深圳某物业管理公司办公室工作手册目录（推荐DOC125）35737.docx

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1、深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.QR/BG修 改 状状 态A版 第第0次修修改标题 办公公室工作作手册目目录页 码第1页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编号 文件名称 页数01 HFWY.QP-5.5.1-07 办公室岗位设置及职责0402 HFWY.WI/BG-01 会议管理规程0303 HHFWYY.QRR/TYY-0222 会议（培培训）签到到表0104 HHFWYY.QRR/TYY-0223 会议记录00105 HHFWYY.QRR/TYY-0224 会议记录（续续页）00106 HHFWYY.WII/BGG-022 公文管理规程0307 HHFWYY

2、.QRR/TYY-0225 文件签签收登记表00108 HHFWYY.QRR/TYY-0226 文件传传阅办理登记表00109 HHFWYY.QRR/TYY-0227 送达回证01110 HHFWYY.QRR/TYY-0228 文件签发单0111 HHFWYY.QRR/TYY-0229 发文登记表01112 HHFWYY.QRR/TYY-0330 收文登登记处理理表01113 HHFWYY.QRR/TYY-0331 公文批办单01114 HHFWYY.QRR/TYY-0332 工作联系函函0115 HHFWYY.QRR/TYY-0333 发送传传真审批单单01116 HHFWYY.WII/BG

3、G-033 合同管理规程程00317 HHFWYY.QRR/TYY-0334 合同审批表01118 HHFWYY.WII/BGG-044 档案管理规规程00319 HHFWYY.QRR/BGG-0001 档案借借阅审批表00120 HHFWYY.QRR/BGG-0002 档案销销毁登记记表00121 HHFWYY.WII/BGG-055 公章管管理规程0222 HHFWYY.QRR/BGG-0003 公章使使用登记记表00123 HHFWYY.WII/BGG-077 车辆管理规程00324 HHFWYY.QRR/TYY-0335 用车单001深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.QR

4、/BG修 改 状状 态A版 第第0次修修改标题 办公公室工作作手册目目录页 码第2页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编编号 文件名名称 页数数25 HHFWYY.QRR/BGG-0004 出车记录表01126 HHFWYY.WII/BGG-088 员工行为规范范00527 HHFWYY.WII/BGG-099 福利管管理规程程00228 HHFWYY.WII/BGG-100 保险办办理规程程00329 HHFWYY.WII/BGG-111 考勤管理规程00430 HHFWYY.QRR/TYY-0336 请假单00131 HHFWYY.QRR/TYY-0337 调休单单0013

5、2 HHFWYY.QRR/TYY-0338 年 月份 管理理（部门门）考勤勤统计表表01133 HHFWYY.WII/BGG-122 人员定定编规程00334 HHFWYY.QRR/TYY-0339 人员增增补申请请表00135 HHFWYY.WII/BGG-133 人员招招聘程序00936 HHFWYY.QRR/TYY-0440 面试人人员登记记表00137 HHFWYY.QRR/TYY-0441 招聘新人员测测试总评汇总表0138 HHFWYY.QRR/BGG-0005 背景调调查意见见书00139 HHFWYY.QRR/BGG-0006 请求协协助函0140 HHFWYY.QRR/BGG

6、-0007 背景调调查表00141 HHFWYY.WII/BGG-144 员工入职与试试用规程程00242 HHFWYY.QRR/BGG-0008 员工花名册册0143 HHFWYY.QRR/BGG-0009 员工登登记表0144 HHFWYY.QRR/BGG-0110 押金通知01145 HHFWYY.QRR/BGG-0111 新聘员员工报到到通知书00146 HHFWYY.QRR/BGG-0112 新员工工报到表0147 HHFWYY.WII/BGG-155 行政奖罚规规程00448 HHFWYY.QRR/TYY-0442 奖惩建建议申请书书011深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HF

7、WY.QR/BG修 改 状状 态A版 第第0次修修改标题 办公公室工作作手册目目录页 码第3页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编编号 文件件名称 页数数49 HHFWYY.QRR/TYY-0443 员工工违规警告通知书书01150 HHFWYY.QRR/BGG-0113 解聘聘通知书0151 HHFWYY.WII/BGG-166 转正正、晋升、降级、调调薪规程程0352 HHFWYY.QRR/BGG-0114 员工工试用/晋职职考核表表 0153 HHFWYY.QRR/BGG-0115 月份份人员转转正情况况汇总表表00154 HHFWYY.WII/BGG-177 员工工离职

8、、调动规程00355 HHFWYY.QRR/TYY-0444 辞工工申请单0156 HHFWYY.QRR/TYY-0445 员工工自动离职通通知书0157 HHFWYY.QRR/TYY-0446 员工工离职移移交表01158 HHFWYY.QRR/BGG-0116 离职职咨询表表00159 HHFWYY.QRR/BGG-0117 离职职咨询表（续续页）0160 HHFWYY.QRR/TYY-0447 员工工工资结结算单0161 HHFWYY.QRR/TYY-0448 公司司内部人人事调动动函00162 HHFWYY.QRR/TYY-0449 公司内部人事借调调函00164 HHFWYY.QPP

9、-7.4.11-011 采购购控制程序序04465 HHFWYY.QRR/BGG-0118 供应应商调查查表01166 HHFWYY.QRR/BGG-0119 合格格供应商商清单0167 HHFWYY.QRR/TYY-0550 月份采购购计划表0168 HHFWYY.QRR/TYY-0552 零星星物品采采购申请表表01169 HHFWYY.QRR/BGG-0220 送货货清单0170 HHFWYY.QRR/BGG-0221 订货货清单0171 HHFWYY.QPP-7.5.33-011 标识识制作程序序02272 HHFWYY.QRR/TYY-0553 标识识制作申申请单011深圳某物业业管

10、理公公司文 件 编编 号HFWY.QR/BG修 改 状状 态A版 第第0次修修改标题 办公公室工作作手册目目录页 码第4页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某序号 文件编编号 文文件名称称 页数数73 HHFWYY.WII/BGG-188 合合理化建建议奖励励规程00274 HHFWYY.QRR/TYY-0553 合合理化建议议提请单单00175 HHFWYY.WII/BGG-199 员工申申诉规程程022深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.QP-5.55.1-07修 改 状状 态A版 第第0次修修改标题 办公室室岗位设设置及职职责页 码第1页 共共4页编制何某某审核杨某某批准

11、卜某某1.0 岗位设置办公室主任1人行政秘书1人总机接待1人美工1人采购员1人人事秘书1人司机2人编制：共88人2.0 办公室职责责2.1 传达、贯彻彻公司的的决议、会会议精神神和领导导指示。2.2 公司的合同同、档案案、文件件管理和和保密工工作。2.3 负责核定各各部门人人员编制制。2.4 公司的人事事管理工工作（人人力资源源的开发发、运用用、人员员选拔、任任命、考考评等）。2.5 负责公司各各类保险险的办理理和理赔赔工作。2.6 供应商评审审、市场场价格调调研及公公司所需需物品的的采购工工作。2.7 公司办公环环境的管管理。深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY. QP-5.55.

12、1-07修 改 状状 态A版 第0次次修改标题 办公室室岗位设设置及职职责页 码第2页 共4页页编制何某某审核杨某某批准卜某某2.8 制定公司各各项规章章制度并并监督执执行。2.9 组织实施公公司新员员工的入入职培训训。2.10 统筹、管理理公司的的车辆、信信息及其其他行政政事务。2.11 组织、策划划公司有有关活动动，创建建良好的的企业文文化。2.12 协调公司各各部门间间的联系系，建立立良好外外部公共共关系。2.13 设计、制作作公司的的各种标标识。II2.14 完成领导交交办的其其它工作作。3.0 办公室主任任岗位职职责3.1 办公室主任任在公司司总经理理的领导导下，主主持办公公室的全全

13、面工作作，并对对总经理理负责。3.2 安排、督促促、检查查办公室室各岗位位的工作作。3.3 贯彻公司会会议精神神、决议议和指令令。3.4 负责公司公公文的处处理，规规范公司司行文格格式。3.5 协调公司各各部门之之间关系系以及公公司与政政府主管管部门之之间的联联络沟通通。3.6 处理来信来来访。3.7 分析、掌握握员工思思想动态态，为公公司决策策提供依依据。3.8 负责组织员员工的考考核工作作。3.9 分析、掌握握公司人人力资源源状况，定定期制定定公司人人力发展展规划方方案，并并实施监监督。3.10 负责公司车车辆的管管理。3.11 负责本部门门的费用用控制和和审核。3.12 负责完成总总经理

14、交交办的其其他工作作。4.0 行政秘书岗岗位职责责4.1 行政秘书在在办公室室主任的的领导下下开展工工作，并并对办公公室主任任负责。4.2 负责公司档档案管理理工作。4.3 负责公司文文件的拟拟稿、打打印、文文面设计计、校对对、送审审、编号号、下发发、签收收、归档档及其它它部门文文件的办办理。深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.QP-5.55.1-07修 改 状状 态A版 第0次次修改标题 办公室室岗位设设置及职职责页 码第3页 共共4页编制何某某审核杨某某批准卜某某4.4 负责信、函函、公文文的登记记和传阅阅。4.5 负责会议的的准备、记记录，会会议纪要要的整理理。4.6 负责印

15、章管管理。4.7 负责公司车车辆的出出车统计计。4.8 完成办公室室主任交交办的其其他事项项。5.0 人事秘书岗岗位职责责5.1 人事秘书在在办公室室主任的的领导下下开展工工作，并并对办公公室主任任负责。5.2 负责人事资资料的建建立、保保存及档档案管理理。5.3 负责人事招招聘。5.4 负责办理员员工入职职、离职职、晋职职、调动动、任免免、考核核手续。5.5 负责公司考考勤的监监督、汇汇总。5.6 负责人力资资源的统统计、分分析。5.7 负责劳动用用工年审审、招（调调）干、暂暂住证办办理。5.8 负责公司各各类保险险的投保保及理赔赔工作。5.9 掌握员工思思想动态态，收集集整理合合理化建建议

16、。 5.10 完成办公室室主任交交办的其其他工作作。6.0 前台接待员员岗位职职责6.1 前台接待员员在办公公室主任任的领导导下开展展工作，并并对办公公室主任任负责。6.2 负责总经理理办公室室环境卫卫生。6.3 负责来宾的的服务。6.4 负责报刊、杂杂志的征征订及报报刊、杂杂志、信信件分发发、登记记。6.5 负责电话总总机话务务、交换换机保养养，长途途电话管管理及传传真的收收发。6.6 负责会议室室、办公公室的卫卫生及秩秩序管理理。6.7 负责工作餐餐的统计计及联系系。6.8 完成办公室室主任安安排的其其他工作作。深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.QP-5.55.1-07修 改

17、 状状 态A版 第第0次修修改标题 办公室室岗位设设置及职职责页 码第4页 共44页编制何某某审核杨某某批准卜某某7.0 司机岗位职职责7.1 司机在办公公室主任任的领导导下开展展工作，并并对办公公室主任任负责。7.2 保障正常出出车。7.3 遵守交通规规则。7.4 负责车辆使使用证件件的保管管、审验验、更换换。7.5 负责车辆的的使用、清清洁、保保养。7.6 完成领导交交办的其其他工作作。8.0 美工岗位职职责8.1 美工在办公公室主任任的领导导下开展展工作，并并对办公公室主任任负责。8.2 负责公司形形象标识识设计、制制作、维维护、更更换。8.3 负责公司办办公环境境的监管管工作。8.4

18、公司会务、公公益活动动、社区区文化现现场布置置策划、设设计工作作。8.5 负责标识制制作成本本的计费费和费用用分摊。8.6 负责美工专专用设施施、设备备的管理理养护工工作。8.7 负责员工工工作牌的的制作。8.8 完成办公室室主任安安排的其其他工作作。9.0 采购员岗位位职责9.1 采购员在办办公室主主任的领领导下开开展工作作，并对对办公室室主任负负责。9.2 每月汇总管管理处的的 月份份采购计计划表，报报公司审审批，再再递送给给定点供供应商。9.3 对供应商供供应的材材料质量量、价格格进行检检查、监监督。9.4 负责采购定定点供应应商不能能供应的的材料。9.5 审查定点供供应商所所送材料料的

19、送货货单和发发票。9.6 负责收集各各部门的的使用信信息，统统计并反反馈给相相关人员员。9.7 及时了解市市场行情情，就某某些材料料价格的的上浮、下下浮与供供应商协协商，作作相应的的调整。9.8 完成办公室室主任安安排的其其它工作作。深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.WI/BG-01修 改 状状 态A版 第00次修改改标题 会议议管理规规程页 码第1页 共33页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某1.0 目的规范公司内内部会议议管理。2.0 适用范围适用于公司司内部所所有会议议。3.0 职责3.1 总经理负责责主持公公司总经经理办公公会议、公公司办公公例会。3.2 公司各部门门经

20、理（主主任）负负责召开开本部门门相关专专题会议议、工作作例会。4.0 工作程序4.1 总经理办公公会议4.1.1 总经理办公公会议的的主要任任务是讨讨论、决决策公司司重大问问题、事事项。A. 公司的经营营方针、远远景规划划、重大大改革方方案、年年度工作作计划及及目标的的制定；B. 重大投资项项目和商商贸活动动；C. 公司各部门门的设置置、编制制、撤销销或重要要岗位人人员调整整；D. 公司部门副副经理以以上人员员（含副副经理级级）任职职和辞退退；E. 公司工资调调整、下下属单位位承包方方案或经经营目标标责任的的制定。4.1.2 总经理办公公会议每每月根据据需要和和工作安安排不定定期召开开。4.1

21、.3 总经理因事事不能主主持，可可书面或或口头委委托办公公室主任任主持召召开。4.1.4 总经理办公公会议参参加人员员一般为为总经理理以及办办公室、财财务部、品品质部等等部门经经理（主主任），若若因工作作需要，可可通知其其他相关关部门经经理（主主任）参参加。4.1.5 办公室做好好会议记记录，对对重大问问题的研研究、讨讨论要形形成会议议纪要，以以便贯彻彻实施。4.2 公司办公例例会4.2.1 办公例会的的主要内内容：A. 各部门汇报报工作：a) 上阶段工作作完成情情况，以以介绍经经验和案案例为主主；b) 提出需要公公司和其其他部门门协助解解决的问问题；深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HF

22、WY.WI/BG-01修 改 状状 态A版 第00次修改改标题 会议议管理规规程页 码第2页 共33页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某c) 下一步工作作计划和和完成的的时间。B. 总经理落实实、安排排工作：a) 落实上次例例会所安安排的工工作完成成情况；b) 解决部门提提出的问问题；c) 安排下一步步的工作作或通报报相关情情况。4.2.2 办公例会根根据公司司运作需需要决定定具体召召开时间间，一般般定为每每月两次次，由办办公室负负责通知知召集。4.2.3 会议由总经经理主持持，总经经理因事事不能参参加，可可书面或或电话委委托有关关负责人人主持召召开。4.2.4 办公例会参参加人员员一般为为

23、总经理理及各部部门主要要负责人人，若因因会议需需要，可可通知相相关部门门的主管管人员参参加。4.2.5 办公例会由由办公室室做好记记录，对对重大问问题的研研究讨论论要形成成会议纪纪要，以以便贯彻彻实施。4.3 专题会议4.3.1 专题会议的的主要任任务是汇汇报、总总结、交交流各部部门专项项工作及及讨论解解决有关关问题，并并由公司司布置专专项具体体工作。4.3.2 公司各类专专题会议议由职能能部门不不定期组组织召开开，由组组织部门门负责通通知召集集。4.3.3 专题会议由由组织部部门经理理（主任任）主持持，重要要事项可可邀请总总经理参参加，做做好会议议记录，重重要会议议形成会会议纪要要，并报报办

24、公室室存档。4.3.4 专题会议参参加人员员由组织织会议的的部门确确定参会会人员名名单，并并报办公公室备案案。4.4 各部门工作作例会4.4.1 各部门工作作例会的的任务是是听取上上周的工工作汇报报，交流流经验，处处理问题题，布置置下一周周的具体体工作。4.4.2 例会正常情情况下每每周一召召开，遇遇节假日日顺延，特特殊情况况可作临临时调整整。4.4.3 例会由本部部门经理理（主任任）主持持召开，负负责人因因事不能能参加，可可委托其其他人员员召集。4.4.4 各职能部门门参加例例会人员员为本部部门全体体人员，各各管理处处参加人人员为管管理处负负责人、主主管、班班长。深圳某物业业管理公公司文 件

25、 编编 号HFWY.WI/BG-01修 改 状状 态A版 第00次修改改标题 会议议管理规规程页 码第3页 共33页编 制唐某某审 核杨某某批 准卜某某4.4.5 工作例会要要作好会会议记录录，以便便贯彻实实施。4.5 会议组织原原则4.5.1 会议主题（议议题）明明确。4.5.2 会议通知：公司会会议提前前一天通通知；部部门例会会时间固固定，不不另行通通知。4.5.3 会议准备：包括有有关会议议资料、安安排发言言人准备备等。4.5.4 会议签到：准时到到会，并并在会会议（培培训）签签到表上上签到。4.5.5 纪要整理：公司办办公例会会纪要两两个工作作日内整整理并发发放至各各部门，其其它会议议

26、纪要视视情况而而定。4.5.6 会场纪律：A. 参会人员必必须准时时到会，因因故不能能参会者者必须于于会前向向召集人人请假；B. 未经批准，不不得中途途离场，特特殊情况况应向主主持人请请假；C. 会议期间手手机、传传呼机一一律关机机或调到到振动状状态；D. 非会议人员员不得滞滞留会场场。5.0 相关文件和和记录5.1 会议（培培训）签签到表 HFFWY.QR/TY-02225.2 会议记录录 HFFWY.QR/TY-02335.3 会议记录录（续页页） HFFWY.QR/TY0244深圳某物业业管理公公司会议（培训训）签到到表编号：HFFWY. QRR/TYY0222 版本： A/00 序号号

27、：会议议题会议时间会议地点主 持 人人记 录 人人应到人数实到人数缺 席序号姓 名签到时间序号姓 名签到时间时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分时 分深圳某物业业管理公公司会议记录编号：HFFWY. QRR/TYY0223 版本： A/00 序号号：会 议 议议 题会 议 时时 间会 议 地地 点会 议 主主 持会 议 记记 录会 议 内内 容深圳某物业业管理公公司会议记录编号：HFFWY. QRR/TYY0224 版版本：AA/0

28、序号：会 议 内内 容（续续上页）深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.WI/BG-02修 改 状状 态A版 第 0 次次修改标题 公文管管理规程程页 码第 1 页页 共3页页编 制唐某某审 核核杨某某批 准准卜某某1.0 目的规范公司公公文运作作，理顺顺公文管管理流程程，确保保公文严严谨、实实用、规规范、科科学，提提高工作作效率。2.0 适用范围适用公司及及各部门门公文管管理工作作。3.0 职责3.1 总经理负责责公司文文件审批批。3.2 各部门经理理（主任任）负责责本部门门文件的的拟制和和审核。3.3 办公室主任任负责公公司文件件格式及及内容的的审核。3.4 办公室行政政秘书负负

29、责公司司文件的的草拟、收收发、办办理、归归档、打打印、用用印及文文号管理理。4.0 工作程序4.1 上行文的办办理4.1.1 部门向公司司呈文A. 公司办公室室收到各各部门上上报的文文件以后后，行政政秘书对对文件进进行签收收并登记记，填写写文件件批办单单交办办公室主主任；B. 办公室主任任对文件件提出批批办意见见：a) 需其他部门门会签的的公文，交交相关部部门会签签。b) 不同意或修修改内容容较多的的公文，返返回呈文文部门，重重新拟文文上报。C. 行政秘书将将呈文报报总经理理审批；D. 办公室主任任根据总总经理批批示办理理；E. 将批文复印印件返回回呈文部部门和相相关部门门，原件件存办公公室。

30、4.1.2 公司向集团团或行业业主管单单位、政政府机关关呈文A. 以公司名义义上报的的文件，由由办公室室负责草草拟或审审核，呈呈总经理理签发后后上报；B. 办公室负责责跟踪上上报文件件的处理理情况。4.2 平行文的办办理深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.WI/BG-02修 改 状状 态A版 第 0 次次修改标题 公文管管理规程程页 码第 2 页页 共3页页编 制唐某某审 核核杨某某批 准准卜某某4.2.1 公司内各部部门之间间的工作作以工工作联系系函的的方式进进行。4.2.2 公司与没有有隶属关关系的单单位之间间工作联联系以函函的形式式进行，由由办公室室进行审审核，总总经理审审批

31、。4.3 下行文的办办理4.3.1 由办公室负负责或组组织相关关部门拟拟制公文文，填写写文件件签发单单后，交交给行政政秘书。4.3.2 行政秘书对对呈文的的文字、格格式、语语法等进进行初审审，交办办公室主主任。4.3.3 办公室主任任审核，根根据实际际情况，签签署具体体意见。4.3.4 行政秘书将将呈文报报总经理理处，由由总经理理签发。4.3.5 行政秘书给给出文号号，并在在发文文登记表表中登登记。4.3.6 发文部门进进行文件件打印和和最后校校对。4.3.7 办公室将文文件发送送各部门门，并登登记在文文件签收收登记表表中。A. 各部门签收收文件，相相关人员员要做好好文件的的传阅及及承办工工作

32、，部部门资料料员将文文件及时时归档；B. 办公室将文文件原件件进行存存档。4.4 外来公文办办理4.4.1 办公室行政政秘书对对收到的的外来公公文进行行签收、登登记和编编号；并并填写公公文批办办单交交办公室室主任。4.4.2 办公室主任任根据公公文内容容签署具具体批办办意见，呈呈总经理理批示。4.4.3 办公室根据据总经理理的批示示交相关关部门传传阅和办办理。4.4.4 办公室将公公文进行行存档。5.0 相关文件和和记录5.1 文件签收收登记表表 HFFWY.QR/TY02555.2 文件传阅阅办理登登记表 HFFWY.QR/TY02665.3 文件签发发单 HFWWY.QQR/TTY00285.4 发文登记记表 HFWWY.QQR/TTY0029深圳某物业业管理公公司文 件 编编 号HFWY.WI/BG-02修 改 状状 态A版 第00