档案管理学培训范本4258.doc

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1、档案管理理学第一部份份 档案一、 档案的起起源：我国最早早的档案案是甲骨骨档案，产产生于公公元前年前的的殷商时时期，是是我国考考古工作作者在河河南安阳阳小屯村村发掘的的。甲骨文是是指刻在在龟甲和和兽骨上上的文字字，是迄迄今为止止发现的的我国历历史上最最早的文文字记录录，内容容多是商商王室占占卜的记记录。占卜虽然然是一种种迷信，但但在当时时的历史史条件下下，却是是商王朝朝的一种种重要活活动，凡凡祭祀、军事、农耕、狩猎或或者关于于风雨、年成、疾病等等，都要要占卜，记记载在龟龟甲或兽兽骨上，集集中保存存起来，通通常说中中国有几几千年文文字可考考的历史史，主要要是以这这些甲骨骨档案为为信证，因因而它是

2、是我们的的国宝。甲骨档案案的发现现是偶然然的，发发现者是是王懿荣荣先生，傅傅斯年年组织织挖掘了了安阳殷殷墟，此此前有些些散存在在社会上上。商、周时时期，还还有铸在在青铜器器上的铭铭文，记记载王族族恩赐、征战经经过、划划定疆界界等。春春秋战国国时期，冶冶炼技术术有很大大大发展展，郑国国大夫子子产首先先将刑书书铸于鼎鼎上，叫叫做刑鼎鼎，历史史上成文文法的公公布，大大致上始始于这一一时期。还有些些是将文文告之类类的刻在在石头上上。金文文档案和和金石档档案统称称为金石石档案。此外还有有简牍档档案，即即书写在在竹片和和木牍上上的文字字，事情情简单、字数不不多，写写在狭长长的单片片竹简或或较方的的木牍上上

3、即可；事情重重大，字字数很多多，则简简片连起起来，汇汇集成册册，“造册上上报”这个词词，就是是那时传传下来的的。“馨竹难难书”这个成成语，也也是那时时流传下下来的。馨：用用尽的意意思，即即用尽所所有的竹竹简也难难书写完完。秦汉以后后，一些些重要文文件用丝丝织品书书写，称称缣帛档档案。缣缣帛档案案可以卷卷成一卷卷、一轴轴，所以以量词用用卷、卷卷轴。西汉时期期，蔡伦伦在公元元年发明明纸张，导导致了档档案制成成材料的的第一次次革命。（造价价低，体体积小，便便于交流流）。档案制成成材料的的第二次次革命是是现代照照片的诞诞生（年）及及计算机机的出现现。年月月日日在在北京召召开了第第十三届届国际档档案大会

4、会，为庆庆祝这次次大会的的召开，邮邮电部发发行了一一套邮票票，名为为中国国古代档档案珍藏藏，共共四枚。、 甲骨档案案商代龟龟甲（商商代出士士的刻辞辞卜甲）、 简牍档案案汉代木木牍（中中国最早早的郡级级档案）、 金石档案案明代铁铁券、 纸质档案案清代图图书（清清帝向比比利时国国君递送送的国书书）这套照片片记载着着档案的的发展历历程。二、档案案的定义义：各国对档档案一词词下的定定义有所所不同。如：美国国大百百科全书书（）“档案，是是在执行行法律和和处理事事务中制制成或收收到的因因具有永永久价值值而保存存起来的的文件的的有机体体，包括括文稿、簿册、地图、录音带带和其他他文献材材料在内内。”法兰西西共

5、和国国档案法法（）：“任何自自然人和和法人、任何国国家机关关或组织织、任何何机构和和部门，在在自身活活动中产产生或收收到的文文件整体体，不管管其形成成日期、形式和和制成材材料，都都是档案案。”构成比较较科学的的档案定定义，应应该包括括四个要要素：、来源源，、属性，、形态态，、特点。档案是机机关、组组织和个个人在社社会活动动中形成成的，作作为历史史记录保保存起来来以备查查考的文文字、图图像、声声音及其其他各种种方式和和载体的的文件。档案法法第二二条：档档案是指指过去和和现在的的国家机机构，社社会组织织以及个个人从事事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等等活动直直接形成成的对国国家和社社会有

6、保保存价值值的各种种文字、图像、声像等等不同形形式的历历史记录录。含义：、来源源：由由文件转转化来的的。文件件转化成成档案应应具备三三个条件件，办理完完毕的文文件。办办理完毕毕是指文文书处理理程序上上告一段段落。正正在承办办中的文文件不是是档案。文件是是档案的的前身，档档案是文文件的归归宿，但但不是所所有文件件的归宿宿。有查考考利用价价值的文文件，文文件是档档案的基基础，档档案是文文件的精精华。按一定定规律保保存起来来的文件件。经过过分类、立卷集集中保存存起来的的文件。、属性性：是各各种组织织和个人人在其特特定的社社会活动动中形成成的。形成者者：官方方性质的的各种机机关单位位；半官官方性质质的

7、或非非官方性性质的社社团组织织，某些些个人。特定的的社会活活动：机机关，依依法行政政；社团团，行使使权利和和承担义义务；个个人，手手稿、信信件、家家谱等。、形式式：一是是指档案案信息的的记录方方式：文文字、图图表、声声音、图图像。二二是指档档案载体体的形式式，比如如甲骨、简牍、纸张、照片、磁带等等。、 特征：是是历史的的原始记记录，是是特定的的形成者者在当时时、当地地直接使使用的原原始文件件的转化化物，不不是事后后编写或或随意收收集的材材料，具具有原始始性的特特点。三、档案案的作用用：档案的作作用是多多方面的的，概括括起来有有两个基基本方面面：即凭凭证作用用和参考考作用。凭证作用用：落实实政策

8、，法法律诉讼讼等参考作用用：制定定计划，组组织生产产，编写写史料、水利设设施等。四、档案案的种类类：按内容分分有文书书、人事事、会计计、科技技、户籍籍、婚姻姻、房地地产等第二部份份档档案管理理体制我国档案案管理的的基本原原则是，集集中统一一地管理理国家全全部档案案，维护护档案的的完整与与安全，便便于党和和国家各各项工作作的利用用。如何体现现和贯彻彻这一原原则？成成立机构构档案机构构：档案事事业管理理机构档案馆馆国家家综合档档案馆、国家专专业档案案馆、部部门档案案馆、厂厂矿、学学校档案案馆等。档案室室关系：上上级档案案事业管管理机构构对下级级档案事事业管理理机构具具有业务务指导和和监督的的关系，

9、档档案事业业管理机机构对档档案馆、档案室室具有业业务指导导和监督督关系；机关档档案室和和档案馆馆之间，具具有档案案交接关关系，各各级各类类档案馆馆室之间间均无隶隶属关系系，但有有协作关关系。第三部份份机关关档案与与机关档档案工作作、 机关：泛泛指国家家、政党党和人民民团体为为实现其其职能而而组织的的某些固固定的能能独立行行使职权权的机构构。根据据职能性性质的不不同，我我国现行行机关大大致分为为：国家权权力机关关行政机机关党务机机关司法机机关军事机机关、 机关档案案：是各各种类型型的机关关在履行行职能的的活动中中形成的的、保存存备查的的文字、图像、声音及及其他各各种原始始记录。有文书书档案和和专

10、门档档案（如如诉讼、婚姻、审计档档案等）之之分。、 机关档案案工作机关档案案工作有有三项内内容：对本机机关的档档案进行行管理对本系系统及其其下属单单位的档档案进行行监督指指导对本单单位文书书处理部部门和业业务部门门的文件件材料的的形成、积累和和归档工工作进行行指导。档案管理理工作可可归纳为为：对本机机关的档档案进行行管理。档案管管理可归归纳为两两个方面面，八个个环节，一一是档案案实体管管理，即即：收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计，信息息管理，即即：检索索、编研研、利用用。对本系系统及直直属单位位档案进进行监督督、指导导。以国国家关于于档案工工作的原原则、方方针、法法规、制制度、规规范、标

11、标准等为为依据，对对本系统统所属单单位的档档案业务务进行规规划、指指导、监监督、检检查。对本单单位文书书处理部部门和业业务部门门的文件件材料的的形成、积累和和归档工工作进行行指导。对机关关各部门门的文件件从形成成、积累累到立卷卷归档的的全过程程进行指指导，包包括归档档时间、归档范范围、归归档质量量，即归归档制度度。第四部分分：各工工作环节节一、 收集、 内容：档档案馆、室保存存的大量量档案，不不是自身身形成的的，而是是向各机机关、机机关各部部门以及及个人接接收或征征集来的的，此环环节称收收集。收集工作作有以下下三方面面的内容容：本机关关文书部部门和业业务部门门移交的的档案。收集与与本机关关业务

12、工工作有关关的资料料，如业业务刊物物、文件件汇编等等。接收撤撤销机关关的档案案。、 意义：收集收收集工作作是贯彻彻档案工工作基本本原则的的重要内内容和具具体措施施。收集工工作为档档案工作作提供物物质前提提。收集工工作的好好坏关系系到档案案工作的的其他环环节，尤尤其影响响档案的的开发利利用。、 要求：注意档档案的形形成特点点：处理理完毕、有查考考价值、规律、避免“有文必必档”。必须注注意系统统性、完完整性，能能反映本本单位的的历史面面貌和工工作特色色。加强与与各部门门联系、掌握机机关活动动情况。、 措施：确保齐全全完整。注意归归档外的的收集：结合节节日前的的保密检检查收集集。结合合机构的的调整与

13、与人员的的调动收收集。结结合工作作的阶段段性收集集（重要要会议的的结束、案件处处理完毕毕等）。增加机机关工作作人员的的归档意意识：宣宣传内容容主要是是档案法法，方式式有会议议、展览览、陈列列等。列入机机关管理理制度和和目标考考核内容容。二、征集集：特色档案案：突出出反映本本地自然然地貌、疆域沿沿革、历历史发展展、风土土人情，名名人轶事事，典籍籍掌故、物产资资源等。做到以下下几个方方面：一一是广泛泛深入地地进行调调查研究究，明确确本地区区地方特特色，制制定规划划、明确确内容、要求、方法、步骤等等。二是是加强业业务指导导。三是是注意收收集与之之相关的的资料。本馆有有：名优优特产，四四特酒、丰城冻冻

14、米糖，高高安大观观楼腐竹竹等的资资料、获获奖证书书、照片片。名人：胡胡桔根，全全省玉茗茗花戏剧剧节获一一、二、三、四四届编剧剧一等奖奖，木木乡长等等的手高高、评价价文章等等。清江江中学的的剪纸、体育获获奖照片片。二、整理理、 意义 档案案的整理理工作是是档案利利用的前前提。档案整整理促进进档案的的收集。档案的的整理便便于档案案的鉴定定、保管管、统计计和检索索。、 内容就是对档档案进行行分类、组合、排列、编目，使使档案由由无序变变有序。具体内容容，区分分全宗、全宗内内档案分分类、立立卷、案案卷排列列、案卷卷目录的的的编制制等等。、 原则： 保持持文件之之间的历历史联系系（来源源、时间间、内容容、

15、形式式），如如请求和和批复、底稿和和正稿、正文与与附表。特殊的的如房地地产档案案 地契房房契及买买卖情况况、房籍籍档案、婚姻档档案等。整理档档案必须须利用原原有基础础。整理档档案必须须便于保保管利用用。、 全宗与全全宗划分分（一） 全宗： 全宗就是是一个独独立的机机关或者者人物在在社会活活动中形形成的档档案的整整体。是是组成部部分国家家档案的的基本单单位。档档案必须须按全宗宗来整理理，同一一全宗的的档案不不能分散散，不同同全宗的的档案不不能混杂杂。这样样才能科科学地保保持文件件之间的的历史联联系，全全面地反反映机关关活动的的历史面面貌，便便于档案案的保管管利用。全宗不不仅是个个整理方方法问题题

16、也是一一条原则则，一条条理论，称称为全宗宗原则或或全宗理理论。全全宗理论论的形成成和发展展，对整整个档案案工作产产生的巨巨大影响响，全宗宗理论的的确定，对对档案馆馆（室）的的档案管管理，有有阗重要要的指导导和组织织作用。 全宗理论论的形成成和发展展：十八八世纪欧欧洲一些些国家采采用的是是事由原原则，即即按照事事由（问问题）来来整理档档案，而而不管是是由哪个个机关形形成的档档案。是是图书的的分类模模式。缺缺点是混混淆了档档案的来来龙去脉脉，模糊糊了档案案形成的的具体的的历史背背景，给给档案的的查找利利用造成成了很大大的困难难。十九九世纪中中叶，18441年，法法国人提提出“尊重全全宗”的原则则。

17、18881年，普普鲁士人人提出“登记室室原则”，即不不要打乱乱机关机机关室整整理的形形态。19889年，荷荷兰人提提出来源源原则，即即维护档档案在机机关形成成时的本本来面貌貌和有机机联系。我国古古代虽然然没有全全宗理论论，但管管理档案案是按各各关、衙衙署来分分别保管管的，即即近似于于全宗思思想，如如宋代，全全国从中中央到地地方都建建立了各各级档案案库存架阁库库，吏、户、礼礼、兵、刑、工工六部的的档案，在在部里存存三年后后送架阁阁库，在在那里是是各自分分开保存存的。明明清两代代，后湖湖黄册库库、皇史史宬、内内阁大库库等，都都是具有有国家规规模的档档案馆，保保存的多多为皇家家御用档档案文册册，在管

18、管理上是是分开朝朝代，分分开形成成机关的的，如明明代的六六部，清清代的内内阁，军军机处，内内务府等等，无具具有按“全宗”管理档档案的朴朴素思想想。中华华人民共共和国成成立以后后，我国国实行档档案集中中统一管管理，使使全宗理理论有了了发展和和完善，如如全宗构构成的条条件，如如何区分分全宗、人物全全宗、全全宗的补补充形式式、判定定档案所所属全宗宗。 全宗构成成的条件件，立档档单位，一一个机关关、社会会团体必必须在行行政上、财务上上和组织织人事上上具有一一定的独独立，具具体说：第一，可可以独立立行使职职权，并并能以自自己的名名义对外外行文。第二，是是一个预预算会计计单位或或是独立立的经济济核算单单位

19、，第第三，设设有管理理人事的的机构和和人员，并并有一定定的人事事任免权权（第一一条为主主） 人物全宗宗，社会会知名人人士，如如社会活活动家、科学家家、作家家、艺术术家、教教育家在在其一生生活动中中形成的的档案整整体。包包括：著著作、手手稿、日日记、信信件、遗遗嘱经及及记载个个人家族族或家庭庭社会活活动的全全部材料料及社会会给予的的有关材材料（报报道、评评价等）立档单单位的变变化和全全宗的划划分由于社会会实践活活动的发发展变化化和工作作的需要要，经常常会出现现一些机机关单位位的撤销销、合并并、增设设以及名名称的变变化、职职权范围围和隶属属关系的的调整等等，有些些会影响响全宗的的划分，有有的不影影

20、响，主主要应辨辨别哪些些是根本本性变化化，哪些些是非根根本性的的。如：旧政权权机关与与解放后后人民政政府机关关，其政政治性质质根本不不同，应应该将档档案分开开，各自自构成全全宗。机关工作作地点、名称、领导关关系的变变更，职职能的扩扩大、内内部组织织机构的的调整等等，不属属根本性性变化，不不产生新新的立档档单位，变变化前后后同属于于一个全全宗。5分类分类就是是在区分分全宗的的基础上上，对立立档单位位所形成成的档案案按其来来源、产产生的时时间、内内容和形形式上的的异同，分分成若干干层次和和类型，构构成有机机体系。各种分分类方法法：年度分分类法：每一年年分一个个类。优优点，简简便易行行，能保保持文件

21、件之间在在时间方方面的联联系。注注意跨年年度文件件的处理理，计划划、总结结应按落落款日期期归档，涉涉及到几几个年度度的，如如五年规规划、十十年规划划，规划划放在针针对的第第一年，总总结放在在针对的的最后一一年，会会议如跨跨年度，文文件不能能拆散，放放入会议议开幕的的一年。组织机机构分类类法，按按立档单单位内部部组织机机构分类类，优点点，反映映文件之之间在来来源方面面的联系系，标准准明确，简简单易行行。问题分分类法，又又称事由由分类法法，优点点，保持持文件在在内容方方面的联联系，便便于按专专题查找找，提供供利用。各种分类类方法的的联合使使用：因因为立档档单位存存在时间间长，档档案数量量多，在在实

22、际实实际工作作中很少少单纯使使用一种种分类法法，一般般都是分分层分类类，几种种方法结结合使用用。比如如：年度组织机机构分类类法优点：与与文书部部门和业业务部门门立卷归归档结合合起来，每每年归档档的案卷卷依次排排架，不不必留空空，不需需倒架。组织机构构年度分分类法适用于内内部机构构比较稳稳定的立立档单位位或撤销销单位，但但要预留留空架，否否则第年年要倒架架。年度问题分分类法适用于内内部机构构变化比比较多的的全宗，便便于按问问题查找找。问题年度分分类法适用于撤撤销单位位和历史史档案，机机关档案案工作业业务建设设规范（年国家家档案局局颁布）一一般应采采用年度度组织机机构（问问题）进进行分类类。各机关

23、应应按照档档案内容容和载体体的不同同，制定定统一的的分类方方案，又又称分类类大纲。：立卷卷一个全宗宗的文件件经过分分类以后后，各类类内还要要进一步步系统化化，将将将文件组组成案卷卷，称立立卷（组组卷）。程序：组组成案卷卷单位拟写案案卷标题题卷内文文件的排排列与编编号填写卷卷内文件件目录与与备考表表案卷封封面的编编目与案案卷的装装订。案卷的的组合方方法及拟拟写案卷卷标题：个方方法，即即按六个个特征立立卷：问问题特征征。如人人事任免免、机构构调整等等。作者者特征。即文件件制发机机关，如如中共某某某县委委、某某某省委组组织部等等。文种种特征。如各项项工作计计划、各各种会议议记录、通知、报告等等。时间

24、间特征。地区特特征。下下发机关关来文或或向下的的行文。收发文文机关特特征，种特征征的联合合使用，如如某某市市委组织织部部务务会议记记录，包包括作者者、问题题文种。又如某某某市委委组织部部关于某某某县干干部任免免的通知知，包括括了作者者地区、问题、文种。页号号，统一一在有文文字的每每页材料料正面的的右上角角、背面面左上角角填写页页号。卷内文文件的排排列与编编号：卷卷内文件件一般按按时间排排列，也也可按文文号、问问题、地地区、作作者等顺顺序排列列，但请请示与批批复、正正文与附附件，同同一份文文件的正正稿与底底稿、草草案等不不得分离离，排好好之后再再编号，固固定次序序，批复复在前、请示在在后，正正稿在前前、底稿稿在后。页号号，统一一在有文文字的每每页材料料正面的的右上角角、背面面左上角角填写页页号。填写卷卷内文件件目录和和备考表表。卷内内目录：顺序号号、文号号、责任任者、题题名、日日期、页页号、备备注。备备考表，需需要说明明的问题题、立卷卷进人、检查人人、时间间。案卷封封面的填填写与装装订，封封面内容容：立档档单位名名称、类类目名称称、案卷卷标题、卷内文文件起止止日期、总页数数、保管管期限、档号等等