xxx公司erp系统用户培训手册采购模块2954.docx

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1、ERP系系统最终终用户培培训手册册采购模块块目录 目录22编写说明明2目的33使用对象象3参考文档档3相关岗位位及职责责3岗位及职职责3Oraccle采采购系统统基本操操作说明明4如何登录录Oraaclee采购系系统4浏览器窗窗口说明明5工具栏说说明6下拉菜单单说明7系统快捷捷键说明明9请购单的的手工录录入10 请购单单的汇总总、查询询及相关关内容12采购订单单处理17手工录入入采购订订单18标准采购购订单的的自动生生成20一揽子采采购协议议发放的的审批22采购订单单的查询询23采购订单单的接收收27采购订单单接收的的退回29接收的更更正31供应商管管理33新建供应应商33供应商合合并36报表

2、339报表的提提交39报表的打打印、输输出43总结444目的这是最终终用户教教育培训训的辅助助教材，使使相关人人员在清清楚了解解将来业业务流程程的同时时，能熟熟练掌握握ORAACLEE采购订订单管理理系统的的操作。使用对象象最终用户户培训手手册适用用于东航航有关部部门物品品的采购购申请审审批人员员、采购购的审批批人员、具体的的执行人人员以及及仓库的的保管人人员。Oraccle采采购系统统基本操操作说明明本章介绍绍使用OOraccle应应用软件件的有关关基本操操作。如何登录录Oraaclee采购系系统1. 启动Orraclle应用用软件系系统在Winndowws20000的的桌面上上双击OOra

3、ccle应应用产品品的快捷捷方式图图标 启动后弹弹出Orraclle应用用产品窗窗口，如如下图：3输入入用户名名：在用用户名栏栏键入自自己的用用户名（用用户名由由系统管管理员分分配指定定）4输入入口令：l 输入用户户名后敲敲“回车”键、 “Tabb”键或用用鼠标单单击口令令栏将光光标移至至口令栏栏l 输入自己己的口令令5选择择责任：l 输入密码码后，敲敲“回车”键或点点击“连接”，进入入“责任”窗口：l 处理日常常业务时时用鼠标标选中自自己使用用的菜单单栏目，如如“采购管管理系统统超级用用户”后点击击“确定”或用鼠鼠标双击击，进入入指定窗窗口。浏览器窗窗口说明明2)2)1)3）登录系统统后，出

4、出现如下下屏幕： 1） 定位列表表区：显显示出所所需要的的功能表表单名，双双击表单单名或点点击“打开”键或回回车，均均可进入入相应的的功能表表单，也也可以将将以加号号 (+) 开开始的项项目扩充充至更远远的子层层直至找找到所需需的表单单。子层层在扩充充项目的的下面缩缩排显示示。2） 前十个定定位列表表区：如如果有经经常使用用的表单单，可以以将它们们复制至至前十个个定位列列表区。前十个个列表显显示出表表单名，可可以立即即选择它它们而无无需在定定位列表表区中搜搜索。添添加方法法：在定定位列表表区中选选择需用用的表单单，点击击向右的的箭头；删除方方法：在在前十个个定位列列表区中中选择需需删除的的表单

5、，点点击向左左的箭头头。3） 扩充/折折叠按钮钮：用于于扩充或或折叠功功能表单单。 扩扩充 折折叠 扩扩充所有有子层 全全部扩充充 全全部折叠叠 工具栏说说明系统工具具栏如下下图所示示： 保保存 剪剪切 删除除记录 附件 查找找 打印印 粘贴 缩缩放 窗窗口帮助助 新建建 下下一步 复复制 编辑辑字段 文件夹夹工具返回至浏浏览器 关闭表表单 清清除记录录 转换 下拉菜单单说明系统内功功能表单单中的下下拉菜单单如下图图所示：从图中中可看出出，既可可以使用用工具栏栏，也可可以使用用下拉菜菜单，对对系统表表单进行行操作。 系统快快捷键说说明在ORAACLEE系统中中，除了了可以使使用工具具栏和下下拉

6、菜单单进行操操作外，系系统还提提供了快快捷键，以以方便系系统表单单操作，下下面列举举一些常常用快捷捷键：Ctrll-S保存Ctrll-L值列表表F11 输入入查询条条件Ctrll-F111查找符符合条件件的记录录（如果果不用FF11输输入查询询条件，使使用Cttrl-F111则查找找出所有有记录）请购单的的手工录录入本章主要要介绍在在采购系系统中如如何手工工输入采采购申请请单路径：采采购申请申请。 输入请购购单的总总体信息息134872 56 1. 在类型栏栏中，选选择类型型为采购购申请。2. 在说明栏栏中，输输入自己己请购单单的标识识。3. 选择库存存组织4. 输入地点点5. 来源6. 选择

7、建议议供应商商（可选选）7. 在项目区区域输入入请购的的项目信信息（可可输入多多行信息息）。l 输入项目目类型l 输入项目目编号l 项目类别别及说明明会自动动带入输入请购购单的项项目信息息2 1. 在数数量栏中中，输入入所需数数量。2. 在在价格栏栏中，输输入所需需材料的的单价（此此价格可可从项目目信息自自动带出出）。3. 在在日期栏栏中，选选择材料料需求日日期。这样一张张请购单单所需的的基本信信息已完完成。保保存，请请购单的的编号将将自动产产生。单击“审审批”提交批批准。选选择相应应的审批批层次和和审批人人。点击击确定 请购单单的汇总总、查询询及相关关内容本章主要要介绍如如何查询询已输入入请

8、购单单的状态态、活动动历史、存在问问题等。本操作适适用于请请购单的的日常查查询。请购单查查询路径：采采购申请申请汇汇总5421根据屏幕幕相关内内容查询询条件(可选)进行查查询:631. 按请购单单号2. 按编制人人3. 按项目4. 按单据类类型5. 按请购人人6. 选择查询询结果按“查找找”按钮进进行查询询，进入入请购单单汇总窗窗口。注意上图图中的审审批状态态，点击鼠标标选择要要查看的的记录按行按钮钮可查看看请购单单行信息息。按新建按按钮可输输入新的的请购单单。按打开按按钮可修修改审批批状态为为未完成成的订单单。请购单控控制路径 ：采购请购单单请购单单汇总选择菜单单：工具具控制1. 选选择活动

9、动，更改改单据状状态。2. 输入进进行此活活动的原原因。点击“确确定”，请购购单的状状态被更更改。请购单历历史记录录查看路径 ：采购请购单单请购单单汇总选择菜单单：工具具查看活活动历史史记录显示该请请购单活活动的历历史记录录请购单模模板应用用路径 ：采购申请申请 进入请购购单录入入屏幕点击“目目录”按扭1 选择请购购单模板板2 点击“查查找”按钮出现供应应商项目目目录窗窗口1. 选择所需需行项目目2. 点击添加加，复制制记录到到订单区区，被选选区中已已选择项项将变为为蓝色3. 输入请购购数量4. 输入需要要日期重复1-4输入入其他请请购项目目。请购购项目输输完后，点点击“选择”按钮，所所需项目

10、目将被复复制到请请购单上上。对于一些些经常需需要请购购的物料料，可以以建立申申请模板板，利用用申请模模板直接接把物料料复制 到请购购单上，方方便快捷捷。采购订单单处理本章主要要介绍在在采购系系统中如如何进行行采购订订单操作作。在OORACCLE 采购系系统中采采购订单单分为标标准采购购订单、计划采采购订单单、一揽揽子采购购协议和和合同采采购协议议四种类类型。采购订单单处理的的总体流流程为：输入采购购订单 (手工工和由请请购单生生成)审批采购订订单查询询及控制制 手工录入入采购订订单路径：采采购订单单 采购购订单 或或：采购购订单 采购购订单汇汇总新建POO采购订单单的总体体信息l 选择该张张订

11、单的的采购订订单类型型“类型”。l 输入该订订单所属属的供应应商名称称“供应商商”。l 输入该供供应商的的地点l 输入该供供应商的的联系人人l 输入该张张采购订订单的采采购员。l 此时注意意采购订订单的日日期“已创建建”和状态态“状态”。输入采购购订单的的明细信信息当输完采采购订单单的总体体信息后后，开始始输入订订单行信信息1. 输入物料料代码“项目”。2. 输入采购购数量“数量” 3. 修改采购购订单价价格“采购价价格”。 在采购单单录入主主屏幕上上,选择“审批” 标准采购购订单的的自动生生成本章主要要介绍在在采购系系统中如如何根据据采购申申请自动动生成采采购订单单。路径：采采购订单单 自动

12、创创建查找需要要的请购购单1输入采购购申请单单的查询询条件(注意“批准”应选择择“是”)单击查找找。选择请购购单行建建立采购购订单.选择一行行或多行行申请行行，在行行前打勾勾。活动域选选择创建建单据类型型域选择择标准采采购订单单。点“自动动”进入下下列屏幕幕，点击击“创建” ，进入入采购订订单输入入屏幕。您可以以进一步步修改您您的采购购订单，输输入供应应商、需需要日期期等必须须录入的的内容，然然后保存存，提交交审批。一揽子采采购协议议发放的的审批本章主要要介绍一一揽子采采购协议议在发放放时提交交审批的的操作过过程。提交审批批路径：采采购订单单发放在采购发发放录入入界面，输输入一揽揽子采购购协议

13、的的订单号号，输入入发运组组织和发发放数量量，需要要日期等等信息后后，存盘盘，单击击“审批”。以后后的操作作同采购购订单的的审批。审批通通过后，就就可以对对这一协协议进行行发放。 采购订单单的查询询本章主要要介绍如如何查询询采购单单信息。 路径：采购订订单采购订订单汇总总4231 65如上图所所示,可以输输入各种种查询条条件1 按采购订订单号2 按采购订订单类型型（如采采购订单单，一揽揽子协议议）3 按供应商商4 按采购员员5 按项目信信息6 选择查询询结果单击查找找，符合合条件的的采购订订单就出出现在采采购订单单汇总界界面上选择要查查看的采采购订单单，通过过“工具”菜单中中相应的的子菜单单，

14、可以以进行如如下操作作：查看订单单行路径：工工具查看行行显示该订订单的采采购行信信息查看发货货信息路径：工工具查看装装运显示该订订单的发发货信息息查看分配配信息路径：工工具查看分分配显示该订订单的帐帐户分配配信息查看接收收信息路径：工工具查看接接收显示该订订单的接接收信息息查看订单单活动历历史记录录信息路径：工工具查看活活动历史史记录显示该订订单的活活动历史史记录查看订单单相关的的发票信信息路径：工工具查看发发票可显示该该订单相相关的发发票信息息采购订单单的复制制路径：工工具复制单单据复制采购购订单采购订单单的控制制路径：工工具控制显示控制制单据窗窗口1 选择活动动内容。2 输入活动动原因。3

15、 点击“确确定”保存退退出。采购订单单的接收收本章主要要介绍在在采购系系统中如如何根据据采购订订单接收收供应商商交货。采购订订单的接接收包括括直接接接收入库库、检验验接收入入库和标标准接收收三种方方式。本章主要要介绍在在采购系系统中如如何根据据采购订订单接收收供应商商交货。正常采购购物料的的接收使使用标准准接收和和直接接接收两种种方式。路径：接接收接收查询接收收信息： 来源类型型：选择择供应商商（供应应商）。采购订单单：输入入采购订订单号。输入接收收的项目目编码。 按“查找找”键或回回车，表表示接收收查询条条件，进进入下一一查询结结果屏幕幕。采购接收收检查送货货单信息息与此处处的订单单信息相相

16、符后，输输入实际际接收的的数量。保存。点击“题题头”键，出出现下图图： 此处是系系统为该该次接收收产生的的收据号号，必须须记录下下来。采购订单单接收的的退回本章主要要介绍在在采购系系统中如如何退回回已经接接收的物物品。本操作适适用于所所有物品品的采购购接收的的返回。路径：接接收 退货货查询符合合条件的的收据 接收（收收据号）：输入送送货批的的收据号号。也可输入入采购单单编号、供应商商和项目目编码作作为查询询条件。按“查找找”键或回回车，表表示接收收查询条条件，进进入下一一查询结结果屏幕幕。 输入退货货信息点击相应应记录,选择所所要退货货的记录录输入要退退货的数数量选择退回回目标如果该项项目要求

17、求批次-序列控控制,点击批次次和序列列输入具具体的批批次-序列.(具体操操作见材材料的交交货入库库处理)接收的更更正本章主要要介绍在在采购系系统中如如何根据据对接收收数据进进行更正正。本操作适适用于所所有物品品的采购购接收的的更正。路径： 接收/ 更正查询符合合条件的的收据 接收（收收据号）：输入送送货批的的收据号号。也可输入入采购单单编号、供应商商和项目目编码作作为查询询条件。按“查找找”键或回回车，表表示接收收查询条条件，进进入下一一查询结结果屏幕幕。 输入接收收更正信信息输入更正正的数量量在方框里里打钩保存后退退出.供应商管管理本章内容容主要介介绍在在在采购管管理系统统中对供供应商的的增

18、加、修改。本操作适适用于在在日常业业务定义义及维护护供应商商信息。新建供应应商在供应商商视窗中中设置供供应商，以以记录您您从其接接收货物物和服务务的个人人和公司司信息。 为供应商商和供应应商地点点输入的的信息，在在以后将将作为输输入该供供应商的的事务处处理时的的默认值值。路径：供供应基准准供应商商输入供应应商基本本信息输入新供供应商的的名称、编码、及适用用的付款款条件和和供应商商类型等等信息后后。 点击地地点按钮钮输入供供应商的的地点、地址、电话等等信息。当保存了了新供应应商的付付款条款款是预设设的默认认值，您您可以对对这些值值进行修修改。注意，如如果您输输入的供供货商名名称或编编号已经经存在

19、，Oracle系统将显示一条错误信息，且不允许继续输入，您需查明其是否为重复录入的供应商。输入供应应商分类类信息。输入供应应商类型型输入供应应商地点点详细信信息。上述信息息输完后后，点击击地点按按钮进入入以下屏屏幕。11 输入地点点和国家家名称2 输入地址址。3 输入所在在地信息息4 输入邮政政编码5 输入地点点选项l 是否支付付地点l 是否为采采购地点点l 是否仅为为询价地地点6 输入该供供应商地地点的电电话信息息输入供应应商的联联系人信信息。每个供应应商可有有多个联联系人。1231 输入联系系人姓名名2 输入联系系电话3 输入失效效日期（必必要时输输入）选择其他他选项可可以输入入您要记记录

20、的供供应商地地点其他他信息，例例如：银银行帐户户、会计计、发票票税等信信息。如如需查看看其会计计信息的的默认值值，您可可根据实实际情况况修改其其默认值值。保存所做做的工作作。供应商合合并本章内容容主要介介绍在在在采购订订单管理理系统中中合并供供应商信信息本操作适适用于在在日常业业务对重重复的供供应商进进行合并并。路径：采采购供应基基准供应商商合并选择合并并内容 发票： 在此选选择要从从旧供应应商传送送给新供供应商的的发票全部： 传送旧旧供应商商所有的的发票未付： 只传送送旧供应应商未支支付的发发票无： 不传传传送旧供供应商的的发票 PO： 如果要要将所有有采购订订单从旧旧供应商商传送给给新供应

21、应商，请请选择“PO （采购购订单）” 输入旧旧供应商商名称和和地点以以及新供供应商名名称。应应付款管管理系统统会将信信息从旧旧供应商商传送给给新供应应商。 如果您要要将旧供供应商地地点重新新指定给给新供应应商，请请选择“复制地地点”。在合合并期间间，应付付款管理理系统将将输入合合并日期期作为旧旧供应商商地点的的失效日日期并使使用您选选择要传传送的信信息来创创建新供供应商的的新地点点。 如果您要要将旧供供应商地地点信息息与新供供应商地地点信息息合并，请请勿选择择“复制地地点”，而是是在“地点”字段输输入新供供应商的的现有地地点之一一。合并并期间，应应付款管管理系统统将输入入合并日日期来作作为旧

22、供供应商地地点的失失效日期期并将您您选定的的所有信信息与新新供应商商地点信信息合并并。 合并供应应商信息息单击“合合并”。单击“确确定”，系统统提示如如下：单击“确确定”，在菜菜单中选选择视图图请求单击“查查找” 单击“查查看输出出”，可以以看到系系统提供供的合并并报表。采购管理理系统将将提交并并发请求求以运行行供应商商合并程程序，此此程序会会将信息息从旧供供应商传传送给新新供应商商，并同同时运行行供应商商合并报报表，查查阅该报报表并保保留以作作为供应应商合并并活动的的审计线线索。 报表ORACCLE为为采购系系统提供供了1000多个个的标准准报表，运运行这些些报表，能能为用户户提供大大量与供

23、供应商及及采购事事务处理理相关的的信息。报表的提提交路径：采采购报表运行选择提交交单个请请求还是是请求集集，请求求集是预预先定义义的多个个请求的的集合；点击“确确定”；进入入下面的的窗口：点击值列列表可显显示所有有报表名名；选中要提提交的报报表，如如上图所所示。点点击“确定”； 系统会会要求输输入报表表参数。不同的的报表要要求的参参数不同同。输入参数数信息后后，点击击“确定”； 点击“计计划”为该报报表制定定一个运运行计划划；l 尽早：运运行一次次，立即即运行；l 一次性：运行一一次，按按输入的的时间运运行；l 定期：按按定义的的计划，定定期运行行；l 在特定日日期：在在选中的的日期运运行；点击“确确定”，回到到“提交请请求”窗口，点点击“完成选选项”； 选择报表表运行结结果需通通知的人人员及打打印机名名，输入入打印份份数；单单击“确定”，回到到报表窗窗口。点点击“提交”，报表表提交完完成。可可查看相相应的输输出。报表的打打印、输输出路径：视视图请求进入“请请求”界面选择要查查看的报报表单击“查查看输出出”按钮，进进入报表表浏览窗窗口。点击“打打印”，打印印输出报报表。点击“另另存为”，可将将报表导导出到其其他格式式的文件件中。总结54