公路养护档案规范化标准化管理实施细则crfi.docx
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1、四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部成自泸赤赤高速公公路(泸泸州段)项项目公路养护护档案规范化、标标准化管管理实施施细则 编制部部门:四四川龙光光泸贵高高速公路路有限公公司养护护工程部部 编制时时间:二二0一六六年十月月69四川龙光泸贵高速公路有限公司养护工程部公路养护护档案规规范化、标标准化管管理实施施细则1、总则则 1.11 为进一一步加强强并规范范四川龙龙光泸贵贵高速公公路有限限公司(以以下简称称“我司”)公路养养护档案案管理水水平,统统一公路路养护管管理档案案文件形形成、收收集、整整理、归归档等一一系列活活动的操操作标准准,保证证公路养养护管理理档案存存放有序序,检索索明白方方便,按
2、按照公公路工程程竣工文文件材料料立卷归归档管理理办法(交办发发200013900号)、四川川省交通通重点建建设项目目竣工文文件编制制及档案案整理规规范(川川交办200022245号号)、照片档档案管理理规范(GBB/T 118821-20002)、GGB/TT11882220000科科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求、公路养护技术规范(JIG H10-2009)等办法、规范要求,结合我司具体管理情况,编制本实施细则。 1.22 本本细则所所称公路路养护管管理档案案主要是是指我司司养护工工程部在在公路日日常养护护、小修修保养、大大中修养养护等养养护生产产与管理理全过程程中形成成并具有有保存、
3、查查考、利利用价值值的文字字、图像像、声像像等以纸纸制、胶胶片、磁磁介、光光介等载载体形式式存在的的全部文文件。1.3 我司司公路养养护档案案管理应应遵循“统一管管理、分分级负责责、规范范填写、及及时归档档”的原则则。 1.44 本实施细细则仅适适用我司司养护工工程部。2、职责责分工2.1 分管管领导 养护工程程部分管管领导负负责养护护档案形形成、收收集、整整理、归归档等一系列列活动中中人员、物物资、资资金、任任务分工工等工作作的总体体协调、安安排,贯贯彻档案案管理相相关规定定,完成成应由其其本人亲亲自完成成的档案案形成的的相关工工作,督督促指导导分管工工作范围围内养护护档案的的形成系系列工作
4、作。 2.2 养护护工程部部负责人人养护工程程部负责责人负责责落实养养护档案案形成、收收集、整整理、归归档等一系列列活动中中人员、物物资、资资金、任任务分工工等工作作的协调调、安排排,宣传传并贯彻彻档案管管理相关关规定,完完成按照照部门岗岗位职责责分工应应由其本本人亲自自完成的的相关档档案工作作内容,并并及时提提交给档档案管理理专职人人员整理理归档,督督促指导导考核本本部门养养护档案案工作落落实情况况。负有有向分管管领导汇汇报养护护档案形形成相关关情况的的义务。2.3 养护护工程部部工程师师养护工程程部各专专业工程程师负责责完成各各自工作作范围内内养护工工程所需需形成的的档案资资料,并并及时提
5、提交各自自形成或或承办的的所有养养护档案案给档案案管理专专职人员员整理归归档。负负责中唯唯系统中中自己工工作范围围内相关关资料的的录入形形成工作作。负有有及时向向部门负负责人汇汇报反应应养护档档案形成成相关问问题的义义务。2.4 养护护工程部部档案管管理专职职人员负责收集集由其它它人员形形成或承承办的各各种养护护档案,并并对档案案齐全性性、完整整性进行行检查,合合规后按按要求整整理归档档。负责责完成自自己工作作范围内内应编制制的养护护档案。负负责检查查中唯系系统中养养护档案案资料的的录入是是否及时时与完整整。负有有及时向向部门负负责人或或养护工工程师反反应养护护档案形形成收集集整理归归档存在在
6、的问题题情况的的义务。3、档案案管理要要求3.1 公路路养护档档案管理理工作遵遵循“统一管管理、分分级负责责、规范范填写、及及时归档档”的原则则。3.2 公路路养护档档案管理理应严格格执行档档案管理理的有关关规定,所所形成档档案应及及时归档档,并由由实行集集中统一一管理,避避免分散散在承办办部门或或个人手手中保存存3.3 分类类归档要要遵循文文件的自自然形成成规律和和成套性性特点,保保持卷内内文件的的有机联联系,便便于查找找使用。3.4 卷内内档案文文件排序序:同一一事由文文件材料料批复在在前,请请示在后后;正本本在前,定定稿在后后;正文文在前,附附件在后后;原件件在前,复复制件在在后;转转发
7、文在在前,被被转发文文在后;文字材材料在前前,图样样在后。针针对一个个批复文文件有多多个单位位的请示示的情况况,批复复在前,其其次附批批复所针针对的请请示文件件,最后后是依次次上报的的请示文文件。3.5 档案案编制形形成文本本格式要要严格按按照相关关规定要要求执行行,不得得随意更更改,确确保档案案形成统统一规范范标准。3.6 每一一案册必必须有封封面、目目录,卷卷内文件件不得有有重分,不不同载体体的文件件应分别别立卷。3.7 档案案应分类类排列存存放,不不准堆放放与档案案资料无无关的东东西,做做到完整整干净、存存放有序序、查询询便捷。同同时认真真做好防防火、防防盗、防防潮、防防尘、防防有害生生
8、物、防防有害气气体、防防高温、防防光、放放磁化等等“九防”工作。3.8 档案案的借阅阅利用应应遵循“按照公公司相关关办理、私私自出借借转借、禁禁止私自自随意涂涂改抽拆拆、妥善善保管案案卷、用用毕及时时归还”。3.9 电子子档案各各养护档档案形成成或承办办责任人人应做好好文字、数数据、影影像记录录等电子子文件的的保存和和维护,逐逐步实现现养护档档案电子子化。4、档案案质量要要求4.1 文件件材料按按照GBB/T111822220000科科学技术术档案案案卷构成成的一般般要求,采采用700g/mm2以上上的胶版版印刷纸纸或复印印纸。纸纸张白度度为700%以上上,韧性性好,不不洇水的的纸张。规规格为
9、2297mmm2100mm或或2977mm4200mm。4.2 公文文用纸一一般适用用纸张定定量为660g/880g/的胶胶版印刷刷纸或复复印纸。纸纸张白度度为855990,横横向耐折折度15次次,不透透明度85,pHH值为77.59.55。4.3 案卷卷封面、卷卷内目录录采用770g/m2复复印纸,纸纸张白度度为700%以上上,韧性性好,不不洇水的的纸张。规规格为2297mmm2100mm。4.4 文件件材料应应字迹清清楚、工工整、图图样清晰晰、图表表整洁,完完好无损损,签字字认可手手续完备备,同类类资料各各式统一一。文件件材料书书写必须须使用碳碳素或蓝蓝黑墨水水,不得得用易褪褪色材料料(如
10、红红墨水、纯纯蓝墨水水、圆珠珠笔、复复写纸、热热敏纸、铅铅笔)书书写绘制制;若有有已用易易褪色材材料形成成的文件件应及时时复印,复复印件与与原件一一并归档档,组卷卷时原件件在前,复复印件在在后。电电传文件件不宜长长期保存存,应复复印归档档,并在在复印件件上加以以说明。复复印、打打印文件件及照片片的字迹迹、线条条和影像像必须清清晰。对对于文件件材料尺尺寸不符符合规范范要求和和破损的的,应粘粘贴、托托裱或折折叠,图图样的标标题栏露露在右下下角。对对批语、签签注意见见写在文文件装订订线内的的,应予予以粘贴贴补宽。4.5 录音音、录像像文件应应保证载载体的有有效性。长长期存储储的电子子文件应应采用不不
11、可擦除除型CDD格式的的光盘。声声像、图图片档案案应分类类别统一一编排、单单独成册册按国家家标准要要求装入入声像、图图片档案案盒。声声像档案案的整理理要进行行分类、组组合、排排列和编编目,具具有系统统性,便便于保管管和利用用。照片片材料应应有文字字说明,内内容包括括照片编编号、名名称、时时间、作作者(摄摄制者)、地点点、人物物、事由由等要素素尽可能能齐全。数数码图片片和摄录录资料还还应刻录录成光盘盘装入相相应的档档案盒保保存。录录像、录录音材料料应有必必要的剪剪辑及准准确生动动的说明明,达到到简明、完完整地表表现内容容,展示示工程建建设、管管理的实实况。4.6 案卷卷内不同同尺寸大大小的文文件
12、材料料要折叠叠成2997mmm2100mm(AA4)的的统一幅幅面装订订。4.7 在归归档时案案卷厚度度应适当当控制,装装订前去去除塑胶胶、塑膜膜、胶圈圈等易老老化腐蚀蚀纸张的的封面或或金属物物。装订订可采用用三孔一一线装订订或胶装装两种形形式。5、档案案主要内内容及分分类 5.11 经经过梳理理,现将将我司目目前主要要公路养养护管理理档案内内容存档档作如下下分类排排序,按按请遵照照执行。 1 养护管管理制度度(指制制度、手手册等) 2 养护管管理计划划(指年年季月旬旬计划等等) 3 养护管管理报表表(指编编制的年年季月报报表或报报告等) 4 与政府府往来文文件(指指与各级级政府管管理单位位之
13、间往往来的通通知、通通报、请请示、批批复、函函、复函函等,应应分单位位,按时时间先后后顺序归归档) 5 与集团团往来文文件(指指与集团团公司各各部门之之间往来来的通知知、通报报、请示示、批复复、函、复复函等,按按事件及及时间顺顺序归档档) 6 与合作作方往来来文件(指指与合作作单位之之间往来来的通知知、通报报、函、复复函及其其它等,应应分单位位,按时时间先后后顺序归归档) 7 公司内内发文件件(指公公司下发发的通知知、通报报等,按按事件时时间存放放)8 养养护工程程部内部部文件(指指养护工工程部内内部会议议、培训训等文件件,按时时间归档档)9 合合同履约约文件(指指对各合合作方履履约情况况检查
14、、考考评文件件,分单单位,按按时间归归档)10 养护工工程部人人员资料料(指养养护工程程部员工工名单、简简历、资资质证书书及身份份证复印印件及培培训考核核证明资资料等) 11 养护护工程基基础信息息表(含含桥隧涵涵洞工程程、声屏屏障工程程、高边边坡路基基、房建建工程等等) 12 招投投标/询询报价/合同文文件(指指招标(询询价)书书及补充充澄清投标(报价价)书及补充充澄清开评标标记录合同书书(协议议)及补补充文件件等,按按同一工工程事件件前述文文件集中中顺序归归档) 13 综合合性技术术交底书书(指非非专项性性交底,即即交底内内容包括括较多专专业及较较多分部部分项工工程内容容,且这这些工程程是
15、在后后续施工工中陆续续发生,为为了方便便而一次次性编制制并向相相关施工工作业方方进行的的交底书书,按时时间顺序序归档) 14 计量量支付文文件(指指合同款款拨款通通知单付款申申请单合同结结算表合同呈呈批表(首首次附施施工或服服务协议议/合同同,末次次附结算算协议/合同)计量支付报表等,分单位,按期归档) 15 小修修养护实实施及验验收文件件(指小小修养护护工程施施工任务务单、现现场验收收单及其其附件) 16 专项项养护实实施及验验收文件件(指桥桥隧涵、路路基、路路面、交交安、环环保、房房建等工工程的专专项养护护,每个个专项养养护工程程资料原原则上包包含专项项工程施施工设计计图、施施工许可可及开
16、工工报审文文件、专专项施工工组织(方方案)设设计,专专项安全全技术交交底及工工程材料料质量证证明文件件、施工工试验文文件、施施工过程程质量验验收和交交工验收收文件等等,文件件分专业业归档) 17 巡查查日志 18 一隧隧一档文文件(指指大事记记、隧道道卡片、隧隧道平面面图、位位置图、管管理信息息表、经经常检查查记录等等)19 一桥一一档文件件(指大大事记、桥桥梁卡片片、桥梁梁平面图图、桥位位图、管管理信息息表、经经常检查查记录等等)20 涵洞工工程文件件(指经经常检查查记录、定定期检查查记录等等) 21 健康康监控监监测文件件(指桥桥隧涵路路基、路路面、房房建等工工程健康康监控监监测建议议书或
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