专业秘书训练教程[培训]18058.docx

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1、专业秘书书训练教教程第一讲讲秘书角角色扮演演与人际际应对引言第一节节秘书的的自我定定位第二节节人际关关系与沟沟通技巧巧第二讲讲办公室室礼仪第一节节同事之之间的相相处之道道第二节节要有敬敬业精神神第三节节指令的的接受与与汇报第三讲讲数字时时代的档档案管理理第一节节档案管管理的原原则及常常用方式式第二节节档案管管理的方方法第三节节名片的的档案管管理第四节节运用电电脑管理理档案第四讲讲专业形形象塑造造第一节节如何建建立专业业形象第二节节男性的的穿着艺艺术第三节节女性专专业形象象塑造第五讲讲访客接接待与拜拜访礼仪仪第一节节访客接接待礼仪仪第二节节拜访的的礼仪第六讲讲中餐礼礼仪引言第一节节宴会前前的准备

2、备工作第二节节餐具的的摆放与与使用第三节节餐桌上上的形态态礼仪第七讲讲西餐餐餐桌礼仪仪第一节节引言第二节节怎样准准备西餐餐宴会第三节节西餐桌桌上的礼礼仪第四节节如何成成为称职职的主人人和受欢欢迎的客客人第八讲讲公司内内部及国国际性会会议礼仪仪第一节节会前的的准备第二节节跨国会会议的安安排第三节节会议上上的礼节节第九讲讲商务活活动规划划与上司司行程安安排第一节节上司出出差前的的准备工工作第二节节上司出出差当中中的工作作处理第三节节上司出出差回来来后的工工作处理理第四节节陪上司司出差应应担负的的职责第十讲讲企划案案撰写与与公文写写作第一节节企划案案的撰写写第二节节公文写写作技巧巧1第一讲讲秘书角角

3、色扮演演与人际际应对引言秘书是上上司的左左右手，他他的责任任是替上上司分忧忧解劳，减减少主管管无谓的的干扰，所所以，主主管如果果能获得得一个优优秀的秘秘书的话话，就能能心无旁旁骛拓展展业务版版图。美国一家家石油公公司的董董事长西西蒙艾瑞瑞克，当当记者问问他一生生经营企企业的秘秘诀时，他他说：“没什么么秘诀，只只要请一一位好秘秘书就对对了”。所以由此此可见一一斑，秘秘书在企企业的角角色有多多么的重重要。秘书的的自我定定位当记者问问美国一一家石油油公司的的董事长长西牟艾艾特，其其一生经经营企业业的秘诀诀时，他他说“要请一一位好秘秘书”，由此此可见，秘秘书在企企业中的的位置有有多么重重要。1秘书书的

4、工作作内容秘书的工工作非常常烦杂琐琐碎，公公司所产产生的任任何事务务性工作作都可能能会涉及及，所以以秘书需需要非常常细致和和耐心。大致来来说，秘秘书的工工作包括括以下几几个方面面：辅助决策策当上司面面对多个个选择而而犹豫不不决时，秘秘书要为为上司收收集相关关资料，帮帮助上司司分析情情况。调查研究究当上司接接到一个个新任务务时，秘秘书应协协助上司司进行调调查研究究，掌握握具体的的第一手手资料。收集信息息当今的社社会已进进入信息息时代，秘秘书必须须具备信信息处理理能力，及及时、准准确地收收集所需需要的信信息。此此外，还还要善于于运用网网络收集集信息。文书处理理文书处理理包括整整理资料料、撰写写报告

5、等等等。一一位优秀秀的秘书书应该善善于处理理文书。会务准备备所谓会务务准备既既包括公公司内部部的会议议准备，也也包括对对外的会会议沟通通，准备备工作主主要是进进行业务务汇报。公关工作作公关工作作包括沟沟通、社社交、商商务等方方面，有有时也要要代表公公司进行行发言，或或者代表表主管或或老板与与媒体以以及同行行打交道道，与他他们建立立良好的的沟通渠渠道。档案管理理在高科技技迅速发发展的今今天，我我们已经经摆脱了了以前传传统的档档案管理理方式，而而是采用用电脑来来管理档档案，所所以秘书书应该学学会在传传统化与与电脑化化之间取取得平衡衡。工作日程程安排上司每天天的工作作日程一一般都由由秘书安安排，秘秘

6、书必须须根据上上司的时时间以及及事务的的重要程程度进行行合理的的安排，如如上司今今天到南南京出差差，明天天在北京京参加某某个会议议，秘书书要把握握好时间间，留出出往返的的时间空空档，保保证上司司能及时时参加。查办工作作查办工作作是指秘秘书对公公司或部部门提交交的报告告进行核核实，或或者对一一些须要要重视的的传言进进行证实实。接待工作作当有客人人或来访访者的时时候，秘秘书有责责任做好好接待工工作，让让来宾感感受到自自己受到到礼遇，产产生宾至至如归的的感觉。行政事务务行政事务务管理包包括所有有档案的的流程、生产线线的流程程、所有有空间的的管理，以以及下对对上、上上对下的的沟通与与协调。保密工作作秘

7、书要具具备保密密意识，公公司任何何事情都都要保密密，包括括最要好好的同事事询问，也也不能随随便透露露。2秘书书应该具具备的能能力秘书的工工作非常常繁琐，而而且经常常有突发发性的事事件要处处理，所所以秘书书的能力力应该是是多元化化的，决决不能只只有单一一专长。【自检】以下是一一些秘书书在工作作中的表表现，你你认为他他们当中中谁是合合格的秘秘书，谁谁需要改改进工作作态度、提高工工作能力力？（1）小小王在处处理其他他的事务务时都非非常能干干，但是是她讨厌厌写报告告，认为为写报告告是一件件无关紧紧要的小小事，所所以没有有在写作作上下功功夫。（2）小小李是财财务经理理的秘书书，经常常有同事事或者好好友向

8、她她打探别别人的薪薪水，小小李总是是巧妙地地回避这这些话题题。（3）小小张做了了多年的的秘书工工作，一一直做得得很好，只只是最近近两年公公司引进进电脑，实实行电脑脑化管理理，小张张没有学学过电脑脑，觉得得适应不不了。_见参考答答案11人际关系系与沟通通技巧认知人际际关系1增进进人际互互动人是一种种群体动动物，没没有人可可以离群群独居，我我们每天天都要进进行人与与人之间间的互动动。人际际关系涉涉及各种种问题，职职位、地地位、社社会背景景等都会会影响到到人际关关系，有有一句老老话说得得好，“先学做做人，再再学做事事”，如果果不会做做人，人人际关系系就会一一团糟，办办事自然然就会到到处碰壁壁。那么怎

9、样样才能增增进人际际互动呢呢？这要要靠平时时的积累累。朋友友不会从从天而降降，也不不会突然然出现，我我们在平平常的生生活、工工作、团团队活动动中要有有意识地地结交朋朋友，建建立人际际关系网网。2人际际交往的的流程人与人之之间从彼彼此生疏疏到彼此此交往，有有一个循循序渐进进的过程程，一般般来说，这这个过程程可以分分为八个个步骤，其其流程如如下图所所示。图111 人际交交往的流流程图3人际际交往的的四种态态度人际关系系有四种种交往态态度：我不好，你你好，这这是大公公无私的的态度。我不好，你你也不能能好，这这是玉石石俱焚的的态度。我好，不不管你好好不好，这这是自私私自利的的态度。我好，你你也好，这这

10、是我们们追求的的目标，希希望大家家都能够够有和谐谐的博爱爱的精神神。影响响人际关关系的因因素1影响响人际交交往的客客观因素素时代背景景时代不同同，人们们的观念念也会存存在差异异，会有有很多因因素的约约束使得得人际关关系无法法突破。在以前前的农业业社会中中，邻居居之间的的关系非非常好，尤尤其在农农村，一一家办喜喜事，全全村的人人都出动动，而在在当今的的商业社社会中，人人们住在在电梯公公寓里，楼楼上楼下下甚至都都互不认认识。但但是随着着现代高高科技的的发展，尤尤其是因因特网的的出现，使使得空间间距离已已经不是是问题，为为人们的的交往提提供了极极大的便便利。生活压力力人们在生生活中难难免会面面对许多

11、多压力，比比如升学学压力、家庭压压力、经经济压力力、工作作压力等等等，这这些都会会影响个个人的看看法与想想法，也也会左右右人们人人际开拓拓的脚步步。环境的阻阻隔环境是影影响人际际交往的的最直接接的因素素之一，环环境的改改变可能能会使亲亲密的朋朋友很少少有机会会见面、谈心，久久而久之之，感情情就慢慢慢地变淡淡了。角色定位位在人生的的舞台上上，有的的人演主主角，有有的人演演配角，甚甚至跑龙龙套，不不管怎样样，我们们从戏剧剧的演出出就可以以推测出出各种角角色的生生活面。所以我我们要忠忠于自己己的角色色，如果果今天我我们扮演演秘书的的角色，就就要把秘秘书的角角色诠释释的尽善善尽美，达达到最高高境界。2

12、影响响人际交交往的主主观因素素人格特质质有些人生生性木讷讷，不苟苟言笑，朋朋友自然然不多；有的人人主动外外向，总总有许多多人围绕绕在他身身旁。个个性的不不同，自自然会带带来不同同的生活活面。认知的差差距对事情认认知的差差异性，也也会造成成不同的的人际距距离。如如两个人人相约去去吃饭，一一个人要要吃洋葱葱面，而而另一个个人要吃吃鱼翅，两两人对美美食的认认识不一一致，以以后也很很难在一一起吃饭饭。态度习惯惯不同的生生活环境境、家庭庭教育培培育出不不同的习习惯，每每个人都都有自己己的处世世习惯，如如果习惯惯一致，则则容易相相处，所所以有“物以类类聚”的说法法。沟通协调调有效的沟沟通能够够拉近两两个人

13、的的距离，而而失败的的沟通则则恰恰相相反，正正所谓“话不投投机半句句多”。沟通通的瓶颈颈会使人人们无法法和睦相相处，结结果产生生彼此之之间的距距离。利益冲突突人们之间间最常见见的冲突突大概就就是利益益冲突了了，朋友友之间因因为利益益冲突而而造成老老死不相相往来的的现象并并不少见见，在利利益的面面前，需需要技巧巧才能把把获得利利益和保保持友谊谊协调起起来。当你总是是把“我”字摆在在第一位位的时候候，你的的朋友一一定不会会很多。所以，一一定要兼兼顾每一一个人的的感受，善善于沟通通，妥善善维系人人际关系系。【自检】分析如下下影响人人际交往往的因素素，判断断哪些是是客观因因素？哪哪些是主主观因素素？人

14、格特特质沟沟通协调调时代代背景角色定定位利利益冲突突环境境的阻隔隔认知的的差距生活压压力态态度习惯惯见参考考答案112促进人际际关系的的技巧及及人际交交往失败败的原因因1促进进人际关关系的技技巧想要有效效的增进进人际关关系，需需要掌握握下面的的一些技技巧：守信用做人要言言而有信信，才能能赢得别别人的尊尊重和信信赖，在在人群中中建立良良好的口口碑。说好话心存善意意，学习习说话技技巧，多多鼓励他他人，随随时赞美美身边的的朋友。懂得赞赞美别人人的人，才才是最佳佳的公关关高手，赞赞美是人人际关系系的润滑滑剂，不不花一分分钱，就就能获得得很好的的效果。勇于认错错许多人明明知犯错错，却碍碍于面子子死不认认

15、错，甚甚至将错错就错，丧丧失自己己的公正正性，这这样只能能使自己己走进死死胡同。而勇于于认错的的人，却却如冬日日暖阳，令令人觉得得温煦可可亲。尊重他人人“敬人者者，人恒恒敬之”，一个个懂得尊尊重别人人的人，必必能获得得更多的的尊重。我们不不要因对对方的出出身卑微微而不尊尊重对方方。在表表达尊重重的时候候，要因因人而异异，因场场合不同同，选择择不同的的方式。欣赏别人人古人云“三人行行，必有有我师”，每个个人的专专长不同同，如果果能做到到不耻下下问，虚虚心求教教，就能能够不断断学习、不断进进步。只只有努力力拓展狭狭隘的心心胸，做做一个欣欣赏他人人优点的的鉴赏家家，才能能左右逢逢源，增增加人际际开拓

16、的的能力。善于倾听听很多时候候，一双双善于倾倾听的耳耳朵比一一口伶牙牙俐齿更更受人欢欢迎。重视仪表表据调查，一一个人的的第一印印象会影影响他与与别人日日后长期期交往的的意愿，所所以我们们必须重重视仪表表。一个个人的容容貌、衣衣着、谈谈吐、肢肢体语言言等等都都能显露露其内在在涵养，我我们应该该对成功功者的个个人特质质多加揣揣摩，建建立自己己的印象象特质，找找出属于于自己的的吸引力力。运用语言言表情说话速度度如连珠珠炮，会会使人无无法完全全理解，沟沟通时就就会产生生瓶颈；谈话时时有气无无力，冗冗长无味味，也没没有几个个人能够够忍受；只有音音量适中中、音调调柔和、速度适适中、用用字遣词词高雅动动人、

17、搭搭配合宜宜的姿态态，才能能展现声声音表情情的美学学。运用肢体体语言优雅的肢肢体语言言就像一一块磁铁铁，能紧紧紧地吸吸引别人人的注意意力，发发言时与与肢体语语言相辅辅相成，更更能带来来好的效效果。2人际际交往失失败的原原因有的人在在人际交交往中常常常会失失败，究究其原因因，有各各方面的的因素。造成人人际交往往失败的的原因主主要有：习惯动作作不雅，如如挖鼻孔孔、剔牙牙、抓头头皮、随随地吐痰痰等，让让人退避避三舍。讲粗话，言言语乏味味，口头头禅太多多，都令令人不喜喜亲近。碰触异性性身体，忸忸怩作态态，夸张张无礼等等肢体语语言使人人生厌。思想狭隘隘，以自自我为中中心，攀攀龙附凤凤，好高高鹜远，卖卖友

18、求荣荣，都是是不受欢欢迎的对对象。浓妆艳抹抹，或者者邋遢肮肮脏，都都无法让让人产生生好感。职场人际际关系的的建立1如何何与上司司相处秘书在老老板心目目中的地地位，就就像公司司的女主主人，她她与上司司相处的的时间甚甚至超过过他和妻妻子相处处的时间间，所以以秘书必必须要了了解上司司的生活活习惯、个性喜喜好，熟熟悉他的的思想、工作方方式。老老板对秘秘书的信信任取决决于秘书书的能力力，秘书书对公司司要忠城城、任劳劳任怨、保密、守时、公私分分明，更更要有耐耐心、不不居功诿诿过、爱爱惜公物物、交办办工作要要立即去去做、提提升工作作效率、倚赖心心不可太太强、做做事要明明快，最最重要的的是对自自己要有有信心。

19、2如何何与同事事互动一般来说说，同事事会认为为秘书是是老板的的眼线，秘秘书与老老板是站站在同一一阵营的的，所以以会处处处提防秘秘书，秘秘书要想想与同事事建立良良好的关关系，就就须要放放下姿态态，对人人谦恭有有礼，不不倚势欺欺人，对对同事一一视同仁仁，公私私分明，并并且欣赏赏同事的的优点，不不轻易许许诺、不不滥用职职权，不不吹毛求求疵，做做好上司司与同事事之间的的沟通，日日久见人人心，最最终同事事们一定定会接受受你，与与你通力力合作。3怎样样与客户户建立良良好的关关系客户是我我们的衣衣食父母母，作为为秘书一一定要协协助上司司与客户户建立并并保持良良好的关关系，随随时注意意客户的的动态，逢逢年过节

20、节记得给给客户打打个电话话，寄张张贺卡，从从小事、细节处处打动客客户，有有时候一一声祝福福就可以以维持良良性的经经营关系系。【本讲小小结】本讲介绍绍了秘书书的角色色与人际际关系的的处理。首先，列列举了秘秘书的工工作内容容以及秘秘书应该该具备的的能力；其次，讲讲解了对对人际关关系的认认知，包包括增进进人际互互动、人人际交往往的流程程和人际际交往的的四种态态度；接接下来，分分别从客客观和主主观两方方面详细细介绍了了影响人人际关系系的因素素；然后后，讲解解了促进进人际交交往的各各种技巧巧，并分分析了造造成人际际交往失失败的各各种原因因；最后后，介绍绍了怎样样建立职职场人际际关系，包包括怎样样与上司司

21、相处、怎样与与同事互互动、怎怎样与客客户建立立良好的的关系。通过本本讲的学学习，我我们要明明确自己己的职位位要求，并并且掌握握如何在在工作中中处理好好各种人人际关系系。【心得体体会】_2第二讲讲办公室室礼仪同事之间间的相处处之道与同事相相处是职职场的重重要一课课，与同同事建立立友好、融洽的的关系是是顺利开开展工作作的基本本前提之之一。一一些人与与同事相相处不好好，甚至至彼此不不讲话，久久而久之之就会在在办公室室变得孤孤立无援援，继而而影响工工作的心心情和效效率。1树立立男女平平等的意意识在当今社社会，男男女同工工同酬，彼彼此之间间是平等等的，所所以不应应认为自自己是女女士，就就可以让让同事帮帮

22、助自己己干这干干那，而而是应该该树立平平等、独独立的意意识，自自己的工工作应尽尽量自己己独立完完成。2规范范礼貌的的称呼对上级要要用职务务来称呼呼，比如如“李科长长”，“王经理理”，而不不能因为为彼此熟熟悉了，就就称呼“老李”、“老王”。同事事之间的的称呼也也不能草草率，一一般以姓姓氏、名名字相称称，而不不要叫人人外号。上下班在在电梯里里遇见同同事，或或者在茶茶水间遇遇见同事事，要礼礼貌地打打招呼，即即使是不不熟悉或或者不是是很要好好的同事事，也应应该点头头示意，不不能高傲傲地视而而不见。如果有同同事因为为表现优优异而获获得了表表彰或升升迁，应应该对他他表示由由衷的祝祝贺，而而不是说说一些尖尖

23、酸刻薄薄的风凉凉话，“嫉妒是是人性最最大的致致命伤”，一个个心怀嫉嫉妒的人人是不可可能具有有良好的的人际关关系的。3言行行谨慎不要喋喋喋不休，或或者逢人人就抱怨怨自己的的工作太太多太琐琐碎，否否则久而而久之，同同事看到到你就会会掉头走走开，免免得听你你诉苦。喜欢打小小报告的的人在办办公室里里是不受受欢迎的的，专打打同事小小报告，到到最后只只会落得得孤立无无援的地地步。此此外，我我们不可可在同事事背后中中伤或散散布谣言言，伤害害同事形形象。【举例】秘书小张张早上一一上班就就神秘兮兮兮地对对大家说说：“你们知知道我昨昨天在王王府井看看到王经经理和谁谁了吗？”别人都都说不知知道，小小张得意意地说：“

24、我看到到王经理理和一个个女孩一一起在王王府井买买东西，那那女孩可可年轻了了，长的的还真不不错，你你们说，她她是王经经理的什什么人呀呀？”“她是是我妹妹妹！”小张的的身后有有人回答答。小张张回头一一看，傻傻眼了，王王经理正正站在那那儿。有的秘书书因为上上司位居居要职，就就狐假虎虎威，趾趾高气扬扬起来，逢逢人就讲讲“那个做做好了没没有，老老板待会会儿要，记记得给我我”，到处处发号施施令，俨俨然一幅幅老板的的样这样样做只会会让同事事认为你你是小人人得志。4工作作积极主主动认真工作作的人总总会受到到大家的的尊重，如如果别的的同事很很忙，而而自己比比较空闲闲，这时时就应该该主动伸伸出援手手帮忙处处理，而

25、而不能一一副事不不关己，高高高挂起起的样子子。在工作中中如果出出了差错错，要主主动承担担责任，一一味的推推卸责任任只会获获得同事事的鄙视视和回避避。【举例】小张是刚刚进入公公司的大大学生，他他很聪明明、能干干，所以以也有一一些傲气气。一天天，由于于小张没没有经验验，在做做一个策策划案的的过程中中出现了了错误，经经理对此此很恼火火，问他他是怎么么回事，小小张不知知该如何何回答，这这时秘书书林小姐姐为他说说了几句句话，主主动承认认自己没没有及时时提醒他他，自己己也有督督导不周周的责任任，经理理这才平平息了火火气，让让小张重重新做一一次。经经过这件件事，小小张非常常感激秘秘书林小小姐。5遵守守公众礼

26、礼仪办公室是是公众场场合，必必须遵守守公众礼礼仪，首首先，尽尽量不要要在办公公室里抽抽烟，因因为办公公室的空空气本来来就很浑浑浊，抽抽烟会使使空气更更加恶化化，影响响他人的的工作。其次，有有的人喜喜欢在办办公室把把鞋子脱脱掉，这这样做非非常不雅雅观，而而且有的的人还有有脚气，使使别的同同事更加加觉得难难以忍受受，如果果一定需需要让脚脚轻松一一下，可可以自备备一双软软鞋在办办公室里里换穿。6慎重重对待办办公室恋恋情办公室恋恋情往往往会招来来议论纷纷纷，尤尤其是秘秘书容易易与上司司产生感感情，当当这样的的恋情产产生之后后，一定定要低调调处理，不不能因为为自己与与老板有有了感情情，就摆摆出一副副老板

27、娘娘的驾式式，事实实上，将将来的事事情谁也也不能定定论，给给自己留留一条退退路才是是明智之之举。此外，感感情是感感情，工工作是工工作，办办公室恋恋情最忌忌讳的就就是把工工作和恋恋情混为为一谈。【自检】秘书小李李在工作作中遇到到了一些些问题，请请您帮小小李作出出正确的的选择。（1）一一位同事事对秘书书小李说说：“小李，你你能不能能跟老板板讲一下下，我都都做了那那么久，是是不是该该给我加加薪了？”回答：好，没没有问题题，下个个月就给给你加薪薪。回答：我会向向总经理理报告你你的要求求，有消消息的时时候，我我会及时时地通知知你。（2）办办公室里里添加了了一台打打印机，送送货员把把打印机机送来的的时候，

28、办办公室里里的其他他人都在在忙，只只有小李李刚刚写写完报告告，空闲闲下来。做法：等其他他人忙完完了，叫叫他们把把打印机机搬进去去、安装装好。做法：既然自自己搬得得动，就就自己动动手把打打印机搬搬进去、安装好好。（3）小小李与男男朋友昨昨天约会会的时候候有些不不愉快，直直到今天天来上班班，小李李的情绪绪还是不不好，这这时老板板让小李李把一份份资料整整理好。做法：虽然心心里难过过，但是是不应让让感情上上的情绪绪影响了了工作，还还是应该该认真地地做好工工作。做法：因为情情绪不好好，所以以不想做做事，让让老板把把工作交交给别人人去做。_见参考考答案221要有敬业业精神1端正正工作态态度工作是一一个人的

29、的生活基基础，按按照马斯斯洛的需需求理论论，工作作也是一一个人高高层次的的需求。人们常常说，“认真工工作的女女人是最最美丽的的”，因此此我们首首先要端端正工作作态度，才才能做到到认真工工作。有有的秘书书抱着“我只是是暂时当当秘书，做做到结婚婚就辞职职”的想法法，这种种想法是是工作上上的致命命伤，使使得人们们不能专专心于工工作。事实上，在在当今社社会，不不少女性性即使结结了婚，也也保持着着经济、工作上上的独立立性，而而且在工工作上做做得非常常出色。当然，秘秘书行业业也有男男性，一一些男士士当秘书书也可能能会有自自己的想想法，那那就是希希望多学学一点经经验，以以后可以以开拓自自己的事事业。不不管怎

30、样样，只有有重视自自己的工工作，端端正工作作态度，才才能把工工作做好好。2树立立专业形形象我们已经经提过秘秘书的形形象很重重要，所所以建立立一个专专业形象象是一位位优秀的的秘书必必须做到到的事情情，具体体来说就就是要有有高雅的的言谈举举止，不不过于做做作，不不流于俗俗套；有有整洁大大方的外外表，不不邋遢，不不浓妆艳艳抹；有有丰富的的岗位知知识和工工作经验验等等。需要提醒醒的是，哭哭并不是是解决问问题的法法宝，不不少女性性经常遇遇到一点点问题或或者被上上司稍微微批评就就掉眼泪泪，这也也许是习习惯，也也许是想想用眼泪泪来解决决问题，不不管哪种种原因都都不应该该用哭来来解决问问题。工工作不顺顺利说明

31、明自己的的能力不不足，能能力不足足就该加加强学习习。指令的接接受与汇汇报指令的接接受1接受受直接上上司的指指令一位有经经验的秘秘书，知知道如何何得体、高效地地接受上上司的指指令。一一般来说说，接受受指令有有三个步步骤：清晰地响响应，并并即刻前前往听到上司司的招唤唤，应该该清晰地地响应，并并即刻前前往，但但是如果果秘书当当时正在在处理账账册或者者公司的的机密文文档，则则应该先先把这些些文档收收拾好，放放进抽屉屉或保险险柜，以以免因为为自己的的疏忽而而造成公公司机密密外漏。向主管询询问应办办事项在进入主主管办公公室之前前应先敲敲门，得得到回应应后，才才可进去去接受指指令，同同时要面面带笑容容，诚恳

32、恳地向主主管询问问：“请问您您有什么么事情要要办吗？”逐条记录录应办事事项对于主管管交代的的事情，秘秘书应逐逐条记录录下来。当主管管交待完完毕后，如如果仍有有疑惑应应马上请请示，不不可一知知半解地地离去，否否则工作作就无法法顺利开开展。此此外还应应询问上上司是否否还有其其他指示示，并且且表明：“我会马马上去办办您交待待的工作作，请放放心。”【举例】林秘书的的上司交交待她，明明天上午午有一个个公司要要来参观观，总共共有100个人，让让林秘书书准备午午餐。上上司交待待完了之之后，林林秘书问问：“总经理理，请问问这100位客人人中有几几位高级级主管？有没有有素食的的？我们们是否要要准备赠赠品？”上司

33、回回答了一一些问题题，但有有些问题题上司也也不知道道，林秘秘书就自自己去寻寻找答案案，保证证做到最最充分的的准备。表211 在接接受指令令时的注注意事项项1准备纸笔笔，方便便记录重重点2接受工作作时，切切忌精神神恍惚，应应专心地地聆听3听完指令令以后，重重复一遍遍以确认认要求和和期限4如上司征征询自己己的看法法，应提提纲挈领领地回答答，切勿勿长篇大大论5如有困难难，应立立即使上上司了解解，争取取获得上上司的支支持6不要与上上司发生生正面冲冲突，否否则只会会让事情情一团糟糟2接受受其他部部门主管管的指令令一个公司司里有很很多部门门，一个个部门有有可能有有几位主主管，有有的主管管可能会会跨部门门指

34、派工工作，如如果不是是自己的的直接上上司下指指令，一一般来说说，秘书书最好先先向自己己的直接接上司请请示，如如果本部部门暂时时没有事事情要办办，上司司同意秘秘书去帮帮忙的话话就可以以去，如如果自己己部门的的事务非非常繁忙忙，则尽尽量不要要接跨部部门的工工作，以以免影响响到自己己的分内内工作，如如果碍于于情面勉勉强应允允，却又又不能如如期完成成，会让让人怀疑疑你的工工作能力力和诚信信。【自检】分析下面面的案例例，回答答问题。秘书小李李最近一一段时间间特别忙忙，她的的直接主主管派下下了超量量的工作作，小李李每天都都要加班班。这天天，另一一个部门门的主管管说：“李秘书书，麻烦烦你帮我我处理这这份资料

35、料好吗？”小李硬硬着头皮皮答应了了，只好好又开夜夜车。小李的做做法是否否正确？为什么么？如果果你是小小李，你你会怎么么做？_见参考考答案222指令的汇汇报秘书在接接受上司司的指令令之后，不不仅要及及时的落落实工作作，还要要定期向向上司汇汇报工作作的进展展和成果果，不能能出现“黄鹤一一去无音音讯”的局面面。汇报的时时间何时进行行汇报？隔多长长时间进进行汇报报一次？这要根根据上司司的习惯惯来决定定，如果果上司喜喜欢了解解工作过过程，秘秘书就要要经常向向上司汇汇报每一一阶段的的工作进进展；如如果上司司只重视视最后结结果，秘秘书则可可以等工工作告一一段落后后再向上上司汇报报。汇报的方方式如果工作作比较

36、简简单，秘秘书可以以采用口口头汇报报的方式式，直接接向上司司汇报工工作的结结果。如如果工作作比较复复杂、耗耗时长、范围广广、影响响大，则则应进行行书面汇汇报，把把工作成成果写成成报告，供供上司批批阅，并并存档以以便今后后查阅。有时候候，还要要召开专专门的汇汇报会议议，这时时必须事事先准备备好充分分的辅助助工具，如如制作投投影片、幻灯片片或海报报等等。表222 汇报报工作时时的注意意事项1要主动进进行汇报报，而不不是等上上司来发发问2报告的三三大重点点：简单单、明了了、具体体3汇报时先先说明结结论，再再叙述理理由及过过程，尽尽量简单单扼要4牵涉复杂杂的工作作，应以以图片或或表单来来加强说说明5工

37、作报告告按事实实进行说说明，不不可加入入传闻、推测或或个人臆臆测6对于自己己的任务务应自己己直接向向领导汇汇报，最最好不要要假他人人之手，以以示负责责7对于无法法如期完完成的工工作，要要阐明原原因，并并请示变变通方法法，切勿勿推诿责责任【举例】林秘书在在接受了了上司的的指令后后，立即即着手落落实，下下午林秘秘书向上上司汇报报说：“报告总总经理，明明天的午午餐我已已经定好好了，在在酒店店的二层层厅，这这是我定定的菜单单，您看看是否合合适？此此外，我我已经通通知了行行政部、业务部部的主任任，他们们明天早早上9点会准准时到会会议室，现现场也已已经准备备好了，我我刚刚去去巡视了了一下，很很干净。”【本

38、讲小小结】本讲介绍绍了办公公室礼仪仪。首先先，讲解解了怎样样与同事事相处，包包括树立立独立意意识、讲讲究礼节节、言行行谨慎、工作积积极主动动、遵守守公众礼礼仪、小小心处理理办公室室恋情等等方面；其次，从从端正工工作态度度和树立立专业形形象两个个角度强强调了要要有敬业业精神；然后，介介绍了如如何接受受直接上上司的指指令以及及如何接接受其他他部门主主管的指指令；最最后，提提出必须须要进行行汇报，分分析了汇汇报的时时间、汇汇报的方方式，并并指出汇汇报时的的注意事事项。在在学习了了本讲的的知识之之后，要要运用于于实际工工作中，在在办公室室里注意意礼仪、讲究礼礼仪，你你将会发发现，只只是一点点小小的的改

39、变，就就会带来来很大的的成果。【心得体体会】_3第三讲讲数字时时代的档档案管理理档案管理理的原则则及常用用方式档案管理理在现代代社会扮扮演着越越来越重重要的角角色，因因为公司司的资料料越来越越多，只只有把这这些资料料进行整整理、分分类，在在需要的的时候才才能随时时找到相相应的资资料，而而不至于于翻箱倒倒柜，将将大量时时间浪费费在查找找资料上上面。档案管理理的基本本原则档案管理理包括收收集整理理、分类类、建立立检索三三个步骤骤。收集集整理是是指快速速且大量量的收集集整理相相关资料料；分类类是指区区分建档档，避免免累积档档案；建建立检索索是指建建立检索索表，通通过检索索表可以以迅速缩缩小检索索范围

40、，方方便查找找档案。常用的档档案管理理方式1抽屉屉式直立立档案所谓抽屉屉式就是是立在地地面上的的分层的的抽屉，这这种方式式能够将将种类繁繁多的档档案详细细地分类类，而且且可以上上锁，易易于保密密，并且且使得档档案不容容易毁损损。抽屉屉式的档档案管理理检索起起来比较较简便，因因为抽屉屉里一般般都有垂垂直的隔隔板，资资料层层层放进去去，每部部分资料料上面都都有一个个突出的的标志，对对这些档档案进行行简要说说明，图图书馆里里见到的的检索书书目就是是典型的的抽屉式式直立档档案。2开放放式横向向档案管管理所谓开放放式就是是我们在在医院里里常见到到的档案案管理方方式，可可能用木木板，也也可能用用铁柜，把把

41、所有的的资料一一摞一摞摞的排列列整齐，采采用这种种方式的的基本条条件是资资料比较较统一，如如果有的的资料夹夹很高，有有的资料料夹很矮矮，就会会造成高高的两边边倒，矮矮的被挤挤到中间间，寻找找资料的的时候如如果用力力不当，就就会损坏坏资料。开放式的的档案管管理常常常使用颜颜色管理理，所谓谓颜色管管理就是是把公司司各部门门的档案案用不同同的颜色色来表示示，如红红色的柜柜子属于于会计部部，蓝色色的属于于销售部部等等。医院、户籍单单位最常常采用这这种区分分方法。【举例】日本的很很多医院院都采用用颜色区区分法来来管理病病历档案案，医生生的身边边有一个个圆筒，在在诊断结结束之后后，医生生把填好好的病历历直

42、接扔扔到圆筒筒里，圆圆筒的下下面接着着管子，直直接通到到病例室室，不同同的科室室有不同同的颜色色，病例例室的工工作人员员根据管管子的颜颜色，就就知道应应该把病病历放到到哪个区区域。开放式的的档案管管理一目目了然，便便于检索索，取资资料的时时候比较较容易，其其缺点是是任何人人都可以以查阅，使使用频繁繁，容易易遗失，不不适用于于机密性性的档案案管理。3穿孔孔式活页页夹穿孔式的的活页夹夹最大的的优点就就是易于于保存资资料，不不必担心心资料次次序错乱乱或遗失失。其缺缺点是必必须先对对文件资资料进行行打孔作作业，有有孔资料料需要改改孔，有有些档案案、样品品格式会会被夹住住，或被被穿孔破破坏，无无法展现现完整内内容。这这种方式式一般用用来保存存重要的的参考目目录等。4档案案盒档案盒的的一般规规格是，宽宽3155，高高2200，深深1000，这这个标准准现在全全世界通通用。这这种档案案盒的特特点是能能实现数数据单元元化、分分类分盒盒放好，适适合用来来存放新新产品开开发企划划书、资资料影印印文件、图片、惯用表表格、常常用记事事