企业行政办公管理制度.docx

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1、 行政办公公管理制制度第一节总总则为完善公公司的行行政管理理机制，建立规规范化的的行政管管理，提提高行政政管理水水平和工工作效率率，使公公司各项项行政工工作有章章可循，照章办办事，制制定制度度。第二节文文件收发发规定第一条公公司文件件由指定定的拟稿稿人拟稿稿，属董董事会秘秘书核稿稿，属公公司文件件由办公公室主任任拟稿。文件形形成后，属董事事会的由由董事长长签发，属公司司的由总总经理签签发文件件。第二条已已签发的的文件由由核稿人人登记，并按内内容编号号后，打打印。第三条文文件由行行政办公公室负责责校对，并送拟拟稿人核核稿人审审查合格格后，方方能复印印、盖章章。第四条文文件由行行政办公公室负责报送

2、送。送件件人应把把文件内内容、报报送日期期、部门门、接件件人等事事项清楚楚，并报报告报送送结果。第五条 经签发发的文件件原稿行行政办公公室负责责存档。第六条外外来的文文件由办办公室专专人负责责签收。签收人人应于接接件当日日即按文文件的要要求报送送给有关关部门，不得积积压迟误误，属急急件的，应在接接后即时时报送。第三节 文件传阅阅批办制制度第一条 上级或或外单位位来文，首先由由行政管管理部统统一编号号，根据文件件密级和和内容报报送相关关部门传传阅，待待阅完有有关负责责人批示示后，行行政管理理部负责责督办，最后根根据需要要统一编编号整理理归档。第二条 公司各各部门向向总经理理报告的的工作材材料、文

3、文件或建建议意见见等需总总经理批批复的，首先交交行政管管理部统统一报送送总经理理，待总总经理批批阅后交交行政管管理部督督办执行行。第三条 各部门门因工作作需要，涉及全全局需有有关部门门协调配配合以通通告形式式发文件件时，首首先报行行政管理理部统一一发文或或转发下下达，各各部门不不得自行行随意发发文或下下达通知知等。第四条 由行政政管理部部发放的的所有文文件内容容，均代代表公司司的旨意意。为统统一规范范，所有有文件必必须实行行会签制制。首先先由行政政管理部部部长签签署意见见后报总总经理签签署准发发后方可可发文。董事会会发文必必须由董董事长最最终签发发。第四节 文件材料料打印复复印管理理规定第一条

4、 公司各各部门需需打印、复印文文件材料料时，首首先报行行政管理理部审核核后打印印、复印印，否则则行政管管理部拒拒绝打印印、复印印。第二条 各部门门需打印印的文件件材料，草稿必必须经过过认真修修改审定定后打印印，应在在未打印印前在电电脑上校校对，不不允许打打印出来来后才校校对。若若确实需打打印、传阅修修订的，应打印印在废纸纸反面，严禁浪浪费办公公耗材。第三条 行政管管理部的的电脑、打印机机、传真真机等由由专人操操作，任任何人不不得随意意操作，否则严严肃处理理。第四条 行政管管理部要要认真做做好各部部门打印印、复印印文件材材料的登登记工作作，要求求当事人人必须签签字（11-100页 本本人签字字，

5、100-200页部门门经理签签字，220-550页行行政管理理部部长长签字，50页页以上总总经理签签字），做好把把关工作作。第五条 公司给给部分部部门配备备了电脑脑，打印印设备其其文件材材料自行行打印，但行政政管理部部负责控控制监督督其纸张张的领用用，特殊殊情况需需大量打打印或复复印的，报行政政管理部部审批。第六条 各部门门在打印印、复印印材料时时，必须须本着勤勤俭节约约每张纸纸的原则则，反对对任何形形式的铺铺张浪费费。第五节 档案管理理制度依据公司司实际情情况，为为了使公公司档案案合理有有效利用用，特制制定本制制度。第一条 公司档案案工作的的基本原原则是：集中管管理与分分散管理理相结合合，以

6、集集中管理理为主。即公司司文书档档案由行行政管理理部集中中统一管管理，其其它档案案（已交交行政管管理部的的除外）分别由由相关部门门自行管理理（但两两年以上上的技术术信息档档案必须须交行政政管理部部管理），以便便于及时时利用，维护档案案的完整整与安全全。公司司各部门门在各项项活动中中形成的的具有参参考价值值的文件件、材料料，由承承办单位位、主办办人负责责将其及及时整理理归档。第二条 公司行政政管理部设设立专职职档案员员负责的的档案工工作，负负责管理理公司的的文书及及业务档档案。（一）档档案管理理主要任任务：1、 档案管理理员应认认真学习习档案管管理理论论、技术术和实际际业务知知识，掌掌握归档档的

7、基本本方法，保证档档案质量量。2、 收集、整整理、立立卷、鉴鉴定、保保管公司司的文书书档案；3、 积极开展展档案的的提供利利用工作作；4、 进行档案案鉴定；5、 进行档案案统计；6、 保管部门门科技档档案；（二）档档案管理理注意事事项：1、 档案管理理员要防防止和减少档档案的磨磨损，努努力延长长其使用用寿命。2、 严格遵守守保密制制度，维维护档案案的政治治安全，堵塞一一切漏洞洞，防止止失密、泄密事事件发生生。3、 档案应该该分类编编号、归归档。4、 严防档案案潮湿、发霉、磨损、字迹模模糊等事事故。5、 定期修缮缮维护档档案完整整。第三条 归档（一）归归档的文文书包括括：1、 公司与有有关单位位

8、来往的重重要信件件、各种种协议书书、合同同等。2、 公司会议议原始记记录、纪纪要和决决定（包包括发布布的通知知、通报报，机构构调整、任免、奖惩公公告以及及公司的的规章制制度等）。3、 公司制定定的项目目、经营营计划、统计、预、决算、工作总总结。4、 公司主持持召开的的各种专专业会议议形成的的领导讲讲话、文文件、会议总总结和会会议纪要要。5、 公司各部部门的发发文。6、 其他具有有保存价价值的文文件材料料、重要要的工作作经验材材料。第四条 归档要求求1、 归档的材材料，应应按照自自然形成成、保持持历史联联系的原原则和归归档要求求及文件件内容进进行归档档。2、 在一个卷卷内要按按问题或或文件形形成

9、的时时间系统统地排列列。3、 案卷标题题要简明明准确，整理好好的案卷卷要确定定案卷的的保管期期限，原原则上分分为永久久、长期期（十年年以上）、短期期（十年年以下）三种。4、 按归档要要求进行行装订、编号、填写卷卷内目录录备查表表。5、 全部案卷卷组成后后，要对对案卷作作统一排排列并编编写档号号，然后后逐卷登登记，填填写案卷卷目录。第五条 档案借阅阅1、 档案借阅阅要履行行借阅手手续。查查阅档案案只限在在公司查查阅，不不能带出出公司。必须带带走的，要经过过总经理理批准。2、 借阅时间间。一般档档案借出出借阅时时间最长长不超过过十天，密级档档案最长长不超过过一周。3、 借档人不不得转借借、拆卸卸、

10、调换换、污损损所借的的档案资资料，不不得在文文件上圈圈点、画画线和涂涂改，未未经批准准不得复复印档案案。4、 借档人确确因工作作需要复复印文件件或摘抄抄文件，需经行行政管理理部经理理批准。第六节 办公用用品管理理制度一、办公公用品的的申购：1、申购购的方式式：采取取计划申申购和专专项申购购两种方方式。2、办公公用品管管理员根根据现有有库存和和实际需需求于每每月末提提交次月月的申购需求求，填写写办公公用品申申购表(见附件件3)交于于行政人人事部经经理，待待行政人人事部部部长批准准后方可可购买。3、设备备耗材，如传真真机墨盒盒、复印印机墨粉粉、复印印纸、白白板笔、打印机机硒鼓等等，由当当事人填填写

11、办办公用品品申购表表，经经行政人人事部部部长初核核，主管管副总批批准后可可购买。4、如遇遇会议、公司大大型活动动等特殊殊情况，急需配配备大量量办公用用品时，申请部部门应提提前1天通知知行政人人事部，并报常常务经理理批准后后由行政政人事部部部长安安排先行行购买，事后请请购部门门补办申申购手续续。5、非计计划内的的零星采采购：需需由本部部门负责责人批准准后并填填写办办公用品品申购表表，交交行政人人事部部部长负责责安排采采购。未未经总经经理授权权，各部部门不可可自行采采购办公公用品。二、办公公用品采采购：1、办公公用品采采取低库库存管理理原则，防止积积压。2、行政政人事部部部长/主管副副总确认认后的

12、申申购计划划，由行行政部负负责安排。三、办公公用品入入库1、办公公用品管管理员在在核对无无误后填填写办办公用品品入库登登记表，交采采购人签签字确认认。由行行政人事事部部长长签字核核准。2、采购购人持经经行政人人事部部部长和财财务签字字确认的的发票，按财务务报销程程序办理理报销手手续。四、办公公用品领领用：1、领用用原则：按需领领用，以以旧换新新，超过过常规领领用数量量的领用用需经部部门负责责人批准准后方可可领取。2、新员员工报到到当天由由办公用用品管理理员按规规定配备备办公用用品。五、办公公用品的的使用变变更员工工离职时时需按个个人领用用明细表表上的领领用记录录移交非非完全消消耗品，办公用用品

13、管理理员调整整领用记记录。六、办公公用品费费用的控控制。1、行政政人事部部为每位位员工建建立个人人领用办办公用品品领用明明细表，并将个个人领用用办公用用品汇总总登入部门办办公用品品领用明明细表，记录录员工及及部门每每月领用用的全部部办公用用品，为为有效控控制办公公用品领领用提供供依据和和参考。2、每月月底由办办公用品品管理员员根据各各部门领领用情况况填写办公用用品月报报表(见附件件6)，报报总经理理、主管管副总、行政人人事部经经理各一一份。七、办公公用品的的报废使使用人将将损坏（无法使使用）的的非完全全消耗品品交回行行政专员员，由其其负责查查明原因因后报行行政人事事部部长长审核，主管副副总批准

14、准后作报报废处理理，并给给予重新新领用，手续同同前。八、办公公用品的的丢失使用人将将非完全全消耗品品的办公公用品（如：计计算器）丢失时时，财务务应按照照折旧办办法进行行折旧估估价，丢丢失者照照折旧后后的价格格赔偿。九、未列列入本制制度内的的办公用用品，可可参照本本制度执执行。附件1：办公用品品分类明明细表类别物品名称单位领用范围围及期限限备注个人部门设备管理理人员卫生管理理人员新员工日常一年日常办公纸制品完全消耗类信纸本复印纸包专用打印印纸(彩喷纸纸)包便签纸本公文纸(介绍信信)本标签纸张彩色分页页纸张装订封面面纸张考勤表张信封个非完全档案盒个档案袋个帐本本办公用具具完全消耗耗类铅笔支签字笔支

15、圆珠笔支笔芯支橡皮个修改液瓶钉书针盒大头针盒回形针盒胶水瓶胶带卷刀子个刀片个复写纸盒效率手册册本软皮本本电池个装订胶条条个装订胶圈圈个装订胶片片张一次性纸纸杯个刻录光盘盘张非完全消消耗类削铅笔刀刀个尺子把剪刀把小型打孔孔机个原子印油油盒订书机个电脑及设设备盖布布块电源插板板个长尾票夹夹个两页夹个挂历夹个文件夹个荷兰夹个名片夹个文件架组笔架个磁盘张鼠标个计算器个清洁用品品非完全纸筐个杯刷把刷子把完全消耗耗品簸箕个笤帚把拖把把橡胶手套套双清洁小毛毛巾个香皂块洗洁精瓶清洁膏盒消毒液瓶设备用耗耗材完全消耗耗品灯泡、灯灯管只打印机墨墨盒盒复印机墨墨盒盒打印机硒硒鼓(装粉)个传真机墨墨盒盒白板笔支白板笔水

16、水瓶- 17 -附件2：办公用用品管理理流程各部门申请采购行政人事部经理审核公司采购部采购办公用品管理员入 库主管副总批 准市场部生产厂行政办公室采供部研发部技术部集团办公室证券投资部财务部*集团行政办公室各部门领用各部门领用生产计划部企管部工装事业部后勤部财务部附件3：办公用品品申购表表申请部门门：编 号：序号名 称型号单位数量估价备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.申请人部门经理理行政人事事部经理主管副总总经办人申请日期期年 月月 日日附件4：办公用品品入库登登记表序号物品名称称型号规格格单位入库数量量单价入库时间间购买人接收人备注附件5：办公用品品领用登登记表姓名：序号名称数量日期备注序号名称数量日期备注附件6：_年_月月办公用用品月报报表序号物品名称称型号规格格单位上月结余余本月入库库当月领用用当月结余余备注数量单价数量单价数量单价数量单价附件7：_年_月_年_月办办公用品品费用统统计表单位：元元部门组别个人日常常领用费费用个人领用用非完全全消耗品品费用部门领用用办公用用品费用用设备耗材材分摊清洁用品品及其它它分摊复印、传传真用纸纸费用分分摊合计备注纸制品办公用具具制表：审核核：附件8：办公用品品丢失记记录表类别：部部门：编号号：物品名称称编号型号号丢失人单价丢失日期期财务部折折旧价：部门经理理意见：主管副总总部：总经理：备注：日期：