务接待管理流程附录B（规范性附录）