ISO9002-全套制度及业务流程之会议制度.docx

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1、26会会议制度度1 目的和范范围: 会议是是公司内内部沟通通的最有有效方式式之一，建建立会议议制度目目的在于于规范各各种会议议的组织织筹备、信息收收集、信信息沟通通、会议议记录、会议纪纪要发放放、会后后跟踪落落实等工工作，以以提高会会议效率率、形成成顺畅的的沟通渠渠道，从从而有利利于持续续有效的的制度化化改进。其范围围涵盖公公司内的的各种会会议以及及公司员员工外出出参加的的会议。2 职责2.1 总经理理/副总经经理2.1.1主持持经理例例会、公公司专题题会议、管理评评审会议议、全体体员工大大会；2.1.2指定定专人追追踪经理理例会事事项的落落实情况况；2.1.3 经理例会会后,指定专专人整理理

2、会议记记录,形成并并发放会会议纪要要；2.1.4参加加相关会会议。2.2 总总经理室室2.2.1总经经理秘书书负责经经理例会会的通知知、召集集；总经经理室有有关人员员参加经经理例会会。2.2.2总经经理室通通知召开开公司员员工大会会；2.2.3组织织召开公公司专题题会议；2.2.4负责责组织与与质量管管理体系系有关的的会议；2.2.5总经经理室副副主任负负责经理理例会和和公司专专题会议议的会议议记录、会议纪纪要发放放、会议议布置工工作执行行情况的的追踪、落实和和反馈等等工作。 2.3 各各部门2.3.1经理理例会前前向总经经理室递递交本部部门工作作周记，部部门正职职经理和和项目部部正职经经理参

3、加加经理例例会，布布置执行行会议安安排工作作；2.3.2 部门经理理主持召召开本部部门周会会，负责责周会精精神在本本部门内内部的沟沟通；2.3.3 业务主管管部门负负责业务务专题会会议的召召开，并并组织相相关部门门参加；指定专专人做会会议记录录，发放放会议纪纪要、追追踪落实实会议布布置工作作；2.3.4 部门经理理、人力力资源部部经理审审定并批批准员工工外出参参加外部部会议（高高级员工工由总经经理批准准）；2.3.5 人力资源源部负责责公司员员工大会会等会议议的具体体会务安安排。3 工作流程程 33.1 会议类类别3.1.1 例会，包包括经理理例会、各部室室周会、项目部部例会、施工监监理例会会

4、等；3.1.2 专题会议议，包括括公司专专题会议议和部门门业务专专题会议议（针对对业务专专题由业业务主管管部门牵牵头组织织有关人人员召开开，如图图纸会审审会议、开标评评标会议议、合同同评审会会议等）；3.1.3 与质量管管理体系系有关的的会议，包包括内外外审首末末次会议议，内、外部审审核会议议，管理理评审会会议等；3.1.4 全体员工工大会，包包括各种种动员大大会、年年初计划划动员会会、年终终总结表表彰会等等；3.1.5 其他内部部会议；3.1.6 外部会议议：指公公司员工工外出参参加的由由政府、行业协协会和其其他组织织机构主主办的各各种会议议。3.2 会议组织织流程3.2.1例会会3.2.1

5、.11经理例例会A经理理例会由由总经理理/副总经经理主持持，总经经理秘书书负责召召集，原原则上每每两周一一次。与与会人员员为各部部室正职职经理、总经理理室有关关人员以以及总经经理指定定的其他他员工。原则上上每三个个月召开开一次经经理例会会扩大会会议，与与会人员员范围扩扩大至公公司本部部以及各各分支机机构的所所有中、高级职职员。B在例例会前，各各部室应应向总经经理室递递交部门门工作周周记一式式四份（分分发至总总经理、两位副副总、记记录存档档各一份份）。周周记包括括“本周工工作主要要情况”、“存在的的问题及及改进意意见”、“下周主主要工作作计划”三个栏栏目。总总经理室室指定专专人追踪踪上次经经理例

6、会会事项的的落实情情况，并并整理成成“经理例例会落实实情况”一式四四份（分分发范围围同部门门工作周周记）。C在经经理例会会上，由由副总经经理通报报上次例例会已落落实事项项和未落落实或正正在办理理中的事事项；总总经理主主持讨论论各部室室周记“存在的的问题及及改进意意见”栏目中中提出的的问题，并并确定改改进意见见；总经经理主持持讨论会会上提出出的其他他问题。D在经经理例会会后，由由总经理理室副主主任整理理会议记记录，形形成会议议纪要。会议纪纪要送呈呈副总经经理审阅阅后，及及时发放放至各与与会者手手中。与与会者应应向本部部门员工工传达会会议精神神，安排排落实会会议布置置工作。会议纪纪要必须须编号，标

7、标明“机密”字样，注注明会议议时间、地点、参加人人员、缺缺席人员员。经理理例会纪纪要共分分“上次例例会未完完事项”和“本周例例会事项项”两个栏栏目。总总经理室室保存经经理例会会纪要、各部室室周记、“经理例例会落实实情况”，并按按年度整整理成册册，按规规定，每每两年向向公司图图书档案案室移交交一次。3.2.1.22 各部部室周会会由各部室室经理负负责主持持召开，会会议内容容包括传传达经理理例会精精神、安安排执行行经理例例会上布布置的工工作、通通报本周周工作主主要情况况、讨论论存在的的问题及及改进意意见、安安排下周周主要工工作计划划等等。原则上上每隔一一至二周周一次，与与会人员员为各部部室全体体员

8、工。各部室室周会应应形成书书面纪要要或以周周记的形形式体现现，以适适当的形形式（如如在部门门办公室室的看板板上张贴贴）在部部门内部部传递，并并在当周周经理例例会前送送呈总经经理室。3.2.1.33项目部部例会和和项目部部参与的的施工监监理例会会项目部例例会和项项目部参参与的施施工监理理例会的的有关制制度参见见施工工管理程程序。3.2.2专题题会议3.2.2.11 公司司专题会会议总经理/副总经经理根据据公司业业务运作作的需要要确定公公司专题题会议议议题、议议程时间间、地点点、与会会人员等等，由总总经理室室根据总总经理的的意见负负责召集集有关人人员召开开专题会会议，并并负责会会议记录录、会议议纪

9、要发发放（发发放范围围：每一一位与会会者）和和会议布布置工作作的追踪踪落实等等。公司司专题会会议根据据具体情情况不定定期举行行。总经经理室保保存专题题会议纪纪要，并并按年度度整理成成册，定定期送公公司图书书档案室室存档。3.2.2.22业务专专题会议议由业务主主管部室室负责召召集，与与会者为为各有关关部室人人员。会会议应形形成书面面纪要分分发至所所有与会会部门的的主管手手中，并并由专人人对会议议布置的的工作进进行追踪踪。业务务专题会会议根据据业务开开展情况况不定期期举行，必必要时可可针对同同一专题题举行多多次会议议，形成成系列纪纪要。会会议纪要要的发放放和存档档同3.2.22.1的有有关规定定

10、。3.2.3与质质量管理理体系有有关的会会议与质量管管理体系系有关的的会议，包包括内外外审首末末次会议议、内外外部审核核会议、管理评评审会议议等，其其有关规规定参见见工作作改进管管理程序序。3.2.4全体体员工大大会员工大会会由总经经理/副总经经理主持持，总经经理室通通知召开开，并布布置有关关部室准准备会议议资料，人人力资源源部负责责具体会会务安排排。员工工大会不不形成会会议纪要要，但总总经理室室应保存存会议有有关材料料，并定定期整理理归档。3.2.5其他他内部会会议其他内部部会议的的有关制制度参照照上述适适用的条条款执行行。3.2.6外部部会议公司员工工外出参参加由政政府、行行业协会会和其他

11、他组织机机构主办办的各种种会议，必必须征得得部门主主管同意意，如需需出差，必必须按照照人力力资源管管理办办理出差差申请手手续。员员工外出出开会期期间，必必须做好好会议记记录，返返回公司司后，必必须在一一周内整整理有关关资料，向向部门主主管或总总经理室室提交报报告，必必要时召召集有关关会议进进行传达达。 3.33 会议纪纪要及其其他会议议文件的的归档会议纪要要及其他他会议文文件归档档参照档档案管理理的有有关规定定执行。4 相关文件件4.1施施工管理理程序4.2内内审程序序 4.3管管理评审审程序4.4工工作改进进管理程程序 44.5人人力资源源管理制制度5.相关关表单、记录 工作作周记 各种种会议纪纪要6. 附附表工作周记记（见文文件管理理程序）编制：日期：审核： 日期： 批准： 日期：