声像档案管理规定9285.docx

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1、声像档案案管理办办法 (一)总则第一条 为加加强本公公司的声声像档案案，特制制定本办办法。第二条 本公公司的声声像档案案是指本本公司各各部门或或个人在在社会实实践活动动中直接接形成的的对国家家、社会会和公司司有保存存价值的的录音、录像、照片、影片等等辅以文文字说明明的历史史记录。声像档案案一般由由录单带带、录像像带、摄摄像带、影片(母片)、照片片(含底片片)等文字字说明两两部分组组成。第三条 声像像档案是是本公司司全宗的的组成部部分，必必须由档档案室实实行集中中统一管管理。 (二)声像档档案资料料的收集集第四条 收集集范围 1.反反映本公公司主要要职能活活动工作作成果和和存在问问题的声声像资料

2、料。 2.各各级领导导人和著著名人物物参加的的与本公公司有关关的重大大活动的的声像资资料。 3.本本公司有有关人员员组织或或参加的的重要会会议，会会见以及及外事活活动的声声像资料料。 4.涉涉及本公公司和邮邮电系统统权益的的声像资资料。 5.其其它单位位形成的的与本公公司有关关的重要要声像资资料。 6.其其它具有有保存价价值的声声像资料料。第五条 收集集时间 1.声声像档案案资料应应在形成成后一个个月内随随立档部部门其它它载体形形态的档档案同时时归档；如有特特殊情况况可以适适当延长长归档时时间。 2.档档案部门门应随时时收集零零散的具具体保存存价值的的声像资资料。第六条 收集集要求 1.录录音

3、带、录像带带、摄像像带、影影片、照照片(含底片片)和文字字说明要要收集齐齐全，按按时归档档并建立立归档控控制措施施。凡未未按规定定归档的的，其形形成费用用不予报报销，以以防散失失。 2.接接收原版版、原件件，特殊殊情况下下可接收收复制件件。 3.声声像资料料的内容容要真实实，底片片、原件件与影像像、复制制品要相相符。第七条 声像像档案资资料的征征集 1.档档案部门门有责任任随时征征集重要要声像资资料； 2.在在征集的的声像资资料中，凡凡涉及国国家和全全国邮电电部门重重大事件件的，应应向邮电电部办公公厅档案案处报送送目录。第八条 声像像档案费费用的报报销本公司各各部或个个人凡按按本办法法第四条条

4、形成声声像档案案的费用用，只要要将档案案资料按按要求向向档案归归档，经经档案室室签字认认可，财财务部门门应给予予核报费费用。 (三)声像档档案的整整理第九条 声像像档案的的整理，包包括分类类、组合合、排列列和编目目，使其其系统起起来，便便于保管管和利用用。第十条 声像像档案的的整理由由摄录人人员负责责，档案案部门协协助。第十一条条 分分类、编编号 1.照照片档案案按年代代、问题题分类。同属一一类的照照片按时时间顺序序编号，同同时填写写其底片片号。底底片在全全宗内编编流水号号。格式式：全宗宗号-流水号号。 2.录录音带、录像带带、摄像像带按年年代-问题分分类，按按内容编编号。同同一内容容分录几几

5、盘的应应视为一一个案卷卷，编一一个案卷卷号，然然后每盘盘再依次次编排序序号。3.编注注与其他他载体档档案相联联系的参参照号。格式为为(档案形形态)档号/(档案形形态)档号。第十二条条 保保管期限限：应视视其内容容的重要要程度、时间、名称、可靠程程度、有有效性等等因素，划划定保管管期限。第十三条条 文文字说明明的编写写 1.文文字说明明基本内内容包括括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者者)等。 2.编编写文字字说明的的要求： (1)准准确揭示示档案材材料的内内容，概概括其反反映的全全部信息息，标注注项目正正确齐全全； (2)照片的的自然张张(内容相相近的亦亦可以若若干张)编写文文字说明明

6、。录音音带、录录像带、摄像带带按案卷卷编写文文字说明明。一组组声像资资料联系系密切的的应加文文字说明明： (3)文字简简洁、语语言通顺顺； (4)时间用用阿拉伯伯数字表表示。第十四条条 编编制格式式1. 照片编制制采用横横写格式式。其格格式为照照片/底片号号-文字说说明-参见号号-摄制时时间-摄制者者。2 音带、录录像带、摄像带带的编制制格式：在盒套套上置标标注页。按要求求逐项填填写。第十五条条 案案卷要求求 1.将将具有共共同主题题内容的的若干份份声像资资料组成成案卷，集集中编放放。 2.卷卷内目录录：照片、底底片以自自然张为为单元填填写卷内内目录；录音、录录像带、摄像带带以盒为为单元填填写

7、卷内内目录。 3.卷卷内备考考表，用用于说明明卷内声声像材料料的整理理、变动动情况。第十六条条 编编目声像档案案的著录录依照GGB37792.5-885档档案、著著录规则则进行行。 (四)声像档档案的保保管第十七条条 声声像档案案入库前前要进行行检查，对对已被污污损的，要要进行必必要的技技术处理理。第十八条条 保保管条件件底片、胶胶片库温温度应保保持在11315之间，相相对湿度度应保持持35%45%；照片库温温应保持持1424，相对对湿度应应保持337.55%67.5%；录音、录像带带库温应应保持11824，相对对湿度应应保持440%60%。第十九条条 底底片册、录音、录像带带、摄像像带应立立

8、放，磁磁带库必必须避开开30奥斯斯特以上上的磁场场，磁场场盒与盒盒的间距距不小于于3mmm；存放放磁带最最好不用用铁皮柜柜。第二十条条 对对库存的的照片档档案，要要两年检检查一次次。第二十一一条 归档保保存的声声像档案案，任何何人不得得私自撤撤销、抽抽出、清清洗、消消磁和涂涂改；销销毁声像像档案必必须经过过鉴定，征征得归档档单位同同意，报报经主管管领导审审批，登登记造册册。第二十二二条 建立健健全声像像档案统统计制度度，做好好声像档档案收进进、移出出、库存存数量、保管情情况、提提供利用用及效果果等项统统计工作作。 (五)声像档档案的开开发利用用第二十三三条 编制声声像档案案目录、卡片等等检索工

9、工具，为为利用提提供方便便条件。第二十四四条 建立声声像档案案借阅，利利用制度度，严格格审批手手续，根根据声像像档案的的机密程程度，确确定利用用范围。第二十五五条 具有专专利的声声像档案案，外单单位利用用时，应应按中中华人民民共和国国专利法法的有有关规定定办理。已移交交档案馆馆的，所所得专利利收益，原原则上应应拨给原原移交单单位，档档案馆收收取保管管费。第二十六六条声像像档案原原版一般般不得借借出档案案室之外外。如有有特殊需需要，经经主管领领导批准准后，方方可限期期外借。利用率率高的声声像档案案可将复复制件外外借；外外单位借借用或复复制声像像档案，由由档案室室负责办办理，并并按有关关规定收收费，实实行有偿偿服务。如在借借用中造造成损坏坏，则由由借用单单位负责责赔偿。第二十七七条 在不影影响保密密的前提提下，各各单位可可利用声声像档案案举办报报告会、展览会会，编辑辑综合性性或专题题性画册册、资料料片等，积积极开发发利用现现在的声声像档案案。