2022年公司会议室管理制度.docx

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1、精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档公司会议室治理制度为了正确、 规范的使用视频会议系统, 提高会议举办的效率及质量,发挥会议室作用,给员工制造一个良好的办公环境,使会议室的 治理和使用更加规范化、合理化,以确保公司各类会议的正常召开, 现结合本公司的实际情形,对会议室的治理作如下规定.第一章 治理部门及治理职责第一条公司会议室由公司行政部治理,各项目会议室由各项目行政部治理.其次条公司行政部职责：（一） 负责公司例会的通知.（二） 会议室的支配与和谐.（三）负责公司例会会前物资的预备.（四）负责公司例会的会议记录.（五）保证室

2、内干净卫生、设施完好.第三条在例会终止后, 准时起草会议纪要, 并向会议召集人落实上次例会跟踪事项报告,一并发至各部门经理和高管的 邮箱.其次章 会议室使用规定可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页,共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档第四条 为了防止会议室使用时发生冲突,各部门如需使用会议室,需提前一天由向公司行政部提出申请,填写会议室使用登记表,以便统一支配.第五条暂

3、时召开的紧急会议需要使用会议室时,要准时通知公司行政部并在会后完善登记.第六条 如遇公司紧急及重要的会议,已申请使用会议室的部门或个人,在不能调换的情形下,公司会议优先于部门会议,部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原就协商解决.第七条各部门申请使用会议室时, 需明确使用设备、 使用时间、参与人数、以及与会后与行政部门检查交接会议室的人员等.第八条除公司会议特殊要求供应糕点、 水果、茶水等会议物资,其余会议一律不予供应.部门会议中需要预备糕点、水果、茶水等由 会议组织部门自行预备, 公司行政部在紧急情形下可帮助预备,但费用由各部门自行和谐.第九条会议室使用期间,请疼惜会议室的设备设施,使

4、用部门 需保持会议室的干净,不答应有乱丢垃圾、乱扔纸屑等.请不要在桌 椅上写画、敲击和刻画,请不要转变会议室设备、家具的位置,疼惜 会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）, 使用完毕后,务必将全部移动过的桌子、椅子、白板、设施设备等仍 原,离开时关闭电源、空调,并通知行政部行政文员 共同检查交接,可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页,共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - -

5、 - -精品办公文档如会议涉及使用视频会议系统, 行政部需增加设备治理员共同参与检查交接.第十条 使用完毕后,使用部门负责清洁会场,并与公司行政文员、设备治理员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案.第三章公司视频会议系统设备治理第十一条视频会议系统主要由摄像头、话筒、视频会议系统服 务器、会议专用电脑、图像显示设备（投影仪、电视机、显示器）、音箱设备等构成.第十二条视频会议系统设备是会议专用设备,除开展视频会议外,严禁挪作他用.第十三条现公司总部与各项目、项目与项目之间均可进行会议 对接.但在项目与项目之间进行对接时需通知总部行政部,由总部行政部支配专人打开总部服务器终端方可

6、使用.第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装无关软件,系统治理员每周定期对视频会议专用电脑做好防毒、系统清理等保护工作.第十五条视频会议系统各项参数已设定好,与会人员在使用时,不得随便更换.第十六条视频会议系统设备由公司指定专人治理与保护,非工作人员请不要随便使用有关设备,与会人员在使用过程中发觉设备问题,可即时与行政部主管经理和系统治理员联系,进行设备调整,对可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页,共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结

7、归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档于专业修理就由行政部反馈至供应商,做出故障排除及修复.第十七条公司各部门如要使用公司视频会议系统,需提前1 天通知公司行政部, 会议当天与会部门负责人同系统治理员提前1 小时到公司主会场做会议预备, 随时与分会场与会人员进行视频和音频的成效调试,确保视频会议的正常使用.第十八条会议终止后,需将视频会议系统各设备切断电源,以免造成不必要的铺张和缺失.第十九条因视频会议使用的特殊性,仍需在使用过程中依据使 用情形进一步调试, 因此各部门在使用过程中如有建议或看法,请准时告知总部行政部,总部行政部将准时向供应商反馈并调整.第四章附就其次

8、十条本规定自公布之日起执行.其次十一条未尽事宜由公司行政部说明.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页,共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -精品办公文档会议室使用登记表年月日会议名称人数使用部门负责人会议时间会议的申请使用设备可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_是否有有损无坏会议室检查情况损坏明细填入下表可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_可编辑资料 - -

9、- 欢迎下载精品_精品资料_使 用 部 门交接人行政部交接人可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_注： 1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等,请自行预备.2、非工作人员请不要随便使用有关设备.3、请不要在桌椅上写画、 敲击和刻画, 请不要转变会议室设备、家具的位置, 疼惜会场设施 （包括： 麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）.4、使用完毕后,使用部门负责清洁会场,并与公司行政文员共同检查交接后共同填写完毕使用登记表后交行政部留档备案.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页,共 5 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载