企业管理PS采购管理.docx
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1、浪潮ERP-PS 管理软件第一章系统概述1. 产品介绍“浪潮ERP-PS 管理软件”的采购管理基于整个采购业务环节,能够帮助采购人员控制并完成采购物料从采购需求采购计划比质比价订单下达到货接收发票核销的过程。可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况,从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略,提高采购工作质量和工作效率,降低采购成本。制造业产品的成本中主要是材料费用,如果采购成本控制不力而造成采购成本偏高的话,无论企业再如何控制企业内部的其他成本都无济于事,所以有必要对采购业务进行严格而深入的控制。“购储分离”、“比质比价”、“最高限价”等都是进行采购管理的有效方法,
2、这些思想都在采购系统中得到了体现。采购计划划是控制制盲目采采购的重重要措施施,也是是做好现现金流量量预测的的有利手手段。目目前的企企业管理理对计划划的控制制越来越越严格,尤其是是采购业业务,有有些企业业规定所所有的采采购都必必须要先先报采购购计划,不准出出现无计计划的采采购。从供应链链管理的的角度来来说,企企业的供供应商和和客户是是非常重重要的资资源,保保持供应应商的稳稳定对于于企业是是十分重重要的。对于制制药和食食品等企企业来说说,更要要求加强强对供应应商的管管理,建建立稳定定的原料料供应渠渠道,以以保证采采购原料料的质量量。企业业还要在在供应商商中树立立优良的的信誉,以获得得有利的的付款条
3、条件和较较好的采采购价格格。采购订单单是与供供应商签签订的采采购合同同,供应应商是否否按合约约“按时按按质按价价”供货对对企业的的生产有有重大影影响,所所以要严严格采购购订单的的管理,对于可可能拖期期的供应应商应及及时催货货,以避避免对生生产造成成影响。采购业务务的确认认和付款款也是企企业非常常重视的的业务,当供应应商的物物料到达达企业以以后,要要检查相相应的采采购计划划、订单单,确认认是否是是本企业业采购的的物料。如果是是,还要要经过质质检、验验收,才才能办理理入库手手续。当当采购员员持发票票准备报报销时,要根据据入库单单逐笔核核对,如如果物料料尚未入入库,不不允许直直接报销销,应提提交领导
4、导审批通通过后,方可报报销。采购管理理与生产产、库存存、财务务管理等等均有良良好的接接口。系系统入口口从生产产、库存存等其他他部门下下达的需需求计划划开始,接下来来的业务务单据都都支持合合并生成成或参照照功能,很多信信息都可可以自动动形成,方便用用户灵活活使用,加强了了业务的的关联。采购物物品收货货后直接接转至库库存系统统处理,并同时时登记来来源计划划、订单单。采购购发票与与付款单单支持多多币种采采购,可可以根据据定义直直接生成成会计凭凭证,无无需财务务人员重重复录入入,这从从很大程程度上降降低了企企业的成成本。2. 主要功能能采购管管理的的主要内内容包括括设置、供应商商管理、采购业业务、采采
5、购报表表。 设置:录录入期初初单据并并进行期期初记账账,设置置采购购管理的系统统选项。 供应商管管理:对对供应商商供应存存货、以以及供货货价格、供货质质量、到到货情况况进行管管理和分分析。 采购业务务:采购购业务的的日常操操作的管管理,系系统提供供了请购购、采购购订货、采购到到货、采采购入库库、采购购开票、采购结结算等业业务,用用户可以以根据业业务需要要选用不不同的业业务单据据和业务务流程。 采购报表表:提供供对采购购情况的的各种统统计报表表、账薄薄的查询询分析,并且允允许用户户自定义义报表。3. 产品接口口采购管管理是是供应链链管理及生生产管理理一个重重要的采采购环节节,几乎乎与其他他业务模
6、模块都有有关联关关系,可以与与销售售管理、库库存管理理、应付管管理、合同同管理、项项目管理理、应付款款管理、物物料需求求计划、质质量管理理、委外加加工等等模块联联合使用用。3.1合合同管理理采购购管理:接口图图采购管管理可可以参照照状态为为生效态态、性质质为采购购类、标标的来源源为物料料的采购购合同生生成采购购订单。采购订单单在参照照合同生生成时,订单的的数量、单价、金额根根据合同同中的控控制类型型进行控控制,具具体控制制参见合同管管理。3.2主主生产计计划、需需求规划划采购购管理:接口图图采购管管理可可以参照照物生产产MRPP运算结结果料需需求计划划通知单单,将需需要采购购的材料料生成采采购
7、计划划。3.3库库存管理理采购购管理:接口图图库存管管理可可以参照照采购购管理的采购购计划、采购订订单和采采购到货货单生成成采购入入库单,并将入入库情况况反馈到到采购购管理。属于于设备采采购的业业务,不不使用采采购入库库业务。采购管管理可可以参照照库存存管理的采购购入库单单生成采采购发票票。设备备采购的的结算发发票可直直接参照照采购到到货单形形成。采购管管理根根据库库存管理理的采采购入库库单和采购管管理的的费用发发票进行行采购发发票与入入库单核核销、采采购费用用分摊。库存管管理的的其它出出库单、生产领领料单、调拨移移库单可可以参照照采购购管理中的采采购请购购单生成成。并将将领料情情况反馈馈到采
8、采购管理理,并并且在采购管管理中中进行采采购需求求领用对对比分析析。库存管管理中中的库存存缺货告告警可以以直接形形成采采购管理理中的的采购请请购单。3.4销销售管理理采购购管理:接口图图采购管管理中中的采购购请购单单、采购购计划、采购订订单、采采购到货货单可参参照销售售订单生生成相应应的采购购业务单单据。根根据业务务的需要要,可以以选择是是按照产产品采购购、按照照产品BBOM材材料采购购。3.5应应付款管管理采采购管理理:接口口图采购发票票制单结结转后,在应应付款管管理对对采购发发票登记记应付账账,体现现往来核核算信息息。发票与付付款单进进行付款款核销,并回写写采购发发票有关关付款核核销信息息
9、,体现现采购发发票的付付款信息息。3.6采采购管理理质量量管理(采购来来料检验验流程):接口口图采购到货货单报检检生成来来料请验验检单。根据质检检处理意意见中的的拒收信信息,形形成红采采购到货货单,实实现到货货的退货货业务。4. 操作流程程5. 如何使用用第二章 应用用指南为使您能能够及时时、顺利利、准确确地运用用本系统统,请在应应用本系系统之前前,按以以下操作作流程。 建立帐套套,用帐帐套管理理模块建建立包含含采购管管理子系系统的帐帐套。 注册用户户,以管管理员999999身份进进入维护护工具,在用户户管理中中注册操操作员。 分配权限限,在用用户管理理中为注注册的操操作员分分配功能能权限和和
10、数据权权限。 系统启用用,以在在维护工工具中注注册的操操作员身身份进入入控制台台设置系统启启用,将将采购购管理启用。 参数设置置,对采采购管理理的参数数设置。 基础数据据维护,包括物物料采购购员关系系、采购购发票类类别维护护、采购购计划类类别维护护以及和和您有业业务往来来的所有有供应商商的信誉誉记录维维护等。 货源维护护,包括括价格类类别维护护、货源源清单维维护。 期初数据据的录入入,期初初数据录录入主要要是输入入那些在在系统启启用之前前已经发发生的但但还没有有结算完完的采购购发票。第三章 业务务应用采购管理理分为下下面几个个业务类类型,包包括普通通采购、设备采采购、直直运采购购、寄存存采购。
11、不同业业务类型型其业务务的处理理过程以以及财务务收支核核算的过过程有差差异,所所以对应应在系统统中也会会有不同同的业务务处理流流程。1. 普通采购购普通采购购业务模模式支持持正常的的采购业业务,适适用于一一般企业业的日常常采购业业务处理理,包括括普通采采购、订订单采购购和项目目采购。业务流程程1. 请购部门门填制采采购请购购单。2. 采购部门门根据采采购请购购单进行行比价。3. 采购部门门填制采采购订单单。4. 采购部门门将采购购订单发发送给供供应商,供应商商进行送送货。5. 货物到达达企业后后,对收收到的货货物进行行清点,参照采采购订单单填制采采购到货货单。6. 经过仓库库的质检检和验收收,
12、参照照采购订订单或采采购到货货单填制制采购入入库单。7. 取得供应应商的发发票后,采购部部门填制制采购发发票。8. 采购部门门进行采采购结算算。9. 将采购入入库单报报财务部部门的成成本会计计进行存存货核算算,将采采购发票票等票据据报应付付账会计计进行应应付账款款核算。单据流程程1. 请购单:可手工工新增,也可由由库存管管理、设设备管理理和项目目管理等等模块生生成采购购请购单单。请购单单元合并并下达以以后生成成采购计计划。2. 采购计划划生成采采购订单单,如果果是比质质比价的的物料,则采购购计划生生成价格格审批单单后由价价格审批批单生成成采购订订单。3. 采购订单单可以手手工制作作,也可可以根
13、据据价格审审批单生生成,还还可以参参照销售售订单、采购计计划、应应付合同同。如果果是手工工制作,则必须须要将系系统参数数设置中中的“允许手手工录入入采购订订单”选项打打勾;4. 采购到货货单可以以参照采采购计划划生成,也可以以参照采采购订单单生成,如果系系统参数数设置中中设置为为允许手手工录入入到货单单,也支支持手工工录入。当货物物是免检检时,采采购到货货单可以以被采购购入库单单参照;当货物物是全检检或抽检检时,则则到货单单需要先先进行采采购检验验,质检检通过以以后才能能生成采采购入库库单。5. 采购入库库单:可可手工新新增,也也可参照照采购订订单、到到货单生生成。采采购订单单审核以以后,既既
14、可以经经过到货货然后入入库,也也可以直直接入库库。6. 采购发票票:可手手工新增增,也可可参照采采购订单单、采购购入库单单生成。建议同同一业务务只参照照一种单单据,避避免重复复参照。7. 采购入库库单登记记库存帐帐后与采采购发票票进行核核销,系系统回自自动将与与发票的的核销结结果回添添到采购购入库单单上。当当在采购购过程中中发生了了费用时时,可以以通过采采购费用用分摊功功能进地地采购费费用发票票的分摊摊,最终终确定采采购的入入库成本本。8. 采购发票票结转后后生成应应付单。采购付付款单可可以根据据应付单单生成。最后采采购发票票与付款款单登记记帐本,形成应应付帐簿簿。业务应用用根据货物物及其采采
15、购发票票的到达达先后顺顺序可分分为:1. 单货同行行:当货货物及其其采购发发票同时时到达企企业时,要检验发发票与货货物是否否一致。检验单货货一致后后,可以以先填制制采购发发票,再再填制采采购入库库单,及及时进行行采购入入库单与与发票核核销。也也可以先先填制采采购入库库单,再再参照入入库单生生成发票票,系统统默认为为自动核销销。2. 货到单未未到暂估估入库:当货物物先到,而采购购发票未未到达企企业时,企业可可根据实实际入库库数量填填制采购购入库单单,做暂暂估入库库;待取取得发票票后,再再冲销暂暂估入库库单,做做正常入入库。3. 单到货未未到。当当采购发发票先到到,而货货物未到到企业时时: 可以不
16、输输入发票票做压单单处理,等货到到时再填填制入库库单、发发票。 也可以输输入发票票做在途途货物处处理。如如果想要要及时掌掌握在途途货物情情况,那那么就应应及时输输入发票票。2. 寄存采购购寄存采购购是一种种新的采采购模式式。该模模式的主主要特点点是,企企业替供供应商保保管其提提供的物物料,先先使用物物料,然然后根据据实际使使用定期期汇总、挂账,最后根根据挂账账数与供供应商进进行结算算、开票票以及后后续的财财务支付付。寄存采购购的实际际业务流流程与普普通采购购相似,也有采采购需求求、计划、订订货、到到货、入入库、开开票、结结算等环环节。不不同之处处主要是是体现在在结算上上,即先使用用后结算算。业
17、务流程程1. 请购部门门填制采采购请购购单(寄寄存),采购部部门根据据采购请请购单合合并下达达生成采采购计划划(寄存存);也也可以是是生产系系统中MMRP运运算后生生成的材材料采购购计划。2. 采购部门门根据采采购计划划制定采采购订单单(寄存存),并并把采购购订单(寄存)交付与与供应商商。供应应商根据据采购订订单(寄寄存)制制定发货货计划并并发货,到货后后采购部部门填制制采购到到货单(寄存);也可可以直接接办理入入库手续续。3. 仓库部门门办理入入库手续续,填制制采购入入库单(寄存),寄存存物料进进入库存存保存。4. 企业根据据需要,从仓库库领用寄存存物料。寄存领领用可以以是生产产部门领领用原
18、材材料,也也可以是是销售部部门的销销售出库库,还可可以是盘盘点、调调拨的其其它出入入库。5. 在月末或或者定期期对使用用的寄存物料料进行汇汇总结算算,并送送给供应应商确认认;结算算后,系系统自动动生成采采购发票票和采购购入库单单。6. 采购部门门按照采采购发票票进行付付款业务务。7. 财务部门门根据寄寄存物料料的出入入库单据据进行存存货核算算,并将采购购发票,付款单单等票据据登记应应付帐款款。单据流程程一1. 填制请购购单:将将单据类类型选择择为寄存存采购。请购单单合并下下达以后后生成采采购计划划(寄存存)。2. 采购计划划生成采采购订单单(寄存存),如如果是比比质比价价,则采采购计划划生成价
19、价格审批批单后由由价格审审批单生生成采购购订单(寄存)。3. 采购订单单可以手手工制作作,也可可以根据据价格审审批单生生成,还还可以参参照销售售订单、采购计计划、应应付合同同。如果果是手工工制作,则必须须要将系系统参数数设置中中的“允许手手工录入入采购订订单”选项打打勾;4. 采购到货货单可以以参照采采购计划划生成,也可以以参照采采购订单单生成,手工如果果系统参参数设置置中设置置为允许许手工录录入到货货单,也也支持手手工录入入,同样样,手工工录入的的到货单单也需要要将单据据类型选选择为寄寄存到货货。5. 到货单质质检通过过后可以以生成采采购入库库单,分分录中特特殊库存存为寄存存库存,属于采采购
20、购入入寄存仓仓库,登登记寄存存仓库的的数量。单据流程程二1. 库存管理理中销售售出库、期初交交易、生生产领料料或寄存存转正常常时会生生成交易易记录。2. 在寄存结结算中通通过物料料结算功功能进行行结算,结算后后会自动动生成采采购入库库单和采采购发票票3. 寄存结算算:在寄存存结算中中通过物物料结算算功能进进行结算算,将统统计期间间内使用用的寄存存材料进进行汇总总,汇总总的单据据来源可可以为:销售出出库、期期初交易易、生产产领料或或寄存转转正常。按照汇汇总数量量分供应应商进行行结算。结算后后寄存库库存减少少,正常常库库存存增加,并且会会自动生生成采购购入库单单和采购购发票。4. 采购发票票结转后
21、后生成应应付单。采购付付款单可可以根据据应付单单生成。最后采采购发票票与付款款单登记记帐本,形成应应付帐簿簿。业务应用用寄存采购购业务是是替供应应商保管管物料,领用才才结算的的业务方方式。3. 设备采购购设备采购购业务即即类似于于普通采采购,又又不同于于普通采采购。它它也有采采购需求求申请、计划、订订货、到到货、开开票、结结算等环环节。不不同之处处主要是是体现在在设备不不入库,到货之之后需要要对设备备进行拆拆箱验收收,设备备交接及及设备备备档等工工作。业务流程程1. 生产部门门提交设设备需求求;2. 设备科进进行汇总总,形成成采购申申请;3. 采购部门门根据采采购请购购单进行行比价。4. 采购
22、部门门填制采采购订单单。5. 采购部门门将采购购订单发发送给供供应商,供应商商进行送送货。6. 货物到达达企业后后,对设设备进行行拆箱验验收,设设备交接接及设备备备档等等。7. 取得供应应商的发发票后,采购部部门填制制采购发发票。并并采购发发票等票票据报应应付账会会计进行行应付账账款核算算。单据流程程1. 填制请购购单:将将单据类类型选择择为设备备采购。请购单单合并下下达以后后生成采采购计划划。2. 采购计划划生成采采购订单单,如果果是比质质比价,则采购购计划生生成价格格审批单单后由价价格审批批单生成成采购订订单。3. 采购订单单可以手手工制作作,也可可以根据据价格审审批单生生成,还还可以参参
23、照销售售订单、采购计计划、应应付合同同。如果果是手工工制作需需要将单单据类型型选择为为设备采采购,同时必须须要将系系统参数数设置中中的“允许手手工录入入采购订订单”选项打打勾;4. 采购到货货单可以以参照采采购计划划生成,也可以以参照采采购订单单生成,如果系系统参数数设置中中设置为为允许手手工录入入到货单单,也支支持手工工录入,手工录录入的到到货单也也需要将将单据类类型选择择为设备备采购。5. 设备采购购不用入入库,所所以采购购发票直直接参照照到货单单生成。6. 采购发票票结转后后生成应应付单。采购付付款单可可以根据据应付单单生成。最后采采购发票票与付款款单登记记帐本,形成应应付帐簿簿。4.
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