XX集团档案管理制度.docx

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1、XXXX-00X-XXX（V1.0）档案管理理制度20166-01-03发布 20116-01-03实施Xxxxxx集团 档案管理制度目 录第一编档档案管理理制度11第一章总总则1第二章领领导体制制、档案案机构及及其职责责1第三章文文件材料料的归档档2第四章档档案的整整理3第五章档档案的保保管4第六章档档案的鉴鉴定和销销毁4第七章档档案的利利用和保保密5第八章附附则5附件1：总部档档案工作作网络图图6附件2：归档章章式样66附件3：档案移移交清单单7附件4：及时归归档文件件清单88附件5：文件归归档范围围和保管管期限表表9附件6：文件归归档范围围和保管管期限表表（总部部）155附件7：档案盒盒

2、封面和和盒脊式式样166附件8：备考表表式样117附件9：归档文文件目录录封面式式样188附件100：归档档文件目目录式样样19附件111：档案案借阅登登记表220附件122：档案案销毁清清册211附件133：档案案销毁清清册审批批表222第二编文文书档案案整理细细则233一、整理理原则223二、释义义：233三、整理理步骤223第三编声声像档案案管理办办法277一、照片片档案的的整理227二、光盘盘档案的的整理228附件1：声像档档案移交交清册目目录299附件2：照片档档案卷内内目录330附件3：光盘档档案卷内内目录331第四编实实物档案案管理细细则322一、实物物档案的的归档范范围322二

3、、实物物档案的的归档要要求322三、实物物档案的的整理332第五编人人事档案案管理细细则（仅仅供参考考）344一、人事事档案的的归档范范围344二、人事事档案的的移交334三、人事事档案的的整理335四、人事事档案的的查阅和和借用管管理355第六编会会计档案案管理细细则（仅仅供参考考）377一、会计计档案的的定义337二、会计计档案的的整理（由会计计部门立立卷）337三、排架架顺序和和存放顺顺序388四、会计计档案的的移交338五、会计计档案的的借用、复印管管理388六、会计计档案的的销毁338七、会计计档案保保管期限限表400附件1：会计档档案盒44142第一编档档案管理理制度第一章 总则第

4、一条为为了加强强总部的的档案工工作，提提高档案案管理水水平，充充分发挥挥档案在在公司运运营、决决策和其其他各项项工作中中的作用用，根据据中华华人民共共和国档档案法的规定定，特制制定本办办法。第二条总总部档案案是指总总部在各各项活动动中直接接形成并并具有保保存备查查的各种种形式的的历史记记录的总总和。第三条档档案工作作是记录录公司历历史，提提供参考考依据，保护公公司合法法权益的的一项重重要工作作。总部部把档案案工作纳纳入公司司发展规规划，列列入议事事日程，纳入有有关人员员职责范范围，加加强对档档案工作作的领导导。第四条总总部档案案实行集集中统一一管理的的原则，确保档档案的完完整、准准确、系系统和

5、安安全，便便于保管管和开发发利用。第五条本本办法适适用于总总部的档档案工作作。第二章 领导体制制、档案案机构及及其职责责第六条总总部设综综合档案案室，归归属于综综合部，既是总总部档案案的保管管中心，又是总总部档案案工作的的业务管管理中心心，负责责总部档档案工作作的统筹筹规划和和组织协协调。第七条综综合档案案室的职职责：（一）贯贯彻执行行国家档档案工作作的法律律、法规规和方针针政策。（二）建建立健全全总部档档案工作作的各项项规章制制度。（三）对对分公司司的档案案工作进进行监督督、指导导和检查查。（四）对对总部各各职能部部门文件件材料的的形成、积累和和整理工工作进行行指导。（五）组组织分公公司档案

6、案人员的的培训。（六）负负责总部部档案的的接收、整理、鉴定、编目、保管工工作。（七）开开展档案案提供利利用工作作。第八条总总部各职职能部门门设置兼兼职档案案员。兼兼职档案案员的职职责：（一）负负责所属属部门日日常文件件的收发发、登记记工作。（二）负负责所属属部门日日常文件件的收集集和整理理工作，保证文文件的完完整、准准确、系系统。（三）按按规定时时间向综综合档案案室移交交档案。（四）档档案的提提供利用用工作。第三章 文件材料料的归档档第九条总总部各职职能部门门必须指指定各部部门兼职职档案员员，负责责日常文文件的收收集、积积累和整整理，并并定期向向综合档档案室移移交。各各高层领领导的文文件由其其

7、秘书负负责收集集、积累累和整理理，并定定期向综综合档案案室移交交。总部部所有员员工必须须将自己己处理完完毕的档档案及时时向本部部门兼职职档案员员移交，任何人人不得将将文件占占为私有有。（一）公公司领导导、各部部门领导导及相关关人员外外出参加加完重要要活动后后的会议议纪要、合同等等文件要要及时向向秘书或或部门兼兼职档案案员移交交。（二）各各部门兼兼职档案案员要主主动收集集部门的的文件。（三）一一项重大大活动结结束后，由承办办部门的的兼职档档案员负负责收集集相关文文件。第十条归归档范围围（一）总总裁办、综合部部、信息息部、企企业部、安全部部、业务部部、投资部部、内控部部、法律部部、资金部部、财务部

8、部及人力部部共14个部门门的行政政类档案案。（二）和和上述档档案配套套的各种种载体的的档案（包括声声像档案案、电子子档案和和实物档档案）。（三）财财务部和和人力部部形成的的为专业业档案，具体归归档参见见人事事档案管管理细则则(参考)和会会计档案案管理细细则(参考)，暂由由各部门门自行保保管和存存档。（四）其其他相关关部门的的归档范范围详见见文件件归档范范围和保保管期限限表。第十一条条归档时时间（一）总总部综合合部、信息部部、业务部部、企业部部、安全部部及投资部部，内控部部，投资部部，法律部部及各高高层领导导的每季季度的档档案于次次季度第第一个月月的100日前向向档案室室移交。（二）牵牵涉及国国

9、际业务务部的合合同、信信用证等等在完成成所签合合同后于于半年一一次向档档案室移移交。（三）总总部的声声像档案案（照片片、录音音带、录录像带、光盘）和实物物档案（荣誉品品、纪念念品等）在产生生后及时时向综合合档案室室归档。（四）凡凡能电子子化的档档案，电电子文件件必须随随其对应应的文件件材料一一起归档档。（五）各各部门的的部分重重要文件件需及时时移交综综合档案案室，具具体见及时归归档文件件清单。第十二条条归档文文件材料料的质量量要求（一）归归档的文文件材料料要准确确、齐全全、完整整。（二）归归档的文文字材料料应符合合规范，字迹工工整，采采用耐久久性强的的书写材材料，如如碳素墨墨水、蓝蓝黑墨水水，

10、禁止止使用易易褪色的的书写材材料，如如铅笔、圆珠笔笔、彩笔笔、纯蓝蓝墨水、红色墨墨水等。（三）归归档的文文件材料料一般应应为原件件。（四）电电子档案案实行双双套制，纸质文文件和配配套的电电子文件件一起归归档，以以防电子子文件的的破坏和和损失，维护档档案的完完整与安安全。第十三条条归档文文件的移移交手续续（一）总总部各部部门兼职职档案员员按规定定的时间间向综合合档案室室移交档档案。（二）移移交方填填写移交交清册目目录。（三）交交接双方方根据移移交目录录认真清清点、核核对后，在移交交清册目目录上签签字确认认。移交交清册一一式两份份，交接接双方各各存一份份备查。第四章 档案的整整理第十四条条整理应应

11、遵循文文件材料料的自然然形成规规律，保保持卷内内文件的的有机联联系，区区分不同同的价值值，便于于档案的的保管和和利用。第十五条条档案整整理。总部档案案实行各各职能部部门兼职职档案员员初步整整理，综综合档案案室最终终整理的的制度。初步整理理的步骤骤：（一）各各部门兼兼职档案案员按照照不同部部门不同同文件类类别分类类，结合合文件件归档范范围和保保管期限限表中中的分类类要求，准备若若干档案案盒，在在档案盒盒的盒脊脊上用铅铅笔填写写“年度度”、“机构（问题）”的内内容。具具体地“年度”栏位填填写文件件的生成成年度，如“220077”“20008”。“机机构（问问题）”填写部部门名称称或简称称及文件件的

12、类别别，部门门和文件件类别之之间用“-”隔开开，如“企管部部-合同管管理”或或用规范范化简称称。（二） 日常文件件处理完完毕后，按照文件归归档范围围和保管管期限表表所列列的归档档范围，对文件件进行鉴鉴别和剔剔除，将将需要归归档的文文件放入入所属类类别的档档案盒内内，在每每件文件件的右上上角用铅铅笔编制制件号，并编制制归档文文件目录录，从而而实现档档案的初初步整理理。（三） 一个季度度档案的的初步整整理完毕毕移交后后，下一一个季度度的档案案属于同同一类的的接着上上一个季度度的顺序序编号，新加类类别的从从“1”开始始编号。初步整整理需使使档案按按类分盒盒装好，并有对对应的归归档文件件目录。如不符符

13、合以上上要求，综合档档案室有有权退回回档案，要求各各部门重重新整理理。第十六条条综合档档案室于于次年66月底完完成当年年档案的的最终整整理。档档案最终终整理方方法见文书档档案整理理细则。第五章 档案的保保管第十七条条总部的的档案装装具为档档案柜，待形成规规模后，设立档档案库房房。第十八条条存放档档案的排排架方法法为自上上而下，从左至至右，整整齐排放放，便于于查找。第十九条条保持档档案装具具的清洁洁卫生，做到防防尘、防防火、防防盗、防防光、防防潮、防防虫、防防鼠，保保护档案案安全。保持适适当的温温度（116-226为宜）和适当当的湿度度（相对对湿度445-660%为为宜）。第二十条条档案库库房严

14、禁禁吸烟和和存放易易燃物品品。第二十一一条档案工工作人员员严守档档案信息息内容安安全，防防止档案案信息泄泄密。第六章 档案的鉴鉴定和销销毁第二十二二条鉴定销销毁的原原则（一）对对超过保保管期限限的档案案进行鉴鉴定，提提出存毁毁意见。（二）确确定无保保存价值值的档案案进行销销毁。第二十三三条档案的的保管期期限分为为二种，永久、定期两两种。定定期一般般分为330年和和10年。第二十四四条分管档档案工作作的领导导、各部部门负责责人和综综合档案案室组成成鉴定小小组。第二十五五条综合档档案室列列出超过过档案保保管期限限的档案案清单，按照档档案类别别报送各各相关所所属部门门、及分分管档案案工作的的领导，由

15、部门门负责人人及分管管档案工工作的领领导对超超过档案案保管期期限的档档案批示示档案销销毁意见见。第二十六六条经过鉴鉴定，对对确定已已经失去去保存价价值需要要销毁的的档案，由综合合档案室室编制销销毁清册册，经分分管档案案工作的的领导最最终审批批后，进进行销毁毁。第二十七七条销毁档档案由档档案管理理人员进进行，各各部门派派一名兼兼职档案案人员负负责监销销。销毁毁完毕，销毁人人和监销销人在档档案销毁毁清册上上签字，档案销销毁清册册作为永永久卷保保存。第二十八八条不在归归档范围围之列的的一般性性、临时时性文件件由各部部门自行行保管，保管22年后（具体时时间可以以征询部部门负责责人），由部门门总经理理或

16、负责责人及分分管领导导审批同同意后，可进行行销毁。第七章 档案的利利用和保保密第二十九九条总部内内部人员员，因工工作需要要可到综综合档案案室查阅阅、借阅阅档案，并填写写档案借借阅登记记表。第三十条条总部内内部人员员如因工工作需要要，需要要借阅档档案时，进行借借阅登记记后可进进行借阅阅。借阅阅限三日日内归还还，需延延续借阅阅时，需需办理续续借手续续。第三十一一条查阅或或借阅秘秘密、机机密档案案，需文文件形成成部门的的总经理理签字同同意后方方可查阅阅或借阅阅。查阅阅或借阅阅绝密档档案需经经副总裁裁或执行行总裁签签字同意意后方可可查阅或或借阅。第三十二二条所借档档案，不不得转借借他人，不得涂涂改、损

17、损坏、拆拆散、剪剪贴，更更不得丢丢失、泄泄密。如如有其他他人员借借阅同一一档案，必须向向档案室室登记后后，方可可借阅，不得私私自授受受。第三十三三条档案的的归还，需当面面核对点点清和办办理归还还手续。第三十四四条本公司司人员调调离、离离职前，须将所所借的档档案如数数归还综综合档案案室，办办理归还还手续。第三十五五条借阅公公司绝密密、机密密档案的的内部人人员严格格遵守公公司的保保密制度度，在保保管和复复制方面面要严加加防范和和控制。第三十六六条公司对对使用频频繁和重重要的档档案资料料采用科科学手段段，实现现电脑网网络化管管理，借借阅人员员用完之之后应及及时删除除。第八章 附则第三十七七条本标准准

18、由总部部综合部部负责解解释。第三十八八条本标准准未尽完完善之处处，由总总部综合合档案室室按实际际需要做做出修订订。附件1：总部档档案工作作网络图图企业管理总监综合部项目公司总经理综合档案室总部各职能部门和兼职档案员各项目公司综合部各职能部门兼职档案员附件2：归档章章式样附件3：档案移移交清单单档案移交交清单部门名称称/分公公司名称称:序号类名/案案卷题名名所属年度度卷数文件数备注合 计计:移交人: 接收人人: 日期:附件4：及时归归档文件件清单及时归档档文件清清单序 号文件内容容部 门门1分公司营营业执照照、批准准证书、组织机机构代码码证企业部2分公司税税务登记记证（国国税、地地税）财务部3分

19、公司验验资报告告、审计计报告财务部4项目股权权变更的的协议、合同企业部5与政府之之合作合合同、框框架协议议，合资资或独资资合同、章程企业部、投资部6以上合同同变更或或补充企业部7其他重要要文件制单人：审批人人：附件5：文件归归档范围围和保管管期限表表文件归档档范围和和保管期期限表一级类目二级类目三级类目四级类目归档文件件保管期限限定期永久10年30年文书管理理类综合部党务党委工作作会议、纪要文文件党务决议议、办法法、通知知、通报报等文件件党员学习习教育与与党工作作中形成成的文件件党委评先先创优文文件材料料下属单位位关于党党务工作作请示及及报告工会工作作计划、总结、会议纪纪录、决决定、通通知工会

20、管理理、文体体活动等等形成材材料工会选举举、任命命等文件件企业文化化总部期刊刊和印刷刷公司的宣宣传画册册公司重大大新闻及及汇编企业活动动的相关关文件（方案、报告、批复）企业重大大活动的的相关文文件行政管理理综合部各各类管理理制度综合部年年度工作作计划、总结、报告分公司报报送的文文件材料料（重大大问题的的专题报报告）总部的正正式通知知、函年会的通通知、与与会名单单、议程程、报告告、领导导人讲话话、大会会发言讨讨论通过过的文件件决议、纪要行政管理理公司营业业执照、批准证证书、组组织机构构代码证证、税务务登记证证、外汇汇登记证证、工商商注册材材料公司合同同、章程程及补充充公司董事事会的会会议纪要要、

21、领导导讲话公司召开开工作会会议、专专题会议议机动车调调拨、保保险、事事故、转转让等文文件车辆证照照XX集团团公司制制发的关关于本公公司领导导人任免免、人员员编制等等文件材材料XX集团团公司制制发非本本公司主主管业务务但要贯贯彻执行行的文件件房产、土土地所有有权和使使用权的的文件出国考察察、参加加国际会会议、接接待来访访等外事事活动形形成的文文件材料料（含签签订协议议、协定定、备忘忘录、考考察报告告、会谈谈记录）档案管理理档案管理理的年度度计划和和总结档案移交交清册、归档文文件目录录、销毁毁清册档案工作作的制度度、规定定等总务管理理总部办公公楼租赁赁、合同同协议及及补充各类请示示、报告告及批复复

22、办公设备备及用品品、机动动车等采采购审批批手续，购置等等文件企业部按分公司司分综合企业管理理制度年度工作作计划和和工作总总结反映本企企业活动动的报刊刊（如简简报）综合给政府的的请示及及政府的的通知、批复、会议纪纪要分公司关关于企业业管理一一般性的的文件的的请示验资报告告、审计计报告、公司章章程、评评估报告告关于分公公司筹备备的请示示、批复复分公司营营业执照照、批准准证书、组织机机构代码码证、税税务登记记证、工工商注册册材料等等经营计划划与考核核经营目标标与计划划明细表表年度经营营计划及及预算经营目标标责任书书关于经营营计划与与考核的的请示、批复、方案统计经营统计计月报表表及统计计分析法律事务务

23、按项目公司分分法律事务务的管理理制度规规范分公司上上报备案案的合同同、协议议纠纷事件件处理的的相关文文件合同谈判判会议纪纪要对内外法法律函件件其他法律律文件业务部按分公司司分国内业务务管理制度度重要活动动的总结结、重要要专题的的调研材材料对外发的的各类函函件关于市场场开发营营销方案案、奖励励方案的的请示、报告及及批复年度经营营计划、工作总总结，中中长期经经营发展展方案业务部按分公司司分国内业务务销售合同同、采购购合同分公司上上报的一一般性文文件和总总部批复复。客户服务务年度工工作计划划、总结结分公司上上报的关关于客户户服务的的一般性性文件计划、总总结、统统计、调调研等方方面的材材料（年年度以上

24、上）计划、总总结、统统计、调调研等方方面的材材料（年年度以下下）国际业务务各类合同同、信用用证、开开证审批批表、合合同审批批表(按每单单或每船船)对外发的的各类往往来函件件公司各类类请示、批复文文件年度工作作计划和和工作总总结安全部按项目公司分安全管理理制度工程项目目招投标标文件合同、审审批类文文件会议纪要要应急预案案安全检查查报告项目协议议书其他类重重要文件件信息部各项管理理、规章章制度各类通知知、批复复、请示示文件应急预案案年度工作作计划和和总结投资部按分公司分规章制度度各类合同同、协议议书公司基本本情况介介绍，所所在省市市的基本本开发部部及地图图等，公公司的财财务报表表、资产产损益表表、

25、资产产负债表表、资产产明细表表、房地地产证市场分析析报告、尽职调调查报告告公司的验验资报告告、审计计报告公司的组组织情况况、人员员情况分公司的的管理制制度公司的章章程公司的营营业执照照、组织织机构代代码证、土地使使用证政府各种种批文、通知、函公司的通通知、通通报、报报告内控部按分公司司分公司规章章制度等等行政性性文件年度工作作计划和和总结内控审计计报告类类文件各类请示示、批复复文件资金部公司规章章制度各银行综综合授信信合同各单笔借借款合同同各类请示示、批复复年度工作作计划和和总结人力部公司规章章制度等等行政性性文件人事任免免文件员工录用用、辞职职、转正正等文件件员工考核核、职称称评审工工作等文

26、文件材料料职工名册册员工调动动工作的的行政、组织关关系的材材料终端经营营管理事事业部公司各类类规章制制度文件件年度工作作计划、总结、统计、调研工作计划划、总结结、统计计、调研研（年度度以下各类请示示、批复复、通知知、报告告分公司报报送的文文件材料料（重大大问题的的专题报报告）分公司报报送的年年度以上上的计划划、总结结、统计计材料财务部公司各类类规章制制度等文文件各类请示示、批复复、通知知年度工作作计划和和总结声像类实物类人力资源源类财务类保管期限限详见会会计档案案管理期期限表备注：1、总部部的正式式通知由由档案室室归档，各部门门无需归归档总部部的正式式通知，以免重重复。2、各部部门的文文件由各

27、各部门归归档，各各部门收收到的其其他部门门参考性性、告知知性的文文件无须须归档，以免重重复。3、分公公司上报报的各种种周报由各各部门自自行保管管，保管管355年后报报部门领领导及分分管领导导可进行行销毁。4、临时时性文件件无须归归档。附件6：文件归归档范围围和保管管期限表表（总部部）文件归档档范围和和保管期期限表（总部）编制说明明：1、根据据国家档档案局第第8号令规规定结合合公司具具体情况况，制订订文件归归档范围围和保管管期限表表，此表表仅适用用于公司司总部。2、此表表用来确确定文件件归档范范围和保保管期限限，并体体现文件件分类方方案。3、保管管期限分分为二种种，永久久和定期期。定期期一般分分

28、为300年和100年。4、分类类大纲一级类目目与代号号二级类目目三级类目目四级类目目文书管理理类（WWS）党政管理理类按分公司司分按部门职职能细分分部门行政政类文件件声像类（SX）不设二级级类目实物类（SW）不设二级级类目人事类（RS）财会类（CK）（1）一一级类目目共分55大类，二级类类目根据据部门分分。二级级类目有有综合部部(ZHH)、信息部部(XXX)、企业部部(QGG)、安全部部(AQQ)、业务部部(GNN)、国国际业务务部(GGJ)、投资部部(TZZ)、内控部部(NSS)、法律部部(FLL)、终端经营营管理事事业部(ZDD)，人力部部（RL）、资资产管理理部（ZZG）、财务部部（CW

29、）。(也可用用拼音简简称)（2）三三级类目目通常按按照不同同分公司司或项目目分。不适合按按分公司司或项目目分类的的，结合合三级类类目的问问题分类类。综合部、信息部部、资金部部、人力部部、财务部部、终端端连锁管管理事业业部不设设三级及及以下类类目。（3）综综合部的的四级类类目包括括党务、企业文文化、行行政管理理、总务务管理，企业部包包括综合合、经营营计划与与考核、统计。业务部的的包括国国内业务务和国际际业务。其他不设设四级类类目。5、在实实际的分分类过程程中，可可根据文文件数量量的多少少对类目目进行组组合。附件7：档案盒盒封面和和盒脊式样样附件8：备考表表式样备考表盒内文件件情况说说明注：情况况

30、说明填填写盒内内文件缺缺损、修修改、补补充、移移出、销销毁等情情况整理人：检查人：年月日附件9：归档文文件目录录封面式式样归档文件目录年 度 机 构 保管期限 附件100：归档档文件目目录式样样归档文件件目录件号责任者文号文件题名名日期页次盒号备注附件111：档案借借阅登记记表档案借阅阅登记表表序号借阅档案案借阅部门门借阅人领导审批批借阅时间间归还时间间利用方式式备注附件122：档案案销毁清清册档案销毁毁清册序号案卷或文文件题名年代盒号卷号或文文号卷内文件件件数保存期限限销毁原因备注附件133：档案案销毁清清册审批批表档案销毁毁清册审批表该销毁清清册销毁毁档案共共计（卷卷件）起止年年度：其中因

31、请准予予销毁。鉴定领导导小组负负责人（签字）：年月日部门负责责人（签签字）：年月日监销人（签字）：年月日第二编文文书档案案整理细细则为了实现现公司档档案管理理的系统统化、标标准化，为公司司的经营营发展提提供有效效的档案案利用，根据归档文文件整理理规则（DAA/T222-220000）结合合公司特特点，特特制定本本细则。一、整理理原则遵循文件件材料的的形成规规律，保保持文件件之间的的有机联联系，区区分文件件不同价价值，便便于保管管和利用用。二、释义义：文书档案案是指公公司各部部门在企企业管理理、投资资发展、安全生生产管理理、国际际国内业业务管理理、行政政管理等等活动中中形成的的以文字字和纸质质为

32、主要要信息记记录方式式的有利利用价值值保存备备查的文文件。三、整理理步骤1、装订订归档文件件以“件件”为整整理单位位进行装装订。正正本与定定稿为一一件；正正文与附附件为一一件；转转发文与与被转发发文为一一件；原原件与复复制件为为一件；来文与与复文为为一件；文件处处理单与与文件为为一件；报表、名册、图册等等每册（本）为为一件。（1） 件内稿本本、文本本的排列列。装订时，正本在在前，定定稿在后后；正文文在前，附件在在后；原原件在前前，复制制件在后后；转发发文在前前，被转转发文在在后；来来文与复复文作为为一件时时，复文文在前，来文在在后；不不同文字字的文本本，中文文版本在在前，其其他文种种版本在在后

33、。有有文件处处理单的的，应放放在文件件的前面面。（2） 装订方式式和装订订材料的的选择装订材料料没有统统一规定定，但应应符合档档案保护护的要求求，对归归档文件件无损害害，不能能影响档档案的保保存寿命命。一般般采用缝缝纫线在在文件左左侧或左左上角轧轧边，较较厚文件件可采用用“三孔孔一线”的装订订方式。另外还还可采用用不锈钢钢订书钉钉、不锈锈钢夹等等装订方方式。已已成册不不易拆封封且未使使用易锈锈蚀的金金属物装装订的，无须另另行装订订。（3） 装订的要要求装订文件件要力求求整齐、结实、美观。一般说说来，采采用左侧侧装订的的，应将将文件左左、下边边对齐，采用左左上角装装订的，应将文文件左、上边对对齐

34、。2、分类类本细则采采用“年年度机机构(问题)保管管期限”的分类类方法。（1）按按年度分分类。以以每年11月1日至122月31日为一个个自然年年度。一一般以文文件的签签发日期期判定文文件所属属年度。有针对对年度的的文件材材料（如如年度计计划、总总结、报报表、名名册）等等分入针针对年度度。跨年年度办理理完毕的的文件材材料分入入办结年年。计划划、总结结、预决决算、统统计报表表、表彰彰先进等等材料内内容所指指年度与与文件形形成年度度不一致致，统一一按其形形成年度度。例：20005年形形成的20005220088年工作作规划，应归归入20005年年度。对对请示与与批复、转发件件与被转转发件、会议、案件

35、等等跨年度度形成的的文件，统一在在办结年年度归档档。例：下级单单位20005年年12月写写的请示示，上级级单位220066年1月收到到，如将将“请示示与批复复为一件件”，则则该请示示应连同同办理过过程中形形成的其其他文件件一起归归入20006年年。（2）按按机构（问题）分类。将同一一个机构构的文件件作为一一类。有有的文件件不适合合按机构构分类的的，可以以按问题题分为一一类。（3）按按保管期期限分类类。将同同一机构构同一年度同同一项目目的文件件按照永永久、330年、10年。（4）在在保管期期限下，以问题题为主，兼顾其其它特征征组卷。不适合按按问题组组卷的文文件材料料区别对对待，如如周报、月报、计

36、划、总结、报告等等综合性性文件材材料按名名称组卷卷；会议议文件材材料按会会议名称称组卷；统计报报表、通通知书等等按名称称组卷；内部刊刊物按名名称组卷卷。分类方案案：例：20077年各部门门永久、30年、10年20088年各部门门永久、30年、10年20099年各部门门永久、30年、10年3、排列列归档文件件应在分分类方案案的最低低一级类类目内，按事由由结合时时间、重重要程度度排列。4、编号号归档文件件应依分分类方案案和排列列顺序逐逐件编号号，在文文件首页页上端空空白位置置加盖归归档章并并填写相相关内容容。归档档章设置置年度、保管期期限、机机构（问问题）、件号。（1）年年度。文文件的形形成年度度

37、，以44位阿拉拉伯数字字标注公公元纪年年，如220044。（2）机机构（问问题）。作为分分类方案案类目的的机构（问题）名称或或规范化化简称。（3）保保管期限限。归档档文件保保管期限限的代码码。永久久（A），300年（B），100年（C）。（4）件件号。文文件的排排列顺序序号。其其编制方方法是：依据归归档文件件的排列列顺序，一个年年度每个个机构每每种保管管期限每每个问题题的归档档文件从从“1”开始始标注。5、编制制归档文文件目录录归档文件件目录设设置件号号、责任任者、文文号、文文件题名名、日期期、页数数、盒号号、备注注等项目目。（1） 件号：文文件的排排列顺序序号。（2）责责任者：文件的的发文机机关或署署名者。填写责责任者项项时一般般应使用用全称或或通用简简称；联联合发文文时一般般应将所所有责任任者照实实抄录，责任者者过多时时加“等等”字可可适当省省略，但但作为责责任者之之一的立立档单位位必须抄抄录。（3）文文号：文文件的发发文字号号。（4）文文件题名名：文件件标题。没有标标题或标标题不能能说