档案管理现状及其改进方案4250.docx

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1、档案管理理现状及及改进方方案做好档案案管理工工作，是是一个企企业健康康持续发展展的需要要，档案管管理工作作是企业业管理工工作的一一部分，是提高高企业工工作质量量和工作作效率的的必要条条件，是维护护历史真真实面貌貌的一项项重要工工作。董董事长在在20112年经经营工作作会议上上的讲话话中强调调，“要本着着规范化化、信息息化、安安全化的的原则，完完善集团团及下属属公司档档案管理理体系，完完善相关关管理制制度，特特别是合合同谈判判的相关关工作流流程”。因此，档档案管理理工作是是当前行行政工作作的重中中之重，现现将档案案管理工工作的现现状及改改进办法法整理如如下。一、集团团公司档档案管理理现状1、行政

2、政档案由由行政管管理部整整理、归归档、保保存2、财务务档案由由财务部部整理、归档、保存3、人事事档案由由人力资资源部整整理、归归档、保保存4、监审审档案由由监察审审计法务务部整理理、归档档、保存存5、项目目资料（包包括工程程资料和和营销资资料）由由项目部部整理、保存二、存在在的问题题1、档案案管理分分散，没没有集中中管理，不不便查找找。2、部分分档案归归档不及及时，造造成档案案遗失。3、项目目资料保保存不完完整，部部分报批批报建资资料不齐齐全，部部分批阅阅件原件件查找困困难。4、档案案密级的的设定与与保管未未按照未未档案案管理规规定执执行，部部分重要要档案的的保存不不够安全全（如财财务凭证证等

3、）。4、档案案管理工工作不够够专业，没没有经过过系统的的培训。三、改进进的办法1、强化化档案意意识。 档案意意识是对对档案的的性质和和价值的的认识，以以及对档档案工作作地位和和作用的的认识。包括各各分子公公司领导导、各部部室工作作人员及及档案管管理员都都要强化化档案意意识。作作为档案案员，无无论是专专职的，还还是兼职职的，都都要理解解自己工工作的重重要性，要要热爱自自己的工工作。2、召开开专题会会议安排排部署档档案工作作。建议议借3月月份月度度会议的的契机，召召集专题题工作部部署会议议，安排排部署集集团档案案管理工工作。四、工作作部署方方案1、管理理部门和和岗位：集团公司司档案管管理工作作由行

4、政政管理部部负责，行政管理部增设档案管理员岗位（可招聘专职，也可内部兼职），设置专门的档案室，所有档案资料全部按年限归档。2、集团团公司档档案管理理分工： 行政政档案、人事档档案、监监审档案案、项目目档案（包包括工程程资料和和营销资资料）由由各分管管部门整整理，按按流程登登记审批批后交档档案室分分类归档档、保存存；财务档档案分别别由人力力资源部部、财务务总部整整理，归归类，存存档案室室保管。3、归档档流程：各部门将将需归档档的资料料及时整整理，提提交档案案管理员员处，填填写档档案归档档登记表表，经经办人和和档案管管理员共共同签字字确认后后归档。4、归档档材料要要求： 归档档的文件件材料应应为原

5、件件。 归档档的文件件材料内内容必须须齐全、完整、准确、系统。 文件件材料应应字迹清清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签签字盖章章手续完完备。 图纸纸应折叠叠或A44（29772110mmm）幅面面。 组卷卷所用的的各种目目录、表表格、封封面（底底）、卷卷盒一律律采用档档案行政政部门监监制的产产品。5、详细细要求见见档案案管理制制度。6、物流流公司档档案管理理工作：暂由集团团公司行行政管理理部进行行档案管管理工作作，由物物流公司司前期工工作人员员，对前前期项目目资料进进行整理理、分类类后，交交集团公公司档案案室存档档。7、其他他各公司司档案管管理工作作：各子公司司应高度度重视档档案管理理工作，安

6、排专人负责。尤其是建设公司，要处理好长沙总部与张家界本部的档案关系，避免出现未归档资料。五、附件件：档档案管理理规定行政管理理部二一二二年二月月二十四四日档案管理理规定第一条 为了了加强集集团档案案的管理理工作，有有效地履履行档案案服务于于集团各各项工作作的职能能，根据据档案案法和和有关档档案管理理工作的的要求，结结合集团团公司实实际，制制定本办办法。第二条 档案案管理工工作是公公司工作作的重要要组成部部分，担担负着服服务其他他工作和和记录公公司历史史的重要要任务，全全公司都都要高度度重视，严严格遵守守相关规规定。第三条 行政政管理部部负责集集团公司司范围内内的档案案管理工工作，各各部室负负责

7、本部部门档案案的收集集、整理理，按年年度上交交行政管管理部。第四条 档案案分类集团档案案分为行行政档案案、人事事档案、财务档档案、监监审档案案。行政档案案包括：公司章章程、公公司证照照、公司司文件、会议（股股东会、董事会会、总裁裁办公会会、监事事会等）记记录、上上级发文文、公司司制度、诉讼卷卷宗、大大事记录录（音像像、图片片、报刊刊）、公公司荣誉誉、相关关合同等等，由集集团档案案室整理理、分类类、归档档。人事档案案包括：个人档档案（劳劳动合同同、履历历、培训训、奖励励、处罚罚、晋升升、降职职、异动动）、基基础档案案（员工工名册、定编定定岗、人人事异动动、流程程监控、招聘培培训、绩绩效考核核、工

8、资资发放、劳动保保险等台台帐），由由人力资资源部整整理、分分类，交交档案室室存档。财务档案案包括：会计凭凭证、会会计账簿簿、财务务报表、税务相相关资料料、以及及其他基基础档案案（股本本结构、授信额额度、贷贷款数量量、企业业担保、固定资资产等台台帐）等等，由财财务部整整理、分分类，交交档案室室存档。监审档案案包括：举报信信函、案案件卷宗宗、审计计报告、监察建建议和监监察决定定等，由由监察审审计部整整理、分分类，交交档案室室存档。工程档案案包括：项目前前期文件件（立项项、可研研、设计计）、项项目管理理文件（招招投标、合同、协议、征地、施工管管理）、施工文文件（开开工报告告、技术术交底、材质证证明设

9、计计变更、质量评评定、工工程记录录、设备备调试记记录、完完工验收收报告等等）、项项目竣工工文件（竣竣工验收收报告、竣工图图、项目目质量评评审材料料、工程程声象材材料等）及及其他资资料，由由工程部部整理、分类，交交档案室室存档。营销档案案包括：基础资资料（购购房合同同等）、业主资资料、按按揭资料料、活动动资料（文文案、宣宣传资料料、图片片信息）、策划方方案、招招商资料料等，由由营销部部整理、分类，交交档案室室存档。归档的文文件材料料必须完完整、准准确地反反映企业业经营管管理活动动中的真真实内容容。平时时归档的的文件材材料，要要根据事事先拟好好的类目目，进行行整理，并并归入相相关卷内内。第五条 密

10、级级设定档案资料料按密级级分类，应应分为绝绝密、机机密、秘秘密和一一般四类类。保密密文件应应在首页页右上角角注明密密级；以以电脑形形式存放放的保密密文档须须设置密密码，专专人专用用。绝密档案案：集团开开发项目目、施工工项目的的设计、工艺、技术等等资料；市场营营销方案案；股东会会或董事事会的重重大战略略决策和和部署；其他在在企业经经营发展展中直接接影响企企业权益益的特别别重要的的文档。机密档案案：尚未公公开的招招投标文文件及相相关资料料；公司发发展生产产、经营营、技术术、管理理的重要要决策计计划和步步骤；公司财财务档案案；其他对对公司产产生重要要影响的的合同等等文档。秘密档案案：涉及公公司利益益

11、的情报报资料、调研报报告；公司内内部基础础标准、专业标标准和内内控标准准；公司章章程、重重要文件件、会议议等内容容；开发项项目、施施工项目目的地形形、地质质、水文文勘测科科技资料料及供电电、供水水、供气气、排水水等管路路系统竣竣工图；公司财财务计划划、概算算、预算算、决算算资料；公司未未对外公公开的各各类统计计报表；其他一一切应该该保守秘秘密的文文档。一般档案案：一般般事务性性文件。第六条 档案入入库各部门将将需归档档的资料料及时整整理，提提交档案案管理员员处，填填写档档案归档档登记表表，经经办人和和档案管管理员共共同签字字确认后后归档；入档的的文件，由由档案管管理员负负责建立立电子文文档编号

12、号管理以以便查阅阅；档案案归档时时应根据据密级设设定标准准（见第第五条）设设定密级级，必要要时可请请示集团团领导设设定密级级。第七条档档案查借借因工作需需要查、借档案案的人员员，必须须先填写写查借借申请单单，一一般资料料由部门门负责人人审批后后查借；财务档档案、集集团聘任任人员的的人事档档案等保保密档案案必须由由执行总总裁批准准后方可可查阅，如如需借出出只允许许使用复复印件，不不得借出出原件；绝密资资料只允允许本公公司有关关主要人人员借阅阅，不准准摘抄、复印、摄录等等，如确确实需要要，必须须经董事事长批准准，并注注明复印印的部门门、时间间。档案管理理员进行行查借登登记，并并及时收收回档案案，查

13、借借人员必必须严守守机密。第八条补补救与处处罚档案管理理人员应应严守职职责，不不断提高高业务水水平，做做好档案案的防潮潮、防火火、防虫虫、防盗盗工作，确确保档案案质量和和安全，一旦发现泄露或遗失秘密文件，要及时报告集团行政总监及执行总裁，并立即采取补救措施，最大限度地减少损失。若有重要档案遗失，按照员工奖惩规定执行处罚。第九条 本制度度自发布布之日起起实施。附表1：档案案归档登登记表附表2：档案案查借申申请单附表3：档案案查借登登记表附表1：档案归档档登记表表序号日期来文单位文件字号文件标题题/内容容份数编号经办人接收人备注原件复印件附表2：档案查借借申请单单查借单位位经手人联系电话话查借（阅阅）档案案名称和编编号内 容容用 途途查借（阅阅）部门负责责人行政经理理执行总裁裁档案室经办人办理时间间原件借出出查 阅阅复 印印归还时间间附表3：档案查借借登记表表查借日期期部门批准人查借（阅阅）档案名称称档案号密级借阅人归还日期期归还情况况收档人备注