2022年学校学生档案管理暂行办法.docx

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1、2022年学校学生档案管理暂行方法第一章总那么第一条为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建 设，根据中华人民共和国档案法普通高等学校学生管理 规定等有关学生管理工作的政策、规定，结合我校实际情 况，特制定本方法。第二条学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针, 为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常 规性基础工作。第三条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、 智、体及家庭、经济状况的个人档案材料，是学校考察、录 选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家 选拔录用人才的重要参考依据。第四条 学生档案内容多，政策性强，利用率高。为加 强管理，更好服务学生，学生档案

2、管理工作由各学院具体负 责，并设立学生档案室，同时配备管理人员负责学生档案的 管理工作。第五条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国 家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的 连续、完整与平安。第二章学生档案管理职责第六条通过入学资格审查的新生，各学院应及时接收, 建立在校生档案，并认真整理、编号，按顺序装入档案专柜。 学生档案如有缺失情况，要及时反应信息到学生本人，催促 其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。第七条 各学院要由专人负责学生在校期间的档案材 料收集、整理工作，及时将完整的档案材料做好移交、归档 工作。毕业生的档案材料应在学校规定日期前归档完毕。第八条 学生档案室

3、工作职责：（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；（二）办理学生档案的查阅、借阅；（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生相关 资料；（四）做好学生档案的平安、保密、保管工作；（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档 案分析统计工作；（六）办理其他有关学生档案事项。第三章学生档案归档范围及分类第九条归档的学生档案资料，必须客观地、历史地、 全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对学生个人开展 和今后用人单位选拔、考核人才具有参考价值和凭证作用。第十条 学生档案的归档范围及其分类：（一）高考相关资料；（二）入学登记表；（三）军训鉴定表；（四）入学体检表；（五）学年鉴定表；（六）干部任职登

4、记表；（七）在校期间获得的奖惩材料；（八）高校毕业生登记表；（九）成绩单；（十）毕业实习鉴定册；（十一）就业报到证副联；（十二）其他可供组织考察的有保存价值的材料。第四章学生档案材料的收集与管理第十一条 凡应归档的学生档案，须做到：（一）必须是办理完毕的正式文件材料；（二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写 明承办单位及时间；（三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须 有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）等组织考核 形成的综合材料，须经本人签字；（四）档案材料一律用碳素或蓝黑色钢笔、签字笔填写, 不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写；（五）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填

5、写 本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不 规范用字代替，不得更改。第十二条休学学生的档案应作非在校学生档案由各 学院妥善保存，学生复学后，应及时将其档案按所在班级重 新归入在校生档案。第十三条 转专业学生的档案，由转出系凭转专业手续 将其档案移交到转入系，同时双方做好交接工作，并详细记 录交接过程。转学学生的档案，由学生本人持学生处出具的转学证明 到所在系办理档案的转出（入）手续，并由所在系做好档案 的转出（入）记录。第十四条退学、开除学生的档案，在学生办完离校手 续后交由本人带走，或有所在系将其档案退回家庭户籍所在 地。第五章学生档案保管与丧失处理第十五条根据平安保密和便于查

6、找的原那么，学生档案 室按照以下要求对学生档案进行严密、科学地保管：（一）设立专门学生档案室，用铁皮档案柜存放，到达 防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求，并经常检查；（二）要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度；（三）建立登记和统计制度，及时发现问题并解决；（四）档案离开档案室时必须密封，密封处盖系公章；（五）档案专人管理，发生人员或工作变动，应做好交 接；（六）要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技 术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。第十六条 因学生个人原因丧失档案，原那么上不予补力、。 如有特殊情况，学生本人可携带身份证、毕业证书（毕业证 明书）向学校提出书面申请，经主管领

7、导批准后，由学生所 在系负责补办档案相关事宜。第十七条补办档案应遵守以下规定：（一）补办档案材料应真实，文字清楚，对象明确，凡 规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。应由本人署名的 材料，一般由本人签字；（二）仅补办在我校学习期间的档案材料，内容包括录 取审批表复印件、入学登记表、学年鉴定表、成绩单、高校 毕业生登记表等；（三）补办档案材料经审核通过，并装档密封后转出。第十八条因系工作失误导致学生档案丧失的，有相关系根据实际情况重新建立学生档案。第六章学生档案的利用第十九条 因组织开展、推荐就业、政审等原因需要查 阅学生档案，须遵守以下规定：（一）凡外单位要查阅学生档案，须持有介绍信并经档 案

8、所在部门领导签字同意；（二）学生档案一般不得外借，如必须借出使用时，借 用方要提出书面申请，档案所在部门领导签字同意，经清理 档案内容登记密封后，方可借出，借出的档案应及时归还, 归还时应与借出前登记的档案内容进行核对，无误后接收;（三）学生个人不能查阅自己的档案材料；（四）查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规 定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案 材料，假设出现此类情况按有关规定处理，构成犯罪的，依法 追究刑事责任。第七章学生档案的转递第二十条 学生毕业后，就业、升学的学生档案各学院 应在学校规定时间内移交至就业指导处；不能正常毕业的学 生档案应在学校规定时间内分类后移交至学生处。第二十一条转递学生档案时应遵守以下规定:（一）档案材料必须完整齐全，凡转出档案，必须密封 盖骑缝章；（二）转出的学生档案必须按档案袋封面的工程认真填 写，档案转递负责人要做好详细的档案转递记录；（三）如果本人需要自带档案的，应由学生本人到档案 管理部门办理手续。第八章附那么第二十二条 本方法适用于我校全日制在校学生。第二十三条 本方法自2022年6月1日起开始执行。其他有关文件规定与本方法不一致的，以本方法为准。