内部采购控制制度管理11687.docx

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1、内部控制制制度采购及及付款循循环文件管制制等级：管制文文件非管制制文件文件履历历纪要页页文件发行行单位文件管制制等级管理代表表管制文文件非管制制文件文件件履履历历纪纪录录版次修订内容容核准权责编撰日期0第1版（新新发行）1. 总则1.1. 制定目的的为促使本本公司内部控控制（Internal Control）之采购及付款循环（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。1.2. 适用范围围凡本公司司有关内部控控制之之采购购及付款款循环作业程程序与控控制重点点，悉依依照本文文件之规规范办理理。1.3. 权责单位位资材、财财会单位位为本文文件之权权责单位位，权责责单位主主

2、管经承承认单位位授权，负负责本文文件之管管制，并并确保依依据本文文件之规规范作业业。2. 采购及付付款循环环2.1. 循环图【见】（资资料1）采采购及付付款循环环图。2.2. 循环作业业本循环之之各项作作业：1) 请购作业业（CPP1011），另另订之。2) 采购作业业（CPP1022），另另订之。3) 进口作业业（CPP1033），另另订之。4) 验收作业业（CPP1044），另另订之。5) 与合约不不符作业业（CPP1055），另另订之。6) 付款作业业（CPP1066），另另订之。7) 差异分析析作业（CP107），另订之。3. 附则3.1. 制修废与与颁布实实施本文件属属于管理理文件，

3、经经经营营会审审议后，呈呈请董事事长核准准承认后后，交由由权责单单位颁布布公告实实施；修修订或废废止时亦亦同。3.2. 编号、版版本、日日期、页页次页页数本文件之之项类、标题、编号、版本、实施日日期、公公司名称称、文件件页次页数等等项，见见本文件件之页首首与页尾尾。3.3. 附件3.3.1. 相关资料料（资料11）采购购及付款款循环图图（资料11）采购购及付款款循环图图预算CP1001-请购|-|CP1002CP1003|采购进口|-|CP1004|验收|是否合格格否CP1005|-与合约不符|是|-|CP1006入库|付款|CP1007|差异分析析-第1節 作业程序序1. 提出需求求1.1.

4、 调节性采采购依市场行行情、用用料变动动等采购购之原物物料，由由资材部部单位视视经济未未来走向向、市场场状况及及预计用用量等因因素，决决定订购购时机及及数量种种类，交交由采购购单位采采购。1.2. 预算采购购依销售预预算或客户订订单之之进度，由由生管单单位填具具请购购单，经经单位主主管核准准后再交交给采购购单位，并并将请购购核准纪纪录填入入采购预预算内。预算采购购，包括括下列二二种采购购：1) 直接材料料（常用用材料）系指直接耗用之材料。2) 间接材料料（常用用物料）系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。可凭用料单位之需料通知单现用现购。2. 检查库存存采购前应应先检

5、查查存货是是否具有有下列情情形：1) 目前存量量尚未达达请购点点/安全库库存。2) 请购之商商品品名名、规格格、厂牌牌有库存存品或替替代品可可供替代代。3) 申请之原原物料是是否仍具具采购价价值，还还是已失失经济性性。3. 临时需求求紧急采购购由需求求单位提提出，经经过库存存检查后后须采购购者，经经制造单单位主管管核准后后，径交交采购单单位购买买，惟事事后仍须须补填请购单单。第2節 控制重点点1) 请购单单必须须详细注注明厂商商、规格格型式及及需用日日期等内内容，如如申请物物品须采采用特别别运送及及保存方方式者，应应加注意意事项。2) 请购单单必须须经先作作库存审审核，核核准时应应遵照核核决权

6、限限办理。3) 紧急采购购不应经经常发生生，事后后应补开开请购购单，追追究原因因是否为为不可抗抗力，有有无改善善计画。4) 应定期检检讨请请购单，有无无延迟采采购情形形，请购购数量应应符合经经济采购购量要求求。第3節 相关资料料销售预算算、客客户订单单、请购单单等。第1節 作业程序序1. 查询供货货商资料料1) 准备采购购。2) 调阅供供货商资资料/厂商料料件基本本资料报报表，了了解过去去采购及及询价纪纪录。3) 向厂商询询比议价价。2. 决定购买买方式依材料管管理规定定，决定定应用下下列何种种方式购购买：1) 询价金额额较小，不不须书面面比价，但但仍以询询价方式式向最低低价厂商商采购者者。2

7、) 议价采购购人员经经询价后后，如已已知市价价有下跌跌趋势时时，或有有报价高高于前批批采购价价格，或或请购规规格明确确，但请请购量较较前批大大等之情情形者，仍仍应予以以议价。3) 比价若为为特殊规规格或供供应厂商商家数较较少者。4) 牌价收购购根据核核定之收收购价格格收购者者。5) 长期合约约采购向向签订长长期供应应合约，或或项目报报准之买买卖合约约厂商采采购者。6) 招标采购购之材料料如有三三家以上上可供应应，且其其预估采采购金额额较大达达招标金金额时，以以公开招招标为原原则。3. 决定订购购事项由承办人人员备妥妥资料及及预拟订订购之厂厂商、数数量、办办法等，经经采购单单位主管管核准后后采购

8、。4. 更新纪录录将不同购购买方式式之订购购及询价价资料，填填入供供货商资资料/厂商料料件基本本资料内。第2節 控制重点点1) 询比议价价资料平平日应注注意收集集，须详详实完备备，保持持最新时时效，供供货商资资料厂商料料件基本本资料亦亦应随时时更新，保保持正确确纪录。2) 请购单单询比议议价单必须经经主管核核准后，方方得办理理采购。3) 办理比价价、议价价、招标标等作业业应符合合公司规规定，外外购进度度亦须依依预定采采购过程程控制追追踪。4) 大量采购购之主料料、副料料、包装装材料，以以合约采采购为原原则，并并应保持持两家同同时供料料，以免免受到供供货品质质之限制制，影响响到生产产作业。5)

9、重要采购购合约签签订前，须须经法务务单位或或公证单单位人员员查核。6) 为提高进进货品质质，降低低进货成成本，便便于管理理，应建建立可完完全配合合之协力力厂商。7) 遇到市埸埸上各项项原物料料之供应应将大幅幅变化时时，须通通知有关关单位，以以便事先先连系；报告呈呈核后，立立即采取取应变措措施。第3節 相关资料料供货商商资料厂商料料件资料料、请购单单、询比议议价单等。第1節 作业程序序1. 需比例结结汇1) 由采购单单位计算算结汇所所需金额额。2) 所需金额额申请表表及各类类相关凭凭证，一一并送交交主管人人员核准准。3) 预付外购购款，依依请购案案号或LL/C逐逐案控制制。2. 记帐1) 请款条

10、件件审核无无误后，开开立应付付凭单，制制作传票票，记入入帐册。2) 应付凭单单交由出出纳单位位开出支支票。3) 支票经签签章后，应应交由经经办人申申请开立立信用状状。3. 申请信用用状1) 准备下列列文件向向结汇银银行申请请开立信信用状：(A) 开发信用用状申请请书。(B) 已缴纳收收讫或已已核章之之结汇申申请单。2) 依法须申申请输入入许可证证者，尚尚须附输输入许可可证。3) 于进口中中国大陆陆海关，应应先申请请核对进进口批文文。4) 申请输入入许可证证时，须须具备下下列资料料，向国国贸局或或外汇银银行申请请：(A) 商业发票票（Peerfoormaancee Innvoiice）。(B)

11、目录或型型录。(C) 特别规定定。4. 银行开具具信用状状上述手续续无误且且未超过过银行之之授信额额度，则则银行将将会开出出信用状状。5. 在途品作作业1) 起运点交交货条件件之物品品所有权权已移转转时，应应办理投投保运送送等事宜宜。投保保依相关关保险规规定办理理。2) 对自行安安排运送送之货品品，须预预先安排排船期。3) 货品装船船后，由由卖方通通知预定定起岸日日期，资资材部单单位准备备安排进进口报关关事宜，并并通知仓仓储单位位。6. 准备提货货1) 资材部单单位于接接获船务务公司通通知预定定到港通通知后，通通知仓储储单位、财会单单位及报报关公司司（报关关人员(深圳）。2) 仓储单位位接获到

12、到货日期期、品名名、数量量后，预预先安排排人员搬搬运及存存置位置置。3) 财会单位位于知悉悉预定结结汇还款款日后，安安排调度度各项财财务资源源，准备备结汇。7. 结汇还款款1) 检核利息息计算是是否正确确。2) 结汇费用用是否依依银行之之收费标标准计算算。3) 依请购案案号或LL/C编编号，将将每次支支付费用用记入每每一批材材料之进口器器材付款款纪录表表。8. 提货1) 费用项目目均为固固定，多多出项目目应查核核原因是是否合理理。每一一项费用用是否均均有合理理凭证。2) 核算各项项计算方方式是否否合理，计计息起迄迄日期是是否正确确，有无无扣除免免费日期期。3) 对于无支支付标准准之特别别报关费

13、费用，是是否依核核决权限限呈请核核准。4) 实收数量量少于装装运数量量时，注注意有无无办理索索赔；实实收数量量少于公公证数量量时，有有无向运运输公司司提出索索赔。第2節 控制重点点1) 有关进口口作业之之各项预预付费用用支付、入帐、转销、收回及及调整时时，所应应附之原原始凭证证必须经经核准，内内容必须须合理。2) 应按同一一进口采采购案号号之有关关原始文文件、合合约、凭凭证等逐逐案汇集集归档。3) 应将进口口结汇之之有关原原始文件件、合约约、凭证证等核对对无误后后，始签签付。4) 预付货款款之支付付一律规规定以支支票支付付，并抬抬头、划划线、禁禁止背书书转让。如以现现金方式式支付者者，须合合于

14、现金金付款方方式。5) 已付款原原始凭证证应盖付付讫章，支支付传票票背后应应有领款款人签章章，以免免重复付付款或冒冒领情事事发生。6) 开发信用用状除应应秉持公公平互利利外，更更应避免免下列条条款：(A) 开立保兑兑信用状状。(B) 押汇手续续由买方方负担。(C) 可装运于于甲板上上。(D) 信用状可可转让。(E) 指定开状状银行或或押汇银银行。(F) 可凭仓库库收据（尚尚未装船船）押汇汇等。7) 在途产品品之交运运、保管管应力求求完好；拨交、移转控控制力求求完整。如有遗遗失或短短少，责责任必须须明确；逾时甚甚久之在在途产品品，应追追查原因因。8) 合约、单单据必须须订有寄寄存期间间，如有有逾

15、期尚尚未处理理者应查查明原因因。9) 注意出帐帐日期与与在途日日期相隔隔甚久者者，是否否为久悬悬帐未解解，有无无虚列帐帐目情形形。10) 对于在途途产品发发生遗失失及短损损，依合合约规定定处理。约定条条款要合合理，已已支付费费用不可可损及公公司权益益。11) 核对进口口数量与与实际验验收数量量必须相相符，提提货时物物品若有有损坏或或短少，应应立刻请请公证机机构公认认。实收收数量少少于装运运数量，须须办理索索赔。12) 是否有结结汇费用用不符规规定者，或或金额不不符之情情形，核核算各项项计费方方式是否否合理，计计息起讫讫日期是是否正确确，每一一项费用用是否均均有合理理凭证。第3節 相关资料料进口

16、器器材暂付付款纪录录表等等。第1節 作业程序序1. 采购通知知仓储1) 采购单位位于确定定采购内内容及交交期后应应通知仓仓储单位位。2) 仓储单位位于收到到经核准准之采采购单时，应应依采购购类别、数量、及约定定日期预预作仓位位安排及及堆高机机等卸料料工具之之准备。2. 厂商交货货1) 厂商于交交货日备备妥送货货资料（送货单单）、三联式式发票票于厂厂内指定定地点交交货。2) 属计重之之材料入入厂时，应应予过磅磅其重量量，并以以过磅单单作为核核对收料料重量之之依据。3. 警卫登记记检查1) 警卫应将将厂商交交货卡车车之资料料，登录录于进进出厂登登记簿。2) 厂商交货货时，警警卫人员员应就厂厂商检附

17、附之送送货单、与采购单单核对对，无误误后与仓仓储人员员联系，并并由其指指示厂商商卸货地地点，并并要求应应依规定定之堆栈栈方式卸卸料。4. 数量核对对点收1) 卸货完毕毕后，仓仓储人员员应依过过磅单核核对其重重量，或或依计算算之方式式核对数数量。2) 核对无误误后，仓仓储人员员除签章章暂收材材料外，并并通知品品管单位位准备检检验。5. 检验1) 材料暂收收后，品品管人员员应依材材料检验验规定或或是买卖卖合约办办理取样样，并开开立进进货检验验报告单单。2) 检验之品品质标准准以采数数值表示示方法为为原则(IQCC检验标标准)。3) 材料检验验规定应应包括：(A) 取样样品品数。(B) 依该材料料使

18、用性性质之重重要性列列出检验验项目。(C) 各检验项项目之品品质标准准或可接接受范围围。4) 检验单位位就检验验结果评评定样品品系正常常或异常常，并就就检验情情形加以以说明，以以供呈核核及收用用与否之之参考。6. 入库记帐帐检验合格格时，品品管单位位应将检检验结果果通知仓仓储单位位，并即即登入料件管管制卡进料栏栏内，办办理入库库，并于于备注栏栏注明收料单单之号号码。7. 请款办理入库库后，仓仓储单位位应将验验收单据据（验验收单）、发票等转送送采购单单位办理理请款。8. 索赔1) 若检验不不合格时时，则依依核示结结果办理理退换货货、扣款款或索赔赔之手续续。2) 依与合合约不符符作业规定办办理。第

19、2節 控制重点点1) 验收作业业应依照照材料检检验相关关规定办办理。2) 发票之原原物料名名称、规规格、数数量、金金额与送货单单或验收单单必须须相符。3) 原料验收收，必须须会同验验收单位位与采购购单位办办理。4) 如已分批批收料，仓仓储人员员应在订购单单采购单单上注注明分批批收料日日期、数数量，以以影本送送采购人人员。5) 不合格之之原物料料应通知知采购单单位退回回或扣款款。第3節 相关资料料采购单单、送货单单、发票、进进出厂登登记簿、订订购单、进进货检验验报告单单、料料管管制卡、进进货单、验验收单等。第1節 作业程序序1) 逾期未交交货之交交易，应应去电寄函催催办。2) 违约情形形若须经经

20、法律途途径解决决时，交交由公关关单位提提出告诉诉。3) 延期交货货之购置置，按合合约规定定罚款。4) 所交货品品之品质质、规范范如不符符合但仍仍可使用用者，亦亦属违约约情形，如如因急需需而不能能等候更更换，改改以减价价收货时时，则由由采购人人员将计计算处理理方式填填入不不履行合合约处理理单，始始可减价价收货。5) 将不履行行合约情情形及处处理过程程，记入入不履履行合约约处理单单，并并核算不不履行合合约对公公司之损损失，列列入供货货商往来来纪录。第2節 控制重点点1) 各项违约约是否依依供货商商管理规规定及合合约规定定处理。2) 货品因检检验不合合格退回回更换者者，其交交货日期期应以调调换补送送

21、货品到到达日期期为准。3) 所交货品品之品质质、规格格与合约约不合，但但可使用用者，如如因急需需勉予验验收使用用，应经经有关单单位主管管事前认认可，按按规定扣扣款或减减价(折让单单)处理。4) 如因检验验不合格格退回更更换，或或因故申申请延期期交货，必必须事前前报请公公司有关关主管同同意，并并确定逾逾期罚款款或其它它处理办办法。5) 如因非人人力所能能抗拒之之灾害而而申请逾逾期免罚罚者，是是否有事事后立即即检具之之认可证证件。6) 因事实无无法依采采购合约约所订裁裁决者，其其违约案案件处理理方式必必须经有有权人员员批准。第3節 相关资料料不履行行合约处处理单折让让单等等。第1節 作业程序序1.

22、 请款1) 仓储单位位于办理理收料手手续完妥妥并经品品管单位位检验合合格后，应应将各项项单据及及发票票（扣扣抵、收收执二联联）转送送采购单单位请款款。2) 采购单位位收到仓仓储单位位转来之之请款凭凭证，批批上采购购材料单单价，经经主管签签核后转转财会单单位核对对审核。2. 核对财会单位位依上述述之程序序详细审审核，若若有不合合规定或或异常之之情事者者，应反反映之。3. 记帐1) 请款条件件审核无无误后，开开立应应付凭单单，制制作传票票，记入入帐册。2) 于每月固固定日期期整理应付凭凭单交交由出纳纳单位开开出支票票。4. 开立支票票1) 出纳单位位收到支支出传票票后，应应注意其其支付程程序是否否

23、已齐备备。2) 除现金支支付外，原原则以抬抬头划线线禁止背背书转让让之支票票支付。3) 支票送盖盖印鉴时时，应在在支出传传票或应付凭凭单注注明银行行户号、支票号号码及日日期。4) 支票之到到期日应应与付款款条件相相符。5) 若有厂商商特别要要求以非非禁止背背书转让让之支票票支付时时，应报报备主管管核准后后办理之之。6) 将支票号号码、到到期日、帐号，填填于应应付凭单单内。5. 盖印1) 将填妥支支票送印印鉴保管管人员审审核、盖盖章、签签字。2) 须先审核核各项凭凭证是否否齐全，始始可盖章章、签字字。6. 领款付款之时时间，出出纳单位位可视作作业状况况而排定定之，其其方式：1) 以挂号邮邮寄。2

24、) 定期（如如每个月月之5、20日等等）。3) 随时。第2節 控制重点点1) 出纳付款款时，应应严格核核对支付付凭证上上之金额额数目，领领款人身身份与印印鉴必须须相符；如有疑疑问，应应于查询询后始能能支付。2) 支付款项项，除有有特殊理理由，得得以现金金支付外外，其余余一律开开立抬头头划线支支票；如如受款人人坚持免免划线或或抬头，应应即联络络资材部部或经办办人员。经其同同意并保保证无误误后，准准予免填填，必要要时，得得呈报董董事长核核准。3) 出纳人员员支付各各项货款款及费用用，支票票或现款款均应交交予受款款人或厂厂商，公公司人员员不得代代领；如如因特殊殊原因必必须代领领者，应应经主管管核准。

25、4) 支付手续续应俟支支付单据据审核完完妥，并并经财会会人员编编制传票票后始得得为之。5) 请购案交交货延期期罚款暨暨品质不不良罚扣扣之列计计，须经经过详细细核对，确确认合理理。6) 已届法定定或约定定支付期期限，尚尚未支付付者，应应追查其其原因并并签报催催办情形形。7) 支票送盖盖印鉴时时，应在在支出传传票或应付凭凭单上上，注明明银行户户头、支支票号码码及日期期。8) 已付款原原始凭证证是否盖盖付讫讫章，支支付传票票背后是是否有领领款人签签章，以以免重复复付款或或冒领情情事发生生。9) 领款日期期与列帐帐日期相相隔甚久久者，应应查明其其原因。第3節 相关资料料发票、应应付凭单单等。第1節 作

26、业程序序1) 将购买实实际数量量及金额额与标准准成本或或预算比比较，分分析差异异原因是是否合理理。2) 计算不良良品比率率是否过过高，及及分析是是否有人人为疏忽忽。3) 大宗用料料之采购购应分析析其成本本是否合合理。4) 分析库存存呆废料料原因与与变化情情形，并并通函各各单位。5) 分析采购购数量时时机及运运送方式式是否经经济。6) 对各项差差异原因因，作通通盘检讨讨并拟对对策改善善之。7) 研究各项项购置成成本及方方法，是是否有再再降低之之可能。第2節 控制重点点1) 差异如系系人为因因素造成成，当追追查并惩惩戒或奖奖赏。2) 材料品质质不良造造成公司司之损失失，在许许可范围围外者，必必须索赔赔。3) 国外购置置应利用用避险方方法，使使成本固固定或将将汇率变变动损失失降4) 至最低。