500强企业人事行政管理全套制度流程与表格.docx

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1、人事行政管理全套制度流程与表格华忆忆经典整整理目 录第一章 行政政部组织织结构与与责权一、行政政部组织织结构图图二、行政政部职责责三、行政政部权力力四、行政政总监岗岗位职责责五、行政政经理岗岗位职责责第二章 前台台接待管管理一、接待待主管岗岗位职责责二、接待待专员岗岗位职责责三、客人人来访登登记表1公司司前台来来访客人人登记表表2前台台接待来来访记录录表3物业业公司前前台来客客登记表表四、前台台接待日志志表五、函件件收发登登记表1信函函与快件件签收登登记表2信函函与快件件寄送登登记表六、前台台接待管管理流程程1预约约客人来来访接待待工作流流程2来电电转接流流程七、收发发文件管管理流程程1信函函

2、收发工工作流程程2接收收信函、快件工工作流程程3寄送送信函、快件工工作流程程4传真真发文工工作流程程5传真真收文工工作流程程6收文文背签流流程八、前台台接待流流程九、来电电处理流流程第三章 办公公事务管管理一、办公公事务主主管岗位位职责二、办公公事务专专员岗位位职责三、行政政办公秘秘书岗位位职责四、办公公用品订订购审批批单五、办公公用品台台账六、报废废物品清清单七、办公公用品领领用表八、办公公设备登登记表九、办公公文书会会签单1文件件会签单单2行文文单3目录录表十、印章章使用登登记表印章章使用审审批表印章章使用登登记表十一、文文书档案案借阅审审批表十二、办办公用品品管理流流程1办公公用品购购买

3、流程程办公公用品领领用流程程十三、办办公设备备购买流流程办公公设备购购买审批批流程办公公设备询询价流程程办公公设备比比价流程程办公公设备采采购流程程十四、文文书档案案管理流流程发文文管理流流程2收文文管理流流程3档案案归档流流程4档案案借阅归归还流程程5档案案销毁流流程十五、往往来信件件管理流流程十六、公公司印章章管理流流程1制刻刻申请流流程2使用用流程十七、公公司证照照管理流流程第四章 行政政人事管管理一、行政政主管岗岗位职责责二、行政政人事管管理专员员职责三、费用用报销标标准四、员工工考勤登登记表五、年度度考勤汇汇总表六、员工工请假申申请单七、员工工加班申申请表八、员工工出差申申请表九、差

4、旅旅费报销销清单十、公司司会议记记录表1公司司会议记记录表一一2公司司会议记记录表二二十一、提提案管理理记录表表十二、员员工提案案评定表表十三、员员工奖惩惩记录表表十四、员员工违纪纪处理表表十五、会会议管理理流程十六、出出差管理理流程十七、提提案管理理流程十八、会会议工作作评估表表第五章 安全全保密管管理一、安全全主管岗岗位职责责二、安全全专员岗岗位职责责三、电梯梯设备巡巡视记录录表四、电梯梯维修保保养记录录1电梯梯月维修修保养记记录2电梯梯季维修修保养记记录3电梯梯年维修修保养记记录五、值班班登记日日志表六、保安安执勤日日志表七、外出出员工登登记表八、来宾宾出入登登记表九、安全全状况检检查表

5、十、防火火设施检检查表十一、安安全事故故报告书书十二、突突发事故故报告表表十三、事事故统计计汇总表表十四、人人员出入入管理流流程十五、消消防安全全管理流流程十六、安安全检查查管理流流程十七、突突发事件件处理流流程第六章 车辆辆管理一、车辆辆主管岗岗位职责责二、司机机岗位职职责三、车辆辆登记表表四、车辆辆检查表表1车辆辆检查日日志2车辆辆检点表表五、车辆辆请修表表六、保养养记录表表七、车辆辆加油表表1车辆辆加油申申请表2车辆辆加油记记录表八、用车车申请表表1用车车申请表表2车辆辆使用申申请表九、派车车记录单单十、车辆辆事故单单1车辆辆事故现现场记录录单2车辆辆事故报报告单十一、用用车记录录表1司

6、机机用车记记录表2车辆辆使用日日志表3车辆辆使用状状况月报报表十二、车车辆费用用表1车辆辆费用报报销单2车辆辆费用月月度统计计表十三、事事故处理理流程十四、车车辆管理理流程1车辆辆使用流流程2车辆辆加油管管理流程程3车辆辆安全管管理流程程十五、肇肇事处理理流程图图十六、车车辆费用用额度控控制程序序图第七章 总务务后勤管管理一、总务务后勤主主管岗位位职责二、总务务后勤专专员岗位位职责三、宿舍舍管理专专员岗位位职责四、食堂堂管理专专员岗位位职责五、保洁洁人员岗岗位职责责六、绿化化人员岗岗位职责责七、食堂堂卫生检检查表八、住宿宿人员管管理表1住宿宿申请表表2住宿宿人员资资料卡3宿舍舍分配申申请表4住

7、宿宿登记表表5宿舍舍检查登登记表6宿舍舍物品借借用卡九、清洁洁卫生管管理表1卫生生区域划划计划表表2清洁洁工作安安排表3卫生生状况检检查表4清洁洁卫生评评分表十、员工工宿舍管管理流程程1宿舍舍管理方方案制定定流程2员工工入住宿宿舍管理理流程十一、员员工食堂堂管理流流程十二、清清洁卫生生管理流流程十三、企企业绿化化管理流流程第八章 公关关事务管管理一、公关关事务主主管岗位位职责二、公关关事务专专员岗位位职责三、商务务接待安安排表四、公务务接待审审批表五、公关关活动策策划表六、危机机预警处处理表七、危机机记录分分析表八、重要要接待流流程九、危机机处理流流程十、媒体体宣传流流程十一、接接待规格格表十

8、二、例例外事项项工作安安排表第一章 行政政部组织织架构与权权责一、行政政部组织织结构图图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管二、行政政部职责责职责1根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责3公司会议组织、记录及记录归档工作职责4员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责5负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责6负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责7负责公司车辆调动管理工作职责8负责公司总务

9、后勤管理工作职责9负责公司对外宣传、公关工作职责10牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责11完成公司高层临时交办的工作职责2负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作三、行政政部权力力职责1根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权职责3依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责4依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责5依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责6部门内部员工聘任、解聘的建议权职责2依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政政总监岗岗位职责责职责1审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理

10、相关关规章制度职责3根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责4组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责5负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责6负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责7组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责8负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责9负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责2审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案五、行政政经理岗岗位职责责职责1在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后

11、勤总务、环境和保卫等工作职责3负责组织行政季、月度行政后勤、保卫工作计划职责4本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作职责5组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作职责6做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络职责7负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况职责8贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合职责9负责召集本部门的有关工作会议职责10负责组织编写公司年度大事记职责11负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理职责2行政管理方针、政策和制度。指定人事管理和办公、行政管理的有

12、关规章制度第二章 前台台接待管管理一、接待待主管岗岗位职责责职责1制定前台接待工作年度计划，报行政部经理审批职责3对前台接待专员进行有效的培训和指导，提高其业务水平和服务素质职责4协助前台接待专员做好重要客人的接待工作及重要留言的落实情况职责5主持前台班次全面工作，创造和谐的工作气氛，减少工作环境中的磨擦职责6参加行政例会，及时了解员工的思想动态及困难，及时采取解决措施职责7受理直接下级上报的合理化建议，并按照公司相关规定程序处理职责8与公司各职能部门的协调及联系，协助组织公司的文化活动等职责9督导迎送工作，检查前台接待专员的仪表仪容、劳动纪律、礼仪及工作效率职责10负责向行政经理提请对前台接

13、待专员绩效考核的建议并协助实施考核职责11负责检查、监督前台办公区域内的安全、清洁和消防工作职责2协助制定前台接待处的岗位责任、操作规程及各项规章制度，并监督执行职责12正确传达上级指示，及时对下级工作中的争议做出裁决职责13协助公关事务主管、行政经理处理各种社会公共关系职责14负责前台接待突发事件及公司领导临时交办事件的处理二、接待待专员岗岗位职责责职责1服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务职责3熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息职责4负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档职责5负责公司文件、通知的分发

14、，做好分发记录并保存职责6配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作职责7负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养职责8维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养职责9执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡职责10负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记职责11对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见职责2负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理职责12完成领导交办的其他或临时工作三、客人人来访登登记表1公司司前台来来访客人人登记表表年 月月 日日序号姓名所在单位位来访人数数是否预

15、约约被访人事由时间备注姓名部门到达离开12345编制： 审核：2前台台接待来来访记录录表来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见见：处理结果果：编制： 审审核：3物业业公司前前台来客客登记表表年 月月 日日序号姓名所在单位位来访人数数联系方式式是否预约约被访单位位及被访人姓姓名来访事由时间备注进入离开12345编制： 审审核：四、前台台接待日志志表日期年 月月 日日 记录人考勤记录姓名签到时间间姓名签到时间间收发记录录接待记录录电话记录录备注编制： 审审核：五、函件件收发登登记表1 信函与快快件签收收登记表表日期来件单位位编号数量密（速）级接受部门门签收人（签字）编制： 填表人人

16、：2 信函与快快件寄送送登记表表日期送寄部门门编号数量密（速）级送达单位位接收人送寄人（签字）编制： 填填表人：六、前台台接待管管理流程程1预约约客人来来访接待待工作流流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束前台接待主管前台接待专员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档2来电电转接流流程开始拨通电话结束前台接待专员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否 处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录七、收发发文件管管理流程程1信函函

17、收发工工作流程程开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人行政部经理前台接待专员各职能部门2接收收信函、快件工工作流程程各职能部门前台接待专员前台接待主管外部单位开始登 记筛 选分 送结束发来信函、文件签 收接 收记录存档3寄送送信函、快件工工作流程程开始登 记联络相应单位处理发送结束前台接待主管前台接待专员各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求4传真真发文工工作流程程开始提出申请审批结束登 记发传真原件存档填写申请表行政部经理前台接待专员员工5传真真收文工工作流程程开始收 文签收结束登 记复 印转交文件存 档接收行政部经理前台

18、接待专员各部门或员工6收文文背签流流程开始递交文件结束签 字审核转 交存 档总经理前台接待专员各部门或员工八、前台台接待流流程看到客人，礼貌招呼开始问明来访事由，登记通知被访人安排客人等待地点引领客人到达等待地点奉茶或饮料，请客人稍等微笑离开结束九、来电电处理流流程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档第三章 办公公事务管管理一、办公事事务主管管岗位职职责职责1组织拟订办公事务季、月度发展计划，送交部门经理审核职责3负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作职责4建立和完善公司固定资产和办公用品管理制度职责5负责公司的各种公章证照管理，并负责使

19、用登记和年检工作职责6起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况职责7搞好与有关部门的协调及联系职责8受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理职责9负责检查本部门的安全、消防工作职责10负责办公事务突发事件职责11负责向行政经理提请对办公事务人员绩效考核的建议职责2起草、拟订办公用品的需求计划，报直接上级审批职责12完成公司领导临时交办事件的处理二、办公公事务专专员岗位位职责职责1协助部门主管做好各项办公事务制度草拟工作职责3负责公司办公家具设备、办公用品的采购工作职责4负责办公用品的登记、发放管理职责5负责制定办公家具、设备、用品的采购流程职责6负责监督办公设备的日常使用、维护职责

20、7负责计算机信息资料管理职责8负责公司图书、资料、合同等文档的管理职责9提出办公事务合理化建议，不断改进工作职责2积极落实上级要求的各项任务，提供相关服务职责10对于其他部门不符合行政事务管理规定的行为进行监督、检查职责11协助其他部门作好会议、接待工作职责12完成领导临时交办的其他工作三、行政政办公秘秘书岗位位职责职责1协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作职责3负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作职责4妥善管理传真机、复印机等办公设备职责5严守公司机密，妥善保管各类文件职责6及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作职责7起草会议文件，及时完成会议记录、

21、纪要工作。职责8按照上级领导安排，出席某些会议职责9陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作职责10协助公司领导起草各项规章制度职责11按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动职责2负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作职责12完成领导临时交办的其他工作四、办公公用品订订购审批批单部门使用人填表时间间序号物品名称称规格数量单位特殊要求求需求时间间订购原因因：部门主管管审批意意见：行政部门门审批意意见： 签签字： 年年 月月 日日如果金额额超过审审批权限限请行政政总监签签批意见： 签签字： 年 月 日五、办公公用品台台账 项 目物品名称称编号数量单价入库时间间备 注注编制：

22、行行政部 填写人人（签字字）：六、报废废物品清清单物品编号号物品名称称数量单价出厂时间间使用时间间报废类型型报废原因因以上物品品本部门门申请报废废处理意意见： 部部门主管管（签字字）办公事务务专员同意报报废处理理 不同意意报废处处理 办公事事务专员员（签字字）：办公事务务主管同意报报废处理理 不同意意报废处处理 办公事事务主管管（签字字）：七、办公公用品领领用表 年 月 日部门领用人核发序号物品名称称规格数量单位用途单价总价领用人： 主主管： 保管员员：八、办公公设备登登记表 年 月 日设备名称称编号厂名或品品牌出厂时间间购买时间间使用年限限规格颜色附属设备备价格存放地点点环境要求求主要用途途

23、简介：管理部门门负责人使用部门门责任人九、办公公文书会会签单1文件件会签单单发文单位位发文文号号发文日期期年 月月 日日时限普通件急件特急件密级普通秘密机密绝密标题会签顺序序单位收文时间间发文时间间会签人（签字）1月日时月日时2月日时月日时3月日时月日时备注注：会签签文件附附在会签签单后。对外外行文单单编号：日 期拟稿人职职务、姓姓名行文字号号行文标题题内容简介介经济审核核人法律审核核人行政部经经理总 经经 理理备 注发文文目录表表文件号文件标题题领导签发发拟稿部门门密级发放范围围份数登记日期期发出日期期封号明细帐页备注十、印章章使用登登记表印章章使用审审批表编号用章部门门盖章时间间公章类别别

24、盖章次数数文件发文文号文件名称称备注：用章人（签章）批准人（签章）注：请在在备注栏栏中简要要说明盖盖章用途途。印章章使用登登记表盖章时间间文件名称称发文号公章类别别盖章次数数使用人批准人备注十一、文文书档案案借阅审审批表编号文书档案案名称密级起草人起草部门门起草日期期归档日期期借阅原因因： 借阅阅人（签签字）： 年 月 日行政部意意见： 主管（签字）： 年 月 日批准人意意见： 批批准人（签字）： 年 月 日十二、办办公用品品管理流流程办公公用品购购买流程程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商行政部办公公用品领领用流程程相关部门行政部结束信息存档审核审核按清单发放

25、否是开始填写领用单否是十三、办办公设备备购买流流程采购人员行政总监行政部相关部门办公公设备购购买审批批流程审核 核审核审核采购程序是否开始购买申请单结束办公公设备询询价流程程行政总监 否 是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束办公公设备比比价流程程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监办公公设备采采购流程程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档十四、文文书档案案管理流流程发文文管理流流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否

26、会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否2收文文管理流流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案案归档流流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束4档案案借阅归归还流程程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案案销毁流流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档十五、往往来信件件管理流流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管

27、意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复 是否是开始来信结束十六、公公司印章章管理流流程相关部门行政总监行政部印章章制刻申申请流程程主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否2印章章使用流流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档十七、公公司证照照管理流流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是第四章 行政政人事管管理一、行政政主管岗岗位职责责职责1编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行职责3组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理职

28、责4组织做好公司的来宾接待或相关外联工作职责5与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各部门之间关系，确保公司各项运作正常开展职责6负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用职责7组织人员对公司行政车辆进行日常的维护与驾驶员的日常管理职责8组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记职责9组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等职责2负责行政预算、费用管理与统计职责10根据公司绩效管理政策，对本部门人员进行绩效考评二、行政政人事管理理专员职职责职责1负责办公用品的登记、采购、发放管理职责3协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责4协助行政主管严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围职责5各部门的考勤工作管理，并对各部门的考勤情况进行汇总统计职责6收集汇总员工提及地涉及人事行政和人力资源工作的问题、意见和建议并及时向相关部门反馈职责7车辆的使用管理与日常维护与保养职责8负责员工人事资料的建立、维护和及时更新职责2负责文件、报刊、杂志等的收发管理三、费用用报销标标准单位：元元 职别别费用标准准总经理副总经理理各部门经经理及主主管一般员工工交通费实报实报软卧实报报或者飞飞机票价价的%硬卧实报报每日住宿宿费实报实报1经济济特区元以以内2一般般地区元以以内1经济济特区元以以内2一般般地区元以以内每日餐费早餐实报