档案管理利用及信息化建设.doc

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1、档案管理利用及信息化建设摘 要 档案管理工作的最终目的，就是输出档案信息.提供给社会利用。因而，通过档案提供利用情况的分析p 研究，一方面能够反映出社会活动对档案信息的需求状况，另一方面也能够检验出档案信息管理工作的质量状况，对档案管理工作提出切实可靠、具体可行的针对性要求。科学技术的高速发展，给档案工作带来了新的压力和挑战，同时也为档案工作的发展创新带来了机遇。档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，其建立于现代计算机和网络技术基础上，并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。【关键词】：p 档案管理 档案利用 档案管理信息化中图分类号：G647 文献标识码：A一、 概述档案信息

2、的定义是传统的国家机构(也可以在社会组织)在社会活动中形成的各种经过鉴定有价值的文件信息与历史一记录，还包括在电子政务环境中产生的各种数字化、电子化的具有保存意义的信息。比如政府部门颁布的一些政策法规或者统计类文件等等。丰富的档案信息，如果仅仅是简单的罗列，那么对政府职能部门的工作帮助甚微。必须经过一定的系统分析p 和统计挖掘才能真正对政府职能部门的工作起到一定的指导意义与决策支持的作用。所以档案信息在管理方面应该全方位、深层次、多角度地反映政府的基本职能，同时通过分析p 加工来实现与社会服务职能的有效的结合。总的来说，档案资的管理应该有如下几点的基本要求:(l)提供对存储在不同地点的数据库中

3、的数据和信息查询、调阅等基本的功能；(2)决策支持的作用。一旦领导在决策的时候需要提供信息与情报的支持，应该能够很快的得到系统中全面的、有效的信息数据；(3)数据挖掘的功能。如何从存储在数据库中的海量数据资进行有效提取来及时满足需求是在档案信息管理的时候应该重点考虑的；(4)对不同格式的数据，如半结构化的、结构化的、非结构化的信息数据都要能提供各种访问操作的功能；(5)能够满足档案信息资有效充分地共享交流的需求。二、 档案管理系统档案管理系统是利用计算机技术、网络技术，将分布于不同档案机构的信息资进行集中、处理、加工，确保数字档案信息的长久保存和获取，并向社会广大用户提供便捷、高效的在线服务，

4、最终实现信息资共享的一种有序的动态信息空间。档案管理系统是现代信息技术有机结合的产物，是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比，档案管理系统具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久；数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，档案管理系统能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务，改变了档案馆信息“孤岛”的形象，改善了档案服务的落后面

5、貌。三、 档案利用档案利用工作是档案工作的核心环节，也是档案搜集、整理、保管、鉴定工作的价值实现过程，没有档案的利用也就无所谓档案和档案工作的价值实现。对档案利用工作进行分析p ，能够反映档案基础工作各个环节的情况，同时也能反映下一步利用者的利用方向。从编史修志、学术研究、工作查考、个人待遇、其他几个方面进行档案利用分析p 。编史修志是档案利用的重头戏，利用人次多，利用档案、资料数量也多，但在档案利用中的百分比有下降的趋势，并不是编史修志的数量在减少，而是其他利用档案的数量在增加。近年来的趋势是以组织、单位编史的逐渐减少，而个人编史、个人文集和续写家谱、家人传记的却在不断增加，档案的进一步的开放，更加促进平民化的档案利用。学术研究近年来单位个数和人次上在不断提高，其主力是各研究机构学者、各大学教师、博士、硕士、大学生等。撰写第 3 页 共 3 页