某油田服务公司公文处理办法实施细则11032.docx

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1、 某某油田田服务股股份有限限公司公公文处理理办法实实施细则则为加强和和规范公公司公文文管理工工作，提提高公文文质量和和管理水水平，按按照总公公司下发发的关关于印发发的通知知（海海油总办办2000232号号）要求求，并依依据国国家机关关公文处处理办法法（国国发220000233号）的的相关规规定，结结合公司司实际，特特制定某某油田服务股份有限公司公文处理办法实施细则。一、总则则（一）本本细则依依据中国国海洋石石油总公公司和国国务院关关于公文文处理有有关规定定制定。目目的是实实现公司司公文处处理工作作的规范范化、制制度化、科科学化，使使公司的的公文处处理工作作适应公公司工作作需要。（二）某某某油田

2、田服务股股份有限限公司机机关公文文，是公公司机关关与分公公司和事事业部机机关（简简称：两两级机关关）实施施领导、处处理公务务的具有有特定效效力和规规范体式式的文书书，是传传达贯彻彻党的路路线、方方针、政政策以及及上级机机关的指指示精神神，指导导、布置置和商洽洽工作，请请求和答答复问题题，报告告和交流流情况的的工具。（三）公公文处理理是包括括公文拟拟制、办办理、管管理、整整理（立立卷）、归归档等一一系列相相互关联联、衔接接有序的的工作。（四）公公文处理理应当坚坚持实事事求是，精精简、高高效的原原则，做做到准确确、及时时、安全全。（五）公公司行政政管理部部是公司司公文的的主管部部门，并并对分公公司

3、、事事业部的的公文处处理工作作进行业业务指导导。（六）公公司行政政管理部部和分公公司、事事业部公公文管理理机构在在公文处处理和履履行管理理职责中中，要本本着实事事求是和和认真负负责的态态度，力力戒官僚僚主义和和形式主主义，努努力提高高公文处处理工作作的效率率和质量量。二、收文文办理（一）收收文办理理指对收收到公文文的办理理过程，包包括签收收、登记记、审核核、拟办办、批办办、承办办、催办办等程序序。（二）收收到下级级机关上上报的需需要办理理的公文文，文秘秘部门或或岗位应应当进行行审核。重重点是：是否应应由本机机关办理理；是否否符合行行文规则则；内容容是否符符合国家家法律、法法规以及及其他有有关规

4、定定；涉及及其他部部门或单单位职权权的事项项是否已已协商、会会签；文文种使用用、公文文格式是是否规范范。（三）公公司收到到的国内内信函邮邮件，由由行政管管理部统统一签收收启封。所所有外部部来文均均由行政政管理部部文书统统一登记记处理。各各部门、分分公司、事事业部直直接收到到的职责责范围以以外或涉涉及公司司其他单单位事务务并需要要由公司司决定的的外部来来文，应应送交行行政管理理部文书书统一登登记编号号，按规规定程序序办理。无无法直接接送交的的要电话话通报并并将函件件传真到到公司，由由公司行行政管理理部文书书按规定定办理。（四）收收文的分分类可按按文件、重重要函件件（无文文号）、简简报、资资料等区

5、区分。（五）收收文可按按来源分分为五类类：（AA）总公公司机关关来文（包包括中办办、国办办文件和和参阅文文件）；（B）地地方政府府来文；（C）有有限公司司来文；（D）公公司各直直属单位位来文；（E）其其它来文文。（六）收收文处理理程序及及办法收文分为为签收启启封、登登记编号号、审核核、分办办、承办办、催办办等。1. 签收启封封：根据据文件的的发送范范围，由由行政管管理部文文书签收收启封。签签收公文文应当逐逐件清点点，如发发现问题题，应当当及时向向发文机机关查询询，并采采取相应应的处理理措施。急急件应当当注明签签收的具具体时间间。2. 登记编号号：按照照来文的的类别分分别登记记编号，并并加盖收收

6、文章，填填写收文文号及收收文日期期。3. 办文程序序：对文文件应按按办文、阅阅文两种种分办方方式进行行处理。阅文由行行政管理理部总经经理在公公文处理理单上签签署阅文文范围，文文书按程程序送交交传阅，阅阅文人阅阅文后，应应在文件件处理单单上用钢钢笔或签签字笔签签上名字字和阅文文日期。传传阅时间间最迟不不得超过过五个工工作日，公公文传阅阅后由文文书催收收归档。办文视文文件内容容由行政政管理部部总经理理在公文文处理单单上签署署拟办意意见。根根据拟办办意见，应应呈送公公司领导导批办的的，由行行政管理理部文书书或部门门总经理理呈送公公司领导导批办，根根据公司司领导批批办意见见，行政政管理部部分送相相关部

7、门门承办并并做好记记录。属属职能部部门直接接办理的的，由行行政管理理部文书书直接送送相关部部门研办办。承办办单位要要对办文文及时处处理，不不得积压压、拖办办。如不不能及时时提出承承办意见见，应及及时说明明情况。4催办办和整理理归档：行政管管理部负负责办文文的催办办。尤其其是公司司领导的的重要批批办件，应应随时催催办并及及时了解解承办情情况，承承办单位位和承办办人须将将办理情情况、完完办时间间及存在在的问题题填写在在公文处处理单上上并签字字后，退退行政管管理部归归档。三、发文文办理凡以公司司名义发发出的各各种公文文，由行行政管理理部统一一归口管管理；以以机关各各部门、事事业部、分分公司名名义发文

8、文由行文文单位负负责把关关。以机机关各部部门名义义的发文文，由公公司行政政管理部部统一编编号。（一）公公文种类类1. 公文应按按照国国家行政政机关公公文处理理办法中中确定的的公文种种类正确确使用。2. 某某油田田服务股股份有限限公司常常用的公公文文种种有：决决定、通通知、通通报、报报告、请请示、批批复、意意见、函函、会议议纪要。3. “意见”文种可可以用于于上行文文、下行行文和平平行文。（1）作作为上行行文，应应按请示示性公文文的程序序和要求求办理。所所提意见见如涉及及其他单单位职权权范围的的事项，主主办单位位应当主主动与有有关单位位协商，取取得一致致意见后后方可行行文；如如有分歧歧，主办办单

9、位可可以列明明各方理理据，提提出建设设性意见见，并与与有关单单位会签签后报请请上级机机关决定定。上级级机关应应当对下下级机关关报送的的“意见”作出处处理或给给予答复复。（2）作作为下行行文，文文中对贯贯彻执行行有明确确要求的的，下级级机关应应遵照执执行；无无明确要要求的，下下级机关关可参照照执行。（3）作作为平行行文，提提出的意意见供对对方参考考。4. “函”作作为主要要文种之之一，与与其他主主要文种种同样具具有由制制发机关关权限决决定的法法定效力力。5. 公司常用用公文文文种的适适用：1. 决定 适用用于对重重要事项项或者重重大行动动做出安安排。奖奖惩有关关单位及及人员，变变更或者者撤销下下

10、级机关关不适当当的决定定事项。2. 通知 适用用于批转转下级机机关的公公文，转转发上级级机关和和不相隶隶属机关关的公文文；传达达要求下下级机关关办理和和需要有有关单位位周知或或者执行行的事项项；任免免和聘用用干部。3. 通报 适用用于表彰彰先进，批批评错误误，传达达重要精精神或者者情况。4. 报告 适用用于向上上级机关关汇报工工作，反反映情况况，答复复上级机机关的询询问。5. 请示 适用用于向上上级机关关请求指指示、批批准。6. 批复 适用用于答复复下级机机关请示示事项。7. 意见 适用用于对重重要问题题提出见见解和处处理办法法。8. 函 适用于于不相隶隶属机关关之间相相互商洽洽工作、询询问和

11、答答复问题题，请求求批准和和答复审审批事项项。9. 会议纪纪要 适用于于记载、传传达会议议情况和和议定事事项。（二）行行文关系系按照行文文关系、文文件去向向，可分分为上行行文、平平行文、下下行文三三种。上行文。指指下级机机关向直直属上级级机关的的发文。如如请示、报报告。平行文。指指平行机机关或不不相隶属属的机关关之间的的发文。如如通知、函函。下行文。指指上级机机关对所所属下级级机关的的发文。如如决定、决决议、通通知、通通报、批批复、规规定等。（三）公公文格式式公文一般般由密级级等级、保保密期限限、紧急急程度、发发文机关关标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送机关关、抄送送单位、正正文、附

12、附件、成成文日期期、印章章、印发发机关、主主题词、印印发日期期等部分分组成。1. 发文机关关标识由发文机机关全称称或者规规范化简简称加“文件”二字组组成，用用套红大大字居中中印在公公文首页页上部。联联合行文文，主办办机关排排列在前前。2. 公文密级级划分为绝绝密、机机密、秘秘密。密密级标注注在公文文首页右右上角第第一行，采采用3号号黑体字字。绝密密、机密密的公文文应在公公文首页页左上方方标注文文件份数数序号。3. 紧急程度度通常分为为特急、急急件两种种，标注注在文件件首页右右上方。标标有特急急件的公公文，各各承办环环节均应应按照时时限要求求急速处处理，不不得延误误。4. 发文字号号由发文机机关

13、代字字、年份份和发文文顺序号号组成，标标注于发发文机关关标识下下方居中中，联合合行文，一一般只标标明主办办机关的的发文字字号。5. 签发人上行文应应当注明明签发人人、会签签人姓名名。其中中，“请示”应当在在附注处处注明联联系人的的姓名和和电话。6. 标题公文标题题应当准准确简要要地概括括公文的的主要内内容并注注明公文文种类，一一般应当当标明发发文机关关。标题题中除法法规、规规章名称称加书名名号外，一一般不用用标点符符号。标标题采用用2号小小标宋体体字，可可分一行行或分多多行居中中排布。7. 主送机关关指公文的的主要受受理机关关，应当当使用全全称或者者规范化化简称、统统称。8. 正文公文的主主体

14、，用用来表述述公文的的内容，位位于标题题下方。正正文采用用3号仿仿宋体字字，一般般每面排排22行行，每行行排288个字。9. 附件公文如有有附件，应应置于主主件之后后，注明明附件顺顺序和名名称，与与主件装装订在一一起。附附件首页页应标注注“附件”字样，并并按顺序序排列。10. 成文日日期以领导人人签发日日期为准准，联合合发文以以最后签签发机关关领导人人签发的的日期为为准。11. 落款和和用印联合上报报的公文文，由主主办机关关加盖印印章；联联合下发发的公文文，发文文机关都都应加盖盖印章。公公文落款款处不再再署名发发文机关关名称。会会议纪要要不加盖盖印章。12. 抄送机机关指除主送送机关以以外需要

15、要执行或或者知晓晓公文内内容的其其他机关关，应当当使用全全称或规规范化简简称、统统称。13. 公文如如有附注注（需要要说明的的其他事事项），应应当加括括号标注注。14. 主题词词按上级机机关的要要求和公公文主题题词表标标注，位位于抄送送机关上上方。15. 印制版版记由公文印印发机关关名称、印印发日期期和份数数组成，位位于公文文末页下下端。（四）公公文用纸纸及规格格尺寸1. 拟文用纸纸拟文首页页统一用用公司的的发文文文头纸，拟拟文自第第二页始始，采用用国际标标准A44型纸（长长2977毫米，宽宽2100毫米），左左侧装订订。2. 正式文件件用纸公司文件件使用带带“某某油田田服务股股份有限限公司文

16、文件”字头的的套红文文头纸印印制。部部门文件件使用“某某油田田服务股股份有限限公司”字头的的套红文文头纸印印制。分分公司、事事业部的的公文按按关于于规范公公司各直直属单位位行文用用法的通通知（海海油服股股行220022177号）执执行。3. 公司公文文一律使使用A44型印刷刷纸。按国家家行政机机关公文文格式（GGB/TT 97704-19999）和和总公司司下发的的“国家行行政机关关公文编编写模板板V1.0”执行。（五）行行文规则则1. 行文应当当确有需需要，注注重实效效，坚持持少而精精。可发发可不发发的公文文不发，可可长可短短的公文文要短。2. 一般不得得越级向向上级机机关行文文，尤其其不得

17、越越级行文文请示问问题。因因特殊情情况必须须越级行行文时，应应当同时时抄送被被越过的的上级机机关。向向下级机机关的重重要行文文，应同同时抄送送发文机机关的直直接上级级机关。3. 请示应一一文一事事，一般般只写一一个主送送单位。公公文在上上级机关关批复或或批转前前，不得得将请示示抄送下下级机关关。4. “报告”不得夹夹带请示示事项。5. 除上级机机关负责责人直接接交办的的事项外外，不得得以机关关名义向向上级机机关负责责人报送送“请示”、“意见”和报告告。上报报的公文文一般不不得主送送个人，如如需送上上级机关关领导同同志的公公文，应应为“抄送”。6. 公文涉及及的内容容及问题题没有取取得一致致意见

18、前前，一律律不得向向下行文文。如果果上报公公文，应应如实反反映各种种不同意意见，由由上级裁裁决。当当公文内内容涉及及到其它它业务部部门时，起起草公文文的部门门应事先先与相关关部门主主动协商商会签。如如有不同同意见，应应由主管管领导裁裁定。对对不同意意见未协协商一致致，又未未经领导导裁决的的问题，一一律不得得行文上上报或下下发。分公司、事事业部对对无直接接隶属关关系单位位的重要要行文，要要事前向向公司行行政管理理部备案案。（六）发发文办理理及注意意事项发文办理理指以本本机关名名义制发发公文的的过程，包包括：拟拟稿、审审核、签签发、复复核、编编号、缮缮印、用用印、登登记分发发、立卷卷、归档档等程序

19、序。1. 拟稿应做做到：（1）符符合国家家的法律律、法规规及其他他有关规规定。如如提出新新的政策策、规定定，要切切实可行行并加以以说明。（2）情情况确实实，观点点明确，条条理清晰晰，结构构严谨，表表述准确确，直述述不曲，字字词规范范，标点点正确，篇篇幅力求求简短。（3）公公文的文文种应当当根据行行文目的的、发文文机关的的职权和和与主送送机关的的行文关关系确定定。（4）拟拟制紧急急公文，应应当体现现紧急的的原因，并并根据实实际需要要确定紧紧急程度度。（5）人人名、地地名、时时间、数数字、引引文准确确。引用用公文应应先引标标题，后后用括号号注明引引发文字字号。引引用外文文应当注注明中文文含义。日日

20、期应写写具体的的年月日日，避免免出现“今年、明明年”等模糊糊日期。（6）公公文结构构层次序序数，第第一层为为“一”；第二二层“（一）”；第三三层为“1”；第四四层为“（1）”。（7）公公文中汉汉字和标标点符号号的用法法要符合合国家发发布的标标准方案案。计量量单位要要使用国国家法定定的计量量单位。（8）公公文用词词用字必必须规范范、准确确。文内内使用简简称，一一般先用用全称，再再注明简简称。使使用国际际组织外外文名称称或其缩缩写形式式，应当当在首次次出现时时注明准准确的中中文译名名。（9）公公文中的的数字，除除成文日日期、部部分层次次序数和和在词、词词组、惯惯用语、缩缩略语、具具有修辞辞色彩语语

21、句中作作为词素素的数字字必须使使用汉字字外，一一律使用用阿拉伯伯数字。（10）公公文拟稿稿应使用用毛笔、蓝蓝色钢笔笔或签字字笔书写写，不能能使用圆圆珠笔或或铅笔。而而且不能能在装订订线以外外书写或或批语。如如正文采采用计算算机拟稿稿，应符符合规定定的纸幅幅及版面面要求。不不得使用用传真件件作为底底稿归档档，如原原稿是传传真件，应应使用复复印件作作底稿归归档。（11）拟拟稿完成成后，如如需其它它单位会会签的公公文，应应由拟稿稿单位负负责完成成会签后后送行政政管理部部核稿。2. 核稿凡是以公公司名义义上报、下下发的文文件，在在送公司司领导正正式签发发前，均均需经行行政管理理部核稿稿。各单位公公文拟

22、写写完成后后，先由由本单位位领导审审核并签签名，然然后送行行政管理理部总经经理核稿稿。核稿的主主要内容容是：（1）是是否确需需行文；（2）内内容是否否符合有有关政策策规定；（3）内内容涉及及不同部部门的是是否已经经过协调调，意见见一致与与否；（4）公公文格式式、文字字语句及及书写是是否符合合要求；（5）所所提措施施和办法法是否切切实可行行。3. 公文签发发公司的发发文由行行政管理理部总经经理核稿稿后，交交文书标标注文号号字头、主主题词及及发文份份数，再再呈送主主管领导导签发。签签发文件件应使用用钢笔或或签字笔笔，并标标注签发发日期。4. 编号签发后的的文件，根根据拟标标注的文文头编登登文号。编

23、编号完成成后即可可进行缮缮印。公文正式式印制前前，文书书或文秘秘岗位负负责人应应当进行行复核，重重点是：审批、签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规规范等。经复核需需要对文文稿进行行实质性性修改的的，应按按程序复复审。5. 缮印公文处理理应使用用固定的的软盘，正正确规范范发文格格式。清清样出来来后，通通知拟稿稿人校对对。确认认无误后后，按发发文份数数进行印印制装订订。最后后由文书书按规定定进行发发文。6. 对校对的的要求由拟稿人人负责对对文件校校对。如如拟稿人人外出，可可由拟稿稿单位的的其它人人代替。校校对人要要对整个个文件的的格式、文文字及内内容，以以及发送送范

24、围进进行认真真校对，不不得马虎虎疏漏，并并对校稿稿修改后后的清样样再次二二校把关关。校对对完成后后，在底底稿“校对”处签字字。代替替拟稿人人校对者者应签本本人姓名名，不得得代签拟拟稿人的的姓名。7. 用印正式行文文都应加加盖机关关印章。用用印位置置在成文文日期的的上侧。要要求上不不压正文文，不要要骑年盖盖月。用用印要求求印章正正确，位位置规范范，印字字清楚，不不得涂改改。8. 发文发送单位位及份数数应准确确无误，保保证及时时发送，不不得积压压迟发。上上报总公公司的文文件，行行政管理理部负责责送达，发发往公司司机关驻驻地以外外的分公公司、事事业部的的，有人人去时，行行政管理理部委托托专人送送达，

25、无无人去时时，应通通过邮局局快件及及时寄达达，为保保证驻地地以外的的分公司司、事业业部及时时办文，可可以先行行传真发发送。机密文件件应标注注密级字字样经机机要交通通寄发。所有发送送的文件件都要详详细记录录，传真真发送和和邮寄发发送的，要要有经办办人签字字并标注注日期；直接送送达或有有人带走走的，经经办人和和签收人人要签名名并标注注日期；四、公文文管理及及归档（一）公公文由行行政管理理部文秘秘岗或专专人统一一收发、审审核、用用印、归归档和销销毁。（二）各各分公司司和事业业部要结结合实际际建立健健全本单单位公文文处理的的有关规规定或制制度。（三）翻翻印上级级机关的的公文要要严格控控制。绝绝密级和和

26、注明不不准翻印印的文件件，不得得翻印。机机密、秘秘密级文文件原则则上不得得翻印，确确需翻印印的，经经公司行行政管理理部总经经理批准准，由文文书翻印印并编号号记录文文号、翻翻印时间间、份数数、使用用范围、保保管人。对对翻印的的密级文文件，保保管人要要妥善保保管，使使用完毕毕后交给给文书。文文书对翻翻印的密密级文件件资料的的归档和和销毁负负责。所有密级级文件一一律不得得以传真真方式传传递。复制总公公司下发发的公文文，由文文书或文文秘人员员登记备备案，明明确使用用人。公文复印印件的保保管：使使用人对对复制的的文件要要妥善保保管，每每年初向向档案室室移交，由由档案管管理人员员归档或或按规定定销毁。（四

27、）公公文办理理完毕后后，应当当根据中中华人民民共和国国档案法法和其其他有关关规定，及及时整理理（立卷卷）、归归档。个人不得得保存应应当归档档的公文文。（五）归归档范围围内的公公文，应应当根据据其相互互联系、特特征和保保存价值值等整理理（立卷卷），要要保证归归档公文文的齐全全、完整整，能正正确反映映本机关关的主要要工作情情况，便便于保管管和利用用。（六）联联合办理理的公文文，原件件由主办办机关整整理（立立卷）、归归档、其其他机关关保存复复制件或或其他形形式的公公文副本本。（七）本本机关负负责人兼兼任其他他机关职职务，在在履行所所兼职务务职责过过程中形形成的公公文，由由其兼职职机关整整理（立立卷）

28、、归归档。（八）归归档范围围内的公公文应当当确定保保管期限限，按照照有关规规定定期期向档案案部门移移交。（九）拟拟制、修修改和签签批公文文，书写写及所用用纸张和和字迹材材料必须须符合存存档要求求。（十）公公文复印印件作为为正式公公文使用用时，应应当加盖盖复印机机关证明明章。（十一）公公文被撤撤销，视视作自始始不产生生效力；公文被被废止，视视作自废废止之日日起不产产生效力力。（十二）不不具备归归档和存存查价值值的公文文，经过过鉴别并并经行政政管理部部负责人人批准，可可以销毁毁。（十三）销销毁秘密密公文应应当到指指定场所所由二人人以上监监销，保保证不丢丢失、不不漏销。其其中，销销毁绝密密公文（含含

29、密码电电报）应应当进行行登记。（十四）机机关合并并时，全全部公文文应当随随之合并并管理。机机关撤销销时，需需要归档档的公文文整理（立立卷）后后按有关关规定移移交档案案部门。（十五）工工作人员员调离工工作岗位位时，应应当将本本人暂存存、借用用的公文文按照有有关规定定移交、清清退。五、附则则（一）原原某某石油油北方钻钻井公司司、某某某石油南南方钻井井公司、某某石油北方船舶公司、某某石油南方船舶公司、某某石油技术服务公司、某某石油物探公司、中国海洋石油测井公司、某某石油船舶有限公司、某某油田服务有限公司的公文和档案资料要妥善保管。（二）各各分公司司可以结结合实际际建立公公文处理理及档案案管理办办法并报报公司行行政管理理部备案案。本规定自自20003年11月1日日起执行行，以往往文件与与之相抵抵触的，以以本文规规定为准准。