岗位说明书编写指引3311.docx

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1、岗位说明明书撰写写指引主要内容容1、 关于岗位位说明书书2、 表格内容容的填写写n 岗位说明明书的文文件管理理n 岗位信息息n 任职资格格n 职责描述述n 沟通信息息3、 撰写岗位位说明书书的步骤骤1关于岗岗位说明明书该手册旨旨在帮助助公司的管管理者和和员工完完整了解解关于岗岗位说明明的理论论基础和和具体的的使用方方法，并并能够在在工作中中正确地地运用。对于一一些具体体操作中中可能会会碰到的的问题，以以及一些些实战中中的小技技巧，也也可以在在本指引引中找到到。我们们希望它它能够真真正成为为您在管管理和工工作中的的帮手。岗位说明明书是在在工作分分析基础础上，对对岗位信信息、任任职资格格、职责责、

2、权限限等进行行描述的的成果文文件。岗岗位说明明书作为为一个有有效的管管理工具具，它能能：u 准确的表表述当前前存在的的岗位u 被任职者者和任职职者上级级共同认认可u 为岗位评评价提供供有用的的信息u 为建立胜胜任能力力模型提提供有用用的信息息岗位说明岗位能力描述目标设定岗位评价能力评价绩效评估职级薪酬： 为岗位付薪 为绩效付薪 为人付薪发展： 培训 个人发展 职业生涯发展图1：岗位说明的作用岗位说明明书作为为岗位说说明的重重要载体体，主要要用来澄澄清以下下问题：u 岗位存在在的目的的u 岗位在组组织结构构中的位位置u 任职者的的主要工工作任务务u 任职者的的任职资资格要求求岗位说明明书的撰撰写

3、是管管理者在在进行岗岗位说明明工作时时必须掌掌握的一一项技能能。本指指引的重重点将围围绕如何何撰写岗岗位说明明书来进进行。2表格内内容的填填写下表是公公司岗位位说明书书的编写写格式，接接下来对对该模版版的各项项填写内内容进行行分别描描述。XXXXXXXXXX有限限公司文件编号号文件版本本文件名称称岗位说明明书生效日期期岗 位位 信信 息息任职资格格岗位名称称性 别所属部门门年 龄薪资等级级学 历岗位编号号专业及资资格直属上级级知识经验验直接下属属技能技巧巧其它要求求职责概述述职责模块块职 责 细 则则见证表单单/文档档沟通渠道道主要需沟沟通事项项沟通方式式图2：岗岗位说明明书模版版岗位说明明书

4、的文文件管理理文件编号号根据公司司文件管管理的规规定，编编写文件件编号，该该编号由由公司人人力资源源部统一一制定。文件版本本根据公司司文件管管理的规规定，编编写文件件版本号号，版本本号由公公司人力力资源部部统一制制定。生效日期期生效日期期就是岗岗位说明明书最终终定稿的的日期。当岗位位说明书书最终定定稿或每每次得到到修订或或更新时时，均需需要标明明最新的的时间，以以便于数数据库的的维护。人力资资源部需需要定期期对数据据库中的的以及任任职者手手中的岗岗位说明明书进行行检查，以以保证它它们是最最新的并并且互相相一致。岗位信息息岗位名称称岗位名称称由公司司人力资资源部进进行统一一制定，岗位名称的编写一

5、般要遵循以下原则：u 岗位名称称可以反反映出该该岗位的的主要工工作内容容、范围围和该岗岗位的岗岗位等级级（比如如：经理理、主管管、员等等），而而不是该该岗位上上任职的的人的职职务等级级。u 岗位名称称要尽可可能满足足公司所所属行业业、地域域、所有有制形式式等范围围内的称称谓惯例例。u 在本公司司的范围围内，具具有唯一一性。所属部门门该岗位所所在部门门的名称称。薪资等级级该岗位在在本公司司薪酬体体系中所所对应的的薪资等等级。岗位编号号岗位编号号由公司司人力资资源部进进行统一一制定。直属上级级该岗位直直接上级级的岗位位名称。直接下级级该岗位直直接下级级的岗位位名称，注意要罗列全部的岗位名称。任职资

6、格格该部分用用来描述述岗位任任职者为为了胜任任该岗位位的工作作，应该该达到什什么样的的最低要要求。依依据招聘聘政策，这这些最低低要求既既可以作作为全面面的要求求，也可可以在提提供培训训和指导导的情况况下，适适当放低低一些要要求。值值得注意意的是，在在该部分分被描述述的是岗岗位，因因而不应应包含其其任职者者个人的的背景、态度或或条件等等因素。性别该岗位对对性别的的要求，如如果没有有性别方方面的要要求，填填写“不限”。年龄该岗位对对年龄的的要求，注注意在此此填写的的是年龄龄要求的的范围，而而不是具具体的某某一个年年龄。没没有要求求，填写写“不限”。学历对任职者者而言，最最起码要要具备的的学历。比如

7、：初中、高中、中专、大专、本科、研究生生等。专业及资资格对于任职职者来说说，是否否具有专专业方向向和从业业资格的的限制，如如果有，需需要列出出。知识经验验为了完成成岗位所所要求的的工作任任务，任任职者必必须具备备的专业业知识有有哪些？一般要要求从知知识的领领域和知知识的程程度两个个方面进进行描述述。比如如：英语语四级，全全面掌握握消防知知识等。对任职者者而言，最最起码应应该具备备什么样样的工作作经验？经验的的种类（管管理经验验或专业业经验）？经验的的行业要要求（在在什么行行业类所所具有的的经验）？经验的的年限？等等。对于不不同的任任职者而而言，可可以是教教育程度度稍高，而而经验稍稍欠缺；或者经

8、经验非常常丰富，但但教育程程度稍低低。在考考察人员员与岗位位的匹配配程度时时，这两两种情况况都是可可接受的的。技能技巧巧任职者需需要具备备的技能能，主要要是指可可预期的的潜质。下面列列举了常常见的336种核核心能力力，恒昌昌公司可可以参考考使用。分别是是：1.分析析能力 19.反馈2.预期期/前瞻瞻性思维维 20.领导能能力3.注重重细节 21.倾听4.应变变能力 22.知觉/判断5.指导导能力 23.持续性性/坚韧韧6.商业业意识 24.计划和和组织7.沟通通 225.问问题解决决能力8.成本本意识 26.质量导导向9.创造造力/革革新 227.结结果导向向 10.顾顾客导向向 28.安全导

9、导向11.决决策能力力 29.自我发发展12.授授权 330.制制定战略略的能力力13.可可依赖性性 31.压力管管理 14.多多样化导导向 332.主主动性/责任感感15.激激励/动动机 33.团队工工作能力力16.情情感智力力（情商商） 334.技技术应用用17.情情感互动动（情商商） 335.时时间管理理18.授授权能力力 36.书面沟沟通 任职者需需要具备备的技巧巧是指，具具有习得得的、熟熟练掌握握的、可可重复的的特点，可可经过一一定时期期的训练练或培训训从而迅迅速掌握握或提高高的一种种能力，例例如：电电脑操作作技能、演讲技技巧、公公文写作作、谈判判技巧等等。对于某些些特殊岗岗位，由由

10、于业务务或工作作的特殊殊需要，可可能在任任职者的的品质、个性特特点等方方面加以以适当的的要求，例例如对需需要常年年出差的的岗位，需需要要求求任职者者具备较较强的适适应能力力和吃苦苦耐劳的的精神。其他要求求其他要求求是指本本岗位说说明书中中没有包包含的，但但仍需注注明的任任职资格格项目。职责描述述该部分用用于说明明任职者者的工作作内容和和职责范范围，而而不是用用来描述述为了达达成一个个结果而而采取的的具体方方法和行行动。每每一项职职责描述述必须：u 与岗位的的一项长长期性目目标相对对应；u 精确的表表明所期期望的目目标，即即为了达达成什么么u 说明做什什么，而而非如何何做；u 任职者的的改变，不

11、不应该引引起职责责的变化化；职责的清清单最好好是能够够根据职职责的优优先性从从上到下下进行排排列，用用来强调调对该岗岗位而言言最重要要的责任任范围是是什么。这个排排序可以以是根据据职责的的重要性性，或者者是根据据操作系系统的流流程，或或者是职职责所跨跨越的部部门。职责概述述职责概述述即该岗岗位彼此此独立的的几个工工作范围围的罗列列。例如：采购员的的职责模模块采购作作业、供供应商开开发与管管理。财务部长长的职责责模块财务务制度及及流程、财务预预算及计计划、资资金管理理、成本本费用管管理、会会计核算算、会计计报表、财务收收付及保保密、部部门管理理。职责概述述的提炼炼遵循如如下步骤骤：u 岗位说明明

12、书撰写写人对任任职者进进行访谈谈，详细细罗列任任职者现现在从事事的所有有工作内内容；u 撰写人与与任职者者对工作作内容进进行分类类、定义义，保证证每类的的范围具具有一定定程度的的独立性性；u 分类结果果交于任任职者的的上级进进行修正正、补充充，以保保证其完完整性。职责模块块职责模块块的内容容与职责责概述的的内容一一一对应应。职责责模块与与模块之之间，就就工作流流程和性性质的关关联度而而言，具具有较大大的独立立性。虽虽然彼此此又有一一定的关关联度，但但可以随随机调整整，即职职责模块块1和职职责模块块2可以以由不同同的两个个岗位来来担当。职责细则则在同一职职责模块块内的职职责细则则与细则则之间的的

13、关联度度非常大大，往往往是同一一件工作作不同的的工序或或步骤，一一般情况况下不宜宜分拆，否否则就会会破坏一一件工作作的完整整性和连连续性，也也容易出出现同一一件工作作仿佛在在由不同同的两个个岗位在在分别承承担。职责细则则的撰写写格式如如下：主语（岗岗位任职职者，略略去）+谓语（动动词，做做什么）+宾语（为为了，达到到什么结结果）范例：思考和行行为的动动词评估、推推荐、计计划和组组织行动市场推广广活动为什么为了最终结果果扩大市场场份额和和提升利利润率正确的撰撰写格式式评估估市场条条件和发发展趋势势，计划划和组织织市场推推广活动动，以使使公司产产品的市市场份额额稳步增增长，并并提升利利润率。思考和

14、行行为的动动词确认、建建议、计计划、组组织、协协调、跟跟踪行动培训实施施为什么为了最终结果果知识和结结果的良良好运用用正确的撰撰写格式式确认认培训需需求，以以使员工工培训活活动达到到预期的的效果。在撰写职职责细则则时，一一些关于于思考和和行动的的动词的的例子：达到咨询给与提出改造控制保证提供管理贡献授予合理化建议协作雇佣实现配置协议确认接受分析决定提高推荐应用定义通知招聘批准设计推动汇报装配决策保持代表评估发展领导评估分配指导限制修订帮助分销维持运作吸引做制作寻找建造详述会面选择授权草拟制造确保购买娱乐修改卖改变预计监控专门化核查建立激励提交选择评估谈判主管合作考核组织学习收集执行计划测试沟通

15、跟进准备培训完成预测呈现传达进行阐明产生使用保存集中提升写作见证表单单/文档档见证表单单/文档档与每一一项职责责细则对对应，即即该职责责达到或或实现的的工作结结果和输输出。例如：职责细则则：确认认培训需需求，以以使员工工培训活活动达到到预期的的效果。见证表单单/文档档：培训训需求统统计表。沟通信息息沟通渠道道沟通渠道道只指该该岗位需需要进行行沟通的的对象，包包括部门门和岗位位或者是是一类人人群，既既包括公公司内部部，也包包括公司司外部。主要需沟沟通事项项沟通的主主要目的的是传达达信息、获取信信息、达达成共识识，沟通通的事项项是指，通通过沟通通需要传传达、获获取的信信息和达达成什么么样的共共识。

16、比比如：采采购员与与生产部部沟通，需需要沟通通的事项项是：物物料需求求计划。沟通方式式沟通的方方式主要要包括：面谈、书面通通知、电电话、传传真、EEMAIIL、会会议、研研讨等。3撰写岗岗位说明明书的步步骤流程工作内容容工作人员员事项完成时间A、确定定岗位设设置与人人员编制制确定或调调整岗位位设置与与人员编编制、规规范岗位位名称、编制岗岗位编号号人力资源源部人员员， 组织填写写岗位位设置与与人员编编制表B、制定定工作计计划制定岗位位说明书书编写工工作计划划：确定定岗位说说明书样样板、确确定编写写人员分分工、时时间安排排等工作作计划内内容项目小组组成员参加项目目小组会会议C、知识识培训培训讲解解

17、岗位分分析与岗岗位职责责描述相相关知识识、安排排岗位说说明书编编写工作作任务人力资源源部人员员中层以上上人员指定参加加岗位说说明书编编写人员员各部门员员工代表表组织相关关人员参参加培训训D、下发发工作通通知书面正式式通知岗岗位说明明书编写写相关要要求和时时间、人人员安排排等人力资源源部起草并下下发通知知E、初稿稿编写各部门将将编写好好的岗位位说明书书初稿上上交人力资源源部各部门负负责人及及编写人人员及时完成成编写F、项目目小组修修改项目小组组对任职职资格、格式、见证文文档等内内容进行行修改确确定项目小组组成员修改岗位位说明书书初稿G、各部部门内部部讨论以部门为为单位组组织对本本部门岗岗位说明明书进行行讨论各部门负负责人组织安排排讨论人力资源源部汇总和跟跟踪工作作计划，项目小组组成员参加各部部门讨论论H、定稿稿对讨论后后的稿件件最后审审阅、修修改和定定稿人力资源源部人员员收集讨论论稿