物业管理各项制度20597.docx
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1、档案管理制度档案管理规定1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。2、有关物物业的验验收档案案、图纸纸、业主主及住户户资料、管管理制度度、合约约及附件件、设施施和设备备档案及及保养制制度、财财务报告告、员工工人事资资料等档档案要求求集中存存档,文文件柜上上锁,未未经经理理许可,任任何人不不得动用用。3、物业档档案资料料必须做做到图有有袋、文文有夹,报报告类文文件编目目录索引引,档案案类文件件有存档档清单和和编号目目录。4、公司档档案目录录及存档档文件清清单每季季度清查查一次。5、物业档档案在历历任经理理离职或或调职时时,应向向接任者者办理移移交手续续,经认认可后方方可离
2、开开。6、物业档档案日常常需经常常使用部部分应复复印备份份,原件件存放在在档案中中不得随随意使用用。7、因工作作需要借借阅、复复印专管管部分档档案资料料的,需需经经理理书面认认可,如如有违反反的,作作泄密处处理。8、公司将将定期巡巡查上述述规定所所提及的的要求落落实情况况,对不不符合要要求的保保管人将将作适当当处分。9、小区档档案资料料因保管管不当而而造成遗遗失、泄泄密的,对对小区管管理有重重大影响响及损害害小区和和公司利利益的,公公司将视视情节追追究当事事人责任任,并保保留追究究其法律律责任的的权利。小区管理理保密规规定1、公司、物物业内部部资料,业业主、住住户单元元和公司司员工个个人资料料
3、及其所所载有的的通讯地地址、联联系电话话、购/租合约约及金额额、小区区及公司司内部情情况、业业主/住户个个人情况况等均属属保密范范围。2、业主/住户及及员工资资料统一一存放在在办公室室文件柜柜内,由由内务管管理员专专人管理理。3、公司文文件柜备备用钥匙匙由经理理保管,内内务管理理员休假假时,由由经理指指定者方方可代为为执行以以上事务务。4、因工作作所需而而放置在在办公室室、监控控室的业业主/住户的的联系电电话、地地址等,必必须隐蔽蔽放置,不不得张贴贴于显眼眼处,不不得外泄泄。5、公司制制定的各各类规章章制度及及工作指指引,严严禁任何何形式的的抄袭和和复印,严严禁外泄泄。6、公司发发布的各各类通
4、知知通告,应应限定时时效,过过时收回回。7、员工应应具有维维护他人人隐私的的法律意意识,主主动为公公司和小小区住户户保守秘秘密,对对任何人人的不正正当打探探行为,应应坚决拒拒绝并向向公司报报告。8、员工因因执行保保密规定定不当,致致使公司司、业主主/住户或或公司其其他员工工利益受受不良侵侵害的,公公司将从从重处罚罚,并由由当事人人个人承承担导致致的全部部法律责责任。小区档案案资料1、小区验验收档案案:1)小区土土建、设设备安装装竣工资资料(图图纸、设设备资料料)。2)小区各各类设备备的质检检、消防防、劳动动局等部部门验收收合格文文件。3)小区机机电设备备保养合合约。4)小区公公共区域域设施设设
5、备验收收记录。5)小区公公共区域域设施设设备移交交记录。6)单元验验收及移移交记录录。2、小区二二次装修修档案:1)住户二二次装修修图纸及及审批手手续。2)二次装装修期间间管理处处监督检检查资料料。3、住户资资料:1)小区住住户入伙伙资料。2)小区住住户情况况登记(包包括姓名名、房号号、联系系人、建建筑面积积、交接接单、入入伙时间间等)。4、小区管管理文本本汇编:1)管理合合同、业业主公约约、用户户手册。2)小区各各类管理理规章制制度及装装修管理理规定。3)小区各各项管理理分包合合约。5、小区设设备维修修保养资资料:1)各类设设施设备备专门的的维修保保养制度度和应急急措施。2)各类设设施设备备
6、独立的的维修档档案及日日常巡检检维修记记录。3)主要部部位如配配变电间间、监控控中心等等应有工工作日记记、交接接班记录录、巡视视记录和和人员进进出记录录。4)住户维维修报修修单及维维修后的的回访记记录。6、小区设设施设备备检测:1)电梯有有劳动部部门合格格证书及及年检报报告。2)消防泵泵、管道道等有定定期试机机及换水水记录。3)小区避避雷系统统有定期期检测报报告。4)小区其其他设施施设备检检测记录录资料。7、日常文文档:1)日常通通知、文文件的存存档。2)小区管管理费收收缴情况况。3)公司管管理费财财务报告告。4)会议记记录。5)值班记记录。6)安保值值班记录录。7)其他管管理记录录。档案资料
7、料的管理理要求1、采用多多种形式式的文档档储存方方式,如如电脑磁磁盘、录录象带、录录音带、相相片、图图表等,并并采用适适当的保保管、储储存方法法。2、尽可能能地把其其他形式式的档案案资料转转化为电电脑储存存,便于于查找和和利用。3、电脑文文件必须须由专人人按照规规定设置置子目录录进行分分类管理理,并定定期清除除过期无无效文件件。4、原始文文件按照照文件的的使用性性质及重重要性进进行分类类,并编编制相应应的文件件目录,文文件状况况有所变变动时,应应及时调调整目录录的有关关数据,以以保证查查阅者及及时找到到有效的的文件。5、档案的的鉴定必必须由经经理或其其他指定定人员负负责,对对档案是是否有效效、
8、作废废、复印印份数、保保存期限限、保存存数量等等作出决决定,其其他未经经授权者者无权决决定。6、档案按按不同业业务性质质分块,以以内容分分类,逐逐一编号号,登记记造册,编编辑目录录,最好好按不同同业务部部分分柜柜保存。7、档案保保管有专专人负责责,以达达到文件件管理要要求,必必须做到到档案标标识清晰晰、分类类明确,易易查找;档案必必须由具具备资格格人员经经过登记记后方可可借出,文文件借阅阅者需妥妥善保管管所借文文件,不不得涂改改、撕毁毁等,否否则追究究相关责责任。档档案归还还必须经经过检查查,如有有轻微破破损应立立即修补补,损坏坏严重须须追究借借阅人员员的责任任。档案案管理人人员需按按时检查查
9、档案借借阅情况况,以便便及时收收回在外外文件,防防止因管管理疏忽忽所导致致的文件件流失和和泄密。8、档案保保管环境境要求达达到防火火、防潮潮、防变变质的要要求,配配置有效效的灭火火器材,潮潮湿天气气需放置置生石灰灰等物质质,档案案管理人人员需及及时进行行检查和和清理,保保证文档档保管条条件符合合公司文文件管理理的要求求。员工服装管管理规定定一、制作工工作服的的人员范范围:1、管理员员(或相相当于管管理员)及及以上管管理人员员;2、驾驶员员;3、宿舍管管理员;4、活动中中心管理理员;5、收发员员;6、安全管管理员;7、监控员员;8、上述工工种的正正式员工工、试用用期员工工、实习习期限在在3个月月
10、以上的的人员。 保安安、清洁洁、绿化化、维修修人员的的工作服服暂时不不变。 二二、制作作工作服服的费用用分摊: 11、制作作工作服服的费用用由公司司承担660%,个个人承担担40%(分四四次在工工资中扣扣除)。2、发放工工作服后后两年内内离开公公司的,除除个人承承担400%外,还还须按以以下比例例承担原原公司承承担的部部分:未满3个月月 1000%满3个月未未满半年年 880%;满1年未满满1年半半 440%满1年未满满2年 20%三、工作服服一经发发放,不不予退还还。综合管理部部职责1、全面负负责办公公室工作作、负责责制定公公司及部部门的工工作计划划和总结结。2、负责对对本部门门和公司司的文
11、案案进行把把关。3、负责公公司会议议与活动动的组织织和安排排并负责责重要会会议的秘秘书工作作。4、负责对对公司领领导批办办工作的的督办与与落实。5、负责公公司印章章的管理理和使用用工作以以及投诉诉的处理理工作。6、负责办办理公司司的资质质、工商商年检、工工商变更更等手续续。 77、负责责公司IIS90001质质量管理理体系贯贯标工作作。8、督促和和考评本本部门人人员工作作进度和和品质,对对本部门门的工作作目标负负责。9、负责公公司的车车辆管理理和调度度。10、负责责公司内内部的安安全工作作。11、负责责公司物物品采购购的审批批工作。12、负责责公司接接待管理理工作。13、负责责与上级级业务主主
12、管部门门和对外外媒体的的联络、协协调。14、负责责管理与与公司形形象有关关的策划划、宣传传、推广广、公共共关系及及其它有有关社会会活动。15、负责责公司企企业文化化建设和和社区文文化建设设,并做做好收集集、整理理、阐释释、传播播。16、执行行国家和和公司人人事劳动动政策、建建立和健健全各项项人事劳劳动管理理制度。17、在公公司总经经理的领领导下,协协助总经经理进行行劳动管管理工作作和人力力资源管管理。18、负责责制订公公司人事事方面的的规章制制度,并并组织实实施。19、负责责编制员员工工号号、制作作和发放放员工工工作牌、服服务证。20、负责责统计、审审核、汇汇总各部部门的员员工考勤勤,编制制员
13、工工工资发放放表。21、负责责编制员员工培训训计划,管管理处单单位委托托培训、实实习业务务的有关关事宜并并组织实实施。22、负责责员工的的业绩考考核工作作,并将将有关奖奖惩记录录整理归归档。23、负责责员工劳劳动合同同或聘用用合同的的签订和和管理。24、根据据公司质质量方针针和质量量目标的的要求,负负责质量量体系有有效运行行和贯彻彻,制定定和修改改公司质质量体系系文件。25、负责责建立质质量体系系运行机机制,归归口管理理内部质质量体系系审核工工作。26、负责责组织业业主委员员会委托托管理的的物业管管理服务务合同的的评审。27、负责责质量体体系文文件和资资料控制制程序、质质量记录录的控制制的归归
14、口管理理。28、负责责公司各各部门和和小区管管理处物物品和外外协服务务采购控控制的归归口管理理。29、负责责确定各各小区服服务设施施的标识识并组织织制作的的归口管管理。30、负责责检测器器具的管管理,制制定检测测器具周周期检定定计划,保保存检定定记录。31、负责责对存在在现有不不合格或或潜在不不合格的的部门实实施纠正正或预防防措施的的跟踪验验证。32、负责责确定物物业管理理中所需需统计技技术,对对各部门门和小区区管理处处的统计计技术应应加以督督导。33、负责责小区创创建物业业管理优优秀住宅宅小区和和文明社社区、安安全文明明小区、规规范服务务达标活活动,制制定相关关的实施施计划和和考核标标准及办
15、办法。34、完成成公司领领导交办办的其它它工作任任务。管理处经理理岗位职职责1、认真执执行公司司的各项项方针、政政策、计计划和各各项指令令。2、每月月月底组织织管理处处各部门门负责人人召开例例会,总总结本月月工作完完成情况况,讨论论制订下下月工作作计划并并组织实实施。并并定期检检查,监监督查处处违章,提提出和实实施纠正正措施,达达到规定定标准要要求。3、负责管管理处编编制财务务预算报报告,报报公司批批准后执执行,严严格控制制日常费费用的支支出,按按时收取取各项管管理费用用和代收收代缴费费用。4、负责管管理处零零星有偿偿服务合合同评审审,对属属本部门门合同评评审的内内容负责责。5、负责对对业主提
16、提供产品品的控制制。6、负责处处理业主主的投诉诉,属管管理处管管理范围围的,坚坚持在一一个工作作日内有有回应,属属其它部部门的投投诉应及及时传递递并及时时跟踪回回复。7、对业主主的报修修,负责责做到“急修不不过夜,小小修不过过二”。8、关心员员工生活活,确保保员工有有良好的的精神面面貌和积积极的工工作态度度,负责责提高员员工业务务素质,坚坚持“依法管管理、规规范服务务、业主主至上”的宗旨旨,检查查监督各各岗位员员工认真真履行职职责。9、按公司司规定对对员工进进行考核核,做到到奖罚分分明。10、负责责对采购购物品的的质量控控制;对对供方的的评价和和动态控控制,并并对供方方提供的的物品质质量负责责
17、。11、负责责对物业业管理中中各种标标识的正正确使用用和有效效性,可可追溯性性管理。12、对物物业管理理服务过过程中各各工序进进行控制制,对管管理部的的服务质质量负责责。13、负责责对物业业管理中中的检验验和检查查,确保保过程处处于受控控状态。14、负责责对检验验、测量量和试验验设备的的管理,确确保其准准确、有有效。15、负责责物业管管理区域域范围内内全过程程的检验验和试验验状态的的控制,确确保其准准确、有有效。16、负责责对服务务过程中中材料、物物品的搬搬运、贮贮存和防防护的控控制,保保证其质质量不受受损坏或或变质。17、负责责物业管管理和服服务过程程记录的的归口管管理,负负责对不不合格品品
18、或不合合格服务务进行控控制和处处理,做做好追踪踪验证工工作。18、采用用适宜的的统计技技术,对对质量目目标的实实施情况况进行统统计、分分析。19、定期期开展业业主调查查或访问问活动,了了解情况况,吸取取意见,自自觉接受受业主的的监督,与与业主保保持良好好的关系系。 220、协协调管理理处与供供水、供供电、公公安、工工商、街街道等与与物业管管理有关关部门的的关系,以以便于开开展各项项工作。21、负责责公司领领导交办办的其它它工作任任务。管理处助理理岗位职职责1、全面负负责分管管的管理理责任区区域的相相关工作作,负责责制定、落落实本部部门的岗岗位责任任制,保保证为业业主提供供良好的的管理与与服务。
19、对对管理处处经理直直接负责责。2、负责制制定本部部门工作作要求、工工作目的的,负责责指导、监监督、检检查本部部门各项项工作及及下属员员工的工工作完成成情况对对出现的的问题及及时做出出处理和和整改。3、负责与与组织年年度、月月度的物物业管理理质量检检查及评评审。4、负责对对外谈判判项目、合合同条款款审核、修修改,并并对外谈谈判项目目的工作作情况进进行监督督、监察察、审定定。5、负责制制定本部部门工作作计划和和物品需需求计划划,并保保证计划划贯彻与与执行。6、负责受受理业主主投诉,参参与组织织业主意意见征询询活动和和社区文文化建设设,定期期了解业业主对管管理处各各项服务务的意见见和建议议。7、负责
20、确确保本部部门质量量记录的的完整、准准确、有有效,并并做好归归档工作作。8、负责做做好与管管理处其其它部门门之间的的沟通及及协调工工作。9、负责培培训提高高本部门门员工的的业务技技能、工工作能力力和物业业服务意意识。10、完成成领导交交办的其其它工作作任务。管理员岗位位职责1、执行各各级政府府有关物物业管理理的政策策法规和和公司的的各项方方针、计计划、指指令,严严格遵守守工作纪纪律。2、在管理理处经理理的领导导下,对对分管的的管理责责任区域域的相关关工作全全面负责责,并收收缴物业业管理费费和代收收代缴费费用。3、密切联联系业主主,热情情为业主主服务,坚坚持“依法管管理,业业主至上上,服务务第一
21、”的宗旨旨,随时时收集反反馈业主主的需求求,对物物业管理理工作的的情况 定期提提出分析析报告,以以便不断断改进物物管工作作。4、定时巡巡视分管管的管理理责任区区域的业业主居住住情况和和公用设设施、设设备及共共用物业业的完好好状况,发发现问题题,及时时通知有有关部门门及时处处理。5、注意自自身形象象,不断断提高服服务质量量水平和和自身业业务素质质。熟悉悉分管的的管理责责任区域域的基本本情况,了了解业主主家庭情情况,做做到有问问心答,有有需求尽尽可能及及时帮助助解决,并并反馈信信息。6、做好业业主投诉诉的接受受、传递递和解释释工作。7、做好业业主的委委托服务务工作,根根据业主主的需求求,负责责联系
22、和和安排相相关工作作,满足足业主的的需求,并并合理收收费。8、服从上上级领导导,完成成领导交交办的其其他工作作。安保主管岗岗位职责责1、负责安安保工作作,对管管理处经经理直接接负责。2、负责物物业管理理区域范范围内的的安全、消消防、交交通管理理和物业业管理服服务等工工作,协协同公安安机关处处理相关关重大刑刑事案件件和火灾灾事故。3、负责制制订小区区安保工工作目标标工作作计划和和实施方方案,并并监督检检查落实实,对物物业管理理区域范范围的安安全、消消防实行行全过程程控制,包包括安全全、消防防设施标标识的安安装、管管理和维维护,发发现问题题及时提提出整改改意见,并并检查落落实情况况。4、负责制制定
23、安全全、消防防制度及及各项应应急方案案,并定定期检查查及时对对各项制制度进行行调整、完完善。5、负责做做好安保保、消防防用品的的采购、验验证、贮贮存管理理,做好好本部门门进货物物品的检检验和记记录,对对过期或或失效的的消防器器材要及及时更换换,对需需要维修修物品提提出申请请。6、负责安安排安保保员、监监控员班班次编排排、考勤勤,组织织安保员员按治安安、保卫卫和消防防管理规规定上岗岗执勤,做做好治安安保卫工工作,并并准确地地做好相相关记录录。7、负责安安保员的的生活内内务管理理。8、负责安安保员业业务训练练、业务务学习和和业务考考评,并并负责召召开安保保工作会会议。9、加强安安保的精精神文明明建
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- 物业管理 各项 制度 20597
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