采购作业流程管理细则9193.docx

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1、编 号FNJ022共 9 页第 1 页采 购 作作 业 管 理 细 则一、请 购第一条 请请购部门门的划分分各项材料的的请购部部门如下下： （一） 常常备材料料： 生产管管理部门门。（二） 预预备材料料： 物料管管理部门门。（三） 非非常备材材料 、 订货生生产用料料： 生生产管理理部门。 、 其他用用料： 使使用部门门或物料料管理部部门。第二条 请请购单的的开立、递递送（一） 请请购经办办人员应应依数量量管理基基准、用用料预算算、参酌酌库存情情况开立立请购单单，并注注明材料料的品名名、规格格、数量量、需求求日期及及注意事事项，经经主管审审核后依依请购核核决权限限呈核并并编号（由由各部门门依事

2、业业部别编编订），“请购单（内购）（外购）”（附表、）附“请购案件寄送清单”送采购部门。（二） 需需用日期期相同属属同一供供应厂商商供应的的统购材材料，请请购部门门应以请请购单附附表，一一单多品品方式，提提出请购购。（三） 紧紧急请购购时，由由请购部部门于“请购单单”、“说明栏栏”注明原原因，并并加盖“紧急采采购”章，以以急件卷卷宗递送送。（四） 材材料检验验须待试试车方能能实施者者,请购部部门应于于“请购单单”上注明明“试车检检验”及“预定试试车期限限”。（五） 庶庶务用品品由物料料管理部部门按月月依耗用用状况，并并考虑库库存情况况，填制制“请购单单”提出请请购。第三条 免免开请购购单部分分

3、（一） 下下列总务务性物品品免开请请购单,并得以以“总务用用品申请请单”委托总总务部门门办理，但但其核决决权限另另订之，其其列举如如下 ： 、 贺奠用用物品 ： 花花圈、花花篮、礼礼物等。 、 招待用用品：饮饮料、香香烟等。 、 书报（含含技术性性书籍及及定期刊刊物）、名名片、文文具等。 、 打字、刻刻印、报报表等。（二） 零零星采购购及小额额零星采采购材料料项目。第四条 请请购核决决权限（一） 内内购： 、 原物料料： 编 号FNJ022共 9 页第 2 页采 购 作 业 管 理 细 则（） 请购金金额预估估在万万元以下下者，由由科长核核决。（） 请购金金额预估估在万万元至万元者者，由经经理

4、核决决。（） 请购金金额预估估在万万元以上上者，由由总经理理核决。 、 财财产支出出： （） 请购金金额预估估在元元以下者者，由科科长核决决。（） 请购金金额预估估在元元至万万元者，由由经理核核决。（） 请购金金额预估估在万万元以上上者，由由总经理理核决。 、 总务务性用品品 ： （） 请购金金额预估估在元元以下者者，由科科长核决决。（） 请购金金额预估估在元元至万万元者，由由经理核核决。（） 请购金金额预估估在万万元以上上者，由由总经理理核决。 附注： 凡列入固固定资产产管理的的请购项项目应以以“财产支支出”核准权权限呈核核。（二） 外购 ： 、 请购购金额预预估在万（含含）元以以下者，由由

5、经理核核决。 、 请购购金额预预估在万元元以上者者，由总总经理核核决。第五条 请购案案件的撤撤销（一） 请购购案件的的撤销应应立即由由原请购购部门通通知采购购部门停停止采购购，同时时于“请购单单（内购购）”或“请购单单（外购购）”第一、二二联加盖盖红色“撤销”的戮记记及注明明撤销原原因。（二） 采购部部门办妥妥撤销后后，依下下列规定定办理： 、 采购购部门于于原请购购单加盖盖“撤销”章后，送送回原请请购部门门。 、 原原“请购单单”已送物物料管理理部门待待办收料料时，采采购部门门应通知知撤销，并并由物料料管理部部门据以以将原请请购单退退回原请请购部门门。、 原请购单未未能撤销销时，采采购部门门

6、应通知知原请购购部门。二、采 购第六条 采采购部门门的划分分（一） 内内购： 由国国内采购购部门负负责办理理。（二） 外外购： 由国国外采购购部门负负责办理理，其进进口庶务务由业务务部门办办理。（三） 总总经理或或经理对对于重要要材料的的采购，可可直接与与供应商商或代理理商议价价。专编 号FNJ022共 9 页第 3 页采 购 作 业 管 理 细 则案用料，必必要时由由或总经经理指派派专人或或指定部部门协助助办理采采购作业业。第七条 采采购作业业方式除一般采购购作业方方式外，采采购部门门可依材材料使用用及采购购特性，选选择下列列一种最最有利的的方式进进行采购购： （一） 集集中计划划采购： 凡

7、凡具有共共同性的的材料，须须以集中中计划办办理采购购。较为为有利的的，可核核定材料料项目，通通知各请请购部门门依计划划提出请请购，采采购部门门定期集集中办理理采购。（二） 长长期报价价采购： 凡凡经常性性使用，且且耗量较较大的材材料，采采购部门门应事先先选定厂厂商议定定长期供供货价格格，呈准准后由请请购部门门按实提提出请购购。第八条 采采购作业业处理期期限采购部门应应依采购购地区、材材料特性性及市场场供需，分分类制定定材料采采购作业业处理期期限，通通知各有有关部门门以便参参考，遇遇有变更更时，应应立即修修正。第九条 询询价、比比价、议议价（国国内采购购作业处处理）（一） 采采购经办办人员接接获

8、“请购单单（内购购）”后应依依请购案案件的缓缓急，并并参考市市场行情情及过去去采购记记录或厂厂商提供供的资料料，除经经核准得得以电话话询价之之外另需需精选三三家以上上的供应应商办理理比价或或经分析析后议价价。（二） 若若厂商报报价的规规格与请请购材料料规格略略有不同同或属代代用品者者，采购购经办人人员应出出具证明明资料并并于“请购单单”上予以以证明，经经主管核核发后,先会使使用部门门或请购购部门签签注意见见后再呈呈核。（三） 属属于买卖卖惯例超超交者（如如最高采采购量超超地请购购量），采采购经办办人员于于议价后后，应于于请购单单“询价记记录栏”中注明明，经主主管签认认后呈核核。（四） 对对于厂

9、商商的报价价资料经经整理后后，经办办人员应应深入分分析后，以以电话等等联络方方式向厂厂商议价价。（五） 采购部部门接到到请购部部门以电电话联络络的紧急急采购案案件，主主管应立立即指定定经办人人员先行行询价、议议价，待待接到请请购单后后，按一一般采购购程序优优先办理理。（六） “试车检检验”的采购购条件，采采购经办办人员应应于“请购单单”注明与与厂商议议定的付付款条件件后呈核核。第十条 呈呈核及核核决（一） 采采购经办办人员询询价完成成后，于于“请购单单”详填询询价或议议价结果果及拟订订“订购厂厂商”“交货货期限”与“报价有有效期限限”经主管管审核，并并依请购购核决权权编 号FNJ022共 9

10、页第 4 页采 购 作作 业 管 理 细 则 限呈核核。（二） 采采购核决决权限：采 购 别别核决限额采购核决权权限列属统购项项目的原原料、物物料(包括燃料料)不论金额多多寡经理-总经理理非属统购项项目的原原料、物物料(包括燃料料)不论金额多多寡经理-总经理理财产支出(包括什什项购置置)的非生产器材材3000元元以下3001元元至10000000元1000000元以以下采购主管经理直接核核决经理-总经经理庶务用品3000元元以下3001元元至5000000元500011元以上上采购主管经理直接核核决经理-总经经理 附附注： 凡列入入固定资资产管理理的采购购项目应应以“财产支支出”核决权权限呈核

11、核。第十一条 订购购（一） 采采购经办办人员接接到经核核决之“请购单单”后应以以“订购单单”向厂商商订购并并以电话话或传真真确定交交货（到到货）日日期，同同时要求求供应商商于“送货单单”上注明明“请购单单编号”及“包装方方式”。（二） 若若属分批批交货者者，采购购经办人人员应于于“请购单单”上加盖盖“分批交交货”章以资资识别。（三） 采采购经办办人员使使用暂借借款采购购时，应应于“请购单单”加盖“暂借款款采购章章，以资资识别。第十二条 进度度控制及及事务联联系（一） 国国内采购购部门应应分询价价、订购购、交货货三个阶阶段，以以“采购进进度控制制表”控制采采购作业业进度.（二） 采采购经办办人员

12、未未能按既既定进度度完成作作业时，应应填制“进度异异常反应应单”并注明明“异常原原因”及“预定完完成日期期”，经呈呈主管核核示后转转送请购购部门，依依请购部部门意见见拟订对对策处理理。编 号FNJ022共 9 页第 5 页采 购 作作 业 管 理 细 则第十三条 整理理付款（一） 物料管管理部门门应按照照已办妥妥收料的的“请购单单”连同“材料检检验报告告表”(其免填填“材料检检验报告告表”部分，应应于收料料单加盖盖“免填材材料检验验报告表表”章)送采购购部门，经经与发票票核对无无误，于于翌日前前由主管管核章后后送会计计部门。会计部门应应于结帐帐前，办办妥付款款手续。如如为分批批收料者者，“请购

13、单单（内购购）”的会计计联须于于第一批批收料后后送会计计部门。（二） 内内购材料料须待试试车检验验者，其其订立合合同部分分，依合合同规定定办理付付款，未未订合同同部分，依依采购部部门呈准准的付款款条件整整理付款款。（三） 短短交应补补足者，请请购部门门应依照照实收数数量，进进行整理理付款。（四） 超交应经主主管核示示始得依依照实收收数量进进行整理理付款，否否则仅依依订货数数付款。第十四条 询价价、比价价、议价价国外外采购作作业处理理(含进口口事务、关关务)（一） 外购部门依依“请购单单（外购购）”的需求求日及急急缓件加加以整理理，并依依据供应应厂商资资料，并并参考市市场行情情及过去去询价记记录

14、，以以电话或或传真方方式进行行询价作作业，但但因特殊殊情况（独独家制造造或代理理等原因因）应于于“请购单单（外购购）”注明外外，原则则上应向向供应厂厂商询价价、比价价或经分分析后议议价。（二） 请请购的材材料规范范较复杂杂时，外外购部门门应附上上各厂商商所报材材料的重重要规范范并签注注意见后后，会请请采购部部门确认认。第十五条 呈核核及核决决（一） 比比价、议议价完成成后,外购部部分应填填制“请购单单（外购购）”，拟订订“预定厂厂商”“预定定装船日日期”等，连连同厂商商报价资资料、送送请购部部门依采采购核准准权限核核决。（二） 核核决权限限 、 采购金金额以美美元总价价折合在在_ 元元（含）以

15、以下者由由经理核核决。 、 采购金金额以美美元总价价折合超超过_元以上上者由总总经理核核决。（三） 采采购案件件经核决决后，如如发生采采购数量量、金额额的变更更时，请请购部门门应依更更改后的的采购金金额所需需的核决决权限重重新呈核核；但若若更改后后的核决决权限低低于原核核准权限限时仍应应由原核核决主管管核决。第十六条 订订购与合合同（一） “请购单单（外购购）”经核决决送回外外购部门门后，即即向厂商商订购并并办理各各项手续续。（二） 需需与供应应厂商签签订长期期合同者者，外购购部门应应以签呈呈及拟妥妥的长期期合同书书，依采采购核决决权限呈呈核后办办理。编 号FNJ022共 9 页第 6 页采

16、购 作作 业 管 理 细 则第十七条 进进度控制制及异常常处理（一） 外购部部门应以以“请购单单(外购)”及“采购控控制表”控制外外购作业业进度。（二） 外购部部门于每每一作业业进度延延迟时,应主动动开立“进度异异常及反反应单”记明异异常原因因及处理理对策，据据此修订订进度并并通知请请购部门门。（三） 外购部部门于外外购案件件“装船日日期”有延误误时,应主动动与供应应厂商联联系催交交，并开开立“进度异异常反应应单”记明异异常原因因及处理理对策，通通知请购购部门，并并依请购购部门意意见处理理。第十八条 进进口签证证前（“请购单单外购”核准后后）的专专案申请请（一） 专案进进口机器器设备的的申请专

17、案进口机机器设备备时，外外购部门门应准备备全部文文件申请请核发“进口许许可证”。（二） 进口度度量衡器器及管理理物品时时，外购购部门应应于申请请“进口许许可证”之前准准备“报价单单”及其他他有关资资料送进进口单位位向政府府机关申申请核准准进口。第十九条 进进口签证证外购材料订订购后，外外购部门门应即检检具“请购单单（外购购）”及有关关申请文文件，以以“申请外外汇处理理单”(需在一一星期内内办妥结结汇时，加加填“紧急外外购案件件联络单单”)送进口口单位办办理签证证。进口口单位应应依预定定日期向向国贸局局办理签签证，并并于“进口许许可证”核准时时通知外外购部门门。第二十条 进进口保险险（一） 、条

18、条件的进进口案件件，进口口单位应应依“请购单单（外购购）”在外购购部门指指示的保保险范围围办理进进口保险险。（二） 进口单单位应将将承保公公司指定定的公证证行在“请购单单（外购购）”上所示示，以便便货品进进口必须须公证时时，进口口单位凭凭以联络络该指定定的公证证行办理理公证。第二十一条条 进口口船务（一） 、之进进口案件件，进口口单位(船务经经办人员员)于接获获“请购单单（外购购）”时，应应视其“装运口口岸”及“装船期期限”，并参参照航运运资料，原原则上选选定三家家以上船船运公司司，以便便进口货货品可机机动选择择船只装装运。（二） 进口单单位（船船务经办办人员）应应将所选选定之船船运公司司或承

19、揽揽商品名名称，提提供给进进口结汇汇经办人人员，于于“信用状状开出申申请书”列明，作作为信用用状条款款，向发发货人指指示装船船。（三） 如因输输出口岸岸偏僻或或因使用用部门急急需，为为避免到到货延误误，外购购部门应应于“请购单单（外购购）”上注明明，避免免在信用用状上指指定船公公司，而而应委由由发货人人代为安安排装船船。编 号FNJ022共 9 页第 7 页采 购 作 业 管 理 细 则第二十二条条 进口结结汇进口单位应应依“请购单单(外购)”标示之之“间发信信用状日日期”办理结结汇，并并于信用用状（）开开出后以以“开发快快报”通知外外购部门门联络供供应厂商商。第二十三条条 税务（一） 免免货

20、物税税及“工业用用证明”的申请请：进口的货品品可申请请免货物物税者，外外购部门门应于“进口许许可证”核准后后，检具具必需文文件，向向有关部部门申请请，经取取得核准准后向海海关申请请免货物物税。（二） 专专案进口口税则预预估及分分期缴税税的申请请办理：外购部部门应于于进口前前检具有有文关文文件，凭凭以向海海关申请请税则预预估，等等核准后后并办理理分期缴缴税及保保证手续续。第二十四条条 进口许许可证、信信用状的的修改供应商成本本公司要要求修改改“进口许许可证”或“信用状状”时,外购部部门应开开立“信用状状、进口口许可证证修改申申请书”经呈核核后，检检具修改改申请文文件送进进口事务务科办理理。第二十

21、五条条 装船通通知及提提货文件件的提供供（一） 外外购部门门接到供供应商通通知有关关船名及及装船日日期时，应应立即填填制“装船通通知单”，分别别通知请请购部门门、物料料管理部部门及有有关部门门。（二） 外外购部门门收到供供应商的的装船及及提货文文件时，应应检具“进口许许可证”及有关关文件，以以“装运文文件处理理单”先送进进口单位位办理提提货背书书。（三） 提提货背书书办妥后后，外购购部门应应检具“进口许许可证”及提货货等有关关文件以以“装运文文件处理理单”办理报报关提货货。（四） 管管理进口口物品放放行证的的申请 ： 进口管理物物品时，外外购部门门应于收收到装运运文件后后，检具具必需文文件送政

22、政府主管管机关申申请“进口放放行证”或“进口护护照”，以便便据此报报关提货货。第二十六条条 进口报报关（一） 关务部部门收到到“请购单单（外购购）”及报关关文件时时，应视视买卖、保保险及税税率等条条件填制制“进口报报关处理理单”连同报报关文件件委托报报关行办办理报关关手续，同同时开立立“外购到到货通知知单”（含外外购收料料单）送送材料库库办理收收料。（二） 不不结汇进进口物品品，进口口单位应应于接获获到货通通知时，查查明品名名、数量量等资料料，并会会外购部部门确认认需要提提货者再再行办理理报关提提货。如如系无价价进口的的材料、补补运赔偿偿及退货货换料等等，报关关时关务务部门应应开立“外购到到货

23、通知知单（含含外购收收料单）通通知收货货部门办办理收料料，而属属其他编 号FNJ022共 9 页第 8 页采 购 作作 业 管 理 细 则 材料及及物品则则由收件件部门于于联络单单签收后后，送处处理部门门处理。（三） 关税税缴纳前前进口单单位应确确实核对对税则、税税率后申申请暂借借款缴纳纳。（四） 海海关估税税的税率率如与进进口单位位估列者者不符时时，进口口单位应应立即通通知外购购部门提提供有关关资料，于于海关核核税后十十四天内内以书面面向海关关提出异异议，申申请复查查，并申申请暂借借款办理理押款提提货。押押款提货货的案件件，进口口单位应应于“进口报报关追踪踪表”记录，以以便督促促销案。（五）

24、 税捐记记帐的进进口案件件，进口口单位应应依“请购单单（外购购）”，于报报关时检检具必需需文件办办理具结结记帐，并并将记帐帐情况记记入“税捐记记帐额度度记录表表”及“税捐记记帐额度度控制表表”。（六） 船边提提货的进进口材料料，进口口单位应应于货物物抵港前前办妥缴缴税或记记帐手续续以便船船只抵港港时，即即时办理理提货。第二十七条条 报关关进度控控制 关务务部门应应分报关关、验关关、估税税、缴部部、放行行五阶段段，以“进口报报关追踪踪表”控制通通关进度度。第二十八条条 公证证（一） 各公司司事业部部应依材材料进口口索赔记记录及材材料特性性等因素素，研判判材料项项目（如如外购散散装材料料），通通知

25、进口口单位材材料进港港时，会会同公证证行前往往公证。（二） 外外购材料料于验关关或到厂厂后发现现短损而而合于索索赔条件件者，进进口单位位应于接接获报关关行或材材料库通通知时，联联络公证证行办理理办证。（三） 进口货货品办理理公证，进进口单位位应于公公证后配配合索赔赔经办时时效，索索取公证证报告分分送有关关部门。第二十九条条 退汇汇（一） 外购部部门依进进口材料料的装运运情况，判判断信用用状剩余余金额已已无装船船的可能能性，应应于提供供报关文文件时提提示进口口单位，并并于进口口材料放放行及“输入许可证”收回后后，开立立“信用状状退汇通通知单”连同“进口许许可证”送进口口事务科科办理退退汇； （二

26、） 退汇汇金额较较大，但但信用状状未逾有有效期限限者，外外购部门门应向供供应厂商商索回信信用状正正本，送送进口单单位办理理退汇。第三十条 索索赔（一） 外购购部门接接到收货货异常报报告(“材料检检验报告告表”或“公证报报告”等) 时，应应立即填填制“索赔记记录单”连同索索赔资料料交索赔赔经办部部门办理理；编 号FNJ022共 9 页第 9 页采 购 作作 业 管 理 细 则（二） 以船船公司或或保险公公司为索索赔对象象者，由由进口单单位办理理索赔；以供应应厂商为为索赔对对象时，由由外购部部门办理理索赔。（三） 索赔赔案件办办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。第三十一 条 退货或

27、或退换（一） 外外购材料料须予退退货或退退换时，外外购部门门应适时时通知进进口单位位依政府府规定期期限向海海关申请请。（二） 复复运出、进进口的有有关事务务，外购购部门应应负责办办理，其其出进口口签证、船船务、保保险报关关等事务务则委托托出口单单位及进进口单位位配合办办理。（三） 退退换的材材料进口口时依本本节有关关规则办办理。第三十二条条 价格复复核与市市场行情情资料提提供（一） 采采购部门门应调查查主要材材料的市市场与行行情，并并建立厂厂商资料料，作为为采购及及价格审审核的参参考。（二） 采采购部门门应就企企业内各各公司事事业部所所提重要要材料的的项目，提提供市场场行情资资料，作作为材料料存量管管理及核核决价格格的参考考。第三十三条条 质量复复核采购单位应应就企业业内所使使用的材材料质量量予以复复核（如如材料选选用、质质量检验验)等。第三十四条条 异常处处理审查作业中中，若发发现异常常情况，采采购单位位审查部部门应即即填制“采购事事务意见见反应处处理表”（或附附报告资资料），通通知有关关部门处处理。三、附 则第三十五条条 本本办法呈呈总经理理核准后后实施，增增设修订订亦同。