“档案管理”功能操作说明：119.docx

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1、档案网络管理系统6.0同济大学学档案管管理系统统操作手册册同济大学学档案馆馆二八八年五月目录第一一章 系系统简介介1第二二章 档档案管理理31档案信信息录入入32档案查查询与打打印93文件调调整1114档案实实体销毁毁1225辅助立立卷与批批量修改改1226文件识识别1137邮件系系统管理理155第三三章 名词解释116第一章 系统简介本系统采采用浏览览器/服务器器结构，具具有维护护方便，不不需要安安装客户户端软件件，客户户端只需需要一台台联网（局局域网、校园网网、互联联网）的的计算机机就可以以应用，具具有操作作简单、维护方方便、安安全可靠靠、功能能齐全等等特点。该系统包包括档案案管理(科技档

2、档案、文文书档案案、会计计档案、声像档档案、实实物档案案管理等等)、收发发文管理理、全文文自动著著录与标标引等子子系统，其其主要功功能特点点如下:一、系统统构架及及运行平平台浏览器/服务器器(B/S)结结构作为为客户机机/服务器器(C/S)的的替代技技术已经经成为目目前各类类网络管管理系统统的主流流技术。本系统统正是基基于浏览览器/服务器器(B/S)结结构，具具有易安安装、易易维护、易操作作，与操操作系统统，后台台数据库库无关等等特点。 二、系统统主要功功能1. 全全文自动动著录与与标引系统设计计了面向向21世纪的的办公自自动化过过程中形形成电子子文件全全文自动动采集，自自动著录录(即自自动从

3、电电子文件件全文提提取各个个著录项项)，自自动标引引分类号号、档号号、主题题词、保保管期限限与全文文任意关关键词自自动检索索。实现现了档案案文件的采采集、著著录与标标引自动动化和人人工智能能化，对对办公自自动化过过程中形形成的电电子文件件的利用用十分方方便，大大大提高高了档案案工作效效率和自自动化程程度。2. 全全文管理理与全文文检索本系统的的全文管管理通过过高效的的全文检检索算法法，实现现了全文文的高速速检索。系统还还支持用用户远程程上载各各种格式式的电子子文件全全文、纸纸质文件件扫描图图像，从从而实现现了对档档全文检检索、打打印、下下载、上上传、备备份等的的全方位位管理。3. 图图像、录录

4、像、录录音等多多媒体档档案管理理系统对扫扫描图像像、录像像、录音音等多媒媒体档案案进行统统一管理理，用户户可以远远程上载载图像、多媒体体文件到到系统中中，对于于录音录录像档案案还可以以进行在在线点播播。4. 档档案信息息统计系统可以以对各类类档案资资料进行行灵活的的统计，并并且可以以绘出个个直方图图、统计计表等各各种统计计图表。5. 档档案借阅阅利用系统实现现了档案案管理借借阅利用用的网络络化，用用户只需需要通过过身边的的计算机机远程登登录到系系统中就就可以查查阅馆藏藏档案信信息，确确定所要要借阅的的档案实实体，系统即即可纪录录完整的的借阅利利用信息息，并可可以进行行借出档档案实体体的催还，借

5、借阅利用用信息的的统计等等操作。 6.公文文图像的的OCRR识别本系统可可以自动动识别扫扫描的文文件图像像，客户户端通过过系统的的上传模模块将文文件扫描描图像上上传到服服务器上上，服务务器端自自动利用用系统自自带的OOCR识识别模块块将该图图像识别别成文本本，存入入系统数数据库，这这样用户户就可以以实现对对文件扫扫描图像像的内容容的查询询，经过过我们的的大量测测试，该该OCRR模块具具有识别别率高，识识别速度度快等特特点。三、系统统主要特特点1. 档档案信息息远程录录入、各各种格式式的电子子文件全全文、纸纸质文件件扫描图图像文件件的上传传。由于该系系统是基基于TCCP/IIP（网网络互联联协议

6、）协协议的，所所以系统统用户不不受地域域限制，只只要有一一台接入入互联网网的计算算机就可可以登录录到该系系统中，使使用系统统的各种种功能。2. 系系统功能能齐全不仅可以以管理文文件级、案卷级级、全宗宗级的档档案，还还可以进进行收发发文管理理及多媒媒体档案案管理。3. 信信息录入入与信息息输出格格式标准准规范档案著录录项目、著录项项目标识识符、著著录格式式、著录录用文字字、载体体类型标标识等方方面完全全依照国国家档案案著录规规则。同同时也遵遵循新的的档案管管理细则则，可以以进行文文件级管管理也可可以进行行案卷级级管理。4. 信信息安全全可靠该系统的的安全机机制主要要包括三三个方面面：一利利用MD

7、D5算法法对数据据库中用用户密码码等数据据进行加加密；二二用户身身份认证证；三数数据授权权等，同同时实现现了数据据的自动动定时备备份，确确保了网网上录入入档案数数据的安安全性及及可靠性性。5.文档档一体化化及办公公自动化化系统的的接口目前很多多单位都都已经或或正在实实行办公公自动化化，一般般的办公公自动化化软件都都忽视了了档案管管理这块块功能，大大部分办办公自动动化软件件的档案案管理都都做的非非常简单单，不能能满足档档案管理理部门的的要求。档案管理理网络管管理系统统充分考考虑到这这一现状状，为各各种办公公自动化化软件预预留了标标准的数数据交换换接口，可可以非常常容易地地和各种种办公自自动化系系

8、统进行行连接。第二章 档案管理由于该系系统是浏浏览器、服务器器结构的的系统，客客户端的的计算机机只要通通过浏览览器就可可以登录录档案管管理系统统。在同同济大学学校园网网计算机机的浏览览器的地地址栏中输入入htttp:/1192.1688.2550.32或者htttp:/1192.1688.2550.332/llogiin.aasp，即即可打开开档案管管理系统统登录页页面,输输入用户户名和密密码即可可进入档档案管理理系统的的应用。第一节档档案信息录 入图 1用户成功功登陆“档案网网络管理理系统66.0”后，系系统自动动进入“档案信信息管理理”的功能能页面（如如图 1所示）。在此页页面下用用户可以

9、以实现创创建、删删除、编编辑新的的档案数数据等一一系列针针对档案案信息的的操作。档案数据据的操作作我们可以以对所列列出的档档案表进进行一系系列的操操作：1 以图 1为例，在在“教学JJX”档案表中中，我们可可以看到到“档案名称称”、“文件数数”、“创建人人”、“创建时时间”、“权限”和“操作”等栏目目。栏中中的“打开”对应于一一个超链链接，即即：此时时，如果果用户将将鼠标悬悬停在这这个超链链接上，鼠鼠标将变变成手的的形状，原原本黑色的链链接将变变成蓝色，这这表示该该链接可可以点击击。图 22 鼠标左键键点击“打开”超链接接，系统统进入“编辑档档案信息息主页面面”。如图 2所示：该页面显显示当前

10、前打开档档案表中的所所有案卷卷或文件件记录，并并以类目目结构显显示，左左边显示示的是类类目结构构，右边边是相应应类目下下的案卷卷、文件件记录。图 2中存在在一个档档案表“档案馆馆（教学JX）”，它的下下面有个“教学综综合JXX11”的类目目。3 用户可根根据自己己的需要要向该档档案表中中添加案案卷或文文件记录录信息。鼠标左左键点击击页面左左栏上方方的“添加案案卷”或“添加文文件”按钮，系系统进入入案卷或或文件信信息输入入窗体，如图 3所示。该窗体分分为三部部分，即即：“文件、案卷所所属类别别”（红框框）“文件、案卷输输入项”（蓝框框）和最最下方的的按钮组组。（黄黄框）图 3图 44 在“文件件

11、、案卷卷所属类类别”中，我们可可以看到到当前档档案表的名称称、当前前所在类类目、以以及系统统中已经经存在的的类目。若要新新建一个个类别，可可以点击击“选择类类目”按钮。系统进进入选择择类目窗窗口。如如图 4所示。分别选选择一级级类目、二级类类目和三三级类目目，注意意一、二级类目目的选择择一定要要根据档档案馆规规定的类类目表进进行选择择，不能自自行任意意输入。5 在“文件件、案卷卷输入项项”中，我我们可以以按照档档案录入入要求，逐逐项输入入各类信信息。案卷必输输项目：项目名称称输入格式式示 例例全宗号2-代表表同济大大学2实体分类类号年代号+实体分分类号20055-JX112144案卷/盒盒号及

12、件件号案卷号18保管期短期、长长期、永永久下拉选择择密级公开、内内部、秘秘密、机机密、绝绝密下拉选择择正题名输入完整整卷名的通知知页数输入案卷卷总页数数58起止时间间用8位码码表示一一个时间间20044.044.055归档单位位输入归档档的单位位（全称称）学院其它项目目的内容容可以根根据案卷卷的要求求和需要要输入。保管期的的选择：短期为为保管115年以以下；长长期为需需保存116550年。按同同济大学学档案立立卷部门门、归档档范围和和保管期期限表执执行。密级的选选择：“公开”指可以以向所有有人公开开的文件件；“内部”指在同同济大学学内部可可以查阅阅的文件件；“秘密”、“机密”、“绝密”按文件件

13、密级决决定。文件必输输项目：项目名称称输入格式式示 例例全宗号2-代表表同济大大学2实体分类类号年代号+实体分分类号20055-JXX12114案卷/盒盒号及件件号案卷号（文文件流水水号自动动生成）1.00001保管期短期、长长期、永永久下拉选择择密级公开、内内部、秘秘密、机机密、绝绝密下拉选择择正题名输入完整整卷名或或文件名名的通知知第一责任任者输入成文文单位（全全称）校长办公公室页数输入文件件的起止止页数1-5时间用10位位码表示示一个时时间20033.111.300 归档单位位输入归档档的单位位（全称称）学院文号、图图号输入文件件号或图图号同档2200330033号其它项目目的内容容可以

14、根根据文件件的要求求和需要要输入。正题名名（案卷卷名、文文件名）中中如有表表示时间间的字、词，一一律使用用阿拉伯伯数字表表示（如如：20005年3月4日日12:45）。如有括括号、书书名号、单双引引号等标标点符号号，前后后一定要要一致。图 56 用户设定定好档案案类目和和输入完完档案信信息后，用鼠标左左键点击击最下方方“添加”按钮，系系统弹出出“添加案案卷、文文件档完完成！”对话框框，如图 5所示。点击“确定”按钮关关闭对话话框。系系统回到到“添加案案卷”或“添加文文件”页面，可可以继续续添加操操作。7 添加完毕毕后关闭闭“添加案案卷”或“添加文文件”页面。此时如图 2所示的的“编辑档档案信息

15、息主页面面”右栏就就显示出出了所创创建的档档案表的的“档案馆馆（教学学JX）”的三级类目结构。8 鼠标左键键点击类类目名称称，则主主页面的的左栏的的就显示示出这一一级类目目下所有有的案卷卷或文件件的记录录信息，并并可以对对其进行行操作。（如图 6所示）9 图 6中中序号为为“1”，档号为为“2.20001-JJX1312.24”是一个案卷卷，序号号为“2、3”，档号号为“2.20001-JXX1312.24.000011”、“2.20001-JXX1312.24.000022”是该案案卷下的的两个文文件。用用户可根根据使用用需要添添加案卷卷或文件件记录。鼠标左左键点击击图 6右上方方“添加案案

16、卷”或“添加文文件”按钮，进进入图 3所示的的案卷信信息输入入窗体。10. 案卷或或文件添添加成功功后，用用户可对其其进行一一系列操操作，如如删除、编辑等等。图 6图 7 删除如果果用户需需要删除除某一案案卷或文文件，只只需将鼠鼠标悬停停于该案案卷或文文件“操作栏栏”的“”上，“箭头”状的鼠鼠标图标标变成“手”的形状状，并出出现“删除该该记录”的标识识，左键键点击，系系统弹出出对话框框询问是是否放到到回收站站里，点点击“确定”按钮，则则该案卷卷或文件件则被放放入回收收站。此此时在页页面左侧侧的三级级目录下下方，将将出现一一个“回收站站”的图标标。点击击“回收站站”的图标标，在页页面右侧侧就会出

17、出现刚才才被放入入的案卷卷或文件件，点击击“还原”按钮，可可以将该该案卷或或文件还还原到原原来的位位置；再再次进行行删除操操作，则则完成彻底底删除，删除后不可恢复。若选择多多条记录录后，进行“批量删删除”。则为永永久性删删除，操作时时一定要要注意。 编辑在该该页面下下系统实实现的最最重要功功能就是是对案卷卷或文件件的编辑辑功能。用户如如果需要要对案卷卷或文件件进行编编辑，只只需鼠标标左击所所要编辑辑案卷或或文件“编辑”栏的“”图标，系系统即可可进入“编辑案案卷”或“编辑文文件”页面（图 8） 更改案卷卷的排列列顺序有有时为了了查找、组卷的的需要，要要使案卷卷的排列列按照一一定的顺顺序。可可以用

18、鼠鼠标悬停停在“档号”、“密级”、“题名”或“责任者者”上，鼠标标将变成成手的形形状，原原本蓝色色的字体体将变成成红色，点击击后案卷卷将按该该列内容容顺序排排列。图 6左面第第一列中中的箭头头是用来来改变卷卷内文件件的次序序。点击击向上的的箭头可可使该文文件移动动到上面面文件的的前面；点击向向下的箭箭头可使使该文件件移动到到下面文文件的后后面。图 8图 911用用户在编编辑页面面下，可可以对所所选的案卷卷或文件件的基本本信息进进行修改改，修改改完成后后需用鼠鼠标左键键点击页页面最下下方的“保存”按钮，系系统弹出出“修改案案卷、文文件完成成”对话框框，点击“确定”按钮，关关闭对话话框，修修改完成

19、成。12“档案网网络管理理系统66.0”除了可可以支持持用户实实现对案案卷、文文件的基基本信息息的录入入、编辑辑、修改改外，还还支持用用户远程程上传各种格格式的电电子文件件全文，纸纸质文件件扫描图图像以及及录音、录像等等音频、视频多多媒体文文件，从从而实现现了对档档案的全全方位、现代化化管理。首先需要要指出，如如果用户户需要对对案卷或或文件进进行全文文、图像像或多媒媒体的操操作，可可以有两两条途径径进入操操作页面面：用户可可以在“档案文文件信息息管理”页面（图 6）下，通通过点击击对应案案卷或文文件操作作栏右侧的三三个超链链接。（即即右图中红红线所框框出的部部分）用户也也可以在在“编辑案案卷、

20、文文件”页面（图 8）下，点点击“输入员员”右侧的的三个按按钮。（即即图中红红线所框框出的部部分）a) 全文 用户要对对案卷或或文件进行行全文操操作，可可点击“全文”超链接接或是“全文”按钮，系系统进入入“案卷、文件提要要”页面（图 10）该页页面分为为两部分分，分别别支持用用户实现现案卷或或文件全全文提要要信息的的录入和和附件包包括电子子文件全全文的上上传。全文提要要信息录录入 图 10用户可以以在图 10所示的的“文件、案卷提提要”页面上上部的文文本框中中录入案案卷或文文件全文文的提要要信息。如：在在图 11中我我们录入入了案卷卷或文件件责任者者的个人人信息作作为其提提要内容容。录入完成成

21、后，用用户切记记用鼠标标左键点点击下方方的“保存”按钮，系系统自动动弹出如如右图所示示的对话话框，鼠鼠标左键键点击“确定”，完成成录入。图 11附件上传传用户在图 10所示的的“文件、案卷提要要”页面上上可以实实现电子子文件全全文的上上传操作，可可利用两两种方法法进行上上传：FTTP方式式上传若您是初初次使用用“电子文文件上传传”功能，则则需要安安装上传传程序。如图100中所示示“电子文文件上传传插件手手工安装装程序”，点击击此链接接，下载载“webbftpp.raar”，进行行解压、安装。安装成成功后，点点击“电子文文件上传传”，则弹弹出对话话框如图图12.1，可可对硬盘盘中文件件进行上上传

22、（支支持crrtl键键和shhiftt键，批批量上传传）：图12.1浏览览上传：鼠标左键键点击“选择文件件”右侧的的“浏览”按钮，用用户可以以查找本本地计算算机以及及局域网网上所要要上传的电子子文件。用户还还可根据据自己的的使用需需要，重重新命名名上传文件以及及设置文文件上传传的方式式。图 12.2图 122.2 中选择择了本地地计算机机E盘“档案馆馆文件”下的“档案管管理系统统操作手手册.ddoc”作为上上传文件件，并设设置其“文件题名名”为“操作手手册”，“上传方方式”为“上传整整个文件件”。选择好上上传文件并并完成设设置后，用用户可点点击下方方“上传”按钮，系系统完成成附件的的上传。Er

23、ror! Reference source not found.中红红线所框框出的部部分表示示已上传传到服务务器中的的附件。* 如果果用户需需要删除除所上传传的电子子文件，则则需点击击“删除”超链接接，系统统弹出对对话框询询问用户户是否真真的要删删除？点点击“确定”按钮完完成删除除。图 13* 如果果用户需需要更新新所上传传的电子子文件，则则需点击击“更新”超链接接，系统统进入更更新页面面（右图）点击“浏览”按钮选选定更新新的电子子文件，点点击“更新”按钮完完成操作作。图像图 14用户要对对案卷或或文件进进行图像像操作，可可点击“图像”超链接接或是“图像”按钮，系系统进入入“案卷、文件相相关图

24、像像”页面（Error! Reference source not found.）该页面面分为两两部分，分分别实现现“图像预预览”和“图像文文件的上上传”。图 15与上面所所述的“浏览上传传电子文文件”的方法法一样，用用户鼠标标左键点点击“选择文件件”右侧的的“浏览”按钮，可可以查找找本地计计算机以以及局域域网上所所要上传传的图像像文件。注意上上传的图图像文件件最大不不要超过过5MBB，建议议使用JJPG格格式，若若是扫描描图像分分辨率请请用1000dppi。Error! Reference source not found.中选选择上传传的图像像文件是是本地计算机E盘“新建活活页夹”下的da

25、agl.jpgg，并重重命名为为“图像011”。选择择好要上上传的图图像文件件后，用用户可用用鼠标左左键点击击“上传”按钮，系系统完成成图像的的上传。在（Error! Reference source not found.）中，用用户可以以用鼠标标左健点点击“预览图像像”浏览已上上传到服服务器上上的图像像文件。 * 如如果用户户需要删删除所上上传的图图像，可可点击对对应图片片删除栏栏下的“删除”超链接接，系统统弹出对对话框询询问用户户是否真真的要删删除？点点击“确定”按钮完完成删除除。 * 如如果用户户需要浏浏览某张张上传图图像原貌貌，可点点击对应应图片的的预览图图像，用用户可在在系统打打开的

26、wweb页页面下浏浏览到的的上传图图像，还还可以放放大、缩缩小该图图像进行行观看。 * 如如果用户户需要浏浏览所上上传的一一系列图图像原貌貌，可鼠鼠标左击击Error! Reference source not found.中的的“浏览所所有”按钮，则则该案卷卷下所有有图像在在系统打打开的wweb页页面下依依次排列列，供用用户浏览览。图 16b) 媒体用户要对对案卷或或文件进进行媒体体操作，可可点击 “媒体”超链接接或是“视频、音频”按钮，系系统进入入“案卷相相关视频频音频”页面（Error! Reference source not found.）。与上文所所述的电电子文件件全文上上传的操操

27、作方法法一样，用用户鼠标标左键点点击“选择文件件”右侧的的“浏览”按钮，查查找本地地计算机机以及局局域网上上所要上上传的音音频视频频档。注注意本系系统目前前支持上上传的音音视频档档类型仅仅限于档档扩展名名为：.mp33 .aasf .wmma .wmvv四种。图144中选择择上传的的音频文文件是本本地计算算机E盘“新建文文件夹”下的“讲话.mmp3”，并重重命名为为“音频011”，设定定的上传传方式为为“上传整整个档”。选择好要要上传的的音频或或视频文文件后，用用户可用用鼠标左左键点击“上传”按钮，系系统将完完成文件件的上传传。Error! Reference source not found

28、.中用户户可以看看到已经经上传到到服务器器中的音音频档题题名、长长度、格格式等基基本信息息。注意意由于媒媒体文件件一般较较大，上上传整个个文件时时，系统统会有一一定的时时延，用用户请耐耐心等候候。图 17* 如果果用户需需要删除除所上传传的音频频或视频频档，可可点击相相应档删删除栏下下的“删除”超链接接，系统统弹出对对话框询询问用户户是否真真的要删删除？点点击“确定”按钮完完成删除除。* 如果果用户需需要播放放所上传传的音频频或视频频档，可可点击相相应档播播放栏下下的“”图标，系系统将启启动相应应的媒体体播放器器，如：Winndowws MMediia PPlayyer，进进行播放放。第二节档

29、档案信息息查询与与打印一 查询系统为用用户提供供两种查查询接口口。一、综合查查询；二二、针对具具体档案案的查询询（表内内查询）。1. 综合查询询综合查询询可以提提供给所所有用户户使用，包包括没有有账号的的访问者者。该查查询接口口的查询询范围比比较宽，对对于没有有登录的的用户，可可以查询询所有密密级为公公开的案案卷和文文件；对对于已经经登录系系统的用用户而言言，用户户可以查查询所有有登录者者本人创创建的档档案表以及所所有被授授予访问问权限的的档案表表。2. 针对具体体档案的的查询（表表内查询询）该查询只只有登录录系统的的用户才才可以使使用，在在用户打打开某一一个档案案表后，利利用该查查询接口口，

30、用户户可以对对该档案案表中的的案卷和和文件进进行查询询。该查询有有多种方式：任意关关键词查查询、实实体分类类号+案卷号号的组合合查询、题名、密级、保管期期、实体体分类号号、案卷卷号、全全文等查查询方式式。用户户完全可可以根据据自己的的需要选选择不同同的查询询方式进进行查询询。任意关键键词查询询这种查询询方式是是目前最最流行的的查询方方式，各各大网上上的搜索索引擎都都是利用用该搜索索方式为为用户提提供查询询服务。用户只只要输入入所要查查询的关关键词，点点击查询询按钮，系系统就自自动开始始搜索包包含该关关键词的的案卷和和文件。任意关关键词查查询对所所有字段段进行匹匹配，包包括题名名、责任任者、密密

31、级、时时间、实实体分类类号、全全文、附附注、主主题词等等，只要要其中含含有用户户所输入入的关键键词，系系统就会会自动将将其归入入查询结结果中。另外用用户还可可以用多多个关键键词，以以提高搜搜索精度度。如用用户要查查询一个个关于校校庆的通通知，只只要输入入关键词词：“校庆”和“通知”即可，不不同的关关键词用用空格隔隔开。单项、组组合查询询如果用户户明确地地要在哪哪个字段段中进行行查询，如如要查询询题名中中包含“通知”的所有有案卷和和文件，用用户可以以在“选择查查询方式式”中选择题题名，然然后输入入关键词词。如要要查询某某个类目目内，题题名中包包含“通知”的所有有案卷和和文件，用用户可以以在“选择

32、查查询范围围”中选中中该类目目；在“选择查查询方式式”中选择择题名，然然后输入入关键词词。组合合查询不不能输入入两个以以上的关关键词。二打印印目录系统参照照国家档档案局220022年最新新颁布的的有关标标准，系统统为用户户预制好好了各种种常用的的目录格格式，如如案卷目目录、卷卷内文件件目录、全引目目录、案案卷封面面（如Error! Reference source not found.）等。图 188如图188所示，用用户可根根据需要要选择左左上方和和右上方方的各种种已定义义目录格格式，若若有其他他需求，可可再在左左下部分分自行点点选是否否打印“序号栏栏”、“页面顶顶部文字字”、“页面底底部文

33、字字”等选项项。本管理系系统默认认勾选“自动设设置边距距”，集成自自动设置置打印参参数功能能（如图图18右右下部分分所示），一般情况下用户无需再进行设置即可点击“打印预览”，进行正常打印。点击“打打印预览览”后，若若发生页页面只有有滚动条条，无其其他反应应的现象象，原因因是用户户未进行行打印插插件的安安装。如何才能能正确执执行打印印预览？安装数字字证书，打打印插件件在htttp:/1192.1688.2550.332 登登录页左左下角，点点击“安装南南大之星星数字证证书”；在iinteerneet eexplloreer 浏浏览器 菜单栏栏依次点点击“工具”“iinteerneet 选选项”“

34、安安全”“自自定义级级别”，将“ActtiveeX 插插件和控控件”项目下下各个条条目点选选“提示”或“启用”。完成以上上两个步步骤，再再执行图图18的的“打印预预览”功能，则则会弹出出插件安安装提示示，用户户允许其其安装即即可，安安装结束束后，就就能够正正确显示示打印页页面。第三节文文件调整 文件调调整包括括：不同同目录之之间移动动文件、不同档档案表之之间移动动/复制制文件。 该功能能可以让让用户自自行调整整文件案案卷的位位置，如如将指定定的文件件案卷分分别放到到相应的的不同的的目录中中，也可可以将指指定的文文件案卷卷复制或或移动到到不同的的档案表表中。l 目录之间间文件/案卷的的调整图 1

35、99如上图，为为目录之之间调整整案卷、文件的的操作界界面，如如果要将将指定的的案卷、文件（在在要调整整的案卷卷、文件件前方框框内勾选选）调整整到一个个已有目目录中，则则点击“选择目目录”出现图 4的选择择页面后后，在已已有目录录中选择择相应的的目录即即可，如如果已有有目录下下拉列表表中没有有您需要要的目录录，则在在目录输输入框中中输入您您所需要要的目录录名称，然然后点击击“更改类类目”按钮，则则系统会会自动将将您所指指定文件件案卷移移动到所所指定的的目录中中。如果果要将该该目录下下所有文文件也一一起移动动，则先先勾选“移动当当前类目目下所有有文件”前的方方框后，再再点击“更改类类目”按钮。l

36、档案表之之间调整整文件/案卷图 200如上图，为为档案表表之间调调整文件件案卷的的操作界界面。调调整有两两种方式式：复制制、移动动，并且且可以保保持原有有文件案案卷的目目录位置置不变，即即文件在在原来档档案表中中的目录录信息也也同时被被带到目目的档案案表中，同同样也可可以使指指定的文文件案卷卷调整到到目的档档案表中中的其他他目录中中。第四节档档案实体销毁档案实体体销毁功功能是对对要销毁毁的文件件案卷进进行鉴定定销毁，并并且打印印出销毁毁清单。如下Error! Reference source not found.是鉴定定销毁的的操作界界面。图 211选中所要要销毁的的文件和和案卷，然然后点击击

37、“销毁实实体”按钮，这这些文件件案卷信信息就记记录成销销毁状态态，如下下Error! Reference source not found.，已经经被销毁毁的文件件案卷的的题名上上被加上上删除标标志，并并且显示示出被销销毁的时时间，并并且可以以打印出出销毁清清单。图 222第五节辅辅助立卷卷与批量量修改l 辅助立卷卷如下Error! Reference source not found.，用用户可以以将需要要归入一一卷（盒盒）的文文件选中中，然后后在操作作界面内内的实体体分类号号输入框框中输入入相应的的实体分分类号，在在盒/案案卷号输输入框中中输入相相应的案案卷（盒盒）号，点点击提交交按钮，则

38、则系统会会自动将将所选中中的文件件归入指指定的案案卷（盒盒）中l 批量修改改批量修改改是针对对具体的的档案著著录项目目而言的的，如实实体分类类号、题题名、密密级、保保管期等等进行批批量修改改。首先先选中需需要进行行修改的的文件案案卷，然然后在批批量修改改界面中中选择修修改项目目，并且且输入修修改值，点点击“修改”按钮，则则系统会会自动将将所选文文件中的的指定的的著录项项修改为为指定的的值。该该功能为为批量数数据修改改提供了了一个便便捷的途途径。图 233第六节公公文识别公文识别别是档案案网络管管理系统统 6.0（OOCR版版）的一一个功能能。我们们知道，目目前档案案的介质质主要以以纸为主主，对

39、于于这些纸纸质档案案的数字字化的最最有效途途径，就就是将他他们扫描描成数字字图像文文件，然然后通过过档案软软件对之之同一管管理利用用。标准准版中仅仅仅提供供了对纸纸质档案案的扫描描图像的的管理，但但是如果果要对这这些数字字图像文文件档案案进行全全文检索索，显然然就有些些力不从从心了。为此，我我们对标标准版进进行了改改进，增增加了OOCR(图像识识别)功功能，这这样通过过图像识识别模块块，就可可以将数数字图像像档案识识别成可可以进行行全文检检索的文文本文件件。您只只要输入入一个关关键词，系系统就可可以在全全文中搜搜索您的的关键词词，并将将搜索结结果返回回给您。图 244关于数字字图像档档案管理理

40、可以参参照前面面档案信信息录入，这这里重点点放在图图像档案案的识别别上。用户首先先将一个个扫描的的数字图图像文件件通过系系统的上上传功能能上传到到系统中中，然后后进入识识别模块块，如下下Error! Reference source not found.。图 255识别控制制项中主主要是针针对识别别字体和和版面的的一些参参数。这这里特别别对版面面的选择择参数作作些说明明。 倾斜校正正：对一一些扫描描时没有有放正的的数字图图象文件件，需要要将这个个选上，这这样识别别模块在在做识别别时会自自动校正正。 版面分析析：对于于一些如如报纸、双栏排排版图书书等这种种版面比比较复杂杂的数字字图象，需需要将这

41、这个参数数选上，这这样系统统会自动动分析版版面，从从而识别别出准确确的内容容 旋转1880度识识别：对对于颠倒倒的数字字图象，用用这个参参数可以以自动翻翻转图象象，然后后再进行行识别通常如果果没有上上述情况况，请不不要选择择这些参参数，因因为这会会给系统统以错误误的判断断，从而而造成识识别错误误以及系系统资源源的浪费费，因为为额外的的处理是是要消耗耗系统的的资源的的。点击识别别按钮系系统即可可对图象象进行识识别，识识别时间间视图象象文件大大小，一一般在110秒之之内。可可以识别别的图象象格式为为：JPPG、GGIF、TIFF,一般般而言，用用于识别别的扫描描图像不不需要太太大（扫扫描分辨辨率最

42、好好为1550），一般在在1000KB左左右的图图像文件件就能够够做到很很高的识识别率。图 266 上Error! Reference source not found.为识识别结果果，我们们用的是是一份119888年的教教育部的的油印发发文，扫扫描文件件大小为为1.4MBB,识别别时间为为3秒（CCPU PIIII 8800,内存5512MMB）.识别率率1000%.用用“存入全全文”按钮,识别出出来的结结果可以以直接添添加到全全文字段段，这样样就可以以进行全全文关键键词检索索。第七节 邮件系统管理由于本系系统是一一个网络络环境下下的档案案管理系系统，档档案职能能部门通通过该系系统与各各个立

43、档档部门进进行数据据交换，信信息交流流。邮件件系统的的目的就就是实现现系统中中用户相相互之间间的信息息交流。登录用用户会在在左下脚脚出现一一个收件件箱，如如果有新新邮件，会会有铃声声提示用用户，并并显示出出新邮件件数量。直接点击击收件箱箱进入邮邮件系统统，如下下Error! Reference source not found.，可以以察看收收到的邮邮件，并并且可以以进行回回复，转转发，删删除的操操作。图 277该系统仅仅用于档档案系统统内部用用户之间间的消息息传递，如如档案职职能部门门对立档档部门的的档案业业务指导导，档案案人员之之间进行行交流，都都可以通通过该系系统来进进行。第三章 名名词

44、解释档案表在档案网网络管理理系统中中，我们们将若干干份以某某种分类类方案归归到一起起的文件件和案卷卷的集合合称之为为一个档档案表。具体体关系见见Error! Reference source not found.。类 目目系统中，大大量的档档案数据据、为了了便于管管理，系系统可以以让用户户对同一一个档案案表下的案案卷、文文件进行行分类。这个类类就称之之为类目目。在这这里，类类目就相相当于wwinddowss中的文件件夹的概概念。系系统允许许的最大大类目层层数为33层。如用户有有一批文文件和案案卷是属属于党群群（DQQ）、党党务综合合、各部门门的，那那么用户户可以在在当前的的档案集集中新建建一个类类目：党党群党务综综合各部门门。具体体在系统统中如下下图288。图 288图 299- 23 -同济大学档案馆