商务秘书的文档工作处理9140.docx

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1、商务秘书书的文档档工作处处理刘永涛（新疆轻轻工职业业技术学学院新闻闻传播学学院普008文秘秘班）【内容摘摘要】从秘书书工作实实践者的的角度，分分析了建建立社会会主义市市场经济济体制和和全球经经济一体体化的新新形势下下商务活活动中秘秘书的文文档处理理工作面面临的严严峻挑战战。阐释了了文件是是档案的的来源，档档案是文文件的归归属。办办理完毕毕、具有有保管利利用价值值并经系系统整理理归档的的文件，实实现了文文件向档档案的转转化。文文秘人员员是文件件的重要要形成者者，其形形成文件件的质量量，直接接关系到到档案工工作的质质量和效效率。我我们在社社会实践践中，需需要凭借借文书这这一工具具来进行行彼此之之间

2、的联联系，进进行信息息的交流流。文书书的系统统整理和和保存，最最终形成成了档案案，文件件是档案案的基础础，档案案是文件件的精华华。这就就要求我我们秘书书从业者者要顺应应经济发发展形势势，除了了要扎实实自己的的基本秘秘书知识识，还要要学习和和掌握电电子计算算机与通通讯网络络技术的的应用、信息的的传递等等知识，不不断适应应新技术术发展的的需要，提提高综合合素质。强化“文档一一体化”意识，随随着办公公自动化化体系和和计算机机网络技技术的不不断发展展和更新新，传统统的文秘秘和档案案工作分分块管理理的状况况，在某某种程度度上已不不能适应应商务活活动中秘秘书文档档工作处理理的需要要。致使使处理文文档工作作

3、操作和和衔接过过程中存存在着诸诸多不规规范和脱脱节的现现象，从从商务秘秘书文档档工作的的全局出出发，在在公文生生成与归归档管理理的全过过程，使使用“文文档一体体化”计计算机管管理系统统。 “文文档一体体化”的的实质就就是把现现代文秘秘工作和和档案管管理工作作从组织织制度到到具体程程序真正正交融在在一起。探讨了了应该如如何准确确把握新新形势下下企业秘秘书工作作的定位位特点发发展趋势势，和实实现人生生价值，并针对商务秘书人员如何适应形势发展，提高综合素质和文档处理工作的能力，提出了一些个人看法及意见。【关键词词】商务秘秘书 文档工工作 发发展趋势势 文文档一体体化目录论文摘要要1关键词11一、阐释

4、释商务秘秘书的含含义及文文档工作作处理在在商务活活动中的的重要作作用31.叙述述商务秘秘书文档档工作的的具体内内容32.商务务秘书在在商务活活动中发发挥的重重要作用用33二、网络络新技术术发展形形势下，商商务秘书书应如何何适应5三、从案案例中反反映商务务秘书工工作中文文档工作作重要性性51.商务务秘书应应提高自自己的综综合素质质662.素养养提高对对商务秘秘书文档档处理的的作用7四、商务务秘书文文档处理理工作三三强化81.强化化“文档一一体化”意识82.强化化全过过程管理理工作作83.强化化文书书部门立立卷工工作99五、总结结我们学学习新的的文档处处理方法法对我们们发展的的重要性性9参考文献献

5、10商务秘书书的文档档工作处处理一、阐释释商务秘秘书的含含义及文文档工作作处理在在商务活活动中的的重要作作用随着市场场经济的的深入发发展，尤尤其是加加入世界界贸易组组织（WWTO）以以来，在在全球化化的语境境中，商商务秘书书的发展展趋势越越来越明明显，商商务秘书书已成为为各类秘秘书岗位位的一个个重要分分支，其其队伍庞庞大，人人数众多多，远远远超过党党政秘书书队伍的的数量，成成为市场场经济条条件下新新兴的社社会职业业群体，是是商务活活动中重重要的不不可缺少少的辅助助力量。商务秘秘书是指指在各种种工商企企业中从从事秘书书工作的的一类人人员的总总称。商商务秘书书是商务务活动中中重要的的不可或或缺的辅

6、辅助力量量，商务务秘书在在各种商商务活动动的组织织中负责责文档工工作处理理，担负负上司的的近身参参谋、助助手和工工作伙伴伴的工作作人员，在商务秘书书从事的各各项活动动中，文书书档案管管理是核心的工作内内容，文文书和档档案是社社会管理理活动中中紧密联联系的两两种事物物，文件件是档案案的来源源，档案案是文件件的归属属。将文文书学，文文书工作作.档案案学及档档案管理理是文秘专专业的文文档关系系。在商商务秘书书的工作作中，文文档工作作处理无无疑是不不可或缺缺的组成成部分，是是商务秘秘书工作作中的重中中之重。1.叙述述商务秘秘书文档档工作的的具体内内容商务秘书书已不再再是过去去的简单单的行政政事务人人员

7、，优优秀的商商务秘书书应该拥拥有积极极的工作作态度与与工作热热情，良良好的工工作技能能和专业业素养，应应该在平平凡的工工作中为为上司、公司创创造并增增加价值值。专业业的商务务秘书代代表了公公司良好好的人员员素质、标准的的管理，以以及优秀秀的企业业文化。同时，许许多在事事业上取取得成就就的人士士，他们们的第一一份工作作是秘书书或行政政人员，通通过了解解公司的的运作，洞洞察企业业的发展展与变化化，为职职业生涯涯打下良良好的基基础，商商务秘书书，文书书和文档档工作的的业务性性都比较较强，必必须学习习和掌握握其基本本知识和和技能，这这是做好好本职工工作的基基本条件件。文书书(文件件)处理理工作的的总任

8、务务是简明明、精确确、有条条理地办办理与管管理文件件，为有有效推进进企事业业单位工工作服务务。其具具体任务务包括收收文的登登记、拟拟办、分分发、承承办、催催办、注注办和发发文的拟拟稿、核核稿、签签发、缮缮印、传传递以及及文件的的整理、立卷、归档、保管、提供查查阅等三三个层面面若干环环节的工工作。这这些环节节环环相相扣，构构成商务务活动信信息运转转的流程程，从而而保证企企事业单单位工作作有条不不紊地顺顺利完成成。文书书档案工工作的主主要任务务是文档档的收集集、整理理、鉴定定、检索索、编研研、利用用及统计计等环节节的工作作，其中中，利用用是中心心环节。做好文文档工作作，为本本部门、本单位位中心工工

9、作服务务，是作作为一个个商务秘秘书的根根本任务务，也是是检验秘秘书文档档工作优优劣的标标尺。2.商务务秘书在在商务活活动中发发挥的重重要作用用我们在社社会实践践中，需需要凭借借文书这这一工具具来进行行彼此之之间的联联系，进进行信息息的交流流。文书书的系统统整理和和保存，最最终形成成了档案案，文件件是档案案的基础础，档案案是文件件的精华华。文书书(文件件)处理理工作的的总任务务是简明明、精确确、有条条理地办办理与管管理文件件，为有有效推进进机关工工作服务务。其具具体任务务包括收收文的登登记、拟拟办、分分发、承承办、催催办、注注办和发发文的拟拟稿、核核稿、签签发、缮缮印、传传递以及及文件的的整理、

10、立卷、归档、保管、提供查查阅等三三个层面面若干环环节的工工作。这这些环节节环环相相扣，构构成机关关信息运运转的流流程，从从而保证证商务活活动有条条不紊地地顺利完完成。这这是我们们做好商商务秘书书的工作作任务。 由于商商务秘书书文书档档案管理理工作是是通过秘秘书办公公部门的的内设机机构即文文档室进进行的，而而这类文文档室具具有综合合性，它它不仅是是管理文文书档案案，同时时统管了了诸如人人事、科科技、会会计等档档案，门门类更多多，内容容更丰富富，工作作更复杂杂，这样样，要求求提供大大量的参参考资料料，要求求为秘书书中心工工作的利利用创造造方便的的条件，而而且要求求提供的的资料迅迅速、准准确，这这就

11、增加加了一定定的难度度。因此此，商务务秘书秘秘书在加加强秘书书工作修修养的同同时，又又必须具具有文书书档案工工作人员员的有关关理论、业务、纪律、技能等等方面的的修养，做做一名合合格的文文书档案案管理工工作者。文件是档档案的来来源，档档案是文文件的归归属。办办理完毕毕、具有有保管利利用价值值并经系系统整理理归档的的文件，实实现了文文件向档档案的转转化。文文秘人员员是文件件的重要要形成者者，其形形成文件件的质量量，直接接关系到到档案工工作的质质量和效效率。例例如，某某份文件件，如果果缺少主主题词，档档案人员员在著录录标引时时，就要要花费很很长时间间通览全全文，提提炼出并并不十分分准确的的主题词词；

12、某份份文件的的定稿，如如果书写写材料不不耐久，档档案人员员在整理理时就要要复制(印)附附在定稿稿之后，这这既影响响了档案案的质量量，又大大大降低低了工作作效率。因此，要要努力提提高文秘秘人员的的综合素素养，其其中的技技能修养养、知识识修养，是是检验文文秘人员员称职与与否的标标准，而而品德修修养、作作风修养养，则涉涉及到文文秘人员员合格与与否。只只有文秘秘人员具具备了一一定的综综合素养养，其经经手办理理的规范范性文件件材料才才能为文文书档案案提供准准确、真真实、可可靠、具具有较高高价值的的原始材材料。由由此可见见，秘书书人员的的高素养养是文书书档案管管理工作作的重要要基础条条件。商务文秘秘工作是

13、是文书档案案管理工工作的重重要源头头和基础础，档案案管理工工作是现现代文秘秘工作的的直接资资源库。公文作作为文档档管理工工作与文文秘工作作相互衔衔接的主主体，是是档案的的主要来来源，是是文秘工工作的最最主要、最直接接的产品品，其质质量的优优劣既反反映了文文秘工作作者的学学识才干干和业务务水平，又又直接影影响到档档案管理理工作的的质量和和效率。高质量量的文书书档案首首先必须须要有高高质量的的公文，高高水平的的档案管管理是建建立在规规范处理理公文的的基础上上。公文文从产生生到运转转的每一一个环节节，尤其其是公文文向档案案转化的的关键环环节上，档档案工作作的具体体要求始始终贯穿穿其中。在一些些中小企

14、企业，由由于受机机构设置置和人员员编制的的限制，文文书档案案管理工工作往往往都是由由文秘人人员兼任任。实际际工作中中，档案案和文秘秘工作二二者的衔衔接往往往存在一一些问题题，如公公文格式式不标准准、附件件不规范范、原稿稿不齐全全、书写写材料不不符合要要求、文文种使用用不当、办文程程序混乱乱等。这这就要求求文秘人人员必须须具有较较强的档档案书档档案工作作关于实实行统一一管理、完整与与安全、便于利利用的原原则要求求，努力力提高文文书档案案管理工工作方面面的业务务修养。二、网络络新技术术发展形形势下，商商务秘书书应如何何适应 随随着办公公自动化化体系和和计算机机网络技技术的不不断发展展和更新新，传统

15、统的文秘秘和档案案工作分分块管理理的意识识，严格格按照国国家规范范办理好好每一份份公文，为为公文转转化为档档案创造造有利条条件。同同时，文文秘人员员还应按按照文状状况，在在某种程程度上已已不能适适应实际际工作的的需要。一些文文秘人员员档案意意识淡薄薄，档案案管理人人员也很很少考虑虑文秘工工作，致致使两者者在具体体实际操操作和衔衔接过程程中存在在着诸多多不规范范和脱节节的现象象。针对对这种现现象，档档案界提提出了“文文档一体体化”的的思路，就就是从文文秘和档档案工作作的全局局出发，在在公文生生成与归归档管理理的全过过程，使使用“文文档一体体化”计计算机管管理系统统，一次次输入，多多次输出出，从公

16、公文产生生到运转转的每一一个环节节，特别别是在公公文向档档案转化化的关键键环节，都都体现出出档案工工作的具具体要求求，使文文档生成成一体化化、管理理一体化化、利用用一体化化，实现现文秘工工作和档档案工作作的信息息共享和和规范衔衔接。“文文档一体体化”的的实质就就是把现现代文秘秘工作和和档案管管理工作作从组织织制度到到具体程程序真正正交融在在一起。三、从案案例中反反映商务务秘书工工作中文文档工作作重要性性文书、秘书和和文档工工作的业业务性都都比较强强，必须须学习和和掌握其其基本知知识和技技能，这这是做好好本职工工作的基基本条件件。要学学习党和和国家颁颁布的各各种文书书档案规规范性文文件，熟熟悉和

17、掌掌握文件件处理的的程序与与方法、文件立立卷的原原则与方方法以及及档案的的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定的的原则和和要求。要学习习公文写写作的基基本知识识，提高高公文写写作能力力与水平平。同时时，还要要学习和和掌握电电子计算算机与通通讯网络络技术的的应用、信息的的传递等等知识，不不断适应应新技术术发展的的需要。刘处长秘秘书李浩浩然是北北大中文文系的高高才生,写得一一手好文文章.前前几天,他按照照处长要要求,完完成一篇篇工作总总结.刘刘处长在在全公司司总结大大会上宣宣读了该该总结,获得了了全公司司的一致致好评.知道内内情的人人都说这这是李秘秘书的功功劳,李李浩然得得悉后,严肃地地说:不能这这

18、么说,我只是是写了个个草稿,最后还还是处长长定的稿稿.上上述案例例中,刘刘秘书的的做法对对吗 你你是如何何理解秘秘书的谋而而不断断的 应该如如何理解解秘书要要甘当领领导身后后的无名名英雄。案例讨讨论与分分析：秘书是是为领导导服务的的,是领领导的参参谋和助助手,但但只是起起辅助作作用,只只是谋谋而不不断,领导导在做最最后的决决策之前前,会让让秘书做做先期的的工作.有时,秘书的的工作能能力,完完成领导导交给的的任务比比较到位位,无须须领导做做更多的的修改就就采用了了,但这这不等于于是秘书书的意志志,因为为是由领领导拍板板的,就就此已经经转化为为领导的的意志了了,而最最终为此此负责的的也是领领导文书

19、书、秘书书和文档档工作的的业务性性都比较较强，必必须学习习和掌握握其基本本知识和和技能，这这是做好好本职工工作的基基本条件件。要学学习党和和国家颁颁布的各各种文书书档案规规范性文文件，熟熟悉和掌掌握文件件处理的的程序与与方法、文件立立卷的原原则与方方法以及及档案的的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定的的原则和和要求。要学习习公文写写作的基基本知识识，提高高公文写写作能力力与水平平。同时时，还要要学习和和掌握电电子计算算机与通通讯网络络技术的的应用、信息的的传递等等知识，不不断适应应新技术术发展的的需要。秘书工工作的任任务概括括起来是是党组织织的助手手、领导导的参谋谋、群众众的桥梁梁、机关关的管

20、家家。所谓谓党组织织的助手手，即作作为一级级党组织织，其日日常、具具体的工工作，必必须通过过具体的的办事机机构或秘秘书工作作人员来来办理；涉及路路线、方方针、政政策性很很强的问问题，需需要秘书书工作人人员调查查研究、分析比比较、综综合归纳纳，然后后根据党党组织的的指示 (意见见)认真真处理，真真正起到到助手的的作用。1.商务务秘书应应提高自自己的综综合素质质所谓领导导的参谋谋，即领领导者处处理大量量的工作作，时间间、精力力、水平平都有一一定的限限度，加加之有的的到了新新的工作作岗位，不不熟悉新新的情况况，需要要秘书人人员帮助助出主意意，当参参谋。实实践证明明，许多多正确的的意见，往往往是秘秘书

21、人员员在调查查研究、分析综综合的基基础上提提出来的的。所谓谓群众的的桥梁，主主要是指指秘书工工作接触触面广，能能够把群群众的意意见、愿愿望和要要求，尤尤其是带带有苗头头性、倾倾向性、政策性性的问题题和意见见，及时时反映给给领导，使使领导做做到心中中有数，按按照关注注民生的的要求，帮帮助群众众解决实实际困难难和问题题，充分分调动群群众的积积极性和和创造性性，使党党的方针针、政策策和上级级的指示示顺利地地得到贯贯彻和落落实。所所谓机关关的管家家，就是是要把机机关管好好，建立立健全各各项管理理制度，提提高机关关工作效效率。商务秘书书作为领领导的助助手和参参谋，一一是记录录和抄写写；二是是文稿起起草。

22、记记录，有有领导的的口授记记录，有有接待来来访者的的记录，还还有会议议记录和和电话记记录等等等；抄写写，即对对字迹潦潦草或因因在起草草过程中中经反复复推敲、多次修修改和勾勾划的文文稿进行行誉写以以便于继继续修改改或交付付打印。帮助领领导誉写写稿件使使之能腾腾出时间间去做其其它工作作，这是是文字秘秘书应尽尽的责任任。起草草文稿，是是文字秘秘书工作作的主要要部分。文稿的的起草过过程，常常常是由由领导和和文字秘秘书合作作进行的的。有时时，是领领导亲自自动手，秘秘书帮助助誉写。以及做做一些收收集、补补充和核核实；有有时，是是领导口口授主要要内容，秘秘书记下下后负责责文字的的加工整整理；有有时则是是领导

23、只只口授一一个要点点，或者者同秘书书一起在在讨论中中形成一一个要点点，然后后由秘书书据此去去收集材材料、推推敲观点点，形成成文字。他除了了具备一一般工作作人员的的基本条条件外，还还应有自自己特殊殊的知识识修养、技能修修养、品品德修养养、作风风修养方方面的要要求。知知识修养养、技能能修养好好不好，是是一个文文字秘书书称职不不称职的的问题；品德修修养、作作风修养养好不好好，是一一个文字字秘书合合格不合合格的问问题。因此，文文字秘书书要自觉觉地、全全面地加加强这四四个方面面的修养养，努力力把自己己造就成成为德才才兼备、既合格格又称职职的国家家特殊岗岗位上的的工作人人员，在在自己的的工作岗岗位上，不不

24、仅仅通通过文字字的抄写写、记录录和文稿稿起草做做好领导导的助手手和参谋谋，同时时，由其其经手、处理的的具有较较高水平平的文字字材料，也也为文书书档案提提供了准准确的、丰富的的、详实实的具有有较高价价值的原原始资料料。这最最后一种种，领导导只是出出题目，而而从拟定定提纲、收集材材料、起起草文稿稿到讨论论修改，则则都由文文字秘书书单独负负责。特特别需要要指出的的是，在在起草文文稿的时时候，文文字秘书书不但可可以在酝酝酿和讨讨论文稿的的时候提提出自己己的意见见供领导导参考，而而且可以以在起草草时直接接把自己己的想法法写上去去，形成成初稿，让让领导人人去决断断，而不不是照葫葫芦画瓢瓢，这样样形成的的文

25、稿才才能真实实、全面面、生动动地反映映传达领领导的决决策、方方针、意意图等，并并使之成成为群众众性的行行动。要要达到上上述目的的，文字字秘书就就必须具具备较高高的素质质。因此此，较好好的文字字秘书的的素质修修养，是是文书档档案管理理的重要要基础条条件之一一，为此此，针对对文字秘秘书和文文书档案案管理的的重要性性以及在在实际工工作中存存在的问问题，应应该从以以下几个个方面加加强秘书书队伍建建设。第第一，以以公务员员基本素素质要求求为基本本条件，在在配备文文秘、文文档管理理人员时时，应选选调那些些所学专专业的有有关人员员；第二二，对在在岗的专专业人员员应定期期地进行行教育培培训，使使他们在在品德、

26、业务、技能等等方面有有不断提提高，以以适应新新形势的的要求；第三，在在所属业业务管理理部门的的指导下下，对商商务秘书书、文档档管理人人员，特特别是秘秘书兼文文档管理理的工作作人员进进行定期期考核，合合格者，给予相应的书面认可。2.素养养提高对对商务秘秘书文档档处理的的作用商务秘书书人员的的素养，是是文档工工作的重重要基础础。文秘人人员作为为领导的的助手与与参谋，其其主要工工作是记记录、抄抄写和起起草文件件。记录录有领导导口授记记录、接接待来访访记录、电话记记录、会会议记录录等。抄抄写即对对字迹潦潦草或因因起草过过程中经经多次修修改或勾勾划的文文稿进行行誉写，以以便继续续修改或或交付缮缮印。文文

27、件的起起草是文文秘工作作的重要要组成部部分，也也是一项项经常性性的工作作。特别别是一些些涉及方方针、政政策性文文件的起起草，首首先必须须要吃透透两头，即即掌握上上面的方方针政策策精神，调调查了解解下面的的实际隋隋况，形形成初稿稿文字，而而不是依依葫芦画画瓢照抄抄照搬，这这样形成成的文稿稿才能做做到真实实、全面面、生动动，便于于有效贯贯彻实施施。 因因此，要要努力提提高商务务秘书人人员的综综合素养养，其中中的技能能修养、知识修修养，是是检验秘秘书人员员称职与与否的标标准，而而品德修修养、作作风修养养，则涉涉及到文文秘人员员合格与与否。只只有文秘秘人员具具备了一一定的综综合素养养，其经经手办理理的

28、规范范性文件件材料才才能为文文书档案案提供准准确、真真实、可可靠、具具有较高高价值的的原始材材料。由由此可见见，文秘秘人员的的高素养养是文书书档案管管理工作作的重要要基础条条件。四、商务务秘书文文档处理理工作三三强化实现商务务文秘工工作和档档案管理理工作规规范衔接接的三三强化措施，要实现现商务文秘秘工作和和文书档案案管理工工作的规规范衔接接，我认为应应着重从从三强强化抓抓起。（一一）强化化文档档一体化化意识识文档一一体化的实质质是把商商务秘书书工作和和文书档案案管理工工作从组组织制度度到具体体程序真真正交融融在一起起。这个个概念的的提出，旨旨在加强强档案部部门对文文件管理理的超前前控制，保保证

29、档案案的质量量，同时时减少档档案部门门的工作作程序，避避免无谓谓的重复复劳动，使使文档工工作流程程科学化化、合理理化。文文秘工作作是文文档一体体化的的基础性性工作，最最重要的的是文秘秘人员必必须具有有较强的的档案意意识。档档案，是是人们社社会实践践的历史史记录，是是历史的的折射和和缩影，是是传承社社会文明明的薪火火，可以以说没有有档案就就没有历历史。对对一个单单位来说说，要维维护其历历史的真真实性，使使人们了了解它的的历史传传统和发发展现状状，靠什什么？靠靠的是档档案，靠靠的是大大量的文文件材料料。可以以说今天天的文件件，就是是明天的的材料。所以，每每一个文文秘人员员头脑中中都要有有档案案二字

30、字，不仅仅仅只是是为当前前工作服服务，更更要站在在对历史史负责的的高度，按按文档档一体化化的要要求，规规范办理理好每一一份公文文。（二）强强化全全过程管管理工工作首先，要要树立质质量管理理意识。不论文文秘工作作，还是是档案工工作，每每个环节节的每个个工作人人员都要要确立质质量第一一观念，明明确认识识各自的的岗位质质量责任任，这是是全过过程管理理的前前提。其次次，要理理顺管理理体制，完完善组织织机构，建建立优秀秀的工作作队伍。这是全过程程管理的基础础。此外外，还必必须建立立一支过过硬的、相对稳稳定的工工作队伍伍。文秘秘工作和和档案工工作都具具有较强强的专业业性和技技术性，不不能设想想一个人人员素

31、质质不高、更换频频繁的工工作队伍伍能创造造出优秀秀的工作作业绩。第三三，要建建立有效效的管理理制度和和工作程程序，严严格按照照规范程程序办理理公文。这些规规定和程程序要尽尽可能细细化，简简捷明确确，操作作性强。要严格格执行公公文行文文规则，严严格审核核签发制制度，禁禁止滥发发文件和和发无效效、无用用的文件件。不但但在公文文正式印印制前对对审核签签发手续续是否完完善、附附件是否否齐全、格式是是否规范范进行复复核，印印制后发发送前应应再次进进行复核核。若要要修改实实质内容容，则应应按程序序复审。在公文文用纸纸纸型、幅幅面尺寸寸、字体体字号、排布规规则、装装订要求求等技术术指标上上也要严严格按机机关

32、报标标准把握握。要发发挥随文文卡片的的控制作作用，对对文件件处理单单、发文稿稿纸等等卡片的的填写要要简明扼扼要，合合理确定定文件的的发文范范围，在在控制文文件件件数的的同时，严严格控制制文件的的份数数，禁禁止滥抄抄滥送。第四四，商务秘秘书要依依靠先进进的装备备和技术术。社会会已经进进入信息息时代，科科学技术术日新月月异，落落后的文文件设备备和档案案工具已已经不能能适应档档案法、格式式和办办法的的要求，因因此，配配置性的的优良的的设备和和工具，是是全过过程管理理的关关键。同同时还应应注意操操作的熟熟练性和和规范化化，对一一切不合合理、不不经济、不正当当的使用用行为要要坚决禁禁止。（三三）强化化文

33、书书部门立立卷工工作文书书部门立立卷是是档案案法早早已明确确的一个个基本制制度。办办法也也规定公公文办理理完毕后后，由文文书部门门或业务务部门负负责及及时整理理（立卷卷）、归归档。公文立立卷归档档是文秘秘工作的的最后环环节，却却是档案案工作的的开始环环节，并并成为二二者真正正意义上上的衔接接点。各各单位办办理完毕毕的文件件材料，应应由文秘秘人员集集中统一一保管，根根据立卷卷的原则则和方法法，在档档案工作作人员的的指导和和帮助下下，编写写案卷卷类目，将其其及时对号入入座，使使文件的的立卷工工作日常常化。文书部部门立卷卷主要要是做好好平时归归卷工作作，关键键在于及时二字，及及时收集集，及时时分类，

34、切切忌拖拉拉积压。会议文文件应在在会议结结束时及及时收集集归卷；联合办办理的公公文，原原件由主主办单位位收集归归档，协协办单位位保存复复制件或或副本。文秘人人员平时时有计划划地收集集整理文文件，进进行分门门别类的的管理，既既方便平平时查阅阅，又利利于年终终立卷。需要指指出一点点的是，当当遇到工工作人员员因故调调离工作作岗位是是时，应应将本人人暂存、借用的的公文材材料，按按照有关关规定全全部及时时进行清清交，以以保证档档案材料料的完整整齐。在社会日日益发展展的今天天，商务务活动越越来越频频繁，商商务秘书书文档工工作处理理对我们们这些秘秘书工作作者来说说是个挑挑战，尤尤其是新新技术的的出现更更是对

35、我我们的一一次大的的挑战，我我们要努努力学习习新知识识这样才才不会落落伍，我我们要强强化自己己的综合合素质，在在这新一一轮的挑挑战下坚坚定步伐伐，努力力学习这这些新知知识，新新的文档档处理方方法，只只有这样样我们才才不会被被经济发发展的潮潮流淘汰汰，相信信通过我我们努力力的学习习，我们们在文秘秘这条路路上会越越走越远远。主要参考考文献1张张丽琍：商务务秘书实实务，北北京，中中国人民民大学出出版社，2200442岳岳凯华：秘书书学概论论，湖湖南，湖湖南大学学出版社社，200083葛葛建国：文书书与档案案管理，北北京，中中国劳动动社会保保障出版版社，2200774汪汪溢：秘秘书文档档管理，天天津，大大连理工工大学出出版社，2200885徐徐彦、戈戈秀萍.、何柳柳：文文书工作作与档案案管理，东东北，东东北财经经大学出出版社，2200776范范国渠：办公公自动化化教程北京，清清华大学学出版社社，200087王王励：王瑞瑞成秘秘书理论论与实务务，北北京，科科学出版版社，220088