XX资讯中心分公司档案管理制度.docx

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1、融科资讯中心分公司档案管理制度（2001年 月 日公司总经理室审批通过）第一章总则第一条 为加强对对公司各各类档案案的综合合管理，逐步实实现档案案工作规规范化、系统化和和标准化，更好地地为公司司管理各各项工作作提供服务务，根据据国家档案法法，并并依据北北京市建建委和市档档案局联联合颁布布的北北京市城城市建设设工程竣竣工档案案管理实实施细则则的有有关部分分，结合合本公司司管理工工作中的的实际情情况，特特制订本本档案管管理制度度。第二条 在档案学学中，档档案、文文件材料料、资料料是三种种不同的的概念。档案是是在本公公司工作作活动中中直接形形成的原原始记录录，经过过整理、鉴定、组卷办办理了归归档手续

2、续的具有有保存价价值的文文字、图图纸、图图表、声声像、电电脑光盘盘等不同同载体的的历史记记录；文文件材料料是在本本公司现现行工作作活动中中直接形形成的原原始记录录，处于于运转、承办过过程中，还没有有转化为为档案；资料是是指为了了工作参参考的目目的而搜搜集来的的文献材材料，不不是本公公司工作作活动中中直接形形成的文文件材料料。档案案必须实实行集中中统一管管理，确确保完整整、准确确、安全全，便于于开发利利用。第三条 档案管理理工作是是公司管管理基础础工作的的一个重重要组成成部分，是维护护公司合合法权益益、经济济利益和和历史真真实面貌貌的一项项工作，档案应应按照文文件的种种类和形形成的时时间顺序序进

3、行全全面的收收集和认认真的整整理、编编制。第四条 公司各类类档案均均纳入本本管理体体系。其其中：1 编程档案案和文书书档案归归档于档档案室；2 财务档案案（包括括合同档档案）在在财务部部单独归归档；3 人事档案案属于寄寄存在人人才交流流中心的的部分按按社会办办法统一一寄存的的人才交交流中心心，属于于公司人人事手续续部分（如简历历、入职职、辞职职手续、员工基基本情况况表等）同“文文件类”管理办办法，由由主管人人事工作作岗位的的人员每每月移交交到总公公司行政政人事部部； 4 涉及公司司机密的的档案（如涉及及公司级级奖惩的的文件及及其他机机密的文文件），公司设设专人保保管。第五条 本办法适适用于公公

4、司各部部门，其其中总公公司分部部的档案案管理纳纳入本管管理办法法。第二章机构设设置 档案管管理职责责第六条 公司总经经理室是是档案管管理的主主管部门门，其主主要职责责：1. 审核批准准公司档档案管理理制度、办法、规范；2. 指导、监监督和检检查档案案管理的的工作；3. 决定公司司员工执执行本规规范的奖奖惩。第七条 公司档案案管理主主管部门门对内赋赋有各类类档案的的统管作作用，对对外赋有有档案接接口的作作用。第八条 公司各部部门文员员分管各各部门档档案，其其主要职职：1. 执行国家家档案工工作的方方针、政政策和法法规，规规划各部部门档案案管理工作作。2. 负责收集集、整理理、分类类、保管管、统计

5、计部门各类档案及及有关资资料。3. 配合档案案主管部部门，把把需要归归档（具具有一定定保存价价值）文文件材料料进行归归档。4. 积极与各各部门一一同进行行对公司司档案、资料等等管理办办法的研研究。5. 开展档案案的利用用工作。负责编编辑档案案参考资资料，编编制检索索工具。积极开开发档案案信息资资源，逐逐步达到到档案信信息资源源共享。6. 进行档案案的鉴定定工作。对已超超过保管管期限的的档案提提出存毁毁意见，经公司司领导审审批后进进行处理理。第九条 各部门设设兼职文文件管理理员负责责本部门门形成的的档案材材料的收收集积累累、整理理和向档档案信息息主管移移交档案案等工作作。第三章 归档范范围归档保

6、存存的含义义包括两两个方面面：一是是具有保保存价值值的文件件材料才才需进行行分类的的归档保保存，才才能转化化为档案案，没有有保存价价值的文文件材料料不必归归档，也也就不会会转化为为档案；二是履履行了归归档手续续，也就就是说对对形成的的文件材材料经过过鉴别和和筛选、经过了了整理和和组卷，履行了了归档手手续，具具有法律律效力，成为公公司档案案的组成成部分。第十条 文书档案案的归档档范围：1 公司营业业执照、资质证证书等法法律类文文书原件件。公司司上级有有关工作作的指示示、批示示、批复复、批转转、决定定、条例例、办法法、规定定、计划划、通报报、通知知等。2 本公司制制定下发发的条例例、规定定、规则则

7、、办法法、规划划、计划划、方案案、工作作汇报、总结、通知、通报、统计报报表、历历史沿革革、大事事记、简简报 、信访、录音带带、照片片、影片片等。3 外联单位位报送的的工作报报告、总总结、统统计报表表、通知知、办法法等。4 招投标文文件、标标书。第十一条 城建档案案的归档档范围：城建档档案是城城市建设设开展规规划、勘勘测、设设计、施施工、管管理、科科研、抗抗灾、战战备等项项工作的的重要依依据，包包括基建建文件、施工技技术文件件和竣工工图三部部分。其其中基建建文件由由建设单单位负责责编制，施工技技术文件件和竣工工图由施施工单位位编制，建设单单位负责责检查、督导，由建设设单位组组织统一一报送城城建档

8、案案馆。由由建设单单位编制制的基建建文件主主要有：1 基建计划划任务书书等重要要文件：工程建建设项目目立项依依据：项项目建议议书及批批复文件件；可行行性研究究及其报报告；计计划任务务书及批批复文件件，与项项目立项项有关的的领导的的重要讲讲话记录录、重要要的会议议纪要等等；会议文文件、纪纪要：由由建设单单位或工工程管理理部门主主持召开开的重大大问题的的技术会会议、协协调会议议等会议议文件及及会议纪纪要；规划、环保、消防、防疫、节水、人防、抗震、劳动、卫生等等有关职职能部门门的审查查意见及及批准文文件。专家建建议文件件1 建设用地地、征地地、拆迁迁文件：建设项项目选址址报告及及土地、规划部部门批复

9、复；征用土土地办理理国有土土地使用用权转让让、抵押押等文件件、建设设用地规规划许可可证及批批准用地地范围图图；有关拆拆迁安置置协议、拆迁实实施办法法等主要要文件。2 勘察、测测绘、设设计、投投招标、监理文文件：勘察包包括工程程地质、水文地地质及气气象、地地震资料料等。工工程地质质具体内内容主要要有地质质勘探报报告、勘勘探点平平面位置置图，地地层岩性性剖面图图、地面面岩性及及物理力力学性质质综合统统计表等等。测绘包包括红线线桩位置置及测量量报告，钉桩成成果报告告；工程设设计包括括工程设设计条件件通知单单、委托托设计任任务书、扩初设设计、施施工图、结构计计算书及及概预算算等。招投标标文件包包括工程

10、程设计、勘察、施工招招投标，各种招招投标文文件及合合同。工程监监理文件件：监理理合同、监理规规划及实实施细则则等。3 工程竣工工总结的的基本内内容：工程竣工工总结是是工程竣竣工后的的一个综综合性的的报告，简要地地介绍工工程建设设的全过过程。可可根据工工程规模模的大小小、施工工难易程程度、专专业特点点和工程程的重要要性有所所不同，大体分分为三种种情况：第一种国家、市有关关部门组组织国家家或市级级工程竣竣工验收收大会的的工程，验收大大会（包包括预验验收大会会）文件件，可做做为工程程竣工总总结归档档，不再再另行编编制。验收大会会文件主主要包括括：工程程建设报报告、工工程设计计报告、工程施施工报告告、

11、工程程决算报报告、工工程竣工工档案编编制报告告、验收收鉴定书书、验收收委员会会成员名名单、领领导讲话话等。第二种未召开开国家或或市级验验收大会会特大型型、大型型建筑安安装工程程，要编编制较为为详细的的工程竣竣工总结结其基本本内容如如下： 概述 工程立项项的依据据和建设设目的； 工程概况况，包括括工程位位置、规规模、数数量、概概算（包包括征用用土地、拆迁、补偿费费）、预预、决算算等； 工程设计计、工程程施工招招投标情情况，工工程监理理情况； 三通（水水通、电电通、道道路通）一平（场地平平）情况况。设计、施工情情况 设计情况况设计单单位和设设计内容容（如不不是一个个设计单单位，要要把全部部设计单单

12、位名称称及设计计内容写写清楚 ）；工程设设计有什什么新的的设计构构思和特特点，采采用了哪哪些新的的设计方方法，采采用哪些些新的建建筑材料料。 施工情况况 开、竣工工日期； 施工组织织情况、主要技技术措施施； 施工单位位相互协协调情况况（如总总包和分分包、各各专业之之间等）； 使用新的的施工技技术情况况。 质量事故故及其处处理情况况。 与市政公公用工程程连接的的市政公公用工程程施工情情况（包包括道路路、上水水、雨水水、污水水、供电电、电讯讯、热力力、燃气气等）。红线内内道路、绿化施施工情况况。工程质质量及经经验教训训 工程质量量鉴定意意见和评评价； 施工组织织和管理理等方面面的经验验、体会会或教

13、训训； 工程遗留留问题及及其处理理意见。其它需需要说明明的问题题如新建工工程的门门牌号码码等上述述三项未未包括的的内容，仍需说说明均可可在此交交待清楚楚。第三种除上述述一、二二种以外外的其它它一般工工程，其其竣工总总结内容容可参照照第二种种，但可可以简述述，只要要把主要要情况写写清楚即即可，不不必面面面俱到。4 工程照片片、声像像材料：工程照片片（含底底片）主主要有：施工前前的原貌貌；各施施工阶段段有代表表性的照照片，尤尤其是隐隐蔽工程程、质量量事故的的照片；采用新新的施工工技术和和新的建建筑材料料的照片片；竣工工后新貌貌（室内内、外）。每张张照片都都要有简简要的文文字材料料，能准准确说明明照

14、片内内容，如如照片类类型、位位置、拍拍照时间间、作者者、底片片编号等等。对国家、市重点点工程、特大型型工程、特种工工程，原原则上要要求报送送声像材材料，录录音材料料包括领领导的重重要讲话话、重要要会议的的录音等等；录像像材料（包括影影片）要要能反映映工程建建设的全全过程，如原貌貌、奠基基、施工工过程、竣工验验收等内内容。录录音带、录像带带、影片片均要附附有注明明工程项项目名称称及录音音、录像像、影片片内容的的文字材材料。第四章 归档档时间和和手续第十二条 文书档案案各部门门每月向向公司档档案室移移交一次次。第十三条 工程前期期所有文文件、证证件在项项目开工工后一次次性移交交档案室室。第十四条

15、公司重要要活动声声像档案案在每项项工作完完成后，由主办办部门将将声像材材料和文文字简介介，两个个月内向向档案室室归档。一般活活动声像像记录由由经办人人自行保保管。 第十五条 图纸（设设计图纸纸和竣工工图纸）等技术术文件类类。设计计管理与与技术方方案研究究部为设设计图纸纸等技术术类文件件的第一一责任人人，工程程管理部部为竣工工图等技技术类文文件的第第一责任任人，各各部分别别建立相相应的文文件积累累与保管管责任制制，定期期交公司司档案室室存档。第十六条 招投标类类文件，投资管管理部为为第一责责任人，应建立立相应的的文件积积累与保保管责任任制，定定期交公公司档案案室存档档。第十七条 接收档案案必须履

16、履行手续续，应根根据移交交人提供供的移交交档案目目录，与与移交人人共同清清点，对对重要案案卷，要要逐项清清点，经经查对无无误，方方可办理理签收手手续。第五章 归档档要求第十八条 第十八条条 本本公司文文书档案案实行按按形成部部门立卷卷制度。归档的的文件材材料应完完整、准准确地反反映公司司（或部部门）在在各项活活动中的的真实过过程，必必须是定定稿后由由公司（或部门门）负责责人签发发的原件件。请示示类文件件应有批批复，保保证档案案的完整整性。第十九条 城建档案案、招投投标文件件、标书书等实行行按项目目分类、立卷。第六章档案的的保管第二十条 各类档案案都是公公司的重重要财富富，由档档案室集集中统一一

17、管理，任何部部门或个个人都不不得视档档案为私私有。全全体员工工都有保保护档案案的义务务。第二十一条 档案室按按便于保保管、方方便利用用为原则则，对档档案进行行分类、编号和和排列。第二十二条 档案室应应研究和和改进档档案的保保护，对对已破损损、虫蛀蛀、霉烂烂和字迹迹褪色的的档案，应及时时修复或或复制。公司应应为档案案保护提提供必要要条件。第二十三条 档案室对对已超过过保管期期限的档档案进行行鉴定，报请公公司领导导做出处处理决定定。未经经鉴定和和批准，任何单单位或个个人不得得销毁任任何档案案。对销销毁的档档案应编编制销毁毁清册永永久保存存。第二十四条 各类档案案按其内内容、价价值确定定保管期期限为

18、永永久、长长期和短短期三种种。第七章档案的的利用和和开放第二十五条 档案室建建立档案案的借阅阅制度，根据档档案的机机密程度度，确定定不同的的利用范范围，规规定不同同的审批批手续。第二十六条 档案人员员要熟悉悉库藏，开展档档案编研研，主动动提供利利用，为为公司各各有关部部门服务务。第二十七条 珍贵档案案应以复复制件代代替原件件提供。第二十八条 档案室应应加强编编研工作作，对档档案资料料进行研研究、整整理、编编辑。编编写或配配合有关关部门编编写重要要参考资资料。第八章 档案立立卷质量量要求立卷卷质量总总的要求求是：遵遵循文件件材料的的形成规规律和特特点；保保持文件件之间的的有机联联系，区区别不同同

19、价值，便于保保管和利利用。第二十九条 立卷要求求1 归档的文文件材料料种类、份数以以及每份份文件的的页数应应齐全完完整。归归档材料料要原件件，没有有原件的的可以用用字迹清清楚的复复印件。2 在归档的的文件材材料中，应当将将每份文文件的正正文与附附件、请请示与批批复、多多种文字字形成的的同一文文件，分分别立在在一起，不得分分开。3 时间划分分：从11月1日日起，至至12月331日止止。不同同年度的的文件一一般不得得放在一一起立卷卷。4 卷内文件件材料应应按时间间顺序排排列，依依次编写写页号；需要立立卷归档档的材料料，在有有文字的的当页材材料正面面的右上上角，背背面的左左上角填填写页号号（背面面没

20、有文文字的材材料不须须填写页页号）； 图表表、声像像和实物物档案应应在装具具上或在在声像和和实物背背面逐件件编号。5 永久、长长期和短短期应按按规定的的格式逐逐件填写写卷内文文件目录录。6 照片应用用文字标标出活动动的时间间、地点点、人物物、中心心内容。7 文件质量量要求：文件材材料统一一用A44纸；卷卷内文件件材料要要去掉金金属物（回形针针、大头头针、钉钉书针）；对破破损的文文件材料料要托裱裱；字迹迹已扩散散的应复复制一份份与原件件一起立立卷；对对较大的的表格，要折叠叠成A44纸大小小；有小小字条的的要加边边成A44纸大小小。第三十条 卷内文件件目录填填写方法法顺序序号：卷卷内文件件排列的的

21、先后顺顺序，即即件号。文号号：文件件制发机机关的发发文字号号。责任任者：对对档案内内容负有有责任的的部门或或个人，即文件件的作者者。题名名：即文文件的标标题，一一般应照照实抄录录。没有有标题或或标题不不能说明明文件内内容的，可自拟拟标题，外加“ ”。没有有年、月月、日的的材料要要考证清清楚，填填入有关关项内；会议记记录要填填写每次次会议的的时间、主要内内容。日期期：文件件的形成成时间、填写时时可省略略年、月月、日字字，年、月、日日用“.”小数点点表示。例如：19998.77.1。页数数：一份份文件有有几页（背面有有文字的的也算一一页）。页号号：卷内内文件所所在之页页的编号号。（即即图书目目录的编编号）如：第11份文件件有5 页，页页号填11；第22份文件件有3页页，填66，填每每份文件件第1页页的页号号，以此此类推。第九章 附则则第三十一条 本办法由由公共事事务部负负责解释释。第三十二条 本办法自自发布之之日起实实行。第 6 页 共 6 页