PO模块功能点操作手册.docx

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1、浙大软件学院学生操作手册PO模块块功能点点操作手手册作者：韩韩业邦李亚军创建日期期：20012年年3月6日更新日期期：20012年年3月7日版本：11.0文档控制制更新记录录版本日期姓名说明1.020122年3月6日韩业邦根据poo的知识识点目录录做的审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明123目录文档控制制i更新记录录i审阅i分发iii一、采购购设置551.1财财务选项项51.2采采购选项项：81.3订订单类型型111.4行行类型112二、供应应商管理理142.1供供应商信信息录入入及维护护142.2供供应商合合并1992.3合合并供应应商列表表20三、请购购203.1采采购请购购2

2、03.2内内部请购购22四、询价价224.1询询价单2224.2自自动创建建24五、报价价265.1报报价单2265.2报报价分析析28六、采购购296.1标标准采购购订单2296.2计计划采购购订单3336.3合合同采购购订单3346.4一一揽子采采购协议议376.5自自动创建建396.6采采购发放放41七、审批批与安全全控制4437.1职职务、职职位弹性性域设置置437.2职职务、职职位设置置467.3人人员设置置、人员员分配职职务和职职位5227.4审审批职位位层次5587.5安安全性结结构6007.6安安全性控控制6227.7审审批组6627.8审审批分配配657.9审审批通知知687

3、.100授权规规则711八、采购购接收7738.1三三种接收收途径7738.2接接收更正正788.3采采购退货货798.4内内部请购购内部销销售时请请购单的的接收881九、采购购期间8819.1采采购期间间控制881十、采购购事务查查询83310.11采购订订单查询询8310.22请购单单查询88410.33审批历历史记录录查询88510.44接收事事务处理理查询887十一、采采购与应应付88811.11二、三三、四维维匹配88811.22应付发发票匹配配接收或或者采购购88 103 / 104一、采购购设置1.1财财务选项项概念系统的财财务选项项设置主主要为EEBS系系统的应应付模块块、采购

4、购模块、资产模模块提供供控制和和协调机机制及相相关默认认值。由由于采购购模块所所必需的的供应商商定义是是在应付付模块中中完成的的原因，为为了保证证采购系系统具有有可用的的定义的的供应商商，并能能够顺利利向应付付模块传传送会计计信息，必必须在启启用采购购模块系系统前对对财务选选项做正正确的设设置。设置：路路径：采采购设设置组组织财财务选项项负债：对对于输入入的所有有新供应应商，系系统会将将此帐户户作为默默认负债债帐户分分配给他他们。预付款：供应商商地点发发票的对对应预付付款帐户户和说明明。应得折扣扣：如果选选择将折折扣分配配到系统统的应得得折扣帐帐户，系系统会使使用此帐帐户来记记录付款款的应得得

5、折扣。费用结算算：系统统将此帐帐户用作作临时帐帐户，记记录有关关使用发发票导入入程序从从自助费费用管理理系统导导入的信信用卡事事务处理理信息。设置“会会计”页签主主要是为为供应商商、应付付发票提提供相关关默认总总账账户户及应付付系统需需使用的的某些特特定账户户。将来来期间：仅表示示应付系系统可自自动打开开的将来来期间，一一经设定定便不可可更改。收货/收收单地点点：对应应于系统统默认值值的收货货/收单地地点的名名称。库存组织织：输入入库存组组织，该该组织中中定义的的物料可可用于采采购管理理系统。发运方式式：与供供应商一一起使用用的承运运人。运费条款款：供应应商的运运费条款款可以标标识是我我们支付

6、付收到货货物的运运费，还还是供应应商支付付。财务选项项的设置置是按业业务实体体OU隔隔离的，采采购系统统也是按按业务实实体OUU进行隔隔离的。“供应商商采购购”页签中中，库存存组织为为必填字字段，它它为“采购系系统”的可用用物料限限定了物物料“主组织织”。采购购系统只只能为这这里输入入的库存存组织的的“主组织织”定义的的物料执执行采购购，即“采购系系统会以以这里输输入的库库存组织织的主组组织验证证物料的的可用性性”。发运方式式：发运运方式字字段可用用的值取取决于已已选定“库存组组织”的已分分配“发运方方式”；由于于Oraaclee的“发运方方式”定义是是捆绑“承运人人”定义进进行的，故故指定了

7、了“发运方方式”实际就就是指定定了承运运人。发发运方式式、FOOB、运运费条款款将为相相关采购购单据提提供默认认值。费用报销销地址：为员工工费用报报表选择择用于付付款的默默认地址址：住宅宅或办公公室。系系统会为为输入的每个个新员工工使用此此默认值值。使用审批批层次结结构：要要使用职职位和职职位层次次结构来来确定采采购管理理系统中中的单据据审批路路径，请启用此此选项。如果要要根据主主管结构构来确定定审批路路径，请请禁用此此选项。方法：我我们可以以人工输输入员工工编号，或或让系统统生成连连续员工工编号。自动：在在输入新新员工时时系，统统会自动动为每个个员工分分配唯一一连续编编号；人工：在在输入员员

8、工时亲亲自输入入员工编编号；使使用国家家标识号号：系统统会自动动输入员员工的国国家标识识号作为为员工编编号。下一自动动编号：如果选选择“自动员员工编号号”方法，请请输入起起始值（需需要系统统将其用用于生成唯一一连续员员工编号号）。在在输入编编号并保保存所做做的更改改之后，系系统会显显示下一一个编号号使用请购购单保留留款：要要为申请请保留资资金，启启需用此此选项。如果启启用了此此选项，采采购管理理系统会创创建日记记帐分录录并将其其传送至至总帐管管理系统统，以便便为采购购申请保保留资金金。完成时保保留：如如果启用用了“使用申申请保留留款”，请指指明是否否需要申申请编制制人可以以选择保保留资金。如果

9、未未启用此此选项，则则只有申申请审批批人才可可以选择择保留资资金。使用POO保留款款：要为为采购订订单、与与发票匹匹配的采采购订单单和接收收，以及及基本发发票（不不与采购订单单匹配）保保留资金金，请启启用此选选项。如如果启用用了此选选项，则则在审批批与发票票匹配的的采购订单单和接收收期间，采采购管理理系统会会为采购购订单保保留资金金，而应应付款管管理系统统会为差差异保留资资金。如如果启用用了此选选项，但但输入的的某个采采购订单单不与发发票匹配配，则应应付款管管理系统仍将将在审批批期间为为该采购购订单保保留资金金。在创创建会计计分录时时，系统统将冲销销应付款款管理系统统的所有有保留款款。如果果启

10、用了了“使用申申请保留留款”，则还还必须启启用此选选项。单击“税税”标签，输输入成员员国、增增值税登登记编号号等参数数值，其其中成员员国是指指公司或组织织所在地地，增值值税登记记号是指指组织的的增值税税登记号号。“人力资资源”页签可可以设置置是否“使用审审批层次次结构”来决定定采购单单据的审审批路径径。如不不选定，则则表示采采购单据据将使用用员工的的“主管”结构来来进行审审批。“员工编编号”方法默默认自业业务组定定义时的的“员工编编号生成成”方法设设置。1.2采采购选项项：概念“采购选选项”是采购购系统的的一项重重要的基基础设置置工作，其其中大部部分选项项在系统统安装时时均有默默认置。它包括括

11、以下几几个方面面的内容容：单据据控制、单据默默认值、接收会会计、单单据编号号等内容容。设置：路路径：采采购设设置组组织采采购选项项由于“采采购选项项”是按业业务实体体来隔离离的，它它允许选选择不同同的OUU，切换换上下文文环境以以完成不不同OUU的相关关采购设设置。“价格允允差百分分比”或“价格允允差金额额”，检查查采购订订单行价价格或金金额不应应高于采采购申请请PR行行价格的的比率或或金额差差值，否否则系统统将发出出警告。如果同同时选定定“强制价价格允差差”或“强制价价允差金金额”，则将将只能创创建而不不能审批批超出此此允差的的采购订订单，“价格允允差”与“金额允允差”两者之之中，只只要有一

12、一个允差差控制被被违反，则则控制条条件即满满足。“强制全全部批量量”用于控控制“内部申申购”行的物物料，由由于采购购系统的的内部申申购行默默认使用用物料的的“发放单单位”，当以以非“发放单单位”输入需需求数量量。选项项有三：“无”表示不不转换单单位及舍舍入取整整；“自动”表示强强制转换换单位及及舍入取取整；“建议”表示系系统将发发出是否否转换单单位及“舍入”的询问问信息，由由用户决决定。“接收关关闭点”表示采采购的发发运行接接收功能能被关闭闭的流程程环节点点，可选选“已接受受、已入入库、已已接收”。在“接收关关闭点”达到“接收关关闭允差差”的数量量要求，PPO行采采购任务务已经完完成。“取消申

13、申请”的选项项有三：“始终”表示在在取消采采购订单单的同时时一并取取消采购购申请；“决不”表示在在取消采采购订单单时，不不取消采采购申请请，并可可用之重重新Auutoccreaate采采购订单单；“可选”表示在在取消采采购订单单时，系系统将发发出信息息，由用用户自行行决定。通知一揽揽子POO是否存存在：如如果希望望系统在在我们创创建申请请、采购购订单或或一揽子子采购协协议行时通知知现有的的一揽子子采购协协议，请请选定“存在一一揽子 PO 时通知知”。允许更新新产品说说明：对对于每个个物料，可可以定义义是否允允许在创创建申请请、RFFQ、报报价单或或采购订订单行期期间更新新其说明明。此更更新仅影

14、影响正在在创建的的行。要求询价价：指定定在采购购订单上上为物料料自动创创建相应应的申请请行之前前，是否否必须要要求询价价。我们们可以为为每个物物料或申申请行改改写此值值。“申请导导入分组组依据”表示每每次在运运行采购购系统的的“PR导导入流程程”，从“PR开开放接口口表”向正式式导入数数据时，按按何种依依据对PPR数据据进行分分组，每每组PRR数据将将分配一一个PRR编号，可可用选项项为“全部、采购员员、类别别、物料料、地点点或供应应商”。系统统的默认认值是物物料。“匹配审审批层”可选值值有三：“双向”表示在在对相应应发票付付款前，采采购订单单和发票票数量必必须在允允差范围围内相互互匹配；“三

15、维”在对相相应发票票付款前前，采购购订单、接收和和发票数数量必须须在允差差范围内内进行匹匹配；“四维”在对相相应发票票付款前前，采购购订单、接收、检验和和发票数数量必须须在允差差范围内内进行匹匹配。“分段价价格类型型”表示将将默认到到一揽子子采购协协议的分分段价格格类型，可可选值有有：“累计”表示价价格分段段适用于于物料的的所有发发放的发发运累计计数量；“非累计计”价格分分段适用用于物料料的单一一发放的的发运数数量。“开票结结算允差差”表示供供应商开开来的发发票物料料行数理理与采购购订单发发运行数数量比较较的允差差比例，即即如果采采购订单单发运行行的已开开单数量量已在“开票结结算允差差”之内，

16、系系统将自自动关闭闭发运行行。报价警告告延迟：输入报报价警告告延迟，即即在报价价单到期期之前提提前接收收到期警警告的天天数。在在报价单单距离到到期日尚尚余此处处提供的的天数时时，我们们将在“通知”窗口中中收到以以下消息息：报价价单有效效期或距距离到期期日尚余余：数字。接收关闭闭允差：输入发发运的接接收关闭闭允差百百分比。如果在在接收关关闭点时时发运处处于接收收关闭允允差范围围内，采采购管理理系统将将自动关关闭发运运以便接接收货物物。行类型：选择申申请、询询价、报报价单和和采购订订单行的的默认行行类型。“应计费费用物料料”字段可可选值：“接收时时”表示立立即产生生会计分分配（在在“查看接接收事务

17、务处理”界面可可通过工工具栏“查看会会计科目目”查看到到会计分分配），“期末”则表示系统不会在接收时产生会计分配（无法通过“查看会计科目”进行查看），只能在期末运行“接收应计期末”流程时才产生会计分配。“应计库存物料”字段可选值只有“接收时”一个，表示立即为接收产生会计分配。“自动抵销方法”是指系统的接收会计功能自动创建并使用“接收检验账户”的具体方式。可选值有：“无”表示直接使用“接收选项”中定义的“接收库存账户”作为接收检验账户，系统无需另行创建；“平衡”表示系统需自动创建一个“接收检验账户”，该账户以“接收库存账户”为基础，使用“PO费用账户”的平衡段来取代原“接收库存账户”的平衡段；“

18、账户”表示系统以“PO费用账户”为基础，使用“接收库存账户”的账户科目段取代原“费用账户”中的账户科目段。“单据编编号”页签可可以为询询价单RRFO、报价单单、采购购订单、采购申申请单设设置单据据的编号号方式。录入：为为询价单单、报价价单、采采购订单单和申请请编号选选择单据据编号录录入方法法，自动动：每次次创建单单据时，将将由采购购管理系系统自动动为每个个单据分分配唯一一的序号号；人工工：在输输入单据据时，人人工录入入单据编编号；（注注意：单单据编号号录入方方法可以以随时更更改。但但如果原原先启用用的是人人工录入入，则在在切换至至自动录录入时请请确保所所输入的的“下一个个编号”大于人人工分配配

19、的最大大编号。）类型：选选择用于于询价单单、报价价单、采采购订单单和申请请编号的的单据编编号类型型：数字字或字母母数字。（注意意：如果果选择“自动”录入单单据编号号，则只只能生成成数字单单据编号号，但仍仍可以从从另一采采购系统统中导入入数字或或字母数数字值。）下一个编编号：如如果选择择“自动”录入单单据编号号，则采采购管理理系统将将在生成成唯一的的连续单单据编号号时，使使用此值值作为起起始值。1.3订订单类型型概念ORACCLE EBSS采购系系统的采采购订单单有四种种类型：标准采采购订单单（SPPO）、计划采采购订单单（PPPO）、一揽子子采购协协议（BBPA）、合同采采购协议议（CPPA）

20、。尽管它它们被设设计成共共享同一一个表单单窗口，但但从系统统流程处处理及其其功能应应用角度度来看，它它们具有有不同的的本质。以下以标标准订单单类型的的设置为为例来说说明如果果设置一一订单类类型。设置：路路径：采采购设设置采采购单单据类型型点击“采采购订单单 标准准”后面的的更新按按钮。如如下图：“责任人人可以审审批”表示单单据编制制人可以以审批其其自己创创建的单单据。“审批人人可以修修改”表示当当前审批批人可以以修改单单据。“可以更更改审批批层次结结构”表示当当前单据据提交人人或审批批人可以以更改“审批单单据”窗口中中定义的的审批“职位层层次结构构”。“安全级级别”可选项项包括：“公用”表示所

21、所有系统统用户均均可以访访问该类类型单据据；“私有”表示只只有订单单责任人人及后续续审批人人可以访访问该类类型单据据；“采购”表示只只有单据据责任人人，后续续审批人人和定义义为采购购员的员员工可以以访问该该类型单单据；“层次结结构”表示只只有单据据责任人人，后续续审批人人和安全全性层次次结构中中的员工工可以访访问该类类型单据据。“访问级级别”包括：“全部”表示访访问员工工可以查查看、修修改、冻冻结、关关闭、取取消和最最终关闭闭该类型型中的单单据；“修改”表示访访问员工工可以查查看、修修改和冻冻结该类类型单据据；“仅查看看”表示访访问员工工只能查查看该类类型单据据。存档：请请选择以以下选项项之一

22、，审审批：单单据在审审批后存存档，此此选项为为默认值值，只在在选定了了此选项后后，“更改单单”工作流流才会开开始；打打印：单单据在打打印之后后存档。可以更改改转发接接收人：指明用用户可以以更改接接收单据据转发的的人员。可以更改改审批层层次结构构：指明明审批人人可以更更改“审批单单据”窗口中中的审批批层次结结构。转发方法法：请选选择以下下选项之之一，直直接：默默认审批批人是编编制人审审批路径径中第一一个有足足够审批权限限的审批批人；层次结构构：默认认审批人人是编制制人审批批路径中中的下一一个审批批人，而而不管其其有无权权限。采购订单单的类型型比较如如下：标准采购购订单计划采购购订单一揽子采采购协

23、议议合同采购购协议已知条款款和条件件是是是是已知货物物或服务务是是是否已知定价价是是不确定否已知数量量是是否否已知账户户分配是是否否已知交货货计划是不确定否否可保留是是否否可保留发发放不适用是是不适用1.4行行类型概念在采购申申请及采采购订单单行上，系系统通过过“行类型型”所具有有的某些些功能内内在属性性来控制制采购流流程及其其相关功功能。对对于每一一个“行类型型”来说，其其最关键键的内在在属性是是“值基准准、采购购基准、可否是是外协加加工”属性之之间的组组合。设置：路路径：采采购设设置采采购行行类型步骤1：在打开开的如下下图所示示的界面面中单击击“创建”按钮，创创建新的的行类型型。截图：步骤

24、2：在如下下图所示示的对话话框中输输入行名名称、说说明、类类别、值值基准、采购基基准、单单位、价价格等参参数值，重重要参数数作如下下说明：截图：“值基准准”可可选选值为“数量”时表示示数量接接收物料料，此时时“采购基基准”只能是是“货物”，并且且只有“数量货物”组合，才才可以同同时也是是“可外协协加工”。当“值基基准”是“金额”时，表表示只能能按金额额接收物物料，并并且采购购订单上上的单位位与单价价不能更更改，此此是“采购基基准”只能是是“服务”。当“值基基准”是“l固定定价格”时，适适用于与与“EBSS服务采采购系统统”连用的的场合，表表示只能能按金额额接收，并并且采购购订单行行上的单单位与

25、单单价不能能更改，此此时“采购基基准”只能是是“服务”或“临时人人工”。当“基准准值”是“费率”时，适适用于与与“EBSS服务采采购”连用的的场合，表表示只能能按金额额接收，此此时“采购基基准”只能是是“临时人人工”。通过情况况下，“数量货物（外外协加工工）”组合，以以及“金额服务”组合已已经能够够满足大大部分业业务场合合的应用用需求。外协加工工：选择择“外协加加工”，以将将此行类类型限制制为采购购外协加加工。此此外，如如果对采采购单据据使用外外协加工工行类型型，则只只能选择择外协加加工物料料。只有有在使用用在制品品管理系系统，并并且使用用的值基基准为“数量”时，才才可以选选择此复复选框。要求

26、接收收：如果果要将此此采购类类别作为为此行类类型的采采购单据据发运的的默认值值，请选选择“要求接接收”。二、供应应商管理理2.1供供应商信信息录入入及维护护概念在企业的的管理实实践过程程中，涉涉及“供应商商”的管理理信息系系统的设设计主要要有两方方面内容容，一是是与供应应商在日日常业务务过程的的商务协协同，包包括供应应商门户户、订单单协同、计划协协同、询询报价、招投标标等内容容；另一一方面是是供应商商的生命命周期与与关系管管理，包包括供应应商准入入管理、资格认认证、协协议与合合同管理理、绩效效考评等等内容。这两部部分内容容的主要要连接点点是“供应商商主数据据”，前者者涉及供供应商主主数据的的使

27、用，后后者则涉涉及供应应商主数数据的创创建与维维护。设置：路路径：采采购供供应来源源供应应商系统要求求“供应商商名称”具有唯唯一性，但但已经存存在的供供应商名名称可以以更改，且且并不影影响系统统已经的的相关业业务数据据，供应应商一旦旦定义就就无法删删除，但但可以通通过“无效日日期”设置使使其不能能输入发发票或采采购订单单。供应应商编号号具有唯唯一性，且且不可更更新，可可以手工工输入，也也可以由由系统自自动生成成。供应应商的编编号设置置与OUU无关，是是跨OUU定义的的。供应商的的接收属性性（仅在在供应商商层可以以设置，为为地点层层所共用用）允许替代代接收：接收者者可以接接收替代代物料（以以替代

28、已已订购物物料）。但我们们必须先先前已在在“外购物物料关系系”窗口中中为已订订货项定定义了可可接受替替代物料料。允许未订订购接收收：接收收者可以以接收未未订购项项。我们们可以为为特定项项改写此此选项。如果启启用了此此选项，则则稍后可可以将未未订购接接收与采采购订单单匹配。允许提前前/延迟接接收的天天数：提提前/延迟接接收的最最大可接接受天数数。强制收货货地点：在此字字段中输输入的值值可确定定接收地地点是否否必须与与收货地地点相同同，无：接收地地点可以以不同于于收货地地点；拒拒收：如如果接收收地点不不同于收收货地点点，采购购管理系系统将不不允许接接收；警警告：如如果接收收地点不不同于收收货地点点

29、，则采采购管理理系统将将显示一一则警告告消息，但但仍允许许接收。接收数量量允差：可接受受的最大大超量接接收允差差百分比比。接收方式式：分配配货物的的默认接接收程序序：直接接交货、要求检检验或标标准接收收。供应商的的联系人人属性（仅仅在地点点层可以以设置，为为某些单单据的联联系人字字段提供供值）供应商及及地点层层的采购购属性（可可以在供供应商层层及地点点层进行行维护）“采购”页签收货地点点：供应应商发送送货物/服务发发运的目目的地地地点。此此字段的的默认值值是为收收货地点点定义的的财务系系统选项项。收单地点点：供应应商为货货物或服服务发送送发票的的目的地地地点。此字段段的默认认值是为为收单地地点

30、定义义的财务务系统选选项。发票汇总总层：选选择一下下选项，支支付地点点：为此此供应商商支付地地点创建建一张发发票；装装箱单：为此供供应商支支付地点点的每张张装箱单单创建一一张发票票；接收收：为此此供应商商支付地地点的每每个接收收创建一一张发票票。“自动开开票”页签“付款方方式”如果设设为空值值，表示示供应商商不允许许使用自自动开票票功能；如果选选择其它它值，表表示该供供应商允允许启用用“自动开开票”功能。“替代支支付地点点”表示“自动开开票”不使用用当前供供应商地地点，而而是使用用另一个个可开票票的供应应商地点点作为发发票字段段值。如如果当前前地点是是非开票票地点，则则必须为为之设定定“替代支

31、支付地点点”，如果果要使用用当前地地点作为为自动开开票，且且当前地地点是可可开票地地点，则则将此字字段留空空。“发票汇汇总层”的选项项包括“付款地地点、接接收、装装箱单”，如果果为“付款地地点”，表示示为具有有相同日日期的事事务处理理的此供供应商支支付地点点创建一一张发票票；如果果为“装箱单单”表示为为具有相相同日期期的事务务处理的的供应商商支付地地点的每每张装箱箱单创建建一张发发票；“接收”表示为为此供应应商支付付地点的的每个接接收创建建一张发发票。“运费”页签供应商的的会计属性性（可以以在供应应商层和和地点层层进行维维护）“负债”页签负债账户户：供应应商地点点发票的的负债帐帐户，供供应商的

32、的负债帐帐户默认认自财务务系统选选项。如如果我们们创建默默认负债债帐户，系系统会为为输入的的每个供供应商默默认此负负债帐户户。预付款账账户：供供应商的的预付款款帐户，供供应商的的预付款款帐户默默认自财财务系统统选项，如如果使用用多组织织支持功功能，则则只能在在供应商商地点层层将值输输入此字字段。分配集：为供应应商地点点输入的的所有发发票的默默认分配配集。“预付款款”页签“应付票票据”页签供应商及及地点的的发票管管理属性性（可以以在供应应商层和和地点层层进行维维护）“发票匹匹配选项项”有两个个值“采购订订单”和“收据”。前者者即为“二重匹匹配”，后者者即为“三重匹匹配”或“四种匹匹配”。“允许利

33、利息发票票”字段只只在供应应层才有有，如果果启用此此选项，则则AP系系统将为为供应商商的逾期期发票计计算利息息，并在在支付逾逾期发票票时创建建相应的的利息发发票，系系统将对对供应商商的所有有地点自自动执行行此选项项。供应商的的银行帐帐户属性性创建供应应商账户户设置2.2供供应商合合并操作路径：采采购供供应来源源供应应商合并并选择要转转账到新新供应商商和地点点的发票票，有以以下三种种选项：全部、未付、无。如如果要为为相同供供应商合合并供应应商地点点，则要要在“原供应应商名称称”和“目标供供应商”中输入入相同的的供应商商。如果果需要合合并两个个供应商商至目标标供应商商地点，则则不勾选选“复制地地点

34、”；如果果以原供供应商地地点作为为合并后后的地点点，则勾勾选“复制地地点”，此时时目标供供应商的的地点则则不可填填。如果选择择 POO，那么么所有采采购订单单信息将将传送至至新供应应商。单单击“合并”按钮，采采购系统统会提交交请求以以便运行行供应商商合并程程序2.3合合并供应应商列表表概念通过合并并供应商商列表，可可以指导导企业采采购物料料或商品品时有针针对性地地进行采采购，以以达到降降低采购购成本的的作用三、请购购3.1采采购请购购操作路径：采采购申申请申申请步骤1：在如下下图所示示的对话话框中输输入编号号（若为为自动生生成则不不用输入入）、类类型（为为采购申申请）、申请行行的类型型、物料料

35、、单位位、数量量、价格格、需要要日期等等相关信信息。步骤2：输入目目的地类类型，费费用：货货物被送送达费用用地点的的申请人人，目标标子库存存不适用用此选项项；库存存：货到到入库；车间：货物被被送达由由在制品品管理系系统定义义的外协协加工工工序。对对于外协协加工物物料，采采购管理理系统将将使用此此选项。步骤3：分配账账户，单单击“分配”按钮，出出现如下下图所示示的对话话框。输输入分配配数量，多多项分配配数量之之和必须须等于申申请行数数量。“目录”按钮的的作用截图：采购申请请按采购购物料供供应来源源的不同同可以分分两大类类：“采购申申请”（外购购），指指从外部部供应商商处获取取物料；“内部申申请”

36、指内部部存在组组织处获获取物料料。每一一种采购购大类的的采购申申请行按按“接收目目的地类类型”可分为为“库存、费用、车间”三小类类，具体体取决于于“行类型型”定义的的内在属属性。来来源的可可选项有有库存或或供应商商，库存存对应于于“内部申申请”，外购购对应于于“采购申申请”。完成后点点击“审批”按钮。查看申请请路径：进入申请请汇总，查查找申请请编号为为hybb0055的申请请单。查查看得申申请单状状态。3.2内内部请购购操作四、询价价4.1询询价单概念：询价单单（RFFQ，rrequuestt foor qquottatiion）是是买方用用来向卖卖方要求求提供报报价的单单据，实实际工作作中，

37、通通常先由由买方制制作询价价单并通通过书面面或电子子方式传传输给相相关供应应商，然然后由供供应商直直接在已已收到的的询价单单上填写写价格信信息后反反馈回买买方。操作：路路径：采采购询询价和报报价单询价询价单类类型可以以分为以以下三种种：投标标、目录录、标准准。标准准询价单单是最常常用的询询价单类类型。状状态可选选值为处处理中、有效、已关闭闭。“处理中中”为询价价单创建建时的初初始状态态；“有效”表示询询价单已已完成且且准备向向供应商商发送，系系统仅能能打印“有效”状态的的询价单单；“已关闭闭”表示所所有供应应商已作作来回应应或该询询价单已已不再需需要回应应。“到期日日”与“关闭日日期”分别表表

38、示要求求供应商商反馈的的询价单单的截止止日期，以以及该询询价单的的拟关闭闭日期。“要求审审批报价价”如果选选定，则则所有由由此询价价单生成成（或引引用）的的报价题题头的“要求审审批”会自动动选定。点击保存存后，“供应商商”按钮可可以启用用。实际工作作中，通通常针对对某些物物料做询询价单时时，需要要使用的的询价供供应商范范围基本本是固定定的。为为了提高高工作效效率，可可以将常常用的供供应商范范围分别别做成一一个个“供应商商列表”，然后后点选“添加到到列表”。4.2自自动创建建操作路径：采采购采采购订单单自动动创建查找以前前批准的的请购单单活动选择择“创建”，单据据类型选选择“询价单单”。点击击“

39、自动”按钮。点击创建建。即创创建一张张标准询询价单，单单据号为为000002.上面的字字段中只只保留一一些通用用的内容容，个性性化的内内容自己己可以选选填。然然后把状状态由“处理中中”改为“有效”。处理中：采购申申请创建建时的初初始状态态；有效效：表示示申请已已完成且且准备向向供应商商发送，系系统仅能能打印“有效”状态的的采购申申请；已已关闭：表示所所有供应应商已作作出回应应或该采采购申请请不再需需要回应应，一旦旦选择关关闭采购购申请，系系统将删删除与其其相关的的所有跟跟催信息息。可以在询询价和报报价询询价界面面中，输输入编号号“HYBB0077”，可查查到所做做询价单单。五、报价价5.1报报

40、价单概念买方制作作询价单单并通过过书面或或电子方方式传输输给相关关供应商商，然后后由供应应商直接接在已收收到的询询价单上上填写价价格信息息后反馈馈回买方方。但有有时候，供供应商在在收到买买方的询询价单据据后，可可以也会会使用己己方的销销售报价价单单据据格式反反馈价格格信息。甚至供供应商即即使在没没有收到到买方的的正式的的询价单单时，也也可能直直接使用用己方的的销售报报价单向向乙方提提供价格格信息。实际工工作中，询询价单和和报价单单只是一一个事物物的两种种表现形形式，取取决于从从买方还还是卖方方的角度度来看。操作：路路径：采采购询询价和报报价单报价“询价”：如果果该报价价单是间间接从某某些询价价

41、单通过过系统转转换生成成而来的的，则相相应询价价单的编编号会显显示在这这里，如如果是直直接手工工录入生生成报价价单，也也可以手手工关联联当前供供应商的的系统已已存在询询价单。“状态”字段的的可选值值处理中中、有效效、已关关闭。只只有报价价单“有效”时才被被相关的的采购单单据所引引用。“要求审审批”选项如如果选定定，如果果没有使使用“审批”功能按按钮改变变报价单单上的“批准”标记为为“选定”，则该该报价单单行仍不不能被有有关采购购单据所所引用，实实际等于于“尚未有有效”，尽管管“状态”可能为为“有效”。点击击“审批”按钮报价单一一般要通通过“审批”以控制制其“可用性性”，但工工作流审审批方式式存

42、在只只能针对对题头全全单审批批。只有有在报价价单的状状态为有有效的情情况下，才才可以使使用报价价单的审审批功能能，否则则，报价价单的“审批”按钮呈呈 灰色色显示。若报价价单题头头的“要求审审批”被选定定，则必必需经过过“审批”，该报报价单才才能被采采购订单单所引用用。操作5.2报报价分析析操作路径：采采购询询价和报报价单报价分分析报价单的的审批方方式有两两种，一一是在报报价单题题头或报报价行，使使用审批批按钮功功能；二二是在“报价分分析”窗口，使使用相关关审批功功能。如如上图所所示，右右下角“审批全全部报价价单”。如下图所所示：六、采购购6.1标标准采购购订单概念通常可以以创建标标准采购购订单

43、以以便于采采购各种种一次性性物料。在明确确所要求求物料或或服务的的详细资资料（如如估计成成本、数数量、交交货计划划和会计计分配）之之后，可可以为物物料或服服务创建建标准采采购订单单。如果果使用保保留会计计，则在在必需信信息已知知的情况况下，可可以为采采购订单单保留资资金。操作：路路径：采采购采采购订单单采购购订单标准采购购订单可可以直接接手工录录入。如如下图所所示，大大数数据据都需要要手工录录入。下下面将介介绍从请请购单自自动创建建标准采采购订单单。首先查看看已经创创建的“请购单单”。点击击“自动创创建”按钮，由由请购单单自动生生成标准准采购订订单。单据类型型有标准准采购订订单、计计划采购购订

44、单、一揽子子发放、询价、招标、来源补补充询价价。这里里选择标标准采购购订单。点击“创创建”按钮，系系统开始始创建标标准采购购订单。点击“发发运”按钮。“发运”页签：对于每每个订单单行，可可以为之之输入多多个发运运行，但但所有发发运行数数量之和和必须等等于采购购订单行行数量。“其它”页签：“接收关关闭允差差、发票票结算允允差、匹匹配审批批层、发发票匹配配选项”均默认认自系统统相关设设置，可可以手工工修改。“接收时时应计”标记默默认自“采购选选项”相关设设置，对对于库存存采购，总总是被选选定且不不能修改改；对于于“费用采采购”，如果果采购选选项设置置是“接收时时应计”，则可可以修改改标记为为“期末

45、应应计”，如果果采购选选项是“期末应应计”，则不不能修改改至“接收时时应计”。这一页基基本上是是默认前前面的设设置。用用于控制制物料的的接收日日期允差差，接收收量允差差以及是是否允许许替代接接收，是是否强制制收货点点等。完成后点点击“审批”，审批批后可以以看到采采购订单单的状态态变为“批准”。然后后从“采购订订单汇总总”进入查查看。6.2计计划采购购订单概念在实际采采购业务务中，企企业可能能需要存存在一种种虽然已已经给出出发运行行的“需求日日期”，但该该需要日日期仅作作供应商商参考，供供应商需需按买方方的具体体通知才才能发货货，且其其它内部部与标准准采购订订单完全全相同的的采购订订单。它与标准

46、准采购订订单相比比区别仅仅在于订订单行或或发运行行“需要日日期”等定，它它实际可可以看着着是由标标准采购购订单转转化而来来。实际际工作中中即使使使用SPPO，要要求供应应商推迟迟或提前前发货也也是可以以经常存存在的情情况，但但此时给给供应商商的发货货“推迟或或提前”通知，只只能在系系统之外外进行，并并且可能能由于标标准采购购订单接接收日期期允差设设置的限限制，买买方需要要频繁修修改标准准采购订订单的需需要日期期。这种种方式不不仅操作作过程不不规范，容容易产生生管理疏疏漏，耏耏至于买买卖双方方都会带带来诸多多管理不不便。在在将标准准采购订订单变换换成计划划采购订订单后，实实际发货货通知则则可以通通过系统统的计划划采购订订单发放放来进行行。操作：路路径：采采购自自动创建建首先查看看已经创创建的“请购单单”。请购购单号为为00113。订单活动动选择“创建”，单据据类型选选择“计划采采购订单单”。