现代档案管理基础知识15168.docx

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1、档案知识识一、档案案收集1、档案案收集工工作的意意义：档档案收集集工作是是整个档档案工作作中极为为重要的的一个环环节，与与档案工工作中其其他各项项工作比比较起来来，它处处于一种种特殊的的地位，作作好档案案收集工工作对整整个工作作都具有有重要意意义。（1）收收集工作作是档案案工作的的起点；是档案案业务基基础工作作中的基基础；档档案的收收集，就就是整个个档案馆馆（室）取取得和积积累档案案的一种种手段；（2）从从组织整整个国家家档案工工作来说说，档案案的收集集工作是是贯彻集集中统一一管理原原则的一一项重要要内容和和首要的的具体措措施；（3）从从收集工工作质量量高低的的影响来来说，它它直接关关系到档档

2、案工作作的其他他环节。2、档案案收集工工作的要要求：（1）丰丰富馆藏藏；（2）加加强馆外外调查和和指导；（3）推推行入馆馆档案的的标准化化；（4）保保持全宗宗和全宗宗群的不不可分散散性。3、机关关内文件件的归档档二、档案案整理1、档案案整理工工作的内内容：（1）在在正规的的工作条条件下，档档案室所所接收的的是文书书部门和和业务部部门按照照归档要要求立好好的案卷卷，档案案馆接收收的是由由机关档档案室根根据入馆馆要求整整理移交交的案卷卷。（2）对对整理不不善的档档案进行行局部调调整。（3）零零散文件件的整理理。2、档案案整理工工作的原原则：（1）档档案的整整理必须须保持文文件之间间的历史史联系；历

3、史联联系主要要表现在在文件的的来源、时间、内容和和形式等等几个方方面。（2）档档案的整整理应该该充分利利用原有有基础；原有基基础指，第第一，充充分重视视和利用用先前整整理的基基础，以以确定档档案整理理的任务务和要求求，来要要轻易打打乱重整整；第二二，在档档案整理理过程中中，应该该充分研研究和利利用原来来整理的的成果，不不要轻易易破坏以以往整理理和保存存的历史史状况。（3）档档案的整整理必须须便于保保管和利利用。3、全宗宗：（1）概概念：全全宗就是是一个独独立的机机关或著著名人物物在社会会活动中中形成的的档案的的整体。（2）意意义：区区分全宗宗是档案案整理工工作的首首要环节节。全宗宗不仅是是个整

4、理理方法问问题，也也是一条条原则、一种理理论，称称为全宗宗原则和和全宗理理论。全全宗理论论是在档档案集中中管理过过程中产产生的，是是随档案案工作的的发展而而不断完完善的。全宗理理论的确确立，对对档案室室、档案案馆档案案的管理理，有重重要的组组织作用用。全宗宗理论发发展的历历史，是是与档案案整理的的不同原原则联系系在一起起的。4、全宗宗构成的的条件和和立档单单位：形形成全宗宗的机关关，称为为立档单单位，又又称全宗宗的构成成者。一一个机关关就是一一个立档档单位，一一个立档档单位形形成的全全部档案案就构成成一个全全宗。（1）构构成条件件：第一一，可以以独立行行使职权权，并能能主要以以自己的的名义单单

5、独对外外行文；第二，是是一个会会计单位位或经济济核算单单位，自自己可以以编造预预算或财财务计划划；第三三，设有有管理人人事的机机构或人人员，并并有一定的人人事任免免权。三三个条件件是统一一的，是是从不同同侧面反反映一个个单位的的独立性性。最基基本的是是第一个个条件。在分析析或研究究一个组组织单位位能否构构成一个个立档单单位时，应应当明确确，机关关的大小小和档案案数量的的多少，并并不影响响它成为为立档单单位。有有的组织织单位也也可能不不完全具具备上述述三个条条件，但但它实际际上却是是一个独独立的机机关，或或由于某某种特殊殊需要，它它所形成成的档案案也可以以构成一一个全宗宗。（2）立立档单位位。5

6、、立档档单位的的变化和和全宗的的划分：机关单单位的增增设、撤撤销、合合并以及及机关名名称的改改变、职职权范围围和隶属属关系的的调整等等各种变变化。这这些情况况，有的的会影响响全宗的的划分，有有的则不不涉及全全宗的变变化。研研究某一一立档单单位是否否有根本本性的变变化，主主要应该该从立档档单位的的政治性性质、生生产关系系性质和和基本职职能等几几个方面面去考察察。6、人物物全宗：就是社社会知名名人士（如如社会活活动家、科学家家、作家家、艺术术家、教教育家等等）在其其一生活活动中形形成的档档案整体体。人物物全宗包包括个人人的著作作、手稿稿、日记记、信件件、遗嘱嘱以及记记载个人人（包括括家族、家庭）社

7、社会活动动的全部部材料，还还包括别别人所写写的和收收集的与与人物全全宗构成成者个人人、家庭庭、家族族有关的的材料，以以及直系系亲属能能够说明明立档单单位情况况的材料料。7、全宗宗的补充充形式：（1）联联合全宗宗。是若若干独立立机关形形成的档档案，由由于混在在一起难难以区分分立档单单位而联联合组成成的一个个全宗。（2）全全宗汇集集，就是是由档案案数量极极少的若若干全宗宗，按照照一定的的特点组组成的一一个全宗宗集合单单位。（3）档档案汇集集，就是是由不明明所属全全宗的零零散残缺缺文件，按按照一定定的特点点集中起起来的混混合体。8、全宗宗群：整整理和管管理档案案，不仅仅要注意意全宗的的完整性性，还应

8、应该注意意全宗之之间的相相互联系系。10、全全宗的编编号与排排列：（1）通通常涉及及档案管管理中的的三个环环节：AA全宗的的编号一一般是在在档案馆馆接收全全宗时，于于全宗名名册上登登记编定定的，它它属于统统计工作作的一个个具体的的技术项项目；BB全宗在在库房内内如何排排列存放放，属于于保管工工作的范范畴；CC全宗号号的编定定，它作作为档号号的组成成部分填填写于案案卷封面面，全宗宗的系统统排列等等也属于于档案的的基本编编目和系系统化的的课题。（2）全全宗号的的编制和和使用方方法：AA按国家家档案全全宗的三三部分各各依全宗宗进馆的的时间顺顺序分编编流水号号；B按按本馆全全宗的时时间、地地区、性性质

9、等分分编流水水号；CC所有全全宗一律律按进馆馆顺序统统一编定定流水号号；D按按全宗的的重要程程度编号号；E按按全宗群群连续编编号；FF按全宗宗群留空空统编全全宗号；G分组组单编全全宗号；H多级级分类单单编全宗宗号；II编大全全宗号；J对一一部分全全宗实行行等级分分类编号号，另外外一部分分全宗实实行序时时流水编编号。尽尽管十多多种具体体的编号号方法各各不相同同，但就就其主要要特点来来说，可可概括为为两种类类型：序序时流水水编号法法和体系系分类编编号法。前者也也可简称称流水法法，后者者可简称称分类法法。流水水法，无无论是一一律大流流水，还还是先分分类别，而而对每个个具体全全宗的排排序和给给号，都都

10、是依时时顺列。分类法法，无论论是统编编号还是是分编号号，无论论是一次次划分还还是多层层分类，而而对每个个具体全全宗的排排序和给给号，主主要不以以序时方方法，而而用逻辑辑方法。对全宗宗编号，主主要应采采用流水水编号的的方法。12、分分类的一一般方法法：（1）按按文件的的产生时时间分类类，具体体包括年年度分类类法、时时期分类类法两种种；（2）按按文件来来源分类类，包括括组织机机构分类类法、作作者分类类法、通通讯者分分类法三三利；（33）按文文件的内内容分类类，包括括问题分分类法、实物分分类法、地理分分类法三三种；（4）按按文件的的形式分分类，包包括按文文件的种种类来分分类、按按文件的的制成材材料分

11、类类、按文文件的形形状分类类三种。13、常常用的分分类方法法：（1）年年度分类类法：也也称年代代分类法法，就是是根据形形成和处处理文件件的所属属年度将将全宗内内档案分分成各个个类别。（2）组组织机构构分类法法，就是是根据文文书处理理阶段形形成和处处理文件件的承办办单位进进行分类类，即按按照立档档单位的的内部组组织机构构将全宗宗内档案案分成各各个类别别。（3）问问题分类类法，就就是按照照档案内内容所说说明的总总是将全全宗内档档案分为为各个类类别。14、分分类法的的选择和和分类方方案的编编制：（1）组组合分法法：年度度-组织织机构分分类法；组织机机构-年年度分类类法；年年度-问问题分类类法；问问题

12、-年年度分类类法。（2）分分类方案案：为了了便于对对全宗内内档案具具体地进进行分类类，在选选定某种种分类方方法之后后，就应应编制一一份“分分类方案案”。分分类方案案，就是是标列各各个类目目名称，表表示全宗宗内档案案分类体体系的纲纲要，所所以又称称“分类类大纲”。分类方方案的类类目力求求明确和和具有系系统性。15、机机关内党党、政、工团档档案分类类：（11）在一一个全宗宗内，首首先将档档案分成成党政工工团等若若干部分分，在每每一部分分中再行行分类整整理；（2）在在全宗内内，先将将机关内内最高机机构和各各单位的的档案分分别分成成党政工工团若干干部分，再再在每一一部分中中继续分分类整理理；（3）全全

13、宗之内内的档案案首先按按年度分分类，每每年度分分成党政政工团若若干部分分，再继继续分类类整理；（4）在在全宗内内，只分分党政两两大部分分，或在在每一年年分两部部分。16、人人物全宗宗内档案案的分类类：（1）生生平传记记材料；（2）创创作材料料；（3）公公务活动动材料；（4）个个人书信信；（5）经经济材料料；（6）亲亲属材料料；（7）评评价材料料；（8）音音像材料料；（9）其其他材料料。17、立立卷：（1）定定义：一一个全宗宗的文件件经过分分类之后后，各个个类内都都有相当当数量的的文件，还还要进一一步系统统化，将将若干文文件组成成案卷，称称为立卷卷（也称称组卷）。（2）立立卷工作作的内容容：组成

14、成案卷单单位，拟拟写案卷卷标题，卷卷内文件件的排列列与编号号，填写写卷内文文件目录录与备考考表，案案卷封面面的编目目与案卷卷的装订订。（3）意意义：案案卷是密密切联系系的若干干文件的的组合体体，它是是档案的的保管单单位，通通常也是是统计档档案数量量和进行行检索的的基本单单位之一一。案卷卷是组成成全宗的的基本单单位。立立卷是档档案整理理工作的的重要基基础。18、案案卷组合合方法：主要是是根据文文件构成成的特点点，将具具有某方方面共同同点和联联系密切切的文件件综合在在一起组组成一个个案卷；一些具具有不同同特点、联系不不密切的的文件，可可以分别别组成案案卷。立立卷的“六六个特征征”。（1）按按问题立

15、立卷；（2）按按作者立立卷；（3）按按文件（名名称）立立卷；（4）按按时间立立卷；（5）按按地区立立卷；（6）按按收发机机关立卷卷。六个个特征综综合运用用。19、卷卷内文件件整理：内容：卷内排排列和编编号，填填写卷内内文件目目录和备备考表。20、案卷封封面编目目和案卷卷装封：（1）主主要项目目包括：立档单单位名称称、组织织机构名名称、案案卷标题题、卷内内文件的的起止日日期、总总页数、保管期期限以及及全宗号号、案卷卷目录号号、案卷卷号等。（2）拟拟写案卷卷标题以以及整个个案卷封封面编目目的基本本要求：A历史史观点和和政治上上的正确确性；BB文字简简练，表表达准确确；C标标题基本本结构力力求完整整

16、。211、类内内案卷排排列和案案卷目录录：（11）案卷卷排列：全宗内内档案，经经分类、立卷以以后（或或档案馆馆、档案案室接收收的案卷卷），还还必须进进行系统统的排列列。全宗宗内各类类的序列列，已在在分类方方案中排排定，所所以通常常所说的的案卷排排列，就就是根据据一定的的方法，确确定每类类内案卷卷的前后后次序和和安放的的位置，保保持案卷卷与案卷卷之间的的联系。（2）案案卷排列列的方法法：A可可以按照照案卷所所反映的的工作上上的联系系来排列列；B可可以按照照案卷内内容所反反映的一一定问题题来排列列；C可可以按照照案卷所所属的起起止日期期（时间间）来排排列；DD也可以以按照文文件的作作者、收收发文机

17、机关以及及文件内内容所涉涉及的地地区来排排列；EE事档案案或监察察、信访访等按人人头立成成的案卷卷，还可可以按姓姓氏笔画画、汉语语拼音字字母顺序序或四角角号码等等方法排排列。（3）案案卷目录录：一个个全宗内内的全部部档案，经经过分类类、立卷卷进行了了系统的的排列以以后，应应当将案案卷逐个个登记到到案卷目目录上。案卷目目录也就就是案卷卷的名册册，是著著录案卷卷内容成成分并按按一定次次序编排排的一览览表。（4）案案卷目录录的作用用：A固固定全宗宗内档案案的分类类体系和和案卷排排列顺序序，最后后完成档档案整理理工作；B介绍绍全宗内内案卷的的内容和和成分，是是查找利利用档案案最基本本的检索索工具，也也

18、是编制制其他检检索工具具的基础础；C它它是档案案登记的的基本形形式，也也是统计计和检查查档案的的重要依依据。（5）案案卷目录录的类型型和选择择：综合合目录和和分册目目录。分分册目录录又可分分为：AA以全宗宗内档案案分类的的类别为为单位编编制的案案卷目录录；B按按保管期期限编制制的案卷卷目录；C按保保管期限限结合分分类方案案编制的的案卷目目录；DD按机密密程度分分别编制制。（6）案案卷目录录的结构构：封面面和扉页页，目次次，序言言或说明明，简称称表，案案卷目录录表，备备考表。至少一一式两份份，一般般一式四四份为好好。以全全宗为单单位编定定各本目目录的顺顺序号，称称作“案案卷目录录号”，简简称“目

19、目录号”，是是“档号号”的重重要组成成部分。22、档档案整理理工作的的组织：（1）档档案整理理工作基基本程序序：区分分全宗、分类、案卷的的编立、案卷排排列以及及编制案案卷目录录等主要要步骤。（2）档档案的系系统化与与基本编编目。（3）现现行机关关档案整整理工作作的组织织：归档档制度与与档案室室档案整整理工作作的关系系；档案案形成过过程中划划分全宗宗和分类类；档案案形成过过程中案案卷的编编立和目目录的编编制工作作。（4）积积存档案案和零散散文件整整理工作作的组织织：整理理工作方方案，对对立档单单位的历历史沿革革和档案案状况的的态度，零零散文件件的整理理程序。23、档档号：（1）使使用的混混乱现象

20、象：一是是档号残残缺不全全，馆内内许多全全宗没有有全宗号号，全宗宗内许多多案卷目目录没有有目录号号；二是是编号重重复，一一个馆内内有相同同的全宗宗号，一一个全宗宗号内有有相同的的目录号号，一本本案卷目目录中有有相同的的全宗号号，一卷卷之内有有相同的的文件页页码。（2）组组成：全全宗号、案卷目目录号、案卷号号和卷内内文件页页（张）号号。对不不装订的的案卷，往往往还编编有文件件的件号号。（3）档档号的使使用规则则要求：档号要要完整成成套，一一般说上上述几部部分档号号均应编编排；一一个档案案馆内的的全宗号号不能重重，一个个全宗内内的案卷卷目录号号不能重重，一本本案卷目目录中的的案卷号号不能重重，一个

21、个案卷之之内的文文件件号号、页号号也不能能重。三三、档案案鉴定11、档案案鉴定工工作的内内容：一一方面确确定哪些些档案应应该保存存，保存存多长时时间；另另一方面面确定哪哪些档案案不予保保存，进进行销毁毁。2、档案案鉴定工工作的意意义：（1）如如果无论论档案有有无价值值和价值值的大小小，全部部加以保保存，而而且还会会源源不不断地涌涌进新的的档案，这这样首先先就会使使原有的的档案体体系逐渐渐拥塞庞庞大起来来，有价价值的珍珍贵的档档案淹没没于大量量失去价价值的档档案之中中，不易易被人发发现和难难以找到到，因而而也就影影响了效效率，并并使档案案的效益益不能得得到充分分发挥；（2）大大量失去去价值的的档

22、案充充塞库房房，与有有价值的的珍贵的的档案同同样进行行整理和和保管，无无疑是浪浪费人力力和物力力，相对对地延缓缓有价值值的档案案的整理理速度，妨妨碍有价价值档案案保管条条件的改改善；（3）如如发生突突然事变变，就不不易及时时抢救出出重要的的珍贵的的档案。为了有有区别、有重点点地保存存档案，必必须鉴别别各种档档案的价价值，去去粗取精精，使保保存的档档案具有有较高的的质量。3、决定定档案保保存价值值的因素素：一方方面，档档案自身身的特点点和状况况是决定定档案保保存价值值的基础础；另一一方面，社社会利用用需要是是档案发发挥作用用的必要要条件，是是决定档档案保存存价值的的社会因因素。两两方面的的因素是

23、是相互作作用、辩辩证统一一的。档档案客体体，是档档案社会会价值的的物质承承担者；利用档档案的需需要，是是档案价价值实现现的社会会条件。两方面面的因素素，都是是客观存存在的。鉴定档档案的保保存价值值，就是是鉴别和和分析决决定档案案保存价价值的客客观因素素，估计计和预测测每份文文件、每每个案卷卷、每部部分档案案是否有有作用，能能起什么么样的积积极作用用，以及及这种作作用的时时限，从从而确定定它们是是否需要要继续保保存，需需要保存存多长时时间。4、鉴定定档案的的原则：鉴定档档案，必必须从国国家和人人民的整整体利益益出发，用用全面的的历史的的观点，确确定档案案的保存存价值。5、分析析档案价价值的一一般

24、方法法：（1）分分析文件件的内容容是鉴定定档案价价值最重重要的一一个方面面；（2）分分析文件件的来源源、时间间和形式式等特点点；（3）分分析全宗宗和全宗宗群内档档案的完完整程度度。鉴定定档案必必须根据据每份文文件或每每组文件件的具体体情况，一一方面分分析文件件载体上上所表现现的各种种特点，即即以文件件内容为为中心，全全面联系系地分析析文件所所属的立立档单位位、文件件的作者者、产生生时间、名称、可靠程程度、有有效性和和外形特特点等诸诸种因素素；另一一方面，同同时分析析档案的的被保存存程度，即即以全宗宗、全宗宗群以至至馆藏对对象，全全面联系系地分析析它的成成分及其其完整性性，在此此基础上上进一步步

25、分析文文件自身身的有关关特点，科科学地判判定档案案的价值值。6、关于于鉴定档档案的方方法论问问题：（1）研研究档案案利用规规律，预预测未来来利用需需要；（2）研研究档案案保存的的效益；（3）掌掌握档案案的重要要性和保保存时间间长短的的关系；（4）档档案保存存价值分分析的弹弹性处理理方法；（5）档档案保管管期限结结构的科科学处理理。7、档案案保管期期限表：（1）定定义：就就是用表表册形式式列举档档案的来来源、内内容和形形式，并并指明其其保管期期限的一一种指导导性文件件，它是是鉴定档档案保存存价值和和确定档档案管理理期限的的依据和和标准。（2）类类型：AA标准的的档案保保管期限限表；BB专门的的档

26、案保保管期限限表；CC同系统统机关档档案保管管期限表表；D同同类型机机关档案案保管期期限表；E机关关档案保保管期限限表。以以上各类类型之间间具有一一定的相相互关系系。标准准的档案案保管期期限表对对其他几几种保管管期限表表具有指指导意义义；机关关档案保保管期限限表又必必须以标标准的和和上级机机关颁发发的各种种通用档档案保管管期限表表所规定定的保管管期限表表为依据据。各种种类型的的档案保保管期限限表不能能缩短标标准档案案保管期期限表所所规定的的保管期期限，但但可延长长保管期期限。这这种相互互制约关关系，是是社会主主义的档档案集中中统一管管理原则则的体现现，它有有利于妥妥善地制制订有关关的档案案保管

27、期期限表和和实际确确定档案案材料的的保管期期限。（3）结结构：通通常由顺顺序号、条款、保管期期限、附附注以及及总的说说明等部部分组成成，其中中条款和和保管期期限是最最基本的的项目。条款较较多的保保管期限限表，还还须把条条款加以以分类。（4）保保管期限限的划分分：分永永久、长长期、短短期三种种。永久久保存，就就是无限限期地尽尽可能长长远地保保存下去去。长期期保存，一一般是指指档案须须保存十十六年至至五十年年左右；短期保保存，一一般是指指十五年年以下。后两者者称为定定期保存存。定期期保存的的计算方方法，一一般是从从文件产产生后的的第二年年起计算算，有些些特殊文文件和专专门文件件可以从从其失效效、结

28、案案后算起起。所有有确定为为定期保保存的档档案，到到保管期期满后还还须复查查一次，如如发现有有继续需需要保存存的，仍仍应保存存下去，有有的延长长保管期期限，有有的转为为永久保保存。（5）不不同保管管期限的的档案构构成：列列为永久久保存的的档案，是是对社会会主义事事业的各各项工作作以至永永世久代代具有查查考作用用的档案案；列为为长期保保存的档档案，是是不具有有广泛社社会意义义和科学学历史意意义的，而而属本机机关在较较长时间间内进行行机关工工作需要要查考的的文件材材料；列列为短期期保存的的档案，是是低于上上述两个个层次的的，本机机关在较较短时间间内需要要查考的的文件材材料。（6）编编制方法法：A准

29、准备工作作；B起起草工作作；C征征求意义义和修正正草案。8、档案案鉴定工工作制度度的基本本内容：（1）鉴鉴定档案案的标准准；（2）鉴鉴定工作作的组织织领导；（3）销销毁档案案的批准准制度和和监销制制度。 9、档案案鉴定工工作的组组织方法法：（1）鉴鉴定档案案价值的的基本工工作方法法直直接鉴定定法，即即直接审审查档案案。首先先，要求求鉴定人人员根据据鉴定档档案价值值的原则则和标准准，按照照档案的的实际情情况直接接着定其其价值，同同时，根根据档案案保管期期限表来来鉴定档档案价值值时，也也只有在在直接审审查了档档案的实实际情况况后，才才能确切切地知道道它适合合和参照照保管期期限表的的某一条条款，确确

30、定其保保管期限限；其次次，直接接鉴定法法要求鉴鉴定工作作人员逐逐件逐张张地审查查文件，而而不是仅仅仅根据据案卷目目录和案案卷标题题就判定定其价值值。直接接鉴定法法是保证证鉴定工工作质量量的重要要方法。直接鉴鉴定档案案一般是是以案卷卷为单位位进行的的。（2）现现行机关关档案价价值的鉴鉴定工作作。（3）档档案馆档档案价值值的鉴定定工作。10、档档案的销销毁：（1）档档案销毁毁清册；（2）立立档单位位和全宗宗简要说说明；（3）档档案销毁毁方法。四、档案案保管1、档案案保管工工作概述述：（1）含含义：档档案的保保管，就就是根据据档案的的成分和和状况，所所采取的的存放和和安全防防护措施施。（2）内内容：

31、AA档案的的库房管管理；BB档案流流动过程程中的保保护；CC保护档档案的专专门措施施。（3）任任务：为为了解决决安全留留存的要要求和档档案可能能损坏之之间的尖尖锐矛盾盾。档案案损坏和和遭受破破坏的原原因，不不为乎社社会原因因或自然然原因，或或者说是是人为因因素和自自然因素素两方面面。档案案保管工工作的任任务，就就是了解解和档案案损坏规规律，通通过经常常性工作作，采取取专门的的技术措措施，最最大限度度地防止止和减少少档案的的损毁，延延长档案案的寿命命，维护护档案的的系统性性和完整整性，保保证档案案的政治治安全。（4）意意义：档档案保管管工作质质量的高高低，对对提高档档案管理理水平具具有重大大的影

32、响响。档案案保管工工作是整整个档案案工作有有机组成成部分之之一，它它与其他他环节有有着密切切的联系系，不能能离开其其他环节节而单独独存在和和孤立进进行。档档案保管管工作不不是单纯纯为保管管而保管管，其最最终目的的是为了了保证党党和国家家各项工工作对档档案的利利用。档档案的保保管和便便于提供供利用基基本上是是一致的的。2、档案案的包装装：（1）卷卷皮：是是包装文文件的基基本方法法，不仅仅是为了了保护文文件，同同时它本本身又是是案卷的的封面，有有利于档档案的检检索利用用和取放放。要注注意其坚坚韧性，并并要防止止生虫，适适宜于装装订或存存放不同同厚薄的的案卷，尺尺寸应根根据文件件的大小小设计。账本、

33、照片等等可不另另加卷皮皮。（2）卷卷盒：是是一种比比较好的的方法。不仅能能防光、防尘和和减少机机械磨损损，还便便于档案案的科学学管理，搬搬运起来来也方便便。要注注意坚固固性，防防止生虫虫；卷盒盒的开关关和档案案的取放放必须方方便，以以减少磨磨损；表表面有光光滑便于于除尘，色色调宜于于暗色不不易污染染；尺寸寸必须根根据案卷卷的大小小拟定，长长和宽可可以比案案卷稍大大一点，高高在255厘米以以内。对对于能够够竖立存存放的案案卷，也也可以采采用书套套式的卷卷盒。（3）包包装纸，临临时措施施。3、库房房的管理理：（1）档档案库房房编号：一种是是为所有有的库房房编一个个总的顺顺序号，适适合于库库房较少少

34、的档案案馆（室室）；另另一种是是根据库库房所在在地的方方位及库库房建筑筑的特征征进行分分区编号号。（2）档档案架（柜柜）的排排放和编编号：要要求排列列一致，横横竖成行行；有窗窗库房的的架柜排排列，应应与窗户户垂直，不不要有碍碍通风；架柜排排列应注注意最大大限度地地利用库库房的地地面与空空间，但但也便于于档案的的搬运和和取放。（3）档档案的存存放与全全宗排列列：A在在我国一一般的档档案馆和和档案室室所保存存的档案案，都是是按照全全宗进行行整理和和保管的的，考虑虑存放时时，首先先应按全全宗来进进行，一一个全宗宗内的档档案应集集中在一一起。但但是也有有特殊情情况，如如库房或或柜架预预留的空空位已被被

35、排满或或新入馆馆的档案案不能与与先入馆馆的同一一全宗的的档案放放在一起起的时候候，可以以暂时单单独保存存，待有有可能调调整时，再再将一个个全宗的的档案集集中起来来；又如如有的全全宗内可可能还包包括一部部分影片片、照片片、录音音带、录录像带、技术图图纸或会会计表报报等档案案，这些些不同类类型的档档案，可可以分别别保管。对于暂暂时或定定位分别别保管的的全宗中中的这部部分档案案，应填填写参见见卡，把把它放在在原全宗宗（全宗宗主体）存存放位置置内，指指明其存存放的地地点，以以保持其其应有的的联系。B库房房内各个个全宗单单位，应应进行系系统排列列。全宗宗排列方方法主要要有按全全宗顺序序号流水水排列法法和

36、全宗宗分类排排列法两两种。前前者对库库房空间间和全宗宗实体的的安排比比较方便便，后者者对全宗宗的系统统管理和和全宗的的信息控控制较为为有利。在我国国，通常常采用按按全宗群群排列的的方法，即即在保持持全宗完完整的情情况下，安安排所有有全宗存存放地点点的时候候，尽量量将同一一时期同同一系统统或相同同性质的的全宗放放在一起起，以保保持全宗宗与全宗宗之间的的联系。在安排排一个全全宗内案案卷排列列次序时时，必须须严格按按照全宗宗内既定定的分类类体系和和案卷的的顺序号号进行，以以保持案案卷之间间的联系系。C当当确定了了全宗和和案卷的的排放次次序后，就就可以组组织上架架，上架架的次序序应根据据档案架架柜及栏

37、栏、格的的编号次次序进行行。D存存放方式式一般有有两种：竖放和和平放。竖放是是目前采采用比较较广泛的的一种方方式，其其好处是是检取和和存放案案卷比较较方便。平放的的方法，虽虽然取放放不方便便，但对对保护档档案是有有利的，比比较舒展展，文件件上的皱皱纹日久久后就会会消失，适适合于保保管珍贵贵档案和和不宜于于竖放的的档案，堆堆叠高度度以不超超过400厘米为为宜。EE库房内内档案的的存放位位置，是是以全宗宗和全宗宗群理论论为指导导进行系系统排放放的，而而全宗及及其内部部成分的的具体排排列又有有自己的的特点，一一是全宗宗内档案案成分一一般按整整理编号号的顺序序排列上上架；二二是档案案馆内全全宗的排排列

38、则一一般不按按全宗顺顺序号，而而按全宗宗的性质质分类排排列。（4）档档案存放放位置索索引：第第一种指指明档案案的存放放位置，即即以全宗宗及其各各类的档档案为单单位，指指出它们们的存放放位置；第二种种指明各各档案库库房保存存档案情情况，即即以档案案库房和和档案架架柜为单单位，指指出它们们保存了了些什么么档案。这两种种索引，按按形式又又可分为为簿籍式式和卡片片式两种种。（5）档档案代理理卡。由由于提供供利用或或档案馆馆（室）内内部工作作需要（如如重新整整理、修修补、复复制、编编检索工工具等），经经常需要要将库房房中已上上架安排排放好的的档案暂暂时移出出库外，为为便于库库房管理理人员掌掌握档案案流动

39、情情况和安安全检查查，可以以填制一一种卡片片放在档档案原来来存放的的位置上上，即通通常所谓谓的代理理卡或代代卷卡。（6）全全宗卷：在档案案馆（室室）工作作中，专专门为了了保存和和管理某某一全宗宗而形成成的能够够说明其其全宗历历史情况况的文件件材料，以以全宗为为单位组组成专门门案卷，称称为全宗宗卷。全全宗卷通通常包括括下列材材料：移移交和接接收全宗宗的文据据，立档档单位和和全宗历历史考证证，全宗宗整理工工作方案案，全宗宗内档案案数量和和状况的的检查登登记表册册，档案案销毁清清册，全全宗指南南等。全全宗卷是是在档案案馆或现现行机关关档案室室本身的的工作活活动中形形成的一一种档案案。它与与档案馆馆（室）所所保管的的全宗有有着密切切的联系系，是对对全宗进进行整理理、鉴定定、统计计、提供供利用以以及进一一步收集集该全宗宗范围内内档案的的重要依依据，是是档案馆馆（室）管管理全宗宗和保管管工作人人员掌握握全宗情情况不可可缺少的的一种工工具。因因此，全全宗卷应应单独集集中，按按全宗顺顺序保管管。当全全宗移交交另一个个档案馆馆（室）保保管时，其其相应的的全宗卷卷也必须须随同全全宗移交交。（7）温温湿度调调节和清清洁卫生生。（8）保保卫和保保密。（9）防防火。（10）档档案在搬搬动中的的保护。（11）档档案的安安全检查查。这些些是主要要的其它它的由于于这里字字数限制制就不多多说了。