分支机构职场租赁装修及家具设备管理办法.docx

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1、分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置管理暂行办法为加强公司分支机构筹建期间的职场租赁、装修及家具、设备配置管理，充分体现公司优秀文化内涵，树立某良好社会形象，特制定本管理办法。第一部分分 管理理原则一、分类类管理机构筹建建期间职职场管理理分为临临时办公公职场与与正式办办公职场场两类，均均采取租租赁方式式使用。二、授权权管理(一)所所有未开开业二级级机构及及其所属属分支机机构正式式办公职职场租赁赁、装修修及家具具、设备备配置相相关事宜宜均由总总公司机机构发展展部负责责审批。筹建期期临时办办公职场场相关事宜宜，总公公司负责责审批二二级机构构；二级级机构（筹备组组）负责责审批所所属分支支机构并

2、并向总公公司报备备。上述事事宜拨款、购置置、调配配事宜由由总公司司机构发发展部负负责集中中办理。(二)本本年度已已开业的的二级机机构，经总公公司核准准于下年年度筹建的的各级分支支机构，总公司司将把其其职场、装修及及家具、设备等等相关筹建建费用列列入二级级机构下下年度财务务预算，由二级级机构在在核定标标准内审审批使用用并报备备总公司司。三、标准准控制管管理凡在既定定标准（参见附附件一）范围内内的，根根据上述述授权管管理规定定逐级报报批报备备；属超超出标准准范围的的，一律律报总公公司机构构发展部部审批。第二部分分 临时时办公职职场管理理一、临时时职场租租赁管理理（一）租租赁标准准1、租赁赁期：控控

3、制在22个月以以内。2、租赁赁用房：为宾馆或或其它公公有办公公用房。3、租赁赁费用：二级机机构控制制在3万万元以内内；三级级机构控控制在11.5万元元以内。此项费费用需报报总公司司单独下拨拨。（二）租租赁工作作流程1、分支支机构在在标准范范围内选选出备选选地点，写出签签报（参见附附件二）逐级报报批。并并附：（1）租赁临临时办公公用房有有关事项项的请示示。请请示应包包含有拟拟租办公公用房的的位置、面积、楼层、价格、配套服服务、物物业管理理及租赁赁费用预预算等方方面的内内容。（2）拟拟签订的的临时办办公用房房租赁合合同。2、临时时职场租租赁不做做现场考考察，根根据分级级授权管管理流程程，审批批核准

4、。凡凡超出规规定标准准的，需需向总公司司机构发发展部报报批。3、分支支机构筹备备组根据据批复意意见与出出租方签签定租租赁合同同并归归档。4、属特特殊原因因需延期期租赁临临时办公公用房的的，需提提前155天向总总公司机机构发展展部报批批。(三) 相关注注意事项项1、临时时办公用用房不得得进行任任何装修修。2、同城城三级机机构和四四级机构构不得租租赁临时时职场。二、临时时职场家家具、设设备配置置管理（一）家家具配置置标准：二级机机构控制制在2万万元以内内；三级级机构控控制在11万元以以内。（二）办办公设备备配置：属公司司集团采采购的，需事先先上报总总公司申申请下拨拨配发；属机构构自行采采购的，在核

5、定定标准范范围内按按照分级级授权要要求报批批报备购购置。（三）购购置费用用：在机机构筹建建费中列列支。（四）管管理要求求：机构构各类统统配、自自购物品品按照公司司资产管管理制度度进行管管理。第三部分分 正式办办公职场场管理一、正式式办公职职场租赁赁管理（一）租租赁标准准1、为合合理控制制机构成成本负担担，兼顾顾未来发发展需要要，租赁赁期以335年以以内为宜宜。2、分支支机构办办公职场场租赁面积积、费用用标准，根据机构构类别确确定（参见附附件一）。（二）租租赁工作流程程1、根据据总公司司规定的的职场租租赁的面面积、费费用标准准，分支支机构筹筹备组对对拟租赁赁办公职职场进行行实地考考察。2、分支支

6、机构需选选出两个个以上备备选地点点，写出出签报报（参参见附件件二）逐逐级报批批。并附附：（1）租赁办办公用房房有关事事项的请请示。请示应应包含有有拟租办办公用房房的位置置、面积积、楼层层、价格格以及发发展商名名称、开开发资质质、相关关房地产产有效证证件和资资料、工工程质量量监督部部门核准准的质量量等级、配套服服务、物物业管理理以及租租赁费用用测算等等方面的的内容。（2）以以总公司房屋租租赁合同同（范本）（参见见附件六六）为蓝蓝本拟定的待待签租赁赁合同。3、总公公司机构构发展部部负责派派员对二二级机构构拟租办办公用房房进行现现场考察察；三、四级机机构拟租租办公用用房的现现场考察察由总公公司派员员

7、或委托托所属二二级机构构进行。4、总公公司机构构发展部部会同有有关部门门联合审审批租租赁合同同。5、分支支公司筹筹备组根根据总公公司批复复意见与与出租方方签定租赁合合同并并归档。分支机构构办公职场场租赁操操作流程程责任部门门流程相关文件件分支机构构筹备组组职场考察上报租赁办公用房有关事项的请示派员现场考察总公司机构发展部会同相关部门联合审批分支机构根据总公司批复签订总公司关关于办公公职场的的有关规规定分支机构构筹备组组总公司机机构发展展部或二二级机构构机构发展展部办公室财务部信息技术术部人力资源源部法律稽核核质询部部总公司关关于办公公职场的的有关规规定分支机构构筹备组组总公司批复（三）相相关注

8、意意事项1、各级级各类分分支机构构办公职场场的面积积、租赁赁费用须须严格控控制在总总公司规规定的标标准额度度内，未未经总公公司批准准，严禁禁突破。2、分支支机构办办公职场场选址要求求：应尽量量选择所所在城市市金融机机构聚集集区域，职场本本身建筑筑具备良良好的广广告效应应，既要要能充分分体现公公司的雄雄厚实力力，也要要能充分分体现公公司深厚厚的文化化底蕴和和高尚的的文化品品位。同同时，职职场本身身建筑物物应具备备良好辐辐射效果果的广告告位置，便于公公司广告告的设立立和摆放放。3、车位位要求：办公职职场本身身建筑应应规划有有足够的的车位，能够为为自身和和客户提提供足够够的车位位保障服服务。各各分支

9、机机构发生生的车位位租赁费费用，由由分支机机构在总总公司下下达的年年度租赁赁费用总总额内统统筹考虑虑解决。4、租租赁合同同签约约重要注注意事项项（1）分分支机构构有关责责任人应应对拟租租办公用用房的产产权文件件及相应应手续，与原件件进行核核对，且且复印签签字确认认，并将将该等复复印件与与租赁合合同一并并传真至至上报。（2）每每年房屋屋租金建建议分两两次或多多次支付付；违约约金不要要超过当当期应付付租金的的日万分分之二点点一；（3）应应争取取取得45560日日的装修修期（免免租期）；（4）应应有我方方提前退退租不视视为违约约的条款款，如“租赁期期内，乙乙方如要要求提前前终止本本合同，应当提提前9

10、00日书面面通知甲甲方，本本合同即即至该通通知载明明的日期期终止，双方互互不承担担违约责责任，否否则视为为乙方违违约。”二、正式式办公职职场装修修管理（一）实实行分类类管理1、分支支机构办办公职场场装修分分为总公公司指定定装修与与不指定定装修两两类。2、指定定装修：由总公公司统一一委托南南京金陵陵装璜装装饰公司司进行装装修。二二级机构构原则上上采取指指定装修修方式。3、不指指定装修修：由分分支机构构在当地地通过公公开招投投标方式式选定装装修公司司。（1）参参与招标标的装修修公司资资质必须须达到二二级资质质，数量量不得少少于两家家。（2）装装修方案案、装修修费用和和装修公公司的确确定，必必须逐级

11、级上报总总公司机机构发展展部核准准。（3） 20万万元以上上的装修修工程由由总公司司机构发发展部派派员参与与开标并并确定中中标公司司；20万元元以下的的由二级级机构（筹备组组）负责责开标并并确立中中标公司司，报总公公司机构构发展部部核批。（二）装装修工作作流程1、所有有分支机机构筹备备组与装装修公司司共同制制订职场场装修方方案和装装修费用用预算，行签签报报报总公司司核准；装装修费用用预算应应将装饰饰工程、消防工工程、综综合布线线之外的的其他分分项工程程（如监监控系统统、门禁禁考勤系系统、1110联联动系统统等）分分别做出出项目预预算。2、总公公司机构构发展部部会同有有关部门门核准批批复装修修方

12、案。3、根据据总公司司批复，分支机机构筹备备组以总总公司建筑装装饰工程程施工合合同（范范本）（参见见附件七七）为蓝蓝本，与与装修公公司签订订装修合合同，实施装装修工程程。 4、分支支机构筹筹备组指指定专职职责任人人负责监监督装修修工程进进度与质质量。 5、工程程验收：按照建筑装装饰工程程竣工验验收报告告（参参见附件件八）有有关要求求进行验验收。其其中，220万元元以上的的装修工工程总公公司会同同分支机机构对装装修工程程进行验验收。220万元元以下的的由二级级机构（筹备组组）负责验验收。6、装修修完工后后，由装装修公司司提供完完整的竣竣工决算算资料，经分支支机构予予以确认认逐级上报报总公司司，由

13、总总公司统统一安排排审计结结算及备案。分支机构构办公职场场装修操操作流程程责任部门门流程相关文件件分支机构构筹备组组工程验收，结算报告审查对装修工程进行全过程监督招标、开标并确定装修公司总公司机构发展部会同相关部门联合审查并批复上报职场装修方案和费用预算方案总公司关关于办公公职场装装修的有有关规定定机构发展展部办公室财务部人力资源源部法律质询询部总公司关关于办公公职场装装修的有有关规定定职场装装修方案案费用预预算方案案分支机构构筹备组组招标说说明书投标说说明书分支机构构筹备组组工程监监理合同同总公司会会同分支机构构筹备组组（三）相相关注意意事项1、装修修风格：“规范，统一，简洁，明快，大方，实

14、用”。须准确展现现公司的的企业形形象和文文化内涵涵。（1）职职场装修修整体色调调，应严严格符合合公司司品牌视视觉识别别VI系系统使用用管理规规定的的要求，充分体体现黄、灰组合合的色调调风格；同时，严格规规范使用用企业统统一标识识，形成成公司统统一完整整、健康康向上的的良好形形象。（2）分分支机构构应按照照公司形象识识别手册册规范范设置公公司楼体体外统一一标识牌牌；同时应在在职场入入口处醒醒目区域域设置公公司形象象标识、指引牌牌。（3）分分支机构构应按照照公司形象识识别手册册的规规范要求求，设置置统一风风格和样样式的接接待台和和背景板板。2、费用用控制：（1）各各分支机机构要本本着勤俭俭节约的的

15、原则严严格控制制装修费费用，装装修工程程预算必须须控制在在总公司司核定最最高费用用额度的的90%内，剩余余10%额度预预留作为为工程增增项额度度。（2）对对装修费费用的控控制，必必须严格格按总公公司制定定的标准准执行，不得擅擅自提高高标准和和增加项项目。3、装修修面积和和装修标标准须报报经总公公司机构构发展部部核准。装修工工程设计计方案及及概预算算，须经总、分公司司核准确认认。4、独立立办公室室使用面积积标准：二级分分公司负负责人房房间控制制在500 m以内，班子成成员控制制在255 m以内；三级机机构负责责人房间间控制在在40 mm以内，班子成成员及四四级机构构负责人人控制在在20 mm以内

16、；各级部部门负责责人房间间控制在在10 m以内。5、在装装修过程程中，原原则上不不得调整整设计方方案。若有特特殊情况况或实际际需要变变更的，需出具变变更说明明书，经经总公司司机构发发展部批批准后方方可实施施 6、装修修款支付付：原则则上按进进度付款款，但需需各级分支支机构（筹建）主要负负责人签签字确认认，逐级级上报总总公司机机构发展展部，由由总公司司统一支支付。7、各分分支机构构应注意加强强与装修修公司的的沟通与与协作，积极配配合，及及时自理理好外部部环境关关系，确确保装修修进度。8、装修修时间控控制：省省级公司司毛坯房房原则上上45天天完工；三级机机构毛坯坯房原则则上35天完完工；省省级公司

17、司改装房房原则上上30天天完工；三级机机构改装装房原则则上200天完工工。三、正式式职场办办公家具具配置管管理（一）配配置标准准：（参见见附件一一）1、该费费用标准准包含机机构所有有人员工工位和会会议室、洽谈室室、接待待室等公公共区域域办公家家具的配配置费用用。2、二、三级机机构办公公家具由由总公司司统一购购置配发发。3、四级级机构可可参照配配置标准准及样式式，坚持持“从人节俭”原则，报经所所属二级级机构核准准，在当当地自行行购置。（二）配配置工作作流程1、逐级级报批：分支机机构办公公职场所所需办公公家具，由分支支机构筹筹备组按按照总公公司核定定的人员员编制填填写分分支机构构办公家家具需求求表

18、（参见附件件三）逐级上上报总公公司。2、统一一购置：总公司司机构发发展部会会同有关关部门审审定机构构需求后后，按照照分类确确定的费费用标准准由总公公司向公公开招标标确定的的家具供供应商，统一订订购和配配置。3、配发发验收：（1）由由家具供供应商直直接发货货到分支支机构订订单指定定收货地地点，并并安排服服务人员员上门安安装及提提供售后后服务。（2）分分支机构构安排专专人负责责家具验验收。按按照家家具验收收程序及及标准（参见见附件四四）在家家具供应应商完成成正常安安装调试试后进行行验收并并在验验收回单单（参参见附件件五）上签签字确认认并加盖盖公章。4、家具具款支付付：分支支机构将将验收收回单逐级报

19、报至总公公司机构构发展部部后，由由总公司司统一支支付。（三）相相关注意意事项1、办公公家具配配置应严严格遵照照“简洁、节俭、从从人”原则。2、工位位预留：人员工工位安排排参照总公公司人力力资源部部核定的的编制、实际到到位人员员数量，二二级分公公司预留留8个以内，三三级机构构预留66个以内内。四、正式式职场办办公设备备配置管管理（一）配配置标准准（参见见附件一一）：根根据分支支机构人人员编制制规模配配置。（二）购购置方式式：大额额办公设设备由总公司司统一招招标团购购；普通通办公设设备由分分支机构构参照配配置标准准自行购购置。（三）审审批流程程：属公公司集团团采购的的，需以以签报形形式报经总公司司

20、核准下拨拨配发；属机构构自行采采购的，在核定定标准范范围内购购置并逐逐级报备备（二级级机构报备备总公司司机构发发展部；三、四四级分支支机构报报备所属属二级机机构），其购购置费用用在筹建建费中列列支。（四）管管理要求求：机构构各类统统配、自自购物品品按照公公司资产产管理制制度进行行管理。本暂行办办法自发发文之日日起执行行。由总总公司机机构发展展部负责责解释。二五五年十一一月二十十日附件二：分支机构构筹建事事宜签报报签报单位位主送部门门机构经办办人联系电话话签报事项项1、需要要报批事事项主要要内容：2、相关关附件：机构审批批意见分支机构构负责人人意见二级机构构财务部部意见二级机构构其他部门门会签意

21、见见二级机构构负责人人意见总公司审审批意见见机构发展展部意见见法律稽核核质询部部意见财务部意意见信息管理理部意见其他部门门会签意见见总裁室意意见注：此表表用于办办理分支支机构办办公职场场租赁、装修及及家具、设备配配置等报报批事宜宜。附件三：办公家具具订货确确认单订货单位位：某财产保保险股份份有限公公司 日日期：图号家具名称称 商 标规格型号号 基 料 数量单价总价油漆颜色色名称 等级 合计金额额(人民民币大写写)：送货地点点安装地点点送货时间间安装时间间安装人员员联系电话话收货验收收人身份证号号码联系人电话、手手机填报人： 审批批人：附件四：办公家家具验收收程序及及标准一、送货货1、家具具供应

22、商商：按照照订货货确认单单，事事先确认认送货货时间、地点、安安装时间间、地点点2、订货货单位：按照订货确确认单相关证证件，确确认服务务公司委委派之安安装人员员。二、拆箱箱1、指定定验收人人确认封封装箱之之材质良良好，非非不良材材质制造造；外观观基本保保持完好好，无严严重破损损。2、指定定验收人人确认封封装箱内内货物按按型号完完整无缺缺-按照照设备备验收单单3、指定定验收人人确认封封装箱内内货物完完好无损损。三、安装装1、指定定验收人人确认办办公家具具安装过过程规范范，无人人为硬性性撬损、划损现现象（正正常翻撬撬除外）。2、指定定验收人人确认所所有零配配件均安安装到位位，无遗遗漏。3、指定定验收

23、人人确认办办公家具具外观保保持良好好，并全全部安装装或移交交给指定定验收人人。4、指定定验收人人确认办办公家具具安装完完毕后安安装人员员整理现现场，保保持原有有办公环环境。5、指定定验收人人确认安安装人员员在培训训时用语语规范、清晰、态度良良好。指指定验收收人确认认在调试试完毕后后保留安安装人员员之有效效联络方方式。附件五： 办公公家具验验收回单单用户单位位： 交交货日期期：交货地点点： 验验收确认认日期：签收产品品清单：品名数量单价金额订单编号号验收项目目：产 品型 号产 品品序 列 号产品配件件是否齐齐全完好好产 品 是否 安 装产品运行行测试情情况是否否合格备 注注验收结论论：用户单位位

24、：(盖 章)收货验 收 人人：验收条款款：送货人人必须根根据收货货人的身身份证等等有效证证件进行行确认后后方可交交货。在在供货单单位完成成正常安安装调试试后，用用户单位位按照验收标标准在在5个工工作日内内完成验验收，并并在供货货单位开开具的验收回回单上上签字确确认并加加盖公章章即视为为对签约约产品验验收合格格。用户户单位如如有异议议应在此此期限内内以书面面方式向向供货单单位提出出，对于于验收不不合格产产品，供供货单位位必须及及时更换换。用户户单位未未能履行行上述约约定手续续或者义义务的，供货单单位有权权拒交货货物，并并不承担担因此导导致的延延迟交货货的责任任。若供供货单位位在用户户单位手手续不全全的情况况下交货货，因此此造成供供货单位位的货物物丢失，由供货货单位负负责赔偿偿。用户户单位无无法对全全部货物物进行验验收时，须对已已验收部部分按合合同约定定价格交交付相应应之货款款。 此此单填写写完全后后传回至至供货公公司 供货公司司信息(供货公公司填写写)单位： 联系人人：开户银行行： 联联系电话话：帐号： 传真：17