业务助理工作内容以及应具备的能力11227.docx

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1、外贸助理理工作内内容以及及应具备备的能力力外贸助助理(业业务人员员)应具具备的基基本能力力和工作作内容 第一一步：作作为业务务人员的的心态：记住该该记住的的，忘记记该忘记记的。改改变能改改变的，接接受不能能改变的的。 谈谈业务人人员的心心态，就就必然会会涉及两两个方面面：招聘聘和应聘聘。如果果以业务务人员/销售代代表的身身份进入入公司.工作职职责就是是：维护护好客户户，多接接订单。如果以以业务助助理的身身份进入入公司，工工作职责责就是：做好业业务经理理分配的的工作。两者工工作内容容相同，但但待遇却却有相差差。一般般来说，业业务人员员/销售售代表是是有业务务提成的的;而业业务助理理是没有有提成的

2、的。在招招聘和应应聘时，公公司与业业务人员员双方需需就待遇遇问题谈谈好细节节条件。这就对对双方提提出要求求。对公公司来说说，一整整套完善善的业务务薪资体体制需要要出台；对业务务人员来来说，不不要让不不确定因因素模糊糊下去。一个连连自己利利益都不不会去争争取的业业务人员员会为公公司争取取利益吗吗？ 从从发展来来说，业业务人员员应与公公司的发发展同步步。即，业业务人员员的工作作为公司司带来稳稳定的发发展，得得到应得得的报酬酬。业务务人员在在进入公公司时，就就必须做做好在公公司工作作3-55年以上上的准备备。因为为一个业业务人员员从熟悉悉产品到到积累固固定的客客户最好好也需要要1年以以上。也也就是说

3、说到第22年，业业务人员员才能真真正从自自己的工工作成果果中获利利。公司司的相应应待遇制制度也应应该建立立在3-5年以以上而且且用好业业务人员员的这33-5年年时间，为为公司谋谋取更大大的利益益。 任任何事都都没有对对与错，它它是一种种经历；人生也也只是一一种经历历。所以以要怎么么样去做做，尽管管大胆地地去做吧吧！ 第二步步：做到到正规，注注重细节节 为什什么要正正规和注注重细节节？ 对对外贸易易与其他他的贸易易不同，因因为地理理、文化化背景等等方面的的不同，它它需要操操作人员员使用一一套已经经被广泛泛接受并并沿用的的系统。它就是是我们在在书本上上学习到到的那些些知识和和规范。从沟通通的细节节

4、中客户户会看到到你的工工作态度度，工作作是否严严谨及是是否可以以信任。 如何何正规和和注重细细节？ 从业务务人员来来说，所所有与客客户有接接触的文文件都必必须符合合国际惯惯例。它它们都有有其固定定的格式式和规范范。 所所以尽量量使用正正规的商商务信函函，正规规的合同同格式，正正规的样样品发票票等文件件。 在在实际操操作中从从以下几几方面做做到： 1. 对客户户的回复复使用正正规商务务信函格格式。 2. 在每一一封信函函中正确确使用签签名格式式 3. 努力提提高英语语写作水水平。使使用正确确、简洁洁的语言言。 4. 使用常常用的字字体及字字号。公公司如有有规定，使使用公司司规定的的字体，字字号及

5、颜颜色。 5. 不使用用非正规规缩写。如：aasapp. 6. 规范使使用英文文大小写写。不使使用全部部大写，以以方便客客户阅读读 7. 尊重客客户，使使用礼貌貌用语。勿出现现商务忌忌讳用语语或太粗粗俗语言言。 第三步步：熟悉悉产品 一个连连产品都都不熟悉悉的业务务人员，能能将产品品推销给给客户吗吗？会赢赢得客户户的信任任吗？ 从以下下方面来来熟悉产产品： 1. 如果是是生产型型企业，业务人员多到生产车间和样品制作部去；如果是贸易企业，多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行比较。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识。 2. 如果你你是接手手以前业业务人员员手上的的工作，整整理

6、以前前与客户户沟通过过的信函函，会让让你了解解许多有有关产品品方面的的知识。 3. 不懂一一定要问问。因为为客户既既然敢下下订单，说说明他对对产品还还是有一一定了解解的，甚甚至说非非常了解解。而你你要做的的就是比比他更专专业，因因为你要要卖你的的产品给给他。把把客户当当傻瓜是是最不明明智之举举。 4. 如果还还有其他他业务人人员，创创造机会会让你们们成为朋朋友。如如果他愿愿意帮你你，你可可以省很很多时间间和精力力。 5. 做个有有心人。将在日日常订单单跟进过过程中的的产品相相关知识识整理成成文档并并默记在在心中。 第四步步：做到到 “分析反馈沟通”，“建议”和“守诺” 沟通通心态及及目标：将客

7、户户每个询询价变成成订单。即使这这次沟通通没有接接到订单单，也要要让客户户在下次次有类似似的产品品询价时时，第一一时间想想到你或或你的公公司。 分析反馈沟通 在收到到客户信信函和询询价时，第第一件事事就是认认真阅读读，然后后进行分分析；主主要分析析客户的的意向是是什么，客客户需求求什么及及客户希希望得到到哪些方方面的信信息。 根据多多年对客客户来函函的统计计及汇总总，可以以将其分分为如下下几类： 1. 建立业业务关系系函件 这样的的信函主主要内容容是介绍绍公司的的情况，表表达建立立业务关关系的意意向及客客户经营营范围。 回复复方式：感谢客客户对公公司的关关注，简简单介绍绍公司的的服务，体体现公

8、司司实力，引引导客户户尝试公公司提供供的服务务。 2. 产品大大类的询询价函件件 此类类信函客客户意向向比较明明显他需要要什么类类别的产产品，作作途是什什么等。这时，有有针对性性的推荐荐一些产产品给客客户并配配合客户户了解更更全面的的产品。主要以以体现企企业在这这些产品品上及服服务上的的专业为为中心。 因为为要推荐荐产品，所所以必不不可少的的会涉及及到产品品图片。什么样样的产品品图片是是最合适适的呢？ 1) 产品图图片规格格（单个个产品）：大小（以以最长的的一边算算）不要要超过224CMM, 分分辨率772-1100 DPII为合适适。这时时图片大大小在2200KK以内为为好。 这样产产品图片

9、片即清晰晰，体积积也不大大。通过过电子邮邮箱发送送也很方方便。 如果多多个产品品在一个个图片上上，大小小以不超超过244CM为为好，分分辨率为为1000DPII为合适适。图片片大小在在4000K左右右。 这这里就涉涉及到一一些简单单图片处处理的知知识了。在PHHOTOOSHOOP的入入门教程程上有介介绍。到到网上搜搜索或到到书店买买本书来来学习一一下。 2) 单个邮邮件大小小不要超超过8000K。最好在在6000K以内内。这样样方便客客户接收收邮件。如果超超出8000K，则则可以分分多封信信函进行行发送。 3) 产品图图片必须须给客户户直接印印象并让让客户清清楚了解解产品所所有细节节。我们们产

10、品必必须有产产品合起起及打开开时的图图片。如如有增加加配件需需单独附附上。在在报价中中不包括括的配件件，最好好单独附附图片。 4) 业务人人员使用用的产品品图片必必须清楚楚，能真真实反映映产品颜颜色，结结构，配配件等款款式不可可缺少的的因素。所以要要求产品品在拍摄摄时使用用正片拍拍摄。正正片拍摄摄费用也也不贵，正正片分两两种：#1200和#1135. 一般般以1220为主主，个体体较小的的产品(如钱包包等)使使用1335拍摄摄在成本本控制方方面较为为划算。#1220：550元/张， #1335：330元/张。大大约值，具具体请与与拍摄公公司确认认。3. 单单个或几几个产品品款式的的询价。 这样

11、样的产品品询价针针对性比比较强，客客户已经经将目标标锁定到到了具体体的产品品上。这这时，第第一步是是满足客客户的第第一需求求得到报报价；然然后才是是体现公公司实力力和服务务的专业业。当然然以上所所有的回回复方式式都是针针对新客客户。对对于老客客户就不不用说太太多，以以实际服服务质量量及产品品质量来来说话。 这里里还提及及一点：做个正正式的报报价单。报价单单属企业业文件的的一种，也也属于VVIS中中的一部部分。越越正规越越好。国国外客户户习惯使使用EXXCELL文档，也也可以将将其做成成PDFF文档发发送给客客户。报报价单文文件名称称方面也也有进究究。最能能好包括括产品名名称，型型号，数数量，报

12、报价日期期或客户户编号。这样方方面双方方以后进进行查找找及核对对。 可可将询价价产品细细分为两两种：1). ODMM：即公公司自行行开发的的产品 如果产产品款式式不多，可可以在报报价的时时候附产产品图片片，这样样方面客客户通过过信函直直接进行行比较、审核。报价需需要详细细，包括括：价格格，产品品说明/描述，包包装资料料，样品品时间，样样品费用用，大货货。 如如有商标标，也需需要注明明相关细细节。 如果款款式太多多，可以以不提供供产品图图片。而而只提供供报价。报价以以表格的的形式，即即只提供供价格而而没有详详细细节节。待客客户选择择具体的的款式后后，再提提供详细细的报价价。2). OEMM：即客

13、客户来款款式报价价。 这这些款式式可能是是客户直直接开发发的，也也可能是是竞争对对手开发发的。它它代表了了客户需需求的一一种意向向。 对对于此类类询价，除除作详细细的报价价单外，还还需将这这些款式式发送到到公司产产品设计计和开发发部门，作作为公司司开发产产品的借借鉴。 分析：客户是是否有价价值。 公司投投入广告告就象撒撒网一样样，拉上上岸的除除了鱼还还有树枝枝，垃圾圾等。所所以公司司通过广广告得来来的询价价并不是是全部都都有价值值。公司司需要对对这些资资源进行行过滤后后，为真真正的客客户提供供服务。一个公公司拥有有有限的的资源，它它只能服服务一些些客户并并令他们们满意，不不可能服服务所有有客户

14、并并令他们们满意。 如何何来辨别别客户的的价值呢呢？可以以从以下下方面进进行判断断：. 客客户国别别是否在在贵公司司主打市市场范围围内？. 客客户联系系方式是是否符合合正规公公司条件件：公司司名称，地地址，电电话，传传真，电电子信箱箱，网站站这些资资料是否否完整。电话和和传真是是同一个个号码或或者电子子信箱是是免费邮邮箱（yyahooo. gmaail, hootmaail, aool.ccom等等）的客客户，一一般是很很小的公公司。对对于这些些客户不不要放过过多的精精力和时时间去进进行跟进进。根据据以往的的经验，所所有免费费的邮箱箱会在使使用1年年以后失失效。. 通通过样品品收费的的方式过过

15、滤一部部分无诚诚意合作作的公司司。20004年年以前，几几乎有一一半的贸贸易公司司都不接接受样品品费用。到20005年年，接受受样品费费用的公公司也越越来越多多。而且且一般来来说低价价值的产产品的样样品费用用都会在在生产大大货时退退还。一一般情况况下收取取样品费费用，是是对于新新客户来来说。而而样品费费用这个个过滤网网，也会会为企业业在开发发大客户户时成为为障碍。因为绝绝大多数数大公司司是不同同意支付付样品费费用的。这就看看企业在在开发客客户时的的取向了了。这只只是一个个过滤网网，可以以对感觉觉比较有有价值的的客户采采用灵活活的调整整。如公公司订单单比较缺缺乏时，可可以通过过免费样样品争取取到

16、一些些客户，这这也是企企业竞争争的一个个方面。制度与与灵活的的拿捏平平衡也是是很关键键的。 经过多多次与客客户的沟沟通及长长时间的的统计，但但我想念念肯定还还会有其其他的方方法可以以从沙中中淘出金金子来。这些技技巧就要要大家来来补充了了。 反反馈与沟沟通 在在订单跟跟进过程程中，业业务人员员需养成成即时反反馈及沟沟通的习习惯。客客户发出出的信息息都能得得到你的的反馈，这这样可以以让客户户放心。如果能能让客户户也养成成这样的的习惯，那那也会减减轻业务务人员的的工作量量。 沟沟通，不不管是在在订单跟跟进或为为人处事事中都是是极其重重要的一一个手段段。这里里要说的的沟通是是确认订订单前所所有的细细节

17、。细细节要分分成两个个部分。一、业务务人员方方面的：即业务务人员可可以根据据产品方方面及跟跟单方面面的知识识来确认认的细节节。二、客户户方面的的：即需需要客户户确认的的细节。这两方方面的把把握也是是体现业业务人员员跟单能能力的重重要因素素。 建建议：站站在客户户的角度度，给出出你的建建议。 销售最最理想的的高度是是：顾问问式的销销售。站站在客户户的角度度来考虑虑问题，提提出你自自己的建建议来帮帮助客户户。同时时也帮助助了你自自己。从从产品来来说，你你要比客客户更了了解产品品，所以以您的建建议会比比客户的的想法更更适合于于项目中中的产品品。 你你的合理理建议让让客户感感觉到你你的专业业，也感感觉

18、到你你的尽职职。这样样还让客客户给你你多一份份信任。这种信信任关系系在业务务开展中中是非常常重要的的。它会会让你的的客户忠忠诚度提提高一个个层次。 但合合理的建建议是建建立在对对产品的的充分了了解和丰丰富的跟跟单经验验上的。这两个个因素都都是在业业务开展展过程中中慢慢积积累起来来的。它它也是一一把双刃刃剑，用用得好事事半功倍倍，用不不好会显显得更不不专业。 守诺诺 它是是业务开开展的基基础，也也是为人人处事之之道。除除了业务务人员必必须守诺诺，还要要让公司司最高领领导人守守诺。而而为了遵遵守承诺诺，最好好的办法法就是少少做承诺诺，在给给客户承承诺之前前， 先先去确认认一个满满足承诺诺的条件件是

19、否可可行。而而一旦做做了承诺诺，就一一定要做做到。如如果做不不到，就就要诚心心地向客客户道歉歉，不要要去辩解解或推卸卸责任。只需向向客户说说：这是是我的错错。然后后想办法法来弥补补。 第五步步：一定定的单证证操作能能力。有有这么个个说法，要要做好业业务必先先做好单单证。对对于单证证的熟悉悉有助与与你更好好的衔接接各个环环节。业务助理理的重要要性业务助理理岗位是是保障公公司销售售部门正正常运转转，方便便销售部部门制定定销售计计划和实实现销售售目标必必不可少少的岗位位；是为为公司销销售部门门提供后后勤服务务，为业业务人员员提供帮帮助必不不可少的的岗位。业务助助理素质质的高低低和处理理业务的的综合能

20、能力直接接影响销销售部门门的整体体业绩和和公司形形象。为为更好促促使销售售部门工工作的顺顺利开展展，制定定以下相相关制度度。业务助理理工作的的基本内内容与职职责A 接待客客户日常常来访，来来电，来来函等咨咨询服务务，为销销售部提提供后勤勤服务。B 协助业业务人员员进行订订单制作作，跟单单，样品品寄送，并并跟进，为为销售部部提供帮帮助。C 处理制制作业务务员交给给的报表表，单椐椐，文件件，资料料等。D 受理客客户的投投诉电话话，做好好相关记记录，及及时联系系相关业业务人员员处理。E 定期对对重点客客户进行行电话回回访，帮帮助业务务人员做做好客情情，主动动和客户户增进了了解，介介绍公司司的企业业文

21、化，让让客户更更加信赖赖公司的的产品。F 每月总总结整理理客户的的投诉资资料，分分析出客客户最不不满意的的情况并并总结出出来，为为公司后后期改进进和制定定方案作作参考。G 协助业业务员回回收货款款，并及及时提醒醒业务员员相关货货款的回回收情况况。H 及时提提出合理理化建议议，帮助助业务员员成长，针针对在外外出差的的业务员员，每天天电话跟跟踪一次次，咨询询是否有有需要提提供帮助助。I 配合公公司其它它部门积积极开展展工作，如如：配合合仓库的的开单发发货工作作。J 做好每每次部门门会议的的工作安安排，为为部门提提供方便便。K 组织搜搜集相关关能促进进业务员员成长的的资料，分分发到个个人阅览览，让业

22、业务人员员圆满。做好经理理助理可可不是一一件容易易的事 表面上上看，这这是一项项简单的的工作。但是，真真要做到到非常好好是要求求很高的的，可做做的事情情也相当当多。绝绝不仅仅仅是为经经理泡泡泡咖啡、接接电电话那么么简单。1 尽尽可能熟熟悉经理理的工作作，熟悉悉公司的的工作。力争做做到能够够心里有有数。22 最重重要的一一条，学学会换位位思考。能够充充分理解解、领会会经理的的工作意意图，随随时做好好辅助工工作。33 也是是很重要要的一条条，要细细心踏实实。能够够为经理理处理好好一些细细节（文文件的存存放等等等），帮帮经理料料理好一一些小事事。4 帮助处处理好经经理的一一些对外外联系的的工作。如：

23、挡挡住一些些犯人的的广告推推销。还还不能都都挡，得得学会区区分那些些是应该该让经理理亲自接接待或过过目的。 5 最难得得一条，如如能起到到一定的的出谋划划策的作作用，那那你就大大有前途途了。66 记好好工作日日志。77 还有有一条很很重要，经经理助理理一定要要注意自自己的工工作情绪绪。一定定要乐观观向上，必必要的时时候要用用这样的的情绪去去看然经经理。88 最后后，一定定做好经经理与员员工桥梁梁作用。及时反反映自己己看到的的问题。 业务助理理的工作作职责：1、 参参与市场场潜力调调查及市市场情况况分析。2、 提提供准确确可靠信信息，作作为拟订订产品售售价政策策，行销销计划的的依据。3、 各各种

24、情报报资料的的搜集及及管理。4、 与与客户购购销合同同的签定定。5、 与与客户良良好关系系的建立立与维护护。6、 办办理有关关销售的的各项统统计与分分析，以以供管理理部门日日常参考考与业绩绩的追踪踪。7、 对对各用户户采取信信用调查查，以保保公司帐帐款的安安全。8、 积积极配合合各销售售人员对对来访客客户主动动热情接接待。9、 根根据与客客户签定定的合同同，将款款项已收收、未收收情况及及时与财财务部沟沟通、核核实。10、所所有销售售如实记记录，建建立并做做好销售售台帐。11、密密切配合合其它部部门主管管做好衔衔接工作作，认真真执行年年度计划划。12、负负责本部部门的制制度、流流程、绩绩效考核核

25、的创新新和完善善。业务助理理的工作作总结自从我220088年100月加入入XXXX电子科科技有限限公司，任任行业务务助理兼兼仓管工工作，之之前没有有一点相相关工作作的经验验，但来来到贵公公司后我我虚心向向同事请请教和学学习，一一切都从从零学起起，从零零做起，使使自己从从零中慢慢慢成长长和完善善，使自自己的行行为标准准、思想想觉悟和和工作能能力尽快快的向公公司要求求的目标标靠拢，向向优秀的的老员工工靠拢，希希望自己己能早日日加入这这个充满满活力的的大集体体。在公公司业务务部工作作虽然仅仅仅有三三个多月月的时间间，工作作期间缺缺乏太多多知识经经验，是是公司领领导以及及所有同同事给予予我的帮帮助和支

26、支持。在在业务部部门我做做为业务务助理担担任的工工作职责责有：，生生产日报报表，管管理客户户、计算算报价单单、核填填对账表表、验、签订单单、接待待来访客客户、业业务跟单单、生产产跟单、制定生生产计划划、会议议纪要、传真，电电子邮件件等文件件的回复复等管理理工作。除此之之外，还还协助采采购等人人安排的的其他工工作。当当然我本本身经验验不足，对对业务工工作的了了解也不不深入，所所以，有有什么不不合理的的地方，还还请师姐姐他们多多多包涵涵。在以以后的工工作中能能主动与与其他同同事进行行有效的的沟通。 三个个月的时时间很快快过去了了，在这这三个月月里，我我在公司司领导及及同事们们的关心心与帮助助下完成

27、成了各项项工作。在这三个个月中，我我本着“把工作作做的更更好”这样一一个目标标，开拓拓创新意意识，积积极的完完成了以以下本职职工作：（1）公公司员工工联系单单、订单单方面、办公明明细等电电子文档档的的更更新（22）材料料，传真真，电子子邮件等等回复时时间的统统计及后后续工作作（3）工工作区域域管理及及执行（44）协助助业务员员做好了了下流程程单给车车间里的的人生产产等工作作，并催催办车间间的人在在具体的的发货时时间内完完成（55）做好好了各类类信件、传真及及快递件件的收发发工作（66）协助助好采购购做好其其供应商商的对账账工作；年底以以前完成成了公司司20008年办办公用品品、低值值易耗等等各

28、类帐帐务的报报销工作作（7）做做好办公公用品的的管理工工作：做做好办公公用品领领用登记记，按需需所发，做做到不浪浪费，按按时清点点，以便便能及时时补充办办公用品品，满足足大家工工作的需需要（88）办公公耗材及及办公用用品的采采购、维维护与维维修工作作(9)认真地地做好公公司领导导及生产产主管交交办的其其它工作作(100)为了了公司工工作的顺顺利进行行及部门门之间的的工作协协调，除除了做好好本职工工作，我我还积极极配合其其他同事事做好工工作。需要学习习并实践践的工作作，总结结如下：（1）和和客户有有更好的的沟通（22）加强强学习业业务管理理各项工工作的管管理流程程并具有有实际操操作经（33）区别

29、别对待不不同的客客户（44）抓执执行，积积极主动动去跟单单（5）物物料采购购基本知知识3、工作作态度和和勤奋敬敬业方面面。热爱爱自己的的本职工工作，正正确认真真的对待待每一项项工作，热热心为大大家服务务，认真真遵守劳劳动纪律律，保证证按时出出勤，出出勤率高高，有效效利用工工作时间间，坚守守岗位，保保证工作作能按时时完成。4、工作作中学习习了很多多东西，也也锻炼了了自己，经经过不懈懈的努力力，使工工作水平平有了长长足的进进步，开开创了工工作的新新局面，为为公司及及部门工工作做出出了应有有的贡献献。总结三个个月的工工作，尽尽管有了了一定的的进步和和成绩，但但在一些些方面还还存在着着不足。比如跟跟单工作作做的还还不够细细心，出出货工作作没有做做到位，客客户管理理方面不不能及时时和同事事沟通与与协调、不能按按照制度度等做到到位，还还有其他他工作也也存在很很多的不不足。这这都有待待于在今今后的工工作中加加以改进进。在新新的一年年里，我我将认真真学习我我的本职职，努力力使思想想觉悟和和工作效效率全面面进入一一个新水水平，希希望能为为公司的的发展做做出更大大更多的的贡献。