AA物业行政人事管理制度手册875.docx

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1、 行政人事管理制度手册141目 录录1. 行行政人事事部组织织架构及及人员编编制.组织结构构.人员编制制2. 管管辖范围围3. 岗岗位职责责3.1 行行政人事事经理岗岗位职责责3.2 行行政人事事主管岗岗位职责责3.3 行行政人事事助理岗岗位职责责3.4 物物资采购购员岗位位职责3.5 仓仓库管理理员岗位位职责3.6 宿宿舍管理理员岗位位职责4. 工作作规程/制度4.1行政政管理工工作规程程4.1.11公文处处理工作作规程4.1.22印章管管理工作作规程4.1.33保密管管理工作作规程4.1.44档案管管理工作作规程4.1.55固定资资产管理理工作规规程4.1.66办公用用品管理理工作规规程4

2、.1.77会议制制度4.1.88员工制制服管理理工作规规程4.1.99仓库管管理工作作规程4.1.110宿舍舍管理制制度4.1.111员工工食堂管管理制度度4.2人事事管理工工作规程程4.2.11人事招招聘、调调配、劳劳动关系系解除管管理工作作规程4.2.22培训管管理工作作规程5. 相关关质量记记录表格格5.1 附附件一发发文处理理单5.2附件件二外外来文件件清单5.3附件件三文文件传阅阅单5.4附件件四文文件发放放登记表表5.5附件件五用用章申请请表5.6附件件六印章借借用审批批表5.7附件件七档案移移交书5.8附件件八档案移移交案卷卷目录表表5.9附件件九卷内目目录5.10附附件十档案借

3、借阅申请请表5.11附附件十一一档案借借还登记记表5.12附附件十二二档案鉴鉴定申请请表5.13附附件十三三档案鉴鉴定与销销毁目录录5.14附附件十四四资产登登记表5.15附附件十五五资产产调拨单单5.16附附件十六六固定定资产报报废审批批表5.17附附件十七七低值值易耗品品报废审审批表5.18附附件十八八固定定资产赔赔偿审批批表5.19附附件十九九资产产盘点表表5.20附附件二十十资产产移交表表5.21附附件二十十一打打印/复复印登记记表5.22附附件二十十二办公用用品领用用登记表表5.23附附件二十十三行行车记录录表5.24附附件二十十四会会议签到到表5.25附附件二十十五入入库单5.26

4、附附件二十十六出出库单5.27附附件二十十七台台账5.28附附件二十十八物物品领用用登记表表5.29附附件二十十九物物品借用用登记表表5.30附附件三十十盘点点表5.31附附件三十十一员员工招聘聘登记表表5.32附附件三十十二面面谈记录录表5.33附附件三十十三转转正审批批表5.34附附件三十十四调调动通知知书5.35附附件三十十五交交接清单单5.36附附件三十十六员员工离职职表5.37附附件三十十七培培训（会会议）记记录表5.38附附件三十十八培培训计划划表1. 行行政人事事部组织织架构及及人员编编制 组织架构构（略） 人员编制制：各项目根据据项目的的规模和和实际情情况确定定人员编编制。2.

5、 管管辖范围围行政人事部部是项目目的行政政人事职职能部门门，在公公司领导导及客户户服务中中心的指指导下开开展工作作。主要要负责客客户服务务中心的的行政管管理和人人力资源源管理工工作。包包括行政政事务、制制度建设设、后勤勤保障、对对外事务务、人员员招聘、人人员培训训、薪酬酬管理、人人员考核核等工作作。3. 岗岗位职责责3.1 行政人事事部经理理岗位职职责3.1.11 层层级关系系：3.1.11.1 直接接上级：总物业业经理3.1.11.2 直接接下级：行政人人事副经经理、行行政人事事助理、物物资采购购员、仓仓库管理理员、宿宿舍管理理员3.1.22 岗岗位职责责：3.1.22.1 贯彻彻执行总总物

6、业经经理下达达的各项项工作指指示；3.1.22.2 定期期向总物物业经理理提交周周、月、年年度工作作报告及及计划；3.1.22.3 及时时发现管管理中的的问题，组组织协调调工作流流程的改改进，主主动协调调并有效效解决客客服中心心内的问问题。3.1.22.4 制订订、修订订本部门门的工作作程序和和规章制制度，经经批准后后组织施施行并监监督检查查落实情情况；3.1.22.5 负责责客户服服务中心心各种会会议、活活动的组组织筹备备工作；3.1.22.6 代表表客户服服务中心心与外界界有关部部门和机机构联络络并保持持良好合合作关系系，接待待客户服服务中心心重要来来访客人人，处理理行政人人事方面面的重要

7、要函件；3.1.22.7 负责责统筹客客服中心心的资产产及档案案管理工工作；统统筹客服服中心各各类证照照的办理理；3.1.22.8 负责责统筹客客户服务务中心的的后勤服服务工作作，创造造和保持持良好的的工作环环境；3.1.22.9 组织客户户服务中中心有关关法律事事务的处处理工作作，指导导、监督督、检查查客户服服务中心心保密工工作的执执行情况况；3.1.22.100 负负责协调调客户服服务中心心部门间间的合作作关系，调调解工作作中发生生的问题题，定期期组织做做好办公公职能检检查；3.1.22.111 协协助公司司建立并并维护组组织架构构，明确确各部门门职责及及各岗位位权责及及工作关关系；3.1

8、.22.122 负负责规范范与完善善公司相相关管理理制度，积积极倡导导企业文文化导向向，推动动与营造造客服中中心健康康文化氛氛围；推推进集团团内部的的企业文文化建设设，增加加员工对对企业的的归属感感和忠诚诚度；3.1.22.133 建建立、推推进、完完善符合合公司业业务需求求及发展展的培训训体系，组组织落实实培训工工作，提提高员工工的任职职技能，促促进员工工的职业业化发展展；3.1.22.144 建建立和培培训职业业化的人人才队伍伍，培养养、选拔拔及推荐荐本系统统优秀干干部；3.1.22.155 负负责组织织员工集集体活动动及文化化生活；3.1.22.166 完完成上级级领导交交办的其其他工作

9、作。3.2 行政人人事主管管3.2.11 层层级关系系：3.2.11.1 直接接上级：行政人人事经理理3.2.11.2 直接接下级：无3.2.22 岗岗位职责责：3.2.22.1 贯彻彻执行行行政人事事经理下下达的各各项工作作指示；3.2.22.2 定期期向行政政人事经经理提交交周、月月、年度度工作报报告及计计划；3.2.22.3 协助助行政人人事经理理开展后后勤、资资产管理理等工作作；3.2.22.4 负责责办理客客户服务务中心各各类营业业证照及及年审工工作，对对各类证证照及时时进行档档案登记记；3.2.22.5 协助助行政人人事经理理监督、检检查本部部门各岗岗位工作作任务的的执行情情况；3

10、.2.22.6 完成成上级领领导交办办的其他他工作。3.3 行政人人事助理理3.3.11 层层级关系系：3.3.11.1 直接接上级：行政人人事经理理3.3.11.2 直接接下级：无3.3.22 岗岗位职责责：3.3.22.1 贯彻彻执行行行政人事事经理下下达的各各项工作作指示；3.3.22.2 定期期向行政政人事经经理提交交周、月月、年度度工作报报告及计计划；3.3.22.3 负责责控制客客户服务务中心各各项行政政费用的的开支；3.3.22.4 协助助组织客客户服务务中心的的团队及及文化活活动；3.3.22.5 在上上级的领领导下，具具体行使使本部门门的档案案管理、人人员招聘聘、客户户服务中

11、中心内部部沟通、文文件收发发等工作作； 3.3.22.6 贯彻彻执行员员工的思思想教育育、业务务培训、企企业文化化建设，不不断提高高员工的的思想觉觉悟和业业务水平平；3.3.22.7 负责责审核、办办理员工工请假、销销假手续续，汇总总、审核核各部门门的考勤勤情况，定定期制作作员工薪薪酬表；3.3.22.8 配合合各部门门的人员员配备、人人员结构构调整以以及人员员招聘、后后勤组织织工作；3.3.22.9 负责责客户服服务中心心对内、对对外关系系的联系系、协调调工作；3.3.22.100 负责责客户服服务中心心人事、文文档管理理工作，收收集各类类人员信信息建立立人才库库，为推推动客户户服务中中心物

12、业业管理工工作的发发展出谋谋献策；3.3.22.111 完完成上级级领导交交办的其其他工作作。3.4 物资采采购员3.4.11 层层级关系系：3.4.11.1 直接接上级：行政人人事经理理3.4.11.2 直接接下级：无3.4.22 岗岗位职责责：3.4.22.1 贯彻彻执行行行政人事事经理下下达的各各项工作作指示；3.4.22.2 定期期向行政政人事经经理提交交周、月月、年度度工作报报告及计计划；3.4.22.3 严格格执行公公司关于于物资采采购的有有关规定定，勤奋奋敬业，不不断提高高业务水水平；3.4.22.4 负责责日常零零星物资资采购，收收集采购购资料，填填写和汇汇总各部部门提交交的物

13、物资申请请单或或物资资/服务务供方（品品牌）申申请表，报报行政人人事经理理、总物物业经理理审批后后，方可可采购，对对手续不不齐全的的申请物物资不予予购买，严禁在采购时收取回扣或有违公司财务管理相关规定的行为；3.4.22.5 做到到所需物物资及时时购买，及及时入库库，做好好登记和和报销手手续；3.4.22.6 了解解各类物物资的合合理价格格及要求求，确保保物美价价廉，努努力节约约成本开开支；3.4.22.7 每月月对各部部门日常常维修材材料、清清洁用具具进行集集中采购购，积极极认真的的完成采采购、供供应工作作，保证证物品质质量、价价格的合合理性；3.4.22.8 每季季度填写写物资资采购统统计

14、表、采采购工作作评估表表，并并于每季季度首月月15日日前报总总物业经经理、公公司行政政人事部部、公司司财务部部备案；3.4.22.9 完成成上级领领导交办办的其他他工作。3.5 仓库管管理员3.5.11 层层级关系系：3.5.11.1 直接接上级：行政人人事经理理3.5.11.2 直接接下级：无3.5.22 岗岗位职责责：3.5.22.1 贯彻彻执行行行政人事事经理下下达的各各项工作作指示；3.5.22.2 定期期向行政政人事经经理提交交周、月月、年度度工作报报告及计计划；3.5.22.3 严格格执行公公司仓库库管理的的规定，勤勤奋敬业业，不断断提高业业务水平平；3.5.22.4 负责责对经过

15、过检验合合格的物物资按指指定位置置入库，核核实后登登记入账账；3.5.22.5 根据据物资的的性能、品品种、型型号、用用途、包包装等特特点以及及易燃、易易爆、易易挥发、易易受潮物物资的特特性和仓仓库条件件，实行行分区分分类的物物资定位位管理，仓仓库内各各类物资资必须做做好标识识，所有有物资包包装标识识一律向向外；3.5.22.6 物资资的出库库必须凭凭客户服服务中心心经理签签发的物物资领(借)用单，项项目应清清楚，否否则应拒拒绝发放放物资；3.5.22.7 对于于日常借借出之用用具、器器具，入入库时应应认真检检证，确确认无损损后方可可入库，对对于不常常用的工工具、器器具要定定期维护护；3.5.

16、22.8 保持持仓库环环境的温温、湿度度，并做做好清洁洁工作，配配备好必必要的灭灭火器材材；3.5.22.9 物资资出库必必须及时时登帐，物物资要按按照先进进先出的的原则发发放；3.5.22.100 每月月25号需需对库存存物资进进行盘点点，并报报行政人人事经理理审核后后，报总总物业经经理审批批；3.5.22.111 每月月28号前前统计上上月材料料使用情情况，并并将下月月所需材材料申请请表报行行政人事事经理审审核，报报总物业业经理审审批后，交交采购员员购买；3.5.22.122 负责责客户服服务中心心各类资资产的管管理工作作，设立立资产分分类账本本，每月月进行核核查工作作，掌握握各类资资产的

17、使使用状况况、技术术性能；3.5.22.133 负负责资产产（包括括低值易易耗品）购购置或报报废；3.5.22.144 熟熟悉使用用公司资资产管理理软件，根根据每月月资产核核查情况况及时予予以修改改更正；3.5.22.155 对对样板房房物资和和地产方方委托代代管物资资进行管管理；3.5.22.166 完完成上级级领导交交办的其其他工作作。3.6 宿舍管管理员3.6.11 层层级关系系：3.6.11.1 直接接上级：行政人人事经理理3.6.11.2 直接接下级：无3.6.22 岗岗位职责责：3.6.22.1 贯彻彻执行行行政人事事经理下下达的各各项工作作指示；3.6.22.2 负责责监督做做好

18、员工工宿舍公公共区域域的卫生生清扫及及整理工工作；3.6.22.3 按规规定对住住宿人员员进行登登记，安安排床位位；3.6.22.4 检查查工作区区域内住住宿秩序序及安全全工作；3.6.22.5 保持持楼层内内各项设设施的完完好和运运行正常常；3.6.22.6 对住住宿人员员提供叫叫早、留留言、传传呼电话话等服务务；3.6.22.7 处理理工作区区域内出出现的意意外情况况；3.6.22.8 完成成上级领领导交办办的其他他工作。4. 工工作规程程/制度度4.1 行政管管理工作作规程4.1.11 公公文处理理工作规规程4.1.11.1 目的的使公文的形形成、办理、立卷、归归档和销销毁更及及时、准准

19、确、规规范、保保密。4.1.11.2 适用用范围所有外来及及本中心心文件。4.1.11.3 公文文的处理理4.1.11.3.1 公文种种类：除除外来函函外，本本中心的的公文是是中心及及所属物物业公司司在企业业管理过过程中形形成和使使用的具具有法定定效力和和规范体体式的文文书，是是传达贯贯彻中心心决策、执执行上级级和主管管部门的的指示、发发布规章章制度、实实行行政政管理措措施、请请示和答答复问题题、报告告情况和和交流经经验，协协调内部部和对外外交往的的重要工工具，也也是中心心行使职职能的重重要手段段和依据据。根据据实际工工作需要要，按照照公文使使用范围围和作用用主要使使用下列列文种：4.1.11

20、.3.1.11 决议：凡经过过会议讨讨论通过过，要求求所属部部门贯彻彻执行的的事项。4.1.11.3.1.22 决定：对某些些重要事事项或重重要问题题做出安安排或处处理。4.1.11.3.1.33 通知：是“发布行行政法规规和规章章，转发发上级机机关(部部门)、同同级机关关(部门门)和不不相隶属属机关(部门)的公文文批转所所属客服服中心，要要求属下下部门办办理或需需要周知知和共同同执行事事项时所所使用的的下行文文种”。常用用“会议通通知”、“任免通通知”等。4.1.11.3.1.44 通报：通报工工作情况况或好坏坏典型事事例及经经验教训训，表彰彰先进、批批评后进进等用“通报”。4.1.11.3

21、.1.55 报告：向上级级机关(部门)汇报工工作，反反映情况况，提出出建议，答答复上级级机关(部门)的询问问等。4.1.11.3.1.66 请示：请求上上级机关关(部门门)对某某些重要要工作做做出指示示、答复复和批准准事项时时用“请示”。4.1.11.3.1.77 批复：批准或或答复下下属单位位(部门门)请示示的事项项。4.1.11.3.1.88 函：与不相相隶属机机关(部部门)或或本系统统单位之之间互相相商洽和和联系工工作，询询问和答答复问题题等用“函”。4.1.11.3.1.99 会议纪纪要：记记载或传传达会议议主要精精神和决决定事项项。4.1.11.3.2 公文格格式严格参照由由物业管管

22、理中心心下发的的AAA物业有有限公司司地区分分公司公公文发文文标准格格式及及集团恒恒地司办办字220077第0055号公文标标准格式式执行。4.1.11.3.3 发文办办理4.1.11.3.3.11 公文文起草的的基本要要求4.1.11.3.3.11.1 重点点要突出出，观点点要鲜明明，论理理要清楚楚，文字字要精练练，用词词要准确确，篇幅幅要简短短，结构要要严谨，层层次要分分明；4.1.11.3.3.11.2 拟搞搞人必须须要按公公文的文文种格式式行文，用用钢笔书书写或打打印，不不得用圆圆珠笔或或红笔书书写；4.1.11.3.3.11.3 文稿稿在呈送送领导审审批签发发之前，负负责拟稿稿的人员

23、员要对公公文进行行认真核核对。4.1.11.3.3.22 公公文的审审批签发发程序行文稿先由由行文部部门经理理审核签签名，再再送行政政人事助理理核稿，不不属急件件，一般般不得直直接将文文稿呈送送中心领导导；如需需会签的的，送会会签部门门审稿，然然后由行行政人事事助理将将符合要要求的文文稿送中中心有关关领导签签发。“请示”、“报告”和对外外行文由由中心总总物业经经理签发发，一般般例行事事务性公公文，由由部门经经理签发发，最后后安排打打印。4.1.11.3.3.33 正正式发文文需填写写发文文处理单单，签签发人同同意签发发后方可可用印、分分发及登登记。4.1.11.3.3.44 公公文正式式印制前

24、前，行政政部（行行政人事事部）应应当进行行复核，重重点是：审批、签签发手续续是否完完备，附附件材料料是否齐齐全，格格式是否否统一、规规范等。经经复核需需要对文文稿进行行实质性性修改的的，应按按程序复复审。4.1.11.3.4 收文办办理4.1.11.3.4.11 一一切外来来公函，统统一由行行政人事事助理签签收、登登记并根根据实际际需要及及时分送送（各部部门应签签收），同同时，应应填写文文件发放放登记表表；4.1.11.3.4.22 根根据公文文性质和和内容，由由行政人人事助理理提出处处理意见见，送领领导阅示示，或根根据需要要交有关关业务部部门办理理，并附附文件件传阅单单；4.1.11.3.4

25、.33 凡凡需业务务部门经经办的公公文，由由行政人人事助理理负责催催办，并并将落实实结果报报告主管管领导。4.1.11.3.4.44 承承办公文文是指接接受办理理下级单单位请示示的公文文和其它它需要批批复的公公文，以以及转发发翻印的的公文等等。承办办请示的的公文，凡凡属本中中心权限限范围内内能批复复的事项项，一般般先由业业务部门门提出意意见，经经领导审审批或会会议决定定后再批批复呈文文单位，时时限一般般不得超超过一周周，重要要事项和和重要问问题的请请示，可可直接送送领导审审阅后批批复，时时限不得得超过三三天。承承办公文文部门要要提高办办事效率率，及时时催办和和跟踪，避避免延误误。4.1.11.

26、3.5 公文归归档4.1.11.3.5.11 公公文办理理完毕后后，应当当及时整整理、归归档。个个人不得得保存应应当归档档的公文文。4.1.11.3.5.22 归归档范围围内的公公文，应应当根据据其相互互联系、特特征和保保存价值值整理，要要保证归归档公文文的齐全全、完整整，能正正确反映映本机关关的主要要工作情情况，便便于保管管和利用用。4.1.11.3.5.33 联联合办理理的公文文，原件件由主办办单位整整理、归归档，其其他机关关保存复复印件或或其他形形式的公公文副本本。4.1.11.3.5.44 本本单位负负责人兼兼任其他他机关职职务，在在履行所所兼职务务职责过过程中形形成的公公文，由由其兼

27、职职机关整整理、归归档。4.1.11.3.5.55 拟拟制、修修改和签签批公文文书写及及所用纸纸张和字字迹材料料必须符符合存档档要求。4.1.11.3.6 公文的的整理与与销毁4.1.11.3.6.11 公公文由行行政人事事部统一一收发、审审核、用用印、归归档和销销毁。4.1.11.3.6.22 行行政人事事部应当当建立健健全本单单位公文文处理的的有关制制度。4.1.11.3.6.33 密密级文件件应当在在办公室室阅办，不不准带离离，不准准擅自传传阅或复复印。复复制上级级单位的的秘密公公文，须须经上级级领导批批准或授授权。翻翻印件应应当注明明翻印单单位名称称、翻印印日期和和份数；公文复复印件作

28、作为正式式公文使使用时，应应该加盖盖复印单单位证明明章。复复制公文文应当与与正式公公文同样样管理。 4.1.11.3.6.44 公公文被撤撤销，视视作自始始不产生生效力；公文被被废止，视视作自废废止之日日起不产产生效力力。4.1.11.3.6.55 公公文销毁毁应按公公司规定定进行。4.1.11.4 引用用文件和和相关质质量记录录4.1.11.4.1 发文文处理单单4.1.11.4.2 外来来文件清清单4.1.11.4.3 文文件传阅阅单4.1.11.4.4 文文件发放放登记表表4.1.22 印章管管理工作作规程4.1.22.1 目的加强、规范范印章的的管理，维维护印章章的法定定权威及及使用效

29、效用。4.1.22.2 范围本制度适合合于中心心印章管管理及设设有部门门印章的各各部门印印章管理理。4.1.22.3 职责责行政人事部部是印章章管理的的职能部部门，负负责监督督本规定定的实施施。4.1.22.4 印章章的启用用与停用用、销毁毁4.1.22.4.1 印章启启用(包包括旧印印章换用用新印章章)。由由中心或或启用印印章部门门提出书书面申请请，行政政人事部部审核，按按公司规规定审批批后申报报、刻制制、启用用。4.1.22.4.2 印章停停用。由由中心或或拟停用用印章部部门提出出书面申申请，行行政人事事部审核核，按公公司规定定审批后后执行。4.1.22.4.3 印章销销毁。按按公司规规定

30、执行行。4.1.22.5 印章章保管4.1.22.5.1 中心印印章：行行政人事事部印章章管理员员管理。4.1.22.5.2 部门印印章：由由部门经经理指定定专人管管理。4.1.22.5.3 印章应应存放于于安全牢牢固并加加锁的专专门的桌桌、箱、柜柜中，使使用后应应及时收收存锁好好。4.1.22.6 印章章使用审审批规定定4.1.22.6.1 中心印印章的使使用，由由中心总总经理负负责审批批，部门门印章的的使用，由由部门经经理负责责审批。4.1.22.6.2 使用各各级印章章须先填填写行政政人事部部制定的的用章章申请表表，呈呈报负责责审批的的领导签签字同意意后，方方可到印印章管理理员处加加盖印

31、章章。4.1.22.6.3 印章管管理员必必须认真真检查用用印文书书审批手手续，审审批程序序完成后后才能用用印。4.1.22.6.4 不得在在空白纸纸张、凭凭证、空空白介绍绍信和空空白便函函上用印印，如有有特殊需需要，需需按公司司规定权权限审批批。4.1.22.6.5 如因工工作需要要将印章章带出室室外使用用，应事事先填写写印章章借用审审批表报报批，获获准后由由印章管管理人员员和经办办人共同同携带出出外使用用。4.1.22.6.6 出现急急需用印印的文书书，在有有审批权权的领导导未能及及时签字字的情况况下，须须由印章章管理员员和用印印申请人人共同在在场，电电话请示示有权审审批的领领导，经经同意

32、后后方可盖盖章。审审批权人人返回后后的1个个工作日日以内完完成补签签手续。4.1.22.7 责任任 印章管管理人员员严禁违违规使用用印章。凡凡违规使使用印章章的，中中心一律律视作个个人行为为，由此此而引起起的法律律责任以以及其它它形式的的任何纠纠纷，均均由违规规使用印印章的人人员承担担。同时时中心将将视其情情节轻重重，给予予相应的的行政或或经济处处罚，触触犯法律律的移送送司法机机关处理理。4.1.22.8 引用文文件和相相关质量量记录4.1.22.8.1 用章章申请表表 4.1.22.8.2 印章借借用审批批表 4.1.33 保保密管理理工作规规程4.1.33.1 目的 加强中中心对保保密工作

33、作的规范范，严谨谨，确保保中心保保密工作作落实到到中心每每一个员员工。4.1.33.2 适用范范围 中心及及所属各各部门。4.1.33.3 保密员员的设立立中心行政人人事部设设保密员员（由行行政人事事助理兼兼任）11人，负负责中心心秘密文文件、资资料以及及涉密业业务的管管理工作作，各部部相应确确定兼职职保密员员1人。4.1.33.4 保密事事项4.1.33.4.1 与中中心有关关的调查查案件、检检举揭发发材料。4.1.33.4.2 中心各各级须保保密的办办公会议议记录。4.1.33.4.3 财务会会计凭证证、会计计报表、统统计报表表、员工工工资表表等。4.1.33.4.4 本中心心质量体体系有

34、关关文件资资料。4.1.33.5 秘密文文件、资资料的管管理4.1.33.5.1 所有秘秘密文件件未经制制发机关关批准或或授权不不得擅自自翻印，如如需复制制，须按按规定申申请审批批。4.1.33.5.2 收发秘秘密文件件资料，由由行政人人事部保保密员负负责；有有关调查查材料，检检举揭发发材料由由行政人人事部或或部门专专人负责责；凡署署名中心心领导亲亲启件，由由领导拆拆封；秘秘密文件件的收发发、分送送、传阅阅、移交交、归档档等环节节都要登登记，履履行签字字手续，严严禁将秘秘密文件件、资料料放在不不安全的的地方。4.1.33.5.3 秘密文文件、资资料必须须放入保保密柜内内，由保保密员管管理，个个

35、人不得得保存；定期清清查退，如如发现丢丢失，要要及时报报告并追追查处理理。4.1.33.6 通讯保保密规定定4.1.33.6.1 各部门门由专人人管理的的办公设设备，非非本机使使用人员员未经许许可不得得擅自使使用。4.1.33.6.2 电脑脑工作人人员要严严守保密密制度，避避免重要要业务资资料和档档案资料料外泄、更更改或丢丢失。4.1.33.6.3 任何个个人都不不准在通通信、通通话中涉涉及本中中心在商商业竞争争中的重重要信息息；个人人不得偷偷看中心心秘密文文件和打打听中心心秘密性性的会议议内容。4.1.33.7 泄密的的处理凡发生遗失失中心秘秘密文件件、资料料或泄密密案件时时，应立立即向行行

36、政人事事部保密密员和中中心领导导报告，并并及时采采取补救救措施；发生窃窃密案件件，还应应及时向向当地公公安部门门报告。4.1.44 档案案管理工工作规程程4.1.44.1 目的的 使中心的档档案管理理规范化化、程序序化以方方便工作作中的查查找、使使用及保保密。4.1.44.2 适用范范围 客户户服务中中心所有有档案及及对业主主档案的的管理。4.1.44.3 职责责4.1.44.3.1 行政人人事部是是客服中中心档案案管理的的主管部部门，需需设立中中心统一一档案客客服中心心，每三三个月组组织各部部门档案案员进行行档案互互检，每每半年组组织各部部门档案案员档案案资料移移交工作作。4.1.44.3.

37、2 行政人人事部负负责中心心行政档档案、人人事档案案、中心心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。4.1.44.3.3 管家部部负责业业户档案案资料、物物业资料料、出租租房屋资资料、车车辆资料料、收费费资料、业主委员会资料等的管理工作。4.1.44.3.4 工程部部负责工工程设计计、施工工资料、维维修、保保养计划划、外委委工作记记录等技技术档案案及工程程图纸等等的管理理工作。4.1.44.3.5 保安部部负责治治安、消消防、保保卫、安安全、秩秩序等相相关资料料的管理理工作。4.1.44.3.6 社区文文化部负负责社区区

38、文化资资料的管管理工作作。4.1.44.4 档案案管理范范围4.1.44.4.1 行政档档案资料料4.1.44.4.2 人事管管理相关关材料。客客户服务务中心人人员设置置、招聘聘、培训训、定岗岗定编、调调配、变变迁文件件、人事事劳资文文件、技技术职称称等文件件。4.1.44.4.3 中心证证照及其其他相关关资料。4.1.44.4.4 中心对对外往来来的各类类公文、中中心内部部重要文文件等。4.1.44.4.5 中心内内部重大大活动、事事件记录录。包括括但不限限于奖状状、奖旗旗、奖杯杯、证书书、纪念念品。4.1.44.4.6 物业管管理相关关政策、法法规等。4.1.44.4.7 业户档档案资料料

39、。主要要有入住住通知书书、住户户家庭情情况登记记表、房房屋交接接单、住住户入住住合约、身身份证明明材料以以及装修修申请表表等。4.1.44.4.8 物业资资料。4.1.44.4.9 物业经经营管理理资料。各各客户服服务中心心经营发发展文件件、小区区管理文文件、小小区建设设文件、委委外、合合作文件件。4.1.44.4.10 出租租房屋资资料。4.1.44.4.11 车辆辆资料。4.1.44.4.12 收费费资料。4.1.44.4.13 业主委委员会资资料。4.1.44.4.14 工程程技术档档案。包包括工程程设计、施施工资料料、维修修、保养养计划、外外委工作作记录等等。4.1.44.4.15 工

40、程程图纸资资料。可可分为：建筑施施工图、结结构施工工图、给给排水施施工图、供供配电施施工图、消消防施工工图、空空调系统统图、智智能化系系统图等等。4.1.44.4.16 治安安资料。4.1.44.4.17 消防防资料。4.1.44.4.18 保卫卫、安全全、秩序序资料。4.1.44.4.19 社区区文化资资料。4.1.44.4.20 其他他资料。4.1.44.5 档档案资料料的移交交和归档档要求4.1.44.5.1 移交前前资料管管理4.1.44.5.1.11 档档案资料料在移交交前由中中心档案案资料员员负责存存档管理理。4.1.44.5.1.22 中中心必须须设置档档案的固固定存放放处，并并

41、将档案案资料分分类存放放入不同同的档案案袋（盒盒）内，中中心档案案资料员员对应归归档资料料的完整整、完好好负责。4.1.44.5.1.33 存存放的档档案资料料根据自自己的使使用频率率和密级级性，把把档案资资料分类类存放，并并可定期期（暂定定半年一一次）向向物业分分公司档档案室进进行一次次移交。对对于自己己保存的的档案资资料，按按类别和和年限两两级分类类分柜存存放。4.1.44.5.2 移交4.1.44.5.2.11 根根据需要要，客户户服务中中心定期期将以下下资料移移交至物物业分公公司统一一管理（移移交相关关表格请请参见档档案移交交书、档档案移交交案卷目目录表、卷卷内目录录），实物档档案、声

42、声像档案案、资料料类档案案等其他他资料由由中心档档案管理理员负责责自行统统一管理理：4.1.44.5.2.11.1 工作作计划、国国家与当当地有关关的法律律法规、以以中心及及职能部部门等名名义发出出或制定定的文件件以及与与中心职职能有密密切关系系或由中中心承担担有关责责任并需需要执行行的重要要文件等等档案资资料。4.1.44.5.2.11.2 重大大、突发发事件的的处理资资料。主主要包括括楼宇、交交通、治治安、公公共配套套设备设设施等方方面及自自然灾害害的突发发重大事事件的经经过和处处理过程程记录及及相关材材料。4.1.44.5.2.11.3 合同同档案、管管理监察察档案、资资产档案案资料等等

43、。主要要包括中中心所签签订的合合同资料料，监察察职能部部门对中中心进行行检查的的书面及及取证材材料以及及中心固固定资产产相关材材料。4.1.44.5.2.22 资资料归档档前各客客户服务务中心档档案资料料管理员员须按类类整理好好，并填填写档案案资料移移交表，履履行移交交手续。4.1.44.5.2.33 移移交时，物物业分公公司和各各客户服服务中心心档案资资料管理理员须仔仔细核对对移交的的资料，核核对无误误后，交交接双方方在移交交清单上上签字，并并加盖部部门公章章。4.1.44.5.2.44 移移交清单单一式两两份，物物业分公公司和各各客户服服务中心心交接人人各留存存一份。4.1.44.5.2.

44、55 对对调出、离离职等人人员，在在办理调调离手续续前，必必须清还还档案资资料，没没有档案案室签字字确认，行行政人事事部门不不得办理理调离手手续。4.1.44.5.3 归档要要求4.1.44.5.3.11 要要求及时时、准确确、规范范地进行行归档。4.1.44.5.3.22 归归档的文文件材料料应对照照归档范范围完整整、准确确、系统统收集，如如文件的的正文与与附件、正正式印本本和稿本本、设计计图纸及及其更改改通知等等都必须须齐全；归档案案卷应进进行分类类、排列列，并加加盖档号号章、装装盒、编编制档案案目录。4.1.44.5.3.33 幅幅面一般般采用标标准A44型（2977mmxx2100mm

45、)，图样折折叠时标标题栏露露在右下下角。非非A4图图幅图纸纸可以通通过粘贴贴及折叠叠方式，横横向按手手风琴式式折叠成成A4规规格，竖竖向按顺顺时针方方向向内内折，图图纸应采采用国家家标准图图幅，图图表栏露露在外面面。4.1.44.5.3.44 文文件书写写和载体体材料应应能耐久久保存，如如使用碳碳素墨水水或蓝黑黑墨水的的钢笔、签签字笔等等，不能能使用纯纯蓝墨水水、红墨墨水、铅铅笔和圆圆珠笔，字字迹应清清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签签字盖章章手续完完备。4.1.44.5.3.55 归归档的文文件原则则上一律律为原件件（除归归档范围围表中列列明为复复印件外外），要要尽量追追加原件件，必要要时复印印件并加加盖红章章注明原原件存放放处，凡凡有原件件的文件件，不能能以复印印件归档档。4.1.44