oracle—EBS_采购功能点操作手册6533.docx

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1、浙大软件学院学生操作手册PO模块功能点操作手册作者：韩业邦邦李亚军创建日期：22012年3月6日更新日期：2012年3月7日版本：1.00文档控制更新记录版本日期姓名说明1.02012年3月月6日韩业邦根据po的知识识点目录做的的审阅序号姓名角色说明123分发序号姓名角色说明123目 录文档控制i更新记录i审阅i分发ii一、采购设置51.1财务选项项51.2采购选项项：81.3订单类类型111.4行类型12二、供应商管理理142.1供应商信信息录入及维维护142.2供应商合合并192.3合并供应应商列表20三、请购2003.1采购请购购203.2内部请购购22四、询价2224.11询价单224

2、.2自动创建建24五、报价2665.1报价单265.2报价分析析28六、采购2996.1标准采购购订单296.2计划采采购订单336.3合同采购购订单346.4一揽子采采购协议376.5自动创建建396.6采购发放放41七、审批与安全全控制437.1职务、职职位弹性域设设置437.2职务、职职位设置467.3人员设置置、人员分配配职务和职位位527.4审批职位位层次587.5安全性结结构607.6安全性控控制627.7审批组627.8审批分配配657.9审批通知知687.10授权规规则71八、采购接收738.1三种接收收途径738.2接收更正正788.3采购退货货798.4内部请请购内部销售售

3、时请购单的的接收81九、采购期间819.1采购期间间控制81十、采购事务查查询8310.1采购订订单查询8310.2请购单单查询8410.3审批历历史记录查询询8510.4接收事事务处理查询询87十一、采购与应应付8811.1二、三三、四维匹配配8811.2应付发发票匹配接收收或者采购88a68c932bc98614de3d94b729846777a3.docxvii一、采购设置1.1财务选项项概念系统的财务选项项设置主要为为EBS系统统的应付模块块、采购模块块、资产模块块提供控制和和协调机制及及相关默认值值。由于采购购模块所必需需的供应商定定义是在应付付模块中完成成的原因，为为了保证采购购系

4、统具有可可用的定义的的供应商，并并能够顺利向向应付模块传传送会计信息息，必须在启启用采购模块块系统前对财财务选项做正正确的设置。设置：路径：采采购设置组织财务务选项负债：对于输入入的所有新供供应商，系统统会将此帐户户作为默认负负债帐户分配配给他们。预付款：供应商商地点发票的的对应预付款款帐户和说明明。应得折扣：如果果选择将折扣扣分配到系统统的应得折扣扣帐户，系统统会使用此帐帐户来记录付付款的应得折折扣。费用结算：系统统将此帐户用用作临时帐户户，记录有关关使用发票导导入程序从自自助费用管理理系统导入的的信用卡事务务处理信息。设置“会计”页页签主要是为为供应商、应应付发票提供供相关默认总总账账户及

5、应应付系统需使使用的某些特特定账户。将将来期间：仅仅表示应付系系统可自动打打开的将来期期间，一经设设定便不可更更改。收货/收单地点点：对应于系系统默认值的的收货/收单地点的的名称。库存组织：输入入库存组织，该该组织中定义义的物料可用用于采购管理理系统。发运方式：与供供应商一起使使用的承运人人。运费条款：供应应商的运费条条款可以标识识是我们支付付收到货物的的运费，还是是供应商支付付。财务选项的设置置是按业务实实体OU隔离离的，采购系系统也是按业业务实体OUU进行隔离的的。“供应商采采购”页签中，库库存组织为必必填字段，它它为“采购系统”的可用物料料限定了物料料“主组织”。采购系统统只能为这里里输

6、入的库存存组织的“主组织”定义的物料料执行采购，即即“采购系统会会以这里输入入的库存组织织的主组织验验证物料的可可用性”。发运方式：发运运方式字段可可用的值取决决于已选定“库存组织”的已分配“发运方式”；由于Orracle的的“发运方式”定义是捆绑绑“承运人”定义进行的的，故指定了了“发运方式”实际就是指指定了承运人人。发运方式式、FOB、运运费条款将为为相关采购单单据提供默认认值。费用报销地址：为员工费用用报表选择用用于付款的默默认地址：住住宅或办公室室。系统会为为输入的每个新员工工使用此默认认值。使用审批层次结结构：要使用用职位和职位位层次结构来来确定采购管管理系统中的的单据审批路路径，请

7、启用此选项。如如果要根据主主管结构来确确定审批路径径，请禁用此此选项。方法：我们可以以人工输入员员工编号，或或让系统生成成连续员工编编号。自动：在输入新新员工时系，统统会自动为每每个员工分配配唯一连续编编号；人工：在输入员员工时亲自输输入员工编号号；使用国家家标识号：系系统会自动输输入员工的国国家标识号作作为员工编号号。下一自动编号：如果选择“自动员工编编号”方法，请输输入起始值（需需要系统将其其用于生成唯一连续员员工编号）。在在输入编号并并保存所做的的更改之后，系系统会显示下下一个编号使用请购单保留留款：要为申申请保留资金金，启需用此此选项。如果果启用了此选选项，采购管管理 系统会创建日记记

8、帐分录并将将其传送至总总帐管理系统统，以便为采采购申请保留留资金。完成时保留：如如果启用了“使用申请保保留款”，请指明是是否需要申请请编制人可以以选择保留资金。如果未未启用此选项项，则只有申申请审批人才才可以选择保保留资金。使用PO保留款款：要为采购购订单、与发发票匹配的采采购订单和接接收，以及基基本发票（不不与采购订单匹配）保保留资金，请请启用此选项项。如果启用用了此选项，则则在审批与发发票匹配的采购订单和接收收期间，采购购管理系统会会为采购订单单保留资金，而而应付款管理理系统会为差差异保留资金。如如果启用了此此选项，但输输入的某个采采购订单不与与发票匹配，则则应付款管理理系统仍将在审批批期

9、间为该采采购订单保留留资金。在创创建会计分录录时，系统将将冲销应付款款管理系统的所有有保留款。如如果启用了“使用申请保保留款”，则还必须须启用此选项项。单击“税”标签签，输入成员员国、增值税税登记编号等等参数值，其其中成员国是是指公司或组织所在地地，增值税登登记号是指组组织的增值税税登记号。“人力资源”页页签可以设置置是否“使用审批层层次结构”来决定采购购单据的审批批路径。如不不选定，则表表示采购单据据将使用员工工的“主管”结构来进行行审批。“员工编号”方法默认自自业务组定义义时的“员工编号生生成”方法设置。1.2采购选项项：概念“采购选项”是是采购系统的的一项重要的的基础设置工工作，其中大大

10、部分选项在在系统安装时时均有默认置置。它包括以以下几个方面面的内容：单单据控制、单单据默认值、接接收会计、单单据编号等内内容。设置：路径：采采购设置组织采购购选项由于“采购选项项”是按业务实实体来隔离的的，它允许选选择不同的OOU，切换上上下文环境以以完成不同OOU的相关采采购设置。“价格允差百分分比”或“价格允差金金额”，检查采购购订单行价格格或金额不应应高于采购申申请PR行价价格的比率或或金额差值，否否则系统将发发出警告。如如果同时选定定“强制价格允允差”或“强制价允差差金额”，则将只能能创建而不能能审批超出此此允差的采购购订单，“价格允差”与“金额允差”两者之中，只只要有一个允允差控制被

11、违违反，则控制制条件即满足足。“强制全部批量量”用于控制“内部申购”行的物料，由由于采购系统统的内部申购购行默认使用用物料的“发放单位”，当以非“发放单位”输入需求数数量。选项有有三：“无”表示不转换换单位及舍入入取整；“自动”表示强制转转换单位及舍舍入取整；“建议”表示系统将将发出是否转转换单位及“舍入”的询问信息息，由用户决决定。“接收关闭点”表示采购的的发运行接收收功能被关闭闭的流程环节节点，可选“已接受、已已入库、已接接收”。在“接收关闭点点”达到“接收关闭允允差”的数量要求求，PO行采采购任务已经经完成。“取消申请”的选项有三三：“始终”表示在取消消采购订单的的同时一并取取消采购申请

12、请；“决不”表示在取消消采购订单时时，不取消采采购申请，并并可用之重新新Autoccreatee采购订单；“可选”表示在取消消采购订单时时，系统将发发出信息，由由用户自行决决定。通知一揽子POO是否存在：如如果希望系统统在我们创建建申请、采购购订单或一揽揽子采购协议议行时通知现有的的一揽子采购购协议，请选选定“存在一揽子子 PO 时通通知”。允许更新产品说说明：对于每每个物料，可可以定义是否否允许在创建建申请、RFFQ、报价单单或采购订单单行期间更新新其说明。此此更新仅影响响正在创建的的行。要求询价：指定定在采购订单单上为物料自自动创建相应应的申请行之之前，是否必必须要求询价价。我们可以以为每

13、个物料料或申请行改改写此值。“申请导入分组组依据”表示每次在在运行采购系系统的“PR导入流流程”，从“PR开放接接口表”向正式导入入数据时，按按何种依据对对PR数据进进行分组，每每组PR数据据将分配一个个PR编号，可可用选项为“全部、采购购员、类别、物物料、地点或或供应商”。系统的默默认值是物料料。“匹配审批层”可选值有三三：“双向”表示在对相相应发票付款款前，采购订订单和发票数数量必须在允允差范围内相相互匹配；“三维”在对相应发发票付款前，采采购订单、接接收和发票数数量必须在允允差范围内进进行匹配；“四维”在对相应发发票付款前，采采购订单、接接收、检验和和发票数量必必须在允差范范围内进行匹匹

14、配。“分段价格类型型”表示将默认认到一揽子采采购协议的分分段价格类型型，可选值有有：“累计”表示价格分分段适用于物物料的所有发发放的发运累累计数量；“非累计”价格分段适适用于物料的的单一发放的的发运数量。“开票结算允差差”表示供应商商开来的发票票物料行数理理与采购订单单发运行数量量比较的允差差比例，即如如果采购订单单发运行的已已开单数量已已在“开票结算允允差”之内，系统统将自动关闭闭发运行。报价警告延迟：输入报价警警告延迟，即即在报价单到到期之前提前前接收到期警警告的天数。在在报价单距离离到期日尚余余此处提供的的天数时，我我们将在“通知”窗口中收到到以下消息：报价单有效效期或距离到到期日尚余：

15、数字。接收关闭允差：输入发运的的接收关闭允允差百分比。如如果在接收关关闭点时发运运处于接收关关闭允差范围围内，采购管管理系统将自自动关闭发运运以便接收货货物。行类型：选择申申请、询价、报报价单和采购购订单行的默默认行类型。“应计费用物料料”字段可选值值：“接收时”表示立即产产生会计分配配（在“查看接收事事务处理”界面可通过过工具栏“查看会计科科目”查看到会计计分配），“期末”则表示系统统不会在接收收时产生会计计分配（无法法通过“查看会计科科目”进行查看），只只能在期末运运行“接收应计期末”流程时才产产生会计分配配。“应计库存物物料”字段可选值值只有“接收时”一个，表示示立即为接收收产生会计分分

16、配。“自动抵销方方法”是指系统的的接收会计功功能自动创建建并使用“接收检验账账户”的具体方式式。可选值有有：“无”表示直接使使用“接收选项”中定义的“接收库存账账户”作为接收检检验账户，系系统无需另行行创建；“平衡”表示系统需需自动创建一一个“接收检验账账户”，该账户以以“接收库存账账户”为基础，使使用“PO费用账账户”的平衡段来来取代原“接收库存账账户”的平衡段；“账户”表示系统以以“PO费用账账户”为基础，使使用“接收库存账账户”的账户科目目段取代原“费用账户”中的账户科科目段。“单据编号”页页签可以为询询价单RFOO、报价单、采采购订单、采采购申请单设设置单据的编编号方式。录入：为询价单

17、单、报价单、采采购订单和申申请编号选择择单据编号录录入方法，自自动：每次创创建单据时，将将由采购管理理系统自动为为每个单据分分配唯一的序序号；人工：在输入单据据时，人工录录入单据编号号；（注意：单据编号录录入方法可以以随时更改。但但如果原先启启用的是人工工录入，则在在切换至自动动录入时请确确保所输入的的“下一个编号号”大于人工分分配的最大编编号。）类型：选择用于于询价单、报报价单、采购购订单和申请请编号的单据据编号类型：数字或字母母数字。（注注意：如果选选择“自动”录入单据编编号，则只能能生成数字单单据编号，但但仍可以从另另一采购系统统中导入数字字或字母数字字值。）下一个编号：如如果选择“自动

18、”录入单据编编号，则采购购管理系统将将在生成唯一一的连续单据据编号时，使使用此值作为为起始值。1.3订单类型型概念ORACLE EBS采购购系统的采购购订单有四种种类型：标准准采购订单（SSPO）、计计划采购订单单（PPO）、一一揽子采购协协议（BPAA）、合同采采购协议（CCPA）。尽尽管它们被设设计成共享同同一个表单窗窗口，但从系系统流程处理理及其功能应应用角度来看看，它们具有有不同的本质质。以下以标准订单单类型的设置置为例来说明明如果设置一一订单类型。设置：路径：采采购设置采购单据据类型点击“采购订单单 标准”后面的更新新按钮。如下下图：“责任人可以审审批”表示单据编编制人可以审审批其自

19、己创创建的单据。“审批人可以修修改”表示当前审审批人可以修修改单据。“可以更改审审批层次结构构”表示当前单单据提交人或或审批人可以以更改“审批单据”窗口中定义义的审批“职位层次结结构”。“安全级别”可可选项包括：“公用”表示所有系系统用户均可可以访问该类类型单据；“私有”表示只有订订单责任人及及后续审批人人可以访问该该类型单据；“采购”表示只有单单据责任人，后后续审批人和和定义为采购购员的员工可可以访问该类类型单据；“层次结构”表示只有单单据责任人，后后续审批人和和安全性层次次结构中的员员工可以访问问该类型单据据。“访问级别”包包括：“全部”表示访问员员工可以查看看、修改、冻冻结、关闭、取取消

20、和最终关关闭该类型中中的单据；“修改”表示访问员员工可以查看看、修改和冻冻结该类型单单据；“仅查看”表示访问员员工只能查看看该类型单据据。存档：请选择以以下选项之一一，审批：单单据在审批后后存档，此选选项为默认值值，只在选定定了此选项后，“更更改单”工作流才会会开始；打印印：单据在打打印之后存档档。可以更改转发接接收人：指明明用户可以更更改接收单据据转发的人员员。可以更改审批层层次结构：指指明审批人可可以更改“审批单据”窗口中的审审批层次结构构。转发方法：请选选择以下选项项之一，直接接：默认审批批人是编制人人审批路径中中第一个有足足够审批权限的审批批人；层次结构：默认认审批人是编编制人审批路路

21、径中的下一一个审批人，而而不管其有无无权限。采购订单的类型型比较如下：标准采购订单计划采购订单一揽子采购协议议合同采购协议已知条款和条件件是是是是已知货物或服务务是是是否已知定价是是不确定否已知数量是是否否已知账户分配是是否否已知交货计划是不确定否否可保留是是否否可保留发放不适用是是不适用1.4行类型概念在采购申请及采采购订单行上上，系统通过过“行类型”所具有的某某些功能内在在属性来控制制采购流程及及其相关功能能。对于每一一个“行类型”来说，其最最关键的内在在属性是“值基准、采采购基准、可可否是外协加加工”属性之间的的组合。设置：路径：采采购设置采购行类类型步骤1：在打开开的如下图所所示的界面

22、中中单击“创建”按钮，创建建新的行类型型。 截图：步骤2：在如下下图所示的对对话框中输入入行名称、说说明、类别、值值基准、采购购基准、单位位、价格等参参数值，重要要参数作如下下说明：截图：“值基准”可可可选值为“数量”时表示数量量接收物料，此此时“采购基准”只能是“货物”，并且只有有“数量货物”组合，才可可以同时也是是“可外协加工工”。当“值基准”是是“金额”时，表示只只能按金额接接收物料，并并且采购订单单上的单位与与单价不能更更改，此是“采购基准”只能是“服务”。当“值基准”是是“l固定价格格”时，适用于于与“EBS服务务采购系统”连用的场合合，表示只能能按金额接收收，并且采购购订单行上的的

23、单位与单价价不能更改，此此时“采购基准”只能是“服务”或“临时人工”。当“基准值”是是“费率”时，适用于于与“EBS服务务采购”连用的场合合，表示只能能按金额接收收，此时“采购基准”只能是“临时人工”。通过情况下，“数量货物（外外协加工）”组合，以及及“金额服务”组合已经能能够满足大部部分业务场合合的应用需求求。外协加工：选择择“外协加工”，以将此行行类型限制为为采购外协加加工。此外，如如果对采购单单据使用外协协加工行类型型，则只能选选择外协加工工物料。只有有在使用在制制品管理系统统，并且使用用的值基准为为“数量”时，才可以以选择此复选选框。要求接收：如果果要将此采购购类别作为此此行类型的采采

24、购单据发运运的默认值，请请选择“要求接收”。二、供应商管理理2.1供应商信信息录入及维维护概念在企业的管理实实践过程中，涉涉及“供应商”的管理信息息系统的设计计主要有两方方面内容，一一是与供应商商在日常业务务过程的商务务协同，包括括供应商门户户、订单协同同、计划协同同、询报价、招招投标等内容容；另一方面面是供应商的的生命周期与与关系管理，包包括供应商准准入管理、资资格认证、协协议与合同管管理、绩效考考评等内容。这这两部分内容容的主要连接接点是“供应商主数数据”，前者涉及及供应商主数数据的使用，后后者则涉及供供应商主数据据的创建与维维护。设置：路径：采采购供应来来源供应商商系统要求“供应应商名称

25、”具有唯一性性，但已经存存在的供应商商名称可以更更改，且并不不影响系统已已经的相关业业务数据，供供应商一旦定定义就无法删删除，但可以以通过“无效日期”设置使其不不能输入发票票或采购订单单。供应商编编号具有唯一一性，且不可可更新，可以以手工输入，也也可以由系统统自动生成。供供应商的编号号设置与OUU无关，是跨跨OU定义的的。供应商的接收属属性（仅在供供应商层可以以设置，为地地点层所共用用）允许替代接收：接收者可以以接收替代物物料（以替代代已订购物料料）。但我们们必须先前已已在“外购物料关关系”窗口中为已已订货项定义义了可接受替替代物料。允许未订购接收收：接收者可可以接收未订订购项。我们们可以为特

26、定定项改写此选选项。如果启启用了此选项项，则稍后可可以将未订购购接收与采购购订单匹配。允许提前/延迟迟接收的天数数：提前/延迟接收的的最大可接受受天数。强制收货地点：在此字段中中输入的值可可确定接收地地点是否必须须与收货地点点相同，无：接收地点可可以不同于收收货地点；拒拒收：如果接接收地点不同同于收货地点点，采购管理理系统将不允允许接收；警警告：如果接接收地点不同同于收货地点点，则采购管管理系统将显显示一则警告告消息，但仍仍允许接收。接收数量允差：可接受的最最大超量接收收允差百分比比。接收方式：分配配货物的默认认接收程序：直接交货、要要求检验或标标准接收。供应商的联系人人属性（仅在在地点层可以

27、以设置，为某某些单据的联联系人字段提提供值）供应商及地点层层的采购属性（可可以在供应商商层及地点层层进行维护）“采购”页签收货地点：供应应商发送货物物/服务发运的的目的地地点点。此字段的的默认值是为为收货地点定定义的财务系系统选项。收单地点：供应应商为货物或或服务发送发发票的目的地地地点。此字字段的默认值值是为收单地地点定义的财财务系统选项项。发票汇总层：选选择一下选项项，支付地点点：为此供应应商支付地点点创建一张发发票；装箱单单：为此供应应商支付地点点的每张装箱箱单创建一张张发票；接收收：为此供应应商支付地点点的每个接收收创建一张发发票。“自动开票”页页签“付款方式”如如果设为空值值，表示供

28、应应商不允许使使用自动开票票功能；如果果选择其它值值，表示该供供应商允许启启用“自动开票”功能。“替代支付地地点”表示“自动开票”不使用当前前供应商地点点，而是使用用另一个可开开票的供应商商地点作为发发票字段值。如如果当前地点点是非开票地地点，则必须须为之设定“替代支付地地点”，如果要使使用当前地点点作为自动开开票，且当前前地点是可开开票地点，则则将此字段留留空。“发票汇总层层”的选项包括括“付款地点、接接收、装箱单单”，如果为“付款地点”，表示为具具有相同日期期的事务处理理的此供应商商支付地点创创建一张发票票；如果为“装箱单”表示为具有有相同日期的的事务处理的的供应商支付付地点的每张张装箱单

29、创建建一张发票；“接收”表示为此供供应商支付地地点的每个接接收创建一张张发票。“运费”页签供应商的会计属属性（可以在在供应商层和和地点层进行行维护）“负债”页签负债账户：供应应商地点发票票的负债帐户户，供应商的的负债帐户默默认自财务系系统选项。如如果我们创建建默认负债帐帐户，系统会会为输入的每每个供应商默默认此负债帐帐户。预付款账户：供供应商的预付付款帐户，供供应商的预付付款帐户默认认自财务系统统选项，如果果使用多组织织支持功能，则则只能在供应应商地点层将将值输入此字字段。分配集：为供应应商地点输入入的所有发票票的默认分配配集。“预付款”页签签“应付票据”页页签供应商及地点的的发票管理属性性（

30、可以在供供应商层和地地点层进行维维护）“发票匹配选项项”有两个值“采购订单”和“收据”。前者即为为“二重匹配”，后者即为为“三重匹配”或“四种匹配”。“允许利息发发票”字段只在供供应层才有，如如果启用此选选项，则APP系统将为供供应商的逾期期发票计算利利息，并在支支付逾期发票票时创建相应应的利息发票票，系统将对对供应商的所所有地点自动动执行此选项项。供应商的银行帐帐户属性创建供应商账户户设置2.2供应商合合并操作路径：采购供供应来源供供应商合并选择要转账到新新供应商和地地点的发票，有有以下三种选选项：全部、未未付、无。如如果要为相同同供应商合并并供应商地点点，则要在“原供应商名名称”和“目标供

31、应商商”中输入相同同的供应商。如如果需要合并并两个供应商商至目标供应应商地点，则则不勾选“复制地点”；如果以原原供应商地点点作为合并后后的地点，则则勾选“复制地点”，此时目标标供应商的地地点则不可填填。如果选择 POO，那么所有有采购订单信信息将传送至新供供应商。单击击“合并”按钮，采购购系统会提交交请求以便运运行供应商合合并程序2.3合并供应应商列表概念通过合并供应商商列表，可以以指导企业采采购物料或商商品时有针对对性地进行采采购，以达到到降低采购成成本的作用三、请购3.1采购请购购操作路径：采购申申请申请步骤1：在如下下图所示的对对话框中输入入编号（若为为自动生成则则不用输入）、类类型（为

32、采购购申请）、申申请行的类型型、物料、单单位、数量、价价格、需要日日期等相关信信息。步骤2：输入目目的地类型，费费用：货物被被送达费用地地点的申请人人，目标子库库存不适用此此选项；库存存：货到入库库；车间：货货物被送达由由在制品管理理系统定义的的外协加工工工序。对于外外协加工物料料，采购管理理系统将使用用此选项。步骤3：分配账账户，单击“分配”按钮，出现现如下图所示示的对话框。输输入分配数量量，多项分配配数量之和必必须等于申请请行数量。“目录”按钮的作用用截图：采购申请按采购购物料供应来来源的不同可可以分两大类类：“采购申请”（外购），指指从外部供应应商处获取物物料；“内部申请”指内部存在在组

33、织处获取取物料。每一一种采购大类类的采购申请请行按“接收目的地地类型”可分为“库存、费用用、车间”三小类，具具体取决于“行类型”定义的内在在属性。来源源的可选项有有库存或供应应商，库存对对应于“内部申请”，外购对应应于“采购申请”。完成后点击“审审批”按钮。查看申请路径：进入申请汇总，查查找申请编号号为hyb0005的申请单。查查看得申请单单状态。3.2内部请购购操作四、询价4.1询价单概念：询价单（RFFQ，reqquest for qquotattion）是是买方用来向向卖方要求提提供报价的单单据，实际工工作中，通常常先由买方制制作询价单并并通过书面或或电子方式传传输给相关供供应商，然后后

34、由供应商直直接在已收到到的询价单上上填写价格信信息后反馈回回买方。操作：路径：采采购询价和和报价单询询价询价单类型可以以分为以下三三种：投标、目目录、标准。标标准询价单是是最常用的询询价单类型。状状态可选值为为处理中、有有效、已关闭闭。“处理中”为询价单创创建时的初始始状态；“有效”表示询价单单已完成且准准备向供应商商发送，系统统仅能打印“有效”状态的询价价单；“已关闭”表示所有供供应商已作来来回应或该询询价单已不再再需要回应。“到期日”与“关闭日期”分别表示要求供应商反馈的询价单的截止日期，以及该询价单的拟关闭日期。“要求审批报价”如果选定，则所有由此询价单生成（或引用）的报价题头的“要求审

35、批”会自动选定。点击保存后，“供应商”按钮可以启启用。实际工作中，通通常针对某些些物料做询价价单时，需要要使用的询价价供应商范围围基本是固定定的。为了提提高工作效率率，可以将常常用的供应商商范围分别做做成一个个“供应商列表表”，然后点选选“添加到列表表”。4.2自动创建建操作路径：采购采采购订单自自动创建查找以前批准的的请购单活动选择“创建建”，单据类型型选择“询价单”。点击“自动”按钮。点击创建。即创创建一张标准准询价单，单单据号为000002.上面的字段中只只保留一些通通用的内容，个个性化的内容容自己可以选选填。然后把把状态由“处理中”改为“有效”。处理中：采购申申请创建时的的初始状态；有

36、效：表示示申请已完成成且准备向供供应商发送，系系统仅能打印印“有效”状态的采购购申请；已关关闭：表示所所有供应商已已作出回应或或该采购申请请不再需要回回应，一旦选选择关闭采购购申请，系统统将删除与其其相关的所有有跟催信息。可以在询价和报报价询价界界面中，输入入编号“HYB0007”，可查到所所做询价单。五、报价5.1报价单概念买方制作询价单单并通过书面面或电子方式式传输给相关关供应商，然然后由供应商商直接在已收收到的询价单单上填写价格格信息后反馈馈回买方。但但有时候，供供应商在收到到买方的询价价单据后，可可以也会使用用己方的销售售报价单单据据格式反馈价价格信息。甚甚至供应商即即使在没有收收到买

37、方的正正式的询价单单时，也可能能直接使用己己方的销售报报价单向乙方方提供价格信信息。实际工工作中，询价价单和报价单单只是一个事事物的两种表表现形式，取取决于从买方方还是卖方的的角度来看。操作：路径：采采购询价和和报价单报报价“询价”：如果果该报价单是是间接从某些些询价单通过过系统转换生生成而来的，则则相应询价单单的编号会显显示在这里，如如果是直接手手工录入生成成报价单，也也可以手工关关联当前供应应商的系统已已存在询价单单。“状态”字段的可选选值处理中、有有效、已关闭闭。只有报价价单“有效”时才被相关关的采购单据据所引用。“要求审批”选项如果选选定，如果没没有使用“审批”功能按钮改改变报价单上上

38、的“批准”标记为“选定”，则该报价价单行仍不能能被有关采购购单据所引用用，实际等于于“尚未有效”，尽管“状态”可能为“有效”。点击“审批”按钮报价单一般要通通过“审批”以控制其“可用性”，但工作流流审批方式存存在只能针对对题头全单审审批。只有在在报价单的状状态为有效的的情况下，才才可以使用报报价单的审批批功能，否则则，报价单的的“审批”按钮呈 灰灰色显示。若若报价单题头头的“要求审批”被选定，则则必需经过“审批”，该报价单单才能被采购购订单所引用用。操作5.2报价分析析操作路径：采购询询价和报价单单报价分析析报价单的审批方方式有两种，一一是在报价单单题头或报价价行，使用审审批按钮功能能；二是在

39、“报价分析”窗口，使用用相关审批功功能。如上图图所示，右下下角“审批全部报报价单”。如下图所示：六、采购6.1标准采购购订单概念通常可以创建标标准采购订单单以便于采购购各种一次性性物料。在明明确所要求物物料或服务的的详细资料（如如估计成本、数数量、交货计计划和会计分分配）之后，可可以为物料或或服务创建标标准采购订单单。如果使用用保留会计，则则在必需信息息已知的情况况下，可以为为采购订单保保留资金。操作：路径：采采购采购订订单采购订订单标准采购订单可可以直接手工工录入。如下下图所示，大大数数据都需需要手工录入入。下面将介介绍从请购单单自动创建标标准采购订单单。首先查看已经创创建的“请购单”。点击

40、“自动创建”按钮，由请请购单自动生生成标准采购购订单。单据类型有标准准采购订单、计计划采购订单单、一揽子发发放、询价、招招标、来源补补充询价。这这里选择标准准采购订单。点击“创建”按按钮，系统开开始创建标准准采购订单。点击“发运”按按钮。“发运”页签：对于每个订订单行，可以以为之输入多多个发运行，但但所有发运行行数量之和必必须等于采购购订单行数量量。“其它”页签：“接收关闭允允差、发票结结算允差、匹匹配审批层、发发票匹配选项项”均默认自系系统相关设置置，可以手工工修改。“接收时应计计”标记默认自自“采购选项”相关设置，对对于库存采购购，总是被选选定且不能修修改；对于“费用采购”，如果采购购选项

41、设置是是“接收时应计计”，则可以修修改标记为“期末应计”，如果采购购选项是“期末应计”，则不能修修改至“接收时应计计”。这一页基本上是是默认前面的的设置。用于于控制物料的的接收日期允允差，接收量量允差以及是是否允许替代代接收，是否否强制收货点点等。完成后点击“审审批”，审批后可可以看到采购购订单的状态态变为“批准”。然后从“采购订单汇汇总”进入查看。6.2计划采购购订单概念在实际采购业务务中，企业可可能需要存在在一种虽然已已经给出发运运行的“需求日期”，但该需要要日期仅作供供应商参考，供供应商需按买买方的具体通通知才能发货货，且其它内内部与标准采采购订单完全全相同的采购购订单。它与标准采购订订

42、单相比区别别仅在于订单单行或发运行行“需要日期”等定，它实实际可以看着着是由标准采采购订单转化化而来。实际际工作中即使使使用SPOO，要求供应应商推迟或提提前发货也是是可以经常存存在的情况，但但此时给供应应商的发货“推迟或提前前”通知，只能能在系统之外外进行，并且且可能由于标标准采购订单单接收日期允允差设置的限限制，买方需需要频繁修改改标准采购订订单的需要日日期。这种方方式不仅操作作过程不规范范，容易产生生管理疏漏，耏耏至于买卖双双方都会带来来诸多管理不不便。在将标标准采购订单单变换成计划划采购订单后后，实际发货货通知则可以以通过系统的的计划采购订订单发放来进进行。操作：路径：采采购自动创创建

43、首先查看已经创创建的“请购单”。请购单号号为00133。订单活动选择“创建”，单据类型型选择“计划采购订订单”。点击“自动”按钮，生成成计划采购订订单，订单号号为000113。剩余操作同标准准采购订单.6.3合同采购购订单概念实际采购工作中中，可能存在在一种在一个个确定的时间间范围内，无无法与供应商商确定具体的的拟采购物料料，但需要与与供应商协商商一个拟采购购总金额，以以便供应商根根据采购总金金额，给出相相关价格政策策的采购管理理方式。例如如低值易耗品品、办公文具具的采购，由由于品类繁多多且经常变化化，价格随行行就市，精确确管理的成本本很高，帮有有时也采取买买方向卖方承承诺一个总采采购金额，专

44、专访根据给买买方一个价目目表折扣，具具体的价目表表可由卖方管管理的采购管管理方式。操作：路径：采采购采购订订单采购订订单合同采购协议的的题头有“议定金额”，如果留空空，则表示无无限制。“已发放”金额最初为为0。它表示示所有与该合合同采购协议议的标准采购购订单或发放放行的累计已已采购金额之之和。做完以上几步后后，点击审批批按钮，完成成对合同采购购协议的审核核。在条款中，可以以为该合同采采购协议规定定适用的“有效期”范围，“限制”字段表示关关联此合同采采购订单的已已累计采购金金额的最高值值。它只能大大于议定金额额（体现买方方的内部管理理控制），不不能小于议定定金额（否则则就违反了与与供应商的协协议

45、）。当标标准采购订单单或发放行关关联的合同采采购协议执行行采购导致出出现超出最高高限额时，可可保存但不能能提交审批，此此时必须切断断与该合同采采购协议的关关联。新建一标准采购购订单000015.在参考文档中选选择刚才建立立的合同采购购协议单据000014。点点击“审批”后，返回合合同采购协议议，可以看到到标准采购订订单上的合计计价格30000元转入到到合同采购协协议的单据上上，“已发放”字段表示所所有与该合同同采购协议的的标准采购订订单或发放行行的累计已采采购金额之和和。如下图所示：6.4一揽子采采购协议概念一揽子采购协议议虽然也是采采购订单类型型的一种，但但其本质上并并不具有一般般采购订单的

46、的可执行的功功能，即它不不能直接用于于采购接收，它它只能用于为为“可接收”的标准采购购订单提供价价格信息来源源，或者需要要通过“发放”功能来生成成可接收的采采购执行单据据。操作：路径：采采购采购订订单采购订订单手工创建一揽子子采购协议时时，其创建方方法与标准采采购订单基本本相似。使用用“币种、条款款”为题头层完完成相关设置置；使用“价格分段”按钮为订单单行完成分段段价格设置。与与SPO不同同的是，它不不包括“发运信息”，但是它包包括体现某种种采购业务管管理要求或与与供应商真实实签订的“协议”信息。题头头的“拟定金额”表示与供应应商之间确定定的协议总金金额，系统并并不以题头“议定金额”作为一揽子子采购协议采采购限制总金金额。题头层层的“已发放”金额累计所所有采购发放放金额之和，它它可以大于“议定金额”。