7、合同管理制度.docx
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1、海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行合同管理理制度编制人编制日期期审核人签发人修订记录录日 期期修订状态态修改内容容修改人审核人签发人44海尔地产(集团)有限公司管理体系文件海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行1. 目的为适应海海尔地产产(集团团)有限限公司(以下简简称“集团“)的发展展需要,规范集集团在经经营过程程中的合合同行为为,防范范法律风风险,保保障集团团权益,根据中华人人民共和和国民法法通则、中中华人民民共和国国合同法法等法法律法规规,以及及集团章章程的规规定,特特制定本本办法。2. 适用范围围2.1. 本办法原原则上适适用于集集团、集集团各职职能
2、部门门及所有有的下属属公司。即集团团的所有有下属公公司的合合同管理理均参照照本办法法执行,合同审审核的职职能除经经集团授授权的外外均由集集团部门门行使。(针对对下属公公司有关关合同审审核的规规定参见见本办法法5.66下属公公司的合合同管理理)3. 术语和定定义3.1. 合同:指指集团在在经营、管理以以及拓展展业务的的过程中中,与其其他法人人、非法法人组织织或自然然人设立立、变更更、终止止民事权权利义务务关系的的协议。3.2. 采购合同同:指项项目工程程实施过过程中,签订的的咨询服服务、工工程施工工、设备备材料等等方面的的合同,包括但但不限于于有关设设计、造造价咨询询、监理理、装饰饰、电梯梯及空
3、调调等设备备材料采采购、建建筑安装装施工等等方面的的合同。3.3. 非采购合合同:指指上述采采购合同同以外的的各类合合同,包包括但不不限于合合资、合合作、并并购等投投资类合合同;融融资和担担保合同同;房地地产开发发和交易易合同等等合同。3.4. 标准合同同:包括括格式合合同和示示范文本本。格式式合同是是指国家家有关部部门就某某一类业业务预先先拟订标标准格式式并经常常反复填填写使用用的合同同。示范范文本是是指集团团针对签签订合同同中经常常发生的的问题,根据法法律、法法规的规规定,结结合业务务实际情情况,将某一类类业务签签订合同同时的必备备条款列列出来,形成合合同文书书格式,供合同同主办人人员在与
4、与对方签签约时使使用的合合同范本本。对于于合同对对方当事事人在经经济活动动中的特特殊要求求,当事事人可以以提出符符合自己己特殊要要求的条条款,经经协商达达成一致致。3.5. 集中采购购:由集集团成本本管理中中心统一一组织、管理的的采购。3.6. 台帐:指指集团或或下属公公司对其其签署的的合同进进行备案案,划分分类别进进行编号号、登记记,并监监督和记记录履行行结果的的表格。3.7. 重大合同同:指合合同标的的达到或或超过1100万万元或以以上的,或者虽虽然低于于该标准准但法律律关系复复杂,且且对集团团利益有有重要影影响的合合同。该该重大合合同的额额度标准准仅适用用于集团团,下属属公司将将根据其其
5、不同的的业务性性质在企企业内部部管理的的文件中中分别另另行规定定。3.8. 主办部门门:指在在业务范范围内,直接参参与和对对方当事事人谈判判,起草草相关合合同,并并经集团团审核、批准后后实际履履行的部部门(包包括集团团部门和和下属公公司)。3.9. 合同经办办人:指指经集团团或下属属公司委委派,就就某一项项目进行行洽谈和和订立合合同的人人员。4. 职责4.1. 合同主办办部门职职责:合合同主办办部门负负责办理理合同的的签订、变更、转让、解除、终止等等有关事事宜,主主要职责责为:4.1.1. 组织、参参与合同同的洽谈谈,就合合同的各各项条款款与对方方当事人人达成一一致;4.1.2. 草拟合同同;
6、4.1.3. 依照本办办法5.4规定定的流程程,报集集团审核核其经办办的合同同,真实实、准确确、完整整地回答答相关部部门提出出的疑异异,并及及时根据据审核部部门提出出的意见见与对方方协商补补充和修修改合同同;4.1.4. 对其所经经手的合合同负有有认真履履行的责责任,随随时跟踪踪、监督督和检查查对方履履行合同同的情况况;4.1.5. 及时报告告在合同同履行过过程中发发生的问问题,并并参与相相关合同同纠纷的的协商、调解、诉讼;4.1.6. 将正式签签署的合合同原件件分别送送交审计计法务中中心和财务管管理中心心备案,采购合合同还须须送成本本管理中中心备案案。4.1.7. 完整保存存合同履履行过程程
7、中的所所有往来来信函、传真、协议书书、正式式的合同同文件等等资料,并在合合同履行行完毕后后按档案案管理要要求归档档;4.2. 审计法务务中心职职责:集团审计计法务中中心是集集团的合合同管理理部门,负责对对集团所所有合同同进行法法律审核核。审计计法务中中心在合合同管理理方面的的主要职职责为:4.2.1. 对集团合合同事务务进行统统筹管理理,负责责合同管管理规章章制度的的起草和和修订;4.2.2. 参与集团团及下属属公司重重大合同同的谈判判,提供供法律意意见,负负责集团团重大合合同的起起草和修修订;4.2.3. 审核集团团及下属属公司的的所有合合同文本本(经集集团授权权签订合合同的除除外);4.2
8、.4. 汇总分析析下属公公司报送送的非采采购合同同报表,建立合合同台帐帐;4.2.5. 规范集团团内部的的授权行行为,制制作集团团领导签签署的授授权委托托书;4.2.6. 跟踪、监监督合同同主办部部门履行行合同的的情况,并及时时提供法法律意见见;4.2.7. 参与合同同纠纷的的协商、调解,负责处处理合同同履行过过程中发发生的诉诉讼、仲仲裁案件件;4.3. 成本管理理中心职职责:成成本管理理中心是是集团采采购合同同管理部部门,在在采购合合同管理理方面的的主要职职责为:4.3.1. 负责集团团采购合合同方面面规章制制度、操操作流程程的起草草和修订订;4.3.2. 制定集团团采购合合同示范范文本;4
9、.3.3. 组织集中中采购合合同的谈谈判,负负责集中中采购合合同的签签订、变变更、转转让、解解除、终终止等有有关事宜宜;4.3.4. 审核下属属公司的的采购合合同(已已单独授授予合同同审核自自主权的的除外);4.3.5. 汇总分析析下属公公司上报报的采购购合同报报表,建建立采购购合同台台帐;4.3.6. 参与解决决采购合合同履行行过程中中发生的的纠纷;4.3.7. 定期组织织检查、分析采采购合同同签署和和履行情情况,并并上报集集团。4.4. 财务管理理中心职职责:财务管管理中心心在合同同管理方方面的主主要职责责为:4.4.1. 评估合同同是否满满足集团团对利润润率的最最低要求求,集团团是否具具
10、有完成成该合同同的财务务能力;4.4.2. 审核确定定我方签签约主体体;4.4.3. 审查合同同付款是是否符合合集团年年度预算算;4.4.4. 审核合同同的价格格、支付付方式、期限等等条款或或按要求求履行收收款、付付款等的的权利和和义务;4.4.5. 跟踪集团团和合同同对方在在履行合合同的过过程中的的适时财财务状况况,若发发现异常常,及时时通知合合同主办办部门、审计法法务中心心或直接接向集团团领导汇汇报。4.5. 总裁办公公室职责责:总裁裁办公室室在合同同管理方方面的主主要职责责为:4.5.1. 制定集团团合同统统一编号号规则;4.5.2. 负责集团团层面所所有合同同的流转转;4.5.3. 合
11、同签订订时的用用印手续续;4.5.4. 合同原件件及相关关资料的的归档工工作。5. 工作要求求5.1. 合同形式式:集团团对外订订立合同同,原则则上应采采取合同同书形式式,必要要时也可可视情况况采取信信函或数数据电文文等形式式订立,但不得得以口头头形式订订立合同同5.2. 合同洽谈谈5.2.1. 合同洽谈谈准备工工作:合合同主办办部门根根据集团团业务发发展,需需要与其其他法人人或自然然人建立立合同关关系的,应事先先准备技技术和业业务要求求、商务务条件等等资料,做好当当事人资资信调查查等合同同洽谈前前的各项项准备工工作。5.2.2. 合同谈判判:集中中采购由由成本管管理中心心组织合合同谈判判;分
12、散散采购由由被授权权部门、下属公公司自行行组织合合同谈判判。非采采购合同同由合同同主办部部门负责责组织合合同谈判判。5.2.3. 审计法务务中心协协助:审审计法务务中心根根据需要要参与合合同主办办部门组组织的合合同谈判判,对于于重大合合同,审审计法务务中心必必须派人人参加谈谈判和签签订过程程,并负负责提供供法律意意见。5.3. 合同起草草5.3.1. 合同起草草人:待待签订的的合同,由合同同经办人人或合同同对方负负责草拟拟,在合合同谈判判中应争争取由我我方起草草合同。5.3.2. 使用标准准合同:合同经经办人应应尽量争争取使用用集团审审定的示示范文本本,除政政府部门门推荐使使用的格格式合同同范
13、本外外,由集集团制定定或修改改的示范范文本在在投入使使用前应应经集团团审计法法务中心心审核,必要时时,可请请集团法法律顾问问单位审审核,并并经集团团总裁、董事长长批准。采用示示范文本本、格式式合同的的,示范范文本的的通用条条款、格格式合同同的主要要条款不不可随意意更改,需要对对专用条条款、补补充条款款增删修修改的,须按集集团合同同审核程程序报批批。5.3.3. 合同条款款:合同同文本要要求条款款规范齐齐全,权权利义务务平等,文字明明晰无歧歧义。合合同的主主要条款款应包括括签约主主体、标标的、数数量、质质量、价价款及其其支付方方式和付付款期限限、履行行方式和和期限、检验方方式和期期限、变变更、解
14、解除的条条件、违违约责任任、争议议解决方方式等。如涉及及保密、担保等等事项,应增补补相应的的条款或或另行签签署补充充协议。5.3.4. 合同另一一方提供供的合同同:集团团认为合合同另一一方提供供的合同同或格式式合同需需要增加加、删除除或变更更某些条条款的,合同经经办人应应当告知知对方,并与之之协商做做相应补补充和调调整。5.4. 合同审核核5.4.1. 分级审核核制:集团根根据业务务性质、管控模模式等因因素实行行合同分分级审核核制度。5.4.2. 审核流程程:合同同经办人人应填写写海尔尔地产(集团)有限公公司合同同审核会会签单(表一一)和海尔地地产(集集团)有有限公司司合同审审批表(表二二),
15、并并附合同同文本及及其他与与合同有有关的材材料,按按集团规规定的流流程办理理审核手手续。集集团有关关管理部部门根据据各部门门职责审审核合同同的技术术条款、商务条条款,审审计法务务中心负负责审核核合同的的合法性性、公平平性及可可行性。合同经经审核,并经集集团总裁裁同意、董事长长批准后后由集团团或下属属公司或或其授权权代表签签署后加加盖印章章。5.4.3. 流转时间间:为提提高合同同流转的的速度,各部门门审核工工作一般般应在一一天内完完成,特特殊情况况(出差差、开会会、或合合同较为为复杂等等原因)可适当当延长。以确保保合同流流转的整整个期间间控制在在5至110个工工作日内内。下属属公司签签署的重重
16、大合同同,需要要集团审审核的,应该为为异地合合同审核核流转预预留时间间。5.4.4. 法律顾问问协助:审计法法务中心心在认为为必要的的情况下下,可联联系集团团法律顾顾问单位位提供包包括合同同起草、合同审审核、提提供法律律意见等等服务。审计法法务中心心统一负负责集团团及其下下属公司司法律顾顾问的聘聘请管理理。合同同主办部部门如需需聘请法法律顾问问,应按按外聘聘律师管管理操作作指引报审计计法务中中心办理理。5.5. 合同签订订5.5.1. 签约权:董事长长为集团团法定代代表人,对外代代表集团团签署合合同。集集团任何何部门不不得以部部门名义义对外签签署合同同。未经经董事长长授权,任何部部门或个个人不
17、得得以集团团的名义义对外签签订合同同。下属属公司对对外签订订合同必必须按本本办法履履行审批批手续。5.5.2. 授权签约约:董事事长可以以书面授授权总裁裁或其他他合同主主办人员员在日常常经营管管理中对对外代表表集团签签订合同同。集团团根据下下属公司司规模、经营范范围、股股权结构构等明确确各下属属公司对对外签订订合同的的权限。授权委委托书必必须有明明确的授授权范围围和授权权期限。此外,如果集集团章程程对于签签署某些些合同、协议有有特别规规定的,按集团团章程办办理。5.5.3. 合同专用用章:集集团对外外签订合合同,应应加盖印印章,除除集团高高级管理理人员所所签署的的合同外外,一律律使用合合同专用
18、用章。5.5.4. 用章制度度:集团团的合同同专用章章由总裁裁办公室室保管并并按有关关规定负负责用印印。以下下属公司司为主体体签订的的合同,按本办办法履行行了合同同审批流流程后由由下属公公司加盖盖本公司司合同专专用章,未加盖盖集团或或下属公公司印章章或合同同专用章章的合同同为无效效合同,财务管管理中心心门不得得为其进进行结算算。5.5.5. 合同生效效:合同同经规定定流程审审核,并并经董事事长或其其授权代代表签署署且加盖盖集团或或下属公公司印章章或合同同专用章章后,合合同成立立并生效效。没有有经过正正常审核核批准程程序同意意的合同同引起的的一切后后果均由由签约人人个人负负责。但但因事态态紧急,
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- 合同 管理制度
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