工程档案理规定附件1（细则部分）3854.docx

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1、附件：、归档资资料（档档案）的的范围一、 工程内部部文件的的归档范范围：（详详见附表表）1. 立项报告告、策划划报告、考察报报告； 2. 政府报建建审批文文件及其其相关文文件；3. 招、投标标文件及及标书（由由项目管管理部负负责，定定标后正正本原件件移交存存档）；4. 合同（合合同签定定后正本本原件存存档）；5. 签证单、付款单单（过程程中由投投资金融融部负责责收集保保管，单单项工程程竣工结结算后，整整理成册册移交档档案室）；6. 图纸（方方案图、初设图图、施工工图）7. 样品（由由项目管管理部负负责收集集，单项项工程竣竣工后并并经过筛筛选、标标注，移移交档案案室）；8. 工程竣工工档案（项项

2、目部负负责、工工程档案案管理员员指导）；9. 其它与工工程建设设有关文文件。二、 城建档案案的归档档范围：1. 建设方归归档档案案：1） 综合文件件材料（大大部分为为政府审审批文件件）2） 综合文件件材料的的扫描电电子文件件（详见见关于于移交城城建档案案时须对对综合文文件进行行扫描处处理的通通知）3） 竣工图电电子文件件（由设设计院或各施施工单位位提供供建设方方汇总）（详见关关于移交交竣工图图CADD电子文文件的通通知）4） 声像档案案（包括括工程照照片、录录像带）2. 监理文件件：1） 综合文件件材料2） 技术文件件材料3） 扫描文件件磁盘（详详见关关于移交交城建档档案时须须对综合合文件进进

3、行扫描描处理的的通知）3. 施工技术术文件：1） 综合文件件材料2） 技术文件件材料3） 竣工图纸纸及其相相应电子子磁盘、文件件材料归归档要求求1. 所有归档档资料要要认真细细致地填填写，内内容要齐齐全、真真实，签签证手续续齐全，无无涂改、无弄虚虚作假，确确保工程程归档资资料的真真实性、准确性性。归档档资料应应采用法法定计量量单位按按规范要要求进行行填写。2. 归档资料料应使用用由档案案馆制定定的统一一表格，填填写字迹迹要工整整、清晰晰，不得得潦草。3. 需要复写写纸复写写的归档档资料，一一律使用用单面复复写纸。复写份份数中和和第一份份必须用用碳素水水笔书写写，作为为原件存存档。4. 归档资料

4、料必须随随着工程程进度同同步办理理，各种种归档资资料必须须符合技技术规范范要求，无无缺项和和漏办。5. 施工合同同的原件件档案必必须是盖盖有“正本”字样的的原件。并附有有甲、乙乙双方的的执质证证明及法法人证明明。6. 凡是由各各单位所所发出需需要变更更的通知知单及往往来文件件，必须须盖有公公司印章章；复印印件上补补盖印章章的文件件仍作复复印处理理，不可可当作原原件存档档。7. 凡用电脑脑打印的的归档资资料，电电脑打印印出的那那份文件件为原件件；电脑脑打印后后复印的的文件加加盖印章章仍作复复印件用用，不可可作原件件存档。8. 凡用作为为存档文文件都必必须版面面清晰，不不得有模模糊不清清和黑色色印

5、记。9. 重要的文文件必须须提交电电子磁盘盘。如：合同、招议标标书、策策划报告告、总结结报告、图纸等等。10. 样品必须须注明类类别及用用途；照照片必须须是原片片，同时时移交相相应底片片；录相相带必须须是原带带。复制制的照片片及录相相带拘收收。11. 归档资料料必须加加以系统统整理，按按业务范范围分类类组成保保管单位位（卷、册、盒盒）。12. 归档资料料统一编编制案卷卷目录，案案卷目录录一式两两份，一一份由管管理人员员存档，另另一份返返回各部部门用以以备查。13. 凡是在公公司或部部门业务务活动中中形成的的文件材材料都应应按规定定收集齐齐全，整整理归档档，任何何个人不不得据为为已有或或拒绝归归

6、档。、工程档档案借阅阅规定1. 无关人员员不准进进入档案案室。借借阅人员员未经允允许也不不得进入入档案室室。2. 公司人员员借阅档档案，必必须按规规定办理理登记手手续后，由由档案管管理员提提取所需需档案，在在指定地地点查阅阅。绝密密、机密密的档案案必须经经部门领领导批准准后在档档案室内内查阅，不不准带出出、复印印、抄录录。3. 外单位人人员借阅阅档案，必必须持单单位介绍绍信并经经本深圳圳分部相相关领导导批准，按按规定办办理手续续后，方方可查阅阅。4. 借阅档案案人员要要爱护档档案，不不准拆卷卷抽页，剪剪裁、撕撕毁、污污损档案案，不准准在档案案内加注注任何标标记，违违者给予予处罚。5. 借阅档案

7、案人员要要严格遵遵守档案案借阅规规定及档档案管理理规定，保保守秘密密，不得得翻阅无无关文件件，更不不得向他他人泄露露文件内内容，因因工作需需要摘抄抄复印档档案，须须经档案案管理人人员同意意，方可可办理。6. 档案管理理员对涉涉密档案案要严加加保密，不不准随意意将档案案放在办办公桌上上，更不不准私自自将档案案带回家家和借给给别人。一但发发生涉密密事件，追究有关人员的责任。、合合同存档档有关规规定1. 合同起草草过程中中形成的的纪要、决议、领导批批示等相相关文件件一并归档。2. 合同签订订一式四四份：两两份正本本、两份份副本，签签定后甲甲乙双方方各持一一份正本本、一份份副本。部分施施工合同同应需考

8、虑虑到竣工工档案，可可增加相应应份数。3. 合同归档档时，需需提供法法人授权权书、公公司资质质、合同同预算书书。4. 合同的原原件正本本交档案案室存档档，副本本交投资资金融部部保管。5. 合同执行行过程中中，形成成的设计计变更、签证、会议纪纪要等相相关资料料以及合合同结算算所有资资料由承承办人负负责收集集、汇总、交档。6. 合同是机机密文件件，相关关人员必必需严格格遵守其其保密制制度。归档、立卷质质量要求求一、本工工程档案案实行立立卷制度度。归档档的文件件资料应应完整、准确地地反映部部门在各各项工作作中的真真实过程程，必须须是定稿稿后由部部门负责责人签发发的原件件。请示示类文件件应有批批复，保

9、保证档案案的完整整性。二、立卷卷质量总总的要求求是：遵遵循文件件材料的的形成规规律和特特点；保保持文件件之间的的有机联联系，区区别不同同价值，便便于保管管和利用用。其中中：城建建档案、招投标标文件、标书等等实行按按项目分分类、立立卷。三、立卷卷要求1、归档档的文件件材料种种类、份份数以及及每份文文件的页页数应齐齐全完整整。归档档材料要要原件，没没有原件件的可以以用字迹迹清楚的的复印件件并加盖盖公章。2、在归归档的文文件材料料中，应应当将每每份文件件的正文文与附件件、请示示与批复复、多种种文字形形成的同同一文件件，分别别立在一一起，不不得分开开。3、时间间划分：从1月1日日起，至至12月331日

10、止止。不同同年度的的文件一一般不得得放在一一起立卷卷。4、卷内内文件材材料应按按时间顺顺序排列列，依次次编写页页号；需需要立卷卷归档的材料料，在有有文字的的当页材材料正面面的右上上角，背背面的左左上角填填写页号号（背面面没有文文字的材材料不须须填写页页号）； 图表表、声像像和实物物档案应应在装具具上或在在声像和和实物背背面逐件件编号。5、永久久、长期期和短期期应按规规定的格格式逐件件填写卷卷内文件件目录。6、照片片应用文文字标出出活动的的时间、地点、人物、中心内内容。7、文件件质量要要求：文文件材料料统一用用A4纸纸；卷内内文件材材料要去去掉金属属物（回回形针、大头针针、钉书书针）；对破损损的

11、文件件材料要要托裱；字迹已已扩散的的应复制制一份与与原件一一起立卷卷；对较较大的表表格，要要折叠成成A4纸纸大小；有小字字条的要要加边成成A4纸纸大小。四、卷内内文件目目录填写写方法顺序号：卷内文文件排列列的先后后顺序，即即件号。文号：文文件制发发机关的的发文字字号。责任者：对档案案内容负负有责任任的部门门或个人人，即文文件的作作者。题名：即即文件的的标题，一一般应照照实抄录录。没有有标题或或标题不不能说明明文件内内容的，可可自拟标标题，外外加“ ”。没有有年、月月、日的的材料要要考证清清楚，填填入有关关项内；会议记记录要填填写每次次会议的的时间、主要内内容。日期：文文件的形形成时间间、填写写时可省省略年、月、日日字，年年、月、日用“.”小数点点表示。例如：19998.77.1。页数：一一份文件件有几页页（背面面有文字字的也算算一页）。页号：卷卷内文件件所在之之页的编编号。（即即图书目目录的编编号）如：第11份文件件有5 页，页页号填11；第22份文件件有3页页，填66，填每每份文件件第1页页的页号号，以此此类推。第 5 页 共 5 页