总经理办公室岗位设置与岗位职责7714.docx

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1、总经理办办公室运运转管理理手册2006601.总经理办办公室运运转管理理手册目 录录总经理办办公室前前言 44一、总经经理办公公室组织织机构和和岗位设设置 （一）组组织机构构图55 （二）岗岗位设置置图66二、总经经理办公公室岗位位职责 （一）总总经理 7 （二）副副总经理理 7 （三）夜夜间经理理 8 （四）总总经理办办公室秘秘书 8（五）总总经理办办公室文文员（兼兼档案管管理员、打打字员）9三、总经经理办公公室工作作人员素素质要求求 （一）总总经理110 （二）副副总经理理110 （三）夜夜间经理理110 （四）总总经理办办公室秘秘书111（五）总总经理办办公室文文员（兼兼档案管管理员、打

2、打字员） 11四、总经经理办公公室工作作规范 （一）编编制酒店店年度工工作计划划，总结结年度工工作流程程 112 （二）编编制年度度经济预预算计划划的工作作流程112 （三）酒酒店重要要设备设设施添置置、更新新和装修修改造的的工作流流程 一一三 （四）酒酒店价格格政策制制定的工工程流程程114 （五）重重大接待待任务工工作流程程一一五 （六）秘秘书工作作流程116 （七）酒酒店公文文撰稿规规范116 （八）行行政接待待工作流流程一一八 （九）会会务工作作流程一一八 （十）文文印工作作流程119 （十一一）收发发文工作作流程19 （十二二）档案案管理工工作流程程20 （十三三）夜间间运行管管理工

3、作作流程21五、总经经理办公公室工作作质量标标准 （一）办办公室环环境质量量标准223 （二）文文件草拟拟质量标标准223 （三）公公文审核核质量标标准223 （四）公公务客人人接待工工作质量量标准224 （五）会会务工作作质量标标准224 （六）文文印工作作质量标标准224 （七）档档案管理理质量标标准224 （八）办办公室设设备管理理质量标标准225六、总经经理办公公室管理理制度 （一）总总经理办办公会制制度 26（二）专专题工作作会议制制度 26 （三）酒酒店晨会会制度 26 （四）文文件传阅阅制度 226 （五）阅阅签值班班记录和和有关重重要经营营报表制制度 227 （六）节节假日值值

4、班制度度 27 （七）酒酒店调研研和信息息工作制制度 27 （八）酒酒店印章章和介绍绍信管理理制度 28 （九）财财产物资资管理制制度 28 （十）办办公室人人员考勤勤制度 29 （十一一）办公公室安全全管理制制度29 （十二二）预算算管理制制度30 （十三三）人事事管理制制度30七、总经经理办公公室工作作沟通与与协作 332八、附录录：业务务报表 1、电电话记录录单 333 2、访访客来访访记录单单 344 3、收收文登记记簿 355 4、收收文四联联单 366 5、公公文处理理单 399 6、传传阅文件件处理单单 400 7、发发文登记记簿 411 8、卷卷内目录录 422 9、备备考表

5、433 10、案案卷封面面 444 11、案案卷目录录表 455 12、案案卷目录录目次46 一三、案案卷目录录说明47 14、案案卷目录录封面48 一五、档档案借阅阅单49总经理办办公室前前言酒店总经经理办公公室是全全面负责责酒店经经营管理理的领导导机构,是酒店店经营管管理的决决策中心心和控制制中心。酒店总经经理办公公室的主主要职能能是切实实执行总总经理的的工作指指令，认认真贯彻彻党和政政府的方方针和有有关法律律、法规规，坚持持“以市场场为导向向，以效效益为中中心，以以质量为为生命”的经营营管理方方针和“让客人人完全满满意”的服务务宗旨，合合理调配配使用和和大力发发展酒店店的人力力、物力力和

6、财力力资源，制制定严格格的管理理规范和和管理制制度，实实行科学学管理，加加强对酒酒店经营营管理的的监控力力度，深深入开展展“学先进进，找差差距”活动，加加强管理理队伍的的思想建建设和作作风建设设，树立立良好的的酒店形形象，取取得最佳佳经济效效益和社社会效益益，达到到最好管管理水平平和质量量水平，并并统筹和和协调酒酒店与社社会各界界、上级级主管部部门或业业务协作作部门以以及酒店店内部的的横向、纵纵向各方方面关系系，为提提高酒店店的经济济效益和和社会效效益服务务。一、总经经理办公公室组织织机构和和岗位设设置（一） 组织机构构图总经理办公室夜间经理总经办秘书档案管理打字员文员（二）岗岗位设置置图总经

7、理副总经理报编辑夜间经理档案管理员打字员文员秘书二、总经经理办公公室岗位位职责（一）总总经理1、 向上级主主管部门门负责，定定期向上上级主管管部门报报告工作作。2、 负责制订订酒店的的经营管管理目标标、年度度工作计计划与预预算管理理计划，并并组织实实施。3、 全面负责责酒店人人、财、物物的管理理，并重重点负责责市场营营销、人人力资源源和计划划财物管管理工作作。4、 根据市场场变化和和发展纪纪律，制制订市场场营销工工作的方方针、政政策和策策略，并并组织实实施和有有效控制制。5、 建立和健健全酒店店组织系系统，合合理调配配与控制制人力资资源，决决定部门门管理人人员的任任免事宜宜，并定定期组织织考核

8、。6、 负责酒店店年度预预算与决决算的编编制，严严格控制制酒店的的经营成成本和各各种费用用开支，抓抓好开源源节流工工作，确确保酒店店资产保保值增值值。7、 抓好酒店店员工队队伍建设设和人才才培养、开开发工作作，全面面提高酒酒店员工工的素质质。8、 主持制订订和完善善酒店的的各项规规章制度度，全面面负责推推行酒店店管理模模式，督督导下属属履行职职责，坚坚持服务务宗旨和和质量管管理，确确保酒店店的高服服务水准准。9、 全面负责责酒店的的安全管管理，抓抓好安全全生产、食食品卫生生和消防防、治安安安 全全工作，确确保宾客客和酒店店的人身身、财产产安全。10、保保持与社社会各界界的广泛泛联系，抓抓好重要

9、要客人的的接待工工作，塑塑造酒店店良 好的内内、外部部形象。11、抓抓好酒店店民主管管理工作作，关心心员工思思想和生生活，不不断改善善员工的的工作 条件。12、完完成上级级主管部部门以及及政府有有关部门门交办的的其他工工作。（二）副副总经理理管理层层级关系系直接上级级：总经经理岗位职职责1、 协助总经经理完成成酒店的的经营指指标、年年度工作作计划与与预算管管理计划划，并保保证总经经理的工工作指令令与各项项决议的的贯彻落落实。2、 重点负责责酒店营营运部、客客房部、餐餐饮部、康康乐中心心的日常常经营管管理及内内部协调调工作，督督促下属属努力实实现年度度经营计计划指标标，提高高酒店的的经济效效益和

10、社社会效益益。3、 在总经理理的领导导下，具具体负责责酒店管管理模式式的实施施、检查查和落实实工作，确确保酒店店服务质质量。4、 每日查阅阅酒店经经营业务务报表，发发现问题题及时采采取积极极有效措措施予以以解决，并并报告总总经理。5、 每天巡视视客人活活动区域域，检查查并督导导各经营营管理部部门的工工作，认认真、妥妥善地指指导下属属部门处处理客人人投诉，不不断改进进和提高高服务质质量。6、 负责召开开分管部部门的工工作例会会，督促促工作进进度，组组织、指指挥下属属部门完完成各项项工作计计划，认认真做好好服务接接待和经经营保障障工作。7、 总经理缺缺勤期间间，代行行总经理理职责。（三）夜夜间经理

11、理管理层层级关系系直接上级级：总经经理岗位职职责1、 代表总经经理主持持酒店夜夜间的经经营管理理活动，对对酒店总总经理负负责，并并报 告告工作。2、 负责领导导和督促促各部门门做好夜夜间的各各种工作作。协调调夜间各各部门的的工作 关关系，处处理和解解决发生生的各种种问题和和突发的的各类事事件。3、 代表总经经理接待待和迎送送夜间到到店的重重要客人人，组织织和检查查有关部部门做 好好服务工工作。4、 负责酒店店夜间的的质量管管理工作作。5、 负责编写写“夜间工工作日记记”，记录录当天工工作的重重要情况况，发生生和发现现 的的问题及及处理的的意见和和结果，及及时递交交总经理理阅示。（四）总总经理办

12、办公室秘秘书1、 执行总经经理的工工作指令令，向总总经理请请示和报报告工作作。2、 负责撰写写酒店综综合性的的业务报报告，总总结、计计划等公公文函件件，负责责审核由由各部门门起草的的对外文文函。3、 负责组织织安排总总经理办办公会和和行政例例会，做做好会议议记录，撰撰写决议议和会议议纪要。4、 检查酒店店的各项项决议和和总经理理工作指指令的贯贯彻执行行情况，及及时了解解和反馈馈信息。5、 负责业务务资料和和信息的的收集、分分析、研研究，掌掌握酒店店行业市市场动态态，为领领导当好好参谋。6、 负责来往往文件及及书报、信信件的收收发工作作，处理理有关来来电、来来信等信信息，分分类整理理，做好好记录

13、及及时上传传下达。7、 负责总经经理室的的卫生清清洁及总总经理办办公室的的固定资资产和办办公用品品的领用用、保管管。8、 负责送阅阅总经理理阅批的的文件，派派发总经经理签发发、批示示的文件件、通知知等。9、 严格执行行BaooMi制制度，及及时做好好行政和和业务资资料及文文件材料料的收集集、整 理理、立卷卷、登记记、保管管工作。10、根根据总经经理的指指示做好好工作安安排，来来访接待待等有关关事宜。11、按按规定的的手续严严格管理理和使用用印章、介介绍信，对对需要用用印的文文件、材材 料和报报表，经经主管领领导签字字并登记记后用印印。12、完完成总经经理交办办的日常常行政事事务工作作。（五）总

14、总经理办办公室文文员（兼兼档案管管理员、打打字员）管理层层级关系系直接上级级：总经经理岗位职职责1、 负责酒店店公文、函函件、资资料的打打印工作作，分别别轻重缓缓急，优优质、高高效地完完成任务务。2、 严格执行行安全BBaoMMi制度度。妥善善保管打打印的原原稿，并并按规定定移交校校对；及及时清理理和烧毁毁蜡纸，不不得在办办公室接接待与工工作无关关的人员员。3、 熟悉打字字机、复复印机和和电脑的的性能，做做好保养养工作，保保持机件件处于良良好状态态。4、 负责酒店店公文、函函件、内内部刊物物的收发发、运转转、催办办、办理理和登记记、保管管及使用用工作。5、 负责总经经理办公公室报刊刊、杂志志分

15、发工工作。6、 负责档案案的登记记、编号号、借阅阅等管理理工作。7、 负责档案案的安全全工作，保保证档案案无遗失失、无虫虫蛀霉变变、无火火警的事事故。8、 负责办公公室和档档案的清清洁工作作，注意意经常保保持室内内环境的的整洁。三、总经经理办公公室人员员素质要要求总经理办办公室工工作人员员必须具具有强烈烈的事业业心、自自信心和和奉献精精神，坚坚持依法法经营、多多谋善听听、锐意意改革、清清廉公正正、严于于律己、以以身表率率、身体体健康、外外貌端正正，能胜胜任本职职工作。各岗位的的业务素素质要求求如下：岗位知识要求求能力要求求经历要求求总经理1、 大学专科科毕业或或以上学学历。2、 较完整地地掌握

16、酒酒店经营营管理理理论和市市场营销销知识，财财务管理理知识，全全面质量量管理知知识。3、 熟悉酒店店接待业业务和人人事、消消防安全全等知识识，懂得得接待礼礼仪、礼礼节。4、 熟悉经济济法、企企业法、财财税法及及相关的的旅游法法规。5、 了解旅游游心理学学、行为为科学、公公共关系系学以及及酒店建建筑布局局、内部部装饰等等知识。1、 能根据酒酒店发展展目标，制制订本酒酒店的中中、长期期发展规规划，对对酒店的的经营管管理活动动具有较较强的决决策能力力；在建建立科学学的管理理制度，开开拓酒店店营销业业务，处处理酒店店内外关关系等方方面具有有较强的的组织、协协调能力力；并能能结合酒酒店实际际，不断断改革

17、创创新，具具有较强强的全权权处理一一切业务务活动，取取得最佳佳经济效效益，达达到最好好管理水水平的能能力。2、 有较强的的语言和和文字表表达能力力。3、 会做思想想政治工工作，有有激励和和调动干干部及员员工积极极性的能能力。4、 能用一门门外语与与客人流流利交流流，通过过酒店外外语A级级考核和和电脑考考核。 担任酒酒店副总总经理一一年以上上或部门门经理三三年以上上。副总经理同 上上1、 有指挥、控控制和组组织各部部门开展展经营管管理活动动的能力力。2、 有较强的的语言和和文字表表达能力力。3、 会做思想想工作，有有激励和和调动干干部及员员工积极极性的能能力。4、 能用一种种外语与与客人流流利交

18、流流，通过过酒店外外语A级级考核和和电脑考考核。 担任酒酒店部门门经理三三年以上上。夜间经理1、 大学专科科毕业或或同等学学历。2、 懂得酒店店管理一一般理论论知识和和酒店管管理制度度和工作作规范。3、 熟悉各种种应急预预案的内内容和程程序，了了解接待待礼仪、礼礼节。4、 熟悉外事事纪律，了了解旅游游法规，懂懂得旅游游治安、消消防条例例等法律律、法规规等基本本知识。1、 具有较强强的组织织、指挥挥、协调调和控制制等方面面的管理理能力，能能处理客客人投诉诉和突发发事件。2、 会撰写本本职范围围内的应应用文，语语言清晰晰。3、 能用一种种外语与与客人流流利交流流，通过过酒店AA级外语语考核。 担任

19、酒酒店各部部门经理理半年以以上。秘书1、 大学专科科毕业或或同等学学历。2、 掌握酒店店经营管管理一般般知识，熟熟悉酒店店秘书工工作和行行政管理理知识。3、 掌握应用用文撰写写方法，懂懂得接待待礼仪、礼礼节。4、 了解旅游游法规及及有关经经济法规规和政策策，熟悉悉外事纪纪律。1、 能处理一一般的文文件、函函电和资资料，具具有较好好的协调调、接待待工作能能力。2、 有较好的的文字组组织能力力，能撰撰写各类类应用文文稿及计计划、总总结、报报告等。3、 熟练掌握握电脑操操作。4、 能熟悉掌掌握一门门外语，通通过酒店店外语AA级考核核和电脑脑考核。 具有秘秘书工作作经验。文员1、 中等职业业学校或或高

20、中毕毕业。2、 熟悉文书书档案管管理知识识和BaaoMii制度。3、 熟悉文印印知识和和行文规规范。1、 具有较强强的档案案业务管管理能力力，会办办理酒店店文函工工作。2、 熟练掌握握电脑操操作。3、 能撰写本本业务范范围内的的文稿，能能完成工工作任务务。4、 通过酒店店外语BB级考核核。 具有档档案管理理经验和和文印工工作经验验。四、总经经理办公公室工作作规范（一）编编制酒店店年度工工作计划划，总结结年度工工作流程程 根据酒酒店经营营管理目目标，每每年十二二月上旬旬开始，总总结全年年工作，编编制下一一年度工工作计划划，下发发酒店各各部门贯贯彻执行行。总结年度度工作和和编制下下一年度度工作计计

21、划流程程如下： 根据各部门提出的总结和下一年度工作计划，总经理召开会议进行充分讨论，最后由总经理进行集中，提出全店年度工作总结和下一年度工作的思路和要求。 总经理召集各部门负责人会议，布置总结年度工作和编制下一年度计划，明确任务和进度。 总经理召开酒店领导会议，讨论办公室提出的总结和计划讨论稿，提出修改意见。 办公室根据总经理的意见和各部门的书面总结和计划，草拟酒店总结与计划讨论稿。 办公室根据讨论中提出的修改意见进行修改补充，形成正式文稿，由总经理签发正式上报下发，整个工作应于十二月下旬结束。 总经理召开各部门负责人会议，听取对总结和工作计划讨论稿的修改意见。（二）编编制年度度经济预预算计划

22、划的工作作流程酒店在本本年度经经济预算算计划执执行情况况的基础础上，根根据对下下一年度度市场的的调查研研究、分分析、预预测，于于每年的的十月开开始着手手编制下下一年度度的经济济预算计计划，十十月底完完成年度度经济预预算计划划初稿，十十一月中中旬进行行讨论，修修改下一一年度的的经济预预算计划划，十二二月中旬旬形成正正式预算算计划，下下发酒店店各部门门贯彻执执行。编制年度度经济预预算计划划的管理理制度，工工作流程程见计计划财务务管理的的有关制制度和工工作规范范。（三）酒酒店重要要设备设设施添置置、更新新和装修修改造的的工作流流程酒店重要要设备设设施的更更新和装装修改造造应列入入年度预预算计划划，在

23、每每年的工工作计划划和预算算中要专专门立项项，以形形成酒店店设备设设施更新新和改造造的制度度化。防防止集中中更新改改造给酒酒店管理理带来不不利影响响。编制酒店店设备设设施更新新和装修修改造计计划的工工作流程程如下：设备设施更新和装修改造的计划编制应于编制年度经济预算计划同步进行。酒店各部门根据经营管理需要和设备设施老化的情况提出本年度设备设施更新和装修改造的计划向总经理申报。工程部对部门提出的设备设施添置与更新以及改造技术上进行可行性研究，提出实施方案。财务部汇总各部门申报的项目进行分类，分清添置与更新项目，并根据设备设施的更新年限及酒店资金情况提出意见报总经理。召开总经理办公会议，审核各部门

24、提出的设备设施添置、更新和装修改造意见，以及财务部、工程部审核意见书，进行调整。财务部负责最后汇总编制酒店年度设备设施添置、更新和装修改造计划，上报总经理审批。根据上报审批意见，正式下达年度设备设施更新和装修改造的计划，贯彻执行。（四）酒酒店价格格政策制制定的工工程流程程 酒店价价格政策策是酒店店参与市市场竞争争的杠杆杆，为了了保持酒酒店的形形象，维维护价格格政策的的严肃性性，防止止随意性性，酒店店重大价价格政策策的制定定和和调调整必须须通过一一定程序序。酒店价格格政策主主要是客客房的出出租价格格，餐饮饮的销售售价格，康康乐中心心、洗衣衣房的服服务价格格。酒店店价格政政策必须须接受国国家政策策

25、的领导导。 酒店价价格政策策的制定定和调整整的工作作流程如如下：销售部根据市场供求关系，结合本地区同星级酒店价格情况，提出本酒店的价格政策。财务部负责归口审核和控制各营业部门提出的销售、服务价格及实施方案，发现问题应请营业部门予以修正，达成一致意见后报总经理审定。各营业部门根据销售部的意见，结合本酒店的实际，制定出具体的销售、服务价格及实施方案。经总经理审核批准的销售、服务价格，如需调整，原则上仍按以上程序进行。总经理审核财务部提出的价格方案，发现问题责成有关部门重新申报，审核无误由总经理签署意见，责成财务部以书面形式通知营业部门贯彻执行。（五）重重大接待待任务工工作流程程酒店遇有有重大接接待

26、任务务，如特特别重要要客人大大型的会会议接待待任务，大大批量重重要客人人接待任任务等，均均需由总总经理或或副总经经理统一一组织、指指挥和协协调，动动员相关关部门共共同做好好接待工工作，确确保接待待任务圆圆满、顺顺利。重要接待待任务的的工作流流程如下下：接受任务后，由酒店总经理召开由各部门负责人参加的专题协调会议，明确任务、要求和分工。办公室根据专题会议要求制订接待计划，成立若干工作小组，逐项落实，如有必要，计划报政府有关部门。接待任务结束后，认真做好总结工作。各工作小组制定实施细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、安全保安、食品卫生等工作，逐项落实。

27、接待任务前一天，总经理亲自到现场检查落实接待准备情况，具体指导。总经理召开会议，听取各部门及工作小组接待计划落实情况。接待任务期间，酒店领导和部门领导必须加强现场指挥，协调各方面关系，处理临时需要解决的问题，并听取客人意见及时反馈。（六）秘秘书工作作流程顺序工 作 内 容时间1提醒领导导当天日日程安排排，询问问有无交交办事项项每天上班班后2按急事先先办原则则，办理理领导交交办工作作或续办办未完事事项，办办完及时时反馈每天3汇集各部部门工作作日记、营营业报表表和重要要接待任任务，送送领导审审阅每天4接听电话话，礼貌貌、热情情、准确确地回答答问询，凡凡直接找找总经理理的电话话应问清清单位和和姓名，

28、如如总经理理不在或或因故不不能接听听，应说说明情况况，做好好电话记记录每天5了解和掌掌握各部部门执行行总经理理指令及及各项决决定的情情况向领领导报告告视工作需需要6按规定正正确用印印视工作需需要7根据酒店店领导的的要求和和工作需需要，撰撰写酒店店文稿，编编写酒店店简报，上上报下发发视工作需需要8翻阅各类类报刊杂杂志和资资料，收收集行业业信息，供供领导参参阅每周9撰写酒店店日记，年年终撰写写酒店大大事记每天下班班前（七）酒酒店公文文撰稿规规范1、 酒店公文文分类公文名称称适 用用 范范 围围决定适用于对对酒店重重要事项项或重大大经营管管理活动动做出安安排，奖奖励有关关部门和和人员。报告适用于向向

29、上级主主管单位位汇报工工作，反反映情况况，提出出意见或或建议，答答复上级级单位和和部门的的询问。通知适用于对对各部门门布置工工作，阐阐明有关关指导原原则；发发布规章章制度；转发上上级单位位和不相相隶属的的主管部部门的公公文；传传达要求求各部门门办理和和周知或或者共同同执行的的事项；任免和和聘用管管理人员员。请示适用向上上级主管管单位请请求指示示，批准准某件事事项。批复适用于答答复下属属部门请请示事项项。函适用于不不相隶属属单位之之间相互互商洽工工作，询询问和答答复问题题，向不不相隶属属的有关关部门请请求批准准等。会议记录录适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项。简报适用于反反映酒店店经营

30、管管理情况况，总结结经验教教训，沟沟通信息息。会议纪要要适用于记记载会议议研究确确定的事事项或主主要精神神，要求求与会单单位共同同遵守、执执行。2、 酒店公文文撰写工工作流程程 酒店公公文撰写写工作流流程一般般分为交交拟、撰撰稿、审审核、签签发、缮缮校、用用印等程程序，文文稿由秘秘书撰写写。总经理或副总经理交拟撰稿任务，明确撰稿内容和行文要求。审稿并提出修改意见，然后再行修改，形成正式文稿。按照行文规范，正式拟稿。秘书撰稿前认真酝酿构思，收集各类材料、事例、数据等。二次审核后交总经理审核签发。文员根据签发稿，打印成文交秘书校阅，正式成文。在需要用印的文件上加盖印章。（八）行行政接待待工作流流程

31、项 目目接 待待 规规 范范来 信信及时拆阅阅信件，认认真做好好登记，按按信函内内容呈有有关领导导。根据据领导批批文意见见催办，尽尽快答复复。来 电电认真接听听电话，问问清对方方姓名、单单位、电电话号码码、身份份和事由由，耐心心地听取取陈述，能能当场解解决的应应予实事事求是地地给予答答复，如如涉及重重要事项项应认真真做好电电话记录录单。事事后将电电话记录录呈有关关领导批批阅后抓抓紧办理理和答复复，或转转有关部部门处理理答复。来 访访热情接待待，礼貌貌在先，问问清来访访者姓名名、单位位、身份份和事由由，认真真做好来来访记录录单，对对来访者者提出的的问题应应予负责责地解答答，不能能解答的的应请示示

32、有关领领导，如如来访者者要求见见领导，征征得同意意后按安安排会见见地点与与时间，如如领导不不在或不不便会见见应做好好解释工工作。来 宾宾1、 弄清来宾宾姓名、身身份、单单位、人人数、目目的、抵抵店和逗逗留时间间，如重重要客人人应向总总经理汇汇报，如如需住宿宿、就餐餐的应按按酒店规规定办理理审批手手续。2、 一般来客客，由秘秘书或派派员接待待，重要要客人应应由酒店店领导出出面接待待。3、 根据客人人要求或或身份，安安排好车车辆，派派人到机机场、车车站、码码头迎送送。4、 根据客人人要求安安排好参参观、外外出观光光、座谈谈交流等等，落实实陪同人人员。5、 酒店宴请请招待应应落实好好陪同人人员、餐餐

33、厅、菜菜单。6、 征求客人人意见和和建议，并并协助客客人结清清食宿等等费用，如如有必要要通知客客人单位位，告知知客人返返回时间间和航班班、车次次等。（九）会会务工作作流程项目工 作作 规规 范范会前准备备1、 弄清会议议议题、内内容、时时间、出出席人员员。2、 落实会场场。视需需要布置置会场、扩扩音和录录音。3、 书面通知知会议出出席人员员。4、 准备好会会议文件件和资料料。会议期间间1、 做好会议议记录，填填写会议议记录的的扉页，注注明会议议时间、名名称、地地点、议议题、主主持人、记记录人及及出席、缺缺席人员员名单等等。2、 视需要指指导工作作人员做做好录音音。3、 指导工作作人员做做好会议

34、议服务工工作会后落实实1、 整理会议议记录（录录音），编编写会议议纪要上上报下发发。2、 向会议缺缺席人员员传达会会议精神神。3、 收集各部部门落实实会议精精神情况况向领导导报告。（十）文文印工作作流程 文印工工作是文文件形成成的最后后一道手手续，其其工作流流程是：秘书将拟好的文稿送交文员打印。文员打印完毕后通知秘书，秘书负责校对。最后由文员把文稿装订好交给秘书。核对完毕，准确无误后，交由文员印制（十一）收收发文工工作流程程项 目工 作 规 范范收文登记记1、 仔细清点点、按类类登记。登登记应注注明收文文日期、文文号、来来文单位位、事由由等。2、 专递文件件（含机机要件、挂挂号件）要要注意把把

35、好“三关”：（11）外查查关。对对信函外外包装进进行检查查，如发发现破损损应注明明，同时时查看与与发文薄薄或回执执单是否否相符；（2）验验户关。核核对投递递清单上上的件数数与实收收件数是是否一致致。（33）验收收关。对对一些紧紧急件，注注明收件件时间，以以分清责责任。分文和批批办1、 文件拆封封登记后后，文件件进入分分文和批批办，由由工作人人员拟就就办文单单，交相相关领导导批办。2、 领导阅文文后提出出办文意意见，办办文意见见签署在在文件处处理单内内，由工工作人员员分别送送酒店领领导和有有关部门门办理。批批办意见见必须明明确具体体。承 办1、 酒店领导导批文后后，文件件即进入入承办程程序。对对

36、酒店领领导批文文意见，如如发现不不具体，授授权不清清楚或有有疏漏之之处，应应及时提提醒领导导进一步步明确和和补充。2、 凡属上级级下发的的阅知文文件，根根据领导导阅示意意见，即即行贯彻彻执行。3、 凡需要草草拟复文文的应根根据领导导批示及及时行文文办理。4、 凡涉及两两个部门门以上联联合承办办的事项项，应主主动做好好协调工工作。5、 注意办文文时效，急急事急办办。传 阅1、 文件传阅阅一般采采用轮幅幅式方法法，依次次传阅。2、 填写文件件传阅单单，设置置专用文文件夹。3、 规定传阅阅时限，进进行必要要的催阅阅，以防防文件滞滞留，并并有专人人签收，以以防遗失失。4、 发现漏阅阅、漏签签，及时时补

37、办。催 办1、 严格按办办文时限限办文，超超过时限限前应予予催办。2、 催办应以以急件和和重要文文件为重重点。3、 催办可视视情况作作电话催催办或派派人催办办。办 复1、 文件承办办结束后后，应将将办文结结果在收收文处理理单上注注明，必必要时，应应将办文文结果报报酒店领领导。2、 凡需要答答复的来来文、来来函、来来信，承承办完毕毕后，都都应予以以答复。要要做到件件件有着着落，事事事有回回音。3、 办复的文文件应及及时归档档保管。文件封发发1、 上报下发发文件应应严格清清点校对对，并根根据主送送、抄送送单位分分别封装装。2、 正确填写写封套后后，并严严密封缄缄。视情情况加盖盖骑缝印印章。3、 认真填写写发文登登记簿。4、 派人直接接送达件件应取得得回执或或请对方方签收。5、 发文件应应留存适适当份数数，以供供备用和和立卷存存档。