关于合同、报件审批及盖章的流程管理规定219311.docx

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1、青岛XXXX有限公司关于合同、报件审批及盖章的流程管理规定1.目的：为进一一步规范范我公司经济济合同及及对外报报件的审审批、盖盖章流程程管理，加加强监督督约束，做做好风险险防范，特制定本流程管理规定如下：2.适用范范围：青青岛XXXXX有有限公司司各部门门3.流程管管理涵盖盖种类：3.1公司司级经济济合同3.2房屋屋租赁合合同3.3工程程施工合合同3.4对外外报件4.合同、报报件的审审批、盖盖章流程程及要求求4.1公司司级经济济合同4.1.11公司级级经济合合同，由由公司总总经理负负责前期期谈判和和确定。4.1.22正式合同同的起草草由总经经理指定定人员承承办，合合同内容容须忠实实体现前前期谈

2、判判约定，包括业务务内容、双方要求、完成时间、收、付款时间、违约责任及其他约定事项等。4.1.33合同草草拟完成成后，由由承办人人员填写写合同同（协议议）审批批表（见见附件1）并签字，交交由总经理审阅阅。4.1.44总经理对合合同内容容审核确确认，并并在合合同（协协议）审审批表签签字后，即可形形成正式式合同文文本（如无特特殊要求求，合同同文本一一般一式式三份），并并报专职职律师处处审核。4.1.55律师对对合同文文本内容容审核确确认后，在在合同同（协议议）审批批表签签字，并并在每页页合同的的背面加加盖“法务部部合同审审批章”。4.1.66经律师师审核后后的合同同文本必必须先由由对方单单位加盖盖

3、公章，再再返回公公司盖章章。4.1.77对方将将合同文文本盖章章返回后后，承办办人员持持合同及及合同同（协议议）审批批单按按顺序报报请各级领领导签批批、盖章章。4.1.88公司分分管领导导盖章后后，合同同即行生生效。合合同文本本由分管管领导处处存档一一份，财财务部存存档一份份，对方方单位一一份。4.2房屋屋租赁合合同4.2.11房屋租租赁合同同，由公公司招商商部经理理负责前前期谈判判和确定定。4.2.22正式合合同的起起草由招招商部指指定人员员承办，合合同应采采用指定定的制式式印刷合合同，关关键部分分内容应应认真，仔细填填写，核核实价格格、付款款时间、违违约责任任及其他他约定事事项。4.2.3

4、3合同填填写完成成后，由由承办人人员填写写合同同（协议议）审批批表并并签字，交由专职律师处审核。4.2.44律师对对合同文文本审核确确认，在在合同同（协议议）审批批表签签字后，交交由财务务部审核核。4.2.55财务部部对合同同相关数数据审核核确认，并并在合合同（协协议）审审批表签签字后，即可形成正式合同文本（一式三份），并填写合同编号，交签约客户先盖章。4.2.66签约客客户将合合同文本本盖章返返回后，承办人员持合同及合同（协议）审批单按顺序报请各级领导签批、盖章。4.2.77按合同同约定的的时间、金金额填写写交款单单，经财财务确认认，办理理交款手手续。4.2.88合同于于盖章时时在分管管领导

5、处处存档一一份，财财务部存存档一份份（置换换金部分分财务登登记），客客户一份份，招商商部保留留复印件件或电子子版。4.2.99合同签签约完成成后，由由承办人人员把客客户信息息转物业业部建立立档案。4.2.110签约约合同到到期后或或客户退退租后，所签合合同作为为客户下下一期续续约及新新客户入入驻的依依据，仍仍需妥善善保管，不不得擅自自销毁。4.3工程程施工合合同4.3.11工程施施工合同同，由公公司物业业部经理理负责前前期谈判判和确定定。4.3.22正式合合同的起起草由物物业部指指定人员员承办，合合同应采采用指定定的制式式印刷合合同，关关键部分分内容应应认真，仔仔细填写写，核实实工程内内容、质

6、质量要求求、工程程造价、付付款方式式、付款款时间、违违约责任任及其他他约定事事项。4.3.33合同填填写完成成后，由由承办人人员填写合合同（协协议）审审批表并并签字，交交由专职职律师处处审核。4.3.55律师对对合同文文本审核确确认，在在合同同（协议议）审批批表签签字后，交交由财务务部审核核。4.3.66财务部部对合同同相关数数据审核核确认，并并在合合同（协协议）审审批表签签字后，即即可形成成正式合合同文本本（一式式两份），并并填写合合同编号号，交签签约客户户先盖章章。4.3.77签约客客户将合合同文本本盖章返返回后，承办人员持合同及合同（协议）审批单按顺序报请各级领导签批、盖章。4.3.88

7、合同盖章章后，财务务部存档档一份，签约客户一份，物业部保留复印件或电子版。4.3.99合同签签定后，双方按合同约定进行施工、验收、付款。完成合同履行。4.3.110合同同履行完完成后，所所签合同同作为今今后类似似工程施施工的参参考依据据，仍需需妥善保保管，不不得擅自自销毁。4.4对外外报件4.4.11报件材材料编辑辑：公司司所有对对外报件件（包括括文字与与图片），统统一由公公司行政政部负责责编辑。4.4.22报件材材料要求求：要按按照上级级指示要要点做好好报件组组织工作作，文字字撰写要要做到行行文流畅畅，层次次清晰，有有理有据据，主题题鲜明；图片选选择要做做到图像像清晰，主主题明确确，图文文并

8、茂，具具有鲜明明的时代代感，能能体现企企业的良良好形象象。4.4.33报件审审核：报报件所需需各项材材料由总总经理负负责审核核确认，由由行政部部按公司司对外报报件标准准格式统统一打印印制作。4.4.44 报件件数量：除按上上级要求求上报数数量进行行准备外外，还需需加印两两份，一一份由总总经理存存档，一一份由行行政部存存档，同同时保留留电子版版。4.4.55报件需需要盖章章的，由由承办人人填写印印章申请请表，按顺序报各级领导签批、盖章。4.4.66报件盖盖章后，承办人要按上级要求的日期按时办理报送，并做好后期跟进，及时获取信息反馈。4.5合同同盖章流流程的例例外情况况（即我我公司先先盖章流流程）

9、如出现必须须由我公公司先盖盖章的情情况，申申请部门门在履行行报审合合同的审审批程序序的同时时，需另另行履行行合同先先盖章流流程：4.5.11填写合合同先盖盖章审批批表（见见附件二二），说说明先盖盖章的原原因，报分管管副总、总总经理特特批，并注明明先盖章章合同的的份数和和先盖章章合同的的归档日日期（自自合同盖盖章之日日起不得得超过77日）后后，方可可加盖公公章。4.5.22有下列列情况之之一的，合同可可以经分分管副总总、总经经理特批批后，履履行合同同先盖章章流程：4.5.22.1合同同的对方方单位是是政府机机关的；4.5.22.2合同的对对方单位位是具有有强势合合同地位位的大型型企业，且且对方要

10、要求我公公司在合合同上先先盖章的的；4.5.22.3因其其他原因因，需要要我公司司先行盖盖章的。4.5.33承办人员将先盖盖章合同同交付给给合同的的对方单单位时，应应当填写写签收收单（见见附件三三）并要要求对方方单位经经办人在在签收收单上上签字，作作为将先先盖章合合同已交交付给对对方单位位的证据据。4.5.44承办人负负责我公公司先盖盖章合同同的跟踪踪与收回回工作，合合同在盖盖章之日日起最长长7日内内必须返返回公司司。5.未收回回先盖章章合同的的经济处处罚5.1先盖盖章合同同如7日日内未返返回公司司，则以以合同盖盖章之日日起第88日为起起算日，每每逾期一一日按550元的的标准对对承办人人员给予

11、予经济处处罚；5.2承办办人员因工作疏疏漏，无无法收回回先盖章章合同，给公司司造成经经济损失失（包括括但不限限于诉讼讼费、律律师费、合合同对方方单位持持有先盖盖章合同同追究我我公司的的违约责责任等）的，应当承担公司损失的全部赔偿责任。6.对公司司离职人人员未收收回合同同的审查查制度6.1公司司员工离职职时，各各管理部部门应根根据现存存的合合同审批批表、合合同先盖盖章审批批表、签签收单，向向公司提提供该人人员承办办的合同同的跟踪踪和收回回情况。6.2离职职人员承承办的合合同存在在尚未收收回的情情形时，公司应当在该职工收回所经手合同后，或公司对该职工进行相应的经济处罚后，再为其办理离职手续。年 月

12、 日日附件一：合同（协议议）审批批表经办部门： 申请请日期： 合同名称合同编号合同主要内内容：使用印章名名称 对方单位基本情况单位名称 联系人 联系电话 通信地址主办人员意见：主管经理意意见：财务部意见：行政总监意见：总经理意见：公司律师意见：签章人意见见：盖章时间： 年 月 日盖章份数： 份骑缝： 是 （ ） 否否 （ ）存档情况：原件 （ ） 复复印件 （ ）盖章人（签签字）：行政部门经经理（复复核）：附件二：合同先盖章章审批表表承办部门： 年 月月 日合同名称合同金额合同编号合同份数对方单位名名称承办人情况说明 年 月月 日预计归档日日（最长期限限为盖章章之日起起7日）本人承诺并并保证：

13、本合同同自我公公司盖章章之日起起 日内内交回我我公司，如如逾期未未能交回回本合同同的，本本人愿意意承担法法律责任任（包括括但不限限于接受受我公司司的经济济处罚、赔赔偿由此此给我公公司造成成的经济济损失等等）。 承办人人签字： 年 月月 日分管副总签签署 年 月月 日总经理签署署 年 月月 日附件三：签 收 单单今收到 公公司交来来的已加加盖该公公司公章章的合同同一式 份，合合同名称称为 ，合合同各方方为（甲甲方） 、（乙乙方） ，合同同金额为为人民币币 元，合合同签订订日期为为 年 月 日，签签收单位位（即该该合同中中的 方）未未在该合合同上加加盖公章章。签收人系签签收单位位的职工工，职务务为 ，现签收收人代表表签收单单位签字字确认收收到上述述合同。 签收单单位： 签 收收 人： 年 月 日