会议和重大活动工作流程和要点6766.docx

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1、会议和重重大活动动工作流流程和要要点（试试行）一、会议议筹备工工作要点点1、会议议筹备工工作流程程(以公公司年度度工作会会议为例例)会议场所所预定印发会会议通知知统计计会议回回执编编制会议议服务指指南会会议物品品准备会议资资料准备备会场场准备住宿安安排餐餐饮安排排会议议报到（接接站）发放会会议资料料就餐餐住宿宿领导导会见会议召召开会会议结束束（送站站）会会议总结结。2、会议议筹备工工作事项项（1）印印发会议议通知。总经理理工作部部按照公公司总经经理办公公会研究究通过的的关于于召开公公司*年年度工作作会议筹筹备方案案，以以公司文文件印发发会议通通知。会会议通知知主要说说明会议议召开的的目的、时间

2、、地点、参会人人员、其其他事项项、联系系人及会会址路线线图等，并并附会议议回执单单。（2）制制作并发发送会议议请柬。研究用用于会议议宣读的的国家有有关领导导人批示示件的办办理、邀邀请国家家有关部部委的领领导和上上级相关关组织、机构参参会的领领导名单单，报请请公司领领导审定定。总经经理工作作部制作作会议请请柬。国国家领导导人和国国家部委委的请柬柬由总经经理工作作部负责责发送；有关部部门和相相关组织织、机构构领导的的请柬由由相关部部门负责责发送。（3）预预定会议议场所。根据会会议规模模预定会会议地点点。公司司年度工工作会议议一般要要根据参参会人数数预定11个大型型会议室室、多个个分组讨讨论的中中型

3、会议议室、分分组讨论论情况汇汇报室和和贵宾休休息室等等。（4）预预定与会会代表住住房。根根据参会会人数预预定会议议所需房房间数量量，并预预留少数数房间备备用。按按参会人人员级别别准备房房型、分分配房间间，包括括套房、单人标标间、双双人标间间等。（5）安安排会议议餐饮。根据会会议规模模安排餐餐饮事项项，应考考虑能容容纳全部部参会人人员的餐餐厅。一一般会议议只安排排一次宴宴请，其其余时间间为自助助餐。会会前确定定就餐标标准,提提前制定定菜单。注意食食品卫生生安全，尊尊重民族族饮食习习惯。（6）准准备会议议文字材材料。公公司工作作会议文文字材料料主要有有：总经经理工作作报告、会务指指南、大大会主持持

4、词、专专题报告告、交流流（表态态）发言言、总结结讲话等等。（7）草草拟会议议筹备方方案。内内容包括括：确确定会议议时间、地点、参会人人员、会会议议程程。会议组组织机构构。包括括会议总总协调和和各专业业小组成成员名单单,并详详细说明明各小组组工作分分工，做做到责任任到人。制订会会议经费费预算。会场布布置情况况。包括括主会场场、主席席台、分分组讨论论会议室室、汇报报厅、贵贵宾休息息室等。与会人人员报到到、住宿宿、就餐餐、交通通等安排排。会议宣宣传标语语的内容容和布置置。会议物物品准备备情况。表彰颁颁奖方案案和有关关责任制制签定仪仪式方案案。（8）编编制会议议服务指指南。根根据会议议回执，准准确统计

5、计参会代代表人数数，编制制会议服服务指南南。包括括：会议议议程安排排、组织织机构。包括会会议总协协调、秘秘书组、会务组组、宣传传组等会会议工作作人员联联系电话话和房间间号。会议须须知。包包括就餐餐时间和和地点、会议要要求和注注意事项项。 会议议代表名名单。包包括代表表姓名、性别、民族、单位职职务、房房间号、餐桌号号（如有有集体活活动的，还还需注明明乘车号号）。召集人人汇报安安排。包包括公司司领导、召集人人名单和和汇报时时间、地地点。 会议议代表分分组。包包括各组组代表、召集人人、联络络人、讨讨论地点点。列席代代表名单单：包括括姓名、单位、职务。会场座座次表。（9）准准备会议议用品、设施等等。主

6、要要包括：文件袋袋。文件件袋内装装代表证证、房卡卡、会议议服务指指南、签签字笔、笔记本本。会议议文件由由秘书组组根据情情况装袋袋或直接接到会场场发放。会议引引导牌。包括报报到处、主会场场、餐厅厅、分组组讨论会会场、汇汇报厅、贵贵宾接待待室等。引导牌牌采用集集团公司司统一标标识。会议办办公用品品。在会会场附近近充分准准备如电电脑、打打印机、传真等等办公设设备以及及耗材、办公用用品等，达达到集中中办公条条件。备好参参会领导导和会议议代表席席签。（10）会会议宣传传方面准准备。本本着隆重重、热烈烈、简朴朴的原则则，视情情况制定定会场内内外环境境布置方方案。可可包括：会场外外布置。包括会会议宣传传标语

7、、气球、彩虹门门等。悬挂宣宣传标语语。制作会会场外欢欢迎横幅幅、电子子标语。制作主主会场背背景板、会场尾尾标。制作宴宴会厅背背景板。制作会会议展板板、宣传传片等。制作奖奖杯、奖奖牌、绶绶带和获获奖证书书。安排集集体合影影场地。包括前前排座椅椅、椅签签、后排排的踏步步等。（11）交交通方面面准备。安排专专人负责责车辆调调度和指指挥，做做好接送送站的工工作方案案。准备好好迎接外外邀领导导的车辆辆和接送送会议代代表的中中巴车和和商务车车。 （122）安排排会场。预定会会议用鲜鲜花、绿绿植，制制作主席席台效果果图并请请领导审定。安排会会场音响响、话筒筒及录音音摄像，确确定会前前、会中中和颁奖奖音乐。提

8、前做做好设备备调试及及保障，确确保万无无一失。根据领领导座次次安排好好代表席席签、文文具、鲜鲜花、茶茶水、矿矿泉水、小毛巾巾的摆放放；贵宾宾室布置置（见附图图1大会领领导座次次安排）。做好会会场通风风和温度度调节预预案。安排好好会场礼礼仪、服服务人员员等；如如有颁奖奖或责任任制签订订，需提提前进行行彩排。搞好会会间服务务和会议议休息时时的茶歇歇服务。（13）安安排集体体合影。提前清清空合影影场地，必必要时请请摄影师师先查看看摄影场场地，根根据上午午或下午午的时间间，确定定摄影的的方向和和位置，并并根据天天气变化化情况，及及早提出出变更意意见。提提前摆放放前排领领导座椅椅和后排排踏步；按照出出席

9、会议议的领导导名单次次序提前前贴好领领导座位位名签（见附图图2照相座座次安排排）。集体合影影时专人人协助摄摄影师做做好现场场指挥，尽尽快安排排好后排排参会代代表的队队列，既既要迅速速，又要要注意安安全，防防止人员员拥挤造造成跌落落；尽可可能会议议结束前前将合影影送达代代表手中中。做好好会议照照片的归归档保存存工作。（14）安安排代表表房间。做好洗洗漱用品品、水果果、鲜花花、食品品等的配配送、会会议文件件等的分分发；检检查房间间的设备备是否完完好、查查看楼梯梯及消防防通道等等。（15）安安排会议议期间的的值班工工作。安安排专人人值班，及及时解决决会议期期间临时时发生的的问题，确确保会议议顺利进进

10、行。值值班工作作内容包包括：完完成会议议领导机机构和领领导临时时交办的的事项；检查会会议期间间各时段段的会场场情况；信息的的传递工工作；采采办会议议急需的的物品；安排落落实参观观、娱乐乐活动等等；检查查落实餐餐饮、宴宴会工作作；督促促检查会会议合影影的准备备工作；解决会会议代表表的临时时性困难难；协调调会议有有关事务务。（16）做做好会议议结束后后工作。包括：清理会会场和代代表房间间，查看看有无遗遗失的文文件、资资料、笔笔记等物物品，防防止因文文件丢失失造成泄泄密；清清点会议议用物品品，包括括桌签、电脑、打印机机、投影影仪、会会议展板板、引导导牌、会会议资料料、烟、酒等物物品；清清退会议议用房

11、间间；结算算会议所所有费用用。（17）会会议资料料整理归归档。二、庆典典、仪式式活动筹筹备工作作要点1、确定定庆典、仪式活活动地点点。一般般选定在在公司总总部、所所属单位位的礼堂堂（或星星级酒店店）、项项目开工工现场等等地点举举行。2、筹备备工作注注意事项项（1）主主席台布布置：如举行庆庆典活动动，可采采用大会会形式，可可按照出出席庆典典、仪式式领导名名单在主主席台摆摆好桌签签，摆放放文具、鲜花、茶水、矿泉水水、香巾巾等（见附图图1大会领领导座次次安排）。如举行签签字仪式式，一般般准备长长方签字字桌（可可铺深绿绿色台呢呢），设设两把双双方签字字人的座座椅。如如果签字字方较多多，可加加长桌子子，

12、增加加座位。签字桌桌上放置置各方签签字人的的名签、鲜花（如如与外方方签字还还可摆放放桌旗）。提前摆摆放文本本（放置置在协议议夹中）和和签字笔笔（用笔笔要符合合存档要要求）。提前确确定其他他参加仪仪式人员员是在主主签人后后面站立立或是在在主签字字人对面面站立（或或安排座座椅），以以便按照照不同形形式安排排会场（见附图图3签字仪仪式座次次安排）。安排助助签人员员。备好好香槟或或红酒，签签字仪式式完毕共共同举杯杯庆贺。 （2）检检查灯光光、音响响、话筒筒、录音音设备。提前检检查照明明、试验验每个话话筒的音音量。可可视情况况设置落落地话筒筒。（3）制制作背景景板。根根据活动动主题制制作大小小合适、色彩

13、适适宜、符符合集团团公司标标识要求求的背景景板。（4）摆摆放花坛坛和绿色色植物。会场内内部一般般用高棵棵绿植和和花坛营营造气氛氛。除特特意摆设设某种造造型，疏疏密间隔隔、适宜宜为宜。花坛可可用盆花花或插花花组成，插插花的图图形效果果要好。（5）设设置演讲讲台（发发言席）。摆放鲜鲜花。（6）准准备投影影仪。根根据情况况可设置置一个或或者两侧侧各一个个投影幕幕布。（7）后后排横幅幅。根据据情况会会场后排排可悬挂挂横幅，与与背景板板主题辉辉映。（8）安安排贵宾宾休息室室。准备备鲜花、茶水、矿泉水水、香巾巾等物品品。（9）检检查电源源和消防防设施。活动场场地要有有两路电电源系统统，防止止突然停停电造成

14、成活动中中断。要要提前做做好消防防预案工工作，确确保消防防通道畅畅通，消消防器材材配备齐齐全。3、会场场外气氛氛布置（1）活活动场所所可外挂挂欢迎横横幅，庆庆祝活动动可挂各各庆贺单单位竖排排贺词；会场区区域布置置彩虹门门、彩旗旗、气球球，气球球下挂竖竖排标语语。（2）报报到处、主会场场、就餐餐餐厅放放置引导导牌。（4）会会场门前前台阶可可铺红地地毯以烘烘托气氛氛。（5）根根据活动动的主题题，制作作宣传展展板。4、安排排贵宾休休息室（会会见厅）。贵宾休息室安排在会场旁边较近位置，厅内摆放水果、鲜花、烟、茶水、香巾等物品。如有会见，可摆放会见双方代表的席签、鲜花、茶水，并预留记者席位（见附图4会见

15、座次安排）。5、安排排住宿房房间。根根据庆典典活动时时间安排排住宿。可提前前安排行行政套房房、单人人标间、双人标标间等。客房内内准备：鲜花、水果、茶、日日程安排排（书面面）洗漱漱用品等等。 6、安安排餐饮饮。活动动一般安安排一次次欢迎宴宴会或庆庆祝酒会会，其余余为自助助餐。尊尊重少数数民族生生活习惯惯。宴会：根根据人数数确定大大小合适适的宴会会厅。各各桌编桌桌号，主主桌一般般安排座座次，摆摆好席签签。准备备话筒、祝酒词词（见附图图5宴会座座次安排排）。自助餐：根据就就餐人数数准备大大小合适适的自助助餐厅、餐前准准备菜单单、确定定就餐时时间、制制作引导导牌。7、其他他活动安安排。可可根据活活动情

16、况况适当安安排休闲闲活动。应提前前准备活活动所需需的器械械、用品品。8、安排排车辆。安排专专人负责责车辆调调度；根根据活动动的规模模，可提提前准备备好轿车车、中巴巴车或大大巴车等等接送站站所需车车辆。9、安排排宣传报报道和媒媒体采访访。（1）活活动现场场的摄影影摄像。准备摄摄像、照照相设备备，可安安排全程程定位录录像。（2）安安排集体体合影时时，提前前选择照照相地点点，确定定第一排排领导的的座序并并贴好领领导座位位名签。（3）新新闻媒体体对活动动进行报报道时，须须提前撰撰写新闻闻通稿，并并报分管管领导审审定。新新闻媒体体采访主主要参会会领导时时，需提提前确定定采访时时间、地地点、内内容等事事宜

17、。10、颁颁奖或揭揭牌安排排。颁奖奖或揭牌牌前应进进行彩排排，确保保活动万万无一失失。11、文文艺节目目汇演安安排。庆庆典、仪仪式活动动需安排排文艺节节目汇演演时，应应成立专专门机构构，根据据活动主主题提前前做好节节目数量量、质量量的审核核、节目目类型等等编排工工作。12、治治安保卫卫、医疗疗安排。要提前前做好治治安保卫卫和医疗疗卫生工工作，必必要时可可联系当当地公安安部门或或医疗部部门协助助做好该该项工作作。13、外外文翻译译。有外外宾参加加的活动动，需提提前安排排外文翻翻译，或或落实清清楚外宾宾是否自自带翻译译。三、接待待工作要要点1、接待待工作准准备。明明确来宾宾意图后后，确定定接待人人

18、员，制制定接待待方案，进进行组织织分工。接待方案案包括日日程安排排；来宾宾及陪同同人员名名单；迎迎接、送送行和礼礼仪安排排；会见见或会谈谈、汇报报、考察察的场所所安排和和环境布布置；背背景材料料、汇报报交流材材料准备备；宣传传报道；餐饮服服务；交交通安排排；着装装、民族族风俗习习惯等有有关要求求；应急急预案等等。组织分工工包括：迎接安安排及路路线；会会议室布布置；新新闻宣传传安排；合影安安排；餐餐饮安排排；文件件材料准准备；环环境布置置；考察察参观安安排；其其他安排排如礼仪仪引导、安全保保卫、交交通服务务、着装装、民族族风俗习习惯等。2、接待待实施。按照领领导批准准的接待待方案安安排会见见、会

19、谈谈或汇报报。（1）迎迎接来宾宾：确定迎送送规格。通常遵遵循身份份相当、对等接接待的原原则，也也可视情情况由高高规格的的人员出出面接待待。掌握到达达时间。准确掌掌握来宾宾到达的的时间，及及早通知知迎送人人员提前前到达迎迎接地点点。如有有变化，及及时通知知有关人人员。给来宾留留下一定定时间。来宾抵抵达住处处后，应应给对方方留下一一定的时时间，然然后再安安排活动动。 （2）安安排会见见、会谈谈（汇报报）和合合影。在贵宾室室会见，贵贵宾室内内可摆放放水果、鲜花、茶水、香巾等等物品；如在会会议室会会见、会会谈或汇汇报，可可在会议议桌上摆摆放会见见双方代代表的席席签、鲜鲜花、茶茶水，香香巾；并并预留记记

20、者席位位。会见座位位的安排排:通常常将客人人安排在在主人的的右侧，译译员、记记录员安安排在主主人和主主宾的后后面，其其他人员员按主宾宾次序分分别在主主宾一侧侧就座。可在后后排加座座。双方方人员的的排序按按照职务务、会见见内容等等综合因因素排定定（见附附图4会见见座位安安排） 。会谈座位位的安排排:双边边会谈通通常用长长方形、椭圆形形或圆形形桌子，宾宾主相对对而坐。主谈人人居中。一般译译员安排排在主谈谈人右侧侧。其他他人员按按礼宾次次序左右右排列。记录员员可安排排在后面面，当会会谈人员员较少时时，记录录员也可可安排在在会谈桌桌上就座座。双方方人员的的排序按按照职务务、会见见内容等等综合因因素排定

21、定。（见见附图66会会见座位位安排）。合影的座座位安排排：安排排合影时时，通常常排单数数就座，身身份最高高者居中中，2号号人员在在1号人人员左手手位置，33号人员员在1号号人员右右手位置置，以此此类推（见附图2照相座次安排）。 3、宴请请安排：主要有有三个环环节：排排好菜单单、定好好就餐形形式、排排定座次次。排好菜单单。要体体现风味味特色、节令时时尚和客客人喜爱爱的菜肴肴；尊重重少数民民族的风风俗习惯惯。定好就餐餐形式。宴请形形式有正正式宴会会和冷餐餐（自助助餐）。 正式式宴会宾宾主均按按身份排排位就座座。正式式宴会的的现场，应应布置得得庄重大大方，可可以少量量点缀鲜鲜花，也也可视情情况制作作

22、背板。排定座次次。正式式宴会桌桌次的排排列：主主桌位置置，圆厅厅居中为为上，横横排以右右为上，纵纵排以远远为上；有讲台台时临台台为上，22、3、4等其其它桌的的位置，以以离主桌桌位置远远近而定定，近高高远低，右右高左低低。桌数数较多时时，要摆摆桌次牌牌（见附附图5宴请请座次安安排）。冷餐会（自自助餐）常常用于宴宴请人数数众多的的宾客。应设主主宾席座座位，其其余各席席不固定定座位，食食品与饮饮料均事事先放置置桌上，招招待会开开始后，自自动取食食进餐。少数民民族宾客客可设民民族餐桌桌。4、节目目安排。如安排排文艺节节目，以以第七、八排座座位为最最佳。观观看电影影以第十十五排前前后为好好。专场场演出应应把贵宾宾席留给给主人和和主要客客人，其其他客人人可排座座位，也也可自由由出入。附图1：大会领领导座次次安排附图2、照相座座次安排排附图3、签字仪仪式座次次安排（方式11） （方方式2）附图4、会见座座次安排排附图5、宴会座座次安排排附图6、会谈座座次安排排14