2、档案库房管理办法.docx

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1、2、档案库房管理办法 Q/CRP 华润电力控股有限公司北方大区企业标准 Q/CRP XXXX.XX.XX -XXXX档案库房管理方法 2017-XX-XX 发布 2017-XX-XX 实施 华 润 电 力 控 股 有 限 公 司 北 方 大 区 发 布 _ _Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 I 目次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语与定义 . 1 4 职责 . 1 4.1 专职档案员 . 1 5 管理活动的内容与方法 . 2 附录 A（规范性附录）档案室温湿度记录表 . 5Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 II 前言 为规范华润电力北

2、方大区（以下简称北方大区）档案库房管理，确保库存档案完整平安，有效爱护和延长档案寿命，依据国家档案局企业档案工作规范的有关规定，依据建设部、国家档案局档案馆建筑设计规范的技术要求和华润（集团）有限公司档案库房管理方法，制定本方法。本标准由华润电力控北方大区（以下简称北方大区）管理提升与标准化委员会提出并负责说明。本标准主要起草部门：总经理工作部。本标准主要起草人：兰晓东、张栋。本标准审核人：陈广超。本标准审定人：李昌金、张涛。本标准批准人：李向阳。本标准由华润电力北方大区总经理工作部归口管理。本标准2017年首次发布。Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 3 档案库房管理方法 1. 范围

3、 本方法适用于北方大区本部、各项目公司档案库房的管理。2. 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后全部的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T42档案馆建筑设计规范JGJ 25企业档案工作规范华董办通201586号华润（集团）有限公司档案工作规定华董办通201640号华润（集团）有限公司档案库房管理方法 Q/CRP 2305.01.01-2017华润电力控股档案库房管理方法 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 档案库 保藏档案的特地用房。3.2 档案装

4、具 用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、密集架等。3.3 密集架 为节约空间而设计的可沿轨道水平移动的活动存储装置。4 职责 4.1 总经理工作部 4.1.1 北方大区应设立特地的档案库房，设立专（兼）职档案库房管理人员。4.1.2 根据控股公司的要求，组织各部门编制本单位档案库房管理制度。4.1.3 组织开展本单位的档案库房管理工作。4.1.4 组织档案库房管理标准的宣贯和实施，并对实施状况进行监督检查。4.2 项目公司档案主管部门 4.2.1 根据控股公司的要求，组织各部门编制本单位档案库房管理制度。4.2.2 组织开展本单位的档案库房管理工作。5 管理活动的内容与方法 5.1 本标准

5、依据的管理流程 档案库房管理流程（见附录A图A.1）。5.2 档案库房管理工作的基本任务Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 4 规范北方大区档案库房管理，确保库存档案完整平安，有效爱护和延长档案寿命。6 档案库房管理工作总要求 6.1 各单位应设立特地的档案库房，档案库房应与办公室、阅览室分开，配备必要的办公、档案防护设备。6.2 各单位应设置档案库房运行、维护专项活动经费，保障档案库房日常工作开展。6.3 档案库房应具备防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防高温、防有害生物等八防措施。详细包括：档案库房不宜采纳自然光源，有外窗时应有遮光窗帘、窗板等遮阳措施； 库房的温度应限制在 1

6、4C24C，相对湿度限制在 4560之间。在选定温、湿度后，每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2、相对湿度不得大于±5； 库房温湿度应定时观测并登记，驾驭温湿度改变状况，随时予以限制调整；填写档案室温湿度限制簿 (见附录 B 表 B.1)； 做好库房防虫、防霉工作，定期投放环保防虫药物；发觉虫蛀、长霉、纸张破损、字迹褪色等状况，刚好实行措施防治和补救； 定期对库房进行清洁； 档案库房应配备消防器材，消防器材宜采纳清洁气体灭火装置，有条件的单位可设置自动火灾报警系统，要求定期检查更换；库房严禁他用，禁止存放易燃、助燃、易爆等危急物品； 库房应安装防盗装置，档案库房钥匙由

7、专人妥当保管，非档案管理人员不得随意出入库房，档案出入库应办理登记手续。库房外围应装置摄像头，保证库房档案平安。6.4 档案材料应保存于档案柜/架中；特别载体材料的档案要有专用装具保存，光盘、磁盘、磁带等应保管在防磁柜中。6.5 档案库房管理人员应合理规划档案库区，入库档案须排列有序，库房内档案存放根据从上到下、从左到右的依次排列，便于查找。6.6 档案管理人员定期检查、清点核对档案资料，驾驭档案库存状况。6.7 做好档案库房平安防护措施，档案管理人员每天下班前应刚好检查档案库房门、窗、电的关闭状况，发觉问题刚好反映和处理。6.8 档案库房面积应满意华润集团对各 SBU 档案库房面积的规定，留

8、有存储空间，面积应能满意本单位10 年档案存储的须要。北方大区本部档案库房运用面积在 200 以上，所属项目公司档案室库房运用面积在 50 以上，可依据实际状况适当增加面积。6.9 大区公司档案库房可以分设在就近的、条件较好的项目公司，实现档案的异地备份。Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 5 附 录 A （规范性附录）流程图 要求宣贯编制要求监督落实整改上报办公厅 法律部 综合部 过程描述 总经理工作部法律部是本流程的归口管理部门。流程起先。1.集团公司（上级单位）提出档案库房管理的相关要求。2.控股公司法律部组织宣扬贯彻上级要求。3.根据上级档案库房管理的相关要求，对各级单位设立专

9、职或兼职档案库房管理人员。4.法律部编制控股公司的档案库房管理相关规定和要求，并下发至大区公司/煤炭事业部/相关单位和项目公司。5.控股公司法律部组织大区公司/煤炭事业部/相关单位和项目公司档案主管部门落实档案库房管理的相关规定。6.控股公司定期对大区公司/煤炭事业部/相关单位和项目公司档案库房管理进行监督。7.集团公司对控股公司法律部档案库房管理状况进行监督检查。8.控股公司法律部/大区公司/煤炭事业部/相关单位和项目公司档案主管部门对上级检查中存在的问题进行整改，确保本单位档案库房管理符合上级要求。9.大区公司/煤炭事业部/相关单位和项目公司将整改状况上报控股公司，控股公司将整改状况上报集

10、团公司。10.控股公司法律部对档案库房管理的相关资料进行归档。流程结束。档案库房管理流程编号 ：L L/ / CRP 2305. . 01. . 01- - 2017- - 01项目公司 控股公司 大区公司 集团公司起先1 提出库房管理要求2 宣扬贯彻3 人员设定3.3 设立专兼职人员3.2 设立专兼职人员3.1 设立专兼职人员4 编制库房管理规定5 组织落实5.1组织落实5.2 落实 5.3落实6 监督7 监督8.2 实施整改8.1 实施整改8.3 实施整改9.1 整改状况上报9.2 整改状况上报10 资料归档结 束 图A.1 档案库房管理流程Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 6 附 录 B （资料性附录） 档案室温湿度记录表 档案室温湿度限制簿 年 月 日期记录时间温度湿度记录人调控措施月日时分% %时分% %月日时分% %时分% %月日时分% %时分% %月日时分% %时分% %月日时分% %时分% %月日时分% %时分% %月日时分% %时分% %注：1 1 、温度范围 14 24 ，相对湿度 45 60% ；温湿度每昼夜波动幅度分别为±2 2 和± 5% 。2 2 、工作日上下午各记录一次。Q/CRP XXXX.XX.XX-2016 7