企业管理采购管理A.docx

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1、名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第1頁共共9頁一、目的的為使採購購作業有有所遵循循，並能能合理地地執行，確保能能以適時時、適價價與適質質之原物物料與生生產設備備供應生生產所需需，以提提昇公司司產品與與服務之品質。二、範圍圍凡公司所所採購之之原物料料、機器器、儀器器與設備備均屬之之。三、定義義無流程圖N核對Y核決彙集詢/議價Y詢價資料查詢填單/取消採購時機ANBNN進貨Y交期管控逾期採購Y審核送審Y越權CANBNYY記錄存查入庫/移轉/退貨特採不退貨聯絡不合格檢

2、驗/測試CN名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月26日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第2頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程相關單位位1採購時機機6.1採採購時機機6.1.1當公公司有重重大決策策需採購購大批原原物料或或機器設設備時。6.1.2當原原物料低低於安全全庫存量量時。6.1.3當產產能不足足須添購購機器、儀器設設備時。6.1.4處理理行政事事務所需需之文具具或其他他備品時

3、時。6.1.5當合合約審查查通過需需採購非非規格品品或非本本公司生生產之商商品時。相關單位位2填單/取取消6.2填填單/取取消6.2.1各需需求單位位人員依依其業務務所需，填具請購單單(MSS-M44-06601)如附件件1，一式式二聯，需就各各項目確確實填寫寫，並依依核決權權限表(MSS-M44-06022)如附附表1之之相關規規定，呈呈核決權權限主管管審核。6.2.2各單單位人員員所提出出之採購購申請，若未奉奉核可，將請購單單(MSS-M44-06011)如附附件1，一式二二聯以碎碎紙機銷銷毀或撕撕毀即可可。請購單(MS-M4-06001)核決權限限表(MS-M4-06002)相關單位位3

4、資料查詢詢6.3資資料查詢詢6.3.1核決決權限主主管接獲獲請購單單(MSS-M44-06601)如附件件1，應應即核對對所填資資料是否齊齊全，若若資料不不全或填填寫不清清楚時，應通知知請購單單位補齊齊資料或更正後後，再依依所請購購物品查查詢供應商商合格名名錄(MS-M4-06008)如如附件2、供應商商資料調調查表(MS-M4-06006)如如附件33與相關關之歷史史交易記錄。請購單(MS-M4-06001)供應商合合格名錄錄(MS-M4-06008)供應商資資料調查查表(MS-M4-06006)相關單位位4詢價6.4詢詢價6.4.1核決決權限主主管依以以下條件件判定是是否需要要詢價，若需要

5、要，進入入流程55， 進行行詢/議議價，若若不需要要，則進進入流程程7，進行行核決。名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第3頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程6.4.1.11詢價條條件A初次採採購之生生產性原原物料且且單項物物品採購購金額超超過50000元元B初次採採購之非非生產性性原物料料且單項項物品採採購金額額超過220000元C有價格格

6、更便宜宜之資訊訊或有其其他相關關產品可可以替代代時。D機器、儀器設設備等之之採購。E屬於壟壟斷獨占占市場之之產品，不需比比議價。F凡執行行ISOO 90002品品質系統統前已比比議價過過之原物物料，不不需比議議價。相關單位位5詢/議價價6.5詢詢/議價價6.5.1核決決權限主主管依以以下規定定進行詢詢/議價價作業6.5.1.11詢價A所需採採購之品品項，如如係多家家供應商商可供應應時，需需至少有有兩家供供應商的電話話報價或或報價單單報價。B所需採採購之品品項若為為固定供供應商供供應時，直接要要求其報報價。C所需採採購之品品項若為為機械、量規儀儀器及設設備類時時，需要要求供應應商簽訂合約約，合約

7、約內容需需註明如如：安裝裝、試車車、保固固、訓練練與違約約罰責等等相關事事宜。D供應商商之報價價單中應應詳細說說明付款款條件、付款方方式、物物品規格格、 數量量、單價價、交期期、運送送方式與與運送地地點等相關關條件。6.5.1.22議價A比較供供應商之之條件後後，選擇擇最具競競爭力者者為優先先議價對對象。B議價時時可以電電話或傳傳真方式式進行。詢議價表表(MS-M4-06003)名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第4頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業

8、業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程C將議價價結果填填入詢議價價表(MS-M4-06003)如如附件44。相關單位位6彙集6.6彙彙集6.6.1核決決權限主主管將以以下資料料彙整後後以利於於進行審審查。6.6.1.11所有供供應商之之報價單單。6.6.1.22詢議價價表(MS-M4-06003)如如附件44。6.6.1.33合約書書：採購購機械、量規儀儀器及設設備類時時。6.6.1.44供應商商資料調調查表(MS-M4-06006)如如附件33：初次次採購非非規格品品或非本公司司生產之之商品時時。詢議價表表(MS-M4

9、-06003)供應商資資料調查查表(MS-M4-06006)相關單位位7核決6.7核核決6.7.1核決決權限主主管由本本作業內內容6.6之相相關資料料，決定定是否選選定供應應商以進行採購購，若已已選定供供應商，進入流流程8，進行行核對，若無法法選定供供應商，則則進入流流程5，重新新進行詢詢/議價價。6.7.2核決決權限主主管依現現況需求求，判定定例行採採購、無無須詢議議價與已已經詢議議價後之品項項是否進進行採購購，若是是，進入入流程88，進行行核對，若否，則進入流程程2，取消消採購申申請，或或進入流流程5，重新新進行詢詢/議價價。會計組8核對6.8核核對6.8.1核決決權限主主管將所所選定之之

10、供應商商之相關關資料與與核准後後之請購單單(MS-M4-06001)如如附件11之第二二聯，於於每天下下午以以以下方式式交給會會計員，第一一聯則交交由申請請人自行行留存，但若屬屬緊急採採購，則則將第二二聯以傳真或面面交方式式交給會會計員，並以電電話或當當面告知知方式聯聯繫，以以便立即進行相相關作業業。請購單(MS-M4-06001)名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第5頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw

11、 too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程6.8.1.11於每天天彙集後後，交由由司機或或外務員員轉交。6.8.1.22傳真。6.8.1.33面交。6.8.2會計計員依核決權權限表(MSS-M44-06602)如附表表1之相相關規定定、歷史史交易記錄與與公司之之相關規規定，核核對核決決權限主主管之權權限與交交易條件件後，呈會計組組主管審審閱。核決權限限表(MS-M4-06002)會計組9越權6.9越越權6.9.1會計計組主管管依會計計員核對對之結果果，判定定核決權權限主管管是否逾逾越權限限，若是，進進入流程程10，進進行送審審，若否否，則進進入流程程12，進進行採購購。會

12、計組10送審6.100送審6.100.1會會計組主主管依核決權權限表(MSS-M44-06602)如附表表1之相相關規定定，將所有之相相關資料料送交確確實之核核決權限限主管，並由該該主管進進行審核核。核決權限限表(MS-M4-06002)相關單位位11審核6.111審核6.111.1核核決權限限主管依依所有之之相關資資料與現現況需求求，判定定是否進進行採購購，若是，進入入流程112，進進行採購購，若否否，則進進入流程程2，取消消採購申申請，或進進入流程程5，重新新進行詢詢/議價價。相關單位位會計組12採購6.122採購6.122.1核核決權限限主管與與會計員員依以下下步驟進進行採購購。6.12

13、2.1.1核決決權限主主管應立立即通知知供應商商，以確確保交易易條件及及交期。6.122.1.2核決決權限主主管將請購單單(MSS-M44-06601)如附件件1之第第二聯與與詢議價表(MS-M4-06003)如如附件44，交給給會計員員，開立立採購訂訂單請購單(MS-M4-06001)詢議價表表(MS-M4-06003)名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第6頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too

14、doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程(MS-M4-06004)如如附件55，一式式兩聯，第一聯聯傳真予予供應商商以確認認訂購後，做做為財務務部門付付款憑証証，第二二聯由司司機或指指定專人人送至請請購單位申請請人做為為收貨、驗貨之之依據。6.122.1.3若為為機械、量規儀儀器與設設備等重要要採購時時，核決決權限主主管與供供應商簽訂買賣合合約書，技術術資料的的取得、人員訓訓練、保保固條件件、安裝試車車及將來來備品之之供應價價格應一一併列入入合約中中，如屬屬於預付付款案件時，則應於於合約中中明訂分分批付款款時機及及付款比比例。6.122.1.4會計計員於採購訂訂單(MS-M4-0

15、6004)如如附件55，傳真真予供應應商時，填寫供供應商交交期追蹤蹤管制表表(MSS-M44-06609)如附件件6，即即展開交交期跟催至至供應商商如指定定交貨日日交貨為為止。6.122.1.5若為為委外加加工之採採購，需需於採購訂訂單(MS-M4-06004)如如附件55中加註指定定進貨至至委外加加工廠，待確認認進貨與與進貨數數量時，開立委外領料單單(MSS-P44-06612)如如附件77與委外加加工單(MSS-P44-06613)如附件88。採購訂單單(MS-M4-06004)供應商交交期追蹤蹤管制表(MS-M4-06009)委外領料料單(MS-M4-06112)委外加工工單(MS-M4

16、-06113)會計組13逾期6.133逾期6.133.1會會計員依依供應商商交期追追蹤管制制表(MSS-M44-06609)如附件件6上之之交貨日期與實實際交貨貨日期核核對，供供應商是是否逾期期交貨，若是，進入流流程14，進進行交期期管控，若否，則進入入流程115，進進行進貨貨。供應商交交期追蹤蹤管制表(MS-M4-06009)會計組相關單位位14交期管控控6.144交期管管控6.144.1供供應商逾逾期交貨貨後，相相關單位位主管向向供應商商查詢逾逾期原因因，填入入供應商品質質與交期期評等月月報表(MS-M4-06110)如如附件99，並依依【供應應供應商管管理程序序書(MS-M2-06002

17、)供應商品品質與交交期評等月報報表(MS-M4-06110)名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第7頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程商管理程程序書】(MS-M2-06002)之之相關規規定辦理理。供應商相關單位位15進貨6.155進貨6.155.1會會計員將將採購訂訂單(MS-M4-06004)如如附件55之第二二聯與買賣合合約書或圖圖面或

18、型型錄等資資料交給給相關之之驗收人人員。6.155.2供供應商應應依議定定之交貨貨日期與與運送方方式，送送貨至公公司指定定地點。6.155.3驗驗收人員員於貨品品送達時時，依採購訂訂單(MS-M4-06004)如如附件55或買賣合合約書或供應應商之出貨單單清點點數量後後，於供供應商之之出貨單單上簽簽名並標標註日期期，將供供應商出貨單單之簽簽收聯與與採購訂訂單(MS-M4-06004)如如附件55之第二二聯裝訂訂一起後後，轉交交相關人員進進行檢驗驗或測試試。6.155.4若若交貨量量與採購訂訂單(MS-M4-06004)如如附件55不符，數量先先以供應應商之出出貨單為準，並於採購訂訂單(MS-M

19、4-06004)如如附件55之第二聯上標標註實際際交貨量量以作為為供應商商評等之之參考依依據。採購訂單單(MS-M4-06004)供應商相關單位位16檢驗/測測試6.166檢驗/測試6.166.1相相關單位位人員分分別依【進料檢檢驗程序序書】(MS-P2-10001)與與【設備備管理程序書】(MSS-P22-09903)之相關關規定辦辦理，若若非進料料與購設設備者，則依請購單位位需求之之規格或或標準進進行驗收收。6.166.2若若客戶合合約(訂訂單)中中要求，前往本本公司之之供應商商處查證證其產品品之品質質時，相關關單位人人員應於於事先徵徵得供應應商同意意客戶前前往查證證其產品品之品質之前前提

20、下，才接受受此客戶戶合約(訂單)，但客客戶之查查證，僅僅列為 參參考，不不得作為為產品品品質有效效管制之之證明。進料檢驗驗程序書書(MS-P2-10001)設備管理理程序書書(MS-P2-09003)名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第8頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程相關單位位17不合格6.177不合格格6.177.1相相關單位位人員依

21、依相關之之檢驗與與測試標標準，判判定是否否合乎品品質要求求，若不合格，進入流流程188，進行行聯絡，若合格格，進入入流程221，進進行入庫或移轉轉。相關單位位18聯絡6.188聯絡6.188.1相相關單位位人員以以電話連連絡供應應商，協協議是否否辦理退退貨，並並聯絡會會計員暫時不支支付該批批貨款。相關單位位供應商19不退貨6.199不退貨貨6.199.1相相關單位位人員與與供應商商代表協協議，若若確定不不退貨，在不直直接影響響品質之前提提下，進進入流程程20，進進行特採採，若確確定退貨貨，進入入流程21，進進行退貨貨作業。相關單位位20特採6.200特採6.200.1相相關單位位人員依依【特採

22、採處理程程序書】(MSS-P22-13304)與【供供應商管管理程序書】(MS-M2-06002)之之相關規規定辦理理。6.200.2核核決權限限主管與與會計組組主管應應給予供供應商適適當之警警示，可可依以下下方案與供應應商進行行協議。6.200.2.1應付付票據票票期遞延延一個月月或另行行約定付付款日期期。6.200.2.2設定定貨款折折扣並開開立折價單單(MSS-M44-06605)如附件件10，由供應應商代表簽名名確認，以作為為扣款之之依據。特採處理理程序書書(MS-P2-13004)供應商管管理程序序書(MS-M2-06002)折價單(MS-M4-06005)相關單位位供應商21入庫/

23、移移轉/退貨6.211入庫/移轉/退貨6.211.1入入庫/移移轉名翔恿線線股份有有限公司司採購管理理程序書書文件編號號MS-MM2-006011制訂日期期：899年100月266日修訂日期期： 年 月月 日版次：AA.0版版頁 次次第9頁共共9頁四、權責責單位五、作業業流程六、作業業內容Who，Wheen，Wheere，Howw too doo，Whaat七、參考考文件八、應用用表單No流程6.211.1.1相關關單位人人員依【原物料料與在製製品搬運運、儲存存、包裝裝、保存存與交貨貨管理程序序書】(MS-P2-15001)與與【設備備管理程程序書】(MSS-P22-09903)之相關規定辦辦

24、理。6.211.1.2若為為委外加加工之品品項，會會計員應應開立委外驗驗收單(MSS-P44-06614)如附件111，以以確認入入庫。6.211.2退退貨6.211.2.1請購購單位人人員與製製品組主主管或倉倉配組主主管會同同供應商商代表，共同清清點退貨品品，製品品組主管管或倉配配組主管管於供應應商之出貨單單簽收收聯上，標註註退回並並簽名確確認，並並由供應應商代表表於採購訂訂單(MS-M4-06044)如附附件5之之第二聯聯上，標標註收到到退貨並並簽名確確認。6.211.2.2製品品組主管管或倉配配組主管管將標註註收到退退貨之採購訂訂單(MS-M4-06044)如附附件5之之第二聯聯，交給給會計員員，重新新開立標標註退貨貨或重新新採購之採採購訂單單(MS-M4-06004)如如附件55。原物料與與在製品品搬運、儲儲存、包包裝、保存存與交貨貨管理程序書書(MS-P2-15001)設備管理理程序書書(MS-P2-09003)委外驗收收單(MS-P4-00614)採購訂單單(MS-M4-06004)相關單位位22記錄存查查6.222記錄存存查6.222.1相相關單位位人員依依【品質質記錄管管制程序序書】(MS-M2-16001)之之相關規規定， 彙彙集所有有相關之之表單記記錄並妥妥善保存存。品質記錄錄管制程程序書(MS-M2-16001)