单证计划调度岗位工作流程分析607.docx

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1、单证计划划调度岗岗位工作作流程单证计划划调度岗岗位工作作主要为为三大块块，架构构如下：订货单处理生产计划调度与安排单证工作室接单订单处理安排出货常规排产加单代理商库存盘点数据汇总盘库表收集一、订货货单处理理：1、 接单（即即接受各各客户传传真回厂厂的订货货单）：由于单单证工作作室成员员分微波波炉/空空调/小小家电三三个项目目进行跟跟踪，在在订单的的接受上上需分清清楚产品品线。2、 订单处理理：订单收悉悉后处理理图表分分析： 订单业务员我司业务人员签名及购货单位公章订单价格是否超常规财务帐面是否欠款分配货源计算车位，叫车，送财务打单车队做订单，及及代理商商确认盖盖章初审NOO则重做做订单YES，

2、走走下一步步 NOO通知业业务员调调整 YEES，走走下一步步超常规，没没报告则则通知 无无货源则则 业业务员打打报告申申请 通通知业务务 员是是否要 没超政政策或超超政策但但有报告告申请则则走下一一步 改单，改改 何种种型号 欠欠款则告告知业务务员补齐齐手续 同时时又回到起初的的 作单单流程无欠款则则开始做做单 货源无无问题开开始计算算车位 运输调调度员安安排车队队实际发发货业务员填填写订货货单注意意事项： 业务员需需在客户户回传公公司的订订货单上上留下自自己的姓姓名及联联系方式式。 根据当天天公司发发给各营营销中心心的库存存表协助助客户做做次日的的订货单单。 核实价格格是否超超常规，如如有

3、特殊殊价格一一定要事事前报告告申请，并并在回传传公司的的定单上上注明清清楚报告告内容及及日期。 如代理商商帐面余余额不足足，出具具了银行行承兑汇汇票、支支票、或或汇票，则则业务人人员应将将原件仔仔细核对对确认无无误后第第一时间间EMSS回公司司，并在在复印件件上签名名后传真真回公司司以便第第一时间间能发货货，如果果该票是是背书的的银行承承兑，则则连同票票据的背背面都要要传真过过来；（业业务员是是首先收收到票据据的人，所所以一定定要注意意看这张张票据的的盖章是是否清晰晰，收款款人的帐帐号和名名称有没没有写错错；还要要注意看看这张票票据的客客户所属属的银行行是否属属于保兑兑仓的银银行承兑兑和是否否

4、属于商商业银行行承兑，如如果此票票据属于于商业银银行承兑兑，那就就必须要要先请示示集团公公司副总总裁同意意才能收收下）。如如帐面余余额不足足，短时时间内又又无法办办款，则则要求订订货客户户出具欠欠款委托托书，说说明欠款款时间，发发货金额额，报公公司批示示后方可可发货。 如有需要要安排随随货走的的临时赠赠品、宣宣传资料料请在订订单上额额外注明明。在做做宣传资资料申请请数量时时要求与与终端科科协商好好具体出出库数量量。 如代理商商发货至至异地仓仓，业务务人员需需要求订订货单位位开具委委托书注注明收货货地址、联联系人及及联系电电话，与与订单一一同回传传公司，并并在订单单的右上上角处明明确注明明发至异

5、异地（？）。单证计划划科处理理订货单单注意事事项：1） 单证计划划组接受受到定单单后，首首先检查查订单上上是否有有我司业业务人员员的签名名，以及及购货单单位的公公章。无公章，通通知业务务人员要要求订货货单位盖盖章确认认后再重重传公司司。2） 初步查看看所订型型号是否否有断货货，如某某型号断断货则联联系业务务人员是是否调整整，如有有调整则则将此份份订单作作废，避避免重复复做单。 如业务务告知无无须调整整则待货货源齐全全后再补补单。3） 核对产品品价格是是否正常常，有没没有特殊殊性，如如价格特特殊，则则在各地地区报告告文件夹夹中查找找是否有有特殊报报告申请请，并将将此报告告与订单单附在一一块作为为

6、审核的的依据。如如没有特特殊申请请而价格格又特殊殊则与业业务员电电话沟通通，询问问清楚情情况，要要求打报报告申请请。4） 通过内务务管理系系统查询询客户帐帐面是否否有余款款，核实实余款是是否足够够发货。 如余额不不够，查查看业务务人员在在订单回回传公司司的同时时是否有有相关银银行票据据一起回回传。 如有票据据，则打打开内务务管理系系统将新新回传的的票据输输入系统统内，在在输入票票据的过过程中要要核实是是否重复复输入。要要求业务务人员将将原件必必须以最最快时间间EMSS回总部部。 票据原件件回厂后后首先入入内务管管理系统统，注意意是否有有重复登登记，并并在笔记记本上登登记后转转交财务务部门。 如

7、余额不不足，又又无任何何票据则则查看是是否有超超过公司司给与各各客户的的信用额额度，如如超过信信用额度度则查看看是否有有公司总总部批示示过的由由营销中中心打的的申请报报告以及及客户出出具“到期付付款保证证书”，保证书书欠款额额度1000以下下俞尧昌昌副总裁裁批示即即可，欠欠款额度度1000万以上上要求执执行总裁裁批示。 这一方面面也是为为了保障障公司的的利益，规规范工作作制度。另另外要求求些都是是很重要要的。货款问题题注意细细节：a、 原则上：发货采采用现款款现货的的原则、超超市或专专业连锁锁系统有有帐期或或信用额额度。b、 票据类型型：汇票票、银行行承汇（三三方银行行承汇必必须按“银行提提货

8、单”金额提提货）、电电汇（新新单位必必须货款款到我司司帐户中中方可发发货）、支支票（只只限广东东部分区区域广州州、东莞莞、江门门、佛山山）。c、 当收到票票据后，先先检查票票据是否否有问题题，如盖盖章模糊糊、字体体不规范范。d、 复印一式式四份，留留档、给给财务（22份）、出出纳；e、 原件登记记在本子子上并给给出纳签签收；f、 若遇到退退票的，如如盖章不不清，超超过三次次背书的的，马上上退回办办事处重重办，并并定期跟跟踪情况况，直到到寄回公公司。g、 做好全国国三方客客户（保保兑仓）的的余额明明细表，要要是有票票据快要要期的客客户时，要要马上提提醒业务务员去跟跟进，让让客户尽尽快到三三方银行

9、行存钱办办提货通通知书。h、 抓紧资金金回笼，公公司总部部对业务务员前期期已传真真过来的的汇票、银银承或电电汇底单单，超过过10天天还未寄寄回公司司财务的的，除电电话通知知他们立立即寄回回外，还还要将客客户名称称、票号号、金额额、负责责收款的的业务名名单登记记清楚，如如果超过过20天天还未寄寄回或者者换了票票不通知知公司的的，除要要业务员员说明清清楚原因因外，给给予一定定的扣罚罚。i、 返利手续续未办完完如何发发货？客客户必确确认我司司财务的的“财务对对帐单”，再由由客户出出保证书书，方可可发货。5） 分配货源源 将目前前库存型型号结合合各地区区订单情情况进行行分配，根根据各业业务主管管的要求

10、求安排货货源6） 计算车位位，安排排赠品根据分配配好货源源的订单单开始计计算车位位，超过过整车车车位或略略少与整整车的订订单与业业务人员员联系略略做调整整，保证证整车出出货，尽尽量避免免走临担担， 因因为目前前运费空空涨，公公司承担担了很大大运输压压力。每每做一份份订货单单的同时时，要优优先考虑虑售后部部是否有有配件、办办事处是是否赠品品、样机机和资料料随货走走，还要要注意这这个要发发货的单单位是否否已经有有手续要要求在发发货单价价中下浮浮返利差差价；注注意准确确计算产产品装车车货运量量，如果果该客户户走的是是零担，就就必须要要在订单单上注明明清楚；如果遇遇到是第第一次发发货的客客户，就就要让

11、业业务员提提前提供供资料单位位全称、收收货详细细地址、联联系人电电话、收收货时间间、货仓仓在市区区还是在在郊区、白白天货车车通行有有无限制制、有无无装卸工工人，要要提醒业业务员该该客户由由于是首首次发货货，因此此该客户户的票据据要收到到正本、电电汇要到到公司帐帐户上才才能安排排发货，等等等。具具体明细细见附表表一：3、 安排出货货：1） 做好计划划单后，根根据计划划单叫车车，即安安排运输输车队次次日来厂厂装货。2） 将做好的的计划单单送财务务单证组组打单。财财务打单单人员按按“产品订订货单”打印成成“产品提提货通知知单”。 “产品提提货通知知单”各联作作用： 第一联业业务科存存查财务打打单人员

12、员存档 第二联仓仓库存仓库库计帐员员计帐 第三联财财会部门门结算财务务部人员员计帐 第四联销销售计提提及财务务结算财务务部人员员计帐 第五联送送货回单单运输输公司运运费结算算 第六联业业务员存存相关关业务员员记帐存存档 第七联随随货同行行运输输司机存存档 第八联门门卫放行行保卫卫科存档档3） 将打好的的产品提提货通知知单交财财务科审审核，盖盖“发出商商品专用用章”确认。4） 将盖好章章的计划划单转交交运输调调度员，运运输调度度员按运运输公司司的车辆辆情况具具体安排排发运。并并在“产品提提货通知知单”右上角角标注具具体车号号。安排排车队司司机去仓仓库提货货。5） 财务打单单员与次次日上午午根据前

13、前一天发发运的具具体情况况（发货货单位、数数量、金金额、车车号、备备注等），汇汇总数据据发电子子邮件至至各地办办事处。6） 如果运输输车队出出现任何何问题：各运输输公司的的路线由由计划调调度员提提供联系系方式；在途车车辆直按按向运输输公司有有关人员员查询，7） 当天所有有订单处处理完毕毕后，根根据仓库库条码系系统查询询当日库库存情况况，并发发全国营营销中心心，方便便各各客客户、业业务员清清晰知道道公司里里到底哪哪些型号号有货、哪哪些型号号无货，无无货的型型号预计计在哪天天生产，确确保他们们能准确确掌握公公司最新新的产品品库存信信息。同同时，我我们还要要注意产产品库存存的准确确性，要要是成品品仓

14、里存存在质量量问题而而不能正正常出货货的产品品，请技技术部和和仓库人人员第一一时间电电话通知知，避免免由于仓仓库没货货装而导导致整天天改单据据，浪费费公司资资源，重重复工作作。二、生产产计划调调度与安安排1）每月月20日日做下月月的常规规生产计计划： 各营销中中心必须须按产品品订货单单填写下下月各地地区所需需要型号号数量、赠赠品数量量。 与生产部部门协调调安排生生产 根据生产产部门的的建议做做出适当当调整注意：由由于生产产计划的的落实必必须以下下月的销销售目标标的指定定为前提提，因此此需要各各业务部部门的大大力配合合，每月月20日日前将下下月的要要货计划划回传公公司，且且务必确确保计划划的准确

15、确性，可可靠性。2）据实实际提货货及时跟跟进生产产，安排排计划：与公司计计划调度度中心的的人员沟沟通好，当当遇到有有部分货货源在有有计划生生产的前前提下，而而公司库库存数量量不多，但但比较畅畅销的型型号断货货时，要要主动向向计划员员反映，请请他们立立刻协调调车间安安排生产产，争取取不让畅畅销型号号断货太太久，丧丧失市场场份额。三、代理理商库存存盘点1） 每月30031号号收集各各营销中中心代理理商库存存盘点表表2） 根据收集集齐全的的盘点表表进行汇汇总分析析，并报报集团公公司副总总裁阅。3） 盘点表的的格式由由计划单单证科不不断更新新。即盘库表表格里的的产品型型号要随随着有新新型号的的增加而而

16、不断地地更新，然然后发EE-maail给给全国办办事处。4） 代理商库库存盘点点要求一一定要准准确。业务人员员要结合合当月客客户的进进销存情情况进行行实地盘盘库，不不能仅仅仅凭借代代理商提提供的数数据就回回传公司司，一定定要确保保客户盘盘库的准准确性。流程分析析：以上是单单证计划划科的大大致工作作流程，通通过具体体工作时时的流程程跟踪我我们发现现，每个个环节一一旦出了了问题，单单证计划划工作室室的科员员就需要要电话联联系业务务人员，告告诉相关关变动信信息，如如此大量量的重复复的工作作耗费了了我们880%的的精力，也也就是说说做单前前的准备备工作（也也就是价价格的核核实，帐帐务问题题的处理理以及

17、货货源的安安排）耗耗用了我我们超过过一半的的时间，真真正安排排做单计计算车位位发货的的时间三三分之一一都不到到，因此此在流程程的处理理上很容容易出现现断档。简简单来说说：财务务单证是是需要计计划单才才可打单单，而由由于我们们一小时时中前448分钟钟是用来来准备资资料，要要在后112分钟钟才能将将做好的的计划单单出来送送交财务务，财务务单证组组才能进进行下一一个环节节的工作作，而如如果我们们准备资资料的时时间只需需要花22530分分钟那么么我们就就可以将将打单时时间提前前，那么么也就可可以更快快进入下下一个环环节，大大大提高高我们的的工作效效率。通过以上上分析我我们不难难发现，大大量的重重复性的

18、的劳动是是制约我我们工作作效率的的主要就就矛盾。在在订单数数量较小小，货源源得以保保障的时时候，此此种流程程的建立立还是可可行的，主主要矛盾盾突显不不出来，只只要工作作人员对对工作流流程熟悉悉，工作作强度不不大也还还算流畅畅。可一一但订单单数量急急剧增加加，方案案变换频频繁，大大量的重重复性工工作的矛矛盾就益益发明显显了。针针对这一一现象建建议如下下：1、 生产规模模的扩大大化要求求我们批批量生产产我们所所需要的的产品，不不但可以以提高劳劳动生产产率也可可以节省省人力。同同样在管管理中我我们也需需要有这这样的思思维理念念。我们们需要要要求我们们的工作作人员在在遇到问问题的时时候批量量处理，由由

19、于问题题同质化化频率很很高，那那么在处处理的时时候需要要集中处处理，各各个击破破。不能能分别攻攻占，强强行突破破。也就就是说工工作人员员在处理理订单的的过程中中需要按按照一个个流程走走完后再再去走另另一个流流程，不不能流程程没有走走完就因因为某些些特殊原原因制约约了流程程的进一一步发展展，造成成对后期期工作的的延误。通俗点说就是当个人在处理订单的时候我们要求她第一步先核实签名情况，盖章情况，将有问题的先挑出来放一边，没问题开始做下一步，直到所有的问题都被找出来后，先将问题告知业务员，通知完后则做无问题的计划单，避免同一份订单因为各项原因多次通知。2、 一个人处处理流程程起来可可能会比比较耗时时

20、耗力，这这时候我我们也可可以协调调各组成成成员配配合与合合作，将将问题找找出来后后，则一一个人负负责通知知对口业业务人员员，而另另一个人人则负责责开始做做计划单单安排车车位。3、 在计算车车位的时时候我们们又发现现很多业业务人员员由于不不清楚具具体车位位的配置置情况以以及赠品品的车位位测算情情况，使使得做回回来的计计划单不不是略超超过整车车车位数数就是少少于车位位数，而而这时候候单证计计划科科科员又需需要通知知业务人人员加单单或减单单，又需需要提供供前面我我们所提提到的相相关手续续，又是是一个周周期的循循环，使使得原本本可以发发运的订订单又得得延误。针对这一现象建议对业务人员进行车位的换算的方

21、式的培训，并提供各地区运输车队整车装运数据给各营销中心。4、 最后由于于所有的的流程跟跟踪在前前端的处处理上是是很关键键的，俗俗话说的的是好的的开端是是成功的的一半，如如果业务务人员在在前期的的准备上上积极努努力的配配合，那那么我们们就可以以节省很很多时间间，避免免后期的的重复性性工作。因因此在这这一点上上务必要要求各条条线部长长要求业业务人员员在货源源的跟进进，车位位的测算算以及赠赠品的搭搭配上都都需要做做好准备备，也就就是说在在订单回回传公司司之前，要要求业务务人员将将车位配配置，货货款的保保证，特特殊政策策的报告告申请上上都要准准备充足足后，那那么在接接下来的的订单处处理上我我们就节节省

22、了大大量的时时间，大大大提高高我们的的工作效效率。流程图明明细如下下：业务员打报告申请特殊价格欠款发货，提供“欠款发货保证书”给内务工作室报集团公司领导批示报告申请营销中心促销临时赠品测算车位，搭配临时赠品配置，并在订单右上方标注车位数根据公司提供的货源清单，制作订货单业务员做订货单，并在订货单上注明赠品情况，特殊价格情况，车位数，以及配套赠品情况单计划科科员一接受订单，核实财务帐面欠款数据，整理相关票据资料，保证书资料等。签收票据原件，并转财务科单证计划科科员二核实单价，整理相关特殊申请报告，并与计划单附在一起。及时通知业务员订单问题，货源变化情况等单证计划科科员三核实车位，分配货源，并将做好的计划单输入EXCEL表格，自动扣减库存数，动态把握库存情况。核实无误，通知运输车位次日提货单证计划科科员一将做好的计划单送财务单证科打单，并由财务单证科打单后交财务审核科盖章确认，交计划调度员。车队提货 业务务管理科科 胡胡娴 二000四年十十月十九九日