总务、采购、验生管理流程27013.docx

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1、總務、採購、驗生管理流程Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.編 號B01作業項目請購作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料一、作業方方式（一） 生鮮食品請請購：1. 各主廚根據據菜單上上所需要要準備之之材料，通通知資材材人員由由其依各各大類別別逐一編編號，而而成生鮮鮮食品之之主檔。2. 生鮮食品請請購分兩兩大類：一為各各廚房直直接進貨貨，包括括魚肉蔬蔬果方面面；一為為倉庫庫庫存補充充，包括括冷凍食食品及乾乾貨類。餐廳廚房直直接進貨貨部份，每每日成控控人員會會提供生生鮮食品品請購單單一式三三聯

2、（MMarkketiing Lisst）給給廚房人人員，在在規定時時間以前前，由餐餐廳主廚廚依據業業務需要要及庫存存情形填填寫請購購單，除除一聯自自留外，另另二聯交交由採購購單位進進行採購購作業。（二） 花卉之請購購：花卉依需要要量請購購，由成成本控制制人員提提供花卉卉請購單單一式三三聯予花花房人員員，花房房人員預預估需要要花材之之種類及及數量填填入花卉卉請購單單，除一一聯自留留外，另另二聯交交採購單單位進行行採購作作業。（三） 倉庫庫存品品請購：1. 倉庫請購大大致分為為兩種：一為食食品類，以以生鮮食食品請購購單方式式訂購；另一為為用品類類及煙酒酒類，以以倉庫請請購單（Purchase Re

3、quest-Storeroom）請購。2. 為節省請購購、採購購的作業業程序，並並考慮資資金運用用及庫存存空間，倉倉庫管理理項目皆皆依一定定之原則則決定採採購點及及採購量量。3. 食品乾貨固固定每週週依估計計需要量量統一訂訂貨，若若訂購項項目有所所增減，則則廚房應應隨時通通知倉庫庫，一般般用品與與煙酒類類原則上上一個月月請購一一次，由由倉庫填填寫倉庫庫請購單單，一聯聯由倉庫庫自留，另另二聯依依核決權權限核准准後送採採購單位位採買。（四） 一般物品請請購：1. 一般物品請請購單（Purchase Request-General）計一式三聯，係由第一次購買之項目、或非倉庫庫存項目使用。2. 請購單

4、位依依需要填填寫請購購單，依依核決權權限適當當核准。核決權限辦辦法存貨編號辦辦法生鮮食品請請購單（Markketiing Lisst）花卉請購單單倉庫請購單單（Purcchasse rrequuestt - Stoorerroomm）一般物品請請購單（Purcchasse RRequuestt Geenerral）編 號B01作業項目請購作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料3. 經適當核准准之請購購單傳回回採購部部，由採採購人員員於採購購單上編編寫序號號後，將將一聯交交還請購購單位，另另二聯則則進入採採購程式式。（五） 小額採購作作業：1. 小額物品採採購申請請單一式式三聯（Purchas

5、e Request Fractional Item），係針對非倉庫庫存項目且採購金額在二仟元以下者。2. 請購單位依依需要填填寫小額額物品採採購申請請單，經經部門主主管簽名名核准後後，即送送交採購購部進行行採購程程式。（六） 工程倉庫之之請購1. 工程部倉庫庫管理人人員應控控制庫存存料之庫庫存量，並並視材料料性質決決定維持持安全量量之訂購購點。2. 在需要請購購時，填填寫工程程倉庫請請購單一一式三聯聯，依核核決權限限規定經經適當核核准，最最後送採採購部，由由採購部部收件編編號，退退回一連連由工程程部自留留。二、管理重重點1. 請購流程是是否皆遵遵照公司司規定辦辦理。2. 各項請購是是否皆依依核

6、決權權限適當當核准。3. 各類請購單單之使用用是否合合乎公司司規定。4. 生鮮食品及及倉庫庫庫存之請請購數量量應考慮慮實際需需求，以以避免浪浪費。小額物品採採購申請請單（Purcchasse RRequuestt Frracttionnal Iteem）工程倉庫請請購單（Purcchasse RRequuestt Ennginneerr Sttoreerooom）編 號B02作業項目採購作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料一、作業程程式（一） 生鮮食品及及花卉之之採購作作業：1. 比價：（1） 由於生鮮食食品之市市場價格格變動頻頻繁，通通常由採採購人員員會同主主廚及成成控人員員作定期期之市

7、場場訪價，作作為議價價之依據據。（2） 採購部針對對一定期期間較常常使用之之蔬果類類及海鮮鮮食品皆皆定期安安排標單單議價作作業。由由採購部部選定較較可靠之之供應商商，提供供所需食食品之生生鮮食品品估價單單，由供供應商投投標後，選選擇品質質價格最最符合公公司需要要者，作作為此一一期間之之固定供供應商。（3） 採購人員將將選定之之供應商商及價格格填入生生鮮食品品估價單單，並經經適當核核准後，將將做為訂訂貨之依依據。（4） 花卉之比價價程式與與生鮮食食品同。2. 採購：彩購人員將將每日取取得之生生鮮食品品請購單單上之請請購數量量輸入電電腦，列列印廠商商別之生生鮮食品品採購單單一式二二聯，一一聯據以以

8、叫貨，另另一聯連連同生鮮鮮食品請請購單交交驗收人人員作為為次日收收貨之依依據。3. 雜貨類之採採購由採採購人員員與廠商商議價後後，將單單價輸入入電腦作作為日後後採購之之依據。當當採購價價格改變變時，採採購人員員需填寫寫商品變變價表說說明理由由，經採採購部門門主管核核准方可可採購。4. 花卉之採購購程式與與生鮮食食品同，並並定期以以標單議議價方式式決定購購買價格格。（二） 倉庫庫存品品採購作作業：1. 由於倉庫之之採購屬屬定期例例行性採採購，每每次採購購價格原原則上應應與電腦腦中之單單價相同同，若有有漲價情情形，採採購人員員針對漲漲價項目目進行比比價議價價。2. 依據經核准准之倉庫庫請購單單訂貨

9、。（三） 一般物品採採購作業業：1. 採購人員依依使用單單位所填填寫之一一般物品品請購單單中需要要條核決權限辦辦法生鮮食品比比價、議議價辦法法生鮮食品估估價單生鮮食品採採購單商品變價表表一般商品比比價、議議價辦法法一般物品請請購單編 號B02作業項目採購作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料件進行比價價，比價價廠商數數則依金金額大小小決定。2. 將比價情形形填入一一般物品品請購單單，並以以價格品品質最符符合公司司規定者者為採購購廠商，依依核決權權限表核核准，依依此完全全採購作作業。3. 對屬例行性性維護工工作等性性質特殊殊者，並並依需要要與廠商商簽訂合合約。（四） 小額採購作作業：1. 採購

10、部人員員在經適適當核准准之小額額物品採採購申請請單上序序號進行行採購，惟惟應注意意所請購購物品倉倉庫並無無庫存，且且金額在在二仟元元以下方方可進行行採購。2. 採購人員將將金額填填入小額額物品採採購申請請單，經經採購部部主管核核准，一一聯自留留，另二二聯交驗驗收人員員作為收收貨之依依據。（五） 工程材料採採購部作作業：1. 採購人員依依工程部部開立之之倉庫請請購單進進行採購購。2. 例行性採購購多向原原購買廠廠商以原原價採購購，若價價格變動動太大時時，則再再行比價價，經採採購部主主管核准准後決定定廠商。二、管理重重點：1. 比價程序是是否確實實執行。2. 是否確實依依請購部部門之需需求進行行採

11、購作作業。3. 生鮮食品之之採買是是否皆向向比價得得標者採採購。小額物品採採購申請請單編 號B03作業項目驗收作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料一、作業程程式（一） 生鮮食品之之驗收：1. 採購於進貨貨前一日日下午將將預計隔隔日進貨貨之生鮮鮮食品採採購單及及生鮮食食品請購購單交予予驗收單單位。2. 將生鮮食品品採購單單按廠商商別分別別歸入待待驗資料料簿內的的各該廠廠商頁次次內，以以便利廠廠商來貨貨時核驗驗。3. 廠商來貨時時，取出出生鮮食食品採購購單與實實際貨品品核對品品質、規規格、數數量、單單位，並並將正確確數量書書寫於採採購單的的驗收欄欄位內，物物品放置置於各該該餐廳的的貨架上上，以

12、稱稱重方式式驗收者者，其收收貨不得得超過採採購量之之5%為限限。4. 於電腦初收收檔中輸輸入採購購單號及及正確的的驗收量量後，列列印出生生鮮食品品交貨單單一式二二聯，待待驗收人人員簽名名後依餐餐廳別置置於資料料架上。5. 廚房人員前前來領取取物品時時，依交交貨單核核對應領領取物品品，若無無誤則在在交貨單單的使用用單位欄欄內簽收收，並取取走交貨貨單一聯聯，另一一聯留於於驗收。6. 活的海產類類物品經經驗收後後，由廠廠商直接接將物品品及交貨貨單送至至各該單單位；倉倉庫庫存存品經驗驗收後，亦亦由廠商商直接送送至倉庫庫。經各各單位核核對簽核核後，一一聯由使使用單位位或倉庫庫留底；另一聯聯由廠商商攜回交

13、交給驗收收。7. 當使用單位位對物品品品質或或規格有有異議時時，可於於複收欄欄內表示示，驗收收人員則則據以進進入電腦腦之複收收檔將正正確的數數量輸入入複收欄欄。8. 將採購單與與交貨單單序號整整理排列列，檢查查是否連連號，並並以此兩兩種單據據互相核核對。若若交貨單單有複收收量時，則則再核對對電腦之之收貨量量是否已已更正。9. 針對未到貨貨項目，列列印當日日生鮮食食品應交交未交明明細表，據據以逐筆筆與採購購單的驗驗收欄核核對，以以確任所所列各項項物品確確未到貨貨。10. 核對無誤後後，將電電腦中的的驗收資資料結轉轉至驗收收檔，依依廠商別別列印當當日生鮮鮮食品驗驗收單一一式二聯聯，其中中一聯交交成

14、本控控制室，另另一聯按按廠商別別分別放放入待驗驗資料簿簿中各該該廠商之之頁次內內，以便便廠商於於再次交交貨時取取回該帳帳。驗收作業要要點生鮮食品採採購單生鮮食品請請購單生鮮食品交交貨單倉庫物品管管理規則則生鮮食品應應交未交交明細表表生鮮食品驗驗收單編 號B03作業項目驗收作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料11. 若有物品退退貨，由由驗收單單位欄開開立退貨貨單一式式二聯，經經廠商確確認後，一一聯交成成本控制制室，一一聯交予予廠商作作為扣帳帳依據。12. 食品類驗收收應注意意其品名名及製造造日期，對對乳製品品及冷凍凍食品則則需注意意是否標標示保存存期限及及保存條條件。13. 進口食品類類應有

15、中中文標示示及製造造日期、保保存期限限。（二） 一般物品之之驗收1. 採購將採購購單及一一般物品品請購單單之一聯聯一併交交予驗收收，驗收收按照採採購單序序號排列列歸檔，待待廠商來來貨時驗驗收。2. 廠商來貨時時，依廠廠商告知知採購單單號碼取取出該項項物品之之採購單單及請購購單，依依照採購購單及請請購單之之規格、條條件進行行驗收。3. 詳細核對實實際交貨貨物品的的品名、規規格、數數量是否否與採購購單完全全符合、品品質是否否良好。4. 將實際驗收收輸入電電腦，列列印一般般物品交交貨單一一式二聯聯，並在在驗收人人員欄內內簽名。5. 通知申請單單位派員員前來領領貨，依依交貨單單會驗無無誤後，在在使用單

16、單位欄內內簽收，並並取有一一聯，另另一聯留留於驗收收。屬倉倉庫庫存存品者則則委由廠廠商送至至倉庫，並並由倉庫庫點收後後簽名，一一聯交貨貨單交予予倉庫留留底，另另一聯留留於驗收收。6. 使用單位對對物品之之品質或或規格有有異議時時，可填填於複收收欄中，驗驗收人員員並據以以進入電電腦複收收量輸入入檔，輸輸入正確確的交貨貨數。7. 每日收貨時時間至下下午四點點，驗收收人員將將交貨單單按序號號排列檢檢查是否否連號，其其驗收數數有更改改者，應應與電腦腦資料中中之複收收量核對對，已確確定皆已已更正。列列印當日日之一般般物品交交貨單據據以與交交貨單核核對是否否無誤。8. 將交貨清單單及交貨貨單一聯聯連同請請

17、購單、採採購單、發發票或收收據一併併送交成成本控制制核對。若若分批交交貨尚有有未交數數量，則則採購單單及請購購單以影影印本代代之，正正本待數數量收齊齊後再交交。9. 合約項目之之驗收：對以合約方方式進行行採購者者，則驗驗收人員員依合約約規定辦辦理退貨單採購單一般物品請請購單一般物品交交貨單驗收單編 號B03作業項目驗收作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料驗收，並應應依驗收收結果開開立驗收收單一式式三聯，一一聯交廠廠商，一一聯給使使用單位位，一聯聯交成控控入帳。（三） 工程驗收：1. 當承包商將將材料送送達後，驗驗收部門門人員通通知工程程部人員員會同驗驗收。2. 驗收無誤後後，由驗驗收部門門

18、印驗收收單一式式二聯，經經工程部部人員簽簽收後，一一聯交工工程人員員連同貨貨物一併併領走，一一聯交成成控人員員入帳。二、管理重重點：1. 廠商來貨須須特別注注意採購購單上所所標示的的品名、規規格是否否與物品品完全符符合。2. 對生鮮物品品品質、新新鮮度及及有效日日期等均均需格外外注意。3. 磅秤來貨重重量時，海海鮮、肉肉品類應應特別注注意其含含冰、含含水量；水果類類須注意意其箱子子下層物物品的品品質，並並扣除其其包裝箱箱及墊襯襯物的重重量。4. 需助注意採採購單上上註明的的交貨部部門，不不可交錯錯單位。5. 驗收燃料油油時，須須核對其其所附中中油公司司的汽車車灌裝自自動記錄錄單，並並測試其其是

19、試重重是否正正常，且且用量尺尺測量其其數量是是否符合合。6. 所有酒類進進貨均需需在酒瓶瓶上加貼貼飯店之之標示貼貼紙，煙煙酒驗收收後一律律進倉。編 號B04作業項目付款作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料一、作業程程式：（一） 非月結付款款作業：1. 由申請人檢檢附憑證證，連同同支票請請求單經經部門主主管核准准後，依依核決權權限送簽簽。2. 另外，向公公賣局或或中油等等特別單單位採購購，或採採購時另另行約定定立刻付付現者，則則於進行行採購時時以採購購部之週週轉金先先行付款款，再由由採購部部取具相相關憑證證後進行行零用金金撥補作作業。（二） 月結付款作作業：原則上採一一般物品品請購單單、生鮮

20、鮮食品請請購單或或倉庫請請購單方方式採購購者，皆皆採月結結分式付付款。通通常當月月貨款於於當月月月底彙總總後，次次月十號號以前以以電匯方方式付款款。1. 生鮮食品之之付款作作業：（1） 每日驗收單單位彙總總生鮮食食品請購購單（MMarkketiing Lisst）、採採購單、交交貨單及及驗收單單交成本本控制室室，成控控人員核核對採購購單及驗驗收單確確定資料料相符，對對交貨單單數量有有更改者者，則確確定驗收收單之數數量相符符。（2） 核對無誤後後，進行行日結作作業，將將驗收之之資料PPosttingg至存貨貨之系統統中，並並將一聯聯驗收單單及相關關收據或或發票依依廠商別別整理歸歸檔。（3） 月底

21、列印廠廠商別之之應付帳帳款控制制卡，與與當月各各廠商別別之驗收收單及收收據或發發票核對對，確定定無誤後後切具傳傳票，將將應付帳帳款控制制卡一聯聯、驗收收單及相相關憑證證附於傳傳票之後後作為憑憑證，生生鮮食品品請購單單、採購購單及交交貨單則則另行整整理歸檔檔。（4） 若廠商之請請款憑證證不完整整，則請請廠商補補足，並並先切至至應付帳帳款一程程序不完完整科目目，待憑憑證補齊齊於次月月再轉列列應付帳帳款科目目，由應應付票據據組據以以付款。支票請求單單（Requuestt foor CChecck）核決權限一般物品請請購單生鮮食品請請購單（Markketiing Lisst）倉庫請購單單採購單交貨單驗

22、收單應付帳款控控制卡編 號B04作業項目付款作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料2. 一般物品及及倉庫採採購付款款作業（1） 每日驗收單單位彙總總一般物物品請購購單、採採購單、交交貨單及及發票或或收據交交成本控控制室，成成控人員員檢查一一般物品品請購單單是否經經適當核核准、核核對發票票及請購購單之單單價，並並核對收收貨數量量。（2） 核對無誤後後，依採採購之性性質填具具會計科科目及負負擔此支支出之部部門，對對需由各各部門分分攤之費費用並一一併分攤攤計算完完畢。（3） 列印一般物物品驗收收單一式式二聯，一一聯連同同請購單單、採購購單、交交貨單及及相關憑憑證附於於傳票後後做為入入帳憑證證，一聯

23、聯由成控控自留，並並執行日日結作業業。（4） 月底作業程程序同生生鮮食品品付款程程序。3. 小額物品採採購單付付款作業業：（1） 每日驗收單單位彙總總採月結結付款之之小額物物品採購購單，連連同相關關憑證一一併交成成本控制制室，成成控人員員檢查是是否經過過適當核核准。並並填具會會計科目目及使用用部門，逐逐漸輸入入電腦。（2） 月底作業程程序同生生鮮食品品付款程程序。4. 工程付款作作業：（1） 工程請款應應由工程程部檢附附相關憑憑證、合合約影本本、報支支申請通通知單、工工程計價價單及工工程案工工程驗收收單等資資料，經經適當核核准後交交財務部部應付帳帳款組請請款。其其屬第一一次請款款者，財財務部並

24、並應依合合約規定定，填寫寫工程請請款明細細表載明明該工程程之基本本資料，以以控制請請款及付付款之情情形。（2） 應付帳款組組收到上上列單據據後，依依報支申申請通知知單之金金額田入入工程請請款明細細表，並並切具傳傳票，由由應付票票據組據據以付款款。（3） 工程完工後後，由工工程人員員檢附各各項憑證證單據，並並依合約約規定取取得保固固書或完完工證明明，經依依核決權權限適當當核准後後，交財財務部請請款。一般物品驗驗收單合約報支申請通通知單工程計價單單工程案工程程驗收單單工程請款明明細表保固書完工證明編 號B04作業項目付款作業管管理作業程序及及控制重重點依據資料（三） 進項稅額申申報作業業程序：1.

25、 現採媒體申申報，每每兩個月月申報一一次。2. 財務部人員員於切具具傳票時時，將可可扣抵進進項稅額額之統一一發票扣扣抵聯抽抽出，將將資料逐逐筆輸入入電腦，與與帳上金金額核對對無誤後後，據以以申報。二、控制重重點：1. 對每日自驗驗收部門門取得之之相關單單據應確確實核對對，以確確定實際際進貨量量及應付付貨款。2. 對請購單之之核准應應注意是是否符合合核決權權限之規規定。3. 切具付款傳傳票前，應應確實核核對各類類相關憑憑證是否否齊全。4. 對採購案交交貨延期期、貨品品品質不不良、或或相關憑憑證不齊齊全而加加以扣罰罰之列計計應經過過詳細核核對，確確認合理理。5. 會計科目之之使用應應依購入入貨品之之性質適適量運用用、分攤攤。23