07档案室管理制度.docx

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1、70档案管理制度 编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-10档案管理理制度1. 总则为规范公公司档案案管理，使档案案的立卷卷、归档档、借阅阅、保管管、保密密等符合合国家法法规规定定，特制制定本制制度。2. 档案整理理立卷归归档制度度 2.1公公司机关关各部门门及各所所属单位位必须责责成专人人负责,按各类类档案的的归档范范围、标标准、期期限进行行档案的的收集、整理、立卷、送档案案室归档档保存。2.2工工程技术术、质量量、安全全、设备备及科技技档案由由工程管管理部负负责收集集、整理理、装订订，送档档案室归归档；财财务档案案由财务务资产部部负责；人事档档案、劳劳动工资资档案由由劳动人人事部负

2、负责；文文书档案案由办公公室负责责；工程程合同、内外部部经营合合同由市市场开发发部负责责。2.3各各类档案案包括文文字和声声像，均均按有关关立卷装装订的标标准进行行整理归归档。为为确保档档案的规规范，档档案室负负责人要要进行必必要的业业务指导导。2.4有有关工程程档案，须在工工程竣工工后由工工程管理理部会同同项目负负责人进进行收集集整理，由主管管经理审审定后交交公司档档案室保保存。各各部室在在管理中中形成的的立卷材材料须在在次年第第一季度度前由部部室长审审定后交交公司档档案室归归档。随随机获取取的重要要文件、证件证证书、各各类证明明等均应应及时送送交档案案室登记记保存。2.5归归档文件件的验收

3、收：1）检查查文件的的文本及附附件是否否完整，如有短短少应立立即追查查归档。2）文件件如经抽抽存，应应由部室室长签字字确认。3）清点点归档文文件办理理手续是是否完备备，如归归档文件件资料不不完整、不准确确、不系系统或发发现其它它不符合合归档标标准时，应拒绝绝归档保保存，立立即退回回经办部部门重新新收集整整理，再再有遗漏漏由各单单位部门门负责人人负责。4）归档档文件资资料要字字迹清楚楚，目录录及案卷卷题名简简明，采采用“三眼一一线”方法装装订，装装订整洁洁，封面面采用微微机打字字，符合合立卷归归档标准准。3. 文件归档档制度3.1归归档文件件的形式式档案管理理人员要要负责制制订归档档文件资资料的

4、案案卷类目目，根据据类目及及时做好好催缴、收存工工作并提提前做好好各单位位、部门门有关档档案整理理的指导导工作，确保档档案一次次归案，符合标标准，避避免重复复工作，具体要要求如下下：3.1.1各部部室日常常工作中中形成的的文件资资料，应应按部门门职能范范围，指指定专人人负责收收集、保保存、积积累按期期整理归归档。3.1.2.各各子、分分公司内内部管理理文件资资料，由由各子、分公司司各职能能部门按按业务范范围，指指定专人人负责收收集、保保存按期期归档。3.1.3.工工程技术术文件资资料，由由项目负负责人指指定专人人负责收收集、保保存、积积累，待待一定时时间后整整理送交交公司工工程管理理部统一一汇

5、总审审定，由由工程部部审定后后送回公公司档案案室归档档。3.2归归案时间间3.2.1.公公司管理理工作中中形成的的各种文文件、信信息、资资料在第第二年的的第一季季度内经经部门负负责人审审定后送送交公司司档案室室存档。3.2.2.各各子、分分公司本本年度需需归档的的文字资资料，应应整理成成册，在在年底送送交公司司档案室室存档。3.2.3.工工程项目目档案必必须在工工程竣工工验收后后，由项项目负责责审定后后交公司司工程部部审定，经主管管经理批批示后送送公司档档案室存存档。3.2.4.各各类案件件在结案案过程中中的案卷卷可以跨跨年度整整理，结结案后归归档。3.3归归档分类类根据企业业档案分分类的基基

6、本原则则，结合合本公司司管理分分工的实实际，公公司档案案分类设设置党群群工作、行政管管理类、科技类类、财务务会计类类和声像像类5大大类。3.4归归档范围围3.4.1.党党群工作作类1）党务务：公司司党委工工作中形形成的综综合性文文件资料料、党代代会及党党委各种种工作会会议记录录等2）组织织：公司司党委组组织建设设、党员员管理、建党等等组织发发展管理理活动中中形成的的文件资资料以及及思想政政治工作作和精神神文明建建设、企企业文化化方面的的资料。3）纪检检：纪检检监察和和信仿工工作资料料。4）工会会：职代代会、劳劳动竞赛赛、文体体活动、女工工工作、劳劳保福利利。5）共表表团：共共青团工工作、团团员

7、大会会、团费费管理等等。3.4.2.行行政管理理类1）行政政：行政政管理综综合性事事务中普普发性文文件，公公司级会会议，内内部机构构设置等等。2）经营营：公司司重大经经营决策策、管理理体制改改革；公公司中长长期发展展规划，年度计计划、总总结；综综合统计计年报表表；内外外部经营营合同。3）保卫卫：治安安综合治治理，案案件审理理等。4）人事事劳资：员工招招聘、录录用、调调级、劳劳务出口口、劳动动工资等等。5）后勤勤福利：员工住住房、宿宿舍、食食堂、区区域管理理，第三三产业管管理等。6）计划划生育管管理。7）公司司管理：企业开开放、资资质就位位、换证证工作等等。3.4.3.科科技类1）工程程：土建建

8、施工、设备安安装、电电气仪表表。其范范围包括括：施工工准备文文件；工工程施工工招投标标；工程程合同；开工报报告；工工程技术术要求、交底；图纸会会审纪要要；施工工组织设设计；施施工方案案；安全全措施；隐蔽工工程记录录；分部部、分项项工程质质量检查查；中间间交接验验收记录录；工程程质量评评定；原原材料及及构件出出厂证明明；质量量鉴定等等试验报报告；设设计变更更；材料料代用核核定；安安装记录录；焊接接试验记记录；交交工验收收记录；财务预预、决算算；操作作检查记记录；锅锅炉安装装质量证证明书；汽车设设备年度度内保养养记录；竣工报报告；竣竣工验收收质量证证明书等等资料。2）科研研：计划划、规划划、总结结

9、；新材材料、新新工艺、新机具具研究、试验计计划方案案，分析析报告、总结等等；计量量检测。3.4.4.财财务会计计类资金管理理、会计计管理、资金流流通等，包括所所有会计计凭证、会计帐帐薄、会会计报表表以及会会计档案案移交清清册、保保管清册册、销毁毁清册和和财务审审计报告告。3.4.5.声声像类工程照片片、人物物照片、各类具具有保存存价值的的录音、录像带带、磁盘盘。4. 工程技术术档案整整理归档档制度4.1工工程技术术档案必必须与工工程同步步。4.2档档案的编编制执行行辽宁宁省工程程技术档档案编制制办法。4.3工工程技术术档案归归档时间间的要求求：工程技术术档案在在工程申申请交工工验收的的同时，将

10、工程程技术档档案报送送到公司司工程管管理部，工程管管理部经经过审核核，合格格后方可可报送到到城建档档案馆，由城建建档案馆馆出具工工程档案案检验合合格证，项目技技术负责责人将检检验合格格证移交交到建设设单位，建设单单位组织织竣工验验收备案案。4.4工工程技术术档案要要求一式式四份，分发给给建设单单位、城城建档案案馆、公公司档案案室、监监理单位位，移交交给城建建档案馆馆的档案案必须是是用档案案笔或碳碳素水书书写的第第一页档档案，必必须是原原件，其其它三个个部门可可以是复复写的。4.5工工程技术术档案必必须整理理齐全，字迹工工整，按按抚顺市市档案组组卷办法法目录进进行装订订。移交交到建设设单位及及监

11、理单单位的档档案必须须有回执执，将档档案回执执移交给给公司工工程管理理部。4.6对对于单位位工程技技术档案案必须由由总包单单位技术术负责人人将档案案资料归归整齐全全统一上上交。4.7上上交到公公司档案案室的档档案资料料同上交交城建档档案馆资资料增加加施工日日记、施施工方案案（施工工组织设设计）技技术交底底，一并并交给公公司档案案室。4.8上上交给建建设单位位、公司司档案室室及监理理单位的的档案，要求工工程竣工工20天天之内将将档案移移交完毕毕。4.9向向城建档档案馆移移交档案案内容排排列顺序序如下：4.9.1 竣竣工技术术档案目目录4.9.1.11 竣工工技术档档案目录录4.9.1.22 与单

12、单位工程程相关的的政府有有关职能能部门的的批文批批件汇总总表4.9.1.33 参建建各方相相互制约约的合同同或协议议汇总表表4.9.1.44 与单单位工程程建设相相关的单单位及其其负责人人汇总表表4.9.1.55 单位位工程建建设相关关单位及及负责人人汇总表表4.9.1.66 工程程开工报报告4.9.1.77 竣工工验收申申请报告告、单位位工程移移交工检检验收证证明4.9.1.88 有关关单位工工程质量量评定的的文件4.9.1.99 商品品住宅工工程质量量保证书书4.9.1.110 工工程质量量保修书书土建专业业资料4.9.1.111 图图纸会审审与设计计变更4.9.1.112 设设计变更更通

13、知单单汇总目目录4.9.1.113 工工程定位位测量及及观测记记录4.9.1.114 分分部工程程质量评评定表4.9.1.115 分分部工程程分项工工程质量量评定表表汇总目目录4.9.1.116 单单位工程程质量综综合评定定、质量量保证资资料核查查表、观观感质量量评定表表4.9.1.117 工工程质量量事故报报告及处处理记录录4.9.1.118 施施工技术术质量安安全交底底汇总目目录4.9.1.119 水水泥出厂厂合格证证和试验验报告4.9.1.220 钢钢筋、钢钢丝出厂厂合格证证和试验验报告4.9.1.221 结结构型钢钢和试验验报告4.9.1.222 焊焊条与焊焊剂合格格证和试试验报告告4

14、.9.1.223 砼砼小型空空心砌块块出厂合合格证和和试验报报告4.9.1.224 烧烧结普通通砖出厂厂合格证证和试验验报告4.9.1.225 建建筑用砖砖出厂合合格证和和试验报报告4.9.1.226 蒸蒸压加气气砼砌块块出厂合合格证或或试验报报告、干干压陶瓷瓷砖出厂厂合格证证或试验验报告4.9.1.227 天天然大理理石板材材出厂合合格证或或试验报报告4.9.1.228 防防水卷材材合格证证和试验验报告4.9.1.229 玛玛碲脂配配合比试试验报告告4.9.1.330 沥沥青合格格证和试试验报告告4.9.1.331 胶胶结密封封材料测测试报告告4.9.1.332 保保温、隔隔热材料料试验报报

15、告4.9.1.333 砂砂子和碎碎（卵）石试验验报告4.9.1.334 滑滑石灰粉粉和生石石灰粉出出厂合格格证或试试验报告告4.9.1.335 水水泥、型型钢、钢钢筋出厂厂合格证证与进场场试验报报告汇总总目录4.9.1.336 建建筑构、配件出出厂合格格证、外外墙保温温板合格格证4.9.1.337 木木、铝合合金、塑塑料门窗窗合格证证4.9.1.338 预预拌混凝凝土合格格证、建建筑设备备及配件件出厂合合格证4.9.1.339 土土壤干土土质量密密度试验验报告4.9.1.440 基基桩桩身身质量及及其单桩桩承载力力检测报报告4.9.1.441 基基础与主主体结构构检测报报告4.9.1.442

16、砂砂浆、砼砼配合比比通知单单4.9.1.443 砂砂浆试件件抗压强强度试验验报告4.9.1.444 砂砂浆试件件抗压强强度统计计、评定定记录4.9.1.445 混混凝土试试件抗压压强度试试验报告告4.9.1.446 混混凝土试试件抗渗渗等级试试验报告告4.9.1.447 混混凝土试试件抗压压强度统统计、评评定记录录4.9.1.448 钢钢筋焊接接试件试试验报告告4.9.1.449 金金属焊接接探伤试试验报告告4.9.1.550 地地基土允允许承载载力复查查记录4.9.1.551 结结构验收收记录4.9.1.552 钢钢筋混凝凝土灌注注（预制制）桩的的施工记记录、桩桩位图4.9.1.553 地地

17、基验槽槽与回填填土隐蔽蔽记录4.9.1.554 吊吊装工程程隐蔽检检查验收收记录4.9.1.555 砖砖石、砌砌体配筋筋变形缝缝及地下下部位隐隐蔽工程程检查验验收记录录4.9.1.556 钢钢筋工程程隐蔽检检查验收收记录4.9.1.557 混混凝土工工程隐蔽蔽检查验验收记录录4.9.1.558 屋屋（楼）面防水水、地下下防水及及顶棚工工程隐蔽蔽检查验验收记录录4.9.1.559 玻玻璃幕墙墙与铝、塑门窗窗工程隐隐蔽验收收记录4.9.1.660 隐隐蔽工程程检查验验收记录录汇总目目录暖卫与燃燃气工程程专业资资料4.9.1.661 图图纸会审审记录与与设计变变更通知知单4.9.1.662 设设计变

18、更更通知单单汇总目目录4.9.1.663 分分部工程程质量评评定表4.9.1.664 分分部工程程分项工工程质量量评定表表汇总目目录4.9.1.665 质质量保证证资料核核查表、观感质质量评定定表4.9.1.666 室室外埋地地管道竣竣工测量量记录4.9.1.667 材材料、设设备出厂厂合格证证与试验验报告（通用阀阀门、排排水用PPVC-U管材材）4.9.1.668 采采暖管道道和设备备试压记记录4.9.1.669 给给水管道道和设备备试压记记录4.9.1.770 消消防管道道和设备备试压记记录4.9.1.771 排排水管道道和设备备试压记记录 4.9.1.772 燃燃气管道道和设备备试压记记

19、录4.9.1.773 空空调制冷冷管道和和设备试试压记录录4.9.1.774 管管道吹洗洗、吹扫扫、清洗洗记录4.9.1.775 给给、排水水管道通通水、通通球试验验记录4.9.1.776 锅锅炉、烧烧（煮）炉设备备试运行行记录4.9.1.777 建建筑采暖暖与锅炉炉安装工工程隐蔽蔽记录4.9.1.778 给给、排水水管道工工程隐蔽蔽记录（包括室室外）4.9.1.779 燃燃气管道道工程隐隐蔽记录录（包括括室外）4.9.1.880 隐隐蔽工程程检查验验收记录录汇总目目录电气与电电梯专业业资料4.9.1.881 图图纸会审审记录与与设计变变更通知知单4.9.1.882 设设计变更更通知单单汇总目

20、目录4.9.1.883 分分部工程程质量评评定表4.9.1.884 分分部工程程分项工工程质量量评定表表汇总目目录4.9.1.885 质质量保证证资料核核查表、观感质质量评定定表4.9.1.886 电电缆工程程竣工定定位测量量记录4.9.1.887 材材料、设设备出厂厂合格证证和试验验报告（开关、插座，电工塑塑料套管管等）4.9.1.888 电电气、电电梯设备备试验、调整记记录4.9.1.889 变变压器交交流耐压压试验记记录4.9.1.990 电电力、电电缆、电电机试验验记录4.9.1.991 通通电试验验记录4.9.1.992 接接地电阻阻与绝缘缘电阻测测试记录录 4.9.1.993 电电

21、梯负载载运行试试验记录录4.9.1.994 牵牵引机承承重梁安安装记录录及导轨轨安装记记录4.9.1.995 建建筑电气气安装工工程隐蔽蔽记录（包括室室外）4.9.1.996 电电梯安装装工程隐隐蔽记录录4.9.1.997 隐隐蔽工程程检查验验收记录录汇总目目录通风与空空调工程程专业资资料4.9.1.998 开开工、交交工、竣竣工报告告（指单单独立项项）4.9.1.999 图图纸会审审记录与与设计变变更通知知单4.9.1.1100 设计变变更通知知单汇总总目录4.9.1.1101 分部工工程质量量评定表表4.9.1.1102 分部工工程分项项工程质质量评定定表汇总总目录4.9.1.1103 质

22、量保保证资料料核查表表、观感感质量评评定表4.9.1.1104 地下管管道定位位测量记记录4.9.1.1105 材料、设备出出厂合格格证和试试验报告告4.9.1.1106 空调制制冷管道道、设备备试压记记录4.9.1.1107 通风机机、制冷冷机试运运转记录录4.9.1.1108 通风与与空调系系统调试试记录4.9.1.1109 各类设设备、阀阀门试压压满水记记录4.9.1.1110 管道冲冲洗试验验记录4.9.1.1111 通风与与空调管管道工程程隐蔽记记录（包包括室外外）4.9.1.1112 管道防防腐、保保温隐蔽蔽记录4.9.1.1113 隐蔽工工程检查查验收记记录汇总总目录竣工图4.9

23、.1.1114 建筑部部分4.9.1.1115 结构部部分4.9.1.1116 给、排排水、采采暖与煤煤气部分分4.9.1.1117 电气部部分4.9.1.1118 通风与与空调部部分4.9.1.1119 电梯部部分4.9.1.1120 装饰部部分4.9.1.1121 工程外外线部分分4.9.1.1123 地下管管线综合合图（居居住小区区或厂区区）5.档案案保管制制度5.1.公司档档案室为为办公室室负责管管理的独独立工作作部门，档案员员具体负负责档案案保管、收进、移出登登记和查查阅、借借阅工作作。档案案室接收收档案必必须认真真验收，并登记记办理接接交手续续，确保保档案的的完整与与安全。5.2.

24、存放档档案必须须有专用用框架、排架，放法科科学合理理，档案案存放安安全、保保密且便便于查找找。5.3底图存存放以平平放为宜宜，除修修改、送送晒外，不得外外借5.4.要定期期进行库库藏档案案清理核核对工作作，做到到帐、物物相符，对破损损或载体体变质的的档案及及时进行行修改和和复制。5.5.保存档档案要有有专门库库房，并并具备良良好的卫卫生环境境及防盗盗、防火火、防光光、防尘尘、防有有害生物物、防污污染等安安全措施施。5.6.档案室室使用符符合国家家标准的的档案用用品及装装具，备备有消防防器材和和温、湿湿度计，要实现现档案管管理规范范化、现现代化。5.7.严禁任任何人私私自保存存他人档档案，对对利

25、用档档案材料料营私的的严肃处处理。违违反中中华人民民共和国国档案法法和中华人人民共和和国保密密法的的要求依依法追究究责任。6.档案案借阅制制度6.1.查、借借阅档案案或复制制档案必必须以组组织、单单位或部部门按其其工作范范围进行行，严禁禁以个名名义查档档。6.2.查、借借阅档案案包括复复制、抄抄录等须须经主管管档案工工作负责责人批准准或经公公司分管管经理批批准，履履行查、借阅登登记手续续。原则则上档案案原件不不外借。6.3.查阅档档案应在在指定阅阅览室查查阅，需需带走的的档案，经分管管经理批批准后办办理手续续。6.4.档案借借出（归归还），交接双双方都应应根据档档案卷内内目录进进行清点点并签字

26、字，如发发现缺损损，应立立即追加加、弥补补并及时时向分管管经理汇汇报，作作出处理理。6.5.外单位位调阅和和查阅档档案，需需凭单位位介绍信信并详细细填写档档案名称称、调阅阅人姓名名和调查查理由等等，介绍绍信附后后，经分分管经理理批准后后方可调调阅。如如需复制制的，由由档案室室负责人人进行复复制。6.6.查、借借用人必必须爱护护档案，不得遗遗失、损损毁、折折叠、涂涂改或作作任何标标注，以以保护档档案历史史真实面面貌。7.档案案保密制制度7.1公公司机密密文件，统一由由办公室室指定专专人负责责收发、传递、借阅及及立卷保保管工作作，其它它人员不不得携带带、代收收、代发发。7.2借借阅档案案必须按按规

27、定办办理借阅阅手续，不得私私自带回回家中及及公共场场所查阅阅。7.3复复制档案案资料，应有主主管档案案负责人人签字批批准方可可进行复复制，任任何人不不得私自自摘录或或翻印。7.4鉴鉴定后剔剔除的档档案资料料及无使使用价值值的台帐帐、卡片片、案卷卷目录等等不得随随意丢弃弃，应履履行手续续按保密密规定处处理。7.5经经主管经经理审定定批准后后，由档档案负责责人予以以复印，并办理理费用结结算手续续。7.6档档案管理理人员和和借阅人人，如违违反保密密制度，造成工工作失职职和经济济损失的的，要依依法追究究当事人人责任。8.档案案的鉴定定与销毁毁8.1.档案的的鉴定，是确定定档案本本身价值值，便于于保管和

28、和利用的的不可缺缺少的环环节，将将有价值值的部分分妥善地地按照有有关规定定保管起起来，失失去价值值的档案案剔除、造册、经批准准后销毁毁。8.2.明确由由公司领领导、档档案室负负责人及及档案管管理人员员组成档档案鉴定定小组，负责对对档案室室所存档档案进行行鉴定。8.3.档案的的鉴定标标准以国国家档案案局颁发发的文文书档案案保管期期限表、档档案管理理办法等编制制档案保保管期限限，其原原则：1）有长长远利用用价值的的档案为为永久保保存。2）在一一定时期期内有利利用价值值的档案案作长期期或短期期保存。3）介于于两种保保管期限限之间的的档案，其保管管期限从从长。4）工程程技术档档案为永永久保存存。5）定期期对档案案价值进进行鉴定定，经鉴鉴定无保保存价值值的档案案，编选选清册报报公司分分管经理理批准，按照规规定组织织销毁，严禁擅擅自销毁毁档案，销毁档档案时必必须由二二人以上上监销，防止档档案的遗遗失、泄泄密。监监销人须须在销毁毁清册上上签字盖盖章，并并注明销销毁方式式、日期期等。9.本制制度由公公司办公公室编制制，自发发布之日日起实施施，本制制度的解解释权在在办公室室。 70