办公自动化与文书档案管理.doc

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1、办公自动化与文书档案管理【摘要】：p 】：】文书档案是档案工作的重要组成局部。本文针对如何应对办公自动化给文书档案管理带来的不利影响，提出了进展办公自动化系统内、外网隔离和进步档案人员的综合素质等方法，以有效的克制办公自动化给档案管理带来的不利影响，更好的为文书档案管理工作效劳。【关键词】：p 】：】办公自动化；文书档案；管理文书档案是档案工作的重要组成局部，随着改革形势的开展，如何进步文书档案管理程度，及时、准确、系统、完好地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋开展的新形势，这是文书档案工作的新课题，而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题

2、谈一点粗浅的认识。一、应用办公自动化进展文书档案管理的主要优点1.使办公效率大幅进步计算机强大的信息处理才能也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求搜集完好、齐全，防止漏写、漏抄；用笔标准、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料搜集、储存、分类、统计和查阅等环节变得非常方便、有序，因此无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。2.文件和文字信息得到充分交流与共享在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资的浪费，还造成文件和信息查

3、找困难。运用计算机技术对档案进展管理后，档案管理由案卷级深化到文件级，由单途径管理开展为体系管理，由对档案外部特征目录管理到内、外部特征目录和内容合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步开展，实现档案信息与载体别离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地进步档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络效劳这个宽广的平台，理解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。3.电于文件保存的稳定性更强与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸

4、张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反响，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件那么不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的挪动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。4.进步了文件传递的速度和平安性日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丧失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统

5、传送时间受间隔 长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丧失或延误，给档案人员归档和其别人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进展传递，大大进步了文件传递的平安性和时间性。二、办公自动化给文书档案管理带来的问题1.对档案综合管理人员要求更高对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅懂得纸质档案管理理论、原那么、方法和技术的管理人员所能胜任的，更不是仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员就能完成的，这就对管理人员技术和素质程度提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术程度，不能仅仅满足于一

6、般的计算机操作程度，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大局部档案人员现代技术程度偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。2.电子文件保密性受限制电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件(转载自：.BdfQy.Com 千 叶帆 文摘:办

7、公自动化与文书档案管理)输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名_，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。三、如何应对办公自动化给文书档案管理带来的不利影响文书档案的办公自动化应用在开展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的奉献来说，利是远远大于弊的。针对在理论应用过程中遇到的一些问题，可以运用如下应对方法：1.进展办公自动化系统内、外网隔离在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络平

8、安的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和效劳。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大根本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些制止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。2.进步档案人员的综合素质一是从硬件建立和投入上下功夫，不断改善硬环境，进步档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的根底上，档案人员才能通过对这些设备施的理解、学习

9、直至纯熟运用到达增加业务技能、进步管理程度的效果。二是以“自学为主，培训为辅”形式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断进步。通过不断学习获取知识是进步素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习鼓励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一局部。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科室利用档案资进展转化、知识创新的经历，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息和创新思维。【参考文献】：p 】：1张文亮.关于电子档案文件管理的考虑J.云南档案，2022，9.2唐雪妍.浅谈电子档案的管理 J.兰台世界，20_6，11.第 6 页 共 6 页