职位说明书的撰写培训教材.pptx

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1、职位说明书的撰写职位说明书的撰写陈陈 涛涛 为什么进行工作分析工工作作分分析析人力资源规划人力资源规划工作目标确定工作目标确定招聘和选拔招聘和选拔绩效管理绩效管理薪酬管理薪酬管理确定工作职责确定工作职责确定工作任务确定工作任务明确职位权限明确职位权限职位技能要求职位技能要求知识要求知识要求影响影响/决定决定任职资格任职资格职业生涯管理职业生涯管理企业战略中的工作分析工作分析为什么产生？泰勒-科学管理福特-流水线大生产美国-劳动保护法规组织扩大化分工精细化管理复杂化法律约束随着科学技术的发展和社会的进步,机械化大生产方式的出现,直至福特的流水线生产方式的革命,生产效率大幅度提高。流通.于是,人们

2、受到了生产领域的流水线生产方式的启发,在流通领域应用了机械化大生产的方式,产生了真正的工作分析，提炼出类似流水线的操作流程和岗位操作说明书.组组组组织织织织结结结结构构构构业务流程业务流程业务流程业务流程人员特性人员特性人员特性人员特性职位在组织体系中的位置上下级关系职位编制职位在流程体系中的位置工作使命与职责工作产出与工作标准职位对任职人员的要求知识、技能教育、经验工作分析的主要内容n访谈n小组座谈n工作日志n问卷调查n现场观察与访问n工作分析的主要方法企业对工作分析的疑问？工作分析就是撰写职位说明书吗？工作分析就是撰写职位说明书吗？企业常常拿着职位说明书，问：如何使用这些厚厚的“纸”，除了

3、招聘，还能够用它干什么？我们的职位设置马上就要调整了，做这个职位的职位说明书有什么意义？我们怎么才能知道职位设置是否合理？有些企业连招聘都不用它 永煤快速的发展职位变动很大怎么办企业为什么困惑？传统的工作分析的局限性：呈现的是点状的职位说明书，缺乏整体性、系统性战略与平衡不能有效体现出重要的观念：客户导向、目标导向、以流程为中心等方法论不够系统，缺少实用性和灵活性怎怎 么么 办办？总体结构示意图公司&客户需 求分工体系任务人员目标与价值职位说明部 门职责与任务需求满足建立以目标为导向的责权分工体系n这样的职位说明书才有用基本技术思路1、公司&客户向部门提出多方面的要求公司KPI与关键能力客户清

4、单及需求2、部门通过一系列的职责，达成公司与客户要求，实现部门的目标和价值部门职责部门关键绩效指标3、部门职责是由一系列任务、活动所构成 不同任务具备不同特性、指标、负荷任务、活动分解任务分析4、不同的任务和活动由不同的职位承担，不同的职位具备不同的任职资格要求分工体系职位说明书从上至下，建立完善的公司的分工、协同体系职位说明书的撰写职位说明书的撰写职位说明书为企业带来什么？职位说明书为企业带来什么？v为实现企业编制定员提供了科学依据为实现企业编制定员提供了科学依据v为企业聘用和考核职工提供了客观标准为企业聘用和考核职工提供了客观标准v为确定员工的工资待遇和进行培训提供为确定员工的工资待遇和进

5、行培训提供了客观基础了客观基础v有利于员工明确努力方向，改善企业内有利于员工明确努力方向，改善企业内部人际关系部人际关系为日常工作规避误区，指明方向职、责、权、利清晰，对工作更好的把控(程度)反映工作价值，从而获得相应的薪酬有针对性的进行培训和再教育，拓展职业空间突出个人专长，有利于个人与企业达成双赢n为我们带来什么？工作中常常出现的问题职责不清，职责不清，协调工作困难协调工作困难部门人员多部门人员多,因人设岗因人设岗忽略重要职能或流忽略重要职能或流程烦琐程烦琐效率低效率低员工缺乏积极性员工缺乏积极性组织目标无法实现组织目标无法实现缺乏客观的业缺乏客观的业绩评价标准绩评价标准过多突发事件过多突

6、发事件职责重叠职责重叠/分散分散1、基本信息的撰写样例职位名称职位名称所属部门所属部门直接主管直接主管直接下属直接下属编写日期编写日期编写部门编写部门n职位名称必须要以公司下达的正规文件为依职位名称必须要以公司下达的正规文件为依据来填写。据来填写。n直接主管是你直接向其汇报工作的主管直接主管是你直接向其汇报工作的主管n直接下属是直接向你汇报工作的下属直接下属是直接向你汇报工作的下属基本信息的撰写基本信息的撰写说明说明职位名称职位名称所属部门所属部门直接主管直接主管直接下属直接下属编写日期编写日期编写部门编写部门应与最近一次定编时应与最近一次定编时的名称保持一致（以的名称保持一致（以公司的正式文

7、件为准）公司的正式文件为准）工作内容必须一人或工作内容必须一人或一人以上时才能设岗一人以上时才能设岗指指岗岗位位按按照照公公司司机机构构和和岗岗位位编编制制规规定定在在行行政上所隶属的部门。政上所隶属的部门。2004年年03月月 依据实际情况如依据实际情况如实填写实填写直接上级主管，即直接上级主管，即直接向其汇报工作直接向其汇报工作的人所在的岗位的人所在的岗位下属的岗下属的岗位名称，位名称，即直接向即直接向你汇报工你汇报工作的人所作的人所在的岗位在的岗位基本信息撰写的注意事项n一个职位有一种以上称呼的，要选择公司认可的职务名称n直接下属或上级项目的书写，要标明具体的岗位名称而不是“部门 所有的

8、、全部的模块成员等”工作目的：工作目的：2、工作目的的撰写、工作目的的撰写-说明说明1、用一句话，简要概括该岗位的工作的目标、限制条、用一句话，简要概括该岗位的工作的目标、限制条件和存在价值；件和存在价值；2、标准格式为：为了、标准格式为：为了，在，在下，做下，做为了为了为了完成销售额、实现利润、获得市场占有率，为了完成销售额、实现利润、获得市场占有率，为了完成销售额、实现利润、获得市场占有率，为了完成销售额、实现利润、获得市场占有率，在在在公司的营业发展方向和产品政策指导下，在公司的营业发展方向和产品政策指导下，在公司的营业发展方向和产品政策指导下，在公司的营业发展方向和产品政策指导下，做什

9、么做什么制定营销策略和营销部门的组织结构，提高部门绩效，制定营销策略和营销部门的组织结构，提高部门绩效，制定营销策略和营销部门的组织结构，提高部门绩效，制定营销策略和营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。完善服务质量。完善服务质量。完善服务质量。例：营销总监工作目的例：营销总监工作目的工作目的工作目的为为实实现现公公司司发发展展战战略略的的最最优优化化，提提升升人人力力资资源源管管理理水水平平，在在公公司司经经营营战战略略和和经经营营方方针针的的指指导导下下，制制定定科科学学合合理理的的公公司司长长、短短期期发发展展战战略略，建建立立完完善善的的现现代代人人力力资资源源管管理理体系，

10、为公司发展提供制度与人力资源保证。体系，为公司发展提供制度与人力资源保证。行政总监工作目的行政总监工作目的 工作职责的撰写工作职责的撰写-职责怎么写？职责怎么写？n步骤一、澄清职位主要责任步骤一、澄清职位主要责任n步骤二、沟通职位的工作重点分几方面步骤二、沟通职位的工作重点分几方面n步骤三、设定职位重点项目的工作标准步骤三、设定职位重点项目的工作标准n步骤四、用简明的语言，对该职位所承担的职步骤四、用简明的语言，对该职位所承担的职能和主要工作项目进行全面分解、描述、罗列能和主要工作项目进行全面分解、描述、罗列n步骤五、筛选组合，主要职责控制在步骤五、筛选组合，主要职责控制在4-8项项n步骤六、

11、与主管领导达成一致步骤六、与主管领导达成一致v职位任职者：起草或提供工作信息职位任职者：起草或提供工作信息v直接上级：修订、反馈直接上级：修订、反馈v人力资源部：组织、指导、备案人力资源部：组织、指导、备案工作职责的撰写-职责书写的程序须高层领导本人参与工作职责工作职责绩效指标绩效指标职责一、职责一、任务一：任务一：任务二：任务二：承担责任：承担责任：工作时间百分比：工作时间百分比：职责二、职责二、任务一：任务一：任务二：任务二：承担责任：承担责任：工作时间百分比：工作时间百分比：工作职责的撰写-说明为实现公司及部门的宗旨，该为实现公司及部门的宗旨，该岗位应当承担的工作责任和工岗位应当承担的工

12、作责任和工作项目作项目评价评价/衡量衡量各项任务各项任务完成情况完成情况的标准的标准通常分为三种：全部、部分和协助通常分为三种：全部、部分和协助在后两种情况下，会存在其他岗位在后两种情况下，会存在其他岗位也承担此项工作职责也承担此项工作职责完成该工作量的时间占岗位任完成该工作量的时间占岗位任职者有效工作时间的比例职者有效工作时间的比例1、职责：为了实现工作目的而必须承担、职责：为了实现工作目的而必须承担哪几方面的工作责任，职责之间应独立。哪几方面的工作责任，职责之间应独立。2、任务：为了履行该职责的而从事的一、任务：为了履行该职责的而从事的一系列活动；系列活动；n不能是做安全管理工作.n做质量

13、管理工作职责、任务与动作的区分职责为了实现目标，需要进行了工作，是一系列任务的集合。任务为保证职责的顺利开展，必须进行的具体动作的集合。活动对于操作性的工作任务，具体的任务可以进一步分解成为更为简单的动作。部门职责分析部门职责分析如何区分职责和任务？部门职责分析部门职责分析同一客户时间顺序同一对象同样性质针对围绕承担责任：分为全部、部分和协助，依据具体情况承担责任：分为全部、部分和协助，依据具体情况填写。填写。职位设置与分工职位设置与分工审核任务全部任务部分任务主要协助绩效指标：评价或衡量此项工作完成情况的标准。如：员工绩效指标：评价或衡量此项工作完成情况的标准。如：员工满意度、内部客户满意度

14、、完成工作的及时性、产品的质量满意度、内部客户满意度、完成工作的及时性、产品的质量合格率、数据的准确率等方面去衡量合格率、数据的准确率等方面去衡量任务分析任务分析时间限期到市场时间.数量利润产量收入.质量准确性可靠性.成本单元的成本与预算的对比.满意度投诉称赞反馈.n绩效指标行政总监工作职责：职责一：负责绩效管理考核体系的规划、推行职责一：负责绩效管理考核体系的规划、推行职责二：负责薪酬体系的规划、推行职责二：负责薪酬体系的规划、推行职责三：制定公司人力资源规划，负责人力资源工作的职责三：制定公司人力资源规划，负责人力资源工作的全面展开全面展开职责四：制定公司战略发展规划及相关制度，并负责在职

15、责四：制定公司战略发展规划及相关制度，并负责在企业内部落实、推行。企业内部落实、推行。职责五：督导职责五：督导ISO9001质量管理体系正常运行质量管理体系正常运行 职责六：负责公司企业文化体系的规划与建立，保证企职责六：负责公司企业文化体系的规划与建立，保证企业文化工作开展的实际效果业文化工作开展的实际效果行政总监工作职责职职责责一一：负负责责绩绩效效管管理理考考核核体体系系的的规规划划、推推行行 任任务务一一：根根据据当当前前公公司司管管理理现现状状及及现现代代企企业业管管理理方方式式的的发发展展趋趋向向，负负责责绩绩效效管管理理考考核核体体系的规划。系的规划。任任务务二二：指指导导绩绩效

16、效管管理理体体系系的的建建立立、推推行行；督促推进绩效管理体系在公司的全面运行。督促推进绩效管理体系在公司的全面运行。绩效管理考核体系的可行性、合理性 承担责任：全部 工作时间百分比：20%行政总监工作职责职责四：制定公司战略发展规划及相关制度，职责四：制定公司战略发展规划及相关制度，并负责在企业内部落实、推行。并负责在企业内部落实、推行。任务一：掌握公司所处行业信息、关注发展任务一：掌握公司所处行业信息、关注发展态势、为短期、中期发展规划提供建议。态势、为短期、中期发展规划提供建议。任务二：组织完成对战略规划的论证、确定；任务二：组织完成对战略规划的论证、确定；监督战略规划逐项推行，结合实际

17、修正项目监督战略规划逐项推行，结合实际修正项目的方向、目标。的方向、目标。完成战略规划项目制定战略实施计划 承担责任：全部 工作时间百分比：20%行政总监工作职责职责三：制定公司人力资源规划，负责人力职责三：制定公司人力资源规划，负责人力资源工作的全面展开资源工作的全面展开任务一：任务一：根据公司发展战略，对现有人力根据公司发展战略，对现有人力资源情况进行分析，为人力资源规划提供依资源情况进行分析，为人力资源规划提供依据。据。任务二：根据规划，指导人力资源部对人才任务二：根据规划，指导人力资源部对人才的招聘、培训工作。的招聘、培训工作。任务三任务三:：监督人力资源部各模块的运行并监督人力资源部

18、各模块的运行并加以指导。加以指导。人力资源规划的可行性，人员配置的有效性（用人部门的满意度）承担责任：全部 工作时间百分比：40%描述职责的动词针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、针对制度、方案、计划等文件：编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见下达、备案、存档、提出意见针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、针对信息、资料：调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理管理关于某项工作（上级）：主

19、持、组织、指导、安排、关于某项工作（上级）：主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估审批、审定、签发、批准、评估描述职责的动词思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、思考行为：研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划推荐、计划直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、直接行动：组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助参加、阐明、解释、提供、协助上级行为：许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、上级行为：

20、许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定监督、决定管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、管理行为：达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督监督专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、专家行为：分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价评估、评价下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作下级行为：检查、核对、收集、获得、提交、制作描述职责的动词其它：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接其它：维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合待、安排、监控、汇报、计划、经营、确认、概念化、合

21、作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、作、协作、主持、获得、核对、检查、联络、设计、带领、指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟指导、评价、评估、测试、建造、修改、执笔、起草、拟定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、定、收集、引导、传递、翻译、组织、控制、操作、保证、预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支预防、解决、推荐、介绍、支付、计算、修订、承担、支持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、持、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用删除、运用工作职责撰写注意事项n每一项工作职责用完整一句话来表达n岗位职责中不

22、应包含模糊不确定的内容n依据岗位的要求来写，是针对具体的岗位而不是岗位的任职者n各岗位职责的汇总构成模块主管的职责；各模块主管的职责提炼构成部门的职责；各部门的职责提炼成分管总经理的职责n依据各级员工的职责，检查岗位职责是否全面，岗位间的职责是否有重复工作权限工作权限 1.人事权限人事权限 2.财务权限财务权限 3.业务权限业务权限工作权限的撰写-说明本职工作的顺利开展所需要的基本权限，本职工作的顺利开展所需要的基本权限，视具体工作岗位的不同而有所区别视具体工作岗位的不同而有所区别包括：包括：1、部门管理费用使用的审批、决定权；、部门管理费用使用的审批、决定权；（部门主管及以上人员）（部门主管

23、及以上人员）2、与本职工作相关的其它财务权限；、与本职工作相关的其它财务权限；为了充分达成岗位职责，为了充分达成岗位职责，岗位所应享有的权限范围岗位所应享有的权限范围要求与职责逐条对照检查，要求与职责逐条对照检查，不出现权责不对等的情况。不出现权责不对等的情况。包括：包括：1、人员的任用，绩效考核及薪资分配的权利；、人员的任用，绩效考核及薪资分配的权利；2、假务的批准决定权；、假务的批准决定权；（通常以上两项只针对部门主管及以上人员）（通常以上两项只针对部门主管及以上人员）工作权限撰写注意事项工作权限撰写注意事项v工作权限是有一定范围的，即在什么范围内享有该权利工作权限是有一定范围的，即在什么

24、范围内享有该权利v要求与职责逐条对照检查，不出现权责不对等的情况。要求与职责逐条对照检查，不出现权责不对等的情况。v人事权限和财务权限强调行政职责；而业务权限强调为人事权限和财务权限强调行政职责；而业务权限强调为完成本岗位工作必须具备的。完成本岗位工作必须具备的。v例：例：v 建议权：不是泛指建议，而是指保证岗位完成必须提建议权：不是泛指建议，而是指保证岗位完成必须提出的，有关部门必须研究和考虑的一种建议。出的，有关部门必须研究和考虑的一种建议。v 调查权：了解一定范围，一定业务内容的权利调查权：了解一定范围，一定业务内容的权利v 知情权知情权:完成工作业务内容，必须了解的信息完成工作业务内容

25、，必须了解的信息v 决策权：对岗位职责范围的工作最终审批、裁决的权决策权：对岗位职责范围的工作最终审批、裁决的权利。利。v 重要工作联系的撰写包括：上级部门的指导、包括：上级部门的指导、内部客户工作上的需求内部客户工作上的需求包括：包括：1、工作产出：该岗、工作产出：该岗位工作产出的结果，一般与位工作产出的结果，一般与内部客户需求相对应；内部客户需求相对应；2、反馈：对上级部门的指、反馈：对上级部门的指导、工作要求的反馈导、工作要求的反馈组织内组织内部部组织外组织外部部信息信息信息信息 重要工作联系重要工作联系 组织内组织内部部组织外组织外部部信息信息信息信息 包括：政府机构，上包括：政府机构

26、，上级主管机关以及有业级主管机关以及有业务往来的企事业单位务往来的企事业单位直接主管直接主管（汇报关系）（汇报关系）直接下属直接下属（指导关系）（指导关系）组织内部上级主管部门、组织内部上级主管部门、有业务往来的相关部门、有业务往来的相关部门、在流程上属于上下道工序、协在流程上属于上下道工序、协同工作的部门同工作的部门例如：例如：铁运处经营副处长重要工作联系铁运处经营副处长重要工作联系仓储公司经理的重要工作联系仓储公司经理的重要工作联系工作规范的撰写工作规范的撰写-说明说明任职者素质要求任职者素质要求1、知识技能、知识技能2、教育背景、教育背景3、专业证书、专业证书4、工作经验及相关培训、工作

27、经验及相关培训5、身体素质、身体素质指为正确完成本岗位职责所应必须具备的专业知指为正确完成本岗位职责所应必须具备的专业知识或者技能，从两个方面描述：识或者技能，从两个方面描述：1、知识技能的范围，即需要什么样的知识技能；、知识技能的范围，即需要什么样的知识技能；2、知识技能要有等级或者水平的描述。、知识技能要有等级或者水平的描述。岗位任职者至少应受过何等层次岗位任职者至少应受过何等层次的教育，包括所学专业及学历的教育，包括所学专业及学历指任职者因工作的需要必须拥指任职者因工作的需要必须拥有的相关证书，包括不同职位有的相关证书，包括不同职位的上岗证和各种资格证书的上岗证和各种资格证书工作经验：担

28、任此职务工作所必须的相工作经验：担任此职务工作所必须的相关工作经验。关工作经验。相关培训：任职者因工作的需要必须受相关培训：任职者因工作的需要必须受过的训练课程的类别和名称。过的训练课程的类别和名称。通常为通常为“无特殊要求无特殊要求”特殊岗位需要详细注明特殊岗位需要详细注明素质要求的撰写注意事项n是对任职者从事此项工作所需素质标准的基本要求而不是绩优限n要明确、适当，不是越多越好职责职责目标目标内容内容应该做什么应该做什么今年、本季做什么今年、本季做什么作用作用岗位功能岗位功能设置的标杆设置的标杆时间时间固定的、长远的固定的、长远的 阶段性、本年、本阶段性、本年、本季度、本月季度、本月清晰度

29、清晰度笼统的笼统的具体的、可考核的具体的、可考核的设定方式设定方式必须做的必须做的可选择的可选择的 7、其它-职责与目标的区别其它其它-职位说明书撰写注意事项职位说明书撰写注意事项n首先确定主管领导的职责首先确定主管领导的职责n职位说明书针对的是职位说明书针对的是“职位职位”不是不是“人人”n每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责每个职位只需撰写一份职位说明书，如果工作职责70%以上发生重叠，我们认同是同一职位以上发生重叠，我们认同是同一职位n对于对于“同一职位不同级别同一职位不同级别”的情况，分别撰写职位的情况，分别撰写职位说明书说明书n职责有大、有小，以岗位中主要的、重大的为主，职责

30、有大、有小，以岗位中主要的、重大的为主，不要涉及细节不要涉及细节其它其它-职位说明书撰写注意事项职位说明书撰写注意事项n职责必须直接与职位价值相关，非过程性任务，职责必须直接与职位价值相关，非过程性任务，是最终价值，语言简练是最终价值，语言简练n职位说明书是目前状态的静态反应职位说明书是目前状态的静态反应n职位说明书是任职者的常态，不是绩优限职位说明书是任职者的常态，不是绩优限n撰写过程要加强沟通，上下级要取得共识，不撰写过程要加强沟通，上下级要取得共识，不是简单的下级起草，上级修改的案头工作是简单的下级起草，上级修改的案头工作n同一岗位有多人任职，要找一个相对有工作经同一岗位有多人任职，要找一个相对有工作经验，表达能力强的人来做验，表达能力强的人来做n撰写公司高层的职位说明书撰写公司高层的职位说明书n为了对准确的评估出班子成员的岗位点为了对准确的评估出班子成员的岗位点值，请已递交的单位可进行重新修订值，请已递交的单位可进行重新修订n年月日前电子版交人年月日前电子版交人劳部张明华副部长劳部张明华副部长n联系人联系人:陈涛陈涛 办公电话办公电话:5197918n 手机手机:n邮箱：邮箱： 谢谢大家！