房地产制度管理--公文管理规定13982.docx

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1、1公文管理规定第一条 公文定义：指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。第二条 公文种类主要有：（1）命令令（令）适用于依照照有关制制度和规规定，宣宣布施行行重大强强制性执执行行政政措施；嘉奖有有关单位位及人员员。（2） 决决定适用于对重重要事项项或者重重大行动动做出安安排，变变更或者者撤销下下级单位位不适当当的决定定事项、人人事任免免。（3）公告告适用于向集集团内外外宣布重重要事项项或者决决定事项项。（4）通告告适用于公布布各有关关方面应应当遵守守或者周周知的事事项。（5）通知知适用于批转转下级单单位的公公文，转转

2、发上级级单位和和不相隶隶属单位位的公文文，传达达要求下下级单位位办理和和需要有有关单位位周知或或者执行行的事项项、人事事任免。（6）通报报适用于表彰彰先进，批批评错误误，传达达重要精精神或者者反映重重要情况况。（7）报告告适用于向上上级单位位汇报工工作，反反映情况况，答复复上级单单位的询询问（包包括审计计报告）。（8）请示示适用于向上上级单位位请求指指示、批批准。（9）批复复适用于答复复下级单单位的请请示事项项。（10）会会议纪要要适用于记载载、传达达会议情情况和议议定事项项。会议议纪要在在会议结结束后一一个工作作日内整整理完毕毕，并分分发相关关领导及及部门。第三条 公文处处理应坚坚持实事事求

3、是、精精简、高高效的原原则，做做到及时时、准确确、安全全。第四条 公文处处理的主主要工作作：包括括发文、收收文、传传递、批批示、承承办、跟跟踪催办办、归档档等一系系列相互互关联、衔衔接有序序的工作作。第五条 公文协协调处理理部门：各级单单位的行行政人事事部门是是公文处处理的管管理机构构，主管管本单位位的公文文处理工工作并指指导下级级单位的的公文处处理工作作。第六条 各级单单位除公公文处理理管理机机构以外外其他部部门不得得对外正正式行文文。公文格式第七条 公文一一般由秘秘密等级级和保密密期限、紧紧急程度度、发文文单位标标识、发发文字号号、签发发人、标标题、主主送单位位、正文文、附件件说明、成成文

4、日期期、联系系人员、联联系方式式、印章章、附注注、附件件、主题题词、抄抄送单位位、印发发单位和和印发日日期等部部分组成成。（1）涉及及集团秘秘密的公公文应当当标明密密级和保保密期限限，其中中，“绝密”、“机密”级公文文还应当当标明份份数序号号。（2）紧急急公文应应当根据据紧急程程度分别别标明“紧急”、“加急”。（3）发文文单位标标识应当当使用发发文单位位全称或或者规范范化简称称；联合合行文的的，主办办单位排排列在前前。（4）发文文字号应应当包括括单位代代字、年年份、序序号。联联合行文文，只标标明主办办单位发发文字号号。（5）公文文标题应应当准确确简要地地概括公公文的主主要内容容并标明明公文种种

5、类，一一般应当当标明发发文单位位。公文文标题中中除法规规、规章章、制度度名称加加书名号号外，一一般不用用标点符符号。（6）主送送单位指指公文的的主要受受理单位位，应当当使用全全称或者者规范化化简称。（7）公文文如有附附件，应应当注明明附件顺顺序和名名称。（8） 印印章：公公文应加加盖公章章，公章章加盖在在成文单单位和成成文日期期之上；公文以以电报形形式发出出的以外外，应当当加盖印印章。联联合上报报的公文文，由各各上报单单位分别别加盖印印章；联联合下发发的公文文，发文文单位都都应当加加盖印章章。（9）成文文日期以以负责人人签发的的日期为为准，联联合行文文以最后后签发单单位负责责人的签签发日期期为

6、准。（10）公公文如有有附注（需需要说明明的其他他事项），应应当加括括号标注注。（11）公公文应当当标注主主题词。上上行文按按照上级级单位的的要求标标注主题题词。（12）抄抄送单位位指除主主送单位位外还需需抄送执执行或知知晓公文文的其他他单位、领领导，应应当使用用全称或或者规范范化简称称。（13）份份数指需需要发送送及归档档的文件件份数。（14）文文字从左左至右横横写、横横排。（15）各各单位发发文（包包括传真真件）参参考格式式见广广东投资有有限公司司公文格格式（略略）。行文规则第八条 行文应应当确有有必要，注注重效用用。第九条 行文关关系根据据隶属关关系和职职权范围围确定，一一般不得得越级请

7、请示和报报告。第十条 属于主主管部门门职权范范围内的的具体问问题，应应当直接接报送主主管部门门处理。第十一条 向下下级单位位的重要要行文（包包括通知知、会议议纪要、人人事任免免、生产产销售计计划、总总结等），应应当同时时抄送直直接上级级单位、领领导及相相关单位位。以地区公司司名义发发出的重重要公文文（包括括通知、会会议纪要要、人事事任免、生生产销售售计划、总总结等）应应同时抄抄送集团团总部、地地区公司司审计部部及相关关单位。集团重要行行文应当当同时抄抄送董事事会、集集团领导导、集团团监事会会及相关关单位。第十二条 “请示”应当一一文一事事；一般般只写一一个主送送单位，需需要同时时送其他他单位的

8、的，应当当用抄送送形式，但但不得抄抄送其下下级单位位。“报告”不得夹夹带请示示事项。发文办理第十三条 发文文 （1）发文文单位须须注明经经办部门门和联系系人及联联系方式式，行政政人事部部门做好好发文登登记、存存档工作作； （2）以公公司名义义或部门门名义发发出的文文件，由由经办部部门按公公文管理理规定要要求拟定定文稿及及办理发发文审批批；发文文前，经经办部门门将文件件、电子子文档、发发文审批批依据交交行政人人事部门门，行政政人事部部门核对对、登记记后进行行发文。经办部门必必须指派派专人对对文件的的错别字字、语法法表达、称称谓、文文种等方方面把关关，保证证公文质质量。第十四条 发文文程序第十五条

9、 拟稿稿集团各部门门、地区区公司、二二级公司司根据其其职权范范围或集集团（地地区公司司）领导导指示，可可就相关关事项拟拟稿，稿稿件格式式按本规规定第七七条执行行。如有关事项项涉及多多个部门门、地区区公司、二二级公司司，各单单位可联联合拟稿稿。第十六条 核稿稿公文草拟完完毕后，由由拟稿单单位负责责人核稿稿，具体体负责核核查文稿稿数据的的准确性性、时间间的真实实性和所所提建议议是否切切实可行行，问题题是否阐阐述清楚楚，并在在草拟稿稿上签名名确认。第十七条 会签签（1）以下下公文经经核稿完完毕后，如如无特别别指示，原原则上所所有会签签文件及及其附件件由经办办部门人人员在行行政人事事部门盖盖骑缝章章后

10、，按按以下规规定使用用“拟文稿稿纸”进行会会签；1）如公文文有关事事项涉及及拟稿部部门以外外的其他他管线、地地区公司司、二级级公司职职权，按按以下规规定会签签：2)如公文文有关事事项不涉涉及拟稿稿部门以以外其他他管线、二二级公司司职权，原原则上不不需会签，在在管线领领导审签签后发放放；如公公文涉及及重大事事项，由由拟稿部部门主管管领导决决定，上上报相关关管线领领导或总总经理、董董事会会会签。（2）会签签时限1）“普通通”公文应应在8个个工作小小时内会会签完毕毕；“紧急”类公文文应在44个工作作小时内内会签完完毕；“加急”公文应应随到随随签，必必要时可可以集体体商榷（紧紧急程度度由拟稿稿单位确确

11、定、管管线领导导审定，并并说明理理由）；2）如公文文涉及事事项复杂杂，行政政人事部部门可适适当延长长时限，但但不得超超过本条条第1款款所规定定时限的的两倍。第十八条 签发发（1）签发发权限：1）涉及集集团管理理制度、办办法及规规定性文文件，由由总经理理签发；2）集团重重要对外外文件（如如对政府府函件），由由总经理理签发；3）地区公公司重要要对外文文件（如如对政府府函件），由由地区公公司总经经理签发发；4）集团总总部各职职能部门门间知会会性函件件，由该该部门负负责人签签发；5）地区公公司/二二级公司司对内发发文，由由该地区区公司/二级公公司第一一负责人人签发；6）人事任任免通知知，按人人事管理理

12、权限签签发。（2）对会会签有不不同意见见者，经经整理后后再送签签发人，文文件一经经签发，不不再改动动。如确确需修改改，须经经签发人人同意。第十九条 编号号（1）拟稿稿部门应应附送已已审批的的“拟文稿稿纸”，公文文稿样及及公文电电子文档档，交由由行政人人事部门门统一登登记、编编号，编编号统一一按“集团各各单位名名称与规规范简称称及字号号对照表表”执行。（2）以集集团（地地区公司司）各部部门或二二级公司司的名义义发文，由由各拟稿稿单位自自行登记记编号。第二十条 校对对、打印印经签发的公公文，拟拟稿部门门将文稿稿缮印后后，交拟拟稿人再再校对，经经拟稿人人确认无无误后方方可付印印，并在在公文核核对一栏

13、栏填上拟拟稿人的的姓名。公文正式印印制前，行行政人事事部门应应当进行行复核，重重点是：审批、签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规规范等。经经复核需需要对文文稿进行行实质性性修改的的，应按按程序复复审。第二十一条条 盖章章发文发文需加盖盖公章，具具体按印印章管理理规定执执行。（1）集团团总部或或地区公公司（包包括各职职能部门门）发文文：1）向地区区公司（二二级公司司）发文文（非工工程、设设计类），统统一由行行政人事事部门负负责送达达并做好好发文登登记工作作，其中中如以集集团或行行政人事事部门名名义发出出者，发发出前需需经行政政人事部部门登记记、存档档；2）其余公公

14、文由各各发文单单位自行行送达，如如自行送送达不便便（非工工程、设设计类公公文），可可交行政政人事部部门代为为送达；（2）二级级公司发发文，由由二级公公司负责责，对每每份发文文建立台台账，做做好发文文登记工工作。地区公司（二二级公司司）向集集团领导导（地区区公司领领导）所所报送非非常规报报告、请请示等公公文，需需经行政政人事部部门批转转，不得得直接送送交。收文办理第二十二条条 收文文办理指指对收到到公文的的办理过过程，包包括签收收、登记记、审核核、拟办办、批办办、承办办、催办办等程序序。收发文双方方须进行行签收登登记工作作，异地地单位接接到收文文通知后后，须及及时接收收文件，在在接到文文件2小小

15、时内主主动回复复发文方方，并传传真收文文回执，超超过时限限以误办办处理。第二十三条条 收到到下级单单位上报报的公文文，行政政人事部部门应当当进行审审核。审审核的重重点是，是是否应由由本单位位办理；是否符符合行文文规则；内容是是否符合合国家法法律、集集团制度度及其他他有关规规定；涉涉及其他他部门或或地区职职权的事事项是否否已协商商、会签签；文种种使用、公公文格式式是否规规范。第二十四条条 经审审核，对对符合本本规定要要求的公公文，行行政人事事部门使使用“公文阅阅办单”提出拟拟办意见见送领导导批示或或者交有有关部门门办理，需需要两个个以上部部门办理理的应当当明确主主办部门门。紧急急公文，应应当明确

16、确办理时时限。对对不符合合本规定定的公文文，经行行政人事事部门负负责人批批准后，可可以说明明理由后后退回呈呈报单位位。第二十五条条 上级级单位下下发或交交办的公公文由行行政人事事部门根根据来文文内容、性性质在“公文阅阅办单”上提出出拟办意意见，确确定公文文紧急程程度，送送集团（地地区公司司）领导导批示或或批转有有关部门门承办。第二十六条条 承办办部门收收到交办办的公文文后应当当及时办办理，不不得延误误、推诿诿。紧急急公文应应当按时时限要求求办理，确确有困难难的，应应当及时时予以说说明。对对不属于于本单位位职权范范围或者者不宜由由本单位位办理的的，应当当及时退退回交办办的行政政人事部部门并说说明

17、理由由。各会签部门门须在规规定时限限内将会会签过的的公文送送返行政政人事部部门，由由行政人人事部门门传送下下一会签签单位。第二十七条条 以公公司（包包括各职职能部门门）为收收文单位位的外单单位来文文，原则则上由本本级行政政人事部部门统一一接收、批批转、传传递、登登记、跟跟踪。第二十八条条 公文文批示（1）对需需送集团团（地区区公司）领领导批示示的公文文，根据据谁主管管谁批示示的原则则办理。如如有关公公文需经经多位集集团（地地区公司司）领导导批示，一一般应按按领导排排序由后后向前传传批；（2）公文文批示时时，对有有具体办办理事项项的，批批示人应应当明确确签署意意见、姓姓名和审审批日期期，其他他批

18、示人人签阅视视为同意意；没有有具体办办理事项项的，签签阅表示示阅知；（3）批示示人不能能亲自批批示（如如开会、外外出等），由由行政人人事部门门负责电电话联系系，并根根据电话话记录代代为签署署意见，事事后，由由批示人人补签；（4）“普普通”公文应应在8个个工作小小时内批批示完毕毕；“紧急”类公文文应在44个工作作小时内内批示完完毕；“加急”公文应应随到随随批，必必要时可可以集体体商榷。如如有关事事项复杂杂，行政政人事部部门可适适当延长长时限，但但不得超超过本规规定第三三十四条条第四款款所规定定时限的的两倍。本规定会签签、传阅阅时限，以以收文时时间计起起，不包包括路途途时间。第二十九条条 公文文办

19、理中中遇有涉涉及其他他部门职职权的事事项，主主办部门门应当主主动与有有关部门门协商；如有分分歧，主主办部门门主要负负责人要要出面协协调，如如仍不能能取得一一致，可可以报请请上级单单位、领领导协调调或裁定定。第三十条 送负负责人批批示或者者交有关关部门办办理的公公文，行行政人事事部门要要负责催催办，做做到紧急急公文跟跟踪催办办，重要要公文重重点催办办，一般般公文定定期催办办。公文归档管管理第三十一条条 公文文办理完完毕后，应应当及时时整理（立立卷）、归归档。个个人不得得保存应应当归档档的公文文。第三十二条条 归档档范围内内的公文文，应当当根据其其相互联联系、特特征和保保存价值值等整理理（立卷卷）

20、，要要保证归归档公文文的齐全全、完整整，能正正确反映映本单位位的主要要工作情情况，便便于保管管和使用用。第三十三条条 各单单位应对对公文按按编号进进行分类类登记，并并将公文文的编号号、时间间、内容容、处理理情况等等输入电电脑以便便查证。公公文经传传递或处处理完毕毕，收发发文单位位需对公公文及其其相关文文件进行行存档，并并把复印印件送各各会签单单位。第三十四条条 联合合办理的的公文，原原件由主主办单位位整理（立立卷）、归归档，其其他单位位保存复复制件或或其他形形式的公公文副本本。第三十五条条 本单单位负责责人兼任任其他单单位职务务，在履履行所兼兼职务、职职责过程程中形成成的公文文，由其其兼职单单

21、位整理理（立卷卷）、归归档。第三十六条条 归档档范围内内的公文文应当确确定保管管期限，按按照有关关规定定定期向档档案部门门移交。第三十七条条 拟制制、修改改和签批批公文，书书写及所所用纸张张和字迹迹材料必必须符合合存档要要求。第三十八条条 公文文由行政政人事部部门统一一收发、审审核、用用印、归归档、销销毁。第三十九条条 各单单位行政政人事部部门应当当依据本本规定建建立健全全本单位位公文处处理的有有关制度度。第四十条 上级级单位的的公文，除除绝密级级和注明明不准翻翻印的以以外，经经下一级级单位负负责人或或者行政政人事部部门负责责人批准准，可以以翻印。翻翻印时，应应当注明明翻印的的机关、日日期、份

22、份数和印印发范围围。第四十一条条 公开开发布单单位公文文，必须须经发文文单位批批准。经经批准公公开发布布的公文文，同发发文单位位正式印印发的公公文具有有同等效效力。第四十二条条 公文文复印件件作为正正式公文文使用时时，应当当加盖复复印单位位证明章章。第四十三条条 公文文被撤销销，视作作自始不不产生效效力；公公文被废废止，视视作自废废止之日日起不产产生效力力。第四十四条条 不具具备归档档和存查查价值的的公文，经经过鉴别别并经行行政人事事部门负负责人批批准，可可以销毁毁。第四十五条条 销毁毁秘密公公文应当当到指定定场所由由两人以以上监销销，保证证不丢失失、不漏漏销。其其中，销销毁绝密密公文应应当进

23、行行登记。第四十六条条 单位位合并时时，全部部公文应应当随之之合并管管理。单单位撤销销时，需需要归档档的公文文整理（立立卷）后后按有关关规定移移交档案案部门。工工作人员员调离工工作岗位位时，应应当将本本人暂存存、借用用的公文文按照有有关规定定移清退退。授权及保密密第四十七条条 公文文批示人人、会签签人、签签发人可可针对特特定业务务的实际际情况，授授权有关关人员代代其履行行相应职职权，并并将有关关授权证证明送相相应行政政人事部部门备案案。第四十八条条 各单单位应做做好公文文保密工工作，“秘密”级以上上公文，仅仅传阅至至地区公公司领导导及相关关涉及人人员。相相关涉及及人员由由行政人人事部门门确定。

24、电子邮件管管理第四十九条条 总则则公司开通IInteerneet电子子邮件服服务，目目的是为为了更好好地促进进公司员员工工作作的内外外交流。公公司的电电子信息息网络，无无论对内内对外均均不得传传递与工工作无关关的内容容，违者者视情节节轻重给给予批评评、降薪薪、降职职、辞退退处分。第五十条 邮件件服务器器管理办公室统一一管理公公司的电电子服务务器并负负责电子子邮件的的开户、使使用、维维护和监监督检查查工作。第五十一条条 邮件件开户须须知申请电子邮邮件开户户必须首首先填写写“电子邮邮件开户户申请表表”，并在在保密承承诺书一一栏中签签字，然然后交部部门经理理审核签签字后，将将申请表表交到办办公室邮邮

25、件管理理人员处处开户，邮邮件管理理员开户户完成后后填写“电子邮邮件开户户回执”，并通通知申请请人。回回执单上上包含配配置邮件件客户终终端软件件所需信信息和用用户使用用规则。第五十二条条 电子子邮件使使用规程程（1）用户户应当定定期检查查自己的的邮箱，并并取走邮邮件，以以保证用用户的邮邮箱只占占用合理理的磁盘盘空间。每每个用户户的邮箱箱不能大大于100M，对对于超过过10MM的邮箱箱，管理理员有权权删除邮邮箱中的的两个月月以前的的旧邮件件，以保保证用户户邮箱在在10MM以下。由由于不遵遵守此项项规定而而造成的的损失由由用户自自己负责责。（2）禁止止向异地地发送大大于2MM的电子子邮件，严严禁使用

26、用FIDDMAIIL下载载软件和和使用电电子邮件件订阅新新闻、杂杂志、论论坛等。技技术杂志志由公司司统一订订阅，图图书室集集中管理理，申请请订阅者者需首先先填写“电子杂杂志订阅阅申请表表”，然后后提交图图书室订订阅，公公司驻外外机构可可由系统统主管审审批后另另行处理理。（3）在公公司内部部使用电电子邮件件只能使使用在公公司开户户的电子子邮件地地址，不不可擅自自使用其其他任何何邮件地地址。（4）严禁禁转发有有危害社社会安全全的言论论和政治治性评论论文章的的邮件及及一切无无聊邮件件。（5）发送送保密资资料邮件件，按资资料级别别不同分分别对待待。1）秘密级级：需由由部门经经理同意意加密发发送，由由部

27、门对对资料的的安全负负责。2）机密级级：由部部门经理理签字同同意，将将发送的的资料交交办公室室审核、存存档，并并由办公公室负责责发送。3）绝密级级：禁止止在网上上发送。第五十三条条 监督督检查工工作公司员工使使用公司司电子邮邮件需要要接受办办公室的的监管，系系统会自自动将部部分用户户收发电电子邮件件的副本本保存。以以便监督督、检查查和备案案。第五十四条条 违规规处罚（1）对于于异地发发送超过过2M的的大邮件件，使用用FIDDMAIIL下载载软件或或未经批批准用邮邮件订阅阅报刊、新新闻、论论坛的员员工视情情节严重重程度，处处于50008800元元的罚款款。（2）转发发有危害害社会安安全的言言论或

28、政政治性评评论文章章的邮件件，以及及其他与与工作无无关的邮邮件的员员工，首首次发现现作降薪薪处理，再再次发现现作降职职处理，三三次发现现作辞退退处理。（3）在公公司内部部使用非非公司电电子邮件件地址，罚罚款2000元。（4）任何何使用电电子邮件件泄露公公司商业业秘密，一一经发现现视情节节严重，处处以降薪薪直至辞辞退的处处理，造造成恶劣劣影响或或损失严严重的，公公司还将将依法追追究其法法律责任任。附则第五十五条条 不按按本规定定执行而而擅自发发文者，发发文无效效。第五十六条条 各级级行政人人事部门门应做好好公文的的及时上上传下达达工作，各各部门的的发文须须经本级级行政人人事部门门登记发发放或转转送。第五十七条条 本规规定“对内”指集团团内部，包包括对集集团总部部、各地地区公司司、二级级公司；“对外”指对集集团以外外的单位位。第五十八条条 下行行公文的的经办单单位对公公文的贯贯彻落实实情况应应当进行行督促检检查。