综合档案归档管理规定19581.docx

《综合档案归档管理规定19581.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《综合档案归档管理规定19581.docx（20页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、武汉凯迪控股投资有限公司Wuhaan KKaiddi HHolddingg Innvesstmeent Co.,Lttd综合档案案归档管理理规定编号：KKDKGG/PKK-1002版本：AA/020099年122 月331日发发布 20009年年12 月311日实施施武汉凯迪迪控股投投资有限限公司 发布布目 录1 目的的12 范围围13 定义义14 职责责15程序115.1 综合档档案类目目设置115.2 综合档档案形成成与收集集25.3 综合档档案整理理25.4 综合档档案归档档36 相关关文件447 记录录4综合档案案归档资资料分类类标准55 综合档案归档管理规定 版次：A/0 页次： 1

2、8/101目的为加强公公司档案案标准化化管理，保保证档案案归档的的及时性性、完整整性，以以更好地地服务于于公司生生产和经经营管理理需要，特制定本规定。2范围本规定适适用于武武汉凯迪迪控股投投资有限限公司（以以下简称称控股公公司）及及各系列列公司（以以下简称称系列公公司）综综合档案案的归档档、立卷卷、整理理工作。3定义综合档案案：是指指本公司司在各项项活动中中形成的的全部档档案的总总和。其其构成是是以科学学技术档档案为主主体，包包括计划划统计、经经营销售售、物资资供应、财财务管理理、劳动动工资和和党、政政、工、团团工作等等方面档档案。4职责4.1 综合档档案管理理员a) 负负责依据据国家及行行业

3、综合合档案相关关法规、标标准，结结合公司司实际情情况制定定、完善善综合档案案分类标准准；b) 负负责对归归档工作作进行指指导和监监督，督督促各部部门按规规定及时时办理归归档移交交手续。c)负责责控股及及各系列列公司科科技档案案的验收收、立卷卷、排架架、编目目等全过过程工作作。d) 负负责对异异地公司司/各电电厂档案案管理的的培训、指指导及监监督检查查工作。4.2 控股公司司各中心/部门、各各系列公公司相关关部门a) 负负责按本本规定要要求完成成本部门门（项目目）业务务所涉及及档案资资料的收收集和归归档工作作。b) 部部门（项项目）负负责人是是本部门门（项目目）档案案资料归归档完整整性、及及时性

4、的的第一责责任人。c)各部部门（项项目）应应指定一一名专、兼兼职档案案管理员员负责文文件资料料的搜集集和归档档，并对对其归档档文件材材料的完完整性、准准确性、系系统性负负责。5.程序序5.1综综合档案案类目设置置5.1.1 公公司档案案一级类类目参照照电力力工业企企业档案案分类规规则设设置，共共分100大类，其其中：00至5大类类为综合合档案，66至9大大类为科科技档案案。综合合档案一一级类目目包括：0党群工工作档案案1 行政政管理档档案2经营管管理档案案3生产技技术管理理档案4 会计计档案5 人事事档案5.1.2 结结合控股股及各系系列公司司的经营营模式及及业务范范围，对对0至55大类在在各

5、专业业进行进进一步细细划，形形成各专专业归档档资料分分类标准准，包括括：实体体分类原原则、分分类方法法、类目目标识和和类目设设置、归归档份数数、保管管期限、责责任部门门等。5.2 综合档档案形成成与收集集5.2.1综合合档案是是公司档档案的重重要组成成部分，各各职能部部门应严严格按照照综合档档案归档档范围进进行过程程资料的的收集和和保管。5.2.2 综合合档案管管理员应应积极跟跟踪档案案形成过过程，主主动指导导、督促促各部门门做好文文件材料料的整理理，并按按时归档档。 5.3 综合档档案整理理5.3.1归档档要求a）各部部门资料料管理人人员应按按附表综综合档案案归档资资料分类类标准对文件件资料

6、进进行分类类、组卷卷，保证证文件资资料的完完整性和和系统性性。b）归档档文件材材料原则则上应为为原件，作作为凭证证作用的的必须为为原件，对对外来文文件无原原件的，以以最初接接收的文文件视为为原件。c）归档档文件材材料应字字迹清楚楚，签字字盖章手手续完备备，文件件载体和和书写材材料应达到永永久性保保存的要要求，书书写不得得使用圆圆珠笔、铅铅笔及纯纯蓝墨水水。d）文件件整理应遵循文文件形成成规律，保保持文件件之间的的有机联联系，区区分不同同价值，便便于保管管和利用用。e）归档档文件材材料主要要以件为为单位进进行整理理，一般般以每份份文件为为一件，文文件正本本与定稿稿为一件件，正文文与附件件为一件件

7、，原件件与复制制件为一一件，来来文与复复文可为为一件。f）密不不可分的的文件材材料可装装订在一一起，排排列一般般正文在在前，附附件在后后；复文文在前，来来文在后后。g）归档档文件采采用“保管期期限年度问题”分类法进行分分类，即即先将文文件按保保管期限限分类，再再在保管管期限下下面按年年度分类类。5.3.2案卷编编目a）立卷卷后，每每个案卷卷内应附附有卷内内目录（见KDKKG/PPG1001-003）、卷内内备考表表（见KDKKG/PPG1001-004）和案卷卷脊背，案案卷封面面不做填填写。b）卷内内目录、卷卷内备考考表应采采用A44幅面（长长宽为2997mmm2100mm）70gg以上白白色

8、书写写纸制作作。案卷卷脊背用用A4纸纸打印后后粘贴。c) 档档案编号号执行档档案编号号管理规规定（KDKG/PK-104）。5.3.3页号的的编写卷（件）内内文件必必须使用用HB铅铅笔或打打码机在在有书写写内容的的页面编编号，页页号从“1”开始。单单面书写写的文件件页号在在右上角角；双面面书写文文件的页页号，正正面在右右下角，背背面在左左下角。卷内内目录、备备考表不不编写页页号。5.3.4案卷装装订装订应统统一在左左侧，用用棉线或或不锈钢钢钉，同同时保证证整齐、牢牢固，装装订时要要剔除金金属物，然然后装入入档案盒盒。5.3.5案卷装装具采用国家家档案管管理部门门规定的的卷盒、卷卷夹等形形式。卷

9、卷盒的外外表尺寸寸为3110mmm2200mm，厚厚度为220、330、440、550mmm。卷夹夹的外表表尺寸为为3100mm2200mm，厚厚度一般般为200-300mm。文文件资料料一般使使用硬式式档案盒盒，蓝图图一般使使用档案案袋，卷卷盒、卷卷夹应采采用无酸酸产品。5.4 综合档档案归档档流程5.4.1 各各部门专专、兼职职资料员员负责过过程档案案的日常常收集、整整理，参参照附表表“综合档档案归档档分类标标准”所列归归档内容容要求建建立部门门级资料料清单，以以保证归归档资料料及时、完整。5.4.2各部门专专、兼职职资料员员按照附附表“综合档档案分类类标准”要求及及时归档档，填写写“归档

10、文文件材料料移交清清单”（见KDKKG/PPG1001-001），经部部门负责责人审核核后，将将归档资资料、“归档文文件移交交清单”（电子子版、纸纸质版各各1份），移移交信息息中心档档案管理理部。5.4.3信息息中心档档案管理理员与移移交人员员共同清清点移交交资料，完完成归档档验收工工作。5.4.4信息息中心档档案管理理员进行行案卷整整理、排排架，编编制“档案检检索目录录”，“档案检检索目录录”表式附附后。5.4.5综合合档案一一般于次次年一季季度归档档，公司司资质、荣荣誉证书书等实物物档案及及重要申申报材料料即时归归档，归档时时间、责责任人执执行“附表综综合档案案分类标标准”。5.4.6归档

11、部部门按照照保密密法及及有关规规章制度度的要求求，对需需划密的的文件材材料，填填写“归档文文件密级级登记表表”（KDKKG/PPG1002-001），注明明密级、保保密期限限，连同同归档文文件一同同交档案案管理部部。6相关文文件6.1档档案管理理程序7记录7.1综综合档案案归档资资料分类类标准归档文件件密级登登记表归档资料料描述表格编号号KDKGG/PGG1022-01-归档数目目共件，其其中文字字材料件件，图纸纸件记录编号号立卷人立卷部门门清单页数数共页，第第页审核人审核人意意见接收人接收部门门接收日期期序号档号密级文件件材料名名称及描描述密级保密期限份数页数 本文件为武汉凯迪控股投资有限公

12、司版权所有 未经许可不得影印综合档案案归档资资料分类类标准分类号科目名称称卷内文件件内容归档份数数保管期限归档时间间归档部门门/责任任人电子正本副本图纸重要一般0党群工作作01党群工作作综合02党务工作作综合020党务工作作党委综合合性工作作1长期短期次年3月月末之前前归口管理理部门负负责人党委会1长期短期其他事务务性工作作1长期短期03组织工作作030组织工作作组织建设设1长期短期次年3月月末之前前归口管理理部门负负责人党员干部部管理1长期短期党费管理理1长期短期其他事务务性工作作1长期短期04纪检工作作040纪检工作作纪委工作作安排、计计划、总总结1长期短期次年3月月末之前前归口管理理部门

13、负负责人05工会工作作050工会工作作职代会、工工作记录录、劳保保福利、文文体活动动等1长期短期次年3月月末之前前部门负责责人06共青团工工作060协会工作作各专业学学会、协协会工作作1长期短期次年3月月末之前前归口管理理部门负负责人1行政工作作10行政管理理综合11董事会、股股东会、监监事会工工作110董事会工工作董事会决决议、会会议纪要要1永久、长/短期期次年3月月末之前前董事会秘秘书董事会相相关工作作形成的的资料1永久、长/短期期111股东会股东会决决议、会会议纪要要1永久、长/短期期股东会相相关工作作形成的的资料1永久、长/短期期112监事会监事会决决议、会会议纪要要1永久、长/短期期

14、监事会相相关工作作形成的的资料1永久、长/短期期12行政事务务120各公司、部部门工作作计划、总总结行政工作作计划、总总结、通通知、规规定、办办法等1永久、长/短期期次年3月月末之前前总经部负负责人公司内部部整顿形形成的相相关资料料1永久、长/短期期121会议纪要要、决定定总经理办办公会纪纪要1永久、长/短期期各专题会会议纪要要、协调调会1永久长/短期期次年3月月末之前前122技术资质质申报资料料1永久长/短期期申报工作作结束后后1周内内经办部门门负责人人年检资料料1永久长/短期期资质证书书1永久长/短期期办结后22个工作作日内123工商管理理注册资料料1永久办理完毕毕1个周周内经办部门门负责

15、人人公司章程程、验资资报告1永久办结后22个工作作日内营业执照照1永久组织机构构代码证证1永久国、地税税证1永久124法律事务务诉讼案件件资料1永久长/短期期办理完毕毕1个周周内经办部门门负责人人法律事务务相关的的资料1永久长、短期期125文秘机要要工作政府、外外单位来来文、重重要函件件1永久长/短期期次年3月月之前总经部负负责人公司的对对外发文文、重要要函件1永久长/短期期机要保密密工作1永久长/短期期用印记录录1永久长/短期期126公司大事事记1永久长/短期期每季度最最末月前前13外事工作作13外事工作作外事活动动的计划划1长期短期次年3月月末之前前经办部门门负责人人外事工作作管理工工作1

16、长期短期14资产140土地管理理土地买卖卖及相关关资料1永久办结后22个工作作日内经办部门门负责人人141房产管理理房产买卖卖及相关关资料1永久142设备管理理设备台帐帐、明细细1永久长期次年3月月之前15公共关系系150重要领导导视察资资料1长期短期次年3月月末之前前经办部门门负责人人151重要客户户、相关关方考察察资料1长期短期152重大庆典典资料1长期短期153媒体报道道、宣传传1长期短期154公司宣传传画册、录录像1长期短期159其他1长期短期16审计、监监察工作作160监察工作作监察工作作计划、总总结1长期短期次年3月月末之前前审计中心心监察会议议纪要、记记录1长期短期次年3月月末之

17、前前案件处理理材料1长期短期161审计工作作各专项审审计工作作（包括括审核过过程记录录、审计计报告）1长期短期17后勤福利利170后勤福利利工作后勤福利利相关规规定、决决定1长期短期次年3月月末之前前部门负责责人2经营管理理20经营管理理综合21经营决策策210重大经营营战略决决策规划战略略、重要要战略决决策1长期次年3月月末之前前部门负责责人公司中、长长期规划划、计划划1长期短期年度计划划1长期短期各项专业业发展计计划1长期短期211公司改革革公司改革革相关资资料1长期短期次年3月月末之前前部门负责责人212经营目标标管理1长期短期次年3月月末之前前经营部门门负责人人213年度预算算、资金金

18、计划1长期短期214各类经营营统计报报表1长期短期22物资管理理（项目目除外）220物资管理理工作年度采购购、分配配计划1长期短期次年3月月末之前前招标采购购部门负负责人221物资供应应招标、投投标1长期短期招标或合合同签订订后1周周内合同、协协议1长期短期来往函件件1长期短期222供应商/分包商商供应商/分包商商名单及及考察评评价记录录1短期次年3月月末之前前23营销管理理230销售管理理工作营销计划划、总结结1长期短期次年3月月末之前前市场部门门负责人人营销管理理的规定定、通知知1长期短期231市场信息息及推广广市场分析析、用户户调查1长期短期232营销工作作销售合同同、协议议、函件件1长

19、期短期投标或合合同签订订完2周周内投标、招招标、议议标的商商务文件件1长期短期233销售相关关工作售后服务务1长期短期次年3月月末之前前统计、报报表1长期短期24投资项目目开发（未未核准项项目）240投资项目目开发管管理投资项目目开发管管理计划划、总结结1长期短期次年3月月末之前前投资开发发部门负负责人投资项目目开发管管理的规规定、通通知1长期短期241投资基础础信息项目立项项申请资资料、请请示、报报告1长期短期投资项目目终止后后1周内内投资环境境及技术术基础信信息1长期短期242委托咨询询招标及及合同招标、议议标记录录、合同同1长期短期243咨询报告告及批复复1长期短期249其他1长期短期次

20、年6月月之前25与其他企企业相关关投资方方面资料料3生产技术术管理30生产技术术管理综综合31生产管理理310生产管理理工作生产协调调会、计计划、总总结1短期次年3月月末之前前项目或生生产管理理部门项目检查查1短期311其他短期32技术管理理320技术管理理工作技术管理理工作的的规划、计计划1长期短期次年3月月末之前前部门负责责人重要的通通知、文文件1长期短期321合同、协协议（具体项项目入科科研档案案）1长期合同签订订完1周周内322技术创新新申报材料料及认定定证书1长期办理完毕毕1周内内部门负责责人323技术引进进1长期324专利申报报专利申报报材料1长期经办人专利证书书1长期325学术论

21、文文1长期33安全环保保330安全环境境管理安全环境境管理的的计划、总总结、通通知1短期次年3月月末之前前业务主管管部门负负责人安全教育育培训、取取证1短期331劳动保护护1长期332安全环境境事故调调查、处处理1长期处理完毕毕后1周周内333环保及污污染治理理1长期次年3月月末之前前334统计报表表1长期339其他1长期34质量管理理340质量管理理工作质量管理理的计划划、总结结、通知知1短期次年3月月末之前前业务主管管部门负负责人质量管理理培训、取取证1短期341计量及设设备检定定1短期342产品及工工程创优优1永久活动结束束后2343质量回访访及反馈馈1长期次年3月月末之前前344QC小

22、组组活动1长期业务主管管部门负负责人345质量事故故调查、处处理1长期处理完毕毕后1周周内346统计、报报表1长期次年3月月末之前前349其他1长期35标准化管管理350标准化管管理工作作标准化管管理工作作的计划划、总结结、通知知1长期次年3月月末之前前业务主管管部门负负责人351管理标准准各公司、部部门管理理标准1长期352技术标准准各公司、部部门技术术标准1长期353体系内审审及监督督1长期354外审及认认证1长期359其他1长期36信息工作作360信息管理理工作信息管理理工作的的计划、总总结、通通知1长期短期次年3月月末之前前部门负责责人361信息化35100信息系统统项目实实施立项请示

23、示、批复复1长期项目结束束后1个个月内部门负责责人招、投标标、合同同1长期招标或合合同签订订后1周周内招标采购购部门负负责人需求分析析报告1长期项目结束束后1个个月内部门负责责人验收报告告1长期操作手册册及使用用说明1长期35111信息系统统运行维维护设备清单单1短期次年3月月末之前前部门负责责人故障处理理记录1短期数据备份份1短期系统信息息安全问问题记录录1短期35122软件资料料1长期次年3月月末之前前部门负责责人35133档案工作作档案管理理标准1长期次年3月月末之前前部门负责责人档案工作作的计划划、总结结1长期鉴定申请请、报告告；鉴定定清册1长期销毁审批批表及销销毁记录录1长期档案基本

24、本情况、统统计表1长期归档移交交清单1长期35144图书资料料工作1短期35155情报工作作1短期35199统计1长期4财务管理理及财务务审计41财务审计计综合42财务管理理420财务管理理工作财务管理理制度、规规定、办办法、通通知1长期次年6月月末之前前部门负责责人421财务工作作流动资金金核定、结结算1长期固定资产产的新增增、报废废、调拨拨1长期财务收支支计划、利利润、年年度决算算1长期税收1长期43会计账务务430会计账务务报表1长期次年6月月末之前前部门负责责人账册1长期凭证1长期会计档案案移交清清册1长期44财务审计计工作440审计工作作审计工作作的通知知、规定定、计划划、总结结1长

25、期次年6月月末之前前部门负责责人专项审计计的通知知、报告告、总结结、证明明材料1长期45融资管理理450融资管理理工作融资计划划1长期次年6月月末之前前部门负责责人融资方案案1长期授信、融融资申请请材料及及批复1长期5人力资源源管理50人力资源源管理综综合51人力资源源管理基基础510规划、计计划1长期次年3月月末之前前部门负责责人511管理规定定、办法法、通知知1长期52组织管理理520公司二级级组织机机构设置置组织机构构设置成成立、撤撤销、合合并、更更名、变变更隶属属关系1长期次年3月月末之前前部门负责责人521三定方案案1长期53人事管理理530招聘人才库1短期次年3月月末之前前部门负责责人招聘计划划、招聘聘及录用用记录1短期531劳动关系系管理员工劳动动合同1长期保密协议议及相关关材料1长期532员工奖惩惩1长期533员工异动动1长期534员工档案案1长期535工资管理理工资计划划、总结结、会议议纪要1长期工资的定定级、工工资计算算等1长期奖金、津津贴1长期536考评管理理考评记录录1长期537职称及个个人资质质管理1长期538教育培训训教育培训训计划、总总结等1短期