文书流程管理作业规范.docx

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1、文書流程程管理作作業規範範行政院中華民國國99年7月目錄第一章總則11第二章權責劃劃分6第三章管制標標準10第一節處理時時限10第二節管制區區分10第三節計算標標準14第四章管制方方法20第一節登錄220第二節統計222第三節分析224第五章文書稽稽催32第一節衡量準準據32第二節實施稽稽催32第三節展期申申請34第四節檢討運運用35第六章一般公公文時效效管制336第一節法令依依據36第二節管制原原則36第三節處理時時限38第四節計算標標準38第七章專案管管制案件件時效管管制41第一節法令依依據41第二節管制原原則41第三節處理時時限43第四節計算標標準44第八章人民申申請案件件時效管管制45

2、第一節法令依依據45第二節管制原原則45第三節處理時時限46第四節計算標標準47第五節研討縮縮短處理理時限448第九章人民陳陳情案件件時效管管制499第一節法令依依據499第二節管制原原則50第三節處理時時限51第四節計算標標準51第五節訂定處處理程序序53第十章訴願案案件時效效管制554第一節法令依依據544第二節管制原原則555第三節處理時時限566第四節計算標標準577第五節訂定處處理程序序59第十一章章立法法委員質質詢案件件時效管管制600第一節法令依依據600第二節管制原原則611第三節處理時時限611第四節計算標標準622第五節訂定處處理程序序63第十二章章監察察案件時時效管制制6

3、4第一節法令依依據644第二節管制原原則644第三節處理時時限65第四節計算標標準66第十三章章公文文檢核667第一節目標訂訂定67第二節作業項項目67第三節建立公公文檢核核制度669第四節獎懲773第十四章章訓練練與宣導導75第一節訓練775第二節宣導776第十五章章附則則77附錄1778附錄2991前言言公文是政政府機關關推動公公務、溝溝通意見見的重要要工具，公文本本身能否否發揮功功能，與與行政效效能有極極密切關關係。為為因應業業務發展展需要，行政院院訂定文書處處理手冊冊，對於於公文製製作程式式、結構構、表達達方式、處理程程序及流流程管理理，以及及文書自自收文或或交辦起起至發文文歸檔止止之

4、流程程提供相相關作業業規定。為提高公公文辦理理時效，行政院院研究發發展考核核委員會會（以下下簡稱行行政院研研考會）於633年3月月訂定公文時時效管制制作業手手冊，付諸實實施，其其後歷經經同年99月1日日再版及及66年年6月、82年年2月修修正3、4版，實施以以還，已已具相當當成效。配合文書處處理手冊冊之文文書稽催催專章修修正為文書書流程管管理，文文書稽催催之消極極間接管管制觀念念已為積積極主動動導正之之流程管管理理念念取代，公文文時效管管制作業業手冊爰更名名為文文書流程程管理手手冊，除文書書稽催外外，並隨隨執行需需要，將將原手冊冊部分章章節增修修檢討或或予充實實，於990年44月修正正5版，另

5、為配配合文書書處理手手冊修正正，茲經經蒐集分分析各機機關實務務運作情情形、管管理措施施等相關關資料，於944年1月月修正66版，提提供各機機關參用用，復為為達成公公文處理理之簡易易化、標標準化目目標，爰爰將手冊冊內容予予以簡併併及確立立遵循標標準，於於97年年12月修正正7版，以供各各機關參參考。行政院因因應公文文線上簽簽核之廣廣泛運用用及定期期檢討文文書處理理手冊，於988年度進進行文書書處理手手冊研修修工作，另鑑於於文書處處理手冊冊及文書書流程管管理手冊冊並存造造成機關關人員適適用之疑疑義或困困擾，爰爰將文書書流程管管理手冊冊更名為為文書流流程管理理作業規規範，並並於文書書處理手手冊增訂訂

6、各機關關文書流流程管理理作業依依相關規規定辦理理之依據據，以使使本規範範與文書書處理手手冊相互互搭配銜銜接。83文書流程程管理作作業規範範第一章總則一、全程程管制：（一）公公文從收收文（或或創簽稿稿）至發發文、歸歸檔應全全程列入入管制。（二）文文書流程程管理之之實施，為一整整體作業業，應由由各級承承辦人員員自我管管理做起起，以業業務單位位主動導導正為主主，文書書單位稽稽催及專專責管制制單位之之協調、管考為為輔。二、全面面管制：（一）行行政機關關均應實實施文書書流程管管理，並並將各單單位列入入管制範範圍，機機關總收收、總發發文件，或單位位收文、發文、創簽、創稿文文件（或或存查）均應列列入管制制。

7、（二）文文書流程程管理必必須統一一規定標標準處理理原則，俾利共共同遵守守。一般般行政機機關之作作業規定定，得依依據文書書處理手手冊與本本作業規規範之基基本原則則，配合合機關業業務特性性與事實實需要，由各機機關自行行訂定。其他如如學校、事業機機構等，得由其其上級機機關依其其業務性性質與需需要，參參考本作作業規範範自訂作作業規定定據以實實施。三、作業業範圍：（一）機機關每一一公文全全部流程程，應建建立完整整登錄系系統，予予以正確確登錄及及統計其其使用時時間，作作為稽催催、統計計、分析析之依據據，以發發掘問題題、有效效稽催，防止積積壓及偏差。（二）各各機關應應針對登登錄、統統計、分分析及稽催結結果所

8、發發現之缺失與與問題，研提改改進措施施，促使使文書流流程適時時運用工工作分析析與簡化化，達到到處理迅迅速確實實、提高高行政效效率及公文品品質之要求。四、管理理原則：文書流程程管理為為一全程程性、全全面性作作業，其其應遵循循之原則如如下：（一）機機關文書書流程管管理作業業權責劃劃分應以以本作業業規範規規定為基基本原則則，賦予予機關內內部單位位、成員員應負職職責。各各機關如如因機關關業務特特性肇致致實務作作業有單單位間權權責劃分分難符作作業規範範規定之之情形，得依業業務性質質彈性調調整。（二）各各機關文文書流程程作業相相關法令令規定，應隨時時檢討及及定期修修正，落實實層級負負責，逐逐級考核核，使執

9、執行不致致偏差。並按行行政系統統逐級推推動，督督導所屬屬機關全全面實施施文書流流程管理理。（三）立立法委員員質詢案案件、人人民申請請案件、訴願案案件、人民陳陳情案件件及監察察案件之之性質與處處理時限限，與一一般公文文不同，應單獨管管制統計計。五、本作作業規範範用詞，定義如如下：（一）文文書流程程管理：指以完整整登錄公公文處理理過程相相關事實實資訊為為基礎，實施自自我管理理、文書書稽催、時效統統計分析析及流程程簡化等等管理措措施，以以提高公公文處理理時效及及品質之之文書管管理作業業制度。（二）自自我管理理：指機關組組織各級級人員均均應具備備提高公公文處理理時效及及品質之之觀念，其消極極層面在在建

10、立人人員確遵遵各項文文書處理理規定，主動導導正影響響公文時時效因素素，積極極層面則則在於增增進其業業務知識識及積極極任事態態度，根根本提升升公文品品質。（三）文文書單位位：指機關內內負責辦辦理收文文、分文文、繕打打、校對對、用印印、發文文等文書書作業之之單位。（四）業業務單位位：指直接負負責文件件簽辦或或文稿擬擬判之單單位。（五）專專責管制制單位：指依機關關組織法法規之掌掌理事項項分工或或經機關關首長指指定，負負責綜理理文書流流程管理理相關工工作之單單位（或或受指派派負責綜綜理文書書流程管管理專人人所屬之之單位）。（六）文文書稽催催：包括括狹義及及廣義文文書稽催催。狹義義文書稽稽催，指指公文辦

11、辦結前，透過公公文系統統、電子子郵件或或書面等等方式通通知或查詢各各個處理理過程之之辦理情情形，促促使公文文能在規規定期限限內處理理完畢；廣義文文書稽催催，指公公文辦結結前後，對公文文處理之之一種稽稽查作業業。（七）文文書流程程：指文書處處理自收收文（創創簽稿）起至發發文、歸歸檔止之之全部流流程，包包括收文文處理、文件簽簽辦、文文稿擬判判、發文文處理及及歸檔處處理等步步驟。（八）立立法委員員質詢案案件時效效管制：指依據立立法院職職權行使使法及行政院院及所屬各各機關辦辦理答復復立法委委員質詢詢案件處處理原則則之處理時時限，所所實施之之時效管管制作業業。（九）訴訴願案件件時效管管制：指指依據訴訴願

12、法所所定訴願願處理時時限，並並以案案為單單元，所所實施之之時效管管制作業業。（十）人人民申請請案件時時效管制制：指人民（團團體）申申請各種種證照、證書、證明或或提供服服務等案案件，除除法規另另有規定定外，各各主管機機關應按按其性質質，區分分類別、項目，分別訂訂定處理理時限，並以案為為單元，所實施施之時效管管制作業業。（十一）人民陳陳情案件件時效管管制：指指依據行行政程序序法及行政院院暨所屬屬各機關關處理人人民陳情情案件要要點，人民民對於行行政興革革之建議議、行政政法令之之查詢、行政違違失之舉舉發或行行政上權權益之維維護，向向主管機機關提出出之具體體陳情，由主管管機關訂訂定處理理時限，並以案為為

13、單元，所實施施之時效管管制作業業。（十二）監察案件件時效管管制：指指依據監察察法、監監察法施施行細則則及監察院院糾正及及調查案案件追蹤蹤管制作作業注意意事項之處理時時限，所所實施之之時效管管制作業業。（十三）處理時時限：指指按公文文處理速速別規定定，自收收文至發發文(存查)之全部流流程可使使用時數數或日數數。（十四）限辦日日期：指指依據各各類公文文之處理理時限規規定可使使用日數數，計算算應辦結結之實際際日期。（十五）可使用用時間：指在每每一公文文處理過過程中，每一處處理階段段所能使使用之時間。（十六）創稿：指無正式式來文而而主動辦辦理或交交辦之案件。（十七）限期公公文：指指來文或或依規定定訂有

14、期期限之公文。（十八）彙辦案案件：指指同一案案件內之之有關事事項，必必須彙集集全部來來文後，始能統統一處理理之案件。（十九）併辦案案件：指指各件公公文案情情相同、同一案案情之正正副本，或是對對其他機機關來函函查催案案件而仍仍待辦者者，基於於效率原原則所統統一處理理之案件件。（二十）個案分分析：指指對超過過一定處處理時限限之待辦案案件，採採取以案為為單元之之分析處處理作業業，其目目的在促促進全案案之整體時時效，防防止積案案產生。（二十一一）個件件分析：指對使用用日期較較長之案件，採取以以文為單元元，逐件件分析其其流程，其目的的在於檢檢討其關關鍵所在在，從根根本上尋尋求提高高公文時時效之途徑。（二

15、十二二）發文文使用時時間：從從機關收收文次日日起，至至發文之之日止之之全部文文書流程程中，扣扣除假日日所使用用之時間，在統計計時稱為為發文文使用日日數，並以日為為單位。超過半半日或不不足1日日者，以以1日計計算，而而不足半半日者，以半日日計算（機關業業務特性性需要，設有電電子設備備以時為為單位進進行管制制者，得得以實際際使用時時數，換換算為日日計算時時間）；立法委委員質詢詢案件則則以行政政院電子子交答發發文之日日起至擬擬答電子子檔傳送送行政院院之日止止為其發發文使用用時間。（二十三三）發文文平均使使用日數數：指發文使使用日數數之和，除以發發文總件件數，所所得之商商。 （二十四四）專案案管制案案

16、件：指公文涉涉及政策策、法令令與其他他機關業業務，或或須經較較長時間間協調會會辦之複雜案案件，經經承辦單單位敘明明專案名名稱與理理由，訂訂定預定定完成時時間，送送專責管制制單位審審查，簽簽請機關關首長或或幕僚長長核准後後，以案為為單元實實施管制制者。（二十五五）以文文管制：指以文為為管制統統計單元元之管理作作業方式式，其係係以收文文(創稿)編號之之個件進進行管制制，重點點為各文是是否於限限期內處處理完畢畢，不問問案情之之內容，並於辦辦結即銷銷號歸檔檔。（二十六六）以案案管制：指以案為為管制統統計單元元之管理作作業方式式，凡公公文屬專專案性質質須整體體性作業業者，其其要求重重點在於於案之決定，以

17、案情情實質擬擬處作為為管制標標的，處處理時限限與數量量統計皆皆以案案為標標準，並並以實施施全程管管制來達達到作業業要求。以案案管制制之公文文，其首首件公文文收文號號於全案案辦結時時始能銷銷號結案案，處理理中有發發文需要要者，另另以他號號方式處處理(發發文件按按一般公公文創號號或原案案附號處處理，收收文件則則以原案案附號或或另編一一般公文文收文號號處理)，並於於全案辦辦結時一一併歸檔檔。（二十七七）公文文檢核：指藉由資資料查閱閱及對相相關問題題查詢，並輔以以個案抽抽查、問問卷調查查等方法法，有效瞭瞭解並評評估機關關公文處處理品質質與流程程管理良良窳，發發掘問題題及缺失失，從而而提出改改進建議議與

18、解決方方法，以以提升公公文處理理效率之之一種評評核作業業。（二十八八）線上簽簽核：指公文文之處理理以電子子方式在在安全之之網路作作業環境境下，採採用電子子認證、權限控控管或其其他安全全管制措措施，並並在確保保電子文文件之可可認證性性下，進進行線上上傳遞、簽核工工作。第二章權權責劃分分六、業務務單位職職責：（一）每每一成員員應自行行檢查事事項：1、經辦辦文件：確遵文書書處理手手冊規定定辦理，基於自自我管理理及目標標管理原原則，應應確保公公文品質質與時效效，並依依規定期期限辦結結。自簽簽辦之日日起至發發文之日日止，應應主動注注意簽辦辦、會辦辦、陳核核、發文文、送達達等處理理流程之之查催，如有查查催

19、困難難情事，應即時時向單位位主管或或文書單單位反映映處理；必須展展期時，報請權權責主管管核准；但累積積展期330日以以上時，應報請請機關首首長或幕幕僚長核核准，並並會知專專責管制制單位列列入管制制。所稱稱累積積展期330日以以上日日數之計計算是否否包含假假日，依依本作業業規範第第12點辦理理。2、管制制會稿、會辦時時效：確遵文書書處理手手冊文書書簡化精精神辦理理，即急急要文件件須會辦辦者應進進行親會會面洽、同一文文件請33個以上上單位會會核，以以同時送送會為原原則；會辦之之文件，受會單單位應視視同速件件，並依依收發文文程序辦辦理。無無論送會會或收會會均應管管制時間間，受會會單位如如不能依依限退

20、回回時，應應將原因因、理由由及預定定時間通通知送會會機關（單位）。3、業務務處理流流程簡化化：各層級人人員就其其承辦業業務應主主動檢討討作業程程序，簡簡化工作作流程，以提升升公文處處理時效效。（二）單單位收發發人員職職責：1、管制制登錄本本單位每每一公文文處理流流程經過過及使用用時間，逐日檢檢查公文文處理紀紀錄，對對逾期案案件未依依規定辦辦理展期期手續者者或受會會逾時辦辦理者，應依規規定辦理理稽催，並將查查催資料料提供單單位主管管參處。2、統計計本單位位公文時時效資料料，逐月月向單位位主管提提出報告告及供文文書單位位彙整統統計運用用，其中中逾處理時時限300日以上上案件，應單獨獨列表提提報。並

21、並配合專專責管制制單位辦辦理調卷卷分析需需要，提提供必要要之資料。所稱逾期300日以上上日數數之計算算是否包包含假日日，依本作業業規範第第12點辦理理。（三）各各級單位位主管職職責：1、充分分掌握單單位成員員公文承承辦時效效及查催催資料，對權責責內核准准展期案案件及已已逾期仍仍未辦理理展期案案件，應應即督促促承辦人人妥適處處理；督督促代理理人確實實於時限限內辦妥妥應代辦辦公文，以落實實職務代代理制度度。2、對一一般公文文來文之之處理速速別與公公文性質質不符者者，得核核准調整整來文處處理速別別，或指指定授權權人員核核准調整整之。3、對涉涉及2個以上上單位之之作業，宜與相相關單位位商訂原原則後再再

22、行處理理，避免免因往來來會稿而而延誤時時效。4、對逾逾處理時時限300日以上上之待辦辦案件，應向上上級主管管機關報報備，並並會專責責管制單單位處理理。5、配合合專責管管制單位位召開文文書流程程管理工工作研討討會議，共同檢檢討改進進單位文文書流程程，並適適時提出出公文時時效優劣劣案件獎獎懲建議議、調整整承辦人人員工作作量分配配等事項項。七、文書書單位職職責（一）全全程管制制機關每每一文件件之處理流流程與使使用時間間。統計計全機關關公文時時效資料料，定期期提供專專責管制制單位作作統計分分析運用用，其中中逾處理理時限330日以以上案件件，應單單獨列表表提報，並視調調卷分析析之需要要，協助助提供必必要

23、之資資料。檢檢查各單單位公文文登錄及及管制情情形，並並提供各各業務單單位主管管及專責責管制單單位稽催催資料。（二）邀邀集會商專專責管制制、資訊訊等單位位，建置置文書流流程管理理電腦化化作業環環境及推推動線上上簽核作作業、建建立以以案管制制及以文管管制作作法、協協助推動動文書流流程簡化化等工作作。（三）訂訂定公文文展期核核准職責責，展期期30日日以上時時，須由由機關首首長或幕幕僚長核核准。（四）依依據處理理時限標標準，參參照本機機關公文文處理各各個過程程情形，訂定每每一過程程之可使用用時間，作為適適時提醒醒各級人人員處理理公文參參考準據據。例如：普通件件時限為為6日，其中承承辦、會會稿(簽簽)、

24、核核稿、判判行，以以及繕校校、用印印、發文文時，只只能使用用其中部部分時間間，而預預留其他他過程之之作業時時間；可可使用時時間之分分配，由由各機關關按其特特性自行行訂定。（五）對對成效優優劣單位位或個人人提出獎獎懲建議議。八、專責責管制單單位職責責：（一）建建立文書書流程管管理制度度：依據本機機關特性性，訂定定文書流流程管理理作業及及獎懲規規定、文文書流程程管理稽稽核計畫畫等相關關規定。（二）推推動文書書流程管理理作業相相關措施施：1、策劃劃推動文文書流程程管理科科學化、自動化化，協同同文書單單位建置置機關文文書流程程管理及及線上簽簽核電腦腦化作業業環境，協調解解決文書書流程管管理共同同性問題

25、題，訂定定專案管管制案件件及其他他特殊性性案件申申請、審審核之標標準流程程及相關關表格，以供稽稽催之用用。2、綜合合統計分分析管制制成果應應對內公公布，並並視需要要提報主主管會報報、業務務會報，同時建議議獎懲，或視需需要舉行行文書流流程管理理研討會會議，與與文書、業務及及檔案等等相關單單位共同同檢討改改進。3、對經經機關首首長核准准展期案案件及逾逾期300日以上上未結案案件應予予個案（件）分分析處理理。4、定期期依據文文書單位位所提送送稽催報報表，檢檢討稽催催成果，提報機機關首長長核閱。5、依據據文書流流程管理理稽核計計畫，邀邀集相關關單位組組成小組組定期辦辦理公文文檢核，依據檢檢核結果果，確

26、實實檢討改改進，並並辦理獎獎懲。6、彙整整公文時時效統計計資料，依限提提送主管管機關（行政院院及所屬一一級機關關請提送送行政院院研考會會）。九、機關關首長（副首長長或幕僚僚長）職職責：（一）審審核展期期30日以以上案件件、專案案管制案案件及特特殊性案案件。（二）對對逾處理理期限330日以以上之案件，責成有有關單位位或人員員限期結結案。（三）提提示文書書流程改改進方法法。（四）公公文時效效優劣奬奬懲案件件、文書書流程稽稽核成果果奬懲案案件之核核定。第三章管管制標準準第一節處理時時限十、文書書處理手手冊第778點有有關各類類公文處處理時限限基準規規定如下下：（一）一一般公文文：按最最速件、速件、普

27、通件件、限期期公文、專案管管制案件件或其他他特殊性性案件等等分門別別類予以以管制。（詳後後第6、7章）（二）立立法委員員質詢案案件：依依據立法法院職權權行使法法及行政院院及所屬各各機關辦辦理答復復立法委委員質詢詢案件處處理原則則規定辦辦理。（詳後第第11章章）（三）人人民申請請案件：應按其其性質，區分類類別、項項目，分分定處理理時限，予以管管制。（詳後第第8章）（四）人人民陳情情案件：依據行行政程序序法第77章及行政院院暨所屬屬各機關關處理人人民陳情情案件要要點之規定定辦理。（詳後後第9章章）（五）訴訴願案件件：應依依訴願法法之規定定辦理。（詳後後第100章）（六）監監察案件件：依據據監察院院

28、糾正及及調查案案件追蹤蹤管制作作業注意意事項規定辦辦理。（詳後第第12章）十一、一一般公文文處理速速別之擬擬定，發發文機關關承辦人人員應確確實區分分，各級級人員應應詳加審審核；來來文之處處理速別別與公文文性質不不符者，得經由由收文單單位之主主管或指指定之授授權人員員核定後後，調整整來文處處理速別別。十二、各各類公文文之處理理時限，除限期期公文、專案管管制案件件、人民民申請案案件、訴訴願案件件、監察察案件或或其他依依法令另另有規定定者外，均不含含假日。第二節管管制區分分十三、公公文管制制區分為為以文管管制及以以案管制制，原則則上，一一般公文視案情情、重要要性採取取以文文管制制或以案管管制方式式管

29、理，專案管管制案件件、人民民申請案案件、人人民陳情情案件、訴願案案件、立法委委員質詢詢案件、監察案案件或其其他指定定案件等等則採取取以案案管制制。以文管管制及以以案管制之之區別比比較如表表1、22。表1：區分項目以文管制制以案管制制一、性質質係對一般般性公務務之文書，採以文為為管制統統計單元元之管理作作業方式式。係對某些些具專案案性質之之文書，採以案為為管制統統計單元元之管理作作業方式式。二、適用用類別一般公文文專案管制制案件、人民申申請案件件、人民民陳情案案件、訴訴願案件件、立法法委員質質詢案件件、監察察案件或或其他經經單位主主管指定定應以案案管制之之案件。三、管制制原則係以收文文（創稿稿）

30、編號號之個件件進行管管制。（一）係係一種專專案性質質，必須須以案案為單單元，實實施全程程管制才才能達到到要求。（二）其其首件來來文收文文號於全全案辦結結時始能能銷號。（三）處處理中有有發文需需要者，另以他他號方式式處理。（四）未未結案之之發文稿稿於發文文後，退退原承辦辦人員於於全案辦辦結時一一併歸檔檔。四、管制制標的只問文文是否否於限期期內處理理完畢，不問案案情之內內容。以案情是是否已於於處理時時限內實實質擬處處作為管管制標的的，凡專專案預定定目標之之達成、人民申申請案件件之具體體准駁、人民陳陳情案件件已適當當處理並並明確答答復，以以及訴願願案件決決定等皆皆得為案解解除管制制之要件件。五、處理

31、理過程收收發文件件之管制即以編號號個件為為管制標標的。處理過程程中凡屬屬通知補補件（陳陳）、會會勘（查查）、會會議（商商）、請請釋（示示）、查查詢及有有關機關關間公文文往返等等，另以以他號方方式處理理(發文文件按一一般公文文創號或或原案附附號處理理，收文文件則以以原案附附號或另另編一般般公文收收文號處處理)。表2：臺北市政政府以以文管制制及以案管管制之之作業說說明（案案例）以案管制以文管制他機關來文原公文編號0971234500通知補正召開會議蒐集資料擬稿發文其他機關回復（收文編號0971234600）對原來文之機關或創稿之受文機關擬稿發文結案。不發文時簽辦銷號結案。以原公文編號0971234

32、500發文。（即原公文編號已銷號）以其他機關收文編號0971234600發文銷號結案。如僅補送資料或開會後要發會議記錄，而無收文編號可資使用時，另以創號方式發文結案。以原公文編號之附號0971234510發文。（原公文編號0971234500仍為待辦，並受管制）發文之附號稿退還承辦人員併原公文編號待辦。其他機關收文編號簽辦存查銷號或併原公文編號辦理。以原公文編號0971234500發文銷號結案，如不發文就簽辦銷號結案。所有併辦已發文之附號稿均併原公文編號結案歸檔。第三節計算標標準十四、數數量計算算標準如如表3：表3：項目計算標準準（一）收收文數量量以機關收收文編號號為計算算標準（含總收收文與單

33、單位收文文），每每一收文文編號計計列1件。會會稿、會會辦、退退件等作作業，以以及創稿稿發文等等均不列列入收文文計算。（二）發發文數量量以機關發發文編號號為計算算標準（含總發發文與單單位發文文），每每一發文文編號計計列1件。會會稿、會會辦、退退件、公公務電話話紀錄等等作業，均不列列入發文文計算。（三）專專案管制制案件、人民申申請案件件、人民民陳情案案件、訴願案案件及監監察案件件數量因與一般般公文作作業有所所不同，必須以以案為計算算單元；處理過過程中的的收發文文件以一一般公文文管制處處理，不不另計列列1案。（四）立立法委員員質詢案案件數量量以行政院院建置之之立法法委員質質詢答復復系統交答之之施政質

34、質詢及專專案質詢詢案件計計算，不不應再列列為一般般公文重重複列計計。十五、時時效計算算標準如如表4：表4：項目計算標準準（一）發發文使用用日數1、從收收文次日日起算，至發文文之日止止。2、前項項發文之之日，對對於電子子交換之之公文，以發文文人員憑憑智慧卡卡及識別別通行碼碼發文，並檢視視前置處處理系統統已發送送訊息之之時間點點為計算算基準；至於電電子交換換公文以以外之公公文，以以發文銷銷號之時時間點為為計算基基準。3、使用用日數之之尾數時時間不滿滿半日者者，以半半日計算算；超過過半日，不滿11日者，以1日日計算；收文當當日即已已辦結發發文之案案件，以以半日計計算。4、機關關內部各各幕僚單單位間之

35、之會稿、會辦時時間不得得扣除；但與本本機關以以外機關關會稿時時，從送送會之日日起至退退會收到到之日止止之時間，得予扣扣除。5、凡從從單位收收轉之日日或承辦辦人收辦辦之日起起算，或或繕發時時間不列列計算等等截減流流程中之部分作作業者，均屬不不合規定定，其計計算結果果自屬錯錯誤。6、各階階段之處處理時間間，因註註記不明明確或未未註記者者，一律律以該階階段最長長時間認認定。（二）發發文平均均使用日日數1、發文文使用日日數之和和，除以以發文總總件數，所得之之商，即即為發發文平均均使用日日數。假設：應用電電腦資訊訊系統登登錄管制制，若其其電腦統統計結果果發文使使用日數數總計為為1,3356日日，發文文件

36、數為為8566件，其其計算公公式為：1,33568566=1.58日日；機關關業務特特性需要要，設有有電子設設備以時時為單位位進行管管制者，其電腦腦統計結結果發文文使用時時數總計計8,1130小小時，發發文件數數為5111件，其計算算公式為為：（88,133088）5511=1.998日；未應用用電腦資資訊系統統登錄管管制之機機關，若若發文總總件數為為3000件，其其中3.5日辦辦結者1100件件，4日日辦結者者2000件，其其計算公公式如下下：（33.5100042000）3300=3.883日。2、應綜綜合全機機關使用用總日數數與全機機關發文文總件數數（經編編列發文文編號，每號計計列1件件

37、）為計計算依據據。至於於機關內內所屬各各業務單單位平平均日數數，則則比照前前述方法法計算之之。（三）存存查使用用日數及及存查平平均使用用日數與發文使使用日數數及發文文平均使使用日期期之計算標標準相同同。十六、假假日之計計算：（一）以以98年年5月227日收收文為例例，依案案件不同同處理時時限，例例舉假日日計算範範例如表表5：表5：項目管制類別別處理時限限（請參閱閱各章）限辦日期期之計算算使用日數數之計算算（計算標標準請參參閱各章章）備註一般公文文普通件66日扣除假日日計算，從988年5月月27日日收文次次日起算算，其限限辦日期期為98年6月月6日。扣除假日日計算，從988年5月月27日日收文次

38、次日起算算，若文文於988年6月月5日辦辦結，則則發文使使用日數數為5日日。98年55月277日至6月6日間之假假日計有有：5月288（端午午節）、29（調整放放假）、30、31日日。限期公文文來文要求求文到到15日內見見復或或請於98年6月月11日前惠復包含假日日計算，從98年5月月27日日收文次次日起算算，其限限辦日期期為98年6月月11日（星期期四）扣除假日日計算，未逾來來文所訂訂期限，若文於於98年年6月66日辦結，則發文文使用日日數為66日，若若文逾限限於988年6月月12日辦結，則發文文使用日日數為111日。專案管制制案件依預定辦辦理之處處理時限限原則上不不另計算算發文使使用日數數

39、。案件件於限辦辦日期前前辦結者者列為依限辦辦結，超過限限辦日期期辦結者者列為逾限辦辦結。人民申請請案件公告處理理期間為為9日包含假日日計算，從988年5月月27日日收文次次日起算算，其限限辦日期期為988年6月月5日。原則上不不另計算算發文使使用日數數。案件件於限辦辦日期前前辦結者者列為依限辦辦結，超過限限辦日期期辦結者者列為逾限辦辦結。人民陳情情案件依機關自自行規定定為6日日者扣除假日日計算，從988年5月月27日日收文次次日起算算，全案案限辦日日期為998年66月6日。扣除假日日計算，原則上上不另計計算發文文使用日日數。全全案於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日日期辦結結

40、者列為為逾限限辦結。訴願案件件訴願決定定書3個月月包含假日日計算，從988年5月月27日日收文次次日起算算，其限限辦日期期為988年8月月27日。包含假日日計算，原則上上不另計計算發文文使用日日數。全案於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日日期辦結結者列為為逾限限辦結。立法委員員質詢案案件代擬代判判院稿案案件100日扣除假日日計算，從988年5月月27日日起算（自交答答日起算算），其其限辦日日期為998年66月100日。扣除假日日計算，從988年5月月27日日起算，若文於於98年年6月55日辦結，則使用用日數為為6日。案案件於限限辦日期期前辦結結者列為為依限限辦結，超過過限辦日

41、日期辦結結者列為為逾限限辦結。監察案件件來文要求求於11個月內內見復包含假日日計算原則上不不另計算算發文使使用日數數。案件件於限辦辦日期前前辦結者者列為依限辦辦結，超過限限辦日期期辦結者者列為逾限辦辦結。（二）假假日係指指依紀念念日及節節日實施施辦法與與公務人人員週休休二日實施施辦法等等規定應應放假之之日，其其實際日日數以行行政院每每年公布布之政政府行政政機關辦辦公日曆曆表為為準，另另依天然然災害停停止辦公公及上課課作業辦辦法規定定宣布停停止辦公公之日亦亦得列入入。第四章管制方方法十七、公公文時效效管制作作業應具具備下列列二大環環節：（一）健健全有效效之管制作作業有效掌掌握公文文處理狀狀況，即

42、即時提出出稽催，促使公公文依限限辦結，以適時時糾正執執行偏差差。（二）完完整全程程之管制範範圍全面全全程實施施管制，確保每每一公文文流程不不致有所所遺漏。前項環節節應密切結結合，其其實施方方式如下下：（一）應應嚴密登登錄公文文處理流流程之全程資資料。（二）實實施稽催催與統計計。（三）並並依統計計與稽催催結果，一面實實施分析析，一面面糾正執執行偏差差；再將將分析結結果有效效予以改改進。第一節登錄十八、登登錄範圍圍必須包包括公文文全部流流程：公文時效效統計分分析與文文書稽催催均以公公文之全部流流程為範範圍，為為利於統統計分析析與稽催催需要，公文從從收文（創簽稿稿）至發文、歸檔之處理過過程，均均應有

43、正正確之資料登登錄紀錄錄。十九、應應依管制制類別區區分正確確登錄：（一）不不同類別別公文管管制作業業方式有有異，其其處理時時限及時時效計算算標準亦亦有區別別，總收收文或單單位收文文均應正正確分類類登錄，以符合合管制及及統計作作業確實實性之基基本要求求。（二）每每日下班班2小時時前收到到之公文文，應於於當日編編號登錄錄分送承承辦單位位，急要要公文並並應隨到到隨辦。當日收收文應標標示當日日收文日日期編號號戳及條條碼。二十、登登錄要求求在使資資料連成成一整體體：有關收文文、處理理時限、改分、調整速速別、核核准展期期、承辦辦、會稿稿、核稿稿、決行行、繕校校、發文文、銷號號、歸檔檔等作業業之登錄，使其連

44、連成整體體，以切切合統計計與稽催催需要。 二十一、作業類類型：資料登錄錄作業，除收發發文及歸歸檔，均均有固定定登錄簿簿外，其其他流程程項目，因特性性不同，使用方方式各異異，為保保持彈性性，不宜宜作統一一規定，依目前前各機關關作業方方式，可可概區分分為4種種類型，分述如如下： （一）第第1類型型（電腦資資訊系統統登錄）：應用電腦腦系統登登錄每一一公文之之全部流流程，可可精確掌掌握公文文作業過過程，為為達確實實簽收起起見，仍仍輔以由由電腦列列印之簿冊或或表卡由由各單位位收發人人員簽收收，可減減輕其作業量量，且定定期印製製統計報報表，可可收快速速詳實之之效。其其電腦化化資訊系系統宜參參照行政政院及有

45、有關機關關訂頒之之電腦化化作業規規範開發發，以求求資料欄欄位、格格式及表表報之一一致。（二）第第2類型型（使用個個別簿冊冊登錄）：隨公文處處理過程程需要，分設收收文簿、移文簿簿、發文文簿、承承辦案件件登錄簿簿等個別別簿冊，分別登登錄。登登錄作業業簡單，並易於於保持永永久紀錄錄，惟片片段紀錄錄，難以以連成整整體；稽稽催及統統計費時時費力。在收文文量較少少，組織織層次較較簡機關關，尚勉勉可適應應，但對對收文量量較多機機關，難難達到有有效管制制之要求。（三）第第3類型型（使用表表、卡或或聯單登登錄）：每一表、卡、聯聯單登錄錄每一公公文之全部流流程，甲甲表、卡卡、聯單單隨文登登錄，乙乙（或丙丙）表、卡、聯聯單分送送專責管制制單位登登錄，使使全程處處理狀況況均能顯顯示於表表、卡、聯單之之上，能能符合管管制統計計之要求。但登錄錄作業本本身不如如個別簿簿冊登錄錄簡單，乙、丙丙表、卡卡、聯單單於運