公司公文资料管理规定.docx

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1、公司公文资料管理规定第一条企业的公文资料是企业的珍贵资产，必须妥善保管，确保其完整。第二条档案管理人员应当按时、按归档范围收集、接收档案资料，对已归档的档案资料认真整理、分类、 编号、登记和保管，确保档案资料齐全、分类准确。、标准化、合理储存。第三条档案要科学保存，做到“八防”（防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害微生物、防污 染），维护和延长服务档案的生命。第四条档案管理人员应当定期对库房内存放的档案进行检查、检查，确保内容、卡片与档案一致。档案发 生虫害和损坏、变质的，应当及时处理。对过期失去保存价值的档案，应当编制销毁清单，报总经理批准。 档案在档案保管员的参与下，在总助理的监督

2、下销毁。第五条文件资料的备案范围（一）母公司备案文件（一）上级公司召开会议拟执行的主要文件；（二）上级公司出具的负责公司业务的应当执行的文件；3、重要客户代表、重要协会考察公司时具有特殊保存价值的重要指示、讲话、题字、照片、录音录像（以 下简称音像资料）。4、政府部门、协会或新闻媒体转发或发布与公司有关的文件（包括在报刊上的转载）。（二）公司备案文件1、公司召开的月度经营业绩分析会议全套会议文件及各种视听资料。2、公司出具的重要文件（包括转发和与其他公司联合出具的）的出具草稿、打印件和修改稿。3、公司请示及上级主管部门的批准文件。4、公司及其职能部门活动形成的工作计划、总结和报告5、反映公司经

3、营活动和科技管理的专业文件。6、公司检查卜属公司的工作情况及调查研究形成的主要文件。7、公司汇总的所有统计报表和统计分析数据。8、公司形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件。9、公司内部组织在工作活动中形成的重要文件。10、重要的客户信访资料、领导批示，以及公司处理客户信访形成的记录、汇总表、调查处理报告、统计 分析资料等。11.公司领导和客户公务活动形成的重要信函、电报、 记录，以及从国外公司带回的未经办理登记的 与公司有关的文件资料。12、公司与基本建设工程建设、竣工、大中型设备购置有关的文件资料，以及直接管理的科研、生产、建 设工程的科技文件和资料公司。13、公司的设立、合并、撤销、变更

4、名称、使用印章、组织章程、人员编制等文件。14、公司制定的工作规章、章程、制度等文件。15、公司的历史、大事记、年度亲笔签名、剪报和反映公司（行业）重大事件的荣誉证书、纪念和证明实 物和展览照片、录音、录像等文件。16.公司编印、简报、报刊等刊物的定稿和印本，以及编辑刊物的定稿和样本。17、公司与公司有关单位签订的各种合同、协议及其他材料。18 .公司与国内（国外）签订的条约、协议、协议、合同、换文（原件和复印件）及要求、报告、计划、 投资公司外事活动中形成的工作总结、重要简报、会议纪要、 记录、视听资料、有参考价值的资料、 互赠清单、工作文件等。19 .按有关规定备案的文件。（三）下属公司备

5、案文件1.下属公司报送的重要工作计划、报告、总结、典型资料、统计报表、财务预决算等。2、下属企业提交的监管备案文件。第六条档案借阅制度.在档案室借阅档案的，应当按规定办理借阅登记手续，并提出借阅理由。归还档案时，双方必须当面清 点，确认无误后取消借阅登记资料。1 .档案原那么上不得外借，只能在室内查阅。因T作需要出借档案，须经行政主任批准，并经总经理授权后 进行技术档案登记。借款期限不超过2天。必须在借款期限届满时归还。那些继续使用它的人可以更新它。2 .档案借阅人必须保护档案，不得随意标记、圈圈、涂改、剪切、粘贴、拆包或损毁档案。档案应当保持 完整、整洁。如需修改图纸，须按规定办理附加手续。4、档案借阅人员必须严格保守企业秘密，不得泄露档案内容，不得将档案出借他人，做好平安保卫工作。 阅读时请勿饮酒或吸烟，以免损坏文件。5、借用机密档案须经总经理批准，并严格按规定办理登记。它仅在档案中可用。6.档案借阅人员在离职或调动前，必须将所有档案交还档案室，并按规定办理注销手续。7、公司档案不得向其他单位借用。八、违反借款规定造成损失的，由公司相关管理部门视情节轻重给予处分。