吉林大学档案分类办法5642.docx

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1、吉林大学学档案分分类办法法为实现我我校档案案实体分分类、编编号、排排架、检检索的标标准化，加加强档案案的科学学管理，推推进学校校档案管管理现代代化的进进程，根根据原国国家教委委高等等学校档档案实体体分类法法与高高等学校校档案工工作规范范（教教办1199334229号文文件），结结合我校校实际情情况制定定本办法法。本办法由由编制说说明、吉吉林大学学档案分分类主表表 、吉吉林大学学档案分分类详表表三部分分组成。一、 编制说明明1. 主主题内容容本办法规规定了我我校档案案归档范范围、分分类原则则、分类类方法、类目设设置及标标识、档档号编制制及不同同载体的的标识等等。2. 分分类原则则以我校全全部档案

2、案为对象象，遵循循档案的的形成规规律，结结合档案案内容，保保持档案案之间的的有机联联系，利利于组织织档案馆馆藏，便便于科学学管理和和开发利利用。 3. 类目设设置与标标识 3.11 一级级类目的的设置与与标识 一级类类目是高高等学校校档案实实体分类类的最高高层位。根据高高等学校校档案产产生的领领域范畴畴、结合合档案记记述的内内容性质质，我校校确定十十三个一一级类目目，其名名称、标标识符号号和主要要内容如如下：DQ 党党群工作作类主要包括括学校党党群部门门在工作作中形成成的文件件材料。XZ 行行政工作作类主要包括括行政部部门（教教学、科科研、开开发、基基建、设设备、外外事、财财会等部部门除外外）

3、工作作中形成成的文件件材料。JX 教教学工作作类主要包括括教学管管理和教教学实践践活动中中形成的的文件材材料。KY 科科研工作作类主要包括括科学研研究管理理和科研研实践活活动中形形成的文文件材料料。CP 产产品与科科技开发发类主要包括括校办产产业和公公司在生生产管理理及业务务活动中中形成的的文件材材料。JJ 基基本建设设类主要包括括基建管管理和工工程项目目建设中中形成的的文件材材料。 SB 仪仪器设备备类主要包括括仪器设设备等资资产管理理方面形形成的文文件材料料。CB 出出版物类类主要包括括出版工工作管理理和出版版活动中中形成的的文件材材料。WS 外外事类主要包括括外事工工作管理理和外事事活动

4、中中形成的的文件材材料。CK 财财会类主要包括括财务工工作管理理和会计计核算活活动中形形成的文文件材料料。RW人物物类主要包括括学校著著名人物物在职务务活动和和其他社社会活动动中形成成的文件件材料。SW实物物类主要包括括学校在在各项活活动中获获得的反反映学校校真实历历史面貌貌的特定定物品。SX声像像类主要包括括学校及及校内各各单位或或校外相相关单位位形成的的与本校校有关的的声像载载体材料料。一级类目目的标识识，采用用类目名名称主词词的汉语语拼音的的第一个个字母，如如：“XZ”即“Xinng zzhenng”（行政政）的简简称。3.2 二级级类目的的设置与与标识二级类目目的设置置，依据据每一个个

5、一级类类目的内内容特点点，分别别按职能能、问题题、项目目等设置置。党群和行行政类的的二级类类目主要要按职能能并兼顾顾组织机机构设置置。教学类的的二级类类目主要要按学历历层次和和办学性性质设置置。外事类的的二级类类目按档档案的内内容结合合活动过过程设置置。科研类、基建类类、设备备类、产产品类、出版物物类的二二级类目目依据文文件的形形成和成成套性特特点设置置。实物类、声像类类由特殊殊载体构构成，二二级类目目按形成成的载体体设置。人物类围围绕人物物建档，二二级类目目按形成成对象设设置。二级类目目的标识识，一般般采用阿阿拉伯数数字“双位制制”。如：“综合合”为“111”，其其余二级级类目依依次层累累为

6、122、133999，但但10、20等带带“0”的的数字不不用。人物档案案二级类类目的标标识，直直接采用用建档人人物的姓姓名。如如“唐敖敖庆”。3.3 三级类类目的设设置和标标识根据实际际需要设设置三级级类目。一般情情况下，以以吉林大大学归档档单位为为三级类类目，采采用阿拉拉伯数字字为归档档单位代代码。（详详见吉林林大学归归档单位位代码一一览表）根据成人人教育的的特殊情情况，其其三级类类目按校校区分类类设置： 01 前前卫校区区02 南南岭校区区03 新新民校区区04 朝朝阳校区区05 南南湖校区区远程教育育是成人人教育的的组成部部分，因因没有校校区之分分，三级级类目也也采用阿阿拉伯数数字为学

7、学院代码码。 人物档案案三级类类目按建建档内容容设置，采采用大写写英文字字母为内内容分类类代码。如“A”代表建建档内容容（书表表类）。3.4 四级类类目的设设置与标标识四级类目目是在三三级类目目设置的的基础上上，对三三级类目目的细划划分，是是区分学学生学历历层次的的代号。四级类类目的标标识采用用阿拉伯伯数字“双位制制”。研究生教教育博士：11 学学历博士士12 同同等学力力博士13 不不授予博博士学位位14 撤撤消博士士学位硕士：21 全全日制硕硕士22 专专业学位位硕士23 同同等学力力硕士24 不不授予硕硕士学位位25撤消消硕士学学位本（专）科科生教育育 本科： 11 本本科12 辅辅修专

8、科： 21 专专科 成人教育育 本科：11 夜夜大12 函函授13 脱脱产专科： 21 夜夜大22 函函授23 脱脱产远程教育育11 本科21 专科4 档号号的编制制4.1 档号一一般由四四部分组组成，即即：全宗宗号+年年度号+类目号号+案卷卷号人物档案案的档号号设置由由三部分分组成，即即：全宗宗号+类类目号+案卷号号4.2 全宗号号：合校校后的吉吉林大学学档案全全宗号为为“077”。4.3 年度号号：年度度号由四四位阿拉拉伯数字字组成，如如：“220066”即“220066年度”。 4.4 类目号号：类目目号是指指吉林大大学档案案实体分分类的类类目代号号。我校校各类档档案类目目根据实实际情况

9、况分别划划分到二二级、三三级或四四级。4.5档档号标识识：采用用汉字、汉语拼拼音、英英文字母母和阿拉拉伯数字字相结合合的混合合号码制制。为了了避免重重号，便便于区分分、查找找和计算算机检索索，二级级类目和和三级类类目，三三级类目目和四级级类目之之间采用用间隔符符号“ ”间间隔（人人物类档档案除外外）。类类目与案案卷号（实实物编号号）之间间采用连连接符号号“”连连接。4.6 案卷号号：分类类的最下下位类内内排定的的案卷顺顺序号，用用阿拉伯伯数字标标识（11n）。4.7 档号模模式4.7.1 一一般档号号模式4.7.1.11党群类类综合档档号模式式示例全宗号+年度号号+类目目号（一一级类目目+二级

10、级类目）+案卷号号07220066DQQ111nn 案案卷号党群综综合代号号（二级级类目）党群类类代号 （一级级类目）年度号号 全全宗号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水，年度度用自然然年度。4.7.1.22教学类类学位材材料、毕毕业生成成绩单档档号模式式示例全宗号+年度号号+类目目号（一一级类目目+二级级类目+三级类类目+四四级类目目）+案案卷号研究生类类目模式式：07220066JXX 122 16 1111n 案案卷号 学历历博士（四四级类目目） 化学学学院（三三级类目目） 研究究生教育育（二级级类目） 教学学类（一一级类目目） 年度度号全宗号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水，年度度用

11、自然然年度。本（专）科科生类目目模式： 07220066JXX 133 16111nn 案案卷号 本本科（四级类类目） 化学学学院（三三级类目目） 本本、专科科生教育育（二级级类目） 教教学类（一一级类目目） 年年度号 全全宗号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水，年度度用自然然年度。成人教育育类目模模式：07220066JXX 144 01 111nn 案卷号号本科夜大大（四级级类目）前卫校区区（三级级类目） 成成人教育育（二级级类目） 教学类类（一级级类目） 年度号号全宗号远程教育育类目模模式：07220066 JXX 14489111nn 案卷卷号 远远程本科科（四级级类目）远程学院院（三

12、级类类目）成人教育育（二级级类目） 教学类类（一级级类目） 年度号号全宗号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水，年度度用自然然年度4.7.1.33科研类类科研项项目档号号模式示示例全宗号+年度号号+类目目号（一一级类目目+二级级类目+三级类类目）+案卷号号 07220066KY122161nn 案卷卷号化学学学院（三三级类目目）科研项项目（二二级类目目）科研类类（一级级类目）年度号 全宗号号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水，年度度用自然然年度。4.7.1.44 实物物类档号号模式示示例全宗号+年度号号+类目目号（一一级类目目+二级级类目+三级类类目）+实物编编号07220066 SWW 111

13、161nn 实物编编号化学学学院（三三级类目目）题词、字字画（二二级类目目）实物类（一一级类目目）年度号 全宗号号注：实物物编号按按最下位位类目流流水，年年度用自自然年度度。4.7.2特殊殊档号模模式4.7.2.11人物类类档号模模式示例例全宗号+类目号号（一级级类目+二级类类目+三三级类目目）+案案卷号07RRW唐敖庆庆-AA1nn 案案卷号书表类类（三级级类目）建档人人物姓名名（二级级类目）人物类类（一级级类目） 全宗宗号注：案卷卷号按最最下位类类目流水水。5. 档档案实体体排架我校档案案排架的的方式：一般采用用年代一一级类目目横向排排架。人物档案案采用建建档人物物独立小小全宗依依次横向向

14、排架。二、吉林林大学档档案分类类主表DQ 党群11综合合党委办公公室、信信访办公公室、机机关党委委、后勤勤党委、离退休休党委、产业党党委工作作中形成成的文件件材料入入此。12 纪纪检、监监察13 组组织14 宣宣传15 统统战民主党派派材料入入此。16 工工会、妇妇委会17 团团委学生社团团材料入入此。XZ 行行政11 综综合校长办公公室、校校友办公公室、学学科建设设办公室室 、政政策法规规办公室室、普教教办公室室、网络络中心工工作中形形成的文文件材料料入此。12 人人事、师师资、离离退休13 审审计14 武武装、保保卫15 医医疗、后后勤、国国际交流流中心16 档档案、图图书、文文博17 白

15、白求恩医医学部JX 教教学工作作11 综综合教务处、学生处处、毕业业生就业业指导中中心、注注册中心心、公共共体育教教研中心心、考试试中心、教育技技术中心心工作中中形成的的文件材材料入此此。12 研研究生教教育13 全全日制本本（专）科科教育14 成成人教育育KY 科科学研究究11 综综合科技处、社科处处、科技技园形成成的文件件材料入入此。12 科科研项目目CP 产产品生产产与科技技开发11 综综合产品生产产与科技技开发、校办产产业形成成的文件件材料入入此。12 公公司、药药厂服务公司司材料入入此。JJ 基基本建设设11 综综合基建处管管理性文文件材料料入此。12 工工程项目目SB 仪仪器设备备

16、11 综综合资产与实实验室管管理处、采购中中心工作作中形成成的管理理性文件件材料入入此。12 仪仪器设备备项目CB 出出版11 综综合出版社工工作中形形成的管管理性文文件材料料入此。12 书书籍13 刊刊物WS 外外事11 综综合外事处工工作中形形成的管管理性文文件材料料入此。12 出出国（境境）13 来来校14 国国际合作作与会议议15 外外国留学学生工作作16 港港澳台工工作CK 财财会11 综综合财务处工工作中形形成的管管理性文文件材料料入此。12 会会计报表表13 会会计帐簿簿14 会会计凭证证15 工工资清册册奖金、助助学金材材料入此此。SX 声声像11 综综合声像工作作形成的的管理

17、性性文件材材料入此此。12 照照片13 电电教RW人物物A 书表表类B 证件件类C 自传传性材料料类D 任免免奖惩材材料类E 文件件材料类类F 学术术性材料料类G 社会会评价性性材料类类H 通讯讯材料类类I 声像像材料类类J 实物物材料类类K 著名名人物专专题纪念念活动材材料类 L 已故故著名人人物追悼悼会材料料类 M 其它它材料类类 SW实物物11 题词、字画12 奖旗13 证书、奖状14 印章15 牌匾16 奖杯、纪念杯杯、纪念念盘17 校徽、纪念章章、奖章章、纪念念币18 其它类类三、吉林林大学档档案分类类详表吉林大学学党群类类档案归归档范围围和保管管期限表表DQ111 党党务综合合序号

18、 归档档范围 保保管期限限1上级级有关党党的建设设文件材材料 长期（针对本本校的保保管期限限为永久久）2本校校党代会会材料（1）计计划、通通知、工工作报告告、议程程、名单单、决议、总结结、记录录、领导导讲话稿稿、大会会发言稿稿；讨论论通过的文文件、简简报；校校党委会会候选人人登记表表和情况况介绍；校校党代会会大会选选举结果果和上级级批复等等。 永永久（2）提提案及办办理情况况、情况况反映、重要贺贺电、贺信。 长长期（3）参参考文件件、工作作人员名名单、工工作证、代表证、列席席证及选选票式样样。 短短期3校党党委会、党委扩扩大会、党委常常委会、常委扩扩大会、书记校长长碰头会会会议记记录、纪纪要、

19、决决议及会会议讨论通过的的文件 永久久4校党党委发布布的决定定、条例例、办法法、指示示、批转转、重要通知知、通报报 永久久5以校校党委名名义召开开会议的的文件材材料 永久6校党党委和上上级党委委对学校校工作进进行调查查研究形形成的文件及典典型材料料 永永久7校党党委领导导同志在在全校大大会、党党员大会会上的重重要讲话稿稿及参加加上级召召开会议议的发言言稿 永久8 校校党委工工作大事事记 永久久9 党群系系统启用用印章的的文件和和印模 永永久10 党群群系统 停止使使用的印印章、印印模 长期11 本校校参加上上级党代代会的代代表名单单、登记记表及发发言材料 长期12 校党委委工作计计划、报报告（

20、包包括调查查报告）、总结 长期期13 校党委委有关保保密工作作的文件件 长期期14党党务工作作简报 短期15 吉吉大信息息 短期 16 信访办办公室工工作计划划、总结结、群众众来信、来访、 上级级文件材材料 长期期 117 党委各各部及基基层党委委报校党党委的工工作总结结、报告告、请示及批批复 短短期 18 其它需需要归档档的材料料DQ122 纪纪检、监监察序号 归档档范围 保保管期限限1上级关关于纪检检、监察察工作的的文件 长期期2 纪委会会议记录录 永久3 对触犯犯刑律或或双开除除党员的的处分决决定及有有关材料 永久久4 打打击经济济犯罪工工作文件件、材料料 永久久5对违违纪党员员的处分分

21、决定（包包括免于于处分）及及恢复党籍籍、取消消处分等等材料 长长期纪委委、监察察工作计计划、报报告、总总结、调调查材料料 统计计报表 长长期其它它需要归归档的材材料DQ133 组组 织织序号 归档档范围 保保管期限限1 上上级关于于组织工工作的指指示、决决定、通通知、简简报 长期2 校级级党员干干部任免免申报材材料（包包括报告告、考核核材料、任任免呈报报表）及及上级批批复文件件 永久久3 副处处级以上上干部任任免、调调动和离离休报告告、决定定、批复、通通知等（上上级批准准的要附附任免呈呈报表） 永久久4 党党群系统统科级干干部任免免申报材材料及批批复 长期5 党党委组织织机构、党员情情况统计计

22、报表 永永久6 各各级党委委关于批批准入党党、转正正、延期期、退党党和取消党员员资格的的文件材材料及名名单 永久久7 组织部部工作计计划、总总结、决决定、报报告及重重要的调查材料料 长期8 校党委委、基层层党委、直属支支部改选选结果与分工的的批复 长期9 表彰和和奖励的的先进党党组织、优秀党党员、优优秀党务工作者者（市级级以上） 长期期10 党委组组织机构构设置变变动的报报告、决决定、批批复、通通知 永久久11 落实政政策的有有关材料料 长长期12 其它需需要归档档的材料料DQ144 宣宣 传传序号 归档档范围 保管期期限1 上级关关于宣传传工作的的文件 长长期2 吉林大大学校刊刊（合订订本）

23、 永永久3 本校宣宣传工作作计划、决定、报告、通知和和总结 长长期4 反映本本校重大大活动的的剪报、图表 长长期5 理论学学习及其其它活动动形成的的材料 短短期6 其它需需要归档档的材料料DQ155 统统 战战序号 归档档范围 保保管期限限1 上级关关于统战战工作的的文件 长期期2 本校统统战工作作计划、决定、报告、通告和总结 长期期3 港、澳澳、台和和侨务、少数民民族工作作材料 长期期4 各民主主党派、党外人人士的情情况登记记表、名名册 长长期5 统战工工作情况况调查、典型材材料、统统计报表表 长期6 统战工工作的重重要会议议记录 长期期7 本校各各级人大大代表、政协委委员名单单、登记记表及

24、有关材材料 长期8 其它需需要归档档的材料料DQ166 工工会、妇妇委会序号 归档档范围 保管管期限1 上级有有关工会会工作的的文件 长期期2 工会工工作计划划、报告告、决定定、重要要通知、总结、统统计 长期3 工代会会、教代代会、妇妇代会材材料 永永久4 工会常常委会记记录 长长期5 参加上上级工代代会、教教代会、妇代会会的代表表名单、登登记表及及发言稿稿 长长期6 上级有有关妇委委会工作作文件 长期期7 妇委会会工作计计划、总总结 长长期8 工会、妇委会会组织各各项活动动形成的的材料 短期期9 表彰先先进集体体（个人人）的获获奖材料料（市级以上） 长长期10 其它需要要归档的的材料DQ17

25、7 团团 委委序号 归档档范围 保保管期限限1 上级关关于团的的工作文文件 长期2 本校团团代会文文件（通通知、名名单、工工作报告告、决议、选选举结果果、领导导讲话、大会发发言和大大会通过的的文件） 永久久3 本校学学代会文文件（通通知、名名单、工工作报告告、决议、选选举结果果、领导导讲话、大会发发言和大会通过过的文件件） 永久4 团委工工作计划划、报告告、总结结及规章章制度 长长期5 团委工工作典型型调查材材料、优优秀团员员的材料料 长期期6 表彰和和奖励先先进团支支部、优优秀团干干部、优优秀团员的的材料 长长期7 对犯错错误团员员的处分分决定（包包括免于于处分）及取消处处分、恢恢复团籍籍材

26、料 长期8 团委、团常委委会议记记录 长期期9 学生会会文件、材料 长期10 本校学学生组织织参与各各种学会会、社团团的有关关材料 短期11 研究生生会的有有关材料料 长长期12 社团活活动、勤勤工俭学学、社会会实践有有关材料料 长长期13 其它需需要归档档的材料料 吉林大学学行政类类档案归归档范围围和保管管期限表表 XZZ11 行政综综合序号 归档档范围 保保管期限限1 上级有有关高校校行政管管理的综综合性文文件 长期2 校务委委员会会会议、校校务会议议、校长长办公会会议记录、决决定、纪纪要及会会议审议议、讨论论通过的的文件 永久久3 学校工工作计划划、事业业发展规规划、总总结报告告、请示及

27、上上级的批批复 永久久4 历史沿沿革、概概况介绍绍、剪报报等 永久5 启启用印章章的文件件和印模模 永永久6 停停止使用用的印章章、印模模 长长期7 以以学校名名义发布布的决定定、规定定、通知知、规章制度、通报和和学校年年鉴、公公报、规规章制度汇编（或或选编） 永永久8 学校大大事记 永永久9 本校综综合统计计及学年年报表 永永久 10 校领导导在上级级召开的的会议上上的重要要发言材材料 永久11 校庆活活动中形形成的重重要报告告、总结结 永久久12 校庆贺贺电、贺贺信、会会议记录录 长期期13 本校向向上级的的请示及及其批复复 永久久14 本校各各单位的的请示及及学校的的批复（分分类立卷卷）

28、 长期期15 有关全全校性工工作的调调查材料料和经验验总结 长长期16 校长办办公室工工作计划划、总结结 长期期17 校内信信息 长期18 上级级有关普普教工作作的文件件 长长期19 附属属中、小小学教学学计划、大纲、规章制制度、毕业生名名册、三三好学生生名单；省、市市竞赛获获奖名单 长长期20 普教教办公室室工作计计划、总总结 长期期21 上级级有关学学科建设设工作的的文件 永久22 2111工程程项目有有关材料料 永永久23 9885工程程项目有有关材料料 永永久24 学科科建设办办公室工工作计划划、总结结等有关关材料 长期25 上级级有关政政策法规规工作的的文件 长期26 政策策法规办办公室工工作计划划、总结结等有关关材料 长期27 校史史工作材材料 永久久28 校友友工作材材料 永久久29 网络络中心工工作材料料 长长期30 院庆庆材料 长期31 其它需需要归档档的材料料XZ122 人人事、师师资、离离退休序号 归档档范围 保管期期限1 上级机机关有关关人事工工作的文文件 长长期2 关于人人员编制制、机构构建立、撤消、合并及及改变机构名称称的请示示报告及及上级批批复