12合同管理制度.docx

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1、公公司合同同管理制制度( 参考考样本 )为加强企企业管理理，提高高企业信信誉、根根据中中华人民民共和国国合同法法和上海市市企业合合同信用用评价管管理办法法的有有关要求求，结合本本公司实实际情况况，制定合合同管理理制度。本公司建建立合同同管理领领导小组组，法定代代表人为为领导小小组组长长，企业管管理办公公室、供销部部门、财务部部门的主主要负责责人和合合同管理理员为领领导小组组成员，合同管管理部门门是企业业管理办办公室，并由企企业管理理办公室室落实一一名合同同管理员员。一、合同同管理职职责( 一 ) 法法定代表表人的主主要职责责1.加强强合同管管理工作作，支持持合同管管理机构构开展工工作，解决合合

2、同管理理工作中中的重大大问题。2.授权权委托人人员对外外签订合合同。3.对本本公司合合同签订订人员进进行考核核、奖惩惩。4.定期期了解合合同的签签订、履履行情况况。( 二 ) 企企业合同同管理部部门的主主要职责责1.认真真组织学学习、贯贯彻执行行中华华人民共共和国合合同法和有关关条例，依法保保护本企企业的合合法权益益。2.制定定、修订订本公司司合同管管理制度度、办法法，组织织实施合合同管理理工作的的考核。3.做好好合同文文本管理理，严格格按照有有关规定定制定和和使用合合同文本本。4.审查查合同，防止不不完善或或不合法法的合同同出现。5.监督督、检查查本公司司合同签签订、履履行情况况。6.宣传传

3、合同法法和有关关法规，培训合合同管理理人员和和业务人人员。7.统一一办理授授权委托托书，严严格管理理本公司司合同专专用章的的使用。8.依法法处理本本公司的的合同纠纠纷。9.制止止公司或或个人利利用合同同进行违违法活动动。10.按按期统计计、汇总总本公司司合同签签订、履履行以及及合同纠纠纷处理理情况并并向公司司领导汇汇报。11.配配合合同同管理机机关，共共同搞好好合同管管理工作作。( 三 )企业业合同管管理员的的主要职职责1.协助助合同承承办人员员依法签签订合同同，参与与重大合合同的谈谈判与签签订。2.审查查合同，保管好好合同专专用章。3.检查查合同履履行情况况，协助助合同承承办人员员处理合合同

4、执行行中的问问题和纠纠纷。4.登记记合同台台账，做做好合同同统计、归档工工作。5.发现现不符和和法律规规定的合合同行为为，及时时向合同同管理部部门负责责人或公公司负责责人报告告。6.参加加对合同同纠纷的的协商、调解、仲裁、诉讼。7.定期期向分管管领导汇汇报合同同管理情情况。( 四 ) 供销销部门的的主要职职责1.依法法签订、变更、解除本本部门的的合同。2.严格格审查本本部门所所签订的的合同，重大合合同提交交有关方方面会审审。3.对所所签合同同，认真真执行，并定期期自查合合同履行行情况。4.在合合同履行行过程中中，加强强与其它它各部门门联系，发生问问题及时时向合同同分管部部门管理理员通报报。5.

5、本部部门合同同的登记记、统计计、归档档工作。6.参加加本部门门合同纠纠纷的处处理。7.配合合企业合合同管理理分管部部门做好好合同管管理工作作。( 五 ) 财财务部门门的主要要职责1.加强强与供销销等有关关部门的的联系，及时通通报合同同履行中中的应收收应付情情况。2.做好好与合同同有关的的应收应应付款项项的统计计、分析析，提出出处理建建议。3.解决决合同履履行中有有关问题题。4.依法法签订、变更、解除合合同。5.配合合企业合合同管理理分管部部门做好好合同管管理工作作。二、“法法人委托托书”管理( 一 ) 主主体内容容与适用用范围1.本制制度规定定了本公公司授予予“法人委委托书”者的条条件、程程序

6、、管管理规定定及责任任等内容容。2.本制制度适用用于本公公司各有有关部门门和分公公司。( 二 ) 被被授予“法人委委托书”者的条条件1.必须须是本公公司生产产经营活活动中确确需签订订合同，并具有有签订资资格的有有关人员员。2.必须须经过中华人人民共和和国合同同法培培训，考考试合格格者。3.能够够遵纪守守法，执执行好国国家各项项法令、法规和和本企业业的规章章制度。( 三 )“法人委委任书”的申请请程序1.凡申申请持证证者，先先由申请请部门向向合同管管理部门门提出申申请，填填写“参加合同法法培训训人员登登记表”。2.由合合同管理理部门统统一组织织申请持持证者参参加市或或区工商商行政管管理部门门举办

7、的的合同同法培培训班，并参加加考试。3.考试试合格后后，申请请部门按按合同管管理部门门要求填填写“法人委委托书申申请审批批表”，并对对其工作作业绩进进行考核核审查，再经公公司人事事部门和和合同管管理部门门审核后后报公司司法定代代表人批批准，签签章颁发发授权证证书。( 四 )“法人委委托书”的管理理1.合同同管理部部门负责责“法人委委托书”的申请请审核、证件办办理，变变更、注注销登记记、遗失失声明和和监督检检查等管管理工作作，并为为公司归归口管理理部门。2.本公公司颁发发的签订订合同的的“法人委委托书”，采用用由市工工商行政政管理局局统一印印制的“法人委委托书”，在有有效期内内可连续续使用，但有

8、效效期限最最长不得得超过两两年。3.凡不不持有“法人委委托书”因特殊殊情况需需对外签签约者，由所在在部门向向合同管管理部门门提出申申请，经经法定代代表人批批准，由由合同管管理部门门具体办办理一事事一委托托的临时时“法人委委托证明明”事宜；未取得得“法人委委托书”及“法人委委托证明明”的其他他人员一一律不得得对外签签订合同同。4.凡持持有“法人委委托书”对外签签订合同同者，必必须严格格遵守本本公司制制定的合合同管理理规定和和相关的的配套制制度，做做好合同同台帐记记录，以以备考核核。5.凡发发生下列列情况之之一者，必须办办理变更更或核准准注销手手续：(l)“法人委委托书”授权内内容变更更；(2)

9、证件有有效期届届满，不不再对外外签约；(3) 持证人人因工作作变动，不再对对外签约约；(4) 持证人人因调离离本公司司、退休休或死亡亡；(5) 持证人人因违反反本公司司管理制制度，情情节严重重需要撤撤消“持证人人”资格；(6) 持证人人擅自涂涂改授权权内容、转借和和弄虚作作假撤消消“持证人人”资格。6.经颁颁发的“法人委委托书”如有遗遗失，持持证人应应书面向向本部门门领导报报告，并并将本部部门批示示意见送送合同管管理部门门，由合合同管理理部门向向法定代代表人或或合同管管理领导导小组报报告后，根据情情况酌情情处理。7.凡核核准注销销人员的的“法人委委托书”证件，由所在在部门负负责收回回交合同同管

10、理部部门统一一处理。( 五 ) 责责任l.各部部门应加加强交持持证人的的教育和和管理，凡发现现严重违违反本公公司有关关制度规规定签约约或利用用证件进进行违法法活动，以及失失职、渎渎职等给给公司带带来重大大损失者者，应依依法追究究责任，同时注注销证件件。2.持证证人必须须严格按按授权范范围和授授权权限限在有效效期内签签订合同同，如因因超越授授权范围围和授权权权限发发生的纠纠纷，其其经济及及法律责责任由持持证人承承担。三、合同同订立审审批和合合同台账账管理(一) 主体内内容与适适用范围围1.订立立合同的的主体，必须是是法人或或者是取取得营业业执照的的非法人人经济组组织。集集团公司司内各单单位的业业

11、务部门门不得以以本部门门的名义义或擅自自以其他他单位、部门的的名义对对外签订订合同。2.本制制度适用用于公司司各有关关部门和和分公司司所签订订的合同同。( 二 ) 合合同审批批管理1.公司司对外签签订合同同，应由由其法定定代表人人或法定定代表人人授权的的代理人人进行。未经授授权，任任何人不不得以公公司名义义对外签签订合同同。2.严禁禁将合同同业务介介绍信转转借其他他单位或或个人使使用。介介绍信的的存根应应当保存存五年，以备核核查。3.除即即时结清清外，合合同应当当采用书书面形式式，合同同文本应应当采用用合同示示范文本本，如果果没有合合同示范范文本，应当参参照类似似的示范范文本。采用合合同示范范

12、文本时时，可以以根据所所订合同同的具体体情况依依法作出出补充约约定。4.集团团公司及及所属各各单位的的合同都都应按顺顺序编号号。5.合同同及其有有关的书书面材料料，应当当语言规规范，字字迹（符符号）清清晰，条条款完整整，内容容具体，用语准准确无歧歧义。6.订立立合同，必须完完备合同同条款。合同条条款一般般包括当当事人的的名称或或者姓名名和住所所、标的的、数量量和质量量，价款款和报酬酬，履行行的期限限、地点点和方式式，违约约责任及及解决争争议的方方法等。7.订立立依法可可以设定定担保或或者对对对方当事事人的履履约能力力没有把把握的合合同，应应当要求求对方当当事人依依法提供供保证、抵押、留置、定金

13、等等相应形形式的有有效担保保。对方当事事人提供供的保证证人，必必须是法法律许可可的具有有代为清清偿债务务能力的的法人、其他组组织或者者自然人人。对对对方当事事人的保保证人的的主体资资格和清清偿债务务能力要要参照本本制度的的规定进进行审查查。8.对外外签订合合同，要要明确选选择纠纷纷管辖地地，并力力求选择择本公司司所在地地法院。9.严禁禁其他公公司或个个人所办办各类企企业以公公司及下下属单位位的名义义对外签签订合同同。10.法法定代表表人或委委托代理理人应当当亲自在在合同文文本上签签名盖章章。11.签签订合同同，应当当加盖单单位的合合同专用用章。严严禁在空空白合同同文本上上加盖合合同专用用章。(

14、 三 ) 合合同审批批程序1.签订订合同前前必须严严格审查查对方当当事人的的主体资资格。(1) 对法人人必须审审查原件件或者盖盖有工商商行政管管理局复复印专用用章的公公司法人人营业执执照或营营业执照照的副本本复印件件。(2) 对非法法人经济济组织，应当审审查其是是否按法法律规定定登记并并领取营营业执照照。对分分支机构构或是事事业单位位和社会会团体设设立的经经营单位位，除审审查其经经营范围围外，还还应同时时审查其其所从属属的法人人主体资资格。(3) 对外方方当事人人的资格格审查，应调查查清楚其其地位和和性质、公司或或组织是是否合法法存在、法定名名称、地地址、法法定代表表人姓名名、国籍籍及公司司或

15、组织织注册地地。2.签订订合同前前需要审审查代理理人的代代理身份份和代理理资格。(1) 代理人人职务资资格证明明及个人人身份证证；(2) 被代理理人签发发的授权权委托书书；(3) 代理行行为是否否超越了了代理权权限或代代理权是是否超出出了代理理权限。3.签订订合同，必须认认真审查查对方当当事人的的履约能能力对方方当事人人在合同同中负有有提供专专业性较较强的劳劳务、工工程项目目或限制制经营项项目等义义务时，应当要要求对方方当事人人提供由由政府法法定机构构颁发的的经营许许可证或或资质等等级证书书等证明明。4.签订订合同，应当仔仔细审查查对方当当事人提提供的有有关证明明的资料料，必要要时应到到签发部

16、部门进行行验证或或进行实实地考察察，以防防对方当当事人伪伪造或编编造证明明材料。对方当当事人提提供的各各种证明明资料中中所使用用的当事事人名称称、印章章等内容容必须完完全一致致。5.下列列资料不不能作为为主体资资格和履履约能力力的证明明资料，但可归归入合同同档案保保存 , 以备备考查。(1) 名片；(2) 厂家介介绍、产产品介绍绍等资料料；(3) 各类广广告、宣宣传资料料；(4) 各类电电话、BBP 机机等通讯讯工具号号码；(5) 对方当当事人提提供的未未经我方方合同承承办人见见证而复复制的或或未与原原件核对对无异的的复印资资料。6.订立立依法应应当办理理批准、登记、见证、鉴证、公证等等特别程

17、程序的合合同时，应当依依法办理理特别手手续。7.合同同承办人人应将合合同的副副本一份份及时送送交本单单位财务务部门备备案，作作为财务务部门收收付款物物的依据据。( 四 ) 合合同台账账管理1.合同同台账由由本公司司合同管管理员负负责登记记和管理理。2.合同同台账分分为二大大类：第第一类是是收入性性合同登登记台账账；第二二类是支支出性合合同登记记台账。3.合同同台账登登记内容容：(1) 合同编编号；(2) 合同签签约情况况（包括括对方单单位名称称、品名名、总金金额、交交货日期期）；(3) 合同履履行情况况（包括括实际交交货日期期、全部部履行、部分履履行、未未履行原原因、有有无变更更手续）；(4)

18、 合同结结算情况况（包括括实收金金额、未未收金额额、纠纷纷处理）。四、合同同履行、变更和和解除(一) 主体内内容与适适用范围围1.本制制度规定定了本公公司合同同履行、变更和和解除应应遵循的的管理原原则和办办法。2.本制制度适用用于本公公司各有有关部门门和分公公司。( 二 ) 合合间履约约管理1.法定定代表人人全面负负责合同同的履行行。合同同承办单单位、部部门和人人员具体体负责其其订立合合同的履履行。新新任法定定代表人人应当继继续履行行前任法法定代表表人依法法订立的的合同。2.在履履行合同同过程中中,根据据情况的的变化,应当对对对方当当事人的的履行能能力进行行跟踪调调查。如如发现问问题，合合同承

19、办办人要及及时处理理节必要要时经单单位负责责人同意意，可实实地调查查合同标标的情况况和对方方当事人人的履约约能力。3.接收收标的必必须经过过严格的的验收或或商检程程序。对对不符合合制度的的标的应应在法定定期限内内及时提提出书面面异议。4.合同同结算必必须通过过本单位位财务部部门进行行。对合合法有效效的合同同，财务务部门必必须在合合同约定定期限内内结算。对未经经合法授授权或超超权限签签订的合合同，财财务部门门有权拒拒绝结算算。5.凡与与合同有有关的来来往文书书、电报报、电传传、信函函、电话话记录都都应作为为履约证证据留存存。对我方当当事人的的履约情情况，除除妥善保保存有关关收付凭凭证外，还要做做

20、好履约约记录。我方当事事人收到到对方当当事人通通过邮递递方式传传送的与与合同有有关的法法律文书书时，应应当连同同信封一一并收存存。通过过邮递方方式传送送与合同同有关的的法律文文书时，必须使使用挂号号信函，并保存存邮局收收据、回回执备案案。( 三 ) 合合同的变变更示和和解除1.对方方当事人人作为款款物接收收人而要要求变更更接收人人时，必必须有书书面变更更协议。严禁未未取得对对方当事事人的书书面材料料而凭口口头约定定向已变变更的接接收人发发货或付付款。2.我方方当事人人遇有不不可抗力力或者其其他原因因无法履履行合同同时，应应当及时时收集有有关证据据，并立立即以书书面形式式通知对对方当事事人，同同

21、时积极极采取补补救措施施，减少少损失。3.发现现对方当当事人不不履行或或不完全全履行合合同时，合同承承办人应应当催促促对方当当事人采采取有效效补救措措施，收收集、保保存对方方当事人人不履行行合同的的有关证证据，及及时向合合同管理理部门报报告。4.我方方当事人人因故变变更或解解除合同同，应当当及时以以书面形形式通知知对方当当事人，说明变变更或解解除合同同的原因因和请求求对方书书面答复复的期限限，尽快快与对方方当事人人达成变变更或解解除合同同的协议议。五、合同同纠纷处处理(一 )主体内内容与适适用范围围1.本制制度规定定了本公公司合同同纠纷处处理应遵遵循的管管理原则则和办法法。2.本制制度适用用于

22、本公公司各有有关部门门和分公公司。( 二 ) 合合同纠纷纷管理1.为解解决合同同纠纷所所采取的的各项措措施，必必须在法法定的诉诉讼时效效和期间间内进行行。2.发现现对方当当事人利利用合同同进行诈诈骗等犯犯罪活动动时，应应当立即即向单位位负责人人报告并并向公安安机关报报案。3.合同同承办部部门、人人员应配配合好公公司合同同管理部部门参加加仲裁或或诉讼。4.合同同纠纷发发生后，可以通通过协商商、调解解、仲裁裁、诉讼讼等方式式解决。5.合同同发生纠纠纷后，需要委委托代理理人参加加仲裁或或诉讼活活动的，应当及及时委托托有资质质的代理理人参与与处理纠纠纷。6.解决决合同纠纠纷的申申请书、起诉书书、答辩辩

23、书、协协议书、调解书书、仲裁裁书、裁裁定书、判决书书的副本本或正本本复印件件，自发发出或收收到之日日起十日日内，由由承办人人送交合合同管理理部门备备案。( 三 ) 合合同纠纷纷处理程程序1.发生生合同纠纠纷，合合同承办办部门、人员应应立即报报告分管管领导或或法定代代表人，并通报报合同管管理部门门，提供供材料。2.在处处理合同同纠纷过过程中，对于可可能因对对方当事事人的行行为或者者其他原原因，使使判决不不能执行行或者难难以执行行的案件件，应当当及时向向法院申申请财产产保全。3.合同同纠纷发发生后，应当依依法采取取一切措措施，积积极收集集、整理理有关证证据。在在证据可可能灭失失或者难难以取得得的情

24、况况下，应应当向法法院申请请保全证证据。4.向法法院提供供原始证证据时，必须先先进行复复制，并并请求法法院的承承办人员员出具证证据收执执。5.在涉涉及合同同纠纷的的诉讼或或非诉讼讼活动中中，行使使可能引引起国有有资产流流失的处处分权时时，应当当报请有有关部门门公司批批准。六、合同同资料管管理(一) 主体内内容与适适用范围围1.本制制度规定定了本公公司合同同资料登登记、归归档与统统计应遵遵循的管管理原则则和办法法。2.本制制度适用用于本公公司各有有关部门门和分公公司的合合同资料料管理。( 二 ) 档档案资料料内容下列资料料可以作作为合同同档案：1.谈判判记录、可行性性研究报报告和报报审及批批准文

25、件件；2.对方方当事人人的法人人营业执执照、营营业执照照、事业业法人执执照的副副本复印印件；3.对方方当事人人履约能能力证明明资料复复印件；4.对方方当事人人的法定定代表人人或合同同承办人人的职务务资格证证明、个个人身份份证明、介绍信信、授权权委托书书的原件件或复印印件；5.我方方当事人人的法定定代表人人的授权权委托书书的原件件和复印印件；6.我方方当事人人的担保保人的担担保能力力和主体体资格证证明资料料的复印印件；7.双方方签订或或履行合合同的往往来电报报、电传传、信函函、电话话记录等等书面材材料和视视听材料料；8.登记记、见证证、鉴证证、公证证等文书书资料；9.合同同正本、副本及及变更、解

26、除合合同的书书面协议议；10.标标的捡收收记录；11.交交接、收收付标的的、款项项的原始始凭证复复印件。( 三 )合同同资料登登记、归归档与统统计1.公司司所有合合同都必必须按部部门编号号，妥善善保管。各公司司及部门门都应建建立健全全合同管管理台帐帐登记，及时将将合同履履行中的的情况根根据台帐帐内容详详细记录录。合同同管理台台帐由合合同管理理员负责责建立和和保存。2.合同同承办人人办理完完毕签订订、变更更、履行行及解除除合同的的各项手手续后一一个月内内，应将将合同档档案资料料移交合合司管理理员。合同管理理员对合合同档案案资料核核实后一一个月内内移交档档案室归归档。3.各公公司及部部门应于于每年

27、的的一月十十日和七七月十日日前将本本公司管管辖范围围内上年年度和本本年度上上半年的的合同统统计报表表送集团团公司合合同管理理部门。各公司及及部门应应于每年年的一月月十日前前将管辖辖范围内内上一年年度合同同管理情情况各公司及及部门应应于每年年的一月月十日前前将管辖辖范围内内上一年年度合同同管理情情况分析析报告报报送集团团公司合合同管理理部门。4.本制制度与岗岗位责任任挂钩，列入考考核范围围。七、考核核与奖励励(一) 主体内内容与适适用范围围1.本制制度规定定了本公公司合同同管理员员的考核核范围、考评时时间、考考核内容容、考核核程序及及奖惩方方法等内内容。2.本制制度适用用于本公公司所有有合同管管

28、理员。( 二 ) 考考核管理理1.考核核范围本公司专专职或兼兼职合同同管理员员。2.考评评时间公司每年年年终组组织一次次考核评评审活动动，在对对各有关关部门合合同管理理员工作作检查基基础上进进行考核核。3.考核核内容序号考核内容容（一）1. 掌握合同同的有关关法律、法规的的应知应应会基础础知识。2. 认真参加加部门或或公司举举办的业业务和有有关法律律法规学学习。（二）1. 检查所签签订合同同符合“三性”（合法法性、真真实性、可行性性）。2. 检查所签签订合同同符合“五审查查”（对方方主体是是否合格格，授权权代理是是否合法法，资信信是否保保证，经经营范围围是否超超出，合合同结算算方法和和法定程程

29、序是否否符合规规定）。3. 检查除即即时结清清外，是是否签订订了书面面合同。4. 检查使用用各类合合同文本本的正确确性和合合同内容容合规、条款齐齐全、手手续完备备。5. 检查签订订合同人人员的有有效代理理范围和和权限。6. 检查杜绝绝无效合合同的出出现。（三）1. 检查有关关合同审审查表的的办理和和送审，内容齐齐全，手手续完备备。2. 定期或不不定期与与部门业业务员对对账。3. 经常督促促合同的的履约行行为。4. 全面了解解本部门门的合同同履行情情况。（四）1. 检查本部部门的合合同变更更、解除除手续的的及时办办理和手手续齐全全。2. 协助做好好信息反反馈和信信访工作作。（五）1. 建立合同同台账。2. 合同台账账的登记记质量（台账登登记及时时、正确确、全面面）。3. 检查合同同章的使使用和保保管。4. 做好有关关资料的的保管和和归档工工作。（六）1.在合合同管理理上有创创新的典典型事例例（包括括运用计计算机管管理等事事项）。订立时间间： 年 月 日修改时间间： 年 月 日