房地产公司行政后勤管理条例.docx

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1、行政后勤勤管理条条例为规范和和提高公公司的行行政效率率和后勤勤资源使使用效果果，适应应公司发发展的需需要，特特制定本本规定。本规定未未列明的的事项，按照有有相关行行政权的的机构或或职务的的决策执执行。本制度适适用于某某某房地地产开发发有限责责任公司司，集团团其它企企业可以以参照本本制度执执行。本条例由由行政后后勤部负负责管理理和解释释。第一章 会议议及会议议室管理理第一条 总经经理办公公会：是是由总经经理本人人或委托托人定期期召开的的工作例例会。一、参加加人员为为总经理理、行政政总经理理、财务务总经理理、项目目总经理理及相关关的部门门负责人人。二、时间间原则上上定为每每周五下下午。三、例会会由

2、行政政后勤部部转发通通知，并并安排时时间、地地点；参参会人准准备会议议议题。四、会议议纪要由由行政后后勤部负负责整理理；并于于次周一一呈总经经理审阅阅后发放放至各有有关部门门。第二条 部门门例会：是由各各部门负负责人定定期召开开的工作作例会。例会时间间由各部部门根据据部门工工作特点点合理安安排，原原则为不不影响日日常工作作的正常常进行。第三条 部门联联席会议议：是由由总经理理或行政政总经理理、财务务总经理理、项目目总经理理发起召召开的跨跨部门协协调、协协作专题题会议。会议由行行政后勤勤部转发发通知，并安排排时间、地点。会议纪纪要由行行政后勤勤部负责责整理；并于次次周一呈呈总经理理审阅后后发放至

3、至各有关关部门。第四条 会议室管管理会议室由由行政后后勤部负负责管理理，各部部门如因因会议需需要使用用公司会会议室，须事先先向行政政后勤部部登记申申请，由由行政后后勤部统统筹安排排。第二章 印章章及介绍绍信的使使用与管管理第一条 公司各类类印章的的管理单单位为行行政后勤勤部，公公司所有有印章须须在行政政后勤部部办理印印模备案案；第二条 公司印章章、公司司合同专专用章由由总经理理负责保保管；第三条 公司财务务专用章章及相关关印鉴由由财务总总经理负负责，并并按照财财务安全全管理要要求指定定经总经经理核准准的专人人保管；第四条 公司其它它业务专专用章由由行政总总经理负负责，并并指定专专人保管管；第五

4、条 公司印章章的使用用，须经经总经理理或其授授权人核核准，并并在行政政后勤部部备案登登记；第六条 公司合同同专用章章的使用用，首先先必须按按照合同同审核流流程完成成审核后后，经总总经理或或其授权权人核准准，并在在行政后后勤部备备案登记记；第七条 公司财务务专用章章非财务务专用的的使用，须经总总经理或或其授权权人核准准；并在在行政后后勤部备备案登记记；第八条 公司其它它业务专专用章的的使用，须经行行政总经经理或其其授权人人核准；并在行行政后勤勤部备案案登记；第九条 公司各类类印章的的刻制，由需求求部门提提出申请请，经总总经理核核准后由由行政后后勤部统统一办理理；第十条 公司各类类印章的的废止或或

5、更换，由管理理部门提提出申请请，经总总经理核核准后由由行政后后勤部统统一办理理，并按按照法律律程序要要求由行行政后勤勤部办理理公告申申明；第十一条 介绍信（含加盖盖公司印印章的便便函）由由行政后后勤部统统一登记记备案管管理；第十二条 领用空白白介绍信信（含加加盖公司司印章的的空白便便函）须须经分管管领导审审核，总总经理核核准；使使用完毕毕返回公公司3个个工作日日内，到到行政后后勤部核核销，核核销内容容包括：一、 交回未使使用介绍绍信（含含加盖公公司印章章的便函函）；二、 已使用介介绍信（含加盖盖公司印印章的便便函）的的使用登登记；第三章 保密密管理第一条 公司保密密管理范范畴：财财务凭证证、会

6、计计账簿、员工档档案、经经济合同同、会议议纪要、内部管管理制度度、客户户资料及及档案、规划方方案及设设计图纸纸、内部部文件等等均属公公司保密密管理范范畴；第二条 公司保密密分三级级：秘密密、机密密、绝密密；密级级的划分分标准由由行政总总经理制制订，总总经理核核准；第三条 凡划分为为保密管管理的文文件、资资料，按按照密级级在文件件、资料料的第一一页加盖盖密级章章；第四条 秘密级文文件、资资料的查查阅须经经行政总总经理核核准；借借阅须经经总经理理核准；第五条 机密及绝绝密级文文件、资资料的查查阅须经经总经理理核准，不得借借阅；第六条 保密工作作的管理理单位为为行政后后勤部；并负责责对员工工进行保保

7、密培训训。第四章 行文文、办文文规定第一条 根据有利利于工作作、有利利于归档档、有利利于保密密的文秘秘工作原原则，对对公司的的行文工工作程序序和格式式做统一一要求，以便逐逐渐建立立起规范范化的行行文工作作程序。第二条 行文规则则一、 不越级行行文；二、 呈报的公公文应一一文一事事；三、 正式行文文及签署署合同的的均应使使用公司司的全称称。第三条 行文格式式与要求求一、 无论对外外、对内内的行文文要使用用统一的的文发纸纸和文件件审批表表；二、 标题简要要明确，注明文文件种类类（发文文、请示示、合同同审查及及其他）；三、 抬头（部部门、称称呼、职职务）要要注明报报送单位位；第四条 行文、发发文文号

8、号一、 对外行文文编号为为：（字字型为标标宋，字字号为四四号）某某文年度第*号二、 内部行文文编号统统一为：（字型型为标宋宋，字号号为小四四号）某某（人人）文年度字第*号号某某（办办）文年度字第*号号第五条 凡正式打打印的文文书，一一律使用用公司统统一格式式 。第六条 凡上报政政府部门门的文书书、其大大标题使使用标宋宋体，小小标题使使用黑体体，正式式使用仿仿宋体，其他文文书可使使用宋体体、隶书书和楷体体。第七条 行文及发发文程序序一、 对外行文文由拟稿稿人拟稿稿、打印印后，填填写文件件审批单单，交由由行政后后勤部和和各拟稿稿部门负负责人核核稿、登登记、编编号后，转呈公公司总经经理签发发，行政政

9、后勤部部存档。二、 以公司名名义向公公司内部部发通知知、决定定等内部部行文，由承办办部门拟拟文、打打印、核核稿，经经总经理理签发后后，由行行政后勤勤部登记记、编号号发送。三、 公司下属属部门向向公司系系统发出出请示文文件的内内部行文文，由承承办人以以部门名名义拟文文、打字字、核稿稿，填写写“文件审审批表”，经部部门负责责人签字字同意后后，交行行政后勤勤部登记记编号转转送。经经总经理理审阅签签字后，行政后后勤部根根据批示示意见下下发到有有关部门门并存档档。四、 部门之间间备忘录录等内部部行文，由承办办人拟稿稿、打印印、核稿稿，经部部门负责责人签字字同意后后，交行行政后勤勤部登记记，转送送有关部部

10、门和上上级负责责人并存存档。第八条 收文办理理程序一、 凡署名公公司的函函电，由由行政后后勤部拆拆封、登登记，并并按业务务部门分分拣，转转送公司司领导或或有关部部门。二、 凡署名部部门或个个人的函函电，由由行政后后勤部分分发至部部门或个个人。第五章 钥匙管管理为了保证证公司各各项工作作的正常常运行，保障公公司内部部联络快快捷、畅畅通，加加强钥匙匙的管理理，特制制定以下下办法：第一条 各部室、宿舍及及办公桌桌、柜等等钥匙原原则上由由行政后后勤部统统一配置置，任何何员工无无权私自自配置，特殊情情况需请请示主管管领导批批准同意意方可配配置。第二条 各部室、宿舍及及办公桌桌、柜等等钥匙由由行政后后勤部

11、统统一登记记、发放放。第三条 持钥匙人人持钥匙匙期间若若出现丢丢失、失失窃、机机密走失失等情况况，由持持钥匙人人负责。第四条 会议室、小餐厅厅等公司司公共场场所的钥钥匙由行行政后勤勤部统一一保管，各部、室如有有需要，需向主主管领导导申请，获准方方可登记记借用。第五条 各部室、宿舍钥钥匙行政政后勤部部均有备备份、留留存，以以备急用用。第六条 行政后勤勤部指定定有高度度的责任任心，具具备良好好的思想想品德的的专人管管理钥匙匙；并有有权对公公司员工工的钥匙匙管理情情况做不不定期检检查。第六章 计算机机及网络络管理规规定第一条 计算机及及网络管管理实施施专人负负责制，每台计计算机由由专人来来负责。第二

12、条 计算机的的负责人人定期对对机器进进行擦拭拭，确保保荧光屏屏与机箱箱无灰尘尘。第三条 未经过主主管领导导同意，不可以以向计算算机乱安安装软件件，未经经计算机机负责人人同意不不许使用用他人计计算机。第四条 计算机共共享资源源不许乱乱改乱删删，要正正确对计计算机进进行操作作。第五条 在不使用用计算机机时要关关闭主机机和显示示器，断断开电源源，做到到人走机机器关。第六条 个人不许许私自将将计算机机机箱拆拆开，如如私自拆拆开机箱箱出现的的后果由由本人负负责。第七条 计算机出出现故障障应及时时找管理理员，修修理计算算机时计计算机负负责人要要在场，修理完完计算机机要填写写计算机机维修单单。第八条 如果计

13、算算机需要要安装软软件时，计算机机负责人人要填写写申请安安装软件件单，经经主管领领导同意意并签字字后找计计算机管管理员安安装所需需要的软软件。第九条 在操作计计算机遇遇到问题题的时候候要找管管理员，以免造造成不必必要的故故障。第十条 计算机负负责人对对计算机机要保管管好，如如有人为为损坏按按原价赔赔偿。第十一条 每月由管管理员对对计算机机进行系系统测试试，测试试每台计计算机的的性能。第十二条 每月由管管理员对对计算机机软件使使用情况况进行检检查一次次，测试试软件能能否正常常运行。第十三条 每周由管管理员对对计算机机的卫生生情况进进行一次次检查，看计算算机上有有无灰尘尘。第十四条 每月由管管理员

14、检检查一次次计算机机的配件件，如发发现丢失失按原价价赔偿，如果发发生人为为损坏视视情节轻轻重予以以20%600%处罚罚。第七章 档案管管理第一条 档案管理理工作的的管理单单位为行行政后勤勤部；第二条 公司设立立四个档档案管理理点，分分管公司司各类文文件、资资料档案案；工程程技术部部负责工工程建设设过程所所需各类类文件、资料及及制度的的建档及及管理；人力资资源部负负责公司司所有人人员及制制度的建建档及管管理；财财务部负负责所有有财务文文件、资资料及制制度的建建档及管管理；行行政后勤勤部负责责其他文文件、资资料及制制度的建建档及管管理，同同时负责责其他部部门移交交档案的的管理；第三条 当文件、资料

15、在在归属管管理上出出现分歧歧时，由由行政总总经理裁裁定；第四条 各档案点点管理的的文件、资料及及制度各各部门不不得随意意处置；由行政政后勤部部定期归归档统一一处理第五条 行政后勤勤部有权权随时抽抽查或检检查各档档案点的的档案管管理情况况；并有有权出具具档案管管理整改改意见提提交总经经理办公公会；第六条 各档案管管理点的的管理细细则，由由行政后后勤部会会同各档档案管理理点的管管理部门门制订，经行政政总经理理批准后后实施。第八章 书籍、刊物借借阅流通通管理第一条 凡在行政政后勤部部借阅书书籍、刊刊物的人人员，都都需履行行登记手手续。第二条 借阅期为为一周，若因需需要不能能按期归归还者，需办理理续借

16、手手续。第三条 借阅者因因事离开开公司、出差或或外出之之前，应应将所借借书籍归归还行政政后勤，以利流流通周转转，否则则过时按按超期处处理。第四条 超过期限限收取超超期费，每本00.500元/日日。第五条 借阅书籍籍应当面面检查，如发现现缺页、污损等等请及时时向管理理人员说说明，由由负责借借阅人员员加盖印印记，否否则，还还书时，如发现现损坏、缺页、裁剪等等应由借借书人负负责。第六条 丢失书籍籍按原价价23倍赔赔偿。能能购得原原书籍的的尽可能能用新书书赔还。丢失成成套书中中一册或或数册的的需按全全套书价价格赔偿偿。罚款款交纳手手续限在在半个月月内办完完，若催催罚无效效，通知知财务部部从下月月工资中

17、中扣除。第七条 借阅者在在借阅过过程中需需切实爱爱护书籍籍，不得得撕毁、乱涂乱乱画、裁裁剪书籍籍，一经经发现，处以罚罚款，每每本510元元直至原原价。第八条 书刊管理理机构为为行政后后勤部并并指定专专人负责责。第九章 通讯器器材使用用及管理理第一条 手机及BBP机为提高工工作效率率，保证证公司高高级管理理人员及及个别重重要岗位位上的员员工与公公司总部部联络畅畅通，公公司将根根据工作作需要为为高层管管理人员员或个别别重要岗岗位上的的员工配配备手机机及BPP机。第二条 手机的配配备根据工作作需要，手机将将配备到到公司下下属各部部部门经经理一级级。如确确有特别别项目需需要，可可以给某某些岗位位上的个

18、个别人员员破例配配备手机机，但需需要由部部门负责责人填写写申请报报告交行行政后勤勤部，由由行政后后勤部上上报到总总经理批批准。当当项目结结束或人人员调离离项目后后，手机机应立即即交回行行政后勤勤部。第三条 BP机的的配备如有个人人无条件件解决又又确有工工作需要要者，BBP机可可配备到到主管岗岗位。如如个别人人员因岗岗位需要要配备BBP机，各部门门须填写写申请报报告交行行政后勤勤部，由由行政后后勤部送送至该部部门负责责人签字字后，并并在总经经理办公公会上通通报。第四条 配备手机机和BPP机的手手续凡持有公公司配备备的手机机、BPP机者，需与行行政后勤勤部办理理借用手手续，当当持有者者的职务务或工

19、作作性质发发生变化化时，需需将手机机、BPP机交回回行政后后勤部。第五条 手机和BBP机的的使用凡持有公公司配备备的手机机、BPP机者，应使其其通讯器器材自66:300222:000保持开开通状态态，有义义务随时时回复公公司的传传呼或电电话。个个别重要要岗位的的人员将将根据工工作需要要由行政政后勤部部通知全全天244小时开开机。第六条 通讯器材材的保管管及修理理一、所有有持有公公司配备备的通讯讯器材者者，都有有责任义义务对其其妥善保保管、爱爱护，严严禁将通通讯器材材转借他他人使用用，如违违反规定定，公司司将酌情情处置。二、当通通讯器材材在使用用中受到到损害，持有人人应立即即报告行行政后勤勤部，

20、由由行政后后勤部统统一负责责修理，并视具具体责任任原因而而决定当当事人是是否需要要承担责责任。三、凡有有遗失通通讯器材材的现象象发生，由责任任者个人人负责按按实价酌酌情赔偿偿。第七条 电话管理理公司各部部门配备备的办公公电话及及配备到到个人的的手机只只能因公公使用，公司的的办公电电话实行行IC卡卡管理，每月由由行政后后勤部对对员工的的电话费费额汇总总，员工工通话时时应言简简意赅、厉行节节约，IIC卡各各自保管管，遗失失照价赔赔偿并申申请补办办。打国国内电话话需经过过部门负负责人的的批准同同意，在在指定的的电话机机通话后后在行政政后勤部部长途电电话登记记簿上登登记，并并注明通通话性质质（因公公因

21、私私）。行行政总经经理、财财务总经经理、项项目总经经理及以以上级别别岗位人人员因工工作特点点不受此此限制。国内长长话登记记簿由行行政后勤勤部专人人管理。第八条 通讯费用用的管理理行政后勤勤部每月月对所有有的电话话账单、长途电电话登记记簿做出出监督、检查、汇总并并及时上上报。对对不正常常的电话话费用的的出现，行政后后勤部将将有权责责令当事事人做出出解释，并视具具体情况况令当事事人承担担电话费费用。公司批准准和配备备的因公公使用的的手机，手机费费每月定定额为2200元元，超过过2000元时报报销2000元，多余话话费自理理；不足足2000元时，按收据据上实际际话费报报销。公司批准准和配备备的因公公

22、使用的的BP机机，BPP机费每每年由行行政后勤勤部统一一汇总、缴纳。第十章 办公用用品的管管理第一条 公司日常常办公用用品由各各部门员员工按月月提出计计划，填填写办公公用品申申领单，由部门门负责人人签字后后，送行行政后勤勤部，由由行政后后勤部统统筹购买买，无计计划的一一律不发发放。各各部门计计划应于于每月前前10天天报行政政后勤部部并于每每月5号号发放。第二条 原则上日日常用品品每月发发放一次次。领用用办公用用品的地地点为行行政后勤勤部。第三条 各部门所所报计划划要本着着实际需需要严格格控制，如有浪浪费现象象，行政政后勤部部有权进进行删减减。第四条 行政后勤勤部建立立公司办办公用品品购置、使用

23、档档案，凡凡属公司司购置的的办公用用品均应应登记入入册，同同时注明明领用情情况。此此项工作作由行政政后勤部部指定专专人负责责。第五条 公司办公公用品由由行政后后勤部统统一购置置，日常常办公用用品有一一定的库库存，对对专业办办公用品品零库存存。部门门因特殊殊情况需需要自行行购置时时，需经经行政后后勤部批批准，并并按规定定进行登登记。第六条 分配至各各部门使使用的办办公用品品要专人人管理，不得无无故缺损损，任何何部门不不得擅自自与其他他部门调调换。第七条 办公用品品中耐用用品的发发放，除除首次领领取外，应以旧旧换新。第八条 个人使用用的办公公桌、椅椅、柜、计算器器等办公公用具由由个人保保管使用用，

24、人员员调动时时，由行行政后勤勤部负责责清点收收回并做做好回收收、分配配、增减减登记。第九条 各部门闲闲置的办办公用品品，应上上交行政政后勤部部统一保保管。第十条 办公用品品（价格格在200元以上上的）正正常使用用发生的的损坏时时，要及及时的向向行政后后勤部报报告，由由行政后后勤部安安排修理理，如不不报告或或擅自将将损坏的的办公用用品丢弃弃，使用用者个人人按非正正常使用用损坏照照价赔偿偿。第十一条 公司对办办公用品品的使用用情况，实行年年内不定定期检查查，年末末普查的的检查制制度，检检查工作作由行政政后勤部部负责。第十一章章 礼品品管理第一条 礼品的收收受及较较贵重的的礼品的的发送均均由行政政后

25、勤部部统一管管理。第二条 凡因工作作关系个个人或部部门收到到的礼品品，应将将所收礼礼品上交交行政后后勤部，由行政政后勤部部办理登登记，由由公司对对礼品进进行统一一支配。第三条 凡因工作作关系要要送出的的较贵重重的礼品品（10000元元以上），需经经总经理理批准，公司统统一调配配或购买买后，交交行政后后勤部办办理领用用手续。第十二章章 机动动车使用用管理第一条 为了对公公司的机机动车辆辆实行统统一管理理，加强强对机动动动车辆辆的使用用管理，特制定定本规定定。 第二条 因业务发发展的需需要，公公司车辆辆可阶段段性的配配备给公公司的下下属各部部门，配配备的车车辆由部部门负责责人负责责调派。第三条 遇

26、有公司司的重要要活动，行政后后勤部可可无条件件地调用用配备给给部门用用的车辆辆。第四条 某些部门门因业务务需要，出现突突发性用用车情况况，行政政后勤部部可在部部门间局局部协调调调配车车辆，各各部门应应以公司司利益为为重，互互相配合合。第五条 任何部门门和个人人不能利利用工作作之便，公车私私用。第六条 司机未经经公司行行政后勤勤部批准准不得将将机动车车私自开开回家，否则发发生车辆辆被盗或或损坏，造成经经济损失失由司机机承担。第七条 为确保公公司人员员及车辆辆的安全全，公司司要求各各部门使使用车辆辆一定要要由专职职司机驾驾驶；对对于一切切由非专专职司机机（包括括部长及及所有员员工）驾驾驶的公公司车

27、辆辆所发生生的交通通事故，其经济济损失及及人身安安全责任任均由专专职司机机承担。第八条 发生公司司车辆被被盗事件件，追究究直接责责任人的的责任。第九条 直接责任任人的定定义为：车辆停停放在公公司办公公楼前，直接责责任人为为驾驶员员和公司司行政负负责人；车辆停停放在其其他地点点，直接接责任人人为驾驶驶员。第十三章章 交通通安全和和驾驶员员的管理理第一条 行政后勤勤部要定定期的组组织司机机进行交交通安全全宣传教教育，让让司机们们建立安安全行车车意识，自觉的的遵守交交通法，牢记驾驾驶员的的行车规规范，杜杜绝“十二种种严重违违章行为为”，不发发生任何何事故。第二条 加强对车车辆的管管理，保保证车辆辆的

28、完好好状态，做好车车辆的换换季保养养，为每每辆车建建立保养养档案，司机班班每月公公布油耗耗、维修修费。第三条 事故性质质的划分分一. 造成责任任事故损损失费在在10000元30000元为为一般事事故；二. 造成责任任事故损损失费在在30000元60000元为为大事故故；三. 造成责任任事故损损失费在在60000元90000元为为重大事事故；四. 造成责任任事故损损失费在在90000元以以上的为为恶性事事故；第四条 处罚一. 司机凡因因违章、违纪受受处罚，罚款单单不得报报销。二. 凡有一般般事故、大事故故、重大大事故、恶性事事故的责责任司机机取消当当年的安安全奖和和评选年年度先进进的资格格。三.

29、 机动车驾驾驶员责责任事故故处罚标标准事 故 性 质质赔偿经济济损失一般事故故5%220%大事故5%220%重大事故故5%220%恶性事故故5%220%第五条 非司机开开车、司司机酒后后开车造造成的事事故，由由肇事人人赔偿全全部经济济损失。第六条 造成责任任死亡的的事故，按国家家有关规规定执行行。第七条 司机请假假需提前前办理手手续，由由部门负负责人签签字，行行政总经经理批准准方可执执行。第八条 根据公司司现有情情况，公公司决定定“红旗”、“金杯”车由专专职司机机驾驶，“奔驰”车为董董事长专专用车，“桑塔那那”为副总总经理专专用车，各车原原则上不不串用。如遇特特殊情况况，需经经专车领领导或行行

30、政后勤勤部批准准后方可可调用。第九条 行政总经经理、财财务总经经理、项项目总经经理及以以上级别别领导外外出用车车无需填填写“因公外外出、用用车申请请单”，但如如司机随随行，司司机必须须经行政政后勤部部批准后后方可出出车并在在出车后后填写“因公外外出、用用车申请请单”司机栏栏。 第十条 公司员工工公出用用车，司司机必须须见“因公外外出用车车申请单单”才能出出车，该该单必须须有主管管总经理理签字及及行政后后勤部调调配意见见；如主主管总经经理未在在，经行行政后勤勤部签字字同意后后可以出出车，但但回来后后必须找找主管总总经理补补签。第十一条 行政后勤勤部负责责安排司司机工作作内容及及对其进进行考勤勤和

31、月度度考核，其他如如车辆常常规保养养和司机机常规安安全教育育培训等等由北京京某某科贸贸有限公公司统一一安排。第十二条 司机外出出行车如如未按本本规定执执行，给给公司造造成损失失，视情情节轻重重按有关关规定给给予处罚罚；同时时对表现现优秀者者给予奖奖励。第十四章章 合同同档案管管理第一条 除劳动用用工合同同外，其其他所有有合同原原件由行行政后勤勤部统一一建档、归档及及管理；第二条 行政后勤勤部根据据合同密密级对合合同实施施管理；第三条 机密级以以上（含含）合同同由行政政后勤部部根据合合同执行行需要；制作合合同简本本，提供供合同执执行部门门使用；第四条 秘密级合合同经行行政总经经理核准准后可借借阅或复复印；机机密级以以上（含含）合同同由行政政总经理理核准后后，可在在行政后后勤部查查阅，但但不得借借阅或复复印；经经总经理理核准后后可借阅阅，但不不得复印印。第五条 所有合同同的借阅阅、查阅阅或复印印，无论论任何人人必须在在行政后后勤部办办理借阅阅、查阅阅或复印印备案。