人力资源讲师讲义5803.docx
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1、有效会会议技巧巧讲师师手册开场及热热身活动动 【授课时时长: 60分分钟】单元一:概述 【授课时时长: 400分钟】目标:了了解课程程目标和和内容,掌掌握会议议的基本本概念,类类型及会会议要素素。1. 对低效率率会议的的报怨52. 低效率会会议的高高成本5 3. 工作会议议是管理理方式的的体现15 4. 会议的三三维立体体图105. 会议角色色及任务务5单元二会议准准备 【授课时时长: 60分分钟】1. 案例分析析52. 5W1HH准备技技巧303. 会议规则则54. 会议类型型比较55. 会议准备备演练15单元三会议技技巧 【授课时时长: 40 分钟】1. 程序技巧巧102. 任务技巧巧10
2、3. 人际技巧巧104. 技巧评点点55. 有效会议议准则5单元四棘手情情况处理理 【授课时时长: 40分分钟】1. 棘手人物物处理202. 棘手情况况处理20阶段教学内容容备注 开场场白:课程目标标大家好,欢欢迎大家家来参加加今天的的有效会会议技巧巧课程。(讲师开开场白及及自我介介绍)介绍相关关培训背背景:会议在我我们的日日常工作作中,会会占据大大量的时时间,我我们很多多同事每每天都要要参加一一个以上上大大小小小的会会议。有有效的会会议管理理技巧,能能够帮助助我们提提高个人人工作效效率,以以及组织织的绩效效。通过今天天一天的的培训,我我们能够够在以下下方面得得到提高高:n 认识工作作会议是是
3、管理沟沟通的重重要方式式 n 掌握会议议中的角角色及任任务n 掌握会议议三维图图要素及及内容n 学会运用用5W11H技巧巧来准备备会议n 学会运用用任务、程序及及人际技技巧来主主持会议议n 学会处理理会议中中棘手问问题要求学员员根据自自己主持持会议的的情况,确确定自己己最需达达到的个个人目标标。授课方式式:讲授为主主 达到目标标:1、让学学员明白白学习会会议管理理的必要要性,以以及课程程本身对对学员的的帮助在在哪里。课程内容容今天一天天的课程程内容主主要包括括以下五五个单元元,立体体剖析会会议过程程:在第一单单元中,我我们主要要会了解解到与会会议相关关的一些些概念。第二、三单元元会学习习到会议
4、议准备及及会议过过程中的的许多技技巧。在在此基础础上,我我们会在在第四单单元中共共同来探探讨如何何处理会会议中的的一些棘棘手问题题。课程程中会有有大量的的练习,请请大家积积极参与与,认真真完成。授课方式式:讲授为主主 达到目标标:说明一天天课程中中会涉及及到的内内容。课堂纪律律在整个课课程中,有有一些规规则需要要大家共共同来遵遵守,包包括:请守时,不不要迟到到;手机请调调至震动动档,如如需接听听电话,请请至培训训教室外外接听;空杯心态态,积极极思考,参参与讨论论;授课方式式:讲授为主主 达到目标标:要求学员员遵守纪纪律以保保证授课课效果热身活动动在课程开开始之前前,我们们先来开开一个热热身会议
5、议,请大大家以组组为单位位进行,会会议的主主题是:找出小小组成员员之间肉肉眼无法法观察到到的166个共同同点。会会议的目目的是:帮助参参会人员员增进相相互之间间的了解解;融洽洽团队气气氛;促促进未来来沟通和和关系的的建立。结果写在在大白纸纸上。每组必需需明确主主持人、纪录和和人阐述述人;人人员挑选选方式:每组自自由选定定,或者者由讲师师根据某某显著特特征指定定;会议时间间:8每组发言言:4-5小组会议议期间讲讲师不断断报时,形形成压力力;授课方式式: 热身游戏戏30达到目标标:帮助学员员互相了了解,活活跃课堂堂气氛,同同时体验验一次实实际会议议,以便便之后分分析。活动回顾顾小组讨论论,同样样可
6、设主主持人、纪录人人和阐述述人。讨论要点点:n 是什么行行为和心心态导致致你们的的讨论结结果n 用一个比比喻形容容参加会会议的心心情n 用一个比比喻形容容主持会会议的心心情 讲师引导导:本次次会议是是否有效效,为什什么有效效?有效会议议必备要要素:清晰议题题时间压力力有效的主主持过程程所有成员员的积极极参与授课方式式:小组讨论论5分钟钟,每组组阐述22-3分分钟,讲讲师总结结。 220达到目标标:体验并分分析何为为有效会会议,为为什么有有些小组组的讨论论效率很很低,引引出后面面的课程程内容单元一内内容接下去进进入今天天课程的的第一单单元:会会议概述述第一单元元会包括括以下几几部分内内容:n 对
7、低效率率会议的的报怨n 低效率会会议的高高成本n 工作会议议是管理理方式的的体现n 会议的三三维立体体图n 会议角色色及任务务授课方式式:讲授为主主 达到目标标:帮助学员员了解第第一单元元中的主主要内容容。对低效会会议的抱抱怨提问学员员:大家家喜欢开开会吗?如果不不喜欢的的话,原原因是什什么?讲师总结结:哈佛佛商学院院的一项项对高管管人员的的调查表表明,人人们不喜喜欢开会会的主要要原因如如下:n 跑题:83%n 准备不足足:77%n 低效率: 74%n 缺乏倾听听:68%n 会议长度度: 60%n 缺乏参与与: 51%授课方式式:提问,讲讲师总结结 达到目标标:让学员重重视自己己主持的的会议由
8、由于某些些技巧不不足而可可能导致致的后果果。低效率会会议的高高成本讨论研究究结果:研究表明明,主管管人员平平均投入入会议的的时间为为总工作作时间的的30%,高级级管理人人员甚至至达到550%。低效率率会议耗耗时,耗耗力,耗耗财。学员计算算:每年在会会议中浪浪费的自自己的时时间。每年在会会议中浪浪费的别别人的时时间。讨论得出出结论:低效率率会议 = “犯罪”授课方式式:计算,讨讨论 达到目标标:通过讨论论强化低低质量会会议的危危害。会议评估估表请学员用用5分钟钟时间完完成会议议有效性性评估表表:引导词:请用以以下评估估表测评评你经常常主持的会会议,并并在符合合你情况况的描述述项前打打勾强调评评估
9、的项项是学员员自己主主持的会会议。从答案中中可以看看出自己己平时不不太注意意的方面面,以便便日后改改进。授课方式式:完成练习习,讨论论 达到目标标:学员评估估自己的的会议管管理能力力。界定会议议提问学员员:会议议的定义义是什么么?讲师总结结,会议议就是:n 三人以上上n 聚在一起起n 展开有组组织的讨讨论n 有效达到到明确目目的授课方式式: 提问,讲讲解达到目标标:让学员理理解会议议的定义义会议和沟沟通渠道道先提问学学员,除除了会议议以外,我我们在日日常工作作中还会会用到哪哪些沟通通渠道?请学员分分组讨论论,各种种沟通渠渠道的优优点和缺缺点,每每组派代代表发言言。之后由讲讲师总结结。授课方式式
10、: 小组讨论论,讲师师总结达到目标标: 理解会议议与其他他沟通渠渠道的特特点会议的独独特优势势介绍沟通通学中有有关语言言与身体体语言关关系的研研究结果果:在有效沟沟通中,所所传递信信息的555% 是通过过身体语语言传达达的,338是是通过语语调完成成的,只只有7取决于于所使用用的言辞辞。结论是:开会具具有电子子邮件、电话、信函等等方式不不可比拟拟的优势势。强调:有有效主持持工作会会议是需需要技巧巧的。授课方式式: 讲授为主主 达到目标标:理解会议议的独特特优势会议的作作用讨论:为为什么要要开会? 两人人一组列列出召开开工作会会议的原原因。讲师总结结会议的的作用(可可播放视视频)n 发放消息息型
11、n 互通消息息型n 解决问题题型n 做出决定定型其中前两两类属于于信息沟沟通类,后后两类属属于决策策讨论类类。授课方式式:录像+讨讨论 达到目标标:让学员明明白会议议在我们们工作中中所起的的作用会议三维维立体图图(三要要素)提问:会会议的组组成部分分。讲师总结结:会议议包括三三个要素素,我们们形象称称其为会会议三维维图:包括会议议任务ttaskk,会议议程序pproccesss,会议议成员ppeopple。一个成功功的会议议是同时时对会议议三要素素的成功功管理。讨论式讲讲解各要要素包括括的内容容,请学学员举例例说明:会议任务务:是否否完成会会议既定定目标会议程序序:是否否有完整整的会议议过程,
12、以以便有效效完成会会议任务务会议成员员:是否否充分发发挥各成成员的作作用,创创造积极极的会议议气氛授课方式式:提问,讨讨论 达到目标标:理解会议议包括哪哪些要素素,作为为一个会会议主持持人应统统筹考虑虑。会议成员员-会议议角色及及任务引导学员员讨论自自己对会会议的管管理是否否是单枪枪匹马一一个人。强调一个个会议应应有不同同的人对对会议三三要素进进行管理理。讲解会议议角色分分配:主持人:完成会议议讨论任任务确保保会议达达到预期期目的确确保高质质量讨论论内容协助人:监控会议议程序贯贯彻会议议规则/纪律确确保与会会者平等等参与记录人:笔录会议议决议备备份会议议记录讲解中引引导学员员讨论自自己是如如何
13、做的的。强调:现现实情况况经常是是一线主主管一人人充当三三种角色色,任务务非常艰艰巨。但但虽然是是一人兼兼三职,仍仍需完成成三种角角色任务务。授课方式式:讨论,讲讲解 达到目标标:理解会议议角色的的不同分分工。学员自我我评估请学员回回顾以往往主持的的会议,检检测自己己是否完完成了:主持人的的任务?协助人的的任务?记录人的的任务?请学员分分享自己己的案例例。授课方式式:学员讨论论 达到目标标:学员评估估自己在在会议角角色方面面做得如如何单元二内内容总结前一一单元要要点。接下去进进入今天天的第二二单元:会议准准备主要包括括以下几几部分的的内容:n 案例分析析n 5W1HH准备技技巧n 会议规则则n
14、 会议类型型比较n 会议准备备演练授课方式式:讲授为主主 达到目标标:帮助学员员了解第第二单元元中的主主要内容容。案例讨论论请学员阅阅读案例例,并小小组讨论论:n 为什么会会发生这这样的状状况?n 这样的状状况给企企业带来来哪些后后果?n 如何改进进?会议通知知正文:通知兹定于下下周一下下午188:00召开开公司高高层会议议,请各各部门经经理准时时参加。总经理办办公室XX年XX月X日日以上会议议通知可可根据实实际情况况增减内内容小组讨论论要点:会议议程程不明,没没有明确确主题,会会议时间间选择不不当等授课方式式:小组讨论论 达到目标标:由案例讨讨论结果果引出接接下去要要展开的的有关会会议准备备
15、的内容容。会议准备备5W11H介绍5WW1H内内容:WHY,WWHO,WWHENN,WHHEREE,WHHAT,HHOW以下讲解解联系55W1HH对会议议三要素素的作用用。WHY:保证会会议任务务WHO:保证会会议任务务,人际际关系WHENN,WHHEREE:保证证会议任任务,会会议程序序WHATT:保证证会议任任务HOW:保证会会议程序序,人际际关系(可结合合视频讲讲解)授课方式式:讲授为主主达到目标标:了解会议议准备中中应考虑虑的5WW1H以下情况况下,开开会是资资源的浪浪费组织会议议前自问问:能否不开开?会议议合并?次数减减少?时时间缩短短?人员员减少?强调以下下情况下下,开会会是一种种
16、资源的的浪费:n 主持人没没有时间间为会议议作充分分准备n 与会者没没有时间间为会议议作充分分准备n 必要人物物不能出出席n 会议没有有时间对对问题展展开讨论论n 书面形式式比开会会更有效效学员回忆忆以前主主持的会会议,哪哪些会议议不该召召开?举举一个典典型的例例子。授课方式式:讲授,学学员举例例达到目标标:引导学员员回顾自自己是如如何做会会议准备备的。WHYWHY,主主要考虑虑会议具具体的目目的是什什么?介绍会议议目的和和会议主主题,强强调两者者的不同同。会议目的的:通过过开会预预期达到到的结果果会议主题题:会议议核心议议题会议目的的应提前前告知与与会人员员,以便便他们准准备。授课方式式:讲
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